GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET DES

STOCKS

Présenté par M. BANAWAI Popossi-ani

Expert en logistique, transport et commerce international
 PLAN

Définitions
L’ Approvisionnement
Les Achats
Prix et négociation commerciale
Le suivi des approvisionnements
Stocks et gestion des stocks (fera l‘objet
de la 2ème présentation)
INTRODUCTION

La gestion de la chaîne d’approvisionnements a pour objectif l’optimisation

des flux logistiques.
Cette gestion repose sur :
• Des partenariats avec les fournisseurs
• La maîtrise des processus d’approvisionnement
• Le suivi des stocks.
Des achats bien réalisés sont une source importante de rentabilité pour
l’unité commerciale
Une économie sur les coûts d’achat entraîne une amélioration significative
de la marge.
Il est nécessaire de distinguer les achats, des
approvisionnements.
Dans un premier temps, il convient de définir les termes :
- Achats
- Approvisionnements
- Logistique
- Gestion des stocks
DEFINITIONS

Les approvisionnements :
Processus qui permettent la mise à disposition de la marchandise au client
dans les meilleurs conditions.
Ils comprennent :
- La logistique,
- Le calcul des besoins,
- Les émissions des commandes,
- Les réceptions,
- Les procédures de contrôle de la marchandise livrée.
Les Achats :
Acquérir les biens ou services demandés nécessaires au fonctionnement de
l’entreprise.
Dans les quantités voulues,
Dans la qualité souhaitée,
Aux coûts les plus bas,
Dans des délais prévus,
Avec les meilleures conditions de service et de sécurité d’approvisionnement
La gestion des stocks :
Il faut différencier les activités amont et aval :
La gestion des approvisionnements
(amont) : minimiser le coût de détention des stocks, tout en évitant la rupture
La gestion des stocks de produits finis
(aval) permet de livrer le client dans les délais prévus et sans rupture

L’APPROVISIONNEMENT
La mission d’une unité commerciale est de
mettre à disposition des clients des produits : biens et/ou services.
Dans la distribution, cette mission dépend de la capacité de l’unité, ou du réseau,
à acheminer les produits demandés jusqu’au client.
L’unité commerciale est donc considéré comme un maillon de la chaîne
d’approvisionnement du client
1. Objectifs de l’approvisionnement
Disponibilité des produits :
C’est un élément essentiel de la satisfaction et donc de la fidélisation des
clients.
La rupture de stock est un «déni de satisfaction» de l’unité commerciale à
l’égard du client.
Rapidité :
Le client doit disposer rapidement du produit qu’il achète.
Dans le secteur de la VAD, la rapidité de livraison est un argument
commercial essentiel.
Le temps est devenu un enjeu stratégique pour l’unité commerciale.
Qualité :
En effet, certains produits nécessitent des conditions spécifiques de
stockage, de transport et de manutention.
Exemple : chaîne du froid, traçabilité..

Baisse des coûts et compétitivité :

L’optimisation des processus d’approvisionnement permet de faire baisser
les coûts : transport, niveaux de stocks…
La profitabilité et la compétitivité de l’unité commerciale sont ainsi
améliorées.
2. La logistique
Définition :
C’est l’ensemble des activités qui permettent de maîtriser et
d’optimiser les flux physiques afin d’amener un bien en un lieu précis,
en respectant des critères de coût, de temps, de qualité et de sécurité.

La chaîne logistique ou chaîne d’approvisionnement ou Supply Chain :

C’est l’ensemble des activités et des acteurs qui participent au
processus logistique depuis la fabrication du produit, jusqu’à sa
distribution au client final.
Les flux de la chaîne d’approvisionnement
• Flux physiques : livraison, transport
• Flux financiers : paiement, crédits…
• Flux d’informations : commande, devis, bon de livraison…
La chaîne d’approvisionnement

LES ACHATS
1. Types d’achats :
Les achats sont classés suivant leur nature.
2. Etapes du processus d’achat initial :
Recherche des fournisseurs
Plusieurs méthodes :
Le Sourcing : (existe maintenant e-sourcing)
Les appels d’offres : Diffusion d’une offre auprès des fournisseurs potentiels
Les market place : Site spécialisé dans le commerce inter-entreprise. Il met en
relation les fournisseurs et les clients. Exemple : www.agentrics.com

Sélection des fournisseurs

La sélection des fournisseurs vise à garantir sa propre qualité de prestation, au
moindre coût.
• Critères de qualité : produits, services
• Volumes disponibles
• Critères financiers : flexibilité des prix
• Critères logistiques : EDI, proximité, franco, services associés…
Les intervenants
La sélection des fournisseurs est faite à plusieurs niveaux, notamment dans la
grande distribution.
National : centrale d’achat ou de référencement
La centrale d’achat assure 2 fonctions principales :
1. Référencement : rencontre des fournisseurs, sélection des articles,
élaboration des plans d’assortiments
2. Négociation des conditions commerciales :
prix, délais, quantités, budget de
référencement.

Régional :
Regroupement par zone des PDV pour négocier des opérations commerciales et
référencements locaux
Local :
Pour quelques fournisseurs locaux.
Négociation fournisseurs
• Produit :
Capacité du fournisseur à s’adapter aux besoins, réactivité, flexibilité
• Prix :
Prix de départ. Remises, Rabais, Ristournes….
• Délais :
Cadences de livraison, gestion des urgences, ….
• Service après vente :
Maintenance, dépannage, entretien, garantie
• Conditions financières :
Modalités de financement, modalités et délais de règlement, escompte…

• Réapprovisionnement :
Procédures, EDI, passation de commande
manuelle ou automatique….
• Conditions particulières :
Reprise de matériel ancien, reprise des invendus, formation du personnel,
animation des PDV, dynamique commerciale…
• Prestations connexes :
Transport, assurance, fret, produits complémentaires…
3. Etapes du processus d’achat courant :
1. Emission du besoin
2. Passation de la commande
• Le bon de commande : est un contrat de vente, accord par
lequel un vendeur s’engage à délivrer un produit à l’acheteur,
qui s’engage à en payer le prix
• Prestations connexes :
Transport, assurance, fret, produits complémentaires…

3. Suivi de la commande
Le contrôle de la commande s’effectue à l’aide d’un planning de
commandes et de livraisons.
Tout retard entraine soit une relance, soit une annulation de la
commande.
Des pénalités peuvent être appliquées au fournisseur ayant
entrainé des ruptures.
Ces pénalités peuvent aller jusqu’au déréférencement
4. Réception de la livraison
La livraison nécessite 2 étapes (cf. VII Stocks ):
Une première réception pour constater les problèmes éventuels liés au
transporteur.
Elle s’effectue sur la zone de livraison.
Etude du Bon de Livraison : BL
Une seconde réception pour valoriser l’entrée en stock et identifier les
éventuels problèmes liés au fournisseur (écart en quantité, qualité,
défectueux, erreurs de références…). Elle s’effectue sur la zone de
déballage.
Rapprochement entre BL et Bon de commande.

5. Facturation et traitement des litiges

Le service comptable effectue un

rapprochement entre le bon de réception
(marchandise réellement reçue et valorisée)
et la facture fournisseur.
Si tout est en règle, le paiement est déclenché.
Si il y a litige, déclenchement d’avoirs, ou
lettre de réclamation
PRIX ET NEGOCIATION COMMERCIALE

1. Rappels sur le prix

Le prix est l’expression monétaire de la valeur d’un produit.
Il correspond pour le client au sacrifice consenti pour se le procurer.
L’unité commerciale est confronté au problème de fixation de ses prix,
élément de ses revenus (chiffre d’affaires) et de sa rentabilité (marge,
profit).

La fixation du prix du produit s’opère suivant 4 critères :

1. Le coût de revient
• Coût d’achat + coût de distribution
2. La demande
• Calcul du prix d’acceptabilité
• Calcul du coefficient d’élasticité prix/demande
3. La concurrence
• Stratégie de prix d’enseigne, locale…
4. La réglementation
• Respect de la réglementation en vigueur
2. Négociation commerciale

Deux entreprises souhaitent travailler ensemble :

• l'une fournissant des produits (biens ou services) à l'autre,
• moyennant un prix
• et des conditions générales
Il faut tout d'abord démystifier l'acte de négociation :
90% du résultat provient de la préparation et non du face à face
acheteur / vendeur et de ses "techniques" psychologiques

Les étapes clés :

1. Ecriture du cahier des charges
• Quels sont les besoins de l'entreprise : volumes, spécifications
techniques, niveau de service attendu, lieux de livraison, etc. ?
• Cette étape est fondamentale car elle permet d'une part de rationaliser
ce besoin et de mettre tous les acteurs de l'entreprise au diapason, et
d'autre part de s'adresser au marché de façon claire et identique pour
tous.
2. Analyse du marché
• Quels sont les fournisseurs ?
• Dans quels pays sont ils localisés ?
• Quel est leur processus de fabrication ?
• Quels sont les principaux facteurs de coûts ?
• Quel est le rapport entre offre et demande ?
3. Rédaction de l'appel d'offres
4. Dépouillement des offres et analyse des
résultats
5. Analyse des forces/ faiblesses de chacune des parties en présence
6. Sélection short list
7. Discussion (échange d'informations)
8. Négociation (recherche de l'accord)
9. Contractualisation

3. Conditions générales

Les conditions générales établies au

contrat sont un élément essentiel dans la
sélection du fournisseur.
Ce sont elles qui régissent les relations
commerciales entre le fournisseur et son
client.
Elles font l’objet de négociations.
1. Durée de l’accord,
2. Délais de paiement,
3. Engagement sur les quantités achetées,
4. Engagement sur les références travaillées,
5. Conditions de livraison,
6. Barèmes de prix,
7. Modalités de calcul et conditions d’applications des pénalités en cas de retard
de livraison (fournisseur) ou de règlement (client)
8. Remises, rabais, ristournes, leurs montants,
leurs modalités et conditions d’obtention
9. Les escomptes, leurs montants, leurs modalités et conditions d’obtention

4. Modulations tarifaires

Le barème de prix de base fixe les tarifs

accordés au client ou à l’unité commerciale.
Ces barèmes peuvent être adaptés suivant le client, ou le contexte de l’achat.
Les réductions de prix accordés sur le barème sont au nombre 4.
Leurs montants et modalités figurent dans les conditions générales de vente.
LE SUIVI DES APPROVISIONNEMENTS
1. Le suivi des flux d’entrées et de sorties
Les flux entrant/sortant des marchandises représentent quotidiennement
plusieurs milliers d’opérations physiques, qui nécessitent le traitement d’un
grand volume d’information.
Suivi des entrées
- Contrôle de qualité
- Contrôle de quantité
- Détection des anomalies
- Saisie des quantités livrées
- Mise à jour du stock

Suivi du stockage
- Contrôle de qualité
- Contrôle de quantité (inventaire)
- Gestion de la démarque
- Mise à jour du stock
Suivi des sorties
- Sorties en temps réel
- Gestion des livraisons clients
(cas échéant)
- Mise à jour du stock
2. Le suivi des stocks

Les stocks sont nécessaires pour :

- présenter un assortiment attractif
- présenter un assortiment large et profond
- garantir la non rupture des produits de forte saisonnalité
- faire face à l’augmentation des ventes en cas de promotions

Objectifs de la gestion des stocks :

- Eviter la rupture pour garantir au client le meilleur taux de service. La
grande distribution affiche 10 % de rupture permanente.
- Eviter le manque à gagner
- Eviter la détérioration de l’image de marque
- Garantir la fidélisation client au produit et à l’enseigne.
Principales causes de ruptures :
En amont :
• Rupture fournisseur,
• Problème sur la chaîne logistique (transport,
approvisionnement de matière première…)
En interne :
• Réserve insuffisante
• Assortiment inadapté
• Marchandisage de gestion inadapté
• Mauvaise gestion (démarque, commande..)
• Difficulté à gérer les promotions

• Mauvaise prévision des ventes (publicité,

promotions, pics de saisonnalité)
• Mauvaise gestion du réapprovisionnement
Conclusion :
 Fin

feedback/ questions des participants

Présenté par M. BANAWAI Popossi-ani

Expert en logistique, transport et
commerce international

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