DEUXIEME PARTIE 

: MISE EN ŒUVRE DU TRAITEMENT COMPTABLE DES FACTURES FOURNISSEURS

Cette partie nous permet de mettre en évidence une introspection du processus de traitement des
factures d’où découlera certainement une observation critique suivie des suggestions susceptibles de
faire face aux limites identifiées dans cette structure. Notre travail sera subdivisé en deux chapitres
notamment : la pratique du traitement des factures et par la suite les limites et suggestions.
CHAPITRE III : TRAITEMENT COMPTABLE DES FACTURES FOURNISSEURS

Le service comptable réalise ses opérations selon un processus bien élaboré ; il est subdivisé en
plusieurs bureaux ayant des rôles bien déterminés. Il conviendra de subdiviser ce chapitre en deux
sections dont la première portera sur la procédure administrative des factures et la seconde sur
l’aspect comptable du traitement des factures fournisseurs.

SECTION 1 : ASPECT CONCEPTUEL SUR LA FACTURATION ET SON TRAITEMENT COMPTABLE

I. GENERALITES SUR LA FACTURATION

La facturation est à la vue des constats effectués dans les entreprises, un facteur très important pour
la vie de l’entreprise. Il sera donc question dans cette section de définir la facture proprement dite et
de donner son importance dans l’entreprise.

1. DEFINITION ET IMPORTANCE DE LA FACTURATION DANS UNE ENTREPRISE

Dans une entreprise, une facture est un document de comptabilité générale qui atteste l’achat ou la
vente d’un bien ou d’un service, confirmant ainsi la créance d’un créancier envers un débiteur.
Autrement dit, de la dette d’un client envers un fournisseur.

La facturation est au cœur de la gestion de l’entreprise. C’est un outil de gestion et de suivi ; un outil
de trésorerie et de gestion commerciale.

- La facturation : un outil de gestion et de suivi

La facturation est un enregistrement qui permet à l’administration fiscale d’établir un suivi des flux
financiers et permettre le contrôle de la bonne application de la bonne application de la
réglementation, notamment fiscale, qui règlemente l’émission des factures. En effet, les
redressements sur contrôles fiscaux sont de plus en plus motivés sur des absences de respect de
forme. Il en est ainsi des mentions obligatoires sur les factures de ventes. Ces anomalies sont
d’autant plus faciles à détecter par l’administration fiscale qu’elles se combinent à l’analyse des
données pour traquer la moindre erreur ou émission. L’analyse des entêtes des factures et des
lignes des factures est simple à mettre en œuvre pour le contrôleur et terriblement redoutable pour
les finances de l’entreprise ; chaque anomalie étant aisée à mettre en évidence, chacune donnant
lieu à des sanctions diverses.
Une facture est un outil de gestion interne de l’entreprise, lié au tableau de bord. C’est un flux
monétaire qui permet le suivi des commandes, un tri des clients, et surtout une traçabilité sur les
ventes. Par ailleurs, une facture a les caractéristiques qui permettent de mettre en place un suivi
nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.

A ce titre, le traitement de la facture doit être rapide, efficace, fiable, régulier et précis. Sinon les
clients peuvent profiter de potentielles failles, et il peut y avoir des pertes. Cela joue un rôle
prépondérant dans le maintien d’une tresorerie saine. C’est aussi un outil de gestion concernant les
entrées et les sorties des stocks (fréquences, quantité…). Une facture divulgue une information
concernant l’état des stocks.

- La facturation : un outil de tresorerie et de gestion commerciale

La comptabilité d’une entreprise est obligatoire (sauf cas particulier), en comptabilité, une facture
enregistre l’existance d’une créance et d’une échéance. Elle doit être enregistrée au jour le jour. On
peut ajouter que l’enregistrement à un effet important sur le besoin en fonds de roulement et sur la
trésorerie. C’est une piéce essentielle par laquelle le fournisseur établi une créance vis-à-vis d’un
client, en vue de déclencher le paiement d’une dette. Son objectif premier d’assurer le paiement de
la dette du client à l’échéance ou avant. En officialisant la naissance d’une dette, la facturation joue
un rôle prépondérant dans l’activité de l’entreprise à savoir :

 Elle instaure dans une entreprise le suivi des paiements

 Elle enregistre l’activité de l’entreprise
 Elle influence la bonne gestion de l’entreprise

En plus d’être un outil interne, une facture est aussi un outil de gestion commerciale, qui permet la
relance, le tri, la fidélisation des clients. Les factures peuvent en effet être stockées dans une base de
données ou n système d’information inépuisable sur la clientèle et sur le niveau d’activité.

2. LES DIFFERENTS TYPES DE FACTURES ET LES MENTIONS OBLIGATOIRES

Dans la facturation, il existe plusieurs types de factures à savoir :

- La facture proforma

La facture proforma est une facture qui est donnée à un potentiel client qui a émis le souhait
d’effectuer un achat chez un fournisseur donnée. Cette facture est encore appelée quotation. Elle
doit comporter les éléments suivants :

 Le nom du potentiel client

 Le nom du fournisseur
 La désignation du produit ou du service à vendre
 Son prix (hors taxe, et toutes taxes comprises) et sa devise
 Les délais de livraison
 Le mode de paiement

Ce document donne une idée au client sur le produit ou le service et lui permet permet de prendre
une décision sur son achat.
Une fois que le client est d’accord avec les termes et les conditions de la vente et effectue l’achat, le
fournisseur matérialise cet acte par la confection d’une autre facture dite véritable : on parle alors de
la facture doit.

- La facture doit

Cette facture contient généralement les mentions suivantes :

 Les noms des parties et leurs adresses complètes

 La désignation du produit ou du service rendu
 Les quantités des biens ou service vendus
 Le montant de la marchandise vendu ou du service rendu (hors taxe, et toutes taxes
comprises) et sa devise
 Les conditions de l’escompte (si existant)
 Le délai, condition et mode de paiement
 Les pénalités exigibles en cas de non-paiement
 Le cachet et la signature

Par ailleurs, le code général des impôts oblige également à ce qu’apparaissent les données
suivantes :

 La facture doit mentionner le NUI

 Le numéro de facture unique qui doit être basé sur une série chronologique et continue
 Si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, la mention « TVA non applicable » doit apparaitre.
Dans le cas contraire, la TVA sera applicable à tous les produits et services vendus
 Le montant de la taxe à payer
 Indiquer si le client est adhérant d’un centre de gestion agrée, avec mention « acceptant le
règlement des sommes dues par chèque libellés à son nom en sa qualité de membre d’un
centre de gestion agrée par l’administration fiscale.

- La facture d’avoir

C’est un document commercial qui permet de diminuer la dette du client. Elle est établie à
l’occasion d’un retour de marchandise non conforme après une opération de vente, d’une
réduction financière hors facture ou encore d’une erreur sur la facture, le comptable est tenue
de calculer l’avoir en considérant les mêmes éléments portés sur la facture doit.

Dans le cas de l’oubli de la réduction sur la facture doit, il faut faire un avoir pour réduire le
montant que le client payera. Dans le cas d’une erreur, il vaut mieux faire un avoir pour l’annuler
en totalité, puis faire une autre facture juste. Une facture d’avoir comporte généralement les
mentions suivantes :

 Les noms des parties et leurs adresses complètes

 La désignation du produit ou du service rendu
 Les quantités des biens ou service vendus
 Le montant de la marchandise vendu ou du service rendu (hors taxe, et toutes taxes
comprises) et sa devise
 Les informations sur les moyens qui ont permis le règlement de la facture (chèque, espèce,
virement…)
 Le montant des réductions (hors taxe et toutes taxes comprises)
3. Les modes et les délais de paiements
  Les modes de paiement

Les modes de paiement permettent d’utiliser la monnaie qu’on détient en compte dépôt ou en
espèce pour régler ses dépenses et ses dettes. Les moyens de paiement sont également utilisés pour
des paiements comme des dons, des virements entre comptes d’un même titulaire, ou les chèques
remplis à titre de dépôt de garantie mais non débités.

Dans le cas de notre étude, nous analyserons uniquement l’aspect du règlement de la dépense. En
effet, après l’émission d’une facture, le fournisseur attend le règlement de son client selon les
accords fixés au préalable. A cet effet, on distingue comme moyens de règlement, le règlement par
effet le commerce, le règlement en espèce, par chèque ou par virement :

o Le règlement par effet de commerce tel que la traite (ou lettre de change) et le billet à ordre,
tant instrument de crédit que de paiement : c’est un règlement à l’échéance qui donne au
client la possibilité de payer sa dette en plusieurs parties avec des délais bien précis.
o Le règlement en espèce (ou encore au comptant) : c’est le mode de règlement par lequel le
client réglé sa dette immédiatement par une monnaie physique.
o Le règlement par chèque : c’est le mode de règlement par lequel le client émet un chèque
pour effectuer un paiement.
o Le règlement par virement : c’est le mode de paiement par lequel le client fait passer le
paiement de son compte bancaire au compte bancaire de son fournisseur.

 Les délais de paiement

Le délai de paiement est la date à laquelle le client doit régler son fournisseur après l’achat d’une
marchandise ou d’un service. Le délai de paiement a un impact sur la vente, il est souvent fixé par
accord entre le fournisseur et le client, d’autres fois, il est imposé par l’une des parties. Si les parties
ne fixent pas de délai de paiement, les dus doivent être réglés le trentième jour suivant la date de
réception de la marchandise ou de la prestation de service. Mais le plus souvent, le délai de
paiement est convenu entre les parties.

En cas de non-respect des délais de paiement, des courriers sont tour à tour envoyés au client (retard
de paiement, non-respect des délais de paiement, dernière relance avant mise en demeure). Et si
malgré tous ces courriers, le client ne procède toujours pas au paiement des factures, le dossier est
transmis chez un avocat qui se chargera de permettre au fournisseur d’entrer en possession de son
dû par voie judiciaire.

Tout vendeur de produits ou offreur de services doit informer ses clients de l’éventuel délai de
paiement pratiqué et les pénalités applicables en cas de retard de paiement, le plus souvent dans ses
conditions générales de ventes. Sur cette base, les parties ont une marge de négociation pour fixer la
date effective de paiement qui figurera obligatoirement sur la facture.

4. LES REDUCTIONS ET TAXES APPLICABLES

LES REDUCTIONS APPLICABLES

Une réduction, qu’elle soit financière ou commerciale, est une faveur qu’un fournisseur accorde à
son client à l’occasion par exemple d’un règlement au comptant ou d’une quantité importante. On
distingue à cet effet la réduction financière et la réduction commerciale.

 La réduction financière : l’escompte

Une réduction financière qui est octroyée en échange d’un règlement rapide c’est-à-dire au
comptant.

Dans le cas des réductions financières, le chiffre d’affaire reste élevé mais le bénéfice baisse.
Néanmoins, elle permet à l’entreprise d’avoir des liquidités en permanence et de mettre en
circulation l’argent reçu notamment pour des stocks et/ou développer l’entreprise grâce à un
investissement.

Contrairement aux réductions commerciales, les réductions financières s’enregistrent dans un

compte spécial. Nous pouvons citer comme réduction financière l’escompte.

Un escompte est une réduction financière, figurant sur une facture ou faite à posteriori afin
d’encourager les règlements avant échéance comme les paiements au comptant. On distingue deux
types d’escompte à savoir :

- L’escompte accordé
- L’escompte obtenu

L’escompte accordé est un escompte que les fournisseurs émettent vis à vis de leurs clients.

L’escompte obtenu est un escompte que les clients reçoivent de leurs fournisseurs.

 Les réductions commerciales

La réduction commerciale est une réduction faite sur le prix d’achat ; le fournisseur décide
d’effectuer une diminution du prix d’achat de son client. Cette réduction est calculée sur le montant
brut comptabilisé dans le résultat d’exploitation. La réduction commerciale est directement visible
sur le chiffre d’affaire facturé car il est revu à la baisse. Par ailleurs, cette réduction permet au client
d’être fidèle à son fournisseur à cause de la baisse de prix. On distingue trois types de réductions
commerciales à savoir la remise, le rabais, la ristourne :

- Le rabais
Le rabais est une réduction exceptionnelle du prix de vente accordé au client du fait d’un défaut sur
la qualité du produit ou du service, de non-conformité de la commande aux caractéristiques
prédéfinies ou encore d’un retard de livraison. Il est accordé dans la facturation dans le cas d’une
facture doit et n’apparait pas en comptabilité.

- La remise
La remise est une réduction commerciale habituelle accordée en fonction des quantités
achetées dans le cadre d’une opération proportionnelle ou suivant la qualité du client.
Généralement, ces remises sont accordées aux clients qui achètent des quantités importantes. Plus
la quantité achetée est élevée, plus la remise est élevée (on parle encore d’une économie d’échelle).

- La ristourne
La ristourne est une réduction de prix accordée sur le montant global des ventes faites par un
même client pendant une période déterminée (en général à la fin d’année). Elle se calcule sur le
chiffre d’affaire réalisé avec le client pendant une période retenue.

Les taxes applicables liées à la facture

Sur une facture apparait une taxe qui est imposée dans notre pays qui est appliquée par la DGI à
savoir la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
La TVA de l’entreprise ou du professionnel indépendant qui réalise de maniéré habituelle des
opérations économiques payantes et assujetties à la TVA. Cette taxe est directement facturée aux
clients sur les bines qu’ils consomment et les services qu’ils utilisent.

Il revient aux entreprises habilitées de collecter la TVA sur les opérations imposables et la déclarer.
Toutefois, il existe des personnes physiques et morales qui sont exonérée de cette taxe pour diverses
raisons, à l’instar de la retenue à la source.

La retenue à la source est une technique de prélèvement de l’impôt. Elle est réalisée par un tiers
pour l’Etat, par un tiers payeur tel qu’un employeur (pour les revenus provenant d’une activité
salariale) ou encore une banque (pour les revenus découlant de valeurs mobilières). Elle a en
générale valeur d’acompte sur la somme finale de l’impôt. Elle est donc reversée à l’Etat par
l’émetteur pour le créancier. C’est donc un mode de prélèvement d’impôt. Cette méthode présente
un avantage pour le contribuable.

En effet, il s’agit d’un mode de paiement simple favorisant l’acceptabilité de l’impôt. En outre, il est
aussi problématique par rapport à l’absence de confidentialité (information sur la situation
particulière du contribuable).

En générale, les personnes physiques ou morales exonérées sont des personnes qui reversent leurs
taxes directement à l’Etat ou encore qui effectuent un achat chez un fournisseur non imposable ou
non imposé.

II. TRAITEMENT COMPTABLE DES FACTURES CLIENTS

1. ENREGISTREMENT COMPTABLE DES FACTURES CLIENTS

1.1 DEFINITION ET PROCEDURE D’ENREGISTREMENT

De prime à bord, nous sommes tenu de dire ce qu’est un enregistre comptable. Un

enregistrement comptable des pièces comptables constitue la base de la comptabilité car il alimente
les états financiers. C’est lui qui assure la traduction en terme comptable des opérations affectant le
patrimoine de l’entreprise ou son activité, il ne doit de ce fait jamais être négligé. L’enregistrement
est représenté par une opération manuelle consistant à mouvementer les comptes concernés par les
différentes opérations.

A Bureau Véritas, l’enregistrement comptable des factures de vente génère des écritures qui sont
enregistrées dans un logiciel de comptabilité à savoir SOP et ce dans un document appelé journal.
C’est donc l’accumulation des enregistrements qui va alimenter le bilan et le compte de résultat de
l’entreprise chaque année. Les écritures comptables des factures de ventes s’y font de la manière
suivante dans le journal de vente :

 Editer la date du document

 Editer le libellé des comptes mouvementés
 Editer le libellé de l’opération
 Mentionner les montants au débit et au crédit (les sommes doivent être équilibrées pour
respecter le principe fondamental de la partie double en comptabilité).

Une fois que les écritures sont saisies, nous les validons et les reportons dans le grand livre.
 1) COMPTE INDIVIDUEL « FOURNISSEUR »

Qu’il soit fournisseur local ou étranger, chaque fournisseur a droit à un compte. Les comptes
individuels des fournisseurs se trouvent dans « le grand livre fournisseur ». Le mécanisme est qu’il
faut attribuer un compte à chaque fournisseur.

401111110012 fournisseur local « KALFRELEC »

Date Eléments N° PC Echéances Sommes

Débit Crédit
s

401113110025 fournisseur Etranger « LAONDAWER »

Date Eléments N° PC Echéances Sommes

Débit Crédit
s

2) COMPTE COLLECTIF « FOURNISSEUR »

Le compte collectif « fournisseur » se trouve dans le grand livre fournisseur puis c’est son solde qui va
dans la balance, le bilan et autres. Mais avant tout, il est divisé en deux

40111 fournisseur local

Date Eléments N° PC Echéances Sommes

Débit Crédit
s

40115 fournisseur étranger

Date Eléments N° PC Echéances Sommes

Débit Crédit
s
Compte collectif « fournisseur »

Compte Nom ou raison sociale Sommes Soldes

Débit Crédit Débiteur Créditeur
40111 Fournisseur local
40115 Fournisseur étranger

SECTION 2

1.2 ILLUSTRATION DE L’ENREGISTREMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

Nous illustrons l’enregistrement traditionnel des ventes dans EXCEL bien que ceci soit fait dans le
logiciel SOP

 Enregistrement de la facture « doit » simple

N° de N° de Montant débit Montant crédit

compte compte Intitulé du compte
Débit Crédit

605 Autres charges ……….

401 Fournisseur …………

Achat au fournisseur X

 Enregistrement de la facture « doit » avec TVA

N° de N° de Montant débit Montant crédit

compte compte Intitulé du compte
Débit Crédit

6. Achat ……….

4454 Etat, TVA recp/service ………..

401 Fournisseur …………

 Suivant facture N°

 Enregistrement de la facture « doit » avec escompte

N° de N° de Montant débit Montant crédit

compte compte Intitulé du compte
Débit Crédit

6. Facture N° ……….

401 Fournisseur
………
445… TVA …………

70… Ristourne