Appréciation du contrô le interne du cycle achat fournisseur dans une mission de CAC : cas de XERAS HÔ TEL

Rapport de Stage (UE 13)

ATIHOU Toundji Primor

Diplôme de Comptabilité Gestion (DCG) 2012-2013

Appréciation du contrôle interne du cycle achat fournisseur dans une

mission de commissariat aux comptes : cas XERA HÔTEL SA

Tutrice de stage : Mme Rosalie A. Bossou Expert comptable diplômé

Dédicace 
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En souvenir de ma mère du plus loin de l’oubli.

Oré Ofè Elisabeth DAGAN.

Remerciements :

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Introduction générale

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Selon le Conseil de l’OEC (1977), le contrôle interne est l’ensemble des

sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but d’une part
d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de
l’information financière de l’entreprise et d’autre part l’application des
instructions de la direction et de favoriser l’amélioration de la performance de
celle-ci. Elle se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de
chacune des activités de l’entreprise pour maintenir sa pérennité.
Cette fonction occupe de nos jours une grande place au sein de nos structures
compte tenu des nombreux défis liés à la maîtrise du risque et à la recherche de
performance par les différents acteurs d’une organisation. Elle permet donc de
donner une assurance raisonnable à l’entreprise sur le degré de maîtrise de ses
opérations ou comment aidez au mieux à maîtriser ses opérations. La mise en
œuvre de la fonction de contrôle interne au sein d’une entreprise doit se faire
autour de certains éléments indispensables à la maîtrise des activités de
l’entreprise au nombre de ses éléments nous avons :
 l’environnement du contrôle : qui se traduit par la culture de
l’organisation qui doit être favorable pour la mise en place d’un contrôle
interne sans obstacle ;
 l’évaluation du risque afin de bien les connaître pour être en mesure de les
maîtriser
 une information et une communication satisfaisante.

En effet, le contrôle interne est donc un processus mis en place par le Conseil
d’Administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation destinée à
fournir une assurance raisonnable quant aux objectifs suivants :
 la réalisation et l’optimisation des opérations ;
 la fiabilité des informations financière ;
 la conformité aux lois et aux règlements en vigueur au sein de la structure.

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D’où la nécessité de l’appréciation du système de contrôle interne, en vue

d’identifier les zones à risque sur lesquels l’auditeur va s’appuyer pour alléger
ses contrôles.
Les contrôles sur lesquels l’auditeur décide de ne pas s’appuyer et qui donneront
lieu à des contrôles étendus correspondent aux points faibles du système mais
aussi à ceux des points forts, qui bien que prévus ne fonctionnent pas.
Pour mieux apprécier le contrôle interne, on procède à la répartition de
l’entreprise en différents circuits qui traduisent les différentes opérations
qu’effectuent l’entreprise ; nous avons notamment le cycle vente/client, le cycle
achat/fournisseur, le cycle trésorerie etc.
C’est donc au niveau de l’appréciation du contrôle interne du cycle achat
fournisseur que mon travail se penchera.
Le choix de ce thème est soutenu par deux raisons fondamentales :
La première est celle liée au poids des approvisionnements dans les
établissements hôteliers, d’où la nécessité de maîtriser cette fonction du fait que
d’énorme risque sont associés à la chaîne de l’approvisionnement notamment le
risque de fraude ;
La deuxième raison est le souci de présenter un travail qui cadre avec les
différentes tâches exécutées lors de mon stage. Pour avoir donc effectué mon
stage au sein du cabinet Mazars Bénin, j’ai eu l’occasion de participer à des
missions d’audit où j’ai pu apprendre de plus près les différentes étapes à suivre
lors de l’appréciation du contrôle interne du cycle achat/fournisseur dans le
cadre d’une mission d’audit.
Néanmoins, il est fondamental de notifier que la démarche adoptée pour
l’appréciation du contrôle interne du cycle achat/fournisseur ne s’éloigne pas
pour autant de celle à adopter pour les autres cycles.
Notre travail sera présenté en deux parties :

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La première partie abordera la présentation du cadre de notre stage, les

différents travaux réalisés au cours de notre stage et ensuite le cadre théorique
de notre étude ;
La deuxième partie sera consacrée à l’aspect pratique de la mise en œuvre de
l’appréciation du contrôle interne du cycle achats fournisseur.

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Première partie : le stage, son contexte et les différentes tâches exécutées

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Chapitre 1 : Présentation du lieu du stage

Ce chapitre de notre rapport sera consacré à la présentation du cadre de notre

stage et son mode d’organisation
Fiche signalétique de Mazars Bénin
Société : Mazars Bénin

Forme juridique: société anonyme

Date de création: / / 2004

Capital social: 10 000 000 FCFA

RCCM  : RB Cotonou 2004 B 6066

N° INSAE : 295 741 224 5465

N° IFU: 3200 7000 18 414

Siege social: Immeuble Sainte Trinité – 5ème étage – Boulevard Saint Michel

Adresse  : 072 BP : 48 Cotonou Bénin ; Téléphone : (229) 21 32 37 01

Fax (229) 21 32 02 31

E-mail : contact@mazars.bj

Site web: www.mazarsbenin.com

Section 1 : Historique de Mazars Bénin

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Mazars bénin est un cabinet d’audit ; d’expertise comptable et de conseil.

Section 2 : Organisation du cabinet Mazars bénin

Chapitre 2 : Tâches exécutées au cours du stage

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Deuxième partie : Appréciation du contrôle interne du cycle achat

fournisseur dans une mission de CAC : cas de XERAS Hôtel SA

Chapitre 1 : Prise de connaissance et description des procédures

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Section 1 : Prise de connaissance

Cette section de notre rapport est consacré à la prise de connaissance de
l’entité « XERAS HÔTEL SA ».

I- Connaissance de Xeras hôtel et son environnement

 Présentation de « Xeras hôtel SA »

« Xeras hôtel SA » est une société anonyme de prestation de services

hôteliers. Elle est créée en 2007 et a pour activité principale l’hébergement et les
autres activités « périphériques » telles la restauration, le business center, les
boutiques, les agences de voyage, la location de salles et autres activités à
caractère touristique.
Son capital social est de deux milliards huit cent quarante millions (2 840
000 000) de Francs CFA. Il est constitué de 284 000 actions de 10 000 FCFA et
est détenu à hauteur de 63% par un groupe malien, leader dans l’accueil et
l’hébergement en terre africaine. Le Conseil d’Administration est composé de
administrateurs tous actionnaires et la présidence du Conseil d’administration
est assuré par Monsieur Mohamed BEN.
« Xeras hôtel SA » dispose de : cent vingt (120) chambres ; dix (10) salles
de conférences ; douze (12) suites présidentielles ; trois (03) bars dont (02)
fonctionnels ; trois (03) restaurants dont deux (02) fonctionnels ; une (01)
piscine et un terrain de tennis.

 Management de « Xeras hôtel SA »

L’hôtel compte actuellement 136 salariés. Le management est piloté par

un Directeur de l’Exploitation nommé par le conseil d’administration.
L’organigramme se caractérise notamment par :

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 un responsable de l’hébergement qui a sous sa responsabilité, le service

réception et la gouvernance (entretien des chambres) ;
 un responsable restaurant en charge des restaurants, des bars et services
connexes : banquets, séminaires et traiteur ;
 un chef de cuisine, responsable de la cuisine et de la pâtisserie ;
 un service comptable en charge de la comptabilité et de la production des
différents reporting (états financiers, reporting groupe etc.…).

En outre, le conseil d’administration joue un rôle important dans :

 la recherche de financement ;
 le vote du budget ;
 la définition des programmes opérationnels et des procédures ;
 le suivi de la réalisation des activités et l’approbation des rapports ;
d’activité du Directeur de l’exploitation.

 Environnement de « Xeras hôtel SA »

Le Bénin présente des potentialités touristiques intéressantes. L’offre

hôtelière est sensiblement composée des principaux complexes ci après : Bénin
Marina hôtel, Novotel Orisha, Myosotis, Ibis hôtel, hôtel du Lac et hôtel du Port.
Tous ces hôtels présents sur le marché béninois bénéficient d’un excellent
emplacement en bordure de mer pour la plupart à l’instar de « Xeras hôtel».
Toutefois, il existe d’autres complexes hôteliers qui, grâce à leurs
prix plus attractifs concurrencent fortement ces hôtels de classe internationale.
Les critères de classement des hôtels par le ministère du tourisme se
résument aux infrastructures et à la qualité du service ; il n’est pas pris en
compte la part du marché détenue par les intervenants du secteur. De ce fait, les
statistiques ne sont pas fiables. Toutefois, Bénin Marina Hôtel semble être le

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plus gros établissement hôtelier de la place du point de vue de la capacité

d’accueil. La part de marché actuel de « Xeras hôtel » peut être estimée à 17%.

II- Données chiffrées

Les données chiffrées au cours de période sur laquelle nos contrôles se

sont déroulés se résument comme suit :

Section 2 : Description de la procédure achats fournisseurs

Cette partie de notre rapport sera consacrée à la prise de connaissance des
procédures décrites dans le manuel de procédures administratives et financières
de la société XERAS HÔTEL.
Procédure d’achat de biens et services
Les procédures d’achat de biens et services décrites ci-dessous sont fonction de
la nature de l’achat :
 les travaux et équipements ;
 les prestations de services ;
 les denrées non périssables ;
 les denrées périssables ;
 les petits matériels.

Le principe général qui régit l’achat des biens et services est que tout besoin
d’achat de biens et services doit trouver son origine dans le budget qui est
élaboré par la société pour le compte de l’année. C’est donc sur la base de ce
budget programme que chaque chef service sera chargé d’élaborer la liste des

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biens et services dont il aura besoin. La définition du calendrier d’achat tiendra

compte donc :
 de la préparation et de la mise en œuvre de l’appel d’achat ;
 de la consultation des fournisseurs pour le gré à gré ;
 et de la livraison totale ou partielle des biens et services.

Mode de passation des marchés

Les modes de passations des marchés sont résumés comme ci-dessous :
 appel d’offre international pour les acquisitions dont la valeur est
supérieur à X FCFA.
 appel d’offre national pour les acquisitions dont la valeur est comprise
entre X FCFA et Y FCFA ;
 appel d’offre restreinte pour les acquisitions dont la valeur est comprise
entre X FCFA et Y FCFA ;
 de gré à gré pour les achats de biens et services dont la valeur est
inferieure à Z FCFA.

Description de la procédure de passation des marchés

Elaboration de l’offre d’achat
Sur la base du budget élaboré, le Directeur financier et comptable procède à
l'élaboration des offres d’achats ;
Passation de marchés
Sur la base du dossier d'appel offre élaboré par le DFC et préalablement validé
par le Directeur général, le service d'achat lance un appel d'offre dans un journal
d'insertion ou compte tenu de la procédure de consultation adoptée.
Dépouillement des offres
Pour le dépouillement des offres, un comité composé du DFC, de la Direction
juridique et du Chef service achat effectue le dépouillement, l'évaluation des
offres puis propose un adjudicataire.

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Suivi et exécution des marchés

Pour la réalisation des travaux, le suivi est réalisé par……………………
Pour l'acquisition des biens matériels, les tâches de suivi et de réception sont
assurées par le DFC qui recourra aux avis des techniciens en cas de besoins.
Description de la procédure de consultation directe
- pour les achats dont le montant est >X FCFA, le service d'achat recueille au
moins trois (03) factures préforma des fournisseurs
Le DFC, le DRH et un agent du service utilisateur procèdent en commission à
l'analyse des offres (qualité, coût et délais de livraison)
2- pour les achats < X FCFA, le service d'achat aura la possibilité de l'exécution
d le magasinier s'assure que la livraison est conforme au bon de commande, au
bordereau de livraison et à la facture. La procédure d'achat.
Pour la procédure de consultation directe, le choix du fournisseur se fera sur la
base du répertoire fournisseurs constitués par l'entreprise et qui doit être
actualisé périodiquement l'entreprise.
Description de la procédure d'achat des biens non périssables et de
fournitures d'exploitations
Principes généraux
L’achat des biens non périssables et de fournitures d'exploitation, doit tenir
compte de la capacité de stockage et du stock minimum.
Expression de besoin

1- l'expression de besoin est faite par l'économe lorsque le stock minimum

est atteint.

L’économe établi un bon de commande, le transmet au DFC afin qu'il juge de

l'opportunité de la demande en fonction du stock mais surtout du budget et de
l'Etat de la trésorerie avant la signature par le Directeur général

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2- l'expression est faite par un service demandeur

Le service demandeur remplit une fiche de demande d'achat, le transmet à

l'économat pour accord et déclenchement de la procédure de commande.

Description de la procédure d'achat des biens périssables

Principes généraux

L’achat des biens non périssables et de fournitures d'exploitation, doit tenir

compte de la capacité de stockage et du stock minimum.

3- Expression de besoin

Le chef de la cuisine détermine ses besoins de produits par semaine ou par jour
en fonction des prévisions de ventes. Ces besoins prendront en compte le stock
physique du jour.
4- Passation des commandes

Pour chaque produit, le stock existant et la quantité à commander sont reportés

sur un document appelé liste des feuilles de marché (voir modèle de feuille de
marché)
5- Réception et contrôle de la livraison

Le contrôle de la conformité (quantité et qualité) est effectué par un responsable

désigné par le chef cuisine. Ces contrôles sont matérialisés par un visa sur le bon
de commande ou la facture.
Procédure de traitement des bons de commandes
Les bons de commandes sont établis en trois (03) exemplaires
Le 1er est destiné au fournisseur
Le 2ème exemplaire est classé à l'économat dans un classeur "commande en
attente de livraison". Il sera transféré dans le classeur "commande livré en

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instance de règlement". Cet exemplaire accompagné de la facture est transmis à

la comptabilité pour enregistrement et règlement.
Le 3ème reste à la souche du carnet de bon de commande
Description de la procédure d'achat des biens périssables
Principes généraux

S'agissant des biens périssables, leur achat se fait au quotidien.

1) Expression de besoin

Le chef de la cuisine détermine ses besoins de produits par semaine ou par jour
en fonction des prévisions de ventes. Ces besoins prendront en compte le stock
physique du jour.

2) Passation des commandes

Pour chaque produit, le stock existant et la quantité à commander sont reportés

sur un document appelé liste des feuilles de marché (voir modèle de feuille de
marché)
3) Réception et contrôle de la livraison
4) Le contrôle de la conformité (quantité et qualité) est effectué par un
responsable désigné par le chef cuisine. Ces contrôles sont matérialisés
par un visa sur le bon de commande ou la facture.

Procédure de traitement des bons de commandes

Les bons de commandes sont établis en trois (03) exemplaires
Le 1er est destiné au fournisseur

Le 2ème exemplaire est classé à l'économat dans un classeur "commande en

attente de livraison". Il sera transféré dans le classeur "commande livré en
instance de règlement". Cet exemplaire accompagné de la facture est transmis à
la comptabilité pour enregistrement et règlement.

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Procédure de réception de commande

Les formalités de réception de commande sont assurées par:
- l'économat pour les commandes concernant l'hôtel
- le département demandeur pour les commandes initiées par un service défini
- la cuisine pour les denrées périssables

Procédure de règlement des factures

Après réception de la liasse (facture+bon de commande+ bordereau de

livraison), le comptable s'assure de l'exactitude arithmétique du calcul, que la
facture porte les mentions obligatoires. Après contrôle de la facture, le
comptable établit un chèque au nom du fournisseur si le montant est supérieur
ou égal à FCFA 10 000; il porte sur la facture la mention payée le n° du chèque;
la date et ensuite le transmet au DFC pour contrôle et le DFC après le contrôle
de la régularité le transmet au DG pour signature.
Pour les règlements a effectué en espèce, le comptable fait remplit par le
fournisseur un reçu.

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Chapitre 2 : Evaluation de la procédure

Section 1 : Vérification de l’existence de la procédure (Test de conformité)

Section 2 : Vérification de l’application permanente des procédures (test de

permanence)

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