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PARTIE III : PROPOSITION D’UN MODELE DE

CONTROLE INTERNE DES ACTIVITES CLASSIQUES

 PROCEDURES DES ACHATS - FOURNISSEURS

 PROCEDURES DES VENTES- CLIENTS

 PROCEDURES DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Cours de Contrôle interne

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CHAPITRE I : PROCEDURES DES ACHATS - FOURNISSEURS

SECTION I : LES ASSERTIONS ET COMPTES RATTACHES AU CYCLE ACHATS / FOURNISSEURS

Les assertions sous-tendant l’établissement des comptes sont des affirmations logiques
basées sur des critères établis par la Direction et nécessaires à l’élaboration d’états
financiers fiables. L’auditeur fixe ces affirmations au début de sa mission et tout au long de
ses travaux il essaye de les confirmer. En effet, l'auditeur doit programmer et effectuer les
tests permettant de valider les assertions faites par la direction sur les états financiers.
L'auditeur doit vérifier ces assertions pour chacun des principaux soldes de comptes.
Selon le paragraphe 17 de l’ISA 500, les assertions auxquelles l’auditeur fait appel sont
devisées en trois catégories :
- assertions concernant les flux d’opérations et les événements survenus au cours de la
période auditée,
- assertions concernant les soldes des comptes en fin de période, et
- assertions concernant la présentation et les informations fournies dans les états financiers.

I- assertions concernant les flux d’opérations et les événements survenus au cours de la

période auditée

 survenance : les opérations et les événements qui ont été enregistrés se sont
produits et se rapportent à l’entité
 exhaustivité : toutes les opérations et tous les événements qui auraient dû être
enregistrés, sont comptabilisés;
 exactitude : les montants et autres données relatives aux opérations et événements
ont été correctement enregistrés
 séparation des périodes : les opérations et les événements ont été enregistrés dans
la bonne période comptable;
 imputation comptable : les opérations et les événements ont été enregistrés dans
les comptes appropriés.

II- assertions concernant les soldes des comptes en fin de période

 existence : les actifs, les passifs et les fonds propres existent;

 droits et obligations : l’entité détient ou contrôle les droits sur les actifs, et les dettes
correspondent aux obligations de l’entité
 exhaustivité : tous les actifs, les passifs et les fonds propres qui auraient dû être
enregistrés l’ont bien été

Cours de Contrôle interne

 62

 valorisation et affectation : les actifs, les passifs et les fonds propres sont portés
dans les états financiers pour leur bonne valeur et tous les ajustements résultant de
leur valorisation ou de leur affectation sont enregistrés de façon appropriée.

III- assertions concernant la présentation et les informations fournies dans les états
financiers

 survenance, droits et obligations : les événements, les transactions et les autres

informations fournies se sont produits et se rapportent à l’entité;
 exhaustivité : toutes les informations se rapportant aux états financiers qui doivent
être fournies dans ces états l’ont bien été
 classification et compréhension : l’information financière est présentée et décrite de
manière pertinente, et les informations fournies dans les états financiers sont
clairement présentées
 exactitude et valorisation : les informations financières et les autres informations
sont fournies sincèrement et pour des montants corrects.

SECTION II : ORGANISATION GENERALE, OUTILS DE GESTION ET SYSTEME D’INFORMATIONS

I- Les objectifs prioritaires de contrôle interne

1. L’existence d’une bonne séparation des tâches

A. Grille d’analyse des fonctions et des tâches

Fonctions
Les tâches
Opérationnelles Conservation Enregistrement Contrôle
Demande d’achats X
Etablissement des commandes X
Autorisation des commandes X
Réception des achats X
Comparaison commande/facture * X
Comparaison bon de réception/facture * X
Imputation comptable X
Vérification de l’imputation comptable * X
Gestion des magasins X
Tenue de la comptabilité matière X
Bon à payer X
Tenue du journal des achats X
Tenue des comptes fournisseurs X
Rapprochement des relevés fournisseurs
* X
avec les comptes
Rapprochement de la balance
* X
fournisseurs avec le compte collectif
Centralisation comptable des achats X
Signature des chèques X

Cours de Contrôle interne

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Fonctions
Les tâches
Opérationnelles Conservation Enregistrement Contrôle
Envoi des chèques X
Acceptation des traites X
Tenue du journal effet à payer X
Tenue du journal trésorerie X
Annulation des pièces justificatives X
Accès à la comptabilité générale X
Suivi des avoirs X
* Applicable dans le cas d’auto-vérification

B. Moyen mis en œuvre pour assurer la séparation des tâches

Les fonctions suivantes doivent être normalement confiées à des personnes ou à des
services différents :
 Fonction d’expression du besoin et de son suivi :
Le demandeur : Le magasinier et autres services de la société
L’expression du besoin s’effectue généralement sur la base d’une demande d’achat pré-
numérotée et établie en un nombre d’exemplaire suffisant :

 Comptabilité
 Dossiers achats
 Souche (service demandeur).
 Fonction de contrôle de l’opportunité du besoin
Cette fonction doit être confiée au responsable hiérarchique de celui qui a exprimé le besoin
ou bien le contrôleur de gestion ou encore dans certains cas (selon l’organisation de la
société et l’importance de la demande) à la direction générale.
Le contrôle du besoin se matérialise par la signature, en guise d’approbation, de la Demande
d’Achat par le responsable dûment habilité.
 Fonction de consultation des fournisseurs :
Cette fonction doit être normalement confiée au service « achats ».
La consultation des fournisseurs consiste à consulter au moins 3 fournisseurs. Toutefois il
existe des cas où il n’y a que 1 ou 2 fournisseurs disponibles. En Tunisie, pour les entreprises
publiques la loi définit la forme de la consultation en fonction de la nature des achats (biens
ou services) et de leur importance (Montant). Pour certaines commandes les entreprises
établissent un cahier des charges qui définit les obligations des parties contractantes et les
caractéristiques des produits et des prestations. Ledit cahier engagera le fournisseur retenu.
La sélection des fournisseurs est matérialisée par des demandes de prix envoyées par le
service achat et des devis réceptionnés de la part des fournisseurs.

Cours de Contrôle interne

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Certaines entreprises sont obligées de traiter avec un seul fournisseur (Fabriquant unique ou
le seul fabriquant qui permet de fournir un produit de qualité).
 Fonction de sélection du fournisseur
Le choix du fournisseur : La direction générale ou commission ad hoc.
La sélection du fournisseur est effectuée sur la base d’un tableau comparatif multicritères
(Prix, qualité, délais de livraison, modalités de règlement etc). En Tunisie, dans le cas des
entreprises publiques, la loi instaure des commissions pour sélectionner le fournisseur, en
fonction de la nature des achats (bien ou service) et de leur importance.
 Fonction de lancement et suivi des commandes
Cette fonction est à la charge du service « achats ».
Le lancement de la commande est matérialisé par l’établissement d’un bon de commande
ou d’un contrat. Le suivi de la commande est matérialisé par un tableau de suivi des
commandes qui mentionne le numéro du bon de commande la date de réception prévu et la
date de réception effective.
 Fonction de contrôle des articles reçus et de leur conservation
Cette fonction est à la charge du magasinier et du service qualité pour le contrôle qualitatif
des marchandises reçus.
 Fonction courrier :
La fonction de réception des factures et divers document ainsi que leur enregistrement ainsi
que leur distribution aux services concernés est à la charge du bureau d’ordre et secrétariat.
La réception des biens est matérialisée par un bon de réception ou par un PV de réception.
 La fonction comptable :
L’enregistrement comptable est à la charge du service comptable.
 Fonction règlement :
Le paiement des fournisseurs est à la charge du service financier et trésorerie.

2. Compétence et intégrité

A. Compétence

Le personnel doit être d’un bon niveau académique et/ou bénéficiant d’une bonne
expérience. En outre, la direction de la société doit envisager des cycles de formation, mise à
jour et de recyclage du personnel.
La compétence est nécessaire pour l’exécution des procédures opérationnelles et celles de
contrôle interne. Le manque de compétence peut amener l’entreprise à la réalisation des

Cours de Contrôle interne

 65

achats non économiques ce qui engendrera l’augmentation des coûts des ventes d’où la
baisse de la performance de l’entreprise.

B. Intégrité

L’auditeur doit avoir l’historique des antécédents judiciaires ou disciplinaire du personnel. En

outre, il doit avoir une idée sur les éléments de train de vie du personnel. L’auditeur doit
vérifier si le personnel a une relation d’affinité ou de parenté avec l’un ou les fournisseurs.
Une personne qui ne prend jamais de congés ou qu’il essaye de centraliser le travail entre
ses mains ou qu’il présente un signe de manque de collaboration il peut être une personne
non intègre.
L’auditeur doit être conscient que la fraude dans ce domaine se consomme par entente
entre l’acheteur (personnel du service « achats ») et le fournisseur. En conséquence une
attention particulière doit être prêtée à la moralité de l’acheteur et les fournisseurs.

3. Une documentation suffisante et constamment mise à jour sur les articles et les
fournisseurs

Les services de la société doivent disposer des documents nécessaires pour la réalisation des
différentes tâches à savoir :
 Fiches et catalogues techniques sur les articles.
 Fiches sur les différents fournisseurs
 Guides techniques
 Position tarifaire (droit de douane TVA et droit de consommation)
 Autres documents spécifiques

4. Des aires et des conditions de stockages adéquats

Les aires et les conditions de stockage doivent permettre:

 La protection des articles contre les accès non autorisés et les vols
 La protection des articles comme la détérioration dues aux intempéries et aux
conditions climatiques (Humidité aération lumière et etc)
 La protection des articles contre les détériorations dues aux opérations de
manutention (espaces emplacement matériel de manutention adéquat, etc)
 Une identification facile des articles stockés
 Le stockage des mêmes articles dans les mêmes endroits
 L’absence de confusions entre les articles (articles différents stockés dans le même
endroit)
 L’absence de confusions entre les articles (Articles différents stockés dans le même
casier)

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

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5. Des systèmes de gestion des stocks appropriés

Des systèmes de gestion permettant d’éviter les stocks excessifs

Exemple
 Système de stock budgétisé (Budget des ventes - budget de production - budget
d’approvisionnement
 Systèmes de stocks constitués sur commandes (Commandes clients -matières
nécessaires pour satisfaire- stocks existant- achat).
 Système de stocks de sécurité (min/max) pour les articles à consommation continue
et récurrente

6. Un système de contrôle et suivi budgétaire

 Budget vente
 Budget production
 Budget approvisionnement
 Budget des départements fonctionnels

II- Procédure de travail

La procédure du cycle achats fournisseurs regroupe les étapes suivantes :

 expression et approbation du besoin
 consultation des fournisseurs
 sélection du fournisseur
 passation et suivi de la commande
 contrôle de la réception
 contrôle et enregistrement des factures
 règlement des factures des fournisseurs et enregistrement comptable

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

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1. Expression et approbation du besoin

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

S’assurer que les besoins sont exprimés sur la base de La gestion des stocks doit prévoir le stock minimum et maximum. Le stock
critères adéquats, permettant d’éviter les ruptures des minimum évite la rupture des stocks et le stock maximum évite les stocks
1
stocks ou la détention de stocks excessifs. En définitif le excessifs. (Voir cycle stock).
besoin doit être réel et économique.
S’assurer que les besoins exprimés font l’objet d’une La demande d’achat est établie soit par le magasinier sur la base des stocks
2 demande d’achats ou d’un autre document approprié et minimum/ maximum, soit par le service approvisionnement sur la base des
émis en nombre d’exemplaire suffisant. besoins de la production ou par les deux.
S’assurer que les demandes d’achats sont établies en Paramétrage du logiciel de gestion des stocks afin qu’il procède à l’édition
3 temps opportun. quotidienne et automatique du listing des références en stock dont les
quantités sont égales ou inférieur au stock minimum.
S’assurer que les demandes d’achat contiennent une Les demandes d’achat doivent prévoir une première colonne réservée au
description précise des articles demandés et de leurs code article interne à l’entreprise, une deuxième colonne réservée aux
4
caractéristiques. références techniques du fournisseur et une dernières colonne réservée aux
descriptions du produit (nom du produits, dimension, nature, couleur etc).
S’assurer que les demandes d’achat sont approuvées par La demande d’achat doit être signée par la direction générale, par le service
5 un responsable indépendant et présentant un niveau contrôle de gestion, par un responsable hiérarchique etc.
hiérarchique approprié.
S’assurer que le dispatching des demandes d’achats est Un carnet à souche de demande d’achats à triple exemplaire.
adéquat. 1- Comptabilité ;
6
2- Dossier achat
3- Souche.

Cours de Contrôle interne – 2ème

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N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

S’assurer qu’il existe un suivi approprié des demandes  Demandes d’achats pré-numérotées
d’achats par les demandeurs.  Tableau de suivi des demandes d’achats comportant les informations
suivantes : Numéro de la demande d’achat ; Date de la demande ; service
7
demandeur ; Désignation du bien, Quantité ; Date de livraison souhaitée.
 Procédure de relance des demandes d’achats par le demandeur sur la
base de l’exemplaire en souche.

2. Consultation des fournisseurs

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

S’assurer que les procédures de consultation des  L’entreprise doit établir des instructions claires et formalisées, au niveau
fournisseurs permettent de réaliser les achats dans les d’un document dûment approuvé, afin de fixer la forme de la
meilleurs conditions en terme de : consultation (Avec ou sans appel d’offre) en fonction de la nature des
 Rapport qualité / prix biens et services ainsi que leur montant.
 de délai de livraison  L’entreprise doit établir des documents spécifiques aux consultations
 de modalités de règlement des fournisseurs (demande de prix, cahier de charge etc). Ces
documents doivent :
1
- Etre convenablement établis
- Comporter une indication précise sur la nature et les caractéristiques
des biens ou l’étendue des travaux et des prestations.
- Comporter une indication au titre des délais de livraison exigés
 L’entreprise doit mettre en œuvre des procédures de consultation qui
permettent de réaliser des achats économiques (meilleures conditions
de qualités, prix, délais de livraison et modalités de règlement).

Cours de Contrôle interne – 2ème

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3. Sélection du fournisseur, passation et suivi de la commande

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

S’assurer que les procédures de sélection du fournisseur  L’entreprise doit établir des instructions claires et formalisées qui fixent
permettent de choisir le fournisseur qui offre les les organes chargés de sélectionner les fournisseurs. Ces organes
meilleurs conditions en terme de : doivent être compétant (Commissions, responsables etc) et
 Rapport qualité / prix indépendants (absence de relation d’affinité ou de parenté avec les
1
 Délai de livraison fournisseurs).
 Modalités de règlement  L’entreprise doit établir un tableau comparatif des fournisseurs (Nom du
fournisseur, Prix proposé, Qualité du produit, délai de livraison,
Modalités de règlement)
S’assurer que les organes chargés de sélectionner le Les personnes qui constituent l’organe chargé de sélectionner le fournisseur
fournisseur présentent des garanties suffisantes doivent :
d’objectivité.  Etre compétente et ayant une connaissance des activités de la société et
2
notamment du circuit d’approvisionnement
 Ne pas avoir une relation d’affinité ou de parenté avec les fournisseurs
 Etre intègre
S’assurer que le dépouillement des offres et La société doit prévoir au niveau de ses instructions des règles relatives à
établissement du tableau comparatif sont correctement l’acceptation des offres, ouvertures des plis, lecture et classement des
3
réalisés. offres reçues. En outre les tableaux comparatifs établis doivent être
accompagnés par les documents ayant été utilisés pour leur établissement.

Cours de Contrôle interne – 2ème

 70

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

S’assurer que la décision de sélection du fournisseur et  Le tableau comparatif des fournisseurs ainsi que le PV de sélection des
les motifs du choix sont correctement portés sur le fournisseurs doivent être suffisamment détaillé, comportant une
tableau comparatif et/ou au niveau d’un PV et que ces décision motivée et explicite.
4 documents sont correctement signés.  Le tableau comparatif des fournisseurs ainsi que le PV de sélection des
fournisseurs doivent être contrôlés par une personne indépendante et
autre que celles ayant participé à leurs établissement et approbation
Exemple : Auditeur interne
S’assurer que les commandes sont passées correctement L’organe chargé du choix du fournisseur doit établir un document (PV, note)
et conformément à la décision du choix du fournisseur. sur laquelle il mentionne ses travaux de sélection et son choix définitif. Par
5 la suite le fournisseur doit être informé de manière formelle qu’il a été
retenu. Le bon de commande doit être établi sur la base du contenue du PV
de la commission de consultation des fournisseurs.

Cours de Contrôle interne – 2ème

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N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

S’assurer que le document de passation de commande  Le bon de commande doit être pré-numéroté
(Bon de commande, ou convention) est correctement  Le bon de commande doit être daté
établi.  Le bon de commande doit être établi en nombre d’exemplaire suffisant
1- Fournisseur
2- Magasinier,
3- Comptabilité,
4- Dossier fournisseur (doit comporter la décharge du fournisseur)
 Le bon de commande doit être vérifié par une personne autre que celle
qui l’a établi
 Le bon de commande doit être signé par la personne dûment
6
compétente
 Le bon de commande doit comporter une indication précise sur la
nature et les caractéristiques des biens, l’étendue des prestations et les
prix correspondants.
 Le bon de commande doit prévoir la date de livraison prévue
 Un exemplaire du bon de commande doit comporter la décharge de
réception par le fournisseur
 Le bon de commande doit être communiqué à temps au fournisseur
 Le bon de commande doit être communiqué à temps aux autres
destinataires (Magasinier, comptabilité, etc.)
S’assurer que les commandes sont bien suivies et La société doit établir un tableau de suivi des Bons de Commandes (Numéro
7 relancées. du bon de commande, Date du bon de commande, Nature et quantité du
bien commandé, Date de livraison prévu, Date de livraison effective).

Cours de Contrôle interne – 2ème

 72

4. Réception et contrôle de la réception

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

S’assurer que toutes les réceptions sont conformes  Toutes les réceptions doivent être conformes aux commandes aux plans
quantitativement et qualitativement aux articles quantitatif, qualitatif et dates de réception.
effectivement commandés.  Le comportement qualitatif est correctement effectué par les personnes
qualifiées (services qualité ou autres personnes ayant les connaissances
techniques nécessaires).
 Un document de réception doit être établi après chaque réception. Ce
document peut être soit un bon de réception ou un PV de réception.
 Le bon de réception doit:
 Etre Pré numéroté et daté
 Etre Signé par les personnes ayant effectuées la réception
 Etre Etabli en nombre d’exemplaire suffisant
1
1- Service approvisionnement,
2- Comptabilité
3- Souche
 Comporter des indications précises sur le code et la désignation des
articles reçus
 Etre communiqué à temps aux différents destinataires
 Un rapport d’anomalies de réception doit être systématiquement
élaboré suite à une réception non conforme (Qualité et quantité)
 Les rapports d’anomalies doivent être suivies périodiquement afin de
relancer les fournisseurs (remplacement des marchandises - livraison
complémentaire – établissement d’une facture d’avoir).

Cours de Contrôle interne – 2ème

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5. Contrôle et enregistrement des factures fournisseurs

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

S’assurer que les factures fournisseurs sont  Les factures fournisseurs doivent être réceptionnées et répertoriées (numéro
correctement contrôlées et enregistrées interne et date) par le bureau d’ordre (registre courrier arrivé) avec une
distinction claire entre l’originale de la facture et la copie.
 Le service achat doit procéder au contrôle arithmétique et documentaire
(Demande d’achat, Bon de commande et bon de réception) et il doit laisser une
évidence matériel de la réalisation de ces contrôle.
 Les factures et les documents qui les accompagnent doivent être rapidement
transmis au service comptabilité.
 A la réception de tous les documents, le service comptable doit procéder à un
deuxième contrôle arithmétique et documentaire et doit laisser une évidence
1
matérielle des contrôles effectués
 Les factures fournisseurs doivent être rapidement comptabilisées. Toute facture
comptabilisée doit comporter le cachet « comptabilisé ». Ce dernier doit
mentionner les principales informations relatives à l’écriture comptable (Date,
journal, référence de l’écriture comptable et comptes mouvementés)
 Une copie de la facture fournisseur doit être classée au niveau du dossier
fournisseurs concerné, dans la partie relative aux factures ne instance de
règlement.
 Les factures fournisseurs et les documents les accompagnants doivent être
rapidement transmis au service financier pour planifier le règlement.

Cours de Contrôle interne – 2ème

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6. Contrôle et enregistrement des paiements fournisseurs

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

S’assurer que les factures fournisseurs  A la réception de tous les documents nécessaires, le service financier procède à un deuxième
sont correctement contrôlées et contrôle arithmétique et documentaire. Ce contrôle doit une être matérialisé par l’apposition
enregistrées du cachet « Contrôlé : Service financier ».
 Les factures fournisseurs doivent être réglées conformément aux modalités convenues avec les
fournisseurs et la réglementation (légale et fiscale) en vigueur.
 Les documents portant références du règlement doivent être correctement établis (lettre
d’accompagnement de chèque ou d’acceptation d’effet, avis de virement, reçu de règlement
par chèque ou par espèce etc.) et ces références doivent être portées sur la facture originale.
 Après règlement les factures originales doivent être annulées par l’apposition du cachet «
Payée ».
 Après règlement les pièces portant références du règlement ainsi que les factures et les autres
1
documents les accompagnants doivent être rapidement transmis au service comptable.
 Le service comptable doit procéder à un contrôle de la conformité du règlement avec les
modalités convenues avec le fournisseur.
 Le règlement des factures doit être rapidement et correctement comptabilisé. La
comptabilisation du règlement doit être matérialisée par un cachet portant les mentions
nécessaires à l’identification de la pièce comptable.
 Les factures fournisseurs et les documents les accompagnants doivent être correctement
classés.
 Les copies des factures classées au niveau de la partie « facture en instance de règlement »
doivent être retiré et classées au niveau de la partie « factures réglées » du dossier fournisseur
concerné.

Cours de Contrôle interne – 2ème

 CHAPITRE II : PROCEDURES DES VENTES - CLIENTS

SECTION I : LES OBJECTIFS PRIORITAIRES DE CONTROLE INTERNE

I- L’existence d’une bonne séparation des tâches

1. Grille d’analyse des fonctions et des tâches

Fonctions
Les tâches
Opérationnelles Conservation Enregistrement Contrôle

Démarchage des clients X

Traitement des commandes X

Examen de la solvabilité des clients X

Facturation des ventes X

Expédition des produits X

Contrôle bon de livraison/facture * X

Contrôle commande / facture * X

Tenue du journal des ventes X

Vérification de la continuité des numéros

* X
des factures comptabilisées

Edition et suivi de la liste des bons de

X
sortie non facturés

Tenue des comptes clients X

Établissement de la balance clients X

Établissement de la balance clients par

X
ancienneté de solde

Centralisation comptable des ventes X

Détermination des conditions de crédit X

Relevé des chèques reçus au courrier X

Tenue du journal effets à recevoir X

Détention des effets à recevoir X

Inventaire des effets à recevoir X

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Fonctions
Les tâches
Opérationnelles Conservation Enregistrement Contrôle

Accès à la comptabilité générale X

Tenue du journal de trésorerie X

Émission d'avoirs X

Approbation des avoirs X

Etablissement des relevés clients X

Envoi des relevés aux clients X

Encaissement des factures X

Comparaison des relevés avec les

* X
comptes

Comparaison de la balance clients avec les

* X
comptes individuels

Confirmation des comptes clients * X

Relance des clients X

Prolongation des conditions de paiement X

Accord d'escomptes X

Autorisation de passer en perte des

X
créances ou effets à recevoir

Détention de la liste des clients passés en

X
pertes
* Applicable dans le cas d’auto-vérification

2. Séparation des fonctions

Sauf contrôles compensatoires équivalents, les fonctions suivantes doivent être séparées :

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

 77

 comptabilisation,
 prise et préparation des commandes
 facturation
 livraison
 autorisation des crédits
 encaissement
Le tableau suivant récapitule les fonctions non cumulables et les risques éventuels en cas de
cumul :
Non cumulable avec
Fonction Risques éventuels
fonction
Comptabilité Non comptabilisation du débit client et détournement du paiement
Encaissement
clients reçu
Comptabilisation des Non comptabilisation du débit client et détournement du paiement
débits de comptes clients reçu
Non transmission à la comptabilité de la facture et détournement
Facturation
du paiement.
Non transmission de l'avoir au client et détournement
du remboursement.
Émission de notes d'avoir
Encaissement Détournement de l'encaissement et émission d'avoir non transmis
au client.
Décision de passation en
Détournement de l'encaissement
créances douteuses
Envoi des relevés erronés ou non envoi de relevés et détournement
Envoi des relevés aux clients
de l'encaissement
Livraison et expédition Non déclaration d'une livraison et détournement de l'encaissement.
Non déclaration d'une livraison et détournement de l'encaissement
Réception des commandes
ou collusion avec le client.
Magasin,
livraison et Facturation Non facturation ou facturation erronée
expédition Encaissement Non déclaration d'une livraison et détournement de l'encaissement.
Établissement des avoirs Établissement d'avoir injustifié et détournement de l'encaissement.
Non transmission à la comptabilité de la facture et détournement
Encaissement
du paiement.
Facturation Facturation inexacte en quantité et prix et détournement
Expédition ou magasinier
de marchandises
Acceptation des commandes Facturation inexacte.
Non transmission de l'avoir au client et détournement
du remboursement.
Encaissement
Émission de Détournement de l'encaissement et émission d'avoir non transmis
notes d'avoir au client.
Facturation inexacte en quantité et prix et détournement
Magasinier
de marchandises
Autorisatio Livraison - facturation Ventes à des insolvables
n du crédit Émission des avoirs Camouflage de l'insolvabilité par l'émission d'avoir

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

 78

3. Moyen mis en œuvre pour assurer la séparation des tâches

L’un des objectifs prioritaires du contrôle interne est d’assurer une bonne séparation des
tâches. Afin d’atteindre cet objectif les fonctions suivantes sont confiées à des personnes
différentes :

Fonction Attribuée au
Fonction de négociation et de Vendeur
réception de la commande
Fonction crédit Commercial
Service facturation (Rattaché à la direction
Fonction facturation commerciale ou au service financier et peut être aussi
un service indépendant)
Fonction encaissement des
montants des factures ou des Caisse et trésorier
avances
Fonction livraison Magasinier (produit finis ou service expédition)
Fonction recouvrement Service recouvrement (peut être rattaché au service
financier)
Fonction enregistrement Service comptable

Le dispositif ci-dessus présenté de séparation des tâches s’applique à la majorité des

entreprises dont l’organisation de la vente se prête à une telle séparation des tâches.
Toutefois, pour les entreprises de petite taille une telle séparation des tâches ne peut pas
être exigée. Toutefois, certains contrôles, favorisants la couverture contre les risques de
cumul des tâches, doivent être effectués par le premier responsable de la société (Exemple :
le gérant).
Dans le cas des petites entreprises ou les petites activités commerciales, généralement l’acte
de la réception de la commande client, de la livraison, de la facturation et de règlement n’est
pas suffisamment matérialisé et son établissement est attribué généralement à une seule
personne.
Parmi les défaillances qui peuvent exister au niveau des petites entreprises, on peut citer à
titre d’exemple :
 Les commandes sont verbales
 Les livraisons et les facturations sont matérialisées par des tickets de caisse
 Les retours sont matérialisés par l’annulation de la vente ou le remplacement des
produits
 Un ou plusieurs actes (BC, BL, Facture etc) sont confiés à une même personne
(Réception de la commande, livraison et facturation)
 Les actes ne sont pas effectués selon un ordre chronologique normal. (Exemple :
Facturation et paiement avant livraison).

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

 79

 Absence d’outils de contrôle permettant d’identifier les ventes non facturées.

Toutefois dans ce genre d’entreprises ou d’activités, il est généralement mis en place
les procédures nécessaires qui permettent de vérifier que les ventes comptabilisées
sont encaissées.

II- Compétence et intégrité du personnel

1. Compétence

Le personnel doit être d’un bon niveau académique et/ou bénéficiant d’une bonne
expérience. En outre, la direction de la société doit envisager des cycles de formation et de
mise à jour et de recyclage du personnel.
La compétence est nécessaire pour l’exécution des procédures opérationnelles et celles du
contrôle interne. Le manque de compétence peut amener l’entreprise à la réalisation des
ventes non économiques ou qui ne s’inscrivent pas dans le cadre de la stratégie de
l’entreprise ce qui engendrera la diminution des revenus d’où la baisse de la performance de
l’entreprise.
 Vente non économique : Prix de vente < prix catalogue (fixé par la direction)
 Ventes qui ne s’inscrivent pas dans le cadre de la stratégie de l’entreprise : Vente à
crédit sans l’obtention d’une garantie.

2. Intégrité

L’auditeur doit avoir l’historique des antécédents judiciaires ou disciplinaires du personnel.

En outre il doit avoir une idée sur les éléments de train de vie du personnel. L’auditeur
doit vérifier si le personnel a une relation d’affinité ou de parenté avec l’un des clients.
Une personne qui ne prend jamais de congés ou qui essaye de centraliser le travail entre ses
mains ou qui présente un signe de manque de collaboration, elle peut être une personne
non intègre.
L’auditeur doit être conscient que la fraude dans ce domaine se consomme par entente
entre le vendeur (personnel du service commercial) et le client
Le détournement peut s’effectuer par plusieurs manières dont on peut citer :
 Par entente avec le client
 Par le non enregistrement d’une facture de vente et détournement du montant
facturé.
 Par détournement du chèque et/ou espèce relatifs au recouvrement de certaines
créances.
 Par ventes à crédit en dépassement du seuil toléré (fixé par la Direction).
 Par ventes sans facture et détournement des encaissements
 Par la constitution de remise exceptionnelle non autorisée

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

 80

 Par vente à des personnes insolvables et interdites à la vente (Décision de la

Direction de la société).
En conséquence une attention particulière doit être prêtée à la moralité du vendeur et des
clients.

III- La stratégie et la politique marketing sont adéquates

Les moyens suivants permettent d’avoir l’assurance que la stratégie et la politique marketing
sont adéquates :
 Facteurs clés de succès : Les facteurs clés de succès commercial doivent être identifiés
pour guider les politiques et stratégies de l’entreprise en matière de conception de
produits, de production, de ventes, de service aux clients et de marketing.
 Connaissance du marché, vigilance commerciale : Périodiquement, l’entreprise doit
entreprendre des études de marché permettant d’identifier les principales tendances et
les principaux changements au niveau de la structure de la demande, des attitudes, du
comportement et des préférences de la clientèle. Ces études doivent permettre à
l’entreprise de se positionner et d’avoir une idée sur les tendances de goût des clients
ainsi que sur l’état de la concurrence. Le personnel de la société doit identifier les
concurrents afin de pouvoir identifier leurs actions commerciales.
 Plan marketing : La direction commerciale doit élaborer un plan marketing pour l’année
à venir et doit procéder périodiquement à l’évaluation des actions entreprises. Le plan
marketing doit notamment intégrer la formation du personnel aux politiques de
l’entreprise. -Culture de service et satisfaction client : Les procédures, mesures et
comportements doivent assurer que l’entreprise focalise sur l’écoute, le service et la
satisfaction du client. Les procédures doivent permettre de s’assurer de la satisfaction
du client. Les entreprises de grande taille disposent généralement d’une unité ou d’un
service consacré à la recherche de la satisfaction des clients avec un maximum
d’efficacité.
 Autres moyens :
 Actions publicitaires
 Force de vente et réseau de distribution
 Service après-vente
 Incitation des clients par les prix et les facilités de paiement

IV- Politique de crédit à la clientèle est appropriée et correctement contrôlée

Le contrôle interne doit assurer que la politique de crédit à la clientèle est appropriée et
correctement contrôlée. Afin d’atteindre cet objectif les procédures mises en œuvre dans
l’entreprise doivent permettre :
 La définition de délais de règlement par client ou par catégorie de client et/ou par
famille d’article.

5/9
ème
Cours de Contrôle interne – 2 LAC
 81

 L’établissement de la liste des clients autorisés à bénéficier de délais de règlement.

Cette liste doit mentionner les plafonds de crédit par client.
 La mise à jour systématique des conditions de crédit à la clientèle et ce dans les cas
suivants :
 dans le cadre de la politique générale de la société qui varie selon les conditions du
marché et le positionnement des concurrents
 dans le cadre de l’identification d’un client mauvais payeur ou ayant des antécédents
de retard de règlement avec l’un des concurrents.
 dans le cadre de l’introduction d’un nouveau client ou d’une nouvelle catégorie de
clientèle - L’établissement des instructions relatives à la constitution des dossiers
crédit à la clientèle. Ces dossiers doivent contenir toutes les informations relatives au
client et sa situation financière ainsi que les garanties reçues pour se couvrir contre le
risque non-paiement. Ces instructions doivent prévoir qu’en cas d’absence de l’un
des éléments du dossier, la vente à crédit ne peut pas être conclue et sera par
conséquent non validée.

V- Des outils appropriés pour la gestion des ventes

Le contrôle interne a comme objectif d’assurer que les outils de gestion des ventes sont
appropriés. Afin d’atteindre cet objectif l’entreprise doit se doter du matériels et logiciels
appropriés pour la réalisation, le suivi et le contrôle des ventes.
Exemple :
 Logiciel de gestion de la base de données des clients (Livraison, facturation et
paiement)
 Logiciel de gestion des effets à recevoir
 Logiciel de gestion des impayés et des contentieux clients
 Logiciel de facturation (références des produits, taux de remise, taux de la TVA et prix
intégré au niveau de la base de donnée du logiciel)
 Logiciel de contrôle et identification des produits à la sortie
 Caisses enregistreuses etc

VI- Un système de contrôle et suivi budgétaire adéquat

Le contrôle et le suivi budgétaire approprié est l’un des objectifs prioritaires du contrôle
interne.
L’établissement correct des budgets des ventes est leur confrontation avec les réalisations
permet d’identifier les écarts anormales et de lancer les investigations nécessaires. Les
écarts à dégager entre le budget et les réalisations des ventes peuvent être expliqués par les
situations suivantes :
 Le budget n’est pas correctement établi (objectif trop élevé ou inversement)

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

 82

 Le changement au niveau de la conjoncture économique et au niveau de la

répartition des parts de marché
 Perte accidentelle de clients
 Les réalisations des ventes (les ventes comptabilisées) abritent des erreurs ou des
omissions. - Des manœuvres frauduleuses pour augmenter indûment les budgets ou
les ventes réalisées (ou inversement).
 En définitif un système de contrôle et de suivi budgétaire des ventes permet
d’assurer la cohérence générale des ventes.

SECTION II : PROCEDURE DE TRAVAIL : CYCLE VENTES - CLIENTS

I- L’existence d’une bonne séparation des tâches

1. Grille d’analyse des fonctions et des tâches

La procédure du cycle ventes - clients est composée des étapes suivantes :

 Réception de la commande client et programmation de la livraison
 Livraison
 Facturation
 Enregistrement des factures clients
 Suivi du recouvrement des factures clients
 Règlement des factures clients et comptabilisation du règlement

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

 83

I. Phase de la réception de la commande client et programmation de la livraison

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

L’objectif du contrôle interne est d’assurer  Les commandes reçues des clients doivent être correctement matérialisées par :
que les commandes clients sont  un bon de commande envoyé par le client
correctement centralisées.  par une convention signée entre la société et le client
 par un bon de commande établi par la société et signé par le client (avec
cachet).
1
 par un registre ou fichier de suivi des commandes tenus par la société
 par un e-mail
 par la validation de la confirmation de la commande du client sur le site Internet
 Le service commercial doit s’assurer que les bons de commandes comportent une
identification précise des articles commandés.

L’objectif du contrôle interne est de s’assurer  Le service commercial doit étudier la solvabilité du client.
que les commandes clients sont  Le service commercial doit consulter l’état des factures non encore réglées par le
correctement autorisées à être acceptées par client
les sociétés.  les commandes reçues des clients doivent être étudiées et validées par une
personne dûment habilitée à effectuer cette tâche. Cette personne doit étudier la
2 capacité de l’entreprise à satisfaire la commande reçue du client. Pour ce faire, cette
personne doit :
 identifier les articles commandés
 identifier les délais de livraison exigés par le client (pour apprécier la possibilité
de satisfaire la commande)
 identifier les prix mentionnés au niveau du BC (pour les rapprocher avec la liste
des prix)

Cours de Contrôle interne – 2ème

 84

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

 consulter son plan de production (disponibilité en terme de temps)
 identifier la possibilité de satisfaire la commande du client (en terme de temps,
de matière première et de main d’œuvre), le cas échéant doit programmer le
recours à la sous-traitance.
 autoriser la commande à être programmer par la confirmation au client et par la
signature de la commande (Mention : commande autorisée à être livrée ou
programmée à la production)
NB : En cas de non approbation du prix et/ou des délais mentionnés au niveau du bon
de commande, une négociation doit être entreprise avec le client afin de rectifier les
termes de la commande et ce, afin d’établir un bon de commande définitif.

L’objectif du contrôle interne est de s’assurer Les prix et les réductions accordés doivent être autorisés soit dans le cadre d’une
que les commandes clients sont conformes politique commerciale générale, soit par un responsable hiérarchique habilité lorsqu’ils
aux politiques commerciales de la société en ont un caractère exceptionnel.
3
terme de prix, réduction (remise rabais
ristourne), délai de livraison et modalité de
paiement.

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

 85

II. Phase de livraison

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

Le contrôle interne doit s’assurer que les
livraisons s’effectuent dans le délai
convenu et conformément à la commande
client.
1  Porter référence du bon de commande
 La livraison doit être soigneusement préparée en termes des articles à les livrer et des
moyens de transport à utiliser. En outre, le client doit être avisé de la date et de l’heure
de livraison.
 La livraison doit faire l’objet d’un document approprié. Le document qui matérialise les
livraisons est le « Bon de livraison ». Le bon de livraison doit être :
 Pré-numéroté
 Daté
 Etabli en nombre d’exemplaire suffisant :
 client  comptabilité
 Dossier client (avec décharge)  souche
 Mentionner le code, montant, quantité et indication précise des articles à livrer
 Le bon de livraison doit être contrôlé par une personne indépendante préalablement à la
livraison, notamment en le rapprochant avec le bon de commande et les quantités à livrer.
 Dans le cas où les marchandises seront transportées par une personne externe à la
société, un document de prise en charge de la marchandise par le transporteur doit
être dûment signé par ce dernier. En outre ce document de prise en charge doit
comporter un accusé de réception du client.
 En cas de transport maritime ou aérien des marchandises, une police d’assurance doit
être contractée pour couvrir le risque de perte ou de détérioration des produits.
 Le bon de livraison doit porter l’évidence de la réception des articles par le client
(décharge du client).

Cours de Contrôle interne – 2ème

 86

III. Phase de facturation

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

Le contrôle interne doit s’assurer que toute marchandise
livrée ou toute prestation effectuée fait l’objet d’une
facturation régulière et sans retard.
1
 Toutes les livraisons doivent être rapidement facturées. Il existe des
logiciels de gestion des ventes qui permettent d’éditer de manière
automatique une facture une fois que le bon de livraison a été validé.
Ces logiciels permettent d’établir une facture pour plusieurs bons de
livraison (Exemple : Facturation automatique tous les 10 jours ou à la fin
du mois).
 La facture doit être appropriée. Elle doit :
 Etre Pré numérotée
 Etre Datée
 Etre établie conformément à la réglementation en vigueur
(Comporter toutes les indications prévues par la réglementation en
vigueur)
 Etre établie en nombre d’exemplaire suffisant :
 client
 comptabilité
 Dossier client (avec décharge)
 souche
 Porter référence au don de commande et au bon de livraison
 Mentionner le code des produits, le prix, les quantités et indication
précise des articles vendus
 Mentionner prix hors TVA
 Mentionner les différentes réductions (Rapprochement réductions

Cours de Contrôle interne – 2ème

 87

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

facturées/ Réductions autorisées)
 Mentionner le taux de la TVA et le montant de la TVA
 Etre conforme aux articles livrés (Rapprochement BL/FACTURE)
 Etre conforme aux prix pratiqués par la société (Rapprochement
Liste des prix (Catalogue) / FACTURE)
 Etre conforme aux termes convenus avec le client (Rapprochement
convention signée (ou offre)/ FACTURE)
 La facture doit être communiquée au client sans retard. Avant que la
facture soit envoyée au client, il est important qu’elle soit vérifiée par
une personne indépendante (service contrôle facturation). Ce contrôle
est effectué sur le plan documentaire (BC, BL et liste des prix) et sur le
plan arithmétique.
 La réception effective de la facture par le client doit être matérialisée
par sa signature et cachet sur la copie de la facture (décharge du client).

Cours de Contrôle interne – 2ème


IV. Phase d’enregistrement des factures clients
N° Objectif
Le contrôle interne doit s’assurer que toutes les factures
relatives à l’activité de l’entreprise sont correctement et
intégralement comptabilisées.
1 factures
Cours de Contrôle interne – 2ème
88
Moyens à mettre en œuvre
 Le service comptabilité doit contrôler la facture sur le plan documentaire
(BC, BL, Liste des prix) et sur le plan arithmétique.
 Le service comptabilité doit vérifier les conditions de forme de la facture
 Le service comptabilité doit vérifier la bonne application du taux de TVA
et des différentes taxes fiscales.
 Le service comptabilité doit vérifier la correspondance entre la date de
facture et la date de livraison avec l’exercice comptable concerné.
 Le service comptabilité doit contrôler la séquence numérique des
 Le service comptabilité doit contrôler la séquence numérique des bons
de livraison
 S’il s’agit d’un nouveau client le service comptabilité doit correctement
créer un compte client (le compte doit indiquer de manière claire le nom
ou la raison social du client)
 Une fois les contrôles nécessaires ont été effectués le service
comptabilité doit comptabiliser rapidement et correctement la facture
vérifiée.

V. Phase de suivi du recouvrement des factures clients
N° Objectif
Le contrôle interne doit assurer que les factures
clients sont correctement suivies pour assurer
leur recouvrement dans les meilleurs délais.
1
Cours de Contrôle interne – 2ème
89
Moyens à mettre en œuvre
 La fonction recouvrement doit être systématiquement et rapidement informée
des factures émises et des règlements effectués.
 La fonction recouvrement doit tenir une base de données fiable et
constamment mise à jour pour effectuer les recouvrements clients (Fiche client,
balance par âge, échéancier etc).
 La fonction recouvrement doit mettre en œuvre des procédures adéquates
pour effectuer les recouvrements clients (Relance des clients, envoi de fax,
envoi d’e-mail, envoi de lettre recommandée avec accusé de réception, des
réunions avec le client etc).
 Les recouvrements des créances par le service recouvrement doivent être
matérialisés par un document approprié comportant la décharge du client.
 La fonction recouvrement doit transmettre le dossier client au contentieux en
cas d’échec de phase précontentieuse.
 La fonction recouvrement doit rendre compte périodiquement de ses activités
 Le service financier doit envoyer périodiquement les relevés de compte aux
différents clients (et doit exiger une confirmation de solde de la part du client).
Ceci permettra d’identifier tout recouvrement non déclaré par le service
recouvrement.
 90

VI. Phase règlement des factures clients et de comptabilisation du règlement

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

Le contrôle interne doit assurer que  Un échéancier des créances doit être constamment mis à jour et confronté avec les soldes
les règlements des factures clients comptables.
s’effectuent dans les délais convenus  Les règlements reçus des clients doivent être correctement rattachés aux factures
et sont correctement comptabilisées correspondantes.
1  Les règlements reçus des clients doivent être rapidement versés en banque.
 L’état des règlements reçus ainsi que les documents relatifs doivent être rapidement transmis à
la comptabilité.
 Le service comptable contrôle les pièces de règlement et procède à l’imputation du règlement
au niveau du compte client approprié

Cours de Contrôle interne – 2ème

 CHAPITRE III : PROCEDURES DE GESTION DES RESSOURCES
HUMAINES

SECTION I : LES OBJECTIFS PRIORITAIRES DE CONTROLE INTERNE

 Assurer en permanence une bonne maîtrise des risques liés aux ressources humaines
pouvant avoir une incidence significative sur l’efficacité de l’entreprise et assurer une bonne
connaissance et une bonne compréhension des facteurs clés de performance et de bon
comportement des hommes
 Assurer un pilotage efficace des objectifs permettant d’apporter la preuve de l’utilité de
chaque membre du personnel, qu’il atteint les objectifs qui lui sont assignés et qu’il contribue
efficacement à la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise.
 Assurer une bonne vitesse d’exécution des tâches et services et une bonne vitesse de
réaction pour le traitement des difficultés, la résolution des problèmes, la détection rapide et
le traitement des risques nouveaux.
 Assurer une communication rapide et efficace entre les services et les personnes.
 Assurer une bonne collaboration des services chargés des ressources humaines avec
l’ensemble des services pour la réalisation des objectifs de l’entreprise.
 Assurer la qualité du personnel à l’embauche et en cours d’activité.
 Assurer une surveillance et un contrôle efficaces du personnel.
 Assurer une bonne utilisation du personnel, et ne pas permettre le surcoût dû au sureffectif.
 Assurer que l’entreprise fait le nécessaire pour conserver et attirer les meilleurs tant sur le
plan des compétences que sur le plan de comportement.
 Assurer les moyens au personnel pour développer ses compétences et améliorer son
comportement.
 Assurer une gestion efficace des effectifs.
 Assurer la fiabilité des calculs et de l’établissement de la paie et des déclarations sociales et
fiscales liées aux salaires.
 Assurer une prévention efficace contre les risques d’accidents de travail et de maladies
professionnelles.
 Assurer la conformité de la gestion des ressources humaines avec la réglementation en
vigueur.
 92

SECTION II : LA SEPARATION DES FONCTIONS

I- Grille d’analyse des fonctions

Fonctions
Les tâches
Opérationnelles Conservation Enregistrement Contrôle

Approbation des recrutements et X

départs du personnel
Détermination des niveaux de X
rémunération
Autorisation des primes X

Autorisation des heures X

supplémentaires
Tenue des dossiers individuels des X
salariés

Approbation des heures travaillées X

Préparation des bulletins de paie X

Vérification des calculs de la paie X

Approbation finale de la paie après sa X

préparation

Préparation des enveloppes de paie X

Distribution des enveloppes de paie X

Signatures des chèques de paiement X

des salaires
Rapprochement bancaire du compte X
réservé aux salaires

Centralisation comptable de la paie X

Comparaison périodique du journal de X

paie avec les dossiers individuels

Autorisation des acomptes ou avances X

Gestion des départs en congés X

Remise de la paie en espèces X

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC

 93

II- Séparation des fonctions incompatibles

Sauf contrôles compensatoires équivalents les fonctions suivantes ne doivent pas être
cumulées par la même personne :
 Fonction enregistrement : Préparation et vérification des calculs des bulletins de paie
 Fonction opérationnelle : Détermination des niveaux de rémunération, autorisation de
primes et autorisation des heures supplémentaires.
 Fonction conservation : Distribution des enveloppes de paie.

SECTION II : PROCEDURE DE TRAVAIL : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

La procédure de gestion des ressources humaines est composée des étapes suivantes :
 Embauche du personnel
 Préparation et établissement de la paie
 Comptabilisation de la paie
 Paiement des salaires et comptabilisation des paiements
 Mangement et pilotage des ressources humaines
 Gestion des dossiers et des congés du personnel

Cours de Contrôle interne – 2ème LAC


I. Phase d’embauche du personnel
N° Objectif
Le contrôle interne doit s’assurer que le
personnel embauché est compétant et
intègre.
1 confiée à un organisme externe spécialisé. Normalement ces organismes sont
Le contrôle interne doit s’assurer que le
recrutement du personnel est conforme
à la règlementation en vigueur et
2 permettre de protéger les intérêts de
l’entreprise et du personnel recruté.
Cours de Contrôle interne – 2ème
94
Moyens à mettre en œuvre
 L’embauche du personnel doit être effectuée selon un programme préétabli. La
direction doit établir un programme définissant le besoin en personnel ainsi qu’un plan
de recrutement. En cas d’inexistence d’un programme de recrutement préétabli toute
offre d’embauche doit être autorisée par une autorité compétente (vérification du
besoin et du profil du candidat).
 L’embauche du personnel doit être effectué sur la base d’une sélection selon des
critères préalablement et clairement définis. La sélection du personnel peut être
indépendants et échappent aux pressions et influences.
 Les procédures d’embauche doivent comprendre les vérifications des références
présentées par les candidats à l’embauche. Cette vérification doit être matérialisée par
un écrit.
 Les procédures d’embauche du personnel doivent permettre l’identification et la
sélection du personnel compétent et intègre. (Exemple : Le dossier du candidat doit
contenir les différents diplômes et attestations de travail ou de stage ainsi que le B3).
 Les responsables des ressources humaines doivent avoir ou recevoir une formation
adéquate sur le droit de travail et les procédures de recrutement.
 Pour chaque personne embauchée, la société doit lui attribuer un matricule
d’identification.
 Pour chaque personne embauchée, la société doit établir un contrat de travail en
nombre d’exemplaire suffisant
 Chaque personne embauchée doit recevoir une fiche de pointage ou un badge de
 95

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

pointage
 Chaque personne embauchée doit recevoir les vêtements de travail et les équipements
de sécurité nécessaires et obligatoires.
 Chaque personne embauchée doit être déclarée, par la société, dans les plus brefs
délais à la CNSS

Le contrôle interne doit s’assurer que Pour chaque personne embauchée, un fichier (ou dossier) du personnel doit être créé. Ce
tout le personnel est identifié au sein de fichier doit contenir les informations suivantes :
l’entreprise et que les éléments de la  l’état civil du salarié,
paie sont exacts.  une photo
 spécimen de signature
 bulletin n°3
 situation familiale
 curriculum vitae
3
 La date d’engagement
 le détail des rémunérations
 un exemplaire du contrat de travail
 une fiche d’évolution de carrière
 le rapport d’enquête de la de moralité initial et les rapports d’enquête de moralité en
cours d’activité
 et, éventuellement, le départ ou le licenciement (date, motif, circonstances)
NB : Le dossier individuel doit être mis à jour systématiquement à chaque modification.

Cours de Contrôle interne – 2ème


II. Préparation et établissement de la paie
N° Objectif
Le contrôle interne doit s’assurer que la
préparation et l’ordonnancement de la
paie a été établie conformément :
 Au nombre d’heures travaillées
 Aux informations présentes dans les
dossiers individuels du personnel
 A la règlementation en vigueur (fiscale
et sociale)
1 ateliers et des chaînes de production.
Cours de Contrôle interne – 2ème
96
Moyens à mettre en œuvre
 Le personnel doit pointer à l’entrée et à la sortie de la société. Pour ce faire, la société
doit se doter d’horloges de pointage (à l’entrée et à la sortie). Le pointage peut être
effectué par fiche de pointage ou par badge magnétique de pointage.
 Un responsable du service de personnel doit surveiller le pointage à la porte d’entrée
(début de la journée) et à la porte de sortie (fin de la journée). Ce contrôle permettra
d’éviter qu’un salarié pointe pour plusieurs personnes à la fois.
 Les retardataires doivent être mentionnés au niveau d’une fiche spécifique. Les
retards répétitifs, non justifiés ou de longue durée doivent faire l’objet de sanction.
 Les absences et les retards non justifiés doivent être suivis et pris en compte au
niveau de la paie du mois.
 Le pointage du personnel doit être rapproché avec l’état de présence au niveau des
 Les heures supplémentaires doivent être justifiées par le service demandeur et
autorisées par un responsable.
 Les heures de travail en dépassement des heures normales et qui ne correspondent
pas à des heures supplémentaires autorisées doivent être annulées de l’état de
pointage afin qu’elles ne soient pas payées.
 Un état récapitulatif de pointage doit être établi à la fin de chaque mois. Cet état doit
distinguer entre les heures normales et les heures supplémentaires.
 L’état récapitulatif de pointage doit être rapproché avec les fiches de pointage par
une personne indépendante.
 L’état récapitulatif de pointage doit être saisi au niveau du logiciel de paie par une
personne autre que celle qui l’a établi.
 97

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

 Le logiciel de paie doit être sécurisé à l’accès et aux différentes modifications non
autorisées (Modification suppression et ajout). La sécurité du logiciel de paie
concerne les données relatives aux heures travaillées, le taux journalier de
rémunération et les données relatives au personnel (Situation familiale, nombre
d’enfant etc).
 La saisie des heures travaillées au niveau du logiciel de paie doit être contrôlée et
validée par une personne indépendante.
 Les déductions au titre de la sécurité sociale et de l’impôt doivent être contrôlées,
surveillées et rapprochées avec les dossiers individuels du personnel.
 Les déductions autres que celle fiscales et sociales (prêt, avance, saisie arrêt etc)
doivent être contrôlées, surveillées et rapprochées avec les dossiers individuels du
personnel.
 Le journal de paie et/ou l’état récapitulatif des salaires doivent être édités et
rapprochés avec l’état récapitulatif de pointage et les dossiers individuels du
personnel.
 La paie doit être contrôlée avant le paiement en ce qui concerne :
 le temps travaillés avec les relevés de présence ou les fiches de pointage
 les retenues au titre de la sécurité sociale et des impôts
 les retenues au titre des prêts, avances et acomptes
 Une fois que la paie est préparée elle doit être contrôlée par un responsable avant le
paiement.
 Avant le paiement des salaires le signataire des chèques, de l’état des virements et de
l’état de paiement en espèce doit :
 S’assurer que la paie a été approuvée

Cours de Contrôle interne – 2ème

 98

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

 Rapprocher le montant à payer avec le journal de paie (ou l’état récapitulatif des
salaires)
 Signer (ou apposer ses initiales (visa)), le montant à payer
 Les personnes chargées de la préparation de la paie doivent être régulièrement
permutées (rotation des tâches relatives à la préparation de la paie entre le
personnel).

III. Comptabilisation de la paie

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

L’objectif du contrôle interne est de
s’assurer que la paie est correctement
comptabilisée.
 Le service comptabilité doit s’assurer que le journal de paie et/ou l’état récapitulatif de
la paie sont validés par la personne responsable.
 Avant d’enregistrer l’écriture comptable relative à la paie, le service comptabilité doit
comparer le montant de la paie (par compte) avec les montants du mois précédent. Par
conséquent, il doit réclamer à la direction ressources humaines toutes les explications
nécessaires en cas de variation anormale.
 Le service comptabilité doit effectuer un contrôle sur les retenues de sécurité sociale et
d’impôt mentionnées au niveau du récapitulatif de paie.
 Le service comptabilité doit s’assurer que les différentes retenues (prêt, avance, saisie
arrêt etc) ont été correctement et exhaustivement effectuées.
 Le service comptabilité doit calculer les charges patronales de sécurité sociale et les
autres taxes relatives aux salaires versés (TFP FOPROLOS etc). Ce calcul doit être vérifié
par une autre personne et doit être approuvé par un responsable (Dans certains cas le

Cours de Contrôle interne – 2ème


N° Objectif
IV. Paiement des salaires et comptabilisation des paiements
N° Objectif
Le contrôle interne doit assurer que le
paiement des salaires est conforme
avec les éléments de la paie et qu’il
est correctement comptabilisé.
Cours de Contrôle interne – 2ème
99
Moyens à mettre en œuvre
journal de paie mentionne ces charges et taxes. Dans ce cas le service comptabilité doit
les contrôler et les approuver).
 Une fois que ces contrôles ont été effectués le service comptabilité doit rapidement
comptabiliser le journal de paie ou l’état récapitulatif de paie (ces états doivent être
annulés par le cachet comptabilisé : Date, journal référence et comptes mouvementés).
 Une fois que l’écriture de paie a été comptabilisée, le service comptabilité doit vérifier
que les différents comptes relatifs à la paie sont correctement justifiés (afin d’identifier
les erreurs d’imputation et de comptabilisation).
Moyens à mettre en œuvre
 L’état de paiement des salaires doit être rapproché avec le journal et le récapitulatif de
paie. Ce rapprochement doit être effectué par une personne indépendante de la
préparation de la paie.
 L’état de paiement de salaire doit comporter trois volets ; Les paiements par virement, les
paiements par chèque et les paiements en espèce.
 Les numéros des comptes bancaires des bénéficiaires mentionnés au niveau de l’état de
paiement par virement bancaire doivent être rapprochés avec les RIB bancaires indiqués au
niveau du dossier individuel du personnel (Rapprochement entre le nom du bénéficiaire et
le RIB bancaire).
 Les chèques, l’ordre de paiement et l’état de dépense par caisse, relatifs aux paiements des
salaires doivent être signés par une personne indépendante de la préparation de la paie.
 La préparation des enveloppes de paie doit être effectuée par une personne indépendante
 100

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

de la préparation de la paie.
 Les fiches de paie doivent être établies en deux exemplaires (1 : personne, 2 : service
ressource humaine (signé par le personnel) et doivent être rapprochées avec le journal de
paie et l’état de paiement des salaires, par une personne indépendante de la préparation
de la paie. En outre, les fiches de paie doivent être établies conformément aux dispositions
du code de travail (mentions obligatoires).
 La distribution des enveloppes doit être effectuée par des personnes qui n’ont pas participé
à la préparation de la paie.
 Les salaires payés en espèce doivent faire l’objet du contrôle de l’identité du bénéficiaire
 Dans le cas où le paiement des salariés est effectué sur le site du travail, le transport des
fonds doit être assuré contre le risque de vol et de perte.
 Les paiements des salaires en espèces doivent être réduits au strict minimum. La méthode
la plus sécurisante et la plus recommandée est celle de paiement des salaires par virement
bancaire.
 Les personnes qui effectuent la distribution des salaires doivent être permutées de temps à
autre.
 Les salaires non encore distribués à la fin de la journée doivent être conservés au niveau du
coffre de la société.
 Avant l’enregistrement de l’écriture comptable relative au paiement des salaires, le service
comptabilité doit :
 Vérifier que les états de paiement sont approuvés par le responsable et que les documents
de paiement (reçus et/ou livre de paie) sont signés par les bénéficiaires
 Rapprocher les différents états de paiement des salaires avec le journal et le récapitulatif
de paie

Cours de Contrôle interne – 2ème

 101

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

 Comparer les paiements du mois avec ceux du mois précédent et demander les explications
nécessaires en cas de différence anormale.
 Une fois que les contrôles nécessaires ont été effectués, le service comptabilité doit
rapidement comptabiliser les documents de paiement des salaires au niveau des comptes
concernés. Les documents comptabilisés doivent être annulés par l’apposition du cachet
comptabilisé (Date, journal, référence de l’écriture et comptes mouvementés).
 Une fois que l’écriture de règlement de la paie a été comptabilisée, le service comptable
doit vérifier que les différents comptes relatifs à la paie sont correctement justifiées (afin
d’identifier les erreurs d’imputation et de comptabilisation).

V. Mangement et pilotage des ressources humaines

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

Le contrôle interne doit assurer
 Un pilotage efficace des objectifs permettant d’apporter
la preuve de l’utilité de chaque membre du personnel
 La qualité du personnel en cours d’activité.
 Une surveillance et un contrôle efficaces du personnel.
1  Une bonne utilisation du personnel, et ne pas
permettre le surcoût dû au sureffectif.
 Que l’entreprise fait le nécessaire pour conserver et
attirer les meilleurs tant sur le plan des compétences
que sur le plan de comportement.
 Une gestion efficace des effectifs.
 La direction ressources humaines doit établir pour chaque année un
bilan social.
 La société doit établir pour chaque année un budget annuel des salaires.
 La direction ressources humaines doit établir un rapport annuel
d’activité.
 La direction de la société doit établir pour chaque année les plans de
formation nécessaires pour la mise à jour des connaissances et
l’amélioration des compétences du personnel.
 A la fin de chaque année la direction ressources humaines avec la
collaboration des autres services doit effectuer l’évaluation de
l’ensemble du personnel.

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VI. Gestion des dossiers et des congés du personnel

N° Objectif Moyens à mettre en œuvre

L’objectif du contrôle interne est de Les dossiers individuels du personnel doivent être constamment mis à jour (Avancement, sanction,
1 s’assurer que le dossier individuel du changement de la situation familiale etc)
personnel est mis à jour
Le contrôle interne doit s’assurer que Les informations relatives aux congés payés doivent être correctement et soigneusement suivies
le personnel n’a pas dépassé le par la direction ressources humaines (Nombre de jours début de période - congés consommés +
2 nombre de jour de congé dont il a nombre de jours de la période= Nombre de jours fin de période). Le calcul des droits aux congés
droit. doit être effectué conformément aux dispositions du code de travail ou de la convention collective
et il doit être vérifié et approuvé par un responsable.

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