3-5 

: GESTION FINANCIERE

3-5 -1 : Gestion de la caisse

3-5-1-1 : Objet de la procédure

La présente procédure a pour objet de définir les modalités et règles
applicables en matière de gestion de la caisse afin d’assurer son bon
fonctionnement tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.

3-5-1-2 : Application
A toutes les caisses de l’entreprise.

3-5-1-3 : Règles de gestion

Caisse principale
 Le Département Admin & Financier tient la caisse principale de
l’entreprise pour financer les menues dépenses relevant de l’activité de
l’entreprise, et effectuer l’encaissement des recettes clients.
 Tout encaissement client donne droit à la production d’un reçu de caisse
informatisé signé des deux parties.
 La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à 100.000
FCFA et les prestataires occasionnels. Les dépenses supérieures ou égales
à 100.000 FCFA sont systématiquement réglées par chèque sauf quelques
exceptions.
 Toute dépense dépassant le montant de 10 000 FCFA devra être justifiée
par une facture ou une pièce justificative conforme.
 Le délai de retour des pièces justificatives est de 24 heures après le
décaissement.
 Le caissier principal procède à l’arrêt de sa caisse en fin de journée à
18h30 ; à cet effet, il produit un brouillard de caisse (récapitulant toutes
les opérations de caisse effectuées durant la journée) et les pièces de
caisse y afférentes (reçu de versement et ordre de paiement).
 Le solde caisse est intégralement reversé en banque dans un délai de 24
heures, et le bordereau ramené à la Comptabilité.
 La Comptabilité contrôle et enregistre les opérations de caisse de la
journée dans un délai de 24 heures
Caisses boutiques
 Les caisses boutiques permettent d’effectuer l’encaissement des ventes
comptants et le paiement des dépenses ordonnées par la Direction, en cas
de besoin.
 La fermeture des caisses boutiques est faite à 17h30 ; pour les caisses
hors siège, elle a lieu à 18h.
 Le chef de pôle participe à la fermeture de la caisse boutique.
 Les recettes des caisses boutiques sont reversées intégralement à la
banque avant fermeture de celle-ci, ou à la caisse principale en fin de
journée.

3-5-1-4 : Liste des opérations

o Expression du besoin
o Validation du besoin
o Exécution du paiement
3-5-1-5 : Description de la procédure

INTERVENANTS DESCRIPTION DE LA TACHE DOCUMENTS

1. Expression du besoin Fiche
d’expression
Le Dépt. Admin &o - Reçoit la fiche d’expression du
du besoin (FE)
Financier besoin et remplit le bon de
décaissement Bon de
décaissement
o - transmets le document signé à La
(BD)
direction
La Direction o 2. Validation du besoin
o - reçoit les documents et valide le FE + BD
paiement ou non-paiement
o N.B. La Direction a 24 heures pour
le traitement de la fiche.
o 3. Paiement du besoin
Le Caissier
- Reçoit la fiche du besoin et vérifie la FE + BD
conformité de la fiche
Le Demandeur/ - Effectue le paiement contre
bénéficiaire production d’un ordre de paiement
informatisé
- contre signe l’ordre de paiement et
encaisse le montant sollicité

3-5-2 : Approvisionnement de la caisse

3-5-2-1 : Objet de la procédure

Réglementer les modalités et règles applicables en matière
d’approvisionnement de la caisse.

3-5-2-2 : Application
Elle s’applique à la caisse principale.
3-5-2-3 : Règles de gestion

 Un arrêté de la caisse est fait avant tout réapprovisionnement par la

banque.
 La caisse est réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses
justifiées et des prévisions de dépenses dans la limite du plafond autorisé.
 La procédure est déclenchée par le Département Admin & Financier à
partir de la situation journalière de caisse.
 La caisse est approvisionnée dans la limite de 1.000.000 FCFA (sauf cas
exceptionnel).
 Après arrêt de caisse, le Département Admin & financier prépare la
demande qu’elle soumet à la Direction pour validation. La validation ou
rejet de la demande est attendu sous 24h après réception.
 La Direction libère le chèque et remets à l’agent recouvreur pour
encaissement. Une copie du chèque est archivée.
 L’approvisionnement est encaissé par le caissier principal à contrepartie
d’un reçu de caisse informatisé signé des deux parties.

3-5-3 : Paiement des fournisseurs

3-5-3-1 : Objet de la procédure

Réglementer les paiements des fournisseurs au sein de l’entreprise.

3-5-3-2 : Application
Elle s’applique à tout règlement fournisseur.

3-5-3-3 : Règles de gestion

 Le DAS tient l’état des factures fournisseurs à date d’échéance.

 Le DAS soumet l’état des fournisseurs à payer à la Direction tous les
lundis avant 9h. Ledit état doit avoir les informations suivantes pour
chaque fournisseur :
o Nom du fournisseur
o Date dernière facture
o Montant dernière facture
 o Solde du compte
o Valeur du stock en magasin
o Situation des en cours fournisseurs (compte des déstockeurs)
o Comparaison des en cours fournisseur & solde du compte
o Date d’échéance
o Montant à payer
o Observations

 La Direction devra traiter ledit état dans un délai de 24h, et l’acheminer

au DAF.
 Le DAF contrôle l’état ; il confronte le besoin, aux autres instances de
l’activité et des disponibilités en caisse et en banque. Il marque son avis
tout en précisant le mode de paiement ainsi que la date dudit paiement.
 Le DAS informe les fournisseurs dont les paiements ont été validés pour
la période concernée.

Par chèque

 Le DAF envoi une demande d’établissement des chèques à la Direction,

en précisant les éléments suivants :
o Nom du fournisseur
o Montant à payer
o La banque
o Date de dépôt du chèque

 La Direction émet les chèques après appréciation de « l’état de demande

des chèques », dans un délai de 24h après dépôt dudit état.
 Le DAF transmet les chèques au DAS sous décharge. Pour chaque
fournisseur, le DAS remet le chèque avec une décharge dûment préparé à
cet effet.
 Le DAF vérifie à travers les relevés de compte l’écriture du chèque ; en
informe le DAS qui devra récupérer un reçu conforme du fournisseur.
Cette opération ne devra pas excéder 48h après confirmation du dépôt du
chèque en banque.
 Le DAS tient un état des paiements fournisseurs par chèque mis à jour
hebdomadairement et vérifié par le DAF.

Par caisse

 Le paiement suit la procédure de décaissement.