Procédures Finance

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Déroulement des opérations

Opération de paiements :

Finalité :
Dans la vie d’une entreprise, celle-ci est appeler à travailler avec d’autre opérateurs
(Achat/Vente) ; ces opérations font que des dettes et créances soit nées dans la comptabilité.

Afin de soldé cette partie, et payer son dû à l’intervenant, des moyens de paiements régie par
la loi sont mises en place et peuvent être divisé en deux catégorie.

Toutefois, Aucune opération n’est faite sans présentation d’une pièce justificative de la
dépense (quel que soit le mode de règlement).

Le paiement au comptant :

Le paiement au comptant est fait par de l’espèce, un chèque, un ordre de virement bancaire
dont ci-dessous l’explication pour chaque mode de paiement :

Espèce :

Ce mode de paiement est peu utilisé par notre entreprise, mis à part l’attribution de régie pour
les petits achats ne dépassant pas les 5 000.00DZD (pour les justificatif fait avec un bon pour).
Et sans limite pour les achats justifiés par une facture qui logiquement ne devrait pas dépassé
le montant de la régie attribué.

Chèque :

Pour le paiement par chèque, on pourra distingués trois type de chèque :

Chèque normal :

Etablis par l’agent de la DFC, paraphé par le responsable et signé par le signataire du compte,
ce chèque est divisé aussi en trois parties.

Chèque normal barré : Contient deux barres obliques sur coté haut/gauche du
chèque. Il permet d’avoir une certaine traçabilité du moment que notre banque dispose des
informations du bénéficiaire ayant encaissé le chèque. Aussi, un délai de 04 jours minimum est
nécessaire pour que le chèque soit décaissé de notre compte.

Chèque normal non barré : Ne contient pas les deux barre obliques, il permet de retirer
le montant en liquide directement depuis notre agence, la traçabilité étant moins importantes
vue que celle-ci ne se déroule pas par canal bancaire. Le délai de décaissement pour ce
chèque est de 0J minimum.
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!!! REMARQUE !!!

Ces chèques doivent être suivis rigoureusement afin d’éviter tout risque de rejet pour manque
de provision sur notre compte (chèque sans provision). Qui peut dans certain cas être punis
au pénal.

Chèque de banque :

Appelé aussi chèque certifié, comme son nom l’indique, c’est un chèque émis par la banque
selon le formulaire de demande d’établissement d’un chèque de banque renseigner par
l’agent de la DFC, paraphé par le responsable et signer par le signataire du compte.

Le montant est automatiquement prélevé du compte au moment de l’établissement du

chèque, ceci engendre des frais supplémentaire, mais élimine le risque de rejets du moment
que la provision est déjà constitué au niveau de notre banque.

Pour l’annulation de ce dernier, une demande ainsi que le chèque original doivent être
transmise à la banque moyennant des commissions bancaires à payer. Le montant du chèque
est automatiquement crédité sur notre compte.

Ordre de virement :

Est un formulaire renseigner par l’agent de la DFC, paraphé par le responsable et signer par le
signataire du compte, qui donne l’ordre à notre banque de débiter un montant de notre
compte afin de le transféré au profit d’un autre opérateur directement sur son compte.

Il ne peut être annulé si l’opération est exécutée, et peut être rejeté à cause d’une erreur de
nom ou de compte, même si celle-ci est minime.

Le paiement différé :

Ce mode de paiement est utilisé pour le paiement différé d’une dette ou prestation à une
date fixée au départ (Traite Avalisé ou pas) ‫ ﺳﻔﺗﺟﺔ‬ce mode de paiement est détaillé plus bas.
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Pour tous les types de paiements les étapes ci-dessous doivent être respectés afin d’éviter
d’éventuelle erreur qui ferais perdre du temps et de l’argent à notre société :

Etablissement des paiements :

Règlement de dette :

Pour le règlement de la dette d’un fournisseur, l’état signé de la comptabilité doit

impérativement être présenté. Sans ce document, aucune dette ne peut être réglée.

Paiement au comptant :

Ce paiement, concerne les paiements qui doivent être fait avant que le fournisseur ne fasse
la prestation ou la livraison. Les documents qui vous seront présentés sont comme suit :

- Copie du bon de commande signé ou Copie de la convention/acte…

- Demande de paiement signée
- Copie de la fiche d’imputation budgétaire signée par le contrôleur de gestion.
- Et tout autre documents justifiant l’achat (exemple : Demande d’achat, facture
proforma….etc.)
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Application gestion financière :

Pour vous aider dans les opérations journalières, éviter les erreurs et vous permettre d’avoir un
suivi rigoureux, une application a été mise en place pour l’élaboration des opérations
suivantes :
- ASF : Avance Sur Facture
- OCD : Obligation Caution de Douane
- AVAL : Avalisé un effet de commerce auprès de la banque

Nous allons aborder chaque crédit séparément, mais avant toute chose, ci-dessous une
présentation brève de l’application.

L’accès à l’application se fait sur le dossier de partage DFC, dont le raccourci devrait se trouver
sur votre bureau :

Une fois l’accès établi à l’application, il faudra faire attention à ce-que le contenue
soit activer (l’avertissement de sécurité situé en haut en jaune)

L’invit d’accès ci-dessous vous demande de saisir votre utilisateur et mot de passe

Un nom d’utilisateur et un mot de passe vous ait réservé, dans le cas contraire, demandez au
responsable hiérarchique de vous transmettre le vôtre.
Une fois accéder à l’application, une feuille de dialogue se présente à vous sous la forme ci-
dessous :
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L’affichage est diviser en trois colonnes, qui sont-elles même regroupé par fonction

1- Edition de nouvelles opérations : n’est qu’un titre. Il regroupe les cases qui permettent
de créer de nouvelles opérations.
2- Consultation et mise à jour : n’est qu’un titre. Il regroupe les cases qui permettent
d’accéder au détail de chaque opération, modifier et actualiser le contenue « en cas
de remboursement du crédit ou d’annulation de ce dernier »
3- Tableau de bord : permet d’alerter sur les échéances futures
4- Etats : Permet d’imprimer des états, avoir le détail des crédits et la situation de la ligne
de crédit
5- Paramétrage utilisateur : cette partie concerne les informations qui concernent les
banques « Les autorisations des banques», les dossiers d’importation « pour l’OCD » et
les contrats commerciaux « pour l’ASF ».
6- Paramétrage administrateur : cette partie est réservée à l’administrateur.
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Avances Sur Factures

Finalité :
Une avance sur facture est une solution accordée par la banque sous forme de crédit par
caisse qui consiste en le déblocage d’un montant pour faire face à un déficit de trésorerie.
Généralement l’avance représente 70% du montant TTC de la facture, qui sera remboursé
après un certain temps selon la convention. Le taux, ainsi que la durée pourrait changer d’une
banque à une autre.

Préalables :

Avant de procéder à l’établissement de la demande, Il est nécessaire de vérifier les points

suivants au préalable :
1. Vérifiez le taux accordé par la banque « via la convention de crédit ».
2. Vérifiez la durée accordée par la banque « via la convention de crédit »
3. Un encours suffisant de ligne de crédit « via la situation des engagements »
4. La facture doit être originale, cachetée et signée par les servies d’AMIMER ENERGIE
5. La mentions « Le montant de la facture sera versé irrévocable sur le compte de N°…… »
doit être inscrite en bas de la facture.
6. Le numéro de compte doit être le même que celui de la domiciliation du contrat, et
ne peut être négocié sur un autre compte.
7. La facture doit être récente et ne doit pas dépasser 03 mois d’âge « Date de facture
faisant foi »
8. La facture doit présenter un accusé de réception autre que celui du bureau d’ordre
(service technique, service approvisionnement, DFC, Direction générale….) et doit
présenter la mention « Service fait »
9. Le contrat signé, doit être transmis avec la demande si ce dernier n’a pas été déposé
au préalable.
10. Transmettez tous autres documents qui justifie l’opération (Bon de livraison,
attachement de réalisation de travaux….etc) avec la demande

A titre d’exemple, ci-après une facture à négocier conforme.

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Traitement :
Avant d’entamer la préparation de demandes, il faudra insérer au préalable des informations
nécessaires pour la création de la demande.

Les informations introduites serviront pour l’impression de la demande, suivre les engagements,
établir des prévisionnels de trésorerie…etc. Pour cela, nous vous prions d’y accorder beaucoup
d’attention.
1-1 Création d’un contrat commercial :

Avant d’entamer la création de la demande, il faut impérativement commencer par la

vérification qui concerne le contrat sur lequel nous allons établir une demande d’avance sur
facture.
Pour cela, allez dans la partie « Gestion des contrats »

La fenêtre de dialogue ci-dessous se présente à vous, et trois champs doivent être remplis si
jamais le contrat sur lequel nous allons établir l’ASF n y figure pas. Dans le cas contraire, cette
étape n’est pas faite.

 N° : Partie automatique, il n y a rien à renseigner

 Réf/Contrat « Référence du contrat » : Reprend la référence du contrat
 Objet/contrat : Reprend l’objet du contrat
 Montant du marché : Reprend le montant global du contrat

Une fois cette étape accomplie. Dans la partie nouvelle opérations, choisissez la
partie « Avances sur factures », pour établir une nouvelle demande d’Avances Sur Factures.

Remarque
Dans le cas où celle-ci est juste une modification d’une demande, merci de choisir la partie
« Avance sur factures » dans l’onglet Consultation et mise à jour

* CONSEIL *
Ne jamais négliger cette partie, elle vous évitera une perte de temps sur la prochaine étape
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1-2 Création de la demande d’ASF :

Une fois accédée à la partie « Avances sur factures » le menu ci-dessous apparait.

A- Date d’établissement de l’opération

B- Lieu de l’établissement
C- Entité pour laquelle les frais de l’opération seront imputés
D- Banque de négociation (suivant la domiciliation de la facture)
E- Représente le numéro de la facture négociée (exemple : 17/FV/0023)
F- Représente la date de la facture et non celui de la date de l’accusé de réception
G- Cette case reprend la date du paiement par le client (Délais de paiement)
H- Représente le montant TTC net a encaissé par cette facture
I- Représente le client, objet de la facture. Si celui-ci n’existe pas, revenez à l’étape
précédente « Création d’un contrat commercial »
J- Représente la référence du contrat commercial, Si celui-ci n’existe pas, revenez à
l’étape précédente « Création d’un contrat commercial »
K- Représente la pièce désignée comme justificatif de la facturation (Bon de livraison,
Attachement de réalisation de travaux….etc.)
L- Enregistrement de l’opération sur l’application
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Une fois toutes les étapes faites, vous devez cliquer sur le bouton « Print » pour imprimer les
différents formulaires nécessaire pour la négociation d’Avance sur Facture. Ce qui fera
ressortir une fenetre de dialogue tel que repris ci-dessous :

Une fois cliquer sur « OK », une autre fenêtre se présente à vous et vous devez inscrire le
montant global du contrat en TTC, tel que repris dans l’exmple ci-dessous :

Le séparateur de millier doit être fait manuellement, en rajoutant la devise et la mention TTC
ou HT.

Une fois ces étapes passés, les formulaires ci-dessous seront imprimés.

- Demande de déblocage de l’avance sur facture

- Billet à ordre (Selon les banques)

Ci-dessous des modèles de formulaires standards.

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Exemple de demande de déblocage de l’avance sur facture

Exemple de Billet à ordre

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Même si l’utilisation de l’application permet de minimiser le risque ; le risque de commettre des

erreurs dans l’introduction des données est toujours présent, pour cela, les points cité ci-dessous
doivent impérativement être contrôlés.

1. Montant de la facture
2. Montant de la négociation
3. Montant du contrat
4. N° de facture
5. Date de facture
6. Référence du contrat
7. Objet du contrat
8. Numéro de compte (Domiciliation)
9. La date d’échéance

Après vérification des points cités ci haut, faites passer la demande munie de la facture, billet
à ordre, pour aval auprès du responsable hiérarchique. Une fois la demande et le billet à ordre
sont signés ; transmettez la demande à la banque pour le déblocage des fonds.

Un suivi rigoureux de la date d’établissement et la date de remboursement doit être fait, trois
cas se présentes à vous :

- Annulation de l’opération :
Une fois l’opération établis il faudra l’annuler dans le cas où celle-ci n’est pas
établie par la banque, ou pour toutes autres raisons qui fait que l’avance n’est
pas accordée.
Pour cela, la case annulée est faite pour ça, une fois coché faudra renseigner
la date de l’annulation de l’opération. Ce qui réduira automatiquement le
montant de notre engagement vis-à-vis de la banque.

- Remboursement de l’avance :
Dans le cas où la date d’échéance est arrivée à terme et que nous avons été
débité du montant de l’avance margé des intérêts ou pas.
Pour cela, le bouton « règlement » est fait pour ça, une fois réglé, il faudra cliquer
sur le bouton, et de renseigner la date de règlement.
Un règlement partiel est possible, dans ce cas il est nécessaire de saisir la date
de la transaction et le montant du remboursement effectué.
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Les données doivent être régulièrement mises à jour, pour éviter des erreurs lors de l’utilisation
de ces données
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Caution de Douanes « OCD »

Obligation Caution de Douane
Finalité :

Par son nom, ce crédit est un crédit par signature destiné uniquement aux services des
douanes, où la banque s’engage en garantissant un paiement différé du montant des droits
de douanes de la matière importé.
Outre les intérêts générés par ce crédit, le paiement différé augmente le montant initial qui
sera versé de 2%.

Préalables :
Avant d’entamer la préparation de la demande, quelques points doivent être vérifiés au
préalable.

1- Bon de paiement conforme avec les documents justificatif

a. Montant exact que celui repris dans l’email
b. Le receveur des douanes doit être lui aussi identique
c. La présente d’une fiche estimative des droits de douane signée par le service
logistique, dont l’écart ne doit pas être très important
2- La domiciliation du dossier d’importation sur le même compte qui émettra l’OCD
3- Disponibilité d’un encours suffisant pour l’émission de la caution
4- La possibilité d’émettre des cautions
5- Vérifier que le montant communiquer est bien celui destiné au paiement par OCD
« Les montant diffère entre le paiement par chèque et le paiement par crédit »

Traitement :
Avant d’entamer la préparation de demandes, il faudra insérer au préalable des informations
nécessaires pour la création de la demande.

Les informations introduites serviront pour l’impression de la demande, suivre les engagements,
établir des prévisionnels de trésorerie…etc. Pour cela, nous vous prions d’y accorder beaucoup
d’attention.
Pour cela, accéder à la partie gestion dossiers imports. Le formulaire ci-dessous vous ait
présenté vide à remplir.
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2 Création d’un dossier d’importation

Pour les renseignements ci-dessous le détail :

- Num Dossier : Numéro généré automatique par l’application

- Num LC : Numéro de la LC « référence »
- Marché : Le marché a qui sera destiné la marchandise « Voire bon de commande »
- Fournisseur : La raison sociale du fournisseur étrangé
- Nature de la marchandise : Désignation de la marchandise importé
- Transitaire : La raison sociale du transitaire
- Monta dossier : Montant de la Lettre de crédit
- Devises : Devises de la lettre de crédit
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2-2 Création de la demande d’OCD

Pour cela, dans la partie création Edition nouvelles opérations, dans la case Caution douanière
nous fait sortir le formulaire ci-dessous :

A. Numéro OCD : Doit être un numéro qui suit celle d’avant, ce n’est pas un numéro
automatique
a. Pour APS : les numéros sont de l’ordre de « L’année/OCDA/00xx,
expl 18/OCDA/0023 »
b. Pour APG : les numéros sont de l’ordre de « L’année/OCD/00xx, expl
18/OCD/023 »
B. Lieu d’établissement : reprend la même wilaya que le receveur des douanes
C. Date d’établissement : Reprend la date de signature prévue de l’OCD auprès de la
banque
D. Date de début : doit être la même que celle de la date d’établissement
E. Date d’échéance : Date généré automatiquement
F. Faveur entité : L’entité à qui la marchandise importée est destiné
G. Capital : Montant de la caution
H. Intérêts : Montant généré automatiquement, correspond à la majoration qui
s’applique sur le paiement différé
I. Montant total : Généré automatiquement correspond au montant du capital majoré
par le montant des intérêts
J. Banque : Correspond à la banque qui émettra l’OCD, à choisir parmi la liste déroulante
K. Code dossier : Vous devez sélectionnez le dossier d’importation qui correspond à la
demander de caution de douanes. Ce qui justifierait l’opération auprès de la banque.
Si le dossier n’y figure pas, merci de relire à l’étape précédente 2-1.
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L. Date de la remise : Date à laquelle la caution doit être récupérée depuis la banque
M. Remise à : Le nom de la personne qui vas récupérer la caution auprès de la banque
N. Douanes wilaya : le choix de la wilaya de transite
O. Recette principal : Correspond au nom du receveur concerné « figure sur le bon de
paiement »

Une fois tous les champs remplis, enregistrez l’opération et cliquer sur « Print ».
Les documents de sorties sont les suivants :

 Demande d’établissement de l’OCD

 Obligation Caution de Douanes
 Engagement

A titre d’exemple ci-dessous les documents de sortie :

Demande d’établissement de la caution de douanes
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L’obligation Caution de douanes

L’engagement
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Une fois les formulaires imprimés, les vérifications ci-dessous doivent être faits sur les l’ensemble
des documents, afin de vérifier qu’il n’y a pas eu d’erreur d’insertion de donnés.

1- Référence du crédoc/remdoc
2- Le nom du receveur des douanes
3- Montant initial
4- Date de début d’effet
5- Nom du fournisseur
6- Montant de la LC
7- Compte de domiciliation

Une fois les vérifications faites, faite passez la demande qui sera transmis à la banque avec la
demande interne, présentée par le service approvisionnement à votre supérieur hiérarchique
pour aval.

- Demande d’établissement d’OCD : Demande qui sera adressé à la banque cacheté

et signé par le signataire du compte.
- Billet à ordre : représente l’effet de commerce, il est cacheté - signé par le signataire
du compte, et avalisé par la banque
- L’engagement : un engagement qui est cacheté et signé que par la banque
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AVAL
Effet de commerce Avalisé (Traite avalisé)

Finalité :

Un effet de commerce, appelé aussi « traite », est un moyen de paiement différé d’une
dette ou d’une prestation faites.

Il peut être signé par l’entreprise seulement, et peut aussi être contre signé par la
banque, ce qui garantit le paiement au fournisseur, dans le cas où le client est se
trouvait dans l'impossibilité financière de payer cette traite à l'échéance, moyennant
bien-entendu des intérêts.

Préalables :

Avant d’entamer la préparation de la demande, quelques points doivent être vérifiés au

préalable.

1- Bon de paiement conforme avec les documents justificatif

a. Montant exact que celui repris dans l’email
b. Le receveur des douanes doit être lui aussi identique
c. La présente d’une fiche estimative des droits de douane signée par le service
logistique, dont l’écart ne doit pas être très important
2- Les factures doit être sans erreur et adressée au nom d’AMIMER ENERGIE.
3- Pour le règlement d’une dette, l’âge de la facture ne doit pas dépassé un délai
de 6mois.
4- Pour le paiement à l’avance, présentez une facture proformat conforme.
5- Le montant peut être inférieur au montant de la dette ou de la facture
proformat, mais ne peut en aucun cas être supérieur.

Traitement :
Avant d’entamer la préparation de demandes, il faudra insérer au préalable des informations
nécessaires pour la création de la demande.

Les informations introduites serviront pour l’impression de la demande, suivre les engagements,
établir des prévisionnels de trésorerie…etc. Pour cela, nous vous prions d’y accorder beaucoup
d’attention.
Pour cela, accéder à « Effets de commerce » ensuite, faite un double clic rapide sur la partie
« Ordre ». Ceci devra ouvrir une fenêtre de dialogue comme celle reprise ci-dessous :
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3-1 Création du fournisseur local :

Les informations doivent être remplies comme suite :

1- N° : Numéro automatique généré automatiquement (A ne pas remplir)
2- Dénomination : La raison sociale du fournisseur
3- Adresse : Adresse exacte du fournisseur
4- Représentant : Nom du représentant du fournisseur, si vous ne disposez pas
d’information, passez cette étape.
5- Domiciliation : Nom de la banque de négociation du fournisseur (Demandez
l’information auprès du service concerné par le fournisseur)
6- CompteN : Numéro de compte du fournisseur (demandez l’information auprès
du service concerné par le fournisseur)

Une fois les champs remplis, Cliquez sur le bouton enregistré en haut à droite et
quittez la feuille de création de la traite
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3-2 Création de la traite :

Pour créer et imprimer une traite, que ce soit avalisé ou traite normal, les deux
procédures se font par l’accès à la partie « Effets de Commerce ».
La fenêtre de dialogue ci-dessous s’affiche :

La désignation des champs est ci-dessous :

A- L’entité concernée par l’imputation de la charge (APG, APS, GRP…)
B- Numéro de la traite (expl d’APG 18/PYF/001, expl d’APS 18/PY/001)
C- Lieu d’établissement de la traite (expl : Alger, Bejaia….)
D- La monnaie par lequel le paiement va se faire, en local celle-ci est en DZD
E- Nombre de jour du différé de paiement
F- Aval (rond en rouge), celle-ci est coché dans le cas où c’est une traite avalisée
G- Date de début d’effet (prendre en considération le délai de signature, et le
délai logistique a la banque pour déterminer la date à mettre)
H- La date d’échéance est calculée automatiquement à partir du délai du différé
et de la date de début d’effet (G+E)
I- Représente le fournisseur que vous avez déjà introduit lors de l’étape 3-1
J- Montant de la traite qui sera réglé au fournisseur à la date d’échéance
K- Contrepartie du paiement (Expl : Paiement dette, Achat câbles, achat….)
L- Représente le tiré valeur par défaut et on ne peut pas la modifier
M- Notre banque qui va payer le montant de la traite
N- Numéro de compte qui est repris automatiquement
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O- « les frais d’escomptes sont à la charge du tireur » cette mention doit être faite
sur toutes les traites sauf indication contraire.

Une fois tous les champs remplis, cliquer sur « validé » en haut à droite de la fenêtre de
dialogue.

Cliquez ensuite sur « print », ce qui va imprimer les documents ci-dessous :

a- L’effet de commerce : Document à signer par le signataire du compte bancaire à

gauche « Acceptation ou Aval ».
b- L’aval : Imprimé au verso de l’effet de commerce. Il ne doit pas être signé par le signataire
du compte, il sera signé par la banque de domiciliation.
c- La demande : La demande d’aval qui sera adréssé a la banque, elle doit être signé par le
signataire du compte

Remarques

Dans le cas d’une traite non avalisé, le seul formulaire qui sera imprimé est le « a »

L’effet de commerce

Documents qui sera signé à gauche « Acceptation ou Aval » par le signataire du compte
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L’aval

Imprimé au verso de l’effet de commerce ci haut, et ne doit pas être signé

La demande d’aval

Ce document doit être signé par le signataire du compte

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Même si l’application a pour but de minimiser les erreurs, certaines erreurs dues au manque
d’attention et erreur de frappes peuvent être constatées.

Pour cela, une fois les différents documents imprimés, merci de procédé aux vérifications ci-
dessous avant de transmettre au supérieur hiérarchique pour approbation

1- Vérification du montant
2- Vérification de la durée du différé de paiement
3- Vérification des données du fournisseur
4- Vérification de la banque de domiciliation

3-3 Apurement de l’opération :

Une fois l’opération crée, celle-ci est automatiquement intégrée dans l’état de nos
engagements.

A cause de ça, il faudra faire attention :

Annulation de l’opération : si pour une raison ou une autre l’opération n’a pas pu être faite
auprès de la banque il faudra procéder à l’annulation de la traite.

Paiement de la traite : une fois la date d’échéance arrivée à son terme il faudra vérifier le
paiement de la traite sur le relevé de la banque, et procéder ensuite à son apurement sur
l’application.

Dans les deux cas les cases situées en haut à droit sont prévu pour ça !
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Garantie bancaire
Finalité :
La garantie bancaire, est un crédit par signature accordé par la banque, à la demande de
son client, pour une somme qui est demandé par le maitre d’ouvrage, moyennant un taux
d’intérêt, généralement de 3% (vérifiez la convention).

Elle est offerte à titre de garantie pour le maitre d’ouvrage, dans le cas où le fournisseur
(AMIMER ENERGIE, dans ce cas) est défaillant dans un des points du contrat ou cahier des
charges.

La garantie peut être margée de 0% à 100%, selon la convention de la banque. Dans le cas
où on ne dispose pas de ligne de crédit sur la banque de domiciliation, celle-ci est
automatiquement margé de 100% à 110%.

Les garanties bancaires se divises en deux catégories :

1- Garantie direct :
C’est une garantie qui est émise directement par notre banque au profil du maitre
d’ouvrage et sont les suivantes :

 CS : Caution de soumission
La banque se porte garante de la bonne foi du fournisseur (AMIMER ENERGIE)
concernant l’obtention du marché pour un montant qui est généralement fixé par le
maitre d’ouvrage et qui se situe entre 1% à 2% du montant du contrat.
 CBE : Caution de bonne exécution
La banque se porte garante de la bonne réalisation du marché par le fournisseur
(AMIMER ENERGIE, dans notre cas), elle représente un montant de 5% ou 10% du
montant du contrat (généralement elle est établis en double pour le montant de 5%).
 CRA : Caution de restitution d’avance
La banque se porte garante du remboursement de l’avance qui sera versé par le
client. Cette caution intervient seulement si le contrat prévoit une avance et reprend le
même montant que celui prévu par l’avance, ça peut aller de 5% à 30% du montant
contractuel.

2- Contre garantie de caution :

Ce type de garantie est pratiquement le même, sauf que pour des raisons propre au
maitre d’ouvrage, nous nous retrouvons dans l’obligation d’émettre la garantie par une
banque qui n’est pas la même que banque de domiciliation du contrat.
Pour faire simple, ceci revient à passer par un intermédiaire qui va émettre la caution
à notre nom au lieu que ce soit notre banque qui le fait. Et contient à lui aussi les mêmes
garanties que les garanties directes.
Généralement, ces garanties concernant la participation à des appels d’offre
internationaux ou suite à l’obtention d’un marché à l’export.
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Pour faire simple si dessous des schémas du déroulement des opérations.

Garantie direct

1- Signature du contrat
2- Formulation de la demande a notre banque
3- Emission de la garantie bancaire
4- Transmission de la garantie bancaire au maitre d’ouvrage (Client)

Garantie indirect

1- Signature du contrat
2- Formulation de la demande a notre banque
3- Formulation de la demande par notre banque a la banque intermédiaire
4- Récupération de l’acte de garantie
5- Transmission de la garantie au maitre d’ouvrage (Client)
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Pour vous aider à mieux comprendre la vie d’une caution, ci-dessous un schéma récapitulatif les différentes étapes.

Caution de soumission :
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Caution de bonne exécution :

 DGP* : Dépôt des comptes provisoire

 DGD* : Dépôt des comptes définitifs
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Garantie de restitution d’Avance :

A chaque facturation, le service commercial déduit un montant en tant que remboursement de l’avance reçu. Une fois ce montant est
important on demande une main levée partielle. A 80% de la réalisation du projet nous auront remboursé la totalité du montant de la caution.
Une fois à 80%, nous demandant la main levée total sur la CRA
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!!! Remarque !!!

1- Il est très important de noter que la plus part des clients dispose d’un modèle propre à
eu et qu’il faut obligatoirement respecter.
2- Les cautions peuvent être mises en jeu, si jamais nous ne respectons pas les termes du
contrat. La mise en jeu se fait par courrier adressé à notre banque par le client
demandant de lui payer le montant de la caution. Et la banque se trouve dans
l’obligation de payer le montant de la garantie.
3- Certains clients exigent que la garantie soit émise par une banque étatique. Il est
nécessaire de vérifier ce point avec le service commercial.
4- Les garanties indirectes génèrent des frais supplémentaire dépendant de la banque
intermédiaire.
5- Le nombre de banque intermédiaire pour les garanties indirectes peuvent être de 1 à
plusieurs, selon les relations entre banque.
6- Il faut noter que les schémas en haut, sont juste pour information et reprennent la durée
de vie d’une garantie bancaire, nous gérons seulement la relation avec la banque et
non la relation avec le client.

Préalables :

Avant d’entamer la préparation de la demande, quelques points doivent être vérifiés au

préalable.

Cautions de Soumission (CS) :

Un dossier complet doit vous être présenté, comme suit :
1- Demande d’établissement de la caution originale signé par la direction générale
2- Copie de la sortie de l’Appel d’offre ou le courrier de consultation
3- Copie de la page de garde du cahier des charges
4- Copie du modèle de la garantie bancaire (Dans le cas où il y a un modèle)

Les vérifications à faire sur cette partie sont les suivantes :

1- Confirmation du montant de la caution demandé par le service commerciale
2- Comparer le nom du maitre d’ouvrage avec les autres documents présentés

Caution de bonne exécution (CBE) et Caution de restitution d’avance (CRA):

Un dossier complet doit vous être présenté, comme suit :

1- Demande d’établissement de la caution signé.

2- Copie du contrat signé.
3- Modèle de la caution exigé par le client.

Les vérifications à faire sur cette partie sont les suivantes :

1- Confirmation du nom du client avec les documents transmis

2- Confirmation du montant du contrat et du montant de la CBE par le contrat transmis
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3- Confirmation de la domiciliation du contrat par le contrat transmis.

4-3 Préparation de la demande de garantie bancaire :

Pour l’établissement de la garantie bancaire de soumission, de bonne exécution et de

restitution d’avance, cela se fait par l’introduction d’une demande, que ce soit CS, CBE ou
CRA, il a que l’objet de la demande qui change.

Il faut noter que pour la plus part des banques, un modèle de demande est déjà prédéfini par
leurs services, et il est impératif de suivre leurs instructions. Dans ce cas de figure la préparation
de la demande se fait en remplissant les champs vide du modèle.

Les données nécessaires pour combler le vide sont présentes dans les documents déjà transmis
avec la demande.

Dans le cas où un modèle n’est pas exigé par la banque, nous disposons d’un modèle pour
cela. Et se présente comme suit.

La demande est devisée en Trois partie :

1er partie, L’introduction et la demandes : Reprend le type de garantie, le client ainsi que le
montant.

2ème partie, le modèle : Reprend le modèle exigé par le client remplis.

3ème partie, les conditions : Reprend les conditions de prélèvement des intérêts et de mise en
jeu de la garantie.

La demande doit être imprimée sur un papier entête de l’entreprise, suivant le dernier
modèle mis en place, et transmise à la hiérarchie pour approbation et signature.

Une fois la demande signé, un dossier complet est transmis à la banque comme suit :

CS CBE – CRA
1. La demande d’établissement de la 1- La demande d’établissement de la
garantie garantie
2. La Page de garde du cahier des 2- Copie du contrat signé
charges 3- Modèle de la garantie exigé par le client
3. Copie de la page qui parle de la 4- Timbre fiscal d’une valeur de 40DZD
garantie
4. Modèle de la garantie exigé par le client
5. La sortie de l’Appel d’offre
6. Timbre fiscale d’une valeur de 40DZD
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1er partie :

La demande

2ème partie :

Le modèle

3ème partie :

Les conditions
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Une fois le dossier complet transmis à la banque, la banque procède à l’établissement de la

garantie en contre partie du paiement d’un trimestre d’intérêt calculé sur la base de la formule
suivante :

Intérêts : (Capital x Taux d’intérêt annuel) / 4

Si le montant de l’intérêt n’est pas disponible sur le compte, la banque ne peut pas procéder
à son établissement.

Suivi de la garantie :

Un suivi des cautions doit être tenu, afin de déterminer le montant des intérêts que prélèvera
la banque. En cas d’écart, un courrier doit être adressé a la banque afin d’avoir plus de détails.
Si cet écart s’avère fondé, demandez le remboursement du montant prélevé en plus par
courrier signé par le signataire du compte.

Levée des garanties :

Afin d’annuler l’acte de garantie émis par la banque, la caution originale doit être rendu à la
banque avec la main levée signé client.

Cette procédure annule l’acte de garantie qui a été fait par la banque et stop le prélèvement
des intérêts trimestriels.

Même si la garantie et la main levée ont étaient transmises à la banque, celle-ci n’assure pas
l’annulation par la banque, pour cela il faudra procéder à des vérifications auprès de
l’agence.

Chaque mois, nous procédons à un rapprochement entre nos états des garanties toujours en
cours de validité et les états du service commercial, afin de nous assurer que nos états sont
bien mises a jours. Une fois cette étape passée, un rapprochement avec la banque doit être
fait. Au moins une fois par mois.

Les écarts constatés, font objet de réclamation auprès de la banque afin que celle-ci procède
à l’annulation, et dans le cas d’un prélèvement en plus, au remboursement du montant
prélevé.
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COMMERCE EXTERIEUR
Opération d’importation

Finalité :

Une opération d’importation, ou les moyens de paiement à l’international sont des procédures
qui visent à organiser les échanges entre deux pays, de biens et services, contre paiement ou
pas de la marchandise/prestation.

L’importation est régie par des lois et accords nationales et internationales qui fixent au départ
les modalités de l’opération, allant de la marchandise importer, la date d’expédition, le
montant qui sera réglé….etc.

Les opérations d’importation peuvent être séparées comme suit :

Crédit documentaire :

Appelé aussi LC, Crédoc ou lettre de crédit, est un engagement de paiement contre
prestation ou envois de marchandises qui se transmet par canal bancaire. Où notre banque
se porte garante pour le paiement de notre fournisseur si les conditions fixées par cette dernière
sont honorés.

Pour faciliter la compréhension de ce mode d’importation, il sera divisé en 3 parties.

1ère partie : L’émission de la LC

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Une fois l’ouverture faite, un message codé entre banque appelé SWIFT « Society for Worldwide
Interbank Financial Telecommunication » est émis de notre banque en destination de la
banque de notre fournisseur, qui peut transiter par des banques intermédiaire dans le cas où
la relation de travail n’existe pas entre notre banque et la banque du fournisseur.

Ci-dessous un extrait d’un exemple d’un message SWIFT :

Dans cette partie, celle-ci reprend notre banque en jaune, et la banque à laquelle le message
est adressé qui peut être la banque du fournisseur comme elle peut être une banque
intermédiaire.

Dans cette partie, elle reprend le corps du texte et toutes les conditions y afférant, concernant
les données du fournisseur, de l’acheteur, le lieu d’expédition, le montant de la facture a régler,
les conditions d’expéditions…...

Pour chaque condition, un code qui ne change pas expl : « : 27 : » « :39B : »…..ect.
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2ème étape : L’envoi de la marchandise et des documents nécessaire pour le dédouanement

Une fois la lettre de crédit ouverte, acceptée par le fournisseur et la marchandise prêtes ;
commercera la 2ème étape, qui sera l’expédition de la marchandise et l’envoi des documents
par le fournisseur :

3ème partie : Paiement du Crédit documentaire

Une fois la partie qui concerne le fournisseur honorée, commercera la 3ème et dernière étape
à savoir le paiement de la prestation.
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Pour récapituler le crédit documentaire, ci-dessous une récap :

Ouverture du crédit documentaire Envois de la marchandise et documents Paiement de la lettre de crédit

!!! Remarque !!!

Dans le cas ou des erreurs ont étaient constatées, une demande de modification doit être adresser à la banque reprenant que les champs a
modifier et les nouvelles modalités a corriger
Dans le cas d’une lettre de crédit « confirmé », le paiement du fournisseur se fait au moment de la présentation des documents et non jusqu’à
l’arrivé de la date d’échéance.
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Remises documentaire :

Appelé aussi, remdoc, elle consiste en l’envoie des documents par canal bancaire,
parallèlement que l’envoie de la marchandise.

N’ayant pas l’engagement de la banque, le paiement de cette dernière est garanti que par
le client et, est réglé que par son instruction.

Le schéma d’envois des documents et de paiement sont les même que ceux de la lettre de
crédit. Seul manque, serait l’ouverture de la LC.

Transfert Libre :

Ce moyen de paiement est libre de tous intermédiaires. Les documents sont transmis
directement au client sans passer par la banque. Généralement, ce type de transaction est
utilisé entre les entreprise ayant travaillés ensemble et dont la confiance n’est plus à justifier.

En Algérie, il n y a que les entreprise de production qui peuvent utiliser ce mode de paiement
avec une limite annuel équivaux a 2MDZD, fixé par la loi.

Ci-dessous un schéma reprenant le chemin de l’opération :

Des différences entre ces crédits peut être soulevées, qui concernant le risque de paiement,
la rapidité et les frais qu’engendre ces opérations.

Plus bas, vous trouverez une synthèse pour chaque type de crédit.
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Crédit documentaire Remise documentaire Transfère libre Observation

Les frais engendré par le crédit

documentaire est le plus élevé.
Frais d’opération Mais reste le plus sure.

Les risques liés au transfère libre

sont les plus élevé compte tenu
Risques liés à l’opération du manque de traçabilité, mais il
reste le plus rapide par ces modes.

La Remdoc est juste au milieu, ou

on constate que les frais ne sont
Rapidité de l’opération pas trop importants et le risque
n’est pas trop élevé vue qu’une
traçabilité entre banque existe.

TFL : LE PAIEMENT N’intervient pas si le Document douanier exemplaire banque n’est pas réceptionné Au niveau de la banque.
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Préalable :

En générale, une opération d’importation passe par les étapes ci-dessous :

 La pré-domiciliation
 L’ouverture
 La domiciliation des documents
 Le paiement

Cependant, pour l’ouverture, celle-ci concernes que les crédits documentaires et non pas les
autres crédits.

La Pré-domiciliation

Son but serait d’informer la banque à l’avance de l’opération d’importation via la plateforme
mise en place pour chaque banque, et d’attendre son accord pour entamer l’expédition.
Sans l’accord, le reste des opérations ne peuvent être faites.

L’ouverture

Cette étape ne concerne que les crédits documentaires. Elle peut être traduite par la
transmission d’un ordre à notre banque pour qu’elle procède à l’ouverture de la LC selon les
termes entendus avec le fournisseur.

Une fois les différents formulaires remplis et transmis à notre banque, celle-ci procède à
l’émission d’un SWIFT d’ouverture qui peut être directement transmis à la banque de notre
fournisseur, ou dans le cas contraire serra transmis à une autre banque qui fera la liaison entre
les deux banques.

La domiciliation

Cette étape consiste en la transmission des documents transmis par le fournisseur a la banque
afin de transférer la propriété au nom de notre société et d’apposer son cachet sur

- La Facture
- Le Document de transport :
o Dans le cas d’un BL (expédition maritime) : elle appose son cachet ainsi que le
cachet de domiciliation
o Dans le cas d’une LTA (expédition aérienne) : elle établit un bon de cession
bancaire au profit de notre société

Le paiement

Il intervient une fois que la date de paiement est arrivée à son terme. On peut distinguer deux
cas :
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1er Cas : Crédit documentaire

La Banque ayant garantie le paiement, elle procède au paiement automatiquement, sans

avoir à lui donner l’ordre sans présenter des documents justificatif et sans disposer de fonds.

2ème cas : Remise Documentaire et Transfère Libre

Pour ce mode de paiement, et vue qu’il n y a pas de garantie de paiement, la banque a

besoin qu’on lui présente les documents suivant :

- D10 : Document douanier prouvant le dédouanement de la marchandise

- Copie de la facture domiciliée : Une copie de la facture ayant le cachet de
domiciliation afin de justifier notre paiement
- Document de transport : Document prouvant que la marchandise a bien été envoyée
à destination de l’Algérie et à notre nom.
- Ordre de transfère : Un formulaire propre à chaque banque, dont tous les champs
doivent être remplis, qui donne l’ordre a la banque de procéder au paiement.

!!! REMARQUE !!!

Pour le cas des remises documentaires et transfère libre ayant dépassé une date de 360J date
de dédouanement (D10). Un traitement spécial doit être fait, qui nécessite d’obtenir l’accord
de la banque d’Algérie pour procéder aux paiements.

Pour cela, la liste des documents ci-dessous doivent être présentés la banque afin qu’elle
puisse a son tours présenter le dossier a la Banque d’Algérie (BA).

Les documents à présenter sont les suivants :

- Copie Facture domicilié

- Copie BL / LTA (document de transport)
- Copie D10 (document douanier)
- Copie facture magasinage du dossier (Frais d’entreposage au niveau du port)
- Un courrier du fournisseur nous relançant quant au paiement (il accord le paiement en
retard)
- Un courrier établis par AMIMER ENERGIE expliquant le retard du paiement
- L’ordre de transfère signé
- Copie du statut de la société (AMIMER ENERGIE dans notre cas)
- Copie du Registre de Commerce de la société (AMIMER ENERGIE dans notre cas)
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Traitement des opérations

Pour la présentation du dossier d’ouverture ou de domiciliation, les documents ci-dessous

doivent vous être présentés pour pouvoir commencer le traitement.

Crédit documentaire Remise documentaire Transfère libre

 Formulaire de transmission
de dossier import
 Facture proformat
 Bon de commande
 Copie de l’imputation
budgétaire
 Formulaire de transmission
de dossier import
 Facture définitive
 Bon de commande
 Copie de l’imputation
budgétaire
 Formulaire de transmission
de dossier import
 Facture définitive
 Bon de commande
 Copie de l’imputation
budgétaire

Ci-après le scan du dossier qui vous sera présenté par le service approvisionnement.

Exemple de documents intrants

Formulaire de transmission de dossier import

L’ensemble des
informations
doivent être remplis.
Il faudra faire plus
attention aux
donnés dans le
Les données du
carré rouge, qui
tableau, reprenne
sont des données
le chemin de
qu’on ne peut
transmission des
trouver sur les
documents (Canal
factures proformat.
bancaire/courrier
express) il faudra
faire attention à
cette partie qui est
très importantes
pour le délai de
dédouanement.

Le document doit
être original et signé
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Facture proformat

La facture proformat doit reprendre les données ci-dessous, dans le cas contraire, celle-ci peut
être rejetée par la banque.

Check liste, mentions obligatoire sur la facture proformat pour domiciliation/ouverture

La Devise
La Description  et l'origine de la Marchandise
Le Mode et délai de paiement.
L'Incoterm
Le Montant global et le prix unitaire.
La Mention « Facture Proforma » « devis » pour les lettres de crédit.
La Référence de la Facture Proforma (Numéro) 
La Date.
Le Nom et l'adresse du fournisseur.
Le Nom et l'adresse du client (Amimer).
Montant du fret séparé du montant de la facture.
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!!! REMARQUE !!!

Toutes les vérifications doivent être faites au préalable avant d’entamer la procédure
d’ouverture ou de domiciliation.

Le bon de commande doit être présenté avec le dossier, les informations redondantes
doivent être IDENTIQUES !

Exemples de documents sortants

Demande de domiciliation

Informations
relatives à
AMIMER
ENERGIE

Informations
relatives au
fournisseur et
à la
marchandise
importée
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Demande d’ouverture (Crédit documentaire uniquement)

C’est un document sur 03 pages généralement, propres à chaque banque et reprend les
données qui seront utilisé pour l’émission du SWIFT au profit du fournisseur.

Informations
relatives à
AMIMER
ENERGIE

Reprend les
données du
fournisseur,
Nom, Adresse et
sa banque.

Types de la LC
Montant
Devises
Validité de la LC
Date
d’expédition

Modalité de
paiement
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Natures de la
marchandise
importé doit
être identique
à) celui de la
Cette partie demande de
reprend les domiciliation
conditions
d’expédition

Cette partie
reprend les
documents qui
doivent nous
être transmis et
le type de
transmission

Cette partie
concerne le
paiement des
frais engendré
par la LC
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Données
d’AMIMER
ENERGIE, fixe
et ne change
pas

Données
relative à
l’opération
d’importation

L’engagement est utilisé par certaines banques pour la pré-domiciliation, mais n’est pas
exigé par toutes les banques.

Cet engagement est un engagement de non revente en l’état. L’engagement ne concerne

donc que l’importation de marchandises destinées à l’exploitation de l’entreprise.

Pour les entreprises marchandises destiné à la revente en l’état, une taxe à payer doit être
régler au préalable au niveau des impôts qui représente 0,3% du montant de l’affaire.
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La synthèse ci-après récapitule les documents qui doivent être transmis.

Crédit documentaire Remise documentaire Transfère libre

Pré-domiciliation Pré-domiciliation Pré-domiciliation

- Facture proformat - Facture proformat - Facture proformat

- Engagement de non - Engagement de non - Engagement de non
revente en l’état revente en l’état revente en l’état

Ouverture Ouverture Ouverture

- Facture proformat Il n y a pas d’ouverture pour Il n y a pas d’ouverture pour

- Engagement de non ce mode de paiement ce mode de paiement
revente en l’état
- Demande de
domiciliation
- Demande d’ouverture

Levée de réserve Domiciliation Domiciliation

- Facture original - Facture original - Facture original

- Document de transport - Document de transport - Document de transport
original original original
- Courrier Levée de réserve - Demande de - Demande de
domiciliation domiciliation
- Engagement de non - Engagement de non
revente en l’état revente en l’état
-
Paiement Paiement Paiement

L’opération est débité - D10 - D10

automatiquement de nos
compte à l’arrivé de la date
d’échéance. Aucun
document n’est nécessaire
pour le paiement.
- Ordre de transfère - Ordre de transfère
- Facture de magasinage - Facture de magasinage
- Copie Facture domicilié - Copie Facture domicilié
- Copie BL ou LTA - Copie BL ou LTA
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Suivi des opérations

Pour chaque étape du processus, les informations relatives aux opérations doivent être
renseignées, dans leurs fichiers de suivi, et se font comme suit :

Crédit documentaire (Credoc/LC) :

Le fichier de partage « DATA LC.xls » est mis à disposition des finances pour la mise à jour des
donnés et la consultation de cette dernière.

Une fois accédé au fichier, il faudra renseigner toutes les données et ne laisser aucun vide,
étant donné que chaque case est liée à une formule globale.

Compte : N° de compte de la domiciliation

Traitement : Ouverte = Traité / En cours d’ouverture = En cours
Ouv. Réel/Prev : Si elle est ouverte = Réelle / Non ouverte = Prévisionnel
Fournisseur : Nom du fournisseur
Date demande : Relative à la réception de la demande d’ouverture au niveau de la DFC
Date prédom : La date correspondante a la transmission de la prédom à la banque
Date ouverture : La date ou le SWIFT a été émis de notre banque (Ouverture de la LC)
N° LC : Reprend le numéro du crédit documentaire
Type : Reprend la nature du moyen de paiement
Entité : Reprend l’entité ayant fait passé la commande « Se référé au bon de
commande/Formulaire de transmission »
Projet / client : reprend la destination de la marchandise importée « Dans le cas d’APS, elle
reprend le projet de destination. Dans le cas d’APG, elle reprend la mention
conventionnelle si le projet n’est pas mentionné sur la demande ou le bon de
commande »
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Montant devise : Montant de l’ouverture de la LC

Devise : Reprend la devise de la LC.
Taux de change : Le taux de change relatif à la devise
Provision : Le montant que la banque à provisionner pour l’ouverture de la LC il peut aller de
0% à 110%.
Nb expédition : L’envoi de la marchandise de la LC peut être fait sur plusieurs expédition partiel,
d’où le rajout de cette cellule.
A chaque expédition, une nouvelle case est rajoutée dont les informations avant
cette case vont être dupliqué. Elle devra reprend le numéro de l’expédition, le
montant de l’expédition prend la différence entre le montant de la LC et le montant
expédié.
Expédition Réelle/Prévisionnelle : Cette case permet de connaitre la date d’échéance exact
d’une expédition, si cette date est réelle, la date d’échéance est réelle. Si cette
date est en prévisionnelle, cela implique que la date d’échéance reste du
prévisionnelle.
Date d’expédition : Elle reprend la date du document de transport, elle nous permet de
déterminer la date d’échéance, dans le cas où l’expédition a été faite.
Dans le cas contraire, elle reprend celle du message SWIFT, afin d’avoir des
échéances prévisionnelles et pouvoir faire nos prévisions.
Montant d’expédition : Reprend le montant de l’expédition faite par le fournisseur, dans le cas
où celui-ci a procédé à l’expédition. Dans le cas contraire il reprend le montant de
la LC.
Taux de change : le taux de change actualisé.
Expédition DZD : Montant de l’échéance prévisionnel en dinars.
Ref O/N : Oui = Refinancement de la LC effectué – Non = Refinancement non encore fait.
Ech Refinancement : Reprend la date de la tombé d’échéance du refinancement qui est
généralement de 120J après la date de déblocage du prêt.

Remise documentaire :
Pour le suivi des remises documentaire et transfère libre, le fichier dans le dossier de partage
« Remdoc.xls », est spécialement fait pour cela.
Pour leurs suivis, nous avons besoins que des informations ci-dessous :

Banque de domiciliation : Reprend la banque par laquelle nous sommes passés pour la
domiciliation de l’opération
Fournisseur : Nom du fournisseur
Montant devise : Montant de la remises documentaire ou transfère libre
Devises : Devises utilisé par le fournisseur
Date d’échéance : Date de l’échéance de la remise documentaire
Situation : Oui = Si le règlement a été effectuée – Non = Si le règlement n’a pas été effectuée
 Procédures Finance

Code procédure : Version : Date : Page :

Fin/2018/001 1 22/01/2018 52 sur 12

Rédacteur Vérificateur Approbateur

Nom : SI CHAIB Nom : Nom :
Prénom : CHIHEB Prénom : Prénom :
Fonction : Responsable Fonction : Fonction :
Financier Visa Visa