Cas pratique : Cycle Ventes-client

L’objet social de la SARL Émilien est la commercialisation de machines : presse à chaud, dorure
à chaud, timbres caoutchouc. L’entretien avec les responsables vous a permis de collecter les
informations suivantes concernant le cycle des ventes de cette société :
✓ Les commandes sont réceptionnées par le service commercial soit directement du
client (courrier ou télé- phone), soit par les représentants. Le service commercial
établit un bon de commande numéroté et daté du jour en quatre exemplaires, sur
lequel sont notés tous les renseignements concernant les marchandises à livrer et les
conditions de règlement.
✓ Les quatres exemplaires du bon de commande sont ensuite transmis au service
Magasin Expéditions qui inscrit les marchandises à livrer sur son planning de
livraison. Ce service mentionne sur les bons de commande avec un tampon la date
d’expédition des marchandises :
▪ L’exemplaire n° 1 du bon de commande est expédié avec les marchandises.
▪ L’exemplaire n° 2 du bon de commande est transmis au service Facturation.
▪ L’exemplaire n° 3 est classé chronologiquement après avoir été utilisé pour
mettre à jour les fiches de stocks.
▪ L’exemplaire n° 4 est retourné au service commercial qui l’enregistre sur le
registre des commandes puis le classe dans le dossier client avec le courrier du
client ou celui du représentant.
✓ Le service Facturation regroupe les bons de commandes et, deux fois par semaine,
établit à l’aide de la liste des prix les factures de ventes en trois exemplaires,
numérotés et datés du jour de leur établissement
▪ L’original de la facture est envoyé au client.
▪ L’exemplaire n° 2 est transmis au service Comptabilité.
▪ L’exemplaire n° 3 reste classé chronologiquement au service Facturation avec
l’exemplaire du bon de commande.
✓ Le service Comptabilité enregistre, au moyen d’un ordinateur, la facture sur le
journal des ventes et sur le compte individuel client. L’échéance du règlement est
notée dans la partie statistique du compte. L’exemplaire de la facture est ensuite
classé dans le dossier «factures ventes » dans l’ordre numérique.
✓ Dès réception, les règlements clients sont transmis directement au service
Comptabilité, qui les enregistre sur le journal de banque et sur les comptes
individuels clients. Tous les deux jours, des bordereaux de remise de chèques sont
établis et déposés à la banque avec les chèques.
✓ Chaque fin de mois, le service comptable pointe les comptes clients. Tout client
dont le règlement n’est pas intervenu à l’échéance fait l’objet d’une relance. Celle-ci
est établie en double exemplaire :
▪ l’original est adressé au client ;
 ▪ le double est classé alphabétiquement dans un dossier « relances clients » en
attente du règlement.
QUESTIONS :
I. Présenter un diagramme de circulation des documents décrivant le cycle ci-
dessus.
II. Présenter une grille d’analyse faisant ressortir pour chacun des postes de travail
les fonctions assumées.
III. Présenter un questionnaire de contrôle interne faisant ressortir les forces et
faiblesses du système.
IV. Présenter une feuille d’évaluation du système faisant ressortir :
a) les effets possibles des faiblesses ;
b) leur incidence sur les états financiers ;
c) leur incidence sur le programme d’audit des comptes ;
d) les recommandations à faire aux dirigeants de l’entreprise.
V. Présenter un diagramme de circulation de documents représentant la nouvelle
organisation recommandée, après avoir précisé quelles améliorations doivent être
apportées au système.
I. Diagramme de circulation du cycle Ventes-client :
 II. Grille d’analyse faisant ressortir les fonctions assumées :

Entreprise Services assumant les fonctions

Emilien
Fonctions Commercial Expédition Facturation Comptabilité
Réception des X
commandes
Établissement X
bon de
commande
Mise à jour du X
planning
Expédition des X
marchandises
Mise à jour du X
stock
Enregistrement X
des commandes

Enregistrement X
des factures
Envoi des X
factures
Enregistrement X
comptable des
factures
Réception X
règlements
clients
Établissement X
bordereaux
remise de
chèque
Pointage compte X
client
Établissement X
relances
 III. Questionnaire du contrôle interne :
Questions
1. Les commandes sont-elles
approuvées par le service Crédits
avant qu’elles soient acceptées
2. La responsabilité des
autorisations de crédits est-elle N/A
complètement séparée des autres
fonctions, particulièrement de la
gestion de trésorerie, responsabilité
au niveau des ventes, et fonction
comptable?
3. Des bons de livraison :
a) sont-ils utilisés?
b) sont-ils utilisés pour tous les
éléments qui sortent de l’entreprise?
sont-ils pré numérotés?
4. Les bons de livraison sont-ils
rapprochés des commandes du client
pour le contrôle des quantités et des
désignations, de façon à s’assurer
que tous les articles livrés sont bien
ceux qui étaient l’objet de la
commande?
5. Des factures : X X
a) sont-elles préparées pour toutes
les ventes?
sont-elles pré numérotées?
6) Un contrôle est-il fait pour
s’assurer qu’il existe des bons de
livraison pour toutes les factures et
inversement?
7. Les factures sont-elles rapprochées
des avis d’expédition pour contrôle
des quantités et désignations, afin
de s’assurer que tous les articles
livrés ont bien été facturés ?
8. Un contrôle est-il fait pour
s’assurer que toutes les factures sont
enregistrées et que tous les numéros
oui ou N/A Non Faiblesses apparentes
X Vente à des clients
insolvables
La comptabilité qui tient les
comptes clients n’est pas
interrogée lors de l’exécution
d’une commande
X Il n’y a pas de bons de
livraison. Le service
commercial établit un bon de
commande à la réception des
commandes
X Le service magasin-
expédition expédie les
marchandises avec l’original
du Bon de commande établi
par le service commercial
Risque d’erreur de
numérotation
Le bon de commande est visé
par le service expédition
quand la marchandise est
expédiée, puis est transmis au
service facturation
X Aucun contrôle n’est effectué
auprès de la facturation
entre le bon de commande et
la facture
X Contrôle non effectué au
niveau du service facturation
mais l’enregistrement au
 de factures font l’objet d’un suivi journal des ventes est fait par
comptable ? ordre numérique
9. Les factures font-elles l’objet X Risques d’erreurs au niveau
de contrôles au niveau: X notamment des calculs
a) des tirages?
b) des totalisations? X arithmétiques
c) des conditions?
des prix?
10. Les livraisons partielles sont-elles N/V
sujettes aux mêmes procédures que
les ventes normales, y compris
l’imputation au niveau de
l’inventaire du coût des
marchandises sorties ?
11. Les ventes diverses suivent-elles N/V
les mêmes procédures que les ventes
normales par exemple, ventes
d’équipement, déchets, rebuts et
ventes au personnel ?
12. Des récapitulatifs des ventes X Le service commercial tient un
sont-ils préparés, indépendamment registre des commandes mais
des documents établis par le celles-ci ne sont pas
département comptable qui peuvent valorisées.
être utilisés en tant qu’élément de
contrôle des ventes enregistrées

IV. Feuille d’évaluation du système :

Incidences sur les états Incidences sur Recommandati
financiers le programme on
Réf Faiblesses Effets
d’audit
apparentes possibles au client
QCI ou
relevées
DIAG

O/ Raison
N
QCI 1 Le service Risque Oui Vérifier les Le service
commercial d’insolvabilit Evaluation clients commercial
ne contrôle é des clients dépréciation pour débiteurs par devrait avoir la
pas la créances ancienneté et liste des clients
solvabilité du douteuses contrôler et aviser la
client l’évaluation des direction en
dépréciations cas
d’incertitude
sur
l’opportunité
de la livraison
QCI 3 Les bons de Risque Oui Erreur dans les Vérifier le Les bons de
commande d’erreur recettes si ces pourcentage de commande
ne sont pas Attribution marchandises ont marge brute doivent être
pré d’un même été expédiées par rapport aux établis sur des
numérotés : numéro à sans facture exercices liasses pré
On n’a pas la deux bons de correspondante précédents numérotées
certitude que commandes
tous les bons différentes
de
commande
ont été
honorés
4 DIAG Le service Risque de Oui Risque d’erreur Si possible Faire effectuer
magasin détournemen dans la contrôler la la mise a jour
expédition t des détermination marge brute des fiches de
qui est marchandises des stocks. par catégorie stock par le
responsable et de Conséquences sur de service
de la dissimulation le résultat marchandises comptabilité
conservation des Contrôle de ou le service
des stocks détournemen certaines fiches facturation
est aussi ts de stock
chargé de la
tenue des
fiches de
stock. il y a
cumul de
fonctions
QCI 5 Les factures Risque de Oui Contrôle marge Les factures
ne sont pas perte de la Omission de la brute. Contrôle soient être
pré facture si comptabilisation journal des établies sur
numérotées : deux factures de recettes ventes. des liasses pré
Le n est mis portent le Conséquences sur Rapprocher les numérotées
au moment même n, il le résultat factures et bons
de l’émission peut arriver de commande
qu’une seule du service
soit magasin
transmise à
la
comptabilité
6 Les factures Erreur dans les Oui Atteinte à la règle Pointage des Faire porter la
QCI 6 ne portent déclarations d’indépendance derniers bons de date de livraison
pas la date de TVA .Risque des exercices. les commandes sur les factures
d’expédition d’omission des comptes de TVA classés avec les et les dater au
factures à la sont faux factures. jour de livraison
des
fin de Vérification
marchandise
l’exercice déclaration TVA
s. Retard de
Impossible règlement
de contrôle
des
chevauchem
ents en fin de
moi et en fin
d’exercice
QCI 7 Les factures Risque Oui Incidence sur le Effectuer un Les bons de
une fois d’écarts entre résultat sondage sur les commande et
établies ne quantités factures et bons les factures
sont pas livrées et de commande pourraient être
comparées de quantités classés au service établis par le
commande facturées facturation service
commercial
8 DIAG Le service Risque de Oui Incidence sur le Faire un Mettre en place
comptabilité détournement résultat, les rapprochement un système
qui enregistre des recettes et la TVA entre le journal d’enregistremen
les factures et règlements et des ventes et le t et de
tient les de registre des totalisation des
comptes dissimulation commandes règlements
clients à accès de ceux-ci par tenues par le clients dès
aux manipulations service l’ouverture du
règlements des comptes commercial courrier avant
des clients. De clients transmission à
plus ce service la comptabilité
provoque les
relances
clients :

QCI 9 Pas de Omission de Oui Incidence sur le Faire un Il faudrait

contrôle pour factures même résultat, les rapprochement donner le même
s’assurer que si elles sont recettes et la TVA entre le journal n à la facture et
toutes les enregistrées de ventes et le au bon de
factures sont numériqueme registre des commande 0
enregistrées nt sur le commandes Faire effectuer
journal des le cumul par le
ventes service
facturation
QCI 12 Pas de double Risque Oui Incidence sur les Faire contrôler Faire totaliser
contrôle de d’omission ou recettes, le résultat sur un mois les par le service
l’enregistreme de double et la TVA factures facturation les
nt comptable comptabilisati comptabilisées et factures établies
de toutes les on des celles classées mensuellement
factures factures par le service da
facturation

QCI 12 Le service Risque de Oui Comptes clients Demander et Adresser pour

commercial litige avec le Provisions pour examiner les chaque
n’adresse pas client s’il y’ u litiges litiges en cours commande
d’accusé de
une livraison prise par
réception de
non conforme téléphoner une
commande
conformation
pour toutes
commandes au client
reçues par concerné
téléphone
 ❖ Amélioration du système :
Malgré la petite taille de cette entreprise et son effectif réduit, il est possible de corriger les
faiblesses relevées précédemment en appliquant les recommandations suivantes:

Service commercial :
–indication sur le bon de commande pré numéroté des conditions de règlement qui auront été
apportées au préalable par le chef d’entreprise ; en cas de demande de conditions
exceptionnelles, consultation du chef d’entreprise avant d’accepter la commande ;

–consultation du service Comptabilité pour la solvabilité du client avant de transmettre le bon

de commande au service Magasin Expéditions ;

–envoi de l’exemplaire n° 1 du bon de commande au client comme accusé de réception de

commande afin d’éviter les litiges pour commande non conforme, surtout en cas de
commande téléphonique ;

–vérification de la facture avec le bon de commande et le bon de livraison ; rapprochement

des quantités commandées, livrées et facturées ; ces documents seront ensuite classés dans le
dossier client.

Service Magasin Expéditions :

–établissement en quatre exemplaires d’un bon de livraison pré numéroté pour toute
expédition de marchandises :

•l’original accompagne les marchandises ;

•l’exemplaire n° 2 est adressé au service facturation ;

•l’exemplaire n° 3 est envoyé au service commercial ;

• l’exemplaire n° 4 est conservé par le service Magasin Expéditions et classé avec le bon de
commande n° 3.

Service Facturation :
–utilisation de liasses pré-numérotées pour l’établissement des factures en quatre exemplaires
; l’exemplaire supplémentaire sera adressé au service commercial ;

–tenue des fiches de stocks à partir des bons de livraison qui lui sont transmis par le
magasinier ;

–comparaison du bon de commande avec le bon de livraison ;

–totalisation mensuelle des factures émises ;

–transmission au secrétariat des factures destinées aux clients, et non expédition directe.
Service Comptabilité :
–après avoir été enregistrés, les chèques seront totalisés (bande machine) puis transmis au
secrétariat qui effectuera la remise en banque;

–contrôle des doubles des bordereaux de remises de chèques avec le total des chèques
enregistrés (bande machine).

Secrétariat de direction :
–vérification de l’exactitude arithmétique des factures avant l’expédition aux clients ;

–enregistrement du courrier et des chèques reçus sur un registre « courrier » puis transmis au
service comptabilité ;

–établissement des bordereaux de remises de chèques en banque ; un double devra être

transmis au service comptabilité ;

– établissement des relances clients à partir des balances clients par ancienneté qui seront
établies par le service comptabilité.
V. Diagramme de circulation du cycle de ventes : Organisation
nouvelle :