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Procédure Service ventes

I/ But :
Cette procédure décrit les principales taches effectuées par la responsable du service ventes à
travers une présentation de ses responsabilités

II/ Portée :
- Dossiers marché ou commande
- Chronos (BL , factures)
- Cahier des régies
- Cautions
- Spécifications administratives

III/ Responsabilités :
- Responsable ventes
- Remplaçant(e) responsable ventes par module
- RAF (traitement des factures)
- Comptable(traitement des factures)
- Trésorier (traitement des chèques et/ou traites de règlement)
- PDG (soumissions , offres)
- DG (offres , visas , contrôles certains états )
- Directeur systèmes et services (offres produits spéciaux , facturation travaux)
- Responsable projets (facturation travaux de chantier)
- Secrétaire à Rabat (facturation travaux , décomptes , autres BL)

IV/ Procédure :

Appel d’offre :
A l’annonce d’un appel d’offre (dans un journal ou autre support) , la secrétaire prépare un
chèque et une lettre demandant le cahier de charges de la régie concernée.
Ce cahier de charges contient la quantité, les spécifications et les exigences du client
Si le cahier de charges est reçu à Fes , la responsable des ventes en fait une copie qu’elle
classe dans un dossier suspendu ouvert à cette occasion et portant le nom de la régie concernée et
le n° de l’AO , avant d’envoyer l’original à Rabat .
Si le cahier de charges est reçu à Rabat, la secrétaire sur place(en général Mme
Mouhouch) envoie à la resp des ventes un fax dans lequel elle demande la préparation de la
caution provisoire
La resp ventes prépare l’imprimé de CP et l’envoie à la Banque .
Après réception de la CP , la resp ventes fait une copie qu’elle classe dans le dossier
suspendu ouvert pour cette affaire et envoie l’originale à Rabat.
Le classement se fait comme suit :
Dans une chemise verte :
- le cahier de charge
- l’appel d’offre
- la caution provisoire
A l’annulation de l’offre : la régie retourne la soumission et la caution provisoire . La
soumission est classée dans un dossier régie archive et la caution provisoire originale est
enregistrée sur le registre caution avant d’être retournée à la banque avec une demande de la
main levée
A l’acceptation de l’offre : la régie nous envoie la lettre d’adjudication par courrier ou
par fax .Le marché nous parvient par la suite en plusieurs exemplaires par courrier avec une lettre
d’accompagnement qui mentionne la signature le timbrage et l’enregistrement du marché .
Il arrive qu’une régie demande la caution définitive .Dans ce cas , après l’enregistrement
ou la signature et le timbrage, la resp ventes établit la caution, puis retourne le tout à la régie .
Elle demande par la même occasion la main levée sur la caution provisoire
Après notification , la resp ventes fait 2 copies du marché. Elle envoie une à Rabat et
classe l’autre dans un dossier rose dans lequel elle transfère le contenu de la chemise verte ,
éliminée ainsi du circuit .
Ainsi , dans la chemise rose sont classés les pièces suivantes :
- cahier de charge
- l’appel d’offre
- la copie du marché
- les copies des cautions
- la correspondance
- BL et Facture
- Fiche spécification administrative
- Fiche spécification technique

En cas de commande (au lieu de marché ) , la resp classe les pièces dans une chemise orange .
Ainsi la chemise orange contient :
- Commande reçue du client
- Bl. et Facture
- Correspondance
- Fiche de spécifications administratives
- Fiche de spécifications techniques

Après la notification du marché, la régie envoie un exemplaire du marché signée par le


directeur de la régie et le contrôleur financier et une lettre mentionnant la date de la 1 ère livraison
et la caution définitive .
A l’envoi de la caution définitive (3% du marché), la resp ventes demande la main levée sur la
caution provisoire.
La livraison :
Quelques fois, un client nous demande une livraison provisoire avant la notification du marché .
Celle ci est effectuée avec un bon provisoire qui ne sera régularisé avec un BL en bonne et due
forme qu’à la notification du marché .
Après avoir reçu le marché notifié , les livraisons sont effectuées en respectant toutes les
exigences du marche (voir les fiches de spécifications administratives et techniques)
Chaque livraison doit être accompagnée avec un bon de livraison signé par le DG (ou les
responsable production), vérifié par le resp. Production. et enregistré dans le registre de livraison .
Ceci facilite l’établissement des BL avec des numéros successifs et chronologiques. A chaque
bon de livraison ou ensemble de bons de livraisons (correspondant au même marché ou à la
même commande ) correspond une facture.

La facturation :
Il faudrait , dans la mesure du possible ,établir les factures après chaque livraison .
Il y a 2 types de facture :
Les factures toutes taxes comprises ou les factures exonérées de TVA .
Les factures en exonération de TVA ne peuvent être établies qu’après réception de l’attestation
d’exonération de TVA
La facturation des travaux de chantiers est établie de Rabat ou Casa (selon le site qui gère le
chantier en question) après réservation du numéro de facture et/ou du numéro de BL auprès de la
responsable des ventes .
Toutes ces factures sont classées et enregistrées dans un registre des factures et mises dans l’état
des factures impayées établi chaque lundi .

Le recouvrement :
Si la facture n’est pas réglée dans les délais fixés dans le marché ou la commande , une tentative
de recouvrement peut être effectuée par téléphone, en général à la demande du PDG ou du DG .
Le chèque ou virement de règlement est enregistré dans le registre des factures .
La facture réglée est supprimée de l’état des factures impayées .
Si la facture est réglée par traite , la date d’échéance est indiquée dans l’état des factures
impayées jusqu’à l’échéance date à laquelle elle est supprimée de l’état .

Les cautions :
A quelques exceptions prés , les cautions suivent les règles suivantes :
La Caution provisoire accompagne la soumission de l’appel d’offre .
Après réception du marché notifié, la Caution définitive est envoyée avec une demande de la
main levée de la Caution Provisoire (Main levé de la CD /voir clauses du marché)
Dès la première livraison , la Retenue de garantie est établie et envoyée (Main levé de la RG voir
clauses du marché).
Toutes les mains levées des cautions sont enregistrées sur un registre banque.

Les Etats :
Ci-après ,la liste des états tenus :
- Etat mensuel des cautions : suivi de la main levée de caution, relevé bancaire des
cautions (vérifications des taux et date de la main levée pris en considération par
chaque banque)
- Etats exonération TVA et suivi pour ne pas dépasser le montant prévu
- Etat des marchés en cours pour les banques
- Etat de chiffre d’affaire exonéré pour les impôts pour l’exonération des achats
- Etat de chiffre d’affaire mensuel
- Etat des livraisons mensuelles
- Tableau des bons livraisons
- Tableau des factures
- Etats de chaque semaine envoyés à PDG, DG, et à casa comprenant :
 état des factures impayées
 état des livraisons
 carnet de commande
 relevés bancaires

PAIE :
Vérification des bulletins de paie, des virements et des bordereaux de la CNSS
Etablir 9421 à la fin d’année
Suivi des dossiers ANAPEC
COMPTABILITE :
Vérification des relevés de compte clients
Ventilations des comptes ventes et clients sur le programme gestion
Aide à préparer le chiffre d’affaire mensuel pour la déclaration de la TVA.