PROCEDURES DE GESTION DE LA CAISSE

Les retraits et approvisionnement de caisse

Les retraits pour l’approvisionner de la caisse menue dépenses
pour le fonctionnement du bureau et des dépenses ponctuelles se
feront dans les conditions suivantes :

- L’approvisionnement de la caisse menue dépenses devra se

faire uniquement à partir des comptes banques de SAMA
MONEY CI ;
- Il est formellement interdit d’ajuster ou d’arrondir la
caisse au moyen sa propre bourse ;
- Des petites coupures pourront être demandé lors des
retraits pour l’approvisionnement afin d’avoir la monnaie
exacte lors des règlements d’une facture ou d’un achat
pour la caisse ;
- Le seuil de la caisse est fixé à 50 000 FCFA pour établir
une demande de décaissement pour l’approvisionnement ;
- Le plafond de la caisse menue dépenses est fixé également
à 5 000 000 FCFA ;
- Les règlements au-delà de 130 000 FCFA devront faire
l’objet de règlement par chèque ou à titre exceptionnel
par la caisse ;
- A l’approche du seuil de la caisse, l’assistante pourra
exprimer le besoin de décaissement à la comptabilité :
- Le comptable ou l’assistante fait une copie du chèque pour
la décharge et servir de justificatif pour la
comptabilité ;
- Avant le versement à la caisse, l’assistante, le comptable
et le Directeur Général devront signer un PV
d’approvisionnement de la caisse pour s’assurer du montant
approvisionné en ayant fait au préalable le billetage;
- Le comptable devra archiver la décharge du chèque dans le
classeur caisse.

DEPENSES AUTORISES A LA CAISSE

Les dépenses autorisées à la caisse sont :

- Divers frais de transport
- Achat de produits d’entretien
- Achat de produits de réception
- Achat de fourniture de bureau inférieur à 150 000 FCFA;
- Achat de petit matériel et consommables n’excédants pas
60 000 FCFA ;
 - Et les petites prestations de services de moins de 70 000
francs CFA.
- Aucune dépense de caisse ne devra être effectué sans
l’approbation du DG ;
La gestion de la caisse commerciale est assurée par
l’assistante sous la supervision du responsable comptable.

LES RAPPORTS HEBDOMADAIRES

- Le comptable est tenu de faire un rapport hebdomadaire de
la caisse chaque vendredi avant la descente ou le samedi
avant la descente selon l’urgent de travailler le samedi.
- Le point de la caisse est effectué par l’assistante et le
comptable.
- Le fichier de suivi de la caisse est à envoyer par mail en
mettant en copie, le Directeur Général SAMA MONEY CI, le
Directeur Régional, le comptable SAMA MONEY MALI, et le
DAF SAMA MONEY MALI.
- Le fichier devra comprendre le détail de toutes les
opérations de la semaine.

SECURITE DE LA CAISSE
- La caisse commerciale menue dépenses est tenue par
l’assistante et contrôlée par le responsable comptable.
Ils sont tous les deux (2) entièrement responsables du
solde de la caisse et doivent prendre toutes les
dispositions pour en assurer la sécurité.
- L’espèce doit être conservée dans une caisse métallique
dont les doubles des clés doivent être détenus par le
comptable et le Directeur général.

ACHATS EN ESPECE
- Les achats en espèce doivent être précédés d’un bon de
caisse signé par l’assistante, le responsable comptable et
le Directeur Général. Après l’achat, la facture doit être
jointe au bon de caisse pour son archivage par le
comptable dans le classeur de la caisse.
- Avant tout achat, le demandeur devra exprimer le besoin
soit au responsable comptable ou au Directeur Général.
- Le besoin devra être retransmis au Directeur Général.
- Après approbation, le bon de caisse devra être établit et
comporter le montant du besoin etc…, et signer par le
Directeur Général, le responsable comptable, l’assistante
au besoin et le bénéficiaire.
- L’assistante procédera au décaissement après la
formalisation totale du bon de caisse et son approbation
par le Directeur Général.
- Après l’achat, le demandeur devra fournir un justificatif
de la dépense (Factures, reçus, etc…)
- Le bon de caisse devra être joint à la facture liée au
besoin et enregistré dans la comptabilité et les pièces
comptables archivées.