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Gestion de la Trésorerie - 2006
Gérer
au quotidien les opérations financières de la société ;
Établir les prévisions de trésorerie et assure leur mise à jour ;
Veiller à la protection des actifs de la société : chéquiers et effets ;
Veiller à l’alimentation des caisses selon les plafonds définis ;
Veiller à la continuité des financements nécessaires à la société ;
Participer au développement des procédures de gestion de la trésorerie
prévisionnelle au sein de la société ;
Déceler les anomalies au terme des opérations bancaires et suggère les actions
correctives ;
Proposer les nouvelles sources de financement à court terme ;
Veiller à l’application des conditions de règlement fournisseurs ;
Viser et contrôle les états de rapprochement bancaires ;
Analyser les extraits de comptes bancaires ;
Préparer les paiements et veille à leur exécution ;
Gérer les réclamations avec les banques ;
Contrôler les dates de valeur ;
Faire un suivi des chèques et effets retournés impayés ;
Contrôler l’authenticité des opérations effectuées.
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SOMMAIRE
I- Annexes
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INTRODUCTION
Les intervenants internes qui sont impliqués dans cette procédure sont :
Fondé de pouvoirs ;
Directeur financier ;
Responsable de la trésorerie ;
Responsable de la caisse ;
Responsable du service logistique.
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La procédure des règlements des dépenses a pour objectif de s’assurer que tous les
règlements sont justifiés et autorisés.
Le Responsable de la trésorerie doit s'assurer que:
les montants décaissés représentent des dettes réelles vis à vis des
fournisseurs de la FONDEP
les opérations de décaissement fournisseurs sont totalement et correctement
enregistrées dans les comptes de trésorerie
Seuls les paiements autorisés sont effectués
les décaissements chèques ou effets correspondent à des décaissements
réalisés par la FONDEP
La facture reçue (en 3 exemplaires) du fournisseur doit faire l’objet d’un accusé
de réception auprès du service logistique,
Le Responsable cellule logistique garde un exemplaire de la facture et remet au
Responsable de la trésorerie les 2 exemplaires restants avec la liasse (pièces
requises), après les avoir enregistré dans un registre de correspondance.
Cette procédure est applicable pour les dépenses du siège et celles des agences. Elle est
assurée par le Directeur Financier, le Responsable de la trésorerie et le service logistique.
Une demande d’achat signé par le responsable du service concerné, visée par le
Responsable cellule logistique et validée par le Directeur Général et le Directeur
financier, exprimant le besoin de la dépense engagée ;
Des devis contradictoires (minimum 3 devis pour toute dépense excédant
1.500,00 dhs) ;
Le PV du comité d’achat (représenté par DF, DAG, CAI et Direction Générale),
pour toute dépense dépassant 20.000,00 dhs ;
Un Bon de commande signé par le Responsable des affaires générales portant les
conditions de paiement (délai de paiement, mode de paiement…) ;
Un bon de livraison signé par le Responsable cellule logistique ;
Un bon de réception interne visé par le Responsable cellule logistique, attestant
la réception de la marchandise ;
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Une facture établit en 3 exemplaires, portant l’identifiant fiscal, le numéro de la
patente, date, cachet et signature.
Tous les règlements doivent être réalisés à des fins autorisés par le fondé de
pouvoirs et le Directeur financier
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Toutes les factures réglées doivent porter le cachet de paiement (qui comporte l’ordre
de paiement (n° chèque, effet ou virement), domicilié à …., date du règlement).
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Le DNTI vérifie l’exactitude des données en comparant le PV envoyé avec la saisie sur SIEM
et le remet au CAI pour contrôle
Une fois la mise à disposition établie et visée par RRH, CAI eT DF, elle est remise au
Fondé de pouvoirs pour signature et envoyée à la banque, contre accusé de réception
En Cas de reliquat :
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la banque. Les explications peuvent être demandées aux DMCR en cas de
discordance.
En fin de chaque mois, les produits financiers sont virés dans le compte de gestion
centrale.
A la fin de chaque mois, une Concordance des soldes comptables avec les soldes
positions du SIEM sera matérialisée par un procès verbal signé par les Responsables
de DMCR, DNTI et DF.
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Cette procédure Permet un suivi fiable de la caisse centrale et des caisses régionales.
L’alimentation de caisse du siège se fait à fur et à mesure des besoins. Elle ne doit pas
dépasser 5.000,00 dhs.
Au niveau du siège :
Idem
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En se basant sur les avis bancaires et sur les relevés bancaires, le Responsable de la
trésorerie effectue le contrôle hebdomadaire :
des dates de valeur : les comparer par rapport aux conditions négociées avec
la banque. Pour les chèques, la vérification se fait en se basant sur les relevés
bancaires.
des montants des frais et commissions : vérifier le montant prélevé sur les
avis ou sur le relevé bancaire par rapport aux conditions appliquées.
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Il doit s’assurer du bon archivage des chéquiers et que les chèques vierges sont
placés dans des tiroirs fermés à clé.
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E1- CREDIT
Après accord, il reçoit les contrats de crédit et vérifie si les conditions du déblocage
ont été respectées.
E2- LEASING
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2- La société a le choix d’acquérir ou de restituer le bien (contrat de crédit-
bail) ;
Après accord, il reçoit les contrats de leasing et vérifie si les conditions ont été
respectées.
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Les intérêts débiteurs : agios que la banque facture sur les soldes débiteurs ;
Le calcul de ces intérêts débiteurs (soit un taux retenu 10%) :
Les dates de valeur : date à laquelle un mouvement prend effet sur le compte.
Les banques prélèvent, sur chaque opération, des jours de valeur qui constituent
une partie de leur rémunération. La date de valeur correspond à la date réelle de
crédit ou de débit en compte d'une opération bancaire. Son importance est
considérable puisque les frais financiers et les intérêts facturés sont déterminés, a
posteriori, à partir des soldes en valeur.
Les dates de valeur sont, en général, différentes des dates d'opérations, c'est-à-dire
des dates auxquelles les mouvements sont initiés.
Les recettes de l'entreprise sont créditées en valeur après la date d'opération et
les dépenses sont débitées en valeur avant la date d'opération. Le décalage, qui en
suit, profite, dans la quasi-totalité des cas, à la banque.
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La gestion de la trésorerie intervient dans le domaine extra-comptable et traite
ses opérations en temps réel en date de valeur, contrairement au service
centralisation comptable qui enregistre les opérations au fur et à mesure qu’elles
lui parviennent.
Rapproche aussi toutes les opérations réalisées à la banque par rapport à celles
engagées.
La FONDEP peut recourir à des emprunts étrangers ou marocains pour ses besoins de
financement. A chaque emprunt accordé par les établissements de crédit, un échéancier
est établi par le Responsable de la trésorerie (voir annexe 10)
Pour les emprunts qui nécessitent un ordre de virement, à chaque date d’échéance, le
Responsable de la trésorerie prépare un ordre de transfert correspondant au montant
qui figure à l’échéancier établi au départ et vérifie l’exécution du virement.
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Les besoins de trésorerie sont couverts selon le cas, par des découverts bancaires, des
emprunts, ou autres modes de financement. Le Directeur Financier doit optimiser les
choix de financement en fonction des meilleures conditions du marché ;
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La banque envoie une confirmation des conditions bancaires qui est transmise au
Responsable de la trésorerie, celui-ci la reprend sur son fichier de suivi de condition s
bancaires
Chaque ouverture de compte doit se faire sur présentation d’une double signature
des personnes habilités, suivants les pouvoirs attribués par le Président de la
FONDEP.
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La décision de pouvoirs de signature du Président est déposée au niveau de toutes
les banques avec qui la FONDEP a un courant d’affaires.
Le Responsable de la trésorerie doit s’assurer que tous les documents sont signés que
par des personnes habilitées.
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