Chapitre 2.

La fonction approvisionnement
Leçon 01. La gestion des achats

I. Définition de la fonction approvisionnement

« La fonction approvisionnement comprend l’ensemble des opérations par lesquelles sont
mis à la disposition de l’entreprise tous les produits et services dont elle a besoin et qu’elle
doit se procurer à l’extérieur ».

II. Les objectifs de la fonction approvisionnement

Les objectifs du service approvisionnements sont :

 Fournir les quantités nécessaires de matières pour la production, tout en évitant

toute pénurie provoquant un arrêt ou ralentissement de la fabrication et en évitant
le sur stockage qui entraînerait des coûts supplémentaires ;

 Connaître la fiabilité (qualité) de ces matières ;

 Obtenir la quantité et la qualité dans les délais voulus et au prix minimum.

III. La gestion des achats

La procédure d’achat est généralement simple mais longue. Elle est composée de plusieurs
étapes et fait intervenir différents acteurs allant du service utilisateur jusqu’au fournisseur.

 L’expression des besoins

Elle est matérialisée par une demande d’achat qui doit parvenir au service achat.

 Evaluation et sélection des fournisseurs

Cas d’un seul fournisseur : La négociation

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La négociation est engagée entre l’acheteur et le fournisseur afin de s’entendre sur le prix
ainsi que les autres conditions d’achat tels que : la qualité, le délai, les remises, les
conditions de transport…

Cas de plusieurs fournisseurs

Quand il s’agit de choisir parmi plusieurs fournisseurs, le service achat fixe les critères de
choix ainsi que leur degré d’importance dans la sélection.

Pour faciliter la sélection, on calculera pour chaque fournisseur une valeur en mesure de
refléter l’ensemble de sa situation et de prendre en considération tous les éléments de
l’offre.

La sélection des fournisseurs aura lieu à travers le calcul du prix pondéré de l’offre présentée
par chaque fournisseur et l’établissement d’une grille de comparaison.

 La passation de la commande
Après avoir choisi le fournisseur, le service achat doit passer à l’étape de la commande des
articles. La passation de la commande donne toujours lieu à un contrat qui lie et sauvegarde
les intérêts du fournisseur et de l’acheteur. Ce contrat est appelé « bon de commande ».

 Le suivi de la commande

Le service achat doit périodiquement contacter le fournisseur afin de s’assurer que la

marchandise sera livrée conformément aux délais fixés dans le bon de commande.

 La réception

Cette étape consiste à vérifier si la marchandise reçue est conforme quantitativement et

qualitativement aux désignations du bon de commande. A la réception, il faut signer un bon
de réception /ou livraison où il est enregistré les résultats de ce contrôle.

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  La facturation
C’est un écrit obligatoire établi entre le vendeur et l’acheteur, c’est une pièce justificative
dressée par le commerçant vendeur pour illustrer les conditions auxquelles il a vendu les
biens et services au client. Il y a deux types de factures.

La facture « doit »
Définition

Une facture de doit est une facture qui mentionne en générale le montant que le client doit
au fournisseur, c'est-à-dire la créance du vendeur sur l’acheteur après une opération de
vente.

La facture « avoir »

Définition

Dans le cas où le client retournerait au fournisseur une partie ou l’ensemble de

marchandise non conforme avec la commande, le fournisseur doit adresser à son client une
nouvelle facture appelée facture « avoir » ou note de crédit.

Traitements comptables de la facture

 Chez l’acheteur le montant des achats est enregistré, pour le montant net
commercial, au crédit du compte 60.Achats

 Chez le fournisseur (vendeur) les ventes sont enregistrées pour le montant net
commercial HT au crédit du compte 70.Ventes

 Chez l’acheteur la TVA récupérable est enregistré au débit du compte 4366. Taxes
sur le chiffre d'affaires déductibles.

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 Chez le vendeur la TVA étant facturée aux clients est enregistrée au crédit du
compte 4367. Taxes sur le chiffre d'affaires collectées par l'entreprise.

 L’escompte est comptabilisé chez le vendeur au débit du compte 65. Charges

financières, et chez le client l’escompte est enregistré au crédit du compte
75.produits financiers.

 Les transports s’ils sont à la charge du vendeur ils sont enregistrés au crédit du
compte 624.Transports de biens et transports collectifs du personnel, et s’ils
sont à la charge de l’acheteur ils sont enregistrés au débit du compte
624.Transports de biens et transports collectifs du personnel.