2E PARTIE 

: ETUDE DE L’EXISTANT DE LA GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE D’ATC

COMAFRIQUE
DIAGNOSTIC ET RECOMMANDATION

CHAPITRE 1 : ETUDE DE L’EXISTANT

A ce jour ATC COMAFRIQUE ne détient pas encore de manuels de procédures clairement
formalisés et validés par la direction. Dans l’optique d’optimiser ses performances et de
palier à cette insuffisance le management de ATC COMAFRIQUE à charger la direction des
comptabilités et du contrôle de gestion de la conception ; l’élaboration ; de la diffusion et de
la mise à jour de procédures relatives à chaque activité existante dans le fonctionnement
ordinaire de ATC COMAFRIQUE.
SECTION 1 : ETAT DES LIEUX DE LA GESTION FOURNISSEURS
La gestion comptable des fournisseurs est une activité qui se déroule en plusieurs phases qui
peuvent être énumérées comme suit :
- Réception et contrôle des factures fournisseurs
- Imputation & Encodage des factures
- Règlements des factures
- Analyse et lettrage des comptes fournisseurs
- Archivage des factures

I-1- Réception et contrôle des factures fournisseurs

Le réceptionniste reçoit la facture et y appose le cachet “arrivé le …“. Il attribue un
numéro d’ordre chronologique à la facture et la consigne dans son registre
d’enregistrement du courrier «  arrivé » qui comporte les colonnes suivantes :

✔ Date
✔ Numéro chronologique

✔ Date et numéro de la correspondance

✔ Nom de l’expéditeur

✔ Nature du document.

✔ Montant

Il transmet la facture au service des moyens généraux ou l’administration des ventes

autant que nous sommes en face d’une facture de frais généraux ou d’une facture qui est
liée à l’activité proprement dite. Les différents services procèdent à un contrôle de la
facture, en la rapprochant au bon de commande, bon de livraison et à la fiche d’engagement
de dépense validé par le Directeur de la supply chain. Ensuite une fois la liasse constituée, la
facture est transmise à la comptabilité fournisseur au travers d’un registre de transmission
pour traitement et encodage.

La comptabilité fournisseur reçoit les factures et s’assurent qu’aucun des éléments cité
plus haut ne fait défaut à la liasse sinon la facture est retournée afin que tous les éléments
manquants soit ajouter.

I-2- Imputation & Encodage des factures

Faisant suite à la réception de la facture, le comptable porte sur la facture un cachet
d’imputation. Ce cachet contient les informations sur les écritures à débiter, les écritures à
créditer, le numéro de saisie et la date de saisie.

Une facture imputée est automatiquement saisie dans le logiciel SAGE et mise dans le
classeur de factures fournisseurs en attente de règlement.

Au niveau de l’encodage dans le logiciel de comptabilité, nous avons deux types de saisie qui
sont appliquées selon que nous sommes face à des factures liées au stock ou à des frais
généraux. Nous avons :

- le système de déversement
- la saisie manuelle proprement dite

- le système de déversement

Le système de déversement consiste à récupérer sous format Excel les écritures

préalablement saisies par le service ADV lors de la réception des factures dans le logiciel de
gestion INCADEA et à les importer dans le logiciel Sage comptabilité après avoir effectué
plusieurs vérifications. En effet le comptable contrôle les montants saisis, les comptes
comptables utilisés, les libellés et la date de saisie. Ensuite une fois toutes les informations
sont conformes aux éléments marqués sur la facture alors le fichier est convertie en fichier
Texte et est ensuite intégrée dans le logiciel sage. Le logiciel va transcrire les informations
importées et va alimenter la base comptable et les différents journaux comptables. A la fin
de l’opération, un deuxième contrôle est effectué afin de s’assurer que toutes les écritures
importées ont correctement été saisies par le logiciel.

- la saisie manuelle proprement dite

Figure 3: présentation du cachet d’imputation

Comptabilisé
le :
Code journal et
Numéro de
saisie :
D C

Source : cachet d’imputation ATC COMAFRIQUE

III- 1 REGLEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

Une fois la facture comptabilisé, le comptable range la facture dans un classeur en

attendant son règlement. Le règlement des factures fournisseurs se fait suivant la date
d’échéance de la facture, ce mode de règlement est dit mode de règlement selon le modèle
échéancier. L’échéance retenue d’une manière générale chez ATC Comafrique est de 60jours
à partir de la date de réception de la facture, ce qui facilite une maitrise de la trésorerie.
Cependant il existe un mode de règlement dit procédure exceptionnelle pour couvrir certain
cas exceptionnelle, c’est notamment le cas des acomptes etc…

Le comptable a pour obligation d’établir un bordereau de trésorerie (voir annexe 7)

peu importe le mode de règlement utilisé. Le bordereau de trésorerie est une fiche sur
laquelle est indiquée

- le mode de paiement

-La date du paiement

-Le n° du dossier
- Le nom du bénéficiaire, le motif de la dépense, le montant du règlement,

-La nature du règlement (solde de facture / acompte sur facture/règlement total de la

facture)

-Numéro du chèque, du virement ou de la traite

- Compte à débiter

-Le compte à créditer, le Numéro de la section analytique

-Un tableau réservé à la signature des responsables.

Le règlement est préparé par le comptable fournisseur puis vérifier et approuver

successivement par le chef comptable, le contrôle de gestion, directeur administratif et
financier et de la direction générale.

III-1-1 REGLEMENT DES FACTURES SELON LE MODELE ECHEANCIER

Sur la base des factures dument autorisées et comptabilisées, le comptable

fournisseur établir un échéancier de règlement (voir annexe 8). Cet échéancier un état Excel
présentant les informations ci-après :

- La date d’établissement de l’échéancier

- La date de réception de la facture

- La date de la facture

- Le numéro de facture

- Le nom du fournisseur

- L’initiateur ou le service demandeur

- La source des informations

- Le motif de la dépense

- L’échéance

- Le montant
 - Le montant en devise pour les fournisseurs en devise

- La domiciliation

- La semaine de validation

L’échéancier est établis en début de mois cependant des réunions hebdomadaires de

trésorerie sont organisées entre le directeur financier, la responsable de la trésorerie, le
chef comptable et le comptable fournisseur sur la base de l’échéancier fournisseur afin
de soumettre au règlement l’ensemble des factures échues de la semaine tout en
prenant en compte les contraintes liées à la trésorerie. Sur la base de la liste des factures
à régler, le comptable fournisseur demande des domiciliations bancaires au service de
trésorerie qui lui indique la banque et le moyen de paiement retenue pour ces
règlements.

Une fois les domiciliations ont été donné par la trésorerie, les bordereaux de trésorerie
peuvent être établir et soumis à la validation du chef comptable, du contrôle de gestion,
du directeur financier et de la direction Générale.

Sur la base des bordereaux de trésorerie validé par les personne cités plus haut, le
comptable fournisseur établi les règlements suivant le moyen de paiement convenu et
soumet ceux-ci à la signature des personnes autorisées.

Une fois les règlements signés, le comptable annote sur les factures originales la mention «
Payé »et mentionne le nom de l’établissement financier payeur et les indications du moyen
de règlement.

Ensuite le comptable fournisseur transmet le bordereau de trésorerie au comptable banque

afin qu’il assure la comptabilisation les règlements effectués pour la mise à jour des comptes
des fournisseurs concernés, ensuite il notifie les règlements aux fournisseurs et conserve
provisoirement les chèques et les traites dans un coffre-fort en attente de leur retrait par
leur bénéficiaire.

III-1-2 REGLEMENT DES FACTURES SELON LA PROCEDURE EXCEPTIONNELLE

Pour les besoins de son activités, ATC Comafrique a recours d’autre fournisseurs qui ne sont
pas ceux avec qui elle travail de manière courante. Ce sont pour la plupart des fournisseurs
étrangers. Ces derniers voyant le caractère ponctuel des opérations exigent soit un acompte
ou que la vente soit soldé avant qu’ils ne puissent effectuer quoique ce soit. Dans le but de
faire face à ces cas de figures qu’ATC Comafrique a mis en place une procédure de règlement
exceptionnelle. Le service ayant exprimé le besoin remplis une fiche de demande paiement
(voir annexe 9) qui regroupe les informations ci-après :

v Le numéro du dossier

v Le nom du bénéficiaire

v Le montant de l’opération

v Le motif de la dépense

v Les carrés de validations différents signataires

v La date

La fiche doit être correctement remplis et soumise à validation du chef du service

demandeur, du contrôle de gestion, du directeur financier, de la direction général et de la
comptabilité. Ensuit elle est transmise au comptable fournisseur afin qu’il puisse demander
la domiciliation, faire le bordereau et enfin établir le règlement.

III-2- LES MOYENS DE PAIEMENTS

ATC Comafrique dispose de nombreux moyens de paiements qu’elle utilise selon ses
besoins. Nous retiendrons principalement (03) pour la récurrence de leurs utilisations. Ce
sont : le chèque, le billet à ordre et le virement bancaire.

III-2-1 LE VIREMENT BANCAIRE

Le virement est une opération financière qui consiste à transférer de l’argent d’un
compte à un autre par le biais des institutions bancaires. Pour effectuer un règlement par
virement à Comafrique Technologies, il faut établir un ordre de virement (voir annexe 10).
L’ordre de virement est une lettre adressée à une institution bancaire. Dans cette lettre il est
mentionné :

L’objet : ordre de virement bancaire

Bénéficiaire : le nom du fournisseur

Banque : le nom de l’institution bancaire sur laquelle le virement doit être effectué

Compte Numéro : Numéro de compte bancaire du fournisseur sur la banque mentionnée ci-
dessus.

Montant : le montant est toujours en devise

En bas nous avons les cachets d’ATC Comafrique suivi des signatures des deux signataires.

Cet ordre de virement est transmis à la banque par fax, par mail ou par dépôt physique. Une
copie est transmise à la trésorerie qui confirmera l’ordre à la banque. Cette banque fera
parvenir par la suite un avis de débit. Dès réception de cet avis, celle-ci transmet les
informations au comptable trésorerie ou à celui chargé d’émettre les ordres de virement ;
Lequel passe les écritures relatives à ce règlement. Le virement bancaire s’effectue la
plupart du temps avec les fournisseurs étrangers.

Cependant, certains fournisseurs étrangers sont réglés avant la réception de la

facture et des marchandises. Aussi, la comptabilisation de leurs factures ne se fait qu’après
réception du paiement. La réception des factures et des marchandises s’effectue
simultanément.

III-2-2 LE REGLEMENT PAR CHEQUE

Le chèque bancaire (voir annexe 11) est le moyen de règlement le plus utilisé pour
les différentes opérations surtout pour les fournisseurs locaux. C’est le moyen le plus
recommandé pour des raisons de sécurité.

En effet, à ATC Comafrique, lorsque les chèques sont émis par le comptable
fournisseur et envoyé pour approbation de paiement, les fournisseurs sont peu de temps
après contactés pour le retrait de leurs chèques. Une fois dans le bureau du chargé des
règlements, ils doivent suivre la procédure de retrait de leurs chèques pour en disposer.

III-2-3 LE BILLET A ORDRE

Le billet à ordre (voir annexe 12) est un document qui présente certaines
caractéristiques d'une lettre de change (engagement de payer à une échéance donnée) et
d'autres d'un chèque : c'est le client débiteur (le souscripteur) qui s'engage à payer, qui émet
le billet et qui le remet au bénéficiaire, lequel le présentera à l'échéance, en général par le
biais du circuit bancaire. Comme les lettres de change relevé, il existe également des billets à
ordre relevé ou BOR, forme dématérialisée des billets à ordre.
Le billet à ordre est toujours accompagné d’un avis de traite (voir annexe 13) déchargé par
la banque. C’est un courrier fait pour informer la banque qu’un billet a été émis et sera
déposer à une échéance bien précise.

IV-LETTRAGE DES COMPTES FOURNISSEURS

Une fois les écritures de règlements passés .Le lettrage est fait dans le logiciel de
comptabilité. L’idée principale du lettrage est de permettre une bonne analyse des comptes.

L’opération consiste à aller sur le compte fournisseur puis à lier les factures aux différents
règlements qui correspondent. Il s’agit en clair de sélectionner les factures à lier avec le
règlement correspondant puis de cliquer sur l’icône « LETTRER » ; les lettres sont marquées
automatiquement dès que vous cliquez sur l’icône « LETTER » et les écritures sont masqué
dans les écritures lettrées. Pour les consulter il faudrait cliquer sur l’icône « ECRITURE
LETTRER » (voir annexe 14). Le lettrage se fait à l’aide du bordereau de trésorerie.

V–ANALYSE DES COMPTES FOURNISSEURS

Apres le lettrage, il convient d’analyser les comptes fournisseurs afin d’avoir une bonne
visibilité des comptes et qu’ils puissent refléter une situation fidèle et sincère.

L’analyse des comptes fournisseurs se fait grâce au relevé de compte du fournisseur. Cette
opération consiste à rapprocher les factures comptabilisées avec les montants
correspondant aux factures se trouvant sur le relevé du fournisseur. Le but est d’avoir le
même solde que celui du fournisseur ainsi que les mêmes factures.

Le comptable va dans un premier temps pointer toute les factures qui figure sur le relevé du
fournisseur afin d’identifier les éventuel écarts qu’il va devoir justifier. Les écarts peuvent
s’expliquer par des factures non encore reçu ou par des factures déjà réglé cependant le
fournisseur n’a pas encore actualisé sa comptabilité.

Dans le premier cas le comptable va se rapprocher du service qualité et logistique afin

d’avoir une copie du bon de livraison, ce qui lui permettras de passer une provision en
attendant que la facture lui soit transmise. Une fois la facture reçue la provision devra être
annulé.
Dans le deuxième cas, le comptable devra s’assurer que le fournisseur a bel et bien reçu son
règlement et le notifier fournisseur afin qu’il puisse le prendre en compte et actualisé sa
comptabilité.

VI- ARCHIVAGES DES FACTURES

Une fois l’analyse terminé, le comptable est tenu de faire un archivage cohérent et simple
d’utilisation à fin que ses collaborateurs puissent retrouver ses documents même s’il est
absent. D’une manière générale, l’archivage des factures fournisseurs chez ATC Comafrique
se en fonction du code du journal de saisie et suivant l’ordre chronologique. En clair, le
comptable fournisseur ouvre plusieurs classeurs sur lesquels il marque un intervalle de
nombre bien précis selon que nous sommes dans le journal des achats locaux (A20) ou des
achats étrangers (A21). Nous aurons donc la pièce 01 du journal A20 tout en bas du classeur
comprenant son intervalle et la dernière pièce de l’intervalle à l’ouverture du classeur.

SECTION 2 : ETAT DES LIEUX DE LA GESTION DES STOCKS

Les stocks s’apparentent à l’ensemble des biens intervenant dans le cycle d’exploitation
d’une société soit pour être consommé, soit pour être vendu en l’état ou à l’issu du
processus de production. Une bonne gestion des stocks permettra de satisfaire des besoins
futurs. Une bonne gestion des stocks constitue un facteur de flexibilité pour l’entreprise. La
gestion des stocks au sein d’une entreprise concerne les postes suivants :
Le stock de marchandises : revente de biens à profit, sans transformation préalable.
Le stock de matières premières : produits achetés pour être transformés.
Le stock de produits semi-finis : il s’agit de produits en cours de fabrication.
Le stock de produits finis : une fois la transformation des matières premières achevée, le
produit est prêt à être vendu.
Le stock d’emballages : il s’agit d’emballages vides tels que des caisses, des palettes…
ATC Comafrique admet en stock plusieurs types de marchandises qui sont entre autres les
véhicules neufs des différentes marques dont nous sommes concessionnaires et les pièces
de rechanges de ses différentes marques, aussi des huiles et des lubrifiants.

Nous avons donc un stock de :

- Véhicules de marque Nissan
- Véhicules de marque Volkswagen
- Véhicules de la marque New Holland
 - Pièces de rechanges (Audi, Volkswagen, Nissan, New Holland)
- Huiles et lubrifiants de la marque ENOC
La détermination des quantités et valeurs des éléments à commander se déroulent lors
d’une réunion entre la direction financière, la direction commerciale, et la direction
supply chain
Chaque marchandise est inscrite en stock pour son cout d’achat, c’est à dire le prix
d’achat majoré des frais accessoires.
- Valorisation des stocks

- Valorisation à l’entrée du stock

Pour les éléments achetés que nous soyons face à l’achat d’un véhicule, des huiles ou des
lubrifiants ou encore des pièces de rechanges, l'évaluation se fait au coût d'achat:
- Montant figurant sur la facture d'achat (TVA déductible exclue) ;
- Frais d'achat (externes) : transport, droits de douane ;
- Frais d'approvisionnement (internes) directs ou indirects (services
approvisionnement).
Les coûts de possession du stock (coût financier) et les coûts de séjour en stock
(magasinage, maintenance du stock) ne sont pas pris en compte pour la valorisation des
entrées. Le stock initial en quantités et en valeurs correspond au stock final de la période
précédente.

- Valorisation à la sortie du stock

Il existe dans le magasin de stockage des marchandises acquises par lot à différents
moments et par conséquent valorisées à leurs entrées à des coûts d'achats différents. De
même, D'où la nécessité de leur valorisation à leur sortie du stock. La méthode de
valorisation à la sortie adoptée par ATC Comafrique est le cout moyen unitaire pondéré à
chaque entrée.

SECTION 3 : ETAT DES LIEUX DES CLIENTS

La gestion comptable des clients peut se traduire selon les étapes ci-après :
- Collecte, contrôle et intégration des écritures comptable dans le logiciel Sage
- Analyse et lettrage des comptes clients
- Suivi des comptes clients
 - Collecte, contrôle et intégration des écritures comptable dans le logiciel Sage
Une fois les facturations journalières achevés, le service informatique extrait les écritures
comptables du logiciel de gestion INCADEA et les transmets au comptable clients afin qu’il
puisse procéder au contrôle des écritures comptables. Ce contrôle consiste à une
vérification des comptes comptables utilisés, de l’analytique et des montants facturés.
L’absence des documents physiques au moment du contrôle augmentent les risques
d’erreur dans la saisie. Cependant le comptable à la possibilité d’avoir accès à une copie de
la facture via le logiciel INCADEA. Une fois le contrôle achevé, le comptable importe les
écritures dans la comptabilité ensuite vérifie si toute les écritures ont été correctement
importé après l’intégration.

- Analyse et lettrage des comptes clients

Comme pour la comptabilité fournisseur, le lettrage consiste à lier les paiements d’avec les
factures. Les

SECTION 4 : ECRITURE COMPTABLE AFFERENT DE LA GESTION COMPTABLE

CHAPITRE 2 : DIAGNOSTIQUE ET RECOMMANDATION

SECTION 1 : DIAGNOSTIQUE (FORCE & FAIBLESSE ; CAUSE ET CONSEQUENCE)
SECTION 2 : RECOMMANDATION D’AMELIORATION DE LA GESTION D’ATC COMAFRIQUE
SECTION 3 : NOTRE APPORT PERSONNEL