APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE

PAIE - PERSONNEL

CHAPITRE SECTION FOLIO

LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE :

L’analyse du système de contrôle interne de la fonction

paie-Personnel doit permettre de s’assurer que :

 Les personnes figurant sur le livre de paye ont bien droit

à leur rémunération.

 Les rémunérations sont correctement calculées.

 Le paiement des rémunérations se fait avec une sécurité

suffisante.

 Toutes les charges relatives au personnel sont correctement

comptabilisées.

 Les dispositions légales en matière de personnel sont

respectées.
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PAIE - PERSONNEL

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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

SEPARATION DE FONCTIONS :

Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne :

 L’approbation des entrées et des sorties du personnel.

 La détermination des niveaux de rémunération.

 L’autorisation des primes.

 L’approbation des heures travaillées.

 La préparation de la paie.

 La vérification des calculs.

 L’autorisation des avances.

 L’approbation finale de la paie.

 La préparation des enveloppes de paie ou des modes

de paiement.

 La signature des chèques ou virements.

 Le rapprochement du compte bancaire réservé aux

salaires.

 La centralisation de la paie.

 Les déclarations sociales.

 Le paiement des charges sociales.

 La détention des dossiers individuels du personnel.

 La mise à jour du fichier permanent, si le système

est informatisé.

 La comparaison périodique du journal de paie avec

les dossiers du personnel.
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PAIE - PERSONNEL

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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

 La distribution des chèques ou enveloppes.

 La garde des paies non réclamées.

DONNEES PERMANENTES :

Généralités.

 existe-t-il un fichier du personnel contenant pour

chaque employé :

- Photo ?
- Spécimen de signature ?
- Situation de famille ?
- Date d’engagement ?
- Coordonnées bancaires ?
- Détail des rémunérations et retenues à effectuer ?
- Exemplaire du contrat de travail ?
- Pensions et indemnités dues ?
- Autres données permanentes ?

 L’accès à ce fichier est-il protégé ?

 Si la paie est informatisée, ce fichier est-il régulièrement

rapproché avec le fichier informatique pour vérifier
qu’aucune modification non autorisée n’a été apportée
à ce dernier ?

 Les opérations suivantes sont-elles soumises à l’approba-

tion d’un responsable :

- embauche ?
- départ ?
- modification des données permanentes ?

 Le système d’information du service de la paie permet-il

de s’assurer que ce dernier prend en compte toutes ces
modifications ?
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PAIE - PERSONNEL

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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

Embauches :

 Des références sont-elles demandées pour les titulaires

des postes de confiance ?

En particulier est-il demandé :

- un extrait de casier judiciaire pour les comptables.

- une copie certifiée conforme des diplômes annoncés.
- une consultation des employeurs précédents.

 Des assurances sont-elles prises pour couvrir les effets

d’une éventuelle erreur ou malhonnêteté de ces personnes ?

 Les contrats de travail exposent-ils clairement les conditions

de rémunération pour éviter toute contestation ultérieure ?

 Existe-t-il un livre des entrées et sorties du personnel ? Si

oui, est-il tenu à jour ?

 Le recours au personnel intérimaire est-il autorisé et suivi

par un responsable du personnel ?

 L’incorporation des données concernant les nouveaux

embauchés dans le fichier permanent est-il contrôlé, si la
paie est informatisée ?
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PAIE - PERSONNEL

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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

Départs.

Lors des départs (volontaires ou non) est-il exigé un solde

pour tout compte ?

Le service responsable de la paie est-il informé suffisamment

tôt pour arrêter les bulletins de salaire en temps et en heure ?

Si la paie est informatisée, les bulletins de salaires des

personnes parties dans le mois font-ils l’objet d’un contrôle
suffisant pour s’assurer que :

- Tous les éléments du solde de tout compte ont été

enregistrés ?
- Aucun bulletin ne pourra plus être émis
ultérieurement pour ces personnes ?

Promotions-mutations.

Les promotions et mutations sont-elles autorisées par une

personne comptable ?

Le service chargé du calcul de la paie est-il correctement

informé de ces mouvements ?

Les modifications de données permanents résultant

de ces mouvements sont-elles contrôlées systématique-
ment ?
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PAIE - PERSONNEL

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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

PREPARATION DE LA PAIE :

 Les données variables (heures travaillées, affaires

commissionnables, primes...) sont-elles approuvées par
une personne responsable avant d’être communiquées
aux personnes chargées de préparer les bulletins de salaire ?

 Les données variables incorporées dans les salaires

sont-elles rapprochées des données autorisées (individuel-
lement ou par réconciliation globale) ?

 Les heures supplémentaires et/ou les absences font-elles

l’objet d’une approbation spécifique ?

 Les calculs des bulletins de salaires sont-ils vérifiés par

une personne indépendante de celle qui les a établis ?

 Le total du journal des salaires est-il rapproché du total

du mois précédent avant approbation ?

 Le journal des salaires est-il approuvé par un

responsable avant émission des modes de paiement ?

 Une personne responsable rapproche-t-elle régulière-

ment les bulletins de salaire avec les dossiers individuels ?

 Les retenues sur salaires (remboursement d’avances ...)

sont-elles contrôlées ?

 Le service responsable de la paie tient-il un registre des

congés payés pris et restant à prendre ?
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PAIE - PERSONNEL

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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

PAIEMENT DES REMUNERATIONS :

 Le total des modes de paiement est-il rapproché avec

le journal des salaires approuvé, avant signature ?

 Si des salaires sont payés en espèces :

- Les montants payés sont-ils inférieurs au maximum

autorisé ?
- La caisse est-elle approvisionnée pour le montant
exact des montants à payer ?
- La protection des espèces est-elle suffisante ?
- L’identité des bénéficiaires est-elle vérifiée avant
remise des enveloppes ?
- Un reçu est-il signé par les bénéficiaires ?
- Les paies non réclamées sont-elles conservées
dans un coffre, et enregistrées par une personne
indépendante de la conservation des espèces ?

 Pour les salaires payés par chèques ou virements :

- Utilise-t-on un compte bancaire spécial ?

- Si oui, est-il alimenté pour le montant exact du
livre de paie ?

 L’identité des bénéficiaires des modes de règlement

est-elle vérifiée au moins par sondage ?

 Les ordres de virement et chèques sont-ils envoyés

à la banque ou aux bénéficiaires par des personnes
indépendantes de la préparation de la paie ?

 Le compte bancaire est-il rapproché mensuellement

avec le relevé de la banque ?
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PAIE – PERSONNEL

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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

COMPTABILISATION DE LA PAIE :

 L’écriture de centralisation de la paie est-elle vérifiée

avec le journal des salaires ?

 Le système est-il suffisant pour éviter des erreurs de

centralisation ?

 Les variations mensuelles des comptes de paie sont-elles

expliquées ?

 Les opérations diverses sur les comptes relatifs au

personnel et aux charges sociales sont-elles autorisées ?

 Les comptes de personnel (avances, prêts, salaires à

payer ...) sont-ils analysés régulièrement ?

 Les salariés confirment-ils régulièrement le solde de

leur compte ?

 Le total de la paie enregistré en comptabilité générale

est-il rapproché avec la comptabilité analytique (heures
et valeur) ?

 La provision pour congés payés est-elle calculée en

tenant compte des congés non pris de la période
précédente et des charges sociales ?

COTISATIONS SOCIALES :

 Les cotisations sociales (part salariale et part patronale)

sont-elles contrôlées par rapport au total du journal
des salaires avant enregistrement et paiement ?

 Les déclarations sociales sont-elles établies

régulièrement ?
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PAIE – PERSONNEL

CHAPITRE SECTION FOLIO

LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

OBLIGATIONS LEGALES :

 Les livres légaux cotés et paraphés sont-ils tenus à

jour ?

 Les obligations légales en matière de comité

d’entreprise, information des salariés sont-elles
respectées ?

 Les rémunérations versées, déclarées sur les DAS 1

et 2 sont-elles réconciliées avec la comptabilité ?

 Si l’entreprise emploie des salariés étrangers :

- la régularité de leur situation est-elle vérifiée ?
- les retenues à la source sont-elles régulièrement
effectuées ?
 Si l’entreprise est tenue de préparer un bilan social,
les procédures en place permettent-elles de saisir de
façon fiable les informations nécessaires ?