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FONDEP Manuel de

procédures
Gestion de la Trésorerie - 2006

Le Responsable de la trésorerie a comme missions et attributions de  :

 Gérer
au quotidien les opérations financières de la société ;
 Établir les prévisions de trésorerie et assure leur mise à jour ;
 Veiller à la protection des actifs de la société : chéquiers et effets ;
 Veiller à l’alimentation des caisses selon les plafonds définis ;
 Veiller à la continuité des financements nécessaires à la société ;
 Participer au développement des procédures de gestion de la trésorerie
prévisionnelle au sein de la société ;
 Déceler les anomalies au terme des opérations bancaires et suggère les actions
correctives ;
 Proposer les nouvelles sources de financement à court terme ;
 Veiller à l’application des conditions de règlement fournisseurs ;
 Viser et contrôle les états de rapprochement bancaires ;
 Analyser les extraits de comptes bancaires ;
 Préparer les paiements et veille à leur exécution ;
 Gérer les réclamations avec les banques ;
 Contrôler les dates de valeur ;
 Faire un suivi des chèques et effets retournés impayés ;
 Contrôler l’authenticité des opérations effectuées.

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SOMMAIRE

A- Procédure des règlements des dépenses


A1- Pièces requises
A2- Règlements des dépenses

B- Procédure des déblocages et des recouvrements des micro crédits


B1- Déblocages des micro crédits
B2- Recouvrement des micro crédits

C- Procédure de suivi de la trésorerie – caisse


C1- Alimentation de caisse
C2- Dépense par caisse

D- Procédure de suivi de la trésorerie – banque


D1- Procédure du contrôle des conditions bancaires
D2- Procédure des rapprochements des opérations de banques
D3- Procédure des réclamations aux Banques
D4- Gestion de chéquiers

E- Procédure de demande et de suivi de crédit ou leasing


E1- Crédit
E2- Leasing

F- Procédure de gestion de la trésorerie


F1- Budget prévisionnel annuel
F2- Négociation des conditions bancaires
F3- Trésorerie hebdomadaire
F4- Remboursement des emprunts
F5- Suivi de la trésorerie

G- Procédure d’ouverture des comptes bancaires et de la gestion des signatures


autorisées
G1- Ouverture des comptes bancaires
G2- Gestion des signatures autorisées

I- Annexes

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INTRODUCTION

La procédure du cycle trésorerie a pour objet de décrire le circuit administratif des


recouvrements, des déboursements et de suivi de la trésorerie avec ses implications
comptables.

Les intervenants internes qui sont impliqués dans cette procédure sont :
 Fondé de pouvoirs ;
 Directeur financier ;
 Responsable de la trésorerie ;
 Responsable de la caisse ;
 Responsable du service logistique.

Et les intervenants externes sont :


 Clients de toutes les agences de la Fondep ;
 Fournisseurs ;
 Banques.

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A- PROCEDURE DES REGLEMENTS DES DEPENSES

La procédure des règlements des dépenses a pour objectif de s’assurer que tous les
règlements sont justifiés et autorisés.
Le Responsable de la trésorerie doit s'assurer que:
 les montants décaissés représentent des dettes réelles vis à vis des
fournisseurs de la FONDEP
 les opérations de décaissement fournisseurs sont totalement et correctement
enregistrées dans les comptes de trésorerie

Seuls les paiements autorisés sont effectués
 les décaissements chèques ou effets correspondent à des décaissements
réalisés par la FONDEP

 La facture reçue (en 3 exemplaires) du fournisseur doit faire l’objet d’un accusé
de réception auprès du service logistique,
 Le Responsable cellule logistique garde un exemplaire de la facture et remet au
Responsable de la trésorerie les 2 exemplaires restants avec la liasse (pièces
requises), après les avoir enregistré dans un registre de correspondance.

Cette procédure est applicable pour les dépenses du siège et celles des agences. Elle est
assurée par le Directeur Financier, le Responsable de la trésorerie et le service logistique.

A1- PIECES REQUISES

Pour tout paiement, le Responsable cellule logistique, prépare le dossier de règlement


composé des pièces suivantes :

 Une demande d’achat signé par le responsable du service concerné, visée par le
Responsable cellule logistique et validée par le Directeur Général et le Directeur
financier, exprimant le besoin de la dépense engagée ;
 Des devis contradictoires (minimum 3 devis pour toute dépense excédant
1.500,00 dhs) ;
 Le PV du comité d’achat (représenté par DF, DAG, CAI et Direction Générale),
pour toute dépense dépassant 20.000,00 dhs ;
 Un Bon de commande signé par le Responsable des affaires générales portant les
conditions de paiement (délai de paiement, mode de paiement…) ;
 Un bon de livraison signé par le Responsable cellule logistique ;
 Un bon de réception interne visé par le Responsable cellule logistique,  attestant
la réception de la marchandise ;

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 Une facture établit en 3 exemplaires, portant l’identifiant fiscal, le numéro de la
patente, date, cachet et signature.

A2- REGLEMENTS DES DEPENSES

 Avant tout règlement d’une dépense, le Responsable de la trésorerie doit respecter la


procédure suivante :

 Récapituler les règlements par échéance et par fournisseur.

 Tous les règlements doivent être réalisés à des fins autorisés par le fondé de
pouvoirs et le Directeur financier

 Vérifier l’exhaustivité et la concordance des documents relatifs au dossier de


règlement et réclamer éventuellement les pièces manquantes auprès de la Cellule
logistique

 Le Responsable de la trésorerie remet à la cellule de centralisation comptable le


dossier de règlement pour procéder à la comptabilisation de la facture

 Après comptabilisation de la facture, le Responsable de la trésorerie classe le


dossier complet (dans un chrono intitulé « factures en instance de paiement »).
Selon l’échéance fixée par le Responsable logistique et le fournisseur, le
Responsable de la trésorerie doit faire sortir les factures arrivées à échéance pour
préparer le règlement, en se basant sur la situation des règlements fournisseurs
(voir annexe 1).

 Le Responsable de la trésorerie doit joindre au chèque ou l’effet une lettre


d’accompagnement.

a) Règlement par virement

 Le Responsable de la trésorerie établit et vise l’ordre de virement (voir annexe n° 2)


et le remet accompagné du dossier de règlement au Directeur Financier et au CAI
pour visa

 Transmet l’ordre de virement et le dossier complet au fondé de pouvoirs pour


signature

 Envoie l’ordre de virement, contre accusé de réception, à la banque pour exécution

 Ensuite, il remet le dossier complet à la cellule de centralisation comptable pour


comptabilisation du règlement et à son classement et archivage chronologique.

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b) Règlement par chèque

 Le Responsable de la trésorerie établit le chèque au nom de l’émetteur de la facture,


qui doit être barré et porté la mention « non endossable »

 Etablit et vise l’ordre de paiement (voir annexe n° 3) et le remet accompagné du


dossier de règlement au D.F et CAI, pour visa

 L’ordre de paiement et le dossier complet sont remis au fondé de pouvoirs pour


signature

 Le règlement est transmis au fournisseur contre décharge

 Toutes les factures réglées doivent porter le cachet de paiement (qui comporte l’ordre
de paiement (n° chèque, effet ou virement), domicilié à …., date du règlement).

 Le Responsable de la trésorerie transmet le dossier complet à la Cellule de


centralisation comptable pour procéder à la comptabilisation du règlement
(comptabilisation en temps réel) et à son classement et archivage chronologique.

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B- PROCEDURE DES DEBLOCAGES & DES RECOUVREMENTS


DES MICRO CREDITS
Ces procédures ont pour objectif de s’assurer de l’exhaustivité et du bon suivi des
déblocages et des recouvrements.

B1- DEBLOCAGES DES MICRO CREDITS

 L’agence dresse le PV détaillé du crédit le scanne et l’envoie par e-mail au DNTI

 Le DNTI vérifie l’exactitude des données en comparant le PV envoyé avec la saisie sur SIEM
et le remet au CAI pour contrôle

 Le CAI remet le PV du déblocage et l’état comptable à la Cellule de centralisation


comptable pour la préparation de la mise à disposition

 Le Responsable de la trésorerie vérifie les mouvements des comptes sur lesquelles le


déblocage va être effectué. Dans le cas d’un compte en débit, il effectue une opération
de virement de compte à compte

 Une fois la mise à disposition établie et visée par RRH, CAI eT DF, elle est remise au
Fondé de pouvoirs pour signature et envoyée à la banque, contre accusé de réception

 Une fois le déblocage est réalisé, un message de confirmation et le bordereau de


versement est envoyé par les agences.

En Cas de reliquat :

 Le DNTI annule les applications sur le BATCH, puis, il communique le rapport de


déboursement à la cellule de centralisation comptable, qui remet une copie au
Responsable de la trésorerie.

 La confirmation doit obligatoirement porter mention du montant du reliquat versé à


la banque et les numéros d’emprunt des reliquats. Les bordereaux de versement faits
à la banque doivent obligatoirement être scannés et envoyés par e-mail au siège pour
concordance avec la confirmation de déblocage.

 Le Responsable de la trésorerie doit faire un rapprochement entre l’état des


déblocages, l’états des mises à disposition remis et les montants débités au niveau de

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la banque. Les explications peuvent être demandées aux DMCR en cas de
discordance.

B2- RECOUVREMENT DES MICRO CREDITS

 Le remboursement des micro-crédits doit s'effectuer au plus tard le lendemain de la


date limite de l'échéance et doit faire l’objet d’un versement à la banque appropriée.

 En fin de chaque mois, les produits financiers sont virés dans le compte de gestion
centrale.

 Le service Comptabilité reçoit du DNTI le bordereau de versement et l’état de


recouvrement ;

 Le comptable fait un rapprochement entre l’état de recouvrement et le montant de


versement et remet une copie au Responsable de la trésorerie 

 A la fin de chaque mois, une Concordance des soldes comptables avec les soldes
positions du SIEM sera matérialisée par un procès verbal signé par les Responsables
de DMCR, DNTI et DF.

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C- PROCEDURE DE SUIVI DE LA TRESORERIE – CAISSE

Cette procédure Permet un suivi fiable de la caisse centrale et des caisses régionales.

C1- ALIMENTATION DE CAISSE

 L’alimentation des caisses régionales se fait mensuellement à l’appui des pièces


justificatives ayant servi de dépenses au paravent, elles sont soumises au signataire
avec le livret de caisse qui retrace les dépenses engagées.
En général, les alimentations de caisse des agences sont de 500 DHS, mais elles
peuvent être de 700 DHS (soit 200 DHS comme dotation de gasoil et d’entretien de la
moto de l’agence)

 Les dépenses autorisées par la FONDEP sont :


- Redevance d’eau et d’électricité
- Femme de ménage
- Frais de photocopie
- Achat de produits d’entretien et de petits outillages (ampoule)
- Frais d’envoi postal.
Pour toute dépense exceptionnelle, le coordinateur de l’agence doit envoyer au DF
une demande d’autorisation d’achat.

 L’alimentation de caisse du siège se fait à fur et à mesure des besoins. Elle ne doit pas
dépasser 5.000,00 dhs.

C2- DEPENSE PAR CAISSE

 Au niveau du siège :

Voir manuel de procédures cycle-comptabilité.

 Au niveau des agences

Idem

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D- PROCEDURE DE SUIVI DE LA TRESORERIE - BANQUE

D1- PROCEDURE DU CONTROLE DES CONDITIONS BANCAIRES

 En se basant sur les avis bancaires et sur les relevés bancaires, le Responsable de la
trésorerie effectue le contrôle hebdomadaire :

 des dates d’opération ;

 des dates de valeur : les comparer par rapport aux conditions négociées avec
la banque. Pour les chèques, la vérification se fait en se basant sur les relevés
bancaires.

 des montants des frais et commissions : vérifier le montant prélevé sur les
avis ou sur le relevé bancaire par rapport aux conditions appliquées.

 Echelles d’intérêts  : La banque établit un ticket d'agios qui retrace le montant


des frais financiers. Ces tickets d'agios mentionnent le montant des intérêts
débiteurs, la commission du plus fort découvert, la commission de compte, les
frais divers et la TVA. L'entreprise ne dispose pas, a priori, des éléments qui
permettent de contrôler le calcul exact des agios. Elle doit pour cela demander
à chaque banque les échelles d'intérêts détaillées qui expliquent et justifient les
agios prélevés.

L’échelle d'intérêts explique et justifie les agios prélevés par la banque. Le


Responsable de la trésorerie doit impérativement la vérifier en calculant,
suivant la règle, le montant des intérêts et en le comparant avec l’échelle
d’intérêts mentionné sur l’avis bancaire.

Pour chacune de ces procédures, si les conditions sont conformes, le Responsable de


trésorerie vise les avis bancaires et les relevés des comptes et les remet à la Cellule de
centralisation comptable, pour comptabilisation et classement.

Sinon, il fait une réclamation écrite auprès de la banque concernée.

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D2- PROCEDURE DES RAPPROCHEMENTS DES OPERATIONS DE BANQUES

 Le Responsable de la trésorerie effectue le rapprochement des extraits bancaires et


des opérations engagées (chèque émis, effet et virement) (voir annexe N° 4)
 doit sélectionner quelques éléments de l’état de rapprochement bancaire et vérifier
leur apurement
 rapprocher pour une période donnée les encaissements et décaissements figurant sur
les relevés des comptes bancaires avec les listes internes des encaissements et
décaissements
 vérifier les taux d’intérêts appliqués
 sélectionner les chèques et vérifier les dates de valeur
 rapprocher les ordres de virements des fournisseurs aux dates de virements
 examiner les pièces justificatives des éléments ayant figuré trop longtemps dans les
états de rapprochements
 Validation des rapprochements bancaires, établit par le Chef comptable, afin de
s’assurer de l’exhaustivité des opérations de banques inscrites dans la comptabilité,
en vérifiant les soldes banques, les soldes comptables et les opérations comptabilisées
ainsi que le commentaire des opérations en suspends.
Le système de classement des documents
Les relevés bancaires doivent être classés dans un chrono par banque et par ordre
chronologique
Les états de rapprochements bancaires, les journaux comptables de banque et les copies
des relevés bancaires, visés par le Chef comptable et le Responsable de la trésorerie
doivent être archivés dans un chrono intitulé « rapprochements bancaires », par mois et
par banque.

D3- PROCEDURE DES RECLAMATIONS AUX BANQUES

 En cas d’erreur détectée lors de la vérification des conditions bancaires, le


Responsable de la trésorerie établit une réclamation écrite à la banque et assure un
suivi de celle-ci jusqu’à régularisation et restitution des montants concernés
(voir annexe n° 5).

 Le Responsable de la trésorerie reçoit la réponse par fax ou par téléphone et vérifie


l’exactitude des rectificatifs de la banque

 Le Responsable de la trésorerie archive les réclamations et ses correspondances dans


le classeur « courriers départ-arrivée ».

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D4- GESTION DE CHEQUIERS

L’objectif de la gestion de chéquiers est :


 D’assurer la disponibilité suffisante des chéquiers en fonction des décaissements
à venir.
 L’utilisation adéquate.
 Le
Responsable de la trésorerie doit passer une commande de chéquier à la banque en
question une fois le premier chéquier entamé.
Il doit à cet effet préparer les demandes de chéquiers, qui doivent être signés par le
fondé de pouvoirs.

 Chaque commande de chéquier doit se faire par un lot de quatre unités

 Les demandes sont déposées aux banques contre accusé de réception

 Une fois les chéquiers sont à la disposition de Responsable de la trésorerie, il procède


au contrôle du nombre des chéquiers disponibles par rapport à ceux demander et à la
vérification des talons de chéquier.

 Les talents de chèques doivent être correctement archivés par banque

 Le Responsable de la trésorerie doit s’assurer que les talents des chèques


comprennent :
 un montant
 une date
 le destinataire

 Il doit s’assurer du bon archivage des chéquiers et que les chèques vierges sont
placés dans des tiroirs fermés à clé.

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E- PROCEDURE DE DEMANDE ET DE SUIVI DE CREDIT


OU LEASING

 Le Responsable cellule logistique remet au Responsable de la trésorerie la facture


proforma (après accord du comité)

 Le Responsable de la trésorerie établit la demande de crédit ou du leasing et prépare


le dossier (Bilan, états de synthèse, dossier juridique de la FONDEP) et les envoie à la
banque, après être signés par le fondé de pouvoirs

E1- CREDIT

 Le Directeur financier négocie les conditions du déblocage du crédit, à savoir le


montant du crédit, le mode de règlement, le taux d’intérêt, l’échéancier et les clauses
du contrat

 Après accord, il reçoit les contrats de crédit et vérifie si les conditions du déblocage
ont été respectées.

 Le Responsable de la trésorerie remet les contrats au Fondé de pouvoirs pour


signature et les envoie à la banque, et attend la notification du déblocage du crédit.

 Pour le suivi du crédit :

 vérifier que le montant du prélèvement concorde avec l’échéancier conclu dans le


contrat

 Vérifier si la date du prélèvement a été respectée. Sinon, faire une réclamation à


la banque pour le non respect des clauses du contrat de crédit.

E2- LEASING

 Le Directeur financier informe la banque du bien à louer


 La banque appelée dans le cas du leasing « le bailleur », achète le bien pour le louer
 Au terme du contrat, le Directeur financier peut choisir l’une des trois cas de figure, à
savoir :
1- La société est obligée d’acquérir le bien (contrat de location-vente) ;

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2- La société a le choix d’acquérir ou de restituer le bien (contrat de crédit-
bail) ;

3- La société opte pour une seconde location du bien (renouvellement du


contrat de bail).

 Après accord, il reçoit les contrats de leasing et vérifie si les conditions ont été
respectées.

 Le Responsable de la trésorerie remet les contrats au Fondé de pouvoirs pour


signature et attend le bon de commande du bien loué.

 Pour le suivi du leasing (voir annexe n° 6) :

 Vérifier le montant prélevé par rapport à l’échéancier conclu dans le contrat

 Vérifier si la date du prélèvement a été respectée. Sinon, faire une réclamation à


la banque pour le non respect des clauses du contrat de crédit.

 Vérifier à la fin de chaque contrat que le paiement de la valeur résiduelle qui


permet à la société d’acquérir le bien loué a été prélevée.

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F- PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE

Le Directeur Financier et le Responsable de la trésorerie assurent la mission du


maintien de l’équilibre financier de la FONDEP et d’optimisation de la gestion de sa
trésorerie, en procédant à :

F1- BUDGET PREVIONNEL ANNUEL

 L’établissement du budget prévisionnel annuel, en se basant sur le budget général du


contrôleur de gestion, qui donne pour chaque mois en fonction de la situation initiale
la trésorerie attendue en fin du mois.

 La Comparaison de ce budget par rapport aux opérations réalisées à la banque


(extraire les données des journaux bancaires comptables) en donnant le commentaire
sur les écarts constatés (voir annexe 7).

F2- NEGOCIATIONS DES CONDITIONS BANCAIRES

 La négociation des conditions de fonctionnement des comptes avec les banques en


réduisant le coût des services bancaires, qui sont :

 Les intérêts débiteurs : agios que la banque facture sur les soldes débiteurs ;
Le calcul de ces intérêts débiteurs (soit un taux retenu 10%) :

Montant débiteur x nbr de jours débiteur x 10


36.000

 Les dates de valeur : date à laquelle un mouvement prend effet sur le compte.
Les banques prélèvent, sur chaque opération, des jours de valeur qui constituent
une partie de leur rémunération. La date de valeur correspond à la date réelle de
crédit ou de débit en compte d'une opération bancaire. Son importance est
considérable puisque les frais financiers et les intérêts facturés sont déterminés, a
posteriori, à partir des soldes en valeur.
Les dates de valeur sont, en général, différentes des dates d'opérations, c'est-à-dire
des dates auxquelles les mouvements sont initiés.
Les recettes de l'entreprise sont créditées en valeur après la date d'opération et
les dépenses sont débitées en valeur avant la date d'opération. Le décalage, qui en
suit, profite, dans la quasi-totalité des cas, à la banque.

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La gestion de la trésorerie intervient dans le domaine extra-comptable et traite
ses opérations en temps réel en date de valeur, contrairement au service
centralisation comptable qui enregistre les opérations au fur et à mesure qu’elles
lui parviennent.

 Les commissions sur opérations : c’est le coût de chaque type d’opération.

 La commission de mouvement : c’est le prélèvement sur tous les mouvements


débiteurs : chèques, virements, prélèvements…

Le tableau suivant (annexe 8) indique les principales conditions bancaires.


Naturellement, chaque entreprise peut négocier, à partir des conditions bancaires
"standard", la réduction de ses frais financiers. D'ailleurs, cette négociation est l'une des
principales tâches du service financier.

F3- TRESORERIE HEBDOMADAIRE

 A chaque début de semaine, le Responsable de la trésorerie effectue la mise à jour du


tableau de la trésorerie hebdomadaire qui permet de connaître le solde des banques,
à la fin de chaque semaine, par rapport au découvert autorisé (voir annexe N° 9)

 Rapproche aussi toutes les opérations réalisées à la banque par rapport à celles
engagées.

 La situation de la trésorerie hebdomadaire est remise au Directeur Financier chaque


lundi après midi.

F4- REMBOURSEMENT DES EMPRUNTS

La FONDEP peut recourir à des emprunts étrangers ou marocains pour ses besoins de
financement. A chaque emprunt accordé par les établissements de crédit, un échéancier
est établi par le Responsable de la trésorerie (voir annexe 10)

Le Responsable de la trésorerie a la responsabilité de contrôler à chaque date d’échéance


le remboursement en principal et intérêts.

Le Responsable de la trésorerie contrôle le taux d’intérêts appliqué par rapport au


contrat, les montants prélevés et les dates de valeurs appliquées.

Pour les emprunts qui nécessitent un ordre de virement, à chaque date d’échéance, le
Responsable de la trésorerie prépare un ordre de transfert correspondant au montant
qui figure à l’échéancier établi au départ et vérifie l’exécution du virement.

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F5- SUIVI DE LA TRESORERIE

 La mise à jour de la situation de la trésorerie quotidiennement, en fonction des


prévisions de décaissement et d’encaissement afin d’optimiser la gestion de la
trésorerie compte tenu des autorisations de découvert accordées par la banque. En
cas de manque de pièces justificatives relatives à des mouvements non justifiés, le
Responsable de la trésorerie les réclame à la banque

 Les besoins de trésorerie sont couverts selon le cas, par des découverts bancaires, des
emprunts, ou autres modes de financement. Le Directeur Financier doit optimiser les
choix de financement en fonction des meilleures conditions du marché ;

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G- PROCEDURES D’OUVERTURE DES COMPTES


BANCAIRES ET DE LA GESTION DES SIGNATURES
AUTORISEES

G1- OUVERTURE DES COMPTES BANCAIRES

L’ouverture d’un compte bancaire marque l’entrée de la société en relation avec la


banque.

Les règles d’ouverture :

 Pour ouvrir un compte bancaire, le responsable de la trésorerie doit remplir :

 demande d’ouverture du compte


 demande carton du spécimen de signature portant les indications les signatures
afférentes aux personnes habilitées à signer
 demande de chéquier
 Le Directeur financier procède à la négociation des conditions d’ouverture du compte
(plafond des facilités de paiement ou découvert bancaire, exonération des frais et
commissions, diminution du taux du découvert, nombre de jours entre date de valeur
et date de toute opération…)

 La banque envoie une confirmation des conditions bancaires qui est transmise au
Responsable de la trésorerie, celui-ci la reprend sur son fichier de suivi de condition s
bancaires

 Chaque ouverture de compte doit se faire sur présentation d’une double signature
des personnes habilités, suivants les pouvoirs attribués par le Président de la
FONDEP.

G2- GESTION DES SIGNATURES AUTORISEES

 Il s’agit d’établir un listing des personnes autorisées à signer les moyens de


paiements et tous documents engageant financièrement la société

 La délégation de pouvoirs de signature est effectuée par une décision du Président de


la FONDEP

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 La décision de pouvoirs de signature du Président est déposée au niveau de toutes
les banques avec qui la FONDEP a un courant d’affaires.

 Le Responsable de la trésorerie doit s’assurer que tous les documents sont signés que
par des personnes habilitées.

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