PROCÉDURE Code : PR-ACH-01

Version : 03
Passation et clôture d’actes d’achats Date : 20/05/2022

ACHAT ET APPROVISIONNEMENT

1- Objet

Cette procédure vise à définir les étapes de lancement, de passation et de clôture des actes d'achat.

Elle est déclenchée par la réception des besoins d’achat valides et elle est clôturée par le paiement fournisseurs et le
classement du dossier d’achat.

2- Domaine d’application

La procédure couvre l'ensemble du processus, de l'établissement des bons de commande d'achat à la clôture de l'acte
d'achat.

3- Diffusion

Ensemble des collaborateurs du Processus Achat.

Pilote du PS : Responsable Achat en Import

Rédaction Révision et Vérification Approbation

Responsable Achat SQHSE DGA

Date : 20/05/2022 Date : 20/05/2022 Date : 20/05/2022

1- Références et documents liés

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Passation et clôture d’actes d’achats
 Norme ISO 9001 v 2015 (exclusion du chapitre 8.3) ;
 Norme ISO 45001 v 2018.
2- Abréviations et définitions
 NA
3- Acteurs
 Directeur General
 Responsable Achat
 Coordinatrice logistique
 Responsable Transit
4- Description des étapes :
Étape
1. Confirmer la commande
2. Procéder au paiement
3. Coordonner l’avancement
de la réception
4. Clôturer des actes d’achats
(classement des dossiers)
5. Effectuer les Paiements
Fournisseurs Selon les
Échéances
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PROCÉDURE Code : PR-ACH-01
Version : 03
Date : 20/05/2022
Description
Le Responsable Achat établit un bon de commande détaillé qu'il
soumet ensuite au directeur pour confirmation et signature.
L'envoi du bon de commande au fournisseur et la réception de la
facture proforma de sa part sont gérés à cette étape.
Selon la modalité de paiement négociée avec le fournisseur, on
procède au paiement soit au comptant, remise documentaire,
ouverture d'une lettre de crédit avec notre banque.
La coordinatrice Logistique supervise l'arrivée de la commande et
coordonne activement les actions nécessaires avec les fournisseurs
et le service logistique pour garantir une réception fluide.
Les documents nécessaires à la transaction, notamment ceux liés
aux importations, sont gérés en étroite collaboration avec le
service Transit pour assurer leur conformité.
La Coordinatrice Logistique calcule le prix de revient total de la
commande.
Une fois que les coûts ont été établis et que tous les documents
sont en ordre, les dossiers sont soigneusement classés et archivés
pour une future référence ou pour répondre aux exigences de
l'audit interne ou externe
Le responsable des achats maintient un suivi du calendrier des
échéances qui répertorie toutes les dates prévues pour les
paiements à effectuer à chaque fournisseur, puis procède aux
 PROCÉDURE Code : PR-ACH-01

Version : 03
Passation et clôture d’actes d’achats Date : 20/05/2022

paiements en conséquence.

5- Règles de gestion

 Le transitaire, spécialisé dans la gestion logistique, surveille de près l'arrivée de la commande,

établit les titres d'importation et gère l'ensemble de la documentation requise. Le transitaire
assume la responsabilité du dédouanement, gère l'ensemble de la documentation douanière et
supervise la libération de la marchandise conformément aux réglementations locales et
internationales.

 Le responsable logistique calcule le prix du revient final des dossiers clôturés. Le responsable
achat effectue le paiement en cas d'une modalité de paiement de transfert à la date du bon de
livraison.

6- Systèmes utilisés

 Le système CRM (Customer Relationship Management) est utilisé pour enregistrer et gérer les
données relatives aux fournisseurs, aux commandes, et aux informations de contact.

7- Historique des versions

Version Date Motif de changement

01 18-07-2005 Création

- Modification du fond et de la forme de la procédure vu la transition

vers la version 2015 de l’ISO 9001

02 27-01-2021 - Changement des règles de signature vu le changement du responsable

QHSE
- Changement de la codification des documents

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