Cours P1.

2 – Contrôle des documents commerciaux

Référentiel :

1.2.Contrôle des documents commerciaux

1.2.1. Tenue et suivi des dossiers clients : du contrôle du devis au contrôle de l’encaissement,
1.2.2. Tenue et suivi des dossiers fournisseurs : du contrôle de la commande au contrôle du règlement,
1.2.3. Contrôle des opérations et des traitements dématérialisés,
1.2.4. Conception des procédures d’archivage des documents commerciaux dans le respect des procédures
comptables.

Chapitre 1 – Tenue et suivi des dossiers clients : du contrôle du devis au contrôle de

l’encaissement

A. Réglementation relative à l’établissement des documents commerciaux

Au cours du processus d’achat ou de vente, l’entreprise va établir plusieurs documents (devis, bon de commande, de
livraison, facture…).

Pour la plupart de ces documents, la présentation par l’entreprise est libre.

Par contre en ce qui concerne la facture, son établissement est obligatoire et répond à un certain formalisme. Elle
doit également comporter des mentions obligatoires.

Qui doit délivrer une facture ?

Toute personne qui réalise une activité économique (industrielle, de service ou commerciale).

A quelle date établir la facture ?

Les factures doivent être émises dès la réalisation de la livraison ou la réalisation de la prestation.

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Les fonctions de la facture

 Juridique : constitue la preuve de la marchandise vendue et le droit de créance du vendeur

 Commerciale : détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client
 Comptable : pièce justificative pour l’enregistrement au journal et l’établissement des comptes annuels
 Fiscale : justificatif pour les droits sur la TVA

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B. Documents commerciaux (doit et avoir)

Les factures de doit

La facture est le document comptable qui constate le montant que le client doit à son fournisseur.
Elle est nommée ainsi « doit », car elle génère une dette à la charge du client. Elle constate la créance que le
fournisseur a sur son client.

Elle doit être établie en double exemplaire et conservée pendant 10 ans.

Une facture doit comporter 3 parties obligatoires :

 L’en-tête comprend les coordonnées du client et du fournisseur et les références de la facture
 Le corps permet d’expliquer le calcul du montant total à régler par le client, appelé « net à payer ».
Il doit comporter la nature, le prix unitaire et les quantités du bien livré ou de la prestation.
 Le pied doit indiquer les conditions de règlement.

Les factures d’avoir

La facture d’avoir vient corriger d’éventuelles erreurs relevées sur la facture initiale ou permet de valoriser les
bonnes relations commerciales avec les clients.

Il existe deux types d’avoir :

 L’avoir commercial ou avoir sur stock : il est établi lorsqu’il a retour de produits en raison d’une erreur
sur la quantité, sur la référence ou lors de la déconsignation d’emballage.
 L’avoir financier : il est établi dans le cas où l’entreprise accorde à son client une réduction a posteriori
ou lorsqu’il y a une erreur sur le prix d’un produit ou d’une remise accordée.

Toutes les mentions vues précédemment doivent être portées sur la facture d’avoir avec, en plus :
 Mention « AVOIR »
 Montant HT des réductions consenties au client
 Le montant de la TVA
 Le « Net à recevoir » ou le « Net à votre crédit » à la place du « Net à payer ».

L’avoir peut faire l’objet d’un remboursement, mais généralement, il vient en déduction d’une prochaine facture de
doit.

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C. Clauses contractuelles dans les relations commerciales

Le processus de vente se décompose en plusieurs étapes :

 la demande de devis,
 le devis,
 la commande,
 le bon de livraison,
 la facturation,
 éventuellement un avoir et le règlement.

Parmi ces étapes, la production de la prestation/du bien, la facturation et le règlement sont systématiques et
doivent donc toujours être saisis par l’entreprise.

Le devis est un document sur lequel l’entreprise propose une estimation du prix de la prestation demandée par un
client. Il n'est pas obligatoire pour le client qui est en droit de le refuser.

En revanche dès lors que le devis est signé par les deux parties, il prend valeur de contrat. Quand le client le renvoie
signé avec la mention « bon pour accord », il tient lieu de bon de commande : le client a exprimé son consentement
et le processus de vente commence. Les deux parties sont donc engagées l'une envers l'autre, de remplir les
conditions du devis.

Dans le cas où l'entrepreneur doit réaliser des prestations non prévues dans le devis, il doit établir un avenant et
faire signer le document à son client. À défaut d'avenant, le client est en droit de refuser le paiement de ces
prestations.

Le bon de commande est un document adressé à l'acheteur par le vendeur afin de concrétiser une commande. Il est
un récapitulatif des achats du consommateur et informe des différents modes de règlement. Il constitue un
engagement juridique et financier pour l'entreprise.

Le bon de livraison officialise la délivrance par l'entreprise de la marchandise à l'acheteur. Il est remis au moment de
la livraison, et permet d'observer la traçabilité du produit. On demande généralement à l'acheteur de le signer
comme preuve de réception de l'objet. Il arrive que la facture fasse office de bon de livraison.

La facture est le document attestant de l'achat ou de la vente de biens. C'est un document comptable par lequel on
établit une créance. Elle comprend les conditions de règlements, et comporte des mentions obligatoires.

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Le processus d’achat est similaire que le processus de vente. La principale différence réside dans le nom des
documents : le bon de livraison devient le bon de réception.

Le contrat de vente

La vente est une convention par laquelle le vendeur s’engage à livrer une chose et l’acheteur à la payer.

La vente est commerciale lorsqu’elle est conclue par une personne qui a le statut de commerçant, et qui agit dans
son activité commerciale.

Les caractéristiques du contrat de vente commerciale

 Le bien doit exister

 Le prix doit être réel, sérieux, fixé à la conclusion du contrat ou plus tard si la vente s’étale dans le temps
 Les conditions générales de vente doivent figurer au contrat

Le contrat de vente a pour effet de transférer la propriété du bien du vendeur à l’acheteur ainsi que les risques
(destruction…) dès l’accord des parties, sauf si les contractants ont inséré des clauses contractuelles :

o Clause de réserve de propriété : le transfert de propriété devient effectif lors du paiement

effectif du prix.
o Clause de transfert des risques : le vendeur assume les risques jusqu’à la livraison.

Les obligations des parties au contrat

Lorsqu’il y a un accord de volonté entre l’acheteur et le vendeur, un contrat de vente écrit est signé. Lorsque ce n’est
pas le cas, ce sont les conditions générales de vente (CGV) rédigées par le vendeur qui s’appliqueront, et c’est le bon
de commande qui finalise la vente.

En règle générale, les CGV sont imprimées au verso des documents commerciaux.

Les clauses des conditions générales de vente Les CGV ne sont pas obligatoires mais recommandées.

Les clauses qui reviennent sont :

 Les conditions de vente : désignation des produits

 Le barème des prix unitaires
 Les réductions de prix : remise, rabais et ristourne
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 Les conditions de règlement : délais de paiement, conditions d’escompte, pénalités de retard et indemnités
de recouvrement ;
 La communication et l’opposabilité des conditions de vente : l’entreprise doit informer les clients, à leur
demande, des CGV et doit apporter, en cas de litige, la preuve que l’acheteur en a eu connaissance.

D. Contrôle interne appliqué aux documents commerciaux

Le contrôle des factures est important car ce sont des pièces justificatives.

Il faut notamment contrôler :

 Pour une vente : la cohérence entre le bon de livraison et la facture de vente

 Pour un achat : la cohérence entre le bon de réception et la facture d’achat.

Il faut vérifier les quantités commandées et quantités facturées, les conditions accordées au client ou par le
fournisseur, le versement d’un éventuel acompte…

La démarche du contrôle interne

 Afin d’être exhaustif, les bons de livraison, les bons de réception, les factures et les avoirs doivent être
numérotés chronologiquement.
 Afin de conserver des gardes fous dans un processus de vente ou d’achat, il faut mettre en place des
procédures d’autorisation (en cas de demande d’achat important, de règlement…).
 Afin d’éviter les fraudes, les fonctions suivantes doivent être, dans la mesure du possible, séparées
(commande, livraison, facturation, suivi des encaissements et comptabilisation). Plus particulièrement,
les fonctions facturation et comptabilisation doivent être séparées et confiées à des personnes
différentes.

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 Afin d’éviter de refaire le même traitement, il convient d’apposer le tampon « contrôlé » sur les
documents commerciaux.

Le responsable administratif (parfois aidé par l’expert-comptable) doit mettre en place ce type de contrôles.

E. Réductions commerciales et financières

Il existe 3 réductions commerciales :

 La remise est une réduction pratiquée sur le prix de vente habituel en considération de l’importance de la
vente ou de certaines caractéristiques du client (profession, fidélité…).

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 Le rabais est une réduction accordée à caractère exceptionnel au client permettant de tenir compte d’un
défaut des produits (de qualité ou de conformité à la commande) ou d’un retard dans la livraison.
 La ristourne est une réduction accordée périodiquement au client lorsque ce dernier commande
régulièrement auprès de l’entreprise. Elle est généralement calculée par tranches successives et à des taux
progressifs. Elle fait l’objet d’une facture d’avoir.

Remarque importante : il ne faut jamais enregistrer les réductions commerciales issues des factures de Doit.
Il faut enregistrer directement le net commercial.

Si une facture de doit comporte plusieurs réductions commerciales (remises et rabais), cellesci se calculent « en
cascade », c’est-à-dire les unes après les autres (en commençant par les remises).
Le montant brut après réductions commerciales se nomme le net commercial.

Le fournisseur peut également accorder au client une réduction financière appelée « escompte ». Il s’agit d’une
diminution de prix permettant de tenir compte d’un paiement au comptant ou anticipé (par rapport aux conditions
contractuelles ou générales de vente).
L’escompte (lui aussi normalement exprimé par un pourcentage) se calcule sur le net commercial duquel il est
soustrait pour obtenir le net financier.
Elle est enregistrée en comptabilité en charge financière pour le fournisseur (compte 665 – Escomptes accordés - du
PCG) et en produit financier pour le client (compte 765 – Escomptes obtenus – du PCG).

Le fournisseur peut accorder un escompte conditionnel sur la facture de Doit pour inciter son client à régler
rapidement.

F. Avances et acomptes

Il s’agit d’une partie du règlement versé par le client avant la livraison de sa commande.

L’avance peut être demandée par le fournisseur avant de commencer l’exécution de la commande.

L’acompte est versé au fur et à mesure de l’avancement de l’exécution de la commande.

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Les avances et acomptes ne donnent pas lieu à l’émission d’une facture.
Ils apparaissent en déduction du montant total de la facture de Doit.

Dans la comptabilité du fournisseur, l’avance ou l’acompte est enregistré dans le compte 4191 – Avances et
acomptes reçus sur commandes.
Dans la comptabilité du client professionnel, l’avance ou l’acompte est enregistré dans le compte 4091 – Avances et
acomptes versés sur commandes.

G. Frais accessoires

Les frais de transport apparaissent sur la facture pour un montant HT et sont comptabilisés dans un compte distinct
(sauf pour les acquisitions d’immobilisations, auquel cas, il doit être intégré dans le coût d’acquisition).

Le transport peut être effectué :

 par un sous-traitant
 par le vendeur lui-même

Les produits livrés aux clients dans des emballages qui sont soit :

 perdus : cartons, bouteilles… leur valeur est intégrée dans le prix des produits vendus
 récupérables : fûts, caisses…

Le client doit retourner les emballages qui sont consignés dans le compte créditeur 4196 – Clients – Dettes pour
emballages et matériels consignés.

Dit autrement, la somme inscrite dans ce compte correspond à la valeur de l’emballage, payé par le client, mais que
le vendeur devra rendre lorsque le client rapportera l’emballage.
Normalement, le montant de l’emballage n’est pas soumis à TVA car il n’y a pas de vente, c’est un simple dépôt de
garantie du client qu’il faut restituer lors de la déconsignation

H. Exigibilité de la TVA et incidence sur les enregistrements comptables

L’exigibilité de la TVA est le droit, pour le Trésor Public, d’obtenir le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
collectée auprès du client.
Normalement, cette exigibilité apparait à la livraison du bien chez le client.
Dans les faits, cette date d’exigibilité correspond à la date de facturation, notamment pour la livraison de biens (TVA
sur les débits).

Plusieurs taux possibles :

 Le taux normal de 20% applicable sur tous les produits
 Le taux intermédiaire de 10% sur certains services comme la restauration, le transport de voyageurs…
 Le taux réduit de 5.5% sur des produits de première nécessité
 Le taux super réduit comme pour les médicaments.

La TVA sur les débits

Elle concerne principalement les entreprises de ventes de biens (téléviseurs…).

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 Cours P1.2 – Contrôle des documents commerciaux
Le principe est simple, dès qu’une facture est émise, la TVA collectée devient exigible.
La TVA est exigible immédiatement, dès que la facture est émise, c’est-à-dire qu’on doit reverser le montant à l’état
dès réception de la facture sans attendre le règlement de la facture (on fera une déclaration dans le mois).

Elle est réglée le mois suivant par le vendeur sans attendre le paiement de la facture TTC par le client.
L’inconvénient principal est bien évidemment que le vendeur reverse au Trésor Public de la TVA collectée sur le
client alors que ce dernier n’a parfois pas encore payé (lorsqu’il bénéficie d’un délai de paiement important).

La TVA sur les encaissements

Elle concerne les entreprises de prestations de services.

Dans ce cas, la TVA est exigible à la date du paiement (qu’ils aient lieu avant ou après l’envoi de la facture) de la
facture par le client (à l’encaissement).

Attention : les acomptes sont soumis à TVA (puisqu’il y a encaissement).

Régime optionnel : l’option pour les débits, normalement réservée aux entreprises qui vendent des biens, peut être
demandée par les sociétés de services.
Ces dernières devront obligatoirement inscrire sur leurs factures la mention « TVA acquittée d’après les débits ».
Les prestataires de services ont intérêt à choisir cette option lorsque les clients paient au comptant.

Le calcul de la TVA

La TVA est un impôt indirect et proportionnel sur la consommation finale frappant la très large majorité des biens et
des services.
En matière de TVA, les entreprises ne jouent donc qu’un rôle de percepteur d’impôt.

Ainsi, à chaque vente, l’entreprise collecte de la TVA pour le compte de l’État et devra lui reverser le montant en
question.
La TVA est calculée en appliquant un taux au montant net HT (certaines activités ne sont pas soumises à la TVA
(assurance notamment)).

I. Règles applicables en fonction du choix du régime de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et
d’option de TVA

Les régimes d’imposition à la TVA conditionnent les modalités pratiques de la déclaration et du paiement de la TVA.

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Il existe plusieurs types de régimes : le réel normal, le réel simplifié, la franchise en base de TVA.

Le choix de l’un de ces régimes dépend de plusieurs critères : le montant du CA HT, le type d’activité ou encore le
statut juridique.

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