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Ce document est un travail dtudiant,
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En consquence croisez vos sources :)





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Procdure de cycle de vente

Ltablissement dune procdure de cycle vente-client rend ncessaire de bien assimiler
limportance du cycle vente-client et davoir une description dveloppe du cycle, afin
dadapter les contrles effectuer et les outils utiliser aux objectifs poursuis.

I-Importance du cycle de vente-clients :

Il est important de souligner cette image de cycle ou de roue qui tourne quand on parle de
vente. Pour s'en convaincre, il suffit de repenser au traitement des objections ou au cycle de la
vie, entre autres.
En effet, La Fonction ventes est une fonction prdominante par rapport aux autres fonctions
internes (achat, paie, trsorerie,).
Intercepte dans un contexte global de l'organisation, la fonction ventes occupe une place
dterminante dans la structure gnrale puisqu'elle traduit tout le processus allant de la
dcouverte dun prospect la conclusion dune affaire. Ceci lui confre un rle moteur dans
le fonctionnement gnral et la bonne continuation de lentreprise.
Les responsabilits des vendeurs / clients consistent essentiellement s'assurer que le produit
et/ou service vendu soit conforme aux exigences spcifies. Ceci dit ils doivent mettre en
applications les actions suivantes :

Dtecter le besoin externe et adapter l'offre la demande ;
Identifier et matriser les risques de vente ;
Fidliser ses clients ;
Etablir de bonnes relations avec les clients : usuelles (court, moyen terme),
partenariales (moyen, long terme) ;
Associer les services techniques toute ide ou action pouvant contribuer
lamlioration des performances des produits ou services vendus ;





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Promouvoir l'esprit d'innovation et de comptitivit en amliorant constamment la qualit des
services rendus et des produits vendus et en restant ouvert sur l'environnement et sur l'offre
des concurrents. Dans son fonctionnement quotidien, le systme Ventes - Clients a pour
principale vocation de rpondre aux besoins et exigences externes en offrant les produits et
services demands au meilleur prix, avec la qualit requise et ce en respectant les dlais
convenus. Pour ce faire, les auditeurs sont appels drouler leurs missions dans le respect
des normes de la profession daudit et des diligences requises, du code dontologique et
procder aux contrles ncessaires conformment aux programmes de vrification comptable.

Lauditeur doit alors acqurir une connaissance gnrale des oprations du cycle. Ce nest
qu cette condition quil pourra analyser de manire pertinente les oprations survenues au
cours de lexercice comptable, pour ce faire il devra prendre connaissance si possible dun
certain nombre de donnes statistiques, appeles donnes significatives, concernant ce cycle
entre autres :
Le nombre de clients
Le chiffre daffaires annuel
La valeur du poste des crances clients, comprenant les factures tablir
Le ratio de crdit clients, exprimant les dlais de rglement des clients en jours de
chiffre daffaires
Les devises utilises pour la facturation et lencaissement
Le nombre de factures mises par mois et leur valeur moyenne
Le nombre annuel des avoirs mis
Les modes de rglement habituels (chques, cartes de crdit, numraire, effets de
commerce).


II. Description du cycle de vente:

Le cycle de vente est lun des plus importantes sources de valeur ajoute pour lentreprise. Il
correspond lensemble du processus allant de la prise de la commande jusqu la conclusion
de la vente. Ainsi, on peut distinguer cinq principales tapes dans le cycle de ventes :
La prise de la commande ;
La facturation ;
La livraison ;
Lencaissement de rglement ;
La comptabilisation.

Nanmoins, vu limportance du volume des transactions quil comprend et les flux dargents
quil gnre, le cycle de vente est considr comme une zone de risque.

1. Les types des ventes :





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La vente est une fonction de l'entreprise qui lui permet de lancer le processus d'encaissement
d'argent. Sans vente, il n'y a pas de rentre d'argent par les clients. Sans vente, il n'y pas de
marge et pas de couverture des frais fixes permettant l'entreprise d'tre bnficiaire.





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Gnralement, on trouve les types de ventes suivants :
Vente au comptant : il sagit de toute vente o la livraison concide avec le paiement. Ce
type de vente se caractrise par un paiement immdiat quel que soit le moyen de paiement
utilis ds lors que ce moyen de paiement ne prvoit aucun dlai.
Vente crdit : il sagit de toute vente o la livraison est antrieure au paiement.
Vente terme : il sagit de toute vente o le prix est fix au moment de la livraison et non
lors de la conclusion de la vente.
Vente sous condition suspensive : dans ce type de vente la condition suspensive reporte la
conclusion dfinitive de la vente au moment o la condition se ralise.

Toutefois, Il est primordial pour lentreprise de bien dterminer les particularits techniques
de ces diffrents types de ventes afin de passer les critures comptables convenables a ce
genre dopration.

2. Les services intervenants :

Les diffrents services intervenants dans la mise en uvre et lapplication de la procdure du
cycle ventes - clients se prsentent comme suit :

Service commercial: ce service a pour mission principale le traitement des commandes
tout en sassurant du bon droulement des contrats de vente. Ainsi, le responsable de
ladministration des ventes veille :
la Validation et enregistrement des commandes des clients ;
la disponibilit des produits ;
respect des dlais de livraisons ;
relance des impays.

Service approbation des crdits : il a pour rle, pour les ventes autres quau dtail, de
donner son approbation avant le traitement de la commande. Lactivit de contentieux lui est
gnralement rattache.

Service expdition : il se charge de la prparation et la livraison des marchandises.

Service facturation : il soccupe de ltablissement des factures partir des informations
communiques par les autres services. Il est gnralement rattach au service comptabilit.

Service comptabilit : il soccupe des critures comptables appropries concernant les
oprations des ventes.





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3. Les caractristiques du cycle de vente :

Le cycle de vente est un cycle ou les arrts de son mouvement nuit la continuit de lactivit
de lentreprise. Sa particularit rside dans :
Le nombre important de ses oprations ;
La complexit des enregistrements de ses oprations en comptabilit ;
La spcificit de chaque type de vente ;
Les diffrents risques attachs chaque opration.

Somme toute, le cycle vente-client est considrer comme tant une zone de risque vu le
nombre important des transactions quil comprend et le volume des flux dargent quil gnre,
do la ncessit davoir un systme de contrle interne capable dassurer la bonne marche du
cycle et minimiser les risques.
La procdure du cycle de vente client

Chaque entreprise doit disposer dun manuel de procdure qui consiste dterminer et dfinir
les tches, le rle et les responsabilits de chaque acteur dans lentreprise. Ainsi, on peut dire
quun manuel de procdure permet de rpondre la question : Qui fait quoi, et comment ? .

En gnral, un manuel de procdures se dcompose de trois parties :
Une introduction gnrale qui permet de rappeler les objectifs de ce manuel et
explique la structure gnrale de lentreprise ;
Un descriptif de lensemble des procdures de lentreprise qui regroupe une
description synthtique pour chaque procdure avec leur diagramme de circulation des
donnes ;
Les annexes telles que la bibliothque des symboles.

I. La description synthtique de la procdure de cycle de vente-client :

La description de la procdure de cycle de vente-client dfinit lobjectif de la procdure,
expose et explique chaque opration et chaque tche lie aux ventes, et dtermine les services
intervenants dans ce cycle. De ce fait, elle regroupe principalement les claircissements
suivants :

1. Les commandes :

Gnralement les commandes parviennent lentreprise par trois moyens. Soit :









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Une fois que lentreprise reoit la commande, le responsable du service commercial doit
tudier les conditions de prix, de rglement, et de livraison. Il doit aussi sassurer que chaque
commende contient les informations suivantes :


ommande ;







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Avant diffusion, tout exemplaire du bon de commande doit tre sign par le responsable afin
de confirmer lexactitude de toutes les informations figur sur le bon de commande.
2. Livraison :

Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison dat, numrot et tabli
par le chef magasinier. Gnralement, le bon de livraison est mis en trois exemplaires : un
pour le client, un pour le service commercial et un est conserv parmi les documents du
magasin.
Le bon de livraison comporte les renseignements suivants :





Avant chaque expdition, le chef magasin doit rapprocher le bon de livraison au contenu de
lenvoi. Une fois que le client envoie laccuse de rception de la commande, le document est
class dans le dossier des commandes livres.

3. Rglements :

Afin de sassurer que le rglement de chaque commande est effectu, les comptes client
doivent tre suivis dune manire trs rigoureuse. Ainsi, chaque encaissement ou avis
dencaissement reus par la banque doit tre mentionn dans le dossier client mis part
lenregistrement comptable.

4. Avoirs clients :

Pour chaque retour de marchandises, un avoir client doit tre tabli par le chef magasinier en
indiquant les articles et les quantits retourns.

5. Facturation :

Gnralement les factures sont tablies par le service comptabilit partir du bon de
commande envoy par le service commercial.
Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :











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Toute fois, chaque facture doit faire lobjet dun contrle arithmtique avant sa
comptabilisation.
6. Comptabilisation :

Les factures doivent tre comptabilises sans dlai. Aprs leurs comptabilisations, sur chaque
facture le comptable doit mentionner que la facture est dj enregistre en comptabilit avec
la date de lenregistrement.

II. Le diagramme de circulation des documents

DCD :
Le diagramme de circulation des documents appel aussi le digramme de flux regroupe les
informations essentielles de la procdure. Il dcrit son droulement chronologique, prcise ses
intervenants, dtermine les taches et les consignes dexcution et indique les supports et les
documents utiliss.
1. Dfinition :

Le diagramme de circulation est une reprsentation graphique dune suite dopration dans
laquelle les diffrents documents, postes de travail, de dcisions, de responsabilits,
dopration sont reprsents par des symboles runis les uns aux autres suivant lorganisation
administrative de lentreprise . (1)
2. Objectifs :

Le D C D a pour objectifs :


-retours, des boucles et des complications d'un circuit de
document ;


3. Mode demploi :

Afin de concevoir un D C D il faut suivre les tapes suivantes :
terviennent dans le cycle ;



Constituer un tableau double entre : Tches en ligne et acteurs ou services en colonnes ;


4. Avantages :







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lisation danalyser tous les aspects dune opration ;
documents.


5. Inconvnients :

n des circuits parallles ;


Ainsi, avoir une procdure propre au cycle vente-client permet lentreprise damliorer ses
prestations rendues ce qui va renforcer la confiance de la clientle envers elle et par
consquence amliorer sa comptitivit et sa rentabilit. 23 | P a g e





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La conception de la procdure du cycle de vente client
pour une entreprise commerciale

Dans cette partie nous vous proposons un model dune procdure qui permet dappliquer les
rgles fondamentales pour la bonne marche de cycle vente-client.

Description de la procdure :

1. Les commandes sont reues soit par courrier, soit par tlphone, soit par fax, soit par e-
mail, soit par les reprsentants. Quel que soit le mode de rception, les commandes sont
valides par le responsable commercial quant la possibilit de son excution (conditions de
prix, de rglement, solvabilit du client, disponibilit dans le stock, etc..).

2. Une fois la commande est valide, un accus de rception est tabli en trois exemplaires, un
exemplaire est envoy au client en rappelant les conditions gnrales de vente, Un autre est
envoy au service comptable, et le dernier accus est class dans le dossier commande.

3. Le responsable commercial tablie un bon de commande qui comporte la quantit
commande, la dsignation des marchandises et le numro de chaque article et lenvoie au
chef magasinier.

4. Le chef de magasiner reoit le bon de commande, il lenregistre dans un cahier des
commandes et prpare la commande. Puis il tabli un bon de livraison en trois exemplaires,
un est envoy avec la commande pour le client, un autre est envoy avec le transporteur pour
tre sign par le client et le remettre ensuite lentreprise, et le dernier est envoy au service
commerciale pour quil procde la rgularisation.

5. Le service comptable reoit laccus de rception, il tablie la facture en deux exemplaires.
Un est envoy au client et lautre est class avec les factures.

6. Le responsable commerciale reoit le bon de livraison, il le compare avec laccus de
rception quil a dans le dossier commande pour vois si les marchandises commandes sont
celle qui ont t livres, ensuite il note la date de livraison et envoie le bon de livraison au
service comptable.

7. Le service comptable reoit le bon de livraison puis lagent de lordonnancement effectue
les trois vrifications suivantes :



ure pour le contrle des quantits vendus.

Ensuite il agrafe avec chaque facture laccus de rception et le bon de livraison
correspondant avec visa de contrle et les donne au comptable pour passer les critures





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comptables.





Le Diagramme de circulation des documents :

Le diagramme ci-aprs schmatise la circulation des documents relatifs une opration de
vente entre les diffrents services de cycle vente-client dune entreprise commerciale savoir
: service commercial, service dexpdition et service comptable.












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