GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE

VENTES-CLIENTS

Fait par Index

1. Cycle ventes-clients

1.1. Appréciation des données significatives du cycle

SOCIÉTÉ..........................................................................................................................................................................

EXERCICE CLOS LE ................................................................................................................................................

- Nombre de clients .........................................................................................................................

Chiffre d'affaires annuel ..........................................................................................................
ù dont France........................................................................................................
ù dont Export........................................................................................................
Montant annuel des avoirs émis..........................................................................................
Valeur du poste clients et comptes rattachés.............................................................
ù dont factures à établir................................................................................
Ratio client..........................................................................................................................................
en jours de chiffre d'affaires T.T.C..................................................................................
- Nombre de factures mensuelles...........................................................................................

Valeur moyenne des factures................................................................................................

- Risques particuliers.......................................................................................................................
......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................

- Existence d'assurance crédit...................................................................................................

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VENTES-CLIENTS

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1.2. Objectifs généraux du contrôle interne

 toutes les ventes (retours) sont saisies et enregistrées

(exhaustivité),

 toutes les ventes (retours) enregistrées sont réelles (existence),

 les ventes (avoirs) ainsi que les produits et charges connexes

sont enregistrés sur la bonne période,

 les ventes (avoirs) ainsi que les produits et charges connexes

enregistrés sont correctement imputés, totalisés, centralisés,

 les montants facturés sont recouvrables,

 les encaissements sont correctement enregistrés.

1.3. Principales caractéristiques du cycle ventes-clients

Dans un schéma d'organisation type permettant l'exercice d'un

bon contrôle interne, on rencontre généralement les services
suivants :

 Service "Administration des ventes". Distinct du service des

ventes, il est essentiellement chargé du traitement et du suivi
de l'exécution de la commande clients.

 Service "Approbation des crédits". Il est essentiellement

chargé pour les ventes autres qu'au détail de donner son
approbation avant le traitement de la commande.

L'activité de contentieux lui est généralement rattachée.

 Service "Expédition". Il doit s'assurer qu'aucune marchandise

n'est livrée sans autorisation correspondante (ordre de
livraison, ordre de travail, etc). Il est souvent souhaitable que
ce service soit distinct du service des réceptions.

 Service "Facturation". Rattaché généralement au service

comptable, il prend en charge l'établissement des factures à
partir d'informations communiquées par les autres services.

 Service "Comptes clients". Il enregistre les factures et doit

s'assurer que le total enregistré correspond aux éléments
transmis par le service "Facturation".

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1.3. Principales caractéristiques du contrôle interne par phase

Les principales phases du cycle ventes se présentent comme suit :

 acceptation, traitement et exécution de la commande,

 facturation,

 enregistrement des factures,

 suivi des comptes "Clients",

 suivi des encaissements.

 Acceptation, traitement et exécution de la commande. Le

contrôle interne doit garantir que :

. toutes les commandes sont traitées rapidement (pas de

livraisons pouvant générer ultérieurement des litiges).
L'enregistrement chronologique et quotidien des
commandes et la surveillance constante de leur
exécution constituent à cet égard une procédure
satisfaisante.

. les conditions de la commande sont acceptables (elles

doivent, en effet, être étudiées avec soin avant
d'accepter la commande) :

- le prix offert et les délais de paiement sont-ils

acceptables eu égard à la politique de l'entreprise ?

- peut-on les fabriquer dans un délai raisonnable ?

- les marchandises commandées sont-elles en stock ?

- ces marchandises doivent-elles être livrées et si oui

par quel moyen de transport ?

. à cet égard l'approbation des conditions de la

commande par un responsable est le plus souvent
nécessaire.

. le client est solvable : la commande reçue ne doit pas

impliquer un dépassement du crédit maximum qui lui
est alloué. S'il s'agit d'un nouveau client, sa solvabilité
doit être examinée.

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 Facturation

Que le système soit manuel ou automatisé, les procédures de

livraison et de facturation doivent donner l'assurance que :

 les factures sont toutes correctement et rapidement établies,

 les quantités livrées ont été correctement saisies et

correspondent aux quantités commandées et aux quantités
facturées,

 les prix sont correctement appliqués et les différents rabais ou

remises accordés en fonction des accords passés avec les
clients,

 la facture est arithmétiquement correcte.

 Enregistrement des factures

Le contrôle interne doit garantir l'exhaustivité de

l'enregistrement des factures. Par ailleurs, les erreurs
d'enregistrement doivent pouvoir être détectées par des
procédures adéquates.

Ces objectifs sont généralement atteints, soit par un système

informatique assurant directement les enregistrements, soit par
un système manuel comportant les éléments suivants :

. les factures sont enregistrées journellement afin d'éviter tout

oubli ou retard,

. les factures sont enregistrées selon leur suite numérique, ce

qui permet d'en vérifier rapidement l'enregistrement, soit par
le pointage du journal des ventes, soit par le pointage d'une
liste récapitulative des ventes journalières,

. une séparation correcte des tâches est assurée : les journaux de

ventes doivent être établis, dans la mesure du possible, par
une personne ou un service indépendant de la facturation et
surtout de la tenue des comptes "Clients" et n'ayant pas accès
à la trésorerie,

. des contrôles et rapprochements globaux sont effectués.

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 Suivi des comptes clients

Le contrôle interne doit veiller au respect des objectifs suivants :

. assurer la relance des arriérés,

. permettre la constatation de la dépréciation de certaines

créances.

Cela suppose que soient, notamment, remplies les conditions

suivantes :

. l'édition d'une balance par antériorité de soldes échus permet

De détecter rapidement les arriérés, une procédure de relance
systématique la complétant efficacement,

. le suivi des comptes "Clients" est fait par une personne n'ayant
pas accès aux opérations de trésorerie,

. les provisions pour dépréciation sont approuvées par un

responsable indépendant du suivi des comptes "Clients".

 Suivi des encaissements

Le contrôle interne doit permettre d'atteindre les objectifs

suivants :

. les recettes sont intégralement comptabilisées,

. elles sont imputées au bon compte individuel.

Cela suppose notamment l'existence des contrôles suivants :

. un contrôle préliminaire sur les recettes avant tout

enregistrement,

. une séparation des tâches de réception des encaissements,

contrôle de la liste des recettes et enregistrement des recettes,

. une remise fréquente en banque des chèques et espèces reçus,

. un contrôle des comptes individuels "Clients".

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1.4 Guide standard d'évaluation cycle ventes-clients
OBJECTIFS D'AUDIT
1. Réalité : toutes les ventes
(retours) comptabilisées
correspondent à des
opérations réelles
2. Concerne la société : toutes Sur ou sous évaluation du chiffre
les ventes (retours) d’affaires
concernent la société qui
les comptabilisé
3.1. Sans oubli : toutes les
livraisons donnent lieu à
facturation
3.1 Sans oubli : tous les retours
donnent lieu à l’émission
d’un avoir
3.2 Sans oubli : toutes les
factures (avoirs) sont
comptabilisées
GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE
VENTES-CLIENTS
RISQUE POTENTIEL
Surévaluation du chiffre
d’affaires ou de la marge brute.
Avoirs non justifiés
Sortie de marchandises ou
prestations réalisées non
facturées : risque de perte
Retours de marchandises n'ayant
pas donné lieu à l'émission d'un
avoir :
ù risque de détournement de
la marchandise
ù risque de non-détection des
avoirs à établir à la clôture
de l'exercice
Non-comptabilisation des
factures et/ou avoirs émis
ù risque de perte
ù risque de détournement
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CONTRÔLES DE PROCÉDURES ENVISAGEABLES
ù Rapprochement des factures et des sorties de stocks comptables.
ù Procédure d'autorisation préalable des demandes d'avoirs.
ù Séparation de fonction entre l'autorisation et l'émission de l'avoir.
ù Rapprochement des avoirs émis et des entrées en stocks comptables
ù Analyse et justification par une personne indépendante des avoirs sans
retours (annulation de factures, rabais hors facture...).
ù Rapprochement des factures et des commandes.
ù Rapprochement des avoirs émis avec la facture d'origine.
ù Séparation des fonctions livraison et facturation.
ù Expédition directe des factures aux clients par le service facturation.
ù Sécurité physique des stocks et lien entre la sortie de stocks et la facturation.
ù Rapprochement bons de livraisons, bons de sortie de stocks et mouvement
d'inventaire permanent, facture.
ù Prénumérotation des bons de livraison, des bons de stocks des factures et
suivi régulier des séquences.
ù Suivi des commandes non facturées par antériorité de date de commande.
ù Rapprochement des quantités commandées, livrées et facturées.
ù Suivi des livraisons partielles.
ù Contrôle des ventes au comptant.
ù Contrôle des conditions d'annulation des ventes.
ù Séparation des fonctions stockage-facturation.
ù Expédition directe des avoirs au client par le service facturation.
ù Suivi particulier des entrées en stock liées aux retours.
ù Émission systématique d'un bon de retour prénuméroté.
ù Prénumérotation des avoirs et lien avec les bons de retour.
ù Lettrage des retours et des avoirs émis.
ù Séparation des fonctions, facturation et comptabilisation.
ù Mouvements automatiques du journal des ventes lors de l'émission de la
facture sinon, existence d'un contrôle de séquence numérique par une
personne indépendante s'assurant de la comptabilisation de l'intégralité des
factures.
ù Centralisation automatique du journal des ventes en comptabilité.
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OBJECTIFS D'AUDIT
4.1. Sans double emploi : toutes
les livraisons (retours) ne
sont facturées qu’une seule
fois
4.2 Sans double emploi : toutes
les factures (avoirs) ne sont
comptabilisées qu’une
seule fois
5. Les ventes (avoirs)
enregistrées sont
correctement imputées,
totalisées, centralisées
6. Les ventes(ou avoirs émis
sur retours clients)
enregistrées sont
correctement évaluées
7. Les ventes (avoirs) sont
enregistrées sur la bonne
période
VENTES-CLIENTS
RISQUE POTENTIEL
ù Litiges clients
ù Mauvaise analyse des
comptes
- risque de non-recou-
vrement ou de
recouvrement tardif des
créances.
Chiffre d'affaires incorrect et
risque de perte ou de litiges avec
les clients
Mauvaise appréciation des
créances en devises
Mauvais rattachement des
charges et des produits
ù Entorse à la régularité et à
la sincérité des comptes
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CONTRÔLES DE PROCÉDURES ENVISAGEABLES
ù Vérification de l'impossibilité d'émettre et de comptabiliser plusieurs
factures pour une même expédition.
ù Règles de mise à jour du fichier clients.
ù Vérification des imputations portées sur les factures.
ù Lettrage régulier des comptes clients.
ù Modalités de détection et de traitement des erreurs d'imputation.
ù Rapprochement des journaux et balances auxiliaires avec la comptabilité
générale.
ù Envoi de relevés mensuels aux clients.
ù Établissement de tarifs approuvés et régulièrement mis à jour.
ù Protection du fichier tarif.
ù Lien entre prix commande-prix facturé et prix tarif.
ù Suivi spécifique des commandes et ventes réalisées à des prix différents
des prix tarif.
ù Suivi et contrôle des rabais, remises et ristournes accordés sans facture.
ù Suivi des ventes au personnel et au comptant.
ù Lien entre les avoirs pour retours émis et la facture d'origine.
ù Vérification des taux de TVA utilisés.
ù Les taux de change utilisés doivent être régulièrement transmis aux
personnes chargées de la comptabilisation.
ù Les montants en devises doivent être facilement identifiables pour
permettre l'actualisation des taux à la clôture de l'exercice.
ù Dispositif de clôture et procédures d'arrêté permettant un recensement
exhaustif et réel
- des avoirs à établir
- des factures à établir
ù Traitements manuels ou informatiques permettant un lettrage
- des retours et des entrées en stocks avec les avoirs
- des sorties de stocks avec les factures
ù Recensement des produits et charges divers rattachés au cycle ventes-clients
(ristourne de fin d'année, commissions dues...).

OBJECTIFS D'AUDIT
8. Les montants facturés sont
recouvrables
9. Les encaissements sont
correctement enregistrés
GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE
VENTES-CLIENTS
RISQUE POTENTIEL
Ventes effectuées à des clients
non solvables
ù risque de perte des créances
et des commandes en cours.
Existence de facture arriérée
Non enregistrement ou enre-
gistrement avec retard des
encaissements
ù Risque de détournement ou
de perte
ù Non optimisation de la
gestion de trésorerie.
Crédit client non conforme à la
politique définie par la Direction
générale.
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CONTRÔLES DE PROCÉDURES ENVISAGEABLES
ù Existence d'un service indépendant chargé du suivi et de la gestion du
risque clients.
- Procédures d'octroi de crédits.
- Existence d'une liste noire.
- Fiche de renseignements par clients.
ù Blocage automatique des commandes en cas de "liste noire", dépassement
du plafond de crédit ou nouveau client
ù Approbation ou validation systématique des commandes avant
l'expédition.
ù Existence d'une balance par antériorité.
ù Balance systématique des arriérés.
ù Imputation rapide des impayés.
ù Procédure d'autorisation par une personne responsable et indépendante du
suivi clients, de l'enregistrement ou créances irrécouvrables et des reports
d'échéances.
ù Fixation d'une politique claire pour l'enregistrement des créances en
créances douteuses.
ù Règles précises de dépréciation des comptes clients.
ù Séparation des fonctions encaissement et suivi des comptes clients.
ù Règles de suivi des encaissements reçus, comptabilisés et imputés aux
comptes clients.
ù Suivi des ventes au comptant, contrôles de caisse.
ù Autorisation des délais de règlements accordés au client en accord avec la
politique générale de crédit de la société.