Meryem SAMSAME A4302 Meryem SLAOUI 1220 Meryem HAMMOUCH 1188 Sahar TOLAIMATE A4310 Salma ZAHRAOUI 1192 Hamza ELFASSI A4305 Mr GHANDARI Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 2 1- importance significative du cycle vente-clients ; 2- Description du cycle vente-clients ; Parti e I : 3-Les principales donnes significatives : 4- les objectifs du contrle interne ; 5- valuation des forces et faiblesses ; 6- Exemple de guide standard d valuation du cycle ventes/ clients ; 7-Questionnaire d'apprciation du contrle interne du cycle Ventes clients, Parti e II : 1 - les objectifs du contrle des comptes 2 - Les comptes concerns par le contrle 3 - Procdure gnrale de contrle des comptes du cycle 4 Questionnaires d valuation du cycle Parti e II : Cas pratique Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 3 Quelles que soient les diligences de l'auditeur, l accroissement des risques, la monte des exigences de la clientle et des forces concurrentielles celui-ci est 'oblig mettre jour continuellement la dmarche qu'il adopte pour valuer n importe quel systme de contrle interne. L objectif, qu il poursuit en apprciant les forces et les faiblesses, est de dterminer dans quelle mesure il pourra s appuyer sur ce contrle interne pour dfinir la nature, l tendue et le calendrier des travaux. Tout au long des travaux qu il ralisera dans le cadre de l apprciation du contrle interne, l auditeur ne devra pas perdre de vue cet aspect dcisionnel et dterminant qu'est la phase du contrle des comptes. On doit de prime abord identifier le systme de contrle interne li au cycle ventes - clients. Il s'agit de recenser et formaliser toutes les procdures qui caractrisent le droulement des oprations relatives ce cycle. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 4 Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 5 1- Importancedu cycleVentes/Clients pour l'entreprise: La Fonction ventes, fonction carrefour au service des autres fonctions internes, est l une des plus importantes sources de valeur ajoute pour toute entreprise. Apprhende dans un contexte global de l'entreprise, la fonction ventes occupe une place prpondrante dans la structure gnrale puisqu'elle exprime l'aboutissement d'un processus plus ou moins complexe de fabrication d'un produit final de qualit pour le commercialiser ensuite auprs des clients. Ceci lui confre un rle moteur dans le fonctionnement gnral et la bonne marche de l organisation. Les responsabilits des vendeurs / clients consistent principalement s'assurer que le produit et/ ou service vendu soit conforme aux exigences spcifies. Ceci implique, entre autres, les actions suivantes : Comprendre le besoin externe et adapter l'offre la demande Identifier et ma triser les risques de vente Fidliser ses clients Etablir de bonnes relations avec les clients : usuelles (court, moyen terme), partenariales (moyen, long terme) Associer les services techniques toute ide ou action pouvant contribuer l amlioration des performances des produits ou services vendus. Promouvoir l'esprit d'innovation et de comptitivit en amliorant constamment la qualit des services rendus et des produits vendus et en restant ouvert sur l'environnement et sur l'offre des concurrents. Dans son fonctionnement quotidien, le systme Ventes - Clients a pour principale mission de rpondre aux besoins et exigences externes en offrant les produits demands au meilleur prix, avec la qualit requise et dans les dlais convenus. Pour ce faire, les auditeurs sont appels drouler leurs missions dans le respect des normes de la profession d audit, du code dontologique et procder aux contrles Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 6 ncessaires conformment aux programmes de vrification comptable. L auditeur doit acqurir une connaissance gnrale des oprations du cycle. Ce n est qu cette condition qu il pourra analyser de manire pertinente les oprations intervenues durant l exercice, pour ce faire il devra prendre connaissance si possible d un certain nombre de donnes statistiques, appeles donnes significatives, concernant ce cycle. 2-La description du cycleventes/clients: Pour mettre une opinion sur la rgularit et la sincrit des comptes correspondant au cycle ventes / clients, l auditeur va drouler une dmarche compose de trois tapes essentielles lui permettant de : Assimiler les particularits du cycle ventes/ clients de l entreprise audite cette tape de prise de connaissance et d orientation des travaux ; Comprendre et valuer son systme d organisation administrative et des scurits qui y sont rattaches : c est l tape de l valuation du contrle interne ; Valider et examiner directement les comptes et les documents financiers correspondants ce cycle ; c est l tape du contrle des comptes Les diffrents services intervenant dans la mise en uvre des procdures sont identifis ainsi pour le cycle ventes/ clients : Service : Administration des ventes : il est essentiellement charg du traitement et du suivi de l excution de la commande clients Service Approbation des crdits : il a pour rle, pour les ventes autres qu au dtail, de donner son approbation avant le traitement de la commande. L activit de contentieux lui est gnralement rattache. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 7 Service expdition : il doit s assurer qu aucune marchandise n est livre sans autorisation correspondante (ordre de livraison, ordre de travail) Service facturation : rattach gnralement au service comptable, il prend en charge l tablissement des factures partir d informations communiques par les autres services. Service comptes clients : il enregistre les factures ventes et doit s assurer que le total enregistr correspond bien aux lments transmis par le service facturation . Le cycle peut tre dcompos en tapes la ralisation desquelles participent divers intervenants de l entreprise : L acceptation, le traitement et l excution de la commande La facturation L enregistrement des factures Le suivi des comptes clients Le suivi des encaissements Le suivi des retours Ds lors l analyse du cycle passe par une description des tapes soit de faon rdactionnelle, soit par des diagramme de flux- et de l organisation des services concerns. 3-Les principales donnes significatives: La premire approche de tout cycle, comme de tout travail d audit, passe par la runion des principales donnes significatives : Le nombre de clients Le chiffre d affaires annuel La valeur du poste des crances clients, comprenant les factures tablir Le ratio de crdit clients, exprimant les dlais de rglement des clients en jours de chiffre d affaires Les devises utilises pour la facturation et l encaissement Le nombre de factures mises par mois et leur valeur moyenne Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 8 Le nombre annuel des avoirs mis Les modes de rglement habituels (chques, cartes de crdit, numraire, effets de commerce) Ces premiers lments permettent une orientation sur ce cycle, vers les zones priori sensible propres l entreprise examine du point de vue du contrle interne. Il appara t videmment que les degrs de satisfaction des rsultats du contrle interne de ce cycle diffrent selon les caractristiques du suivi clients (leur classement en catgories, leur relance, les modes de rglement) , ainsi que l existence de procdures rigoureuses de suivi des commandes, facturations, livraisons 4- Objectifs du contrleinterne: Pour le cycle ventes/ clients, l auditeur identifie les endroits dans le flux des oprations o les objets de contrle pourraient ne pas tre atteints ; c est--dire qu il identifie les risques d erreurs dans le flux de traitement. Ces endroits sont ceux o des contrles sont ncessaires. Il peut les identifier dans le cycle, en posant une srie de questions permettant de dterminer si chacun des sept objectifs de contrle est atteint, ou encore d utiliser des affirmations. Ces questions ou affirmations sont formules en liaison avec le flux des donnes dcrit dans le diagramme de circulation ou dans le narratif, et se concentrent sur les endroits, dans le flux des oprations, o les donnes sont gnres, transfres ou modifies. Le flux de traitement dans un cycle ventes/ clients comprend habituellement la prise des commandes, l approbation du crdit, l mission des bons de commande l expdition des produits, la facturation au client et la comptabilisation dans les comptes ventes et clients. Dans un cycle vente classique, les sept objectifs et les exemples de questions qui aident dterminer les endroits o des contrles sont ncessaires et s il existe des contrles pertinents sont les suivants : Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 9 Objectif d exhaustivit des enregistrements des ventes : Il existe des procdures pour empcher ou dtecter la non comptabilisation des ventes dans les livres. Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est pos, savoir : Quelles sont les procdures manuelles et informatiques mises en place par la socit pour s assurer que : Un bon d expdition est mis pour toute expdition de marchandises ; Toute prestation de services facturables rendue par le personnel de la socit est enregistre ; Le service de facturation est inform de toute expdition de marchandises ou de toute prestation de services ; Des factures sont mises ou que le client est inform pour tout produit expdi ou toute prestation de services rendue facturable ; Toutes les factures de ventes sont comptabilises dans le journal des ventes et en comptabilit auxiliaire clients ; Un bon de rception est mis pour tout retour de marchandises par le client ; Les retours de marchandises pour mission d avoirs sont distingus des autres retours, tels que ceux pour rparation ; Les services concerns sont aviss chaque fois qu un avoir est consentir pour retour de marchandises ou pour d autres raisons appropries ; Des avoirs sont mis chaque fois qu un crdit est consentir pour retour de marchandises ou pour d autres raisons appropries ; Tous les avoirs sont comptabiliss dans le journal des avoirs et en comptabilit auxiliaire clients. Objectif de ralit des enregistrements Les questions poser, pour s assurer que des ventes ou avoirs fictifs ne sont pas comptabiliss dans les livres ou encore qu une mme opration n est pas comptabilise plusieurs fois, sont les suivantes : Quelles sont les mesures prises par la socit pour s assurer que : Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 10 Les marchandises sont expdies au bon client ; Le service expditions n met pas de bons d expdition pour des produits non expdis ; Les factures de ventes ne comportent pas d erreurs de quantits de marchandises expdies ou de prestations effectues ; Des factures (ou d autres moyens d informations du client) ne sont pas mises et des ventes ne sont pas comptabilises pour des marchandises non expdies ou des prestations de services non effectues ; Il n y a pas de double facturation de la mme vente ou de double comptabilisation de la mme facture ; Les bons de rception ne sont mis que pour des marchandises retournes par le client pour avoirs ; Les avoirs ne comportent pas d erreurs de quantits pour les marchandises retournes ; Des avoirs ne sont pas mis et que des retours de marchandises et des rabais ne sont pas comptabiliss, quand les marchandises n ont pas t retournes pour avoirs ou quand des crdits n ont pas t accords pour d autres raisons ; Il n y a pas de double mission ou comptabilisation d avoirs pour un mme retour sur ventes ou un mme rabais accord ; Objectif de l valuation correcte des enregistrements : Il existe des procdures pour vrifier que les ventes et avoirs ne sont pas valoriss des montants errons. A ce niveau, on peut poser les questions suivantes : Quelles sont les procdures mises en place pour garantir que : Les bons prix unitaires de vente sont utiliss sur les factures ; Les multiplications des quantits par les prix unitaires sont exactes ; Il n existe pas d erreurs de calculs dans les autres lments montaires figurant sur les factures des ventes ou sur les relevs mensuels, tels que les escomptes pour paiement comptant, la Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 11 TVA et la dduction des avances ou des dpts verss par les clients ; Il n y a pas d erreurs d additions dans les factures de vente ou les avoirs ; Les bons prix sont utiliss pour les avoirs ; Objectif de spcialisation des exercices Pour s assurer que les avoirs et ventes ne sont pas comptabiliss dans la mauvaise priode, un certain nombre de question est pos, savoir : Que prvoit la socit pour vrifier que : La facturation est faite sans dlai chaque fois que des marchandises sont expdies ou des prestations de services rendues ; Les bons d expdition et les factures de ventes refltent les dates relles des oprations ; Les factures de vente sont comptabilises sans dlai dans le journal des ventes ; Les informations relatives la sparation des exercices sont obtenues et utilises ; La comptabilit est informe rapidement de tout retour de marchandises pour avoir ou de tout crdit accord pour d autres raisons appropries ; Les avoirs et les fichiers de donnes mentionnent les dates relles d oprations ; Les avoirs sont comptabiliss sans dlai dans le journal des avoirs. Objectif de l imputation correcte des enregistrements Des procdures sont instaures pour vrifier que les avoirs et ventes sont dbits et crdits aux bons comptes du grand-livre et de la comptabilit auxiliaire. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 12 Les questions suivantes sont poses cet effet : Quelles sont les procdures mises en place par la socit pour s assurer que : Il n y a pas sur les factures de ventes des erreurs sur le nom ou le code client, ainsi que sur la description des marchandises expdies ou des prestations de services rendues ; Il n y a pas d erreurs de codification des ventes pour imputation aux comptes du grand-livre, tels que ventes, TVA payer et clients; Il n y a pas d erreurs de codification des ventes ou avoirs pour imputation aux comptes de comptabilit auxiliaire ou analytique, tels que branche ou filiale, type de produit et client ; Il n y a pas dans les avoirs d erreurs sur le nom et le code client, ainsi que sur la description des marchandises retournes ; Objectif de totalisation correcte des enregistrements Une question est pose pour s assurer que les dbits et crdits dans les journaux lis aux ventes et avoirs sont correctement additionns : Quelles sont les procdures manuelles et informatiques mises en place par la socit pour s assurer qu il n y a pas d erreurs de totalisation des ventes et des avoirs (par exemple dans les sous- totaux et les totaux des journaux de ventes ou d avoirs) ; Objectif d enregistrement et de centralisation corrects des ventes et avoirs comptabiliss Il existe des contrles pour s assurer que les totaux des fichiers de ventes et d avoirs sont correctement reports dans les grands livres. Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est pos, savoir : Quelles sont les procdures mises en place pour s assurer que : Il n y a pas d erreurs de centralisation des totaux des journaux de ventes ou d avoirs aux grands livres ; Il n y a pas de double enregistrement ou centralisation dans le grand livre ou en comptabilit auxiliaire Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 13 5- L valuation des points forts et des faiblesses: Il s agit pour l auditeur de mettre en vidence les points forts du cycle tudi afin d orienter la nature et l tendue du contrle quantitatifs a mettre en uvre, mais aussi de dceler les points faibles, en prcisant la nature du risque ainsi engendr, et ses implications comptables. Afin de faciliter le travail des auditeurs, des guides d valuation de contrle interne, accompagns de questionnaires, permettent de travailler avec un aide mmoire mthodologique. Pour reprendre l exemple prcdent, entre autre procdures envisageables permettant de s assurer de la correcte recouvrabilit des crances, on relve : L existence d un service indpendant, charg du suivi et de la gestion du risque clients, avec des procdures d octroi de crdit, l tablissement d une liste noire (liste des clients jugs indsirables compte tenu de leur insolvabilit probable) et de fiches de renseignement par client ; Un blocage automatique des commandes, en cas de liste noire ou de dpassement du plafond du credit d un nouveau client ; L approbation ou la validation systmatique des commandes avant l expdition des marchandises ; Cet aide mmoire ne sert cependant que de support, et ne peut remplacer le regard critique de l auditeur. En effet chaque entreprise a ses particularits et, s il est vrai que certaines procdures semblent tre des points forts vidents, il faut tre capable d analyser chaque situation. Par exemple, la revue des factures d achat importantes par le Directeur gnral, dans une petite structure, peut tre considre comme un point fort. Pourtant, cette revue ne peut tre efficace et fiable que si elle s applique aux factures d achat suprieures un certain montant. En effet on se doute qu un Directeur gnral n a pas le temps matriel de passer de passer en revue la totalit des factures d achat. Le Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 14 risque, en l occurrence, est que sa revue ne soit pas un point de contrle rel, mais une simple formalit. La qualit du contrle interne repose sur certains principes de base : La sparation des foncions permet le contrle rciproque dans l excution, des taches et vite qu une mme personne puisse commettre une erreur ou une intgralit, en ayant la possibilit de la dissimuler. La matrialisation des taches assure leur ralisation et leur unicit ; un exemple simple est la comptabilisation des factures : il n est indispensable que toutes les factures soient comptabiliss. la matrialisation de la comptabilisation, par opposition d un tampon, des dates et signatures, permet de suivre le chemin comptable et d identifier la personne susceptible de fournir des lments d informations sur la facture concerne. La prnumrotation des documents papier permet, si leur suivi squentiel peut tre assur et donc si elle est effectivement exploite, de vrifier leur correct enregistrement, savoir le respect des principes d unicit et d exhaustivit (exemples : factures client numrotes leur mission, factures fournisseurs enregistres et numrotes ds leur rception, bons de rception et d expdition, bon de commande). La mise en place de contrles particuliers pour les situations exceptionnelles .Par exemple : ventes au comptant pour la plupart des entreprises, demandes d avoir et notamment des avoirs sans retour), ventes tarifs exceptionnellement bas, octroi de dlais de rglement anormalement long. Aprs cette description du cycle, l auditeur a une vision transversale des procdures appliques par les diffrents services. Cela lui permet ventuellement de remettre en question ce qui peut tre considrs comme un point fort par un service mais est perverti par la pratique quotidienne. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 15 L apprciation du systme du contrle interne de la fonction Client/ Facturation / Recouvrement permet l auditeur de s assurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes ; Toutes les ventes sont factures et enregistres dans la bonne priode ; La cha ne de facturation est correctement ma trise ; L application de la lgislation en vigueur est correctement observe ; Toutes les rclamations sont traites avec diligence et comptabilises sur la bonne priode ; Les crances sont recouvres avec clrit et dans le respect des clauses contractuelles ; Il est noter qu une attention particulire sera porte sur les points suivants : Les prfinancements et les avances consenties par les clients ; Les comptes des administrations et les tablissement publics Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 16 6- Exempledeguidestandard d valuation du cycle ventes/clients: Objectifs d audit Risque potentiel Contrles de procdures envisageables 1- toutes les ventes sont saisis et enregistres Sortie de marchandises ou prestations ralises non factures : risque de perte - Sparation des fonctions livraison et facturation - Scurit physique des stocks et lien entre la sortie de stock et la facturation -Rapprochement des bons de livraison, des bons de sortie de stocks et mouvements d inventaire permanent des factures. - Pr numrotation des bons de livraison, des bons de stocks, des factures et suivi rgulier des squences - Suivi des commandes non factures par antriorit de date de commande - Rapprochement des quantits commandes, livres et factures - Suivi des livraisons partielles - Contrle des ventes au comptant - Contrle des conditions d annulation des ventes.
Audit financier et comptable ENCG
Cycle ventes clients 17 2- toutes les ventes enregistres correspondent des livraisons ou des prestations effectives Retours de marchandises n ayant pas donn lieu I mission d un avoir : - risque de dtournement de la marchandise, - risque de non dtection des avoirs tablir la clture de I exercice Non- comptabilisation des factures et/ ou des avoirs mis : Risque de perte Risque de dtournement Survaluation du chiffre d affaires ou de la marge brute. -Sparation des fonctions stockage facturation -Suivi particulier des entres en stock lies aux retours -Emission systmatique d un bon de retour pr numrot -Pr numrotation des avoirs et lien avec les bons de retour -Lettrage des retours et des avoirs mis -Sparation des fonctions facturation et comptabilisation -mouvements automatiques du journal des ventes lors de l mission de la facture, sinon existence d un contrle de squence numrique par une personne indpendante s assurant de la comptabilisation de l intgralit des factures -Centralisation automatique du journal des ventes en comptabilit -Rapprochement des factures et des commandes -Rapprochement des factures et des sorties de stocks comptables Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 18 3-les ventes (ou avoirs mis sur retours clients) enregistres sont correctement valus Avoir non justifis Chiffre d affaires incorrect et risque de perte ou de litiges avec les clients -Vrification de l impossibilit d mettre et de comptabiliser plusieurs factures pour une mme expdition -Expdition directe des factures aux clients par le service facturation -Procdure d autorisation pralable des demandes d avoirs -Sparation de fonction entre I autorisation et l mission de l avoir -Rapprochement des avoirs mis et des entres en stock comptables avec la facture d origine -Analyse et justification par une personne indpendante des avoirs sans retours (annulation de factures, rabais hors facture.) -Expdition directe des avoirs aux clients par le service facturation. -Etablissement de tarifs approuvs et rgulirement mis jour -Protection du fichier tarif -Lien entre le prix commande,le prix factur et le prix tarif -Suivi spcifique des commandes et ventes ralises des prix diffrents des prix tarifs -Suivi et contrle des rabais, remises, ristournes accords sans facture. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 19 4-les ventes (ou avoirs) sont enregistres sur la bonne priode Mauvais rattachement des charges et des produits -Suivi des ventes au personnel et au comptant -Lien entre les avoirs mis pour retours et la facture d origine. -Vrification des taux de TVA utiliss. -Les taux de change utiliss doivent tre rgulirement transmis aux personnes charges de la comptabilisation. -Les montants en devises doivent tre facilement identifiables pour permettre I actualisation des taux la clture de I exercice. -Dispositif de clture et procdures d arrt permettant un recensement exhaustif et rel : des avoirs tablir des factures tablir - Traitements manuels ou informatiques permettant un lettrage: des retours et des entres en stock avec les avoirs, des sorties de stock avec les factures. -Recensement des produits et charges divers rattachs au cycle ventes/ clients (ristournes de fin d anne, commissions dues.) Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 20 5- les ventes (ou avoirs) enregistres sont correctement imputes, totalises, centralises. 6- les montants facturs sont recouvrables. Litiges clients. Mauvaise analyse des comptes : risque de non recouvrement ou de recouvrement tardif des crances. Ventes effectues des clients non solvables : risque de perte des crances et des commandes en cours. Existence de factures arrires. -Rgles de mise jour du fichier clients. -Vrification des imputations portes sur les factures. -Lettrage rgulier des comptes clients. -Modalits de dtection et de traitement des erreurs d imputation. -Rapprochement des journaux et balances auxiliaires avec la comptabilit gnrale. -Envoi de relevs mensuels aux clients. - Existence d un service indpendant charg du suivi et de la gestion du risque clients : - procdure d octroi de crdits, - existence d une liste noire - fiche de renseignements par client. -Blocage automatique des commandes en cas de liste noire dpassement du plafond de crdit ou nouveau clients -Approbation ou validation systmatique des commandes avant l expdition. -Existence d une balance par antriorit. -Relance systmatique des arrirs. -Imputation rapide des impays. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 21 7- Les encaissements sont correctement enregistrs Non enregistrement ou enregistrement avec retard des encaissements : - risque de dtournement ou de perte, - non optimisation de la gestion de trsorerie, crdits clients anormaux -Procdure d autorisation, par une personne responsable et indpendante du suivi clients, de l enregistrement des crances irrcouvrables et des reports d chances. -Fixation d une politique claire pour I enregistrement des crances en crances douteuses. -Rgles prcises de dprciation des comptes clients -Sparation des fonctions encaissement et suivi des comptes clients. -Rgles de suivi des encaissements reus comptabiliss et imputs aux comptes clients -Suivi des ventes au comptant, contrles de caisse -Autorisation des dlais de rglement accords aux clients en accord avec la politique gnrale de crdit de la socit. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 22 8- les flux de facturation et d encaissement servant calculer les primes sont correctement apprhends Paiement de primes injustifies. Omission de comptabilisation de primes dues sur le bon exercice comptable. Rapprochement entre les donnes comptables et les bases de commissionnement. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 23 7-Questionnaired'apprciation du contrleinternedu cycle Ventes clients. 1. Prise de commande 1.Comment s'assure t- on que les prix et le montant de la vente sont corrects ? 2.Comment s'assure t- on que toutes les commandes ont bien t saisies ? 3.Comment limine t- on le risque de double saisie des ventes ? 4.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilites peuvent effectuer des prises de commandes ? 5.Quelle est la procdure d'approbation des conditions et prix de vente ? 6.Comment la socit dtecte t- elle des ventes des clients fictifs ? 7.Comment l'tablissement et le respect des limites de crdit par client sont-ils contrls ? 2. Distribution et Expdition 1.Comment s'assure t- on que les produits expdis correspondent aux produits commands et que les expditions sont correctement enregistres comptablement? 2.Comment s'assure-t-on que les livraisons sont enregistres sur le bon exercice ? 3.Comment s'assure t- on que les transactions de ventes sont enregistres sur le bon exercice ? 4.Comment s'assure t- on que tout service rendu ou toute expdition de biens effectue a t enregistr pour traitement ? 5.Comment s'assure t- on que les critures d'enregistrement en au cot des ventes et / ou en stocks sont correctes ? 6.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilites peuvent dclencher les livraisons de biens ? Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 24 les livraisons de biens ? 7.Comment s'assure t- on que seuls les biens ayant fait l'objet d'une commande sont livrs ? 3. Facturation 1.Comment s'assure t- on que les prix et le montant facturs sont corrects ? 2.Comment s'assure t- on qu'une facture est mise pour tout service rendu ou toute expdition de bien ? 3.Comment s'assure t- on que les reports des ventes et comptes clients au grand- livre sont corrects ? 4.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilites peuvent mettre des factures ? 5.Comment s'assure t- on que les facturations correspondent aux services ou biens effectivement rendus ou livrs ? 4. Encaissements 1.Comment contrle t- on l'exactitude de l'enregistrement du montant des encaissements ? 2.Comment s'assure t- on que les encaissements sont justifis par des ventes de biens ou de services, et qu'ils ont t affects aux clients/ factures adquats ? 3.Quelles sont les procdures de rapprochements bancaires ? 5. Rgularisations et tenue des livres comptables: 1.Comment s'assure t- on que les rgularisations sont correctement enregistres ? 2.Comment s'assure t- on que les rgularisations sont passes dans les bons comptes clients ? 3.Comment s'assure t- on que les rgularisations sont enregistres sur le bon exercice ? 4.Quels sont les moyens pour dtecter ou empcher toute erreur d'enregistrement dans les comptes clients ? 5.Comment s'assure t- on que toutes les critures de rgularisations autorises sont enregistres ? Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 25 sont enregistres ? 6.Comment s'assure t- on que toutes les critures d'avoirs pour retours de marchandises et de passage en pertes de crances irrcouvrables sont enregistres ? 7.Le rapprochement entre les comptes clients issus de la comptabilit gnrale et les comptes clients issus de la comptabilit auxiliaire est-il effectu et contrl ? 8.Comment s'assure t- on que seules les critures de rgularisations autorises sont enregistres ? 9.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilites peuvent enregistrer des critures de rgularisations ? 10.Comment les modifications (ajustements, rgularisations) sur les comptes clients sont-elles autorises ? Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 26 Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 27 1- Objectifs du contrledes comptes En contrlant les comptes de ce cycle l auditeur doit fixer clairement les objectifs atteindre ou les lments vrifier savoir : S'assurer que les produits et charges inscrits au compte de rsultat et provenant des oprations de ventes rsultent uniquement de l'enregistrement intgral des transactions ralises dans l'exercice comptable considr. S'assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des oprations de ventes sont correctement valus et bien classs. 2-Les comptes concerns parlecycle: a- 342 Clients et comptes rattachs (section A) : Les comptes clients: On enregistre dans ces comptes les achats de nos clients les montants qui y figurent sont TTC. Le compte client retenues de garantie: Ce compte est utilis pour les clients qui dposent des garanties avant le commencement des travaux ou de l tablissement de la commande quand la somme est importante. Les comptes clientsdouteux ou litigieux: Dans le cas ou une redevances client devient y recouvrables en totalit ou on constitue une provision propos de cette crances le montant de cette dernire est transfr dans ce compte et le compte 3421 est crdit Clients- effets recevoir : Lorsque l entreprise tire un effet sur le client le montant de la crance est immdiatement enregistr dans ce compte et le compte 3421 est crdit. Le compte Client facture tablir : Ce compte est utilis essentiellement lors des critures de rgularisations pour les travaux d inventaire lorsque la marchandise ou le Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 28 travail a t livr et la facture n a pas encore t tabli. Crances sur travaux non encore facturables: Si les travaux d inventaire arrivent et que le travail livrer n est pas encore termin et que la crance concerne des travaux destins tre livrs un client on l enregistre dans ce compte. Les comptes de Rgularisation: Les charges comptabilises pendant l'exercice qui concernent un exercice ultrieur doivent figurer l'actif du bilan au poste "Charges constates d avance ". b- 711les ventes : Vente de marchandises Montant des affaires ralises par l'entreprise avec les tiers (rsidents ou trangers) dans l'exercice de son activit professionnelle normale et courante. C est une activit de revente commerciale sans l intervention d aucun procd industriel de transformation. Rductions sur ventes (Rabais, remises et ristournes accords) Diminutions de prix pratiques hors factures ; elles comprennent les rabais, les remises et les ristournes hors factures. Rabais : rductions pratiques exceptionnellement sur le prix de vente pralablement convenu pour tenir compte, par exemple, d'un dfaut de qualit ou de conformit des objets vendus. Remises : rductions pratiques habituellement sur le prix courant de vente en considration, par exemple, de l'importance de la vente ou de la profession du client et gnralement calcules par application d'un pourcentage au prix courant de vente. Ristournes : rductions de prix calcules sur l'ensemble des oprations faites avec le mme tiers pour une priode dtermine. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 29 Ventes de biens et services produits Il s agit ici du chiffre d affaires(avec des clients marocains ou trangers) ralis grce la vente de produits fabriqus par l entreprise grce un processus de transformation industriel, ou bien les prestations de services(qui comprennent travaux, tudes et diffrentes prestations de service) conus par l entreprise pour ses clients. Ces lments impliquent la cration de richesses au sein de l entreprise. Revenus des diffrentes redevances Il s agit des revenus que peroit l entreprise pour l utilisation d un procd, la vente d un brevet, la cession d une franchise qu elle concde aux tiers. Ventes de produits accessoires (port factur, locations reues, commissions) 3-Procduregnraled audit des comptes du cycle: a- Ventes: Contrler l'volution des ratios significatifs par rapport l'anne prcdente et au budget. Si l'entreprise tient des statistiques de ventes par produits, examiner leur volution et dterminer les produits sur lesquels peut se poser un problme de sur-stockage. Examiner les prvisions de ventes pour l'exercice suivant. Si les ristournes sont significatives vrifier qu'elles ne remettent pas en cause la valeur de ralisation des stocks. Pour les ventes des socits du groupe ou ayant des administrateurs communs vrifier les conditions. Obtenir et vrifier le rapprochement entre le chiffre d'affaires tel qu'il appara t en comptabilit et le chiffre d'affaires dclar pour le paiement de la TVA. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 30 Vrifier que le montant total des ventes au journal des ventes correspond au chiffre d affaires comptabilis. Vrifier la centralisation du journal des ventes. Vrifier l'origine des comptes clients crditeurs. Vrifier le bien-fond des avances reues sur commandes en cours. S'assurer que les ristournes et commissions verses hors factures ont bien t dclares sur l'tat D.A.S. 2. Examiner les comptes des socits pouvant enregistrer les oprations vises par les Articles 101 de la loi du 24 juillet 1966 pour s'assurer que les prix et conditions de paiement rpondent des conditions normales, sauf si elles ont fait l'objet d'une autorisation pralable du Conseil d'Administration. Vrifier qu'il est fait la mention dans l'annexe des lments suivants lorsqu'ils ont un caractre significatif : ventilation du montant net du chiffre d'affaires par secteur d'activit et par march gographique ; si certaines de ces indications sont omises en raison du prjudice grave qui pourrait rsulter de leur divulgation, il est fait mention du caractre incomplet de cette information. Examiner la ventilation du chiffre d'affaires par mois et identifier les variations anormales (ex : acclration brutale et non justifie des ventes de fin d'exercice). Vrifier que les dernires livraisons de l'exercice sont sorties des stocks et factures (ou ont fait l'objet d'critures de rgularisation). Vrifier que les premires livraisons de l'exercice suivant n'ont fait l'objet ni de sorties de stocks, ni de facturation anticipe. Procder de mme avec les retours de marchandises. Si la socit tient un tat de rapprochement entre les livraisons et les facturations, vrifier que les lments qui apparaissent en cart ont bien fait l'objet d'critures de rgularisation. Vrifier que les dernires factures de l'exercice ont bien fait l'objet d'une sortie de stocks sur l'exercice. Vrifier que les premires factures de l'exercice suivant Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 31 correspondent des sorties de stocks postrieurs la date d'arrt des comptes. Procder de mme avec les avoirs. Passer systmatiquement en revue les avoirs mis aprs la clture et obtenir des explications avec les lments significatifs. Si la socit a une politique de ristournes annuelles, vrifier que toutes les ristournes relatives au chiffre d'affaires de l'exercice ont t comptabilises. Vrifier que les autres charges calcules en fonction du chiffre d'affaires (ex : commissions...) ont t comptabilises. b. Clients et comptes rattachs Le contrle de ces comptes consiste : S'informer de la dure normale du crdit consenti aux clients, et procder une comparaison des dlais moyens rels de rglement des clients sur deux priodes identiques, et un mme moment de l anne. Tout cart sensible doit tre analys. Appliquer la procdure de confirmation directe. Si cette procdure est applique avant la date d'arrt des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit tre complte par : Une revue globale du compte collectif clients et notamment des dbits (rapprocher au journal des ventes) et crdits (rapprocher au journal de trsorerie) ; Une revue des nouveaux soldes importants apparus entre la date de confirmation et celle du bilan ; Un examen des crances importantes apparues entre la date de confirmation et celle du bilan. Lorsque la procdure de confirmation directe ne peut pas tre applique (ou donne des rsultats insuffisants) : Vrifier que les soldes individuels sont correctement analyss. Vrifier les paiements ultrieurs crdits sur ces comptes avec les avis bancaires. Pour les montants qui n'ont pas encore t pays depuis la date Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 32 d'arrt, examiner tout document pouvant justifier le montant inclus dans le solde (bons d'expdition, factures, correspondances). Vrifier les additions de la balance clients. Vrifier le rapprochement de la balance clients avec le compte collectif. Pointer la balance clients avec les comptes individuels. S'assurer que les clients crditeurs figurent au passif du bilan et qu'il n'existe pas de compensation entre soldes dbiteurs et crditeurs. S'assurer que les soldes qui ne sont pas recouvrables avant 12 mois sont isols. Vrifier que les crances un an au plus sont distingues dans l'annexe lorsque ces lments ont un caractre significatif. c- Evaluation des crances: Vrifier que les crances exprimes en devises ont t correctement comptabilises. Pour les autres clients : Obtenir la balance par anciennet des crances. Examiner les dossiers des crances anciennes (dont la dure excde la norme indique par l'entreprise) pour lesquelles aucune provision n'a t constitue et juger du bien fond de cette absence de provision. Passer en revue les relevs bancaires de l'exercice suivant et obtenir des explications pour tout impay significatif. Analyser les reports d'chances. S'il n'existe pas de balance par anciennet, examiner un chantillon de comptes individuels selon les critres possibles (importance du solde, importance des transactions, France, Export, divers types de clients...). Pour les crances dj identifies comme douteuses par la socit : Obtenir l'analyse de la variation de provisions d'un exercice l'autre. Rapprocher ces mouvements avec les montants passs au compte de rsultat. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 33 Examiner le bien-fond des provisions constitues en fonction de la politique de la socit, du dossier... Vrifier l'utilisation des provisions antrieurement constitues. Vrifier l'annulation des provisions antrieurement constitues raison des crances douteuses encaisses. Vrifier le bien-fond de la dductibilit fiscale (ou non) de la provision pour crances douteuses. Vrifier que la restitution de la T.V.A. sur crances annules ou impayes s'est bien accompagne de la rectification pralable des factures initiales. d. Effets recevoir En ce qui concerne les effets de commerce, il est indispensable de : Effectuer un examen physique la date de clture ; Rapprocher le montant par chance des effets remis l'escompte avec les confirmations bancaires ; Rapprocher le montant de l'chancier avec le grand-livre et s'assurer qu'il n'y a pas d'chances anormales (au-del de 3 mois). valuer s'il y a lieu de faire une provision pour les risques d'effets impays ou frais d'escompte et d'encaissement. (L'tude des risques clients doit toujours inclure les effets dont le sort n'est pas connu la date des travaux). Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 34 Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 35 I - Prisedeconnaissancedel activitdel entreprise C est une socit anonyme de droit marocain qui a pour principal objet I achat, la transformation, la vente de tous les engrais et produits destins I industrie et l agriculture. Son activit de transformation, qui consiste essentiellement en l ensachage et le mlange des engrais, est ralise travers 10 usines Elle commercialise les engrais de fonds utiliss en priode de labour, et les engrais de couverture imports et utiliss en priode de tallage et leve. Les principaux points de ventes sont au nombre de 21: 10 usines d ensachage et 11 dpts rpartis travers le royaume, les revendeurs, clients agrs par la socit selon une procdure prtablie, sont les principaux distributeurs des produits de la socit. A ces principaux points de ventes s ajoutent les agences mises la disposition de la socit par le ministre de I agriculture et de la mise en valeur agricole. La procdure vente peut se rsumer comme suit : Commande: est enregistre l usine ou au dpt, dans le cas des clients payant au comptant (revendeurs et privs), elle est initie au sige pour les clients payant terme (clients tatiques .) Livraison : la marchandise est enleve l usine ou au dpt sur la base du bon de livraison tabli par la cellule commerciale du site. Ce bon de livraison, tabli manuellement ou informatiquement pour les usines, est envoy au sige pour saisie et dition des factures de vente Facturation et comptabilisation : la facturation est centralise au niveau du dpartement commercial du sige dot d une application commerciale en interface avec la comptabilit , ce dpartement se charge par la suite d envoyer les factures aux clients. Les autres prestations effectues par la socit, en l occurrence les cessions aux industriels et l ensachage pour le compte des tiers, n intgrent pas la cha ne commerciale, mais elles font l objet d une facturation manuelle respectivement par Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 36 les dpartements approvisionnement et production. Ces factures sont par la suite adresses au dpartement financier pour comptabilisation. Encaissement et comptabilisation : le rglement des factures a lieu l usine ou au dpt, avant l enlvement de la marchandise, pour les clients au comptant, et au sige pour les clients du sige. Les justificatifs de rglement sont alors envoys au service comptabilit pour saisie au compte du client. I I - Evaluation du contrleinterne: Les observations releves ont t axes sur : le systme de traitement de l information ; le respect des procdures ; les aspects comptables ; 1- systme de traitement de l information: Faiblesses releves : Le systme de traitement de l information se caractrise par : L absence, au niveau des sites, d outils informatiques permettant l dition des factures et la connexion avec le site central. De ce fait : la facturation est centralise au niveau du sige gnrant des retards assez importants de comptabilisation (ce retard peut atteindre trois mois en priode de campagne) tous les contrles sont manuels (bouclage des ventes, mise jour des stocks, analyse des comptes rglements imputer.) Il existe des dcalages entre la situation des clients au niveau des services commercial et comptable Une trop importante manipulation de documents au niveau des sites et du sige avec transferts physiques de documents Les limites du systme restituer certaines informations statistiques (tableaux de bords de ventes, ventes par mode de rglement, ventes par mode de transport, tonnage par revendeurs pour le calcul des ristournes.) Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 37 Recommandations : Dcentralisation de la facturation au niveau des sites; Prise en charge par l application commerciale de l ensemble des tapes d une opration de vente partir des usines et dpts (commande, expdition, facturation, et encaissement) Mise en place d une interface entre l application commerciale des usines/ dpts et le sige qui assurera la gestion des fichiers ma tres (prix, remises, mode de rglement, autorisation de crdit.) Prise en charge par le systme de l ensemble de la facturation (y compris cessions aux industriels, prestations d ensachage, notes de dbit.) Intgration automatique en comptabilit de toutes les factures et ce quotidiennement, 2-Apprciation du respect des procdures Les tests effectus ont toutefois rvl que certains points ncessitent cependant une attention particulire: Certains clients au comptant prsentent un solde dbiteur alors que du point de vue commercial, un revendeur au comptant doit prsenter un solde nul. Ces soldes dbiteurs proviennent d erreur d imputation des factures et des rglements dans les comptes clients correspondants. Le rapprochement de la situation commerciale des crances au solde comptable n a pu tre ralis car il existe plusieurs dcalages dans la saisie des encaissements. La socit devrait instaurer ce contrle qui doit tre mensuel et systmatique. La socit devrait contrler les prestations factures par un agent indpendant du dpartement de la production de manire limiter les risques lis l absence de sparation des tches. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 38 Aspects comptables L utilisation d un compte de rglement imputer pour enregistrer dans un premier temps les encaissements reus dans l attente de leur imputation au bon compte client est de nature alourdir les tches comptables. Recommandations Il convient partir de l tat rcapitulatif des ventes ou partir d un module de saisie des encaissements d enregistrer directement les encaissements dans le bon compte client Compte tenu de l efficacit des contrles prvus par les procdures en vigueur, et de leur correcte application au sein de la socit, le dispositif de contrle interne du cycle ventes/ clients est jug fiable et efficace. C est en fonction de cette apprciation du contrle interne qu t dtermine la stratgie d audit pour le contrle des comptes, de mme que I tendue des tests de validit mettre en ouvre pour la validation des comptes clients et du chiffre d affaires. Contrle des comptes : La revue des comptes clients fait ressortir les observations suivantes : La situation comptable des crances clients n est pas rapproche la situation commerciale. Ce rapprochement permettrait de valider les soldes et d identifier les ventuelles rgularisations oprer. Il est impratif de prvoir un rapprochement entre ces deux situations afin d identifier les carts ventuels et de les redresser. Les clients crditeurs qui prsentent un solde global de 6892 KMAD ne sont pas tous exhaustivement analyss et justifis ; - Megzari : solde crditeur de 111 KMAD, il s agit de rglements n est pas identifie. Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients 39 - Agences : le solde crditeur des agences slectionnes est de 806 KMAD. Ce solde correspond pour 464 KMAD des rglements dont les livraisons factures n ont pas t comptabilises en 2001. - coopratives Sahb Lassal : Solde crditeur de 119 KMAD, il s agit de rglement intervenu en octobre 1994. La contrepartie de ce rglement n est pas identifie. - ORMVA : solde crditeur de 364 KMAD. Les factures relatives ces rglements sont comptabilises dans les comptes des agences de la socit X. Il convient d analyser la situation de tous les clients crditeurs et d effectuer les rgularisations qui s imposent. Effets impays : La socit a des effets impays sur des clients poursuivis en justice (client Outalha et Al Hajjari pour 209 KMAD et 104 KMAD). Ds qu une action en justice est entame, les crances doivent faire l objet d une provision.