L’analyse du système de contrôle interne de la fonction
trésorerie-Dépenses doit permettre de s’assurer que tous les règlements émis par l’entreprise sont :
- justifiés. - autorisés. - transmis à leurs bénéficiaires. - comptabilisés.
N.B. : Cette partie concerne tous les paiements sauf ceux
relatifs à la paie. Cette fonction doit-être examinée conjointement avec « Banques-Caisses ». APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE
TRESORERIE - DEPENSES
CHAPITRE SECTION FOLIO
LISTE DES CONTROLES POSSIBLES
SEPARATION DE FONCTIONS :
Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne :
La tenue de la caisse.
La détention des titres de paiement vierges.
La détention des chèques reçus des clients.
L’approbation des pièces justificatives.
La préparation des chèques ou effets.
La signature des chèques ou effets.
L’annulation des pièces justificatives.
L’envoi des titres de paiement.
La tenue du journal de trésorerie.
Les dépôts en banque d’espèces et de chèques.
La tenue des comptes de tiers (fournisseurs, clients...).
L’émission des avoirs.
L’approbation des avoirs.
La réception des relevés bancaires.
La préparation des rapprochements de banque.
L’autorisation des écritures d’opérations diverses sur les
comptes de trésorerie. APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE
TRESORERIE - DEPENSES
CHAPITRE SECTION FOLIO
LISTE DES CONTROLES POSSIBLES
AUTORISATION DES DEPENSES :
Le règlement des dépenses en espèces est-il limité à un
montant raisonnable ?
Est-il interdit de payer des duplicata de facture ?
Les pièces justificatives des dépenses reçoivent elles
un « bon à payer » avant émission des titres de règlement ?
Ce bon à payer est-il :
- donné par des personnes autorisées ?
- donné uniquement si les pièces ont fait l’objet de tous les contrôles prévus par la procédure (voir contrôle des factures) ?
Les signataires du bon à payer et des titres de paiement
disposent-ils de tous les éléments nécessaires pour vérifier que les contrôles ont été bien faits (commande, bons de réception, facture...) ? Procèdent-ils à des sondages ?
Les signataires des titres de paiement ont-ils les moyens
de vérifier que le bon à payer a été donné par une personne autorisée (spécimens de signature, liste des délégations de pouvoir ...) ?
La déduction des acomptes, avoirs... est-elle vérifiée
avant signature du titre de paiement ?
CONTROLE DES PAIEMENTS :
Les titres de paiement sont-ils rapprochés avec les
pièces justificatives lors de la signature des titres en ce qui concerne :
- les montants. - les bénéficiaires. - le report sur les talons. - les échéances. APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE
TRESORERIE - DEPENSES
CHAPITRE SECTION FOLIO
LISTE DES CONTROLES POSSIBLES
Les signataires des titres de paiement ou le caissier
annulent-ils les factures payées pour éviter les doubles paiements (si l’entreprise paye sur relevé, toutes les factures qui figurent sur le relevé doivent être annulées) ?
Les titres de paiement sont-ils envoyés directement
aux bénéficiaire sans repasser par la comptabilité ?
Pour les paiements en espèce, est-il exigé un reçu ?
Les traites sont-elles soumises à acceptation ?
L’émission des chèques en blanc (valeur, bénéficiaire
et/ou date) sont-ils interdits ?
Les chèques erronés sont-ils annulés et conservés
pour éviter leur réemploi ?
Contrôle-t-on les effets retournés après paiement ?
Si une machine à signer est utilisée, son utilisation
est-elle étroitement contrôlée (accès limité, nombre d’utilisation...) ?
S’il existe un système de double signature :
- les signataires sont-ils indépendants l’un de
l’autre ? - chaque signataire procède-t-il au contrôle des titres de paiement ?
Les titres de paiement vierge (chèques, lettres chèques
manuelles ou informatiques, billets à ordre sont-ils conservés dans un coffre ? Leur utilisation est-elle contrôlée (suivi des séquences numériques par exemple) ?
S’il existe des stocks importants de timbres poste, timbres
fiscaux, bons (repas, essence...), font-ils l’objet de contrôles appropriés ? APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE
TRESORERIE - DEPENSES
CHAPITRE SECTION FOLIO
LISTE DES CONTROLES POSSIBLES
ENREGISTREMENT DES PAIEMENTS :
Le système permet-il de s’assurer que tous les :
- chèques. - traites. - billets à ordre. - paiements en espèces.
sont comptabilisés et correctement imputés ? dans
bonne période ?
Les traites et billets à ordre sont-ils également
enregistrés sur un échéancier ?
Cet échéancier est-il régulièrement rapproché avec
