La caisse La facture ou note du client :

La caisse dans un hôtel joue un rôle crucial en offrant des services financiers aux clients tout au
long de leur séjour. Elle gère les paiements, les changements et les demandes de services tels que 1. Définition :
les coffres-forts. Son importance se manifeste dès la réservation avec la réception des arrhes et
continue après le départ du client lors de l'encaissement des paiements dus. Au fil du temps, ce
secteur a connu d'importantes évolutions, intégrant la gestion courante des comptes clients, des La note d'hôtel, également appelée facture ou folio, est un récapitulatif de toutes les dépenses d'un client
débiteurs et des arrhes, ainsi que diverses opérations financières. Ces changements ont conduit à dans l'hôtel durant son séjour.
une polyvalence accrue des réceptionnistes, même dans les hôtels de grande taille, qui doivent Disposition de la loi :
désormais assurer également les tâches de caisse. Les hôteliers sont tenus de remettre à chaque client une note détaillée comprenant les mentions suivantes :
Les tâches du caissier à l'hôtel comprennent : - Le nom de l'établissement et sa catégorie.
1. Encaisser les notes des clients. - L'adresse de l'hôtel et le code TVA.
2. Effectuer des opérations de changement. - La date d'exécution de la prestation (date d'arrivée) et la date d'émission de la note.
3. Gérer les dépenses des clients et de l'hôtel. - Le numéro de la facture.
4. Enregistrer les opérations financières. - Le numéro de(s) chambre(s) louée(s).
5. Gérer les coffres-forts. - Le nom du client (sauf opposition de ce dernier).
6. Suivre les comptes clients débiteurs. - La durée du séjour.
7. Effectuer des contrôles et des opérations en fin de journée. - Le libellé et le prix de chaque prestation fournie doivent être clairement indiqués.
8. Procéder à la clôture de la caisse. - Le montant de la facture hors TVA.
9. Appliquer des déductions, des remises et des offres. - Le montant de la TVA.
10. Effectuer des opérations pour les départs des clients. - Le montant total TTC à payer par le client.
11. Vérifier le contenu de la caisse. Les factures doivent être numérotées, datées et faire apparaître le taux de la TVA légale applicable.
Les documents de la caisse, en raison de leur nature financière, comprennent diverses pièces 1. L'hôtelier doit refuser d'établir une facture d'un montant supérieur à celui réglé par le client. En acceptant
comptables qui ont une importance fiscale et juridique. cela, il s'expose à des sanctions pénales et fiscales pour complicité de fraude. Pour éviter les problèmes
Les documents de caisse essentiels comprennent : d'impayés, il est recommandé à l'hôtelier de réclamer le paiement à la semaine lorsque le séjour du client
- Les bons ou factures pour les services comme l'hébergement, les forfaits, les repas, etc. dépasse 7 jours.
- Les enregistrements des séjours clients. Le délit de filouterie et de grivèlerie, selon le code pénal, s'applique à toute personne sachant qu'elle est
- La main courante et le livre de caisse. dans l'incapacité absolue de payer et qui s'est attribué une ou plusieurs chambres dans un hôtel et les a
- Les notes des clients. occupées. La grivèlerie s'applique quant à elle au domaine de la restauration.
- Les états de contrôle et de clôture de caisse, ainsi que les statistiques d'activité. Les moyens de paiement et leurs caractéristiques sont les suivants :
1. Espèces :
Les documents de facturation et de contrôle des ventes sont importants pour plusieurs raisons : - Paiement immédiat en monnaie ayant cours légal dans le pays ou en monnaie étrangère avec calcul de la
contre-valeur au cours du jour.
- Montant arrondi à deux chiffres après la virgule.
Du point de vue de l'entreprise : 2. Devise :
- Permettre au client de consommer et d'acheter des services à crédit, car généralement le - Utilisée par les touristes étrangers hors zone euro.
paiement n'est pas exigé immédiatement puisque le client réside à l'hôtel. 3. Chèque de voyage :
- Ouvrir un compte pour chaque client à la réception afin de pouvoir établir une facture à la fin du - Délivré par la banque contre prélèvement immédiat sur le compte du client, assurant une garantie.
séjour. - Émis en chiffres ronds.
- Comme toute entreprise, un hôtel doit également tenir des livres comptables pour montrer sa - Signature du voyageur requise devant le banquier et le caissier de l'hôtel.
situation financière, y compris les détails des ventes pour analyser leur composition et évolution. - Si doute sur les signatures, faire signer le chèque à nouveau au verso et comparer avec celle du coin
supérieur gauche.
Du point de vue du client : 4. Bon d'agence :
- Avoir le droit de connaître à tout moment la situation de son compte. - Preuve de réservation.
- Avoir besoin d'indications identifiant les montants facturés, y compris la date et la nature des 5. Carte bancaire :
prestations consommées. - Permet le règlement des biens et services.
- Recevoir des quittances pour toutes les transactions ou règlements effectués. - Deux types : débit (dans la limite du plafond convenu) et crédit (avec procédure de crédit et intérêts).
- Utilisation en hôtellerie pour le règlement de la note, la garantie de réservation, le départ express et la
Les principes qui en découlent : facturation sans présentation.
- Tenir une comptabilité client pour un accès rapide à chaque compte individuel, permettant 6. Ticket restaurant :
l'établissement des notes clients. - Valeur marchande pré-imprimée, utilisé pour le paiement.
- Tenir une comptabilité des recettes pour un accès rapide aux résultats des ventes (chiffre - L'hôtelier envoie un bordereau récapitulatif à un organisme payeur pour le remboursement, déduction
d'affaires). faite d'une commission.
Il est à noter que ces moyens de paiement sont utilisés en fonction des particularités de chaque situation et
de chaque client.
La solution :
- Utiliser une méthode permettant de tenir ces deux comptabilités simultanément, avec une
technique d'enregistrement simple et fiable, comme la courante principale.
- Mettre en place des systèmes de contrôle et de clôture pour les comptes clients, généralement
effectués quotidiennement pour suivre le rythme de l'hôtel, bien que la loi n'exige qu'une clôture
annuelle des comptes.
Les débiteurs
En appelant un débiteur, on désigne une personne ayant emprunté de l'argent et qui, par
conséquent, est endettée envers son créancier.
Introduction
Le montant des services fournis aux clients et non payés après leur départ de l'hôtel est consigné
dans la main courante sous la colonne des débiteurs.
Définition
On appelle "débiteur" dans la courante principale le montant de la facturation d'un client ayant
consommé un ou plusieurs services à l'hôtel et qui est parti sans régler ses dettes, avec l'accord de
la direction de l'hôtel.
Les conditions pour être débiteur
L'hôtel doit avoir une garantie du client débiteur que le montant de la facture sera payé
ultérieurement. Cette reconnaissance de dette du client envers l'hôtel doit toujours être justifiée par
l'acceptation par le principal courantier d'un client débiteur, strictement conformément aux
instructions de la direction de l'hôtel qui lui sont données préalablement.
Qui peut être débiteur ?
On peut citer quelques clients qui peuvent être acceptés comme clients débiteurs :
a) Les clients des agences de voyages : groupes ou particuliers (bons d'agence).
b) Les clients détenteurs de cartes de crédit (American Express, Carte Bleue, Visa, Diners Club...)
c) Les clients invités des ministères, des organismes d'État et des sociétés avec une lettre de prise
en charge signée par le responsable (bon de commande).
En quoi réside la responsabilité du main-courantier dans la facturation des débiteurs ?
- Savoir si le client peut être accepté par la direction comme client débiteur. Il se renseigne auprès
du chef de la réception, de la direction dans le cas de doute.
- Vérifier le montant de la facture et la nature des services fournis au client (si cela correspond bien
à ce qui a été commandé à l'hôtel).
- S'assurer que le document de couverture des frais dépensés par le client est valide et qu'au
moment de son envoi avec la facture, ce document ne manquera d'aucun détail.
Traitement de la facture débiteur et ses documents conjugués :
a) Sur la courante principale :
- Le montant est inscrit dans la colonne "Débiteurs". Dans la colonne "Observations", on met le
nom et l'adresse de l'organisme payeur. Ce montant est additionné à la fin de la journée aux autres
montants et le total constitue le chiffre débiteur jusqu'à ce jour. Les montants des débiteurs de la
journée sont ensuite enregistrés sur le livre des débiteurs et la fiche débiteur.
b) La facture :
- Elle doit être signée par le client. La garantie des frais dépensés par le client doit être faite en 2
exemplaires :
Les procédures d'encaissement selon la nature de paiement sont les suivantes :
1. Espèces :
- Conditions d'acceptation : Aucune.
- Vérifications à effectuer : Concordance avec la note, recomptage sur le comptoir avec le client, état des
billets et graphisme.
- Document à établir ou éditer : Bordereau de remise d'espèces.
2. Chèque :
- Conditions d'acceptation : Présentation de pièce d'identité.
- Vérifications à effectuer : Nom correspondant à la pièce d'identité, montant en chiffres et en lettres,
banque émettrice connue et état du chèque.
- Document à établir ou éditer : Bordereau de remise de chèques.
3. Chèque de voyageurs :
- Conditions d'acceptation : Pièce d'identité ou passeport, signature conforme à la première.
- Vérifications à effectuer : Signature du client, concordance avec l'inventaire.
- Document à établir ou éditer : Bordereau de remise de devises.
4. Devises :
- Conditions d'acceptation : Passeport ou carte d'identité.
- Vérifications à effectuer : Changement et monnaie, acceptation uniquement des devises en billets.
- Document à établir ou éditer : Bordereau de remise de devises.
5. Carte de paiement :
- Conditions d'acceptation : Vérification de la date de validité, signature, non-inscription sur la liste
d'opposition.
- Vérifications à effectuer : Système électronique avec numéro confidentiel du client, autorisation de
dépassement du plafond.
- Document à établir ou éditer : Bordereau de remise de carte de paiement.
6. Bon d'agence :
- Conditions d'acceptation : Original donné par le client à son arrivée.
- Vérifications à effectuer : Nature et valeur du bon, encours des extras ou du montant de la facture.
- Document à établir ou éditer : Courrier envoyé à l'agence avec la facture et l'original du bon pour
régularisation.
Le processus dans le temps est le suivant :
1. Solder la facturation en débitant le compte débiteur divers.
2. Vérifier la facture débitrice avec le prix en charge.
3. Envoyer immédiatement au payeur.
4. Comptabiliser la créance dans une balance par "anteriorité".
5. +15 jours : 1ère lettre de courtoisie informant que le règlement est exigé à la réception.
6. J+30 jours : Envoi d'une seconde lettre plus ferme expliquant la procédure judiciaire qui serait intentée si
le règlement n'intervient pas rapidement.
7. DJ +60 jours : Lettre de mise en demeure avec accusé de réception.
8. Récupération ultime de la créance soit par :
- Faire appel à un homme de loi qui se chargera de la récupération (huissier, avocat).
- Demander le recouvrement de la créance au tribunal de commerce.
- Faire appel à une société de contentieux, moyennant une cotisation annuelle et un pourcentage, qui se
chargera de récupérer la créance.
Ces ultimes recours peuvent être appuyés par une attention particulière mise en place lors de la réserve
 - L'original : sera envoyé à l'organisme payeur. Le double : reste agrafé au double de la facture.
Le livre des débiteurs :
- Il existe différents formats de livre débiteur. La direction de l'hôtel choisit celui qui correspond le
mieux à la nature de son exploitation.
- Les renseignements essentiels sur ce livre sont les suivants : la date de la création du débiteur
(le jour de son départ sur la main courante), le numéro de la lettre, le nom du client, le montant de la
facture, la date de paiement, le mode de paiement, l'organisme payeur, le numéro de la quittance, le
montant payé, les déductions.
- Ce livre est clôturé à la fin de chaque journée. Les mouvements débiteurs de la journée sont
additionnés et les paiements sont retranchés du total. Ainsi, on obtient le solde qui est le plus
souvent débiteur.
La fiche des débiteurs :
(exemple : consultation du fichier permettant de connaître l'état financier des sociétés).
L'encaissement de la créance se fera principalement par chèque ou par virement bancaire. Il faudra alors
procéder à une opération de caisse consistant à solder le débiteur divers et à augmenter les encaissements
de la journée.
Main courante
I. Définition de la Main courante
Le terme "Main courante" évoque l'époque où un employé se déplaçait avec un porte-plume le long des
colonnes et des lignes d'un livre où étaient consignées les dépenses des clients.
Quel que soit le système utilisé, manuscrit, électronique ou informatique, la main courante doit permettre :

Elle permet de connaître la situation financière de chaque débiteur, les montants des débiteurs
ainsi que les montants des paiements.
Cette fiche doit aussi être soldée chaque fin de journée ; le total des soldes de toutes les fiches doit
correspondre au total du livre débiteur de la journée, même journée.
Il est recommandé que la tenue des débiteurs soit impeccable : bonne organisation, exactitude du
chiffrement.
- De connaître en permanence la situation des comptes des clients présents à l'hôtel.
- De centraliser et de suivre l'évolution des ventes journalières dans chaque secteur d'activité.
- D'enregistrer les règlements.
- D'établir la note du client.
Les systèmes informatiques et électroniques permettent l'imputation simultanée des dépenses dans les
comptes de ventes et sur la facture du client, tandis que le système manuel implique deux écritures séparées
(une sur la note du client, une sur la main courante).

II. Gestion Commerciale

Chaque hôtel est appelé à avoir des débiteurs clients. Un hôtel qui tient mal ses débiteurs prépare
un acte de catastrophe ou d'échec.
Les informations concernant la clientèle incluent :
Suivi des débiteurs plongeurs : ou "comptes en ville" ou "City Ledger".
- L'identification du client (nom de famille, société, etc.).
- Le nombre de personnes (adultes, enfants, etc.).
Procédure : - La date d'arrivée et la date de départ.
- Le ou les numéros de chambres occupées.
Le suivi des règles différés ou comptes débiteurs divers exige une organisation rigoureuse pour - Les conditions de séjour (simple hébergement, demi-pension, pension complète, forfait, etc.).
maintenir une trésorerie saine, éviter les retards de paiement et garder de bonnes relations - La catégorie de clientèle (individuelle, groupes, etc.).
commerciales. 2. Partie Gestion des Ventes

L'informatique permet les relances automatiques des statistiques et des ratios indicateurs de suivi. Cette partie de la main courante concerne :

Exemple d'entreprise ; A. La Ventilation de l'Arrangement :

Types de prestations
1. Hébergement ou location des chambres La ventilation de l'arrangement se fait selon les clés de ventilation.
- Sources : de la réservation, de la réception (lors d'un changement de tarif), après l'arrivée d'un
client (location/client sans réservation)
- Supports : pré-enregistré à l'arrivée ou à la réservation dans le système informatique, fiche B. La Ventilation des Ventes :
d'arrivée avec les conditions de séjour, dossier client avec contrats (bons d'agence, courrier, etc.)
- Contrôles : comparer l'égalité des recettes d'hébergement (de la main-courante) et les erreurs Elle concerne toutes les ventes réalisées dans l'établissement hôtelier, y compris les prestations de base et
dans les dossiers clients. annexes, telles que :

2. Arrangements forfait - La location de chambres et de salons.

- Sources : de la réservation, de la réception - Les services de petits déjeuners.
- Supports : pré-enregistré à l'arrivée ou à la réservation dans le système informatique, fiche - Les restaurants et les bars.
d'arrivée avec les conditions de séjour, dossier client avec contrats (bons d'agence, courrier, etc.) - Les services de communication (téléphone, télécopie).
- Contrôles : comparer l'égalité des recettes d'hébergement (de la main-courante) et les erreurs - Le service de nettoyage des vêtements des clients.
dans les dossiers clients, contrôle de l'enregistrement des prestations hors forfait extras. - Le garage/parking.
- Les ventes diverses (articles de vitrine, cartes postales, etc.).
3. Restauration bar
 - Sources : les différents points de vente de restaurant (petits déjeuners, grill, restaurant
gastronomique, bar, discothèque, banquets, etc.)
- Supports : bons ou relevés, liste ou transferts par informatique des notes de la restauration vers
la caisse de l'hôtel
- Contrôles : comparer les récapitulatifs des recettes de chaque point de vente autonome pour
contrôler les enregistrements de ventes effectifs sur la main-courante, établir un contrôle entre les
encaissements réellement reçus et les décomptes théoriques de la caisse.
4. Prestations des annexes
- Sources : réception, conciergerie, service des étages
- Supports : relevé des ventes, bons ou factures signés, fiches minibar, etc.
- Contrôles : vérifier que le total des recettes ventilées par traqueur correspondent bien aux
totaux des différents récapitulatifs des ventes ou relevés des marchandises consommées (minibar).
5. Débours clients
- Sources : de la réception, la conciergerie, la gouvernante
- Supports : bon de débours signé par le client
- Contrôles : total du relevé de débours, total débours de la main-courante.
6. Recettes au comptant
- Sources : bar, restaurant, etc.
- Supports : notes, tickets, relevés, transfert automatique, etc.
- Contrôles : bordereaux de récapitulation ou des factures. Ces recettes sont centralisées en
main-courante de l'hôtel. L'enregistrement de ces ventes est enregistré dans un seul compte qui
fonctionne exactement comme un compte client : aussitôt moyens de règlement utilisé.
B- Technique d'Enregistrement et de Contrôle des Crédits-Clients
Les crédits sont les règlements totaux ou partiels des clients qui viennent en déduction de leur
dette ou soldent la note du client.
1. La Gestion des Encaissements :
L'enregistrement des encaissements sur la course principale permet de constater les règlements
immédiats ou les encaissements différés et, par différence, les sommes encore dues par les clients.
La note peut être soldée :
Certains secteurs d'activité, tels que les restaurants et les bars, se distinguent par une facturation détaillée
des dépenses effectuées par les clients. Ces différents postes seront répertoriés dans la main courante de
l'hôtel, et ces factures seront présentées au client lors du règlement.
Une main courante manuscrite est limitée par l'espace nécessaire au tracé de nombreuses colonnes de
ventilation. En revanche, les systèmes électroniques et informatiques permettent une gestion détaillée des
ventes avec regroupement selon différents niveaux d'analyses : par catégories de chambre, par
segmentation de clientèle, etc.
C. Le Chiffre d'Affaires de la Journée :
Le chiffre d'affaires de la journée est obtenu de deux manières :
1. En additionnant les ventes de tous les secteurs d'activité de l'hôtel.
2. En additionnant les dépenses de tous les clients pour la journée (ventes au comptant et ventes à crédit).
Vente du jour = Total Dépenses Clients du Jour
Total du jour = Prix de l'arrangement + les extras
Partie Gestion des Encaissements :
Cette partie fait la synthèse de ce qui est dû (colonne A), de ce qui est encaissé (colonne B) et de ce qui est à
reporter (colonne C).
Total cumulé des débits clients : Ce total est égal à la somme du chiffre d'affaires du jour + le report des
débits de la veille.
Total des crédits clients du jour encaissement : Ce total est égal à la somme des encaissements, des
rappels, des commissions et des offres.
Total des débits clients à reporter : Ce total est obtenu par la différence entre les deux rubriques précédentes
et sera reporté sur la journée suivante.
Total des débits clients à reporter = report des débits de la veille.

- Par des paiements immédiats : la facture ou la note du client est traitée en compte « Client
Total du jour + rapport de la veille = total général.
débiteur ». Si aucun règlement n'est intervenu dans la journée, le total général sera inscrit en « à
reporter » pour le lendemain.
Total général = Commission/Réduction/Déduction/Offre + Caisse + à Reporter + Débiteurs.
III. Technique d'Enregistrement et de Contrôle des Débits-Clients :
2. Les Opérations qui viennent en déduction de la facture :

Les débits sont les dépenses du client : prestations consommées par le client (chambre, repas, etc.) et, dans
Pour des raisons commerciales, l'hôtelier peut parfois accorder des remises au client. À la suite
le cas des réceptions, le chiffre d'affaires pour l'hôtelier.
d'erreurs d'imputation, il est nécessaire de corriger le montant de la dette des clients : pour cela, on
effectue des déductions. Exemple : agence de voyage.
Saisir des prestations nos programmes précédant les prix préalablement put paraître simple. Mais du fait de
la diversité des opérations et de la décentralisation des services, les erreurs dans les enregistrements sont
Les commissions représentent la rémunération des services d'un intermédiaire entre l'hôtelier et le
fréquentes.
client. Ces trois enregistrements constituent des crédits qui viennent diminuer la dette des clients
envers l'hôtel. Ces opérations ne sont effectuées qu'après un accord (ex : agence).
1. Les principes :
Contrôle : vérifier que le total de ces crédits écrits en courante principale correspond à la somme
du relevé des ces opérations. A. L'enregistrement des ventes se fait simultanément sur la main-courante et sur la note client à partir :

3. Les offres : - Des documents contractuels de la commande des chambres ou des forfaits (tarifs convenus, fiches de

Les offres de repas, de consommations ou des autres prestations données gratuitement au client à
des fins commerciales. La comptabilisation des offres est obligatoire. Elles sont enregistrées
comme une prestation classique au prix de vente et portent la signature de la facture offerte par le
responsable de service. On solde le compte client par le compte des offres.
Du point de vue comptable, les offres constituent des frais et sont valorisées au coût de revient
pour être comptabilisées en dépenses d'exploitation.
réservation, contrats...)
- Des preuves de la consommation de la prestation, bons ou tickets de caisse ou factures signées des clients
- Des récapitulatifs des ventes des services émetteurs : standard, restaurant, conciergerie...
Les ventes sont inscrites simultanément sur la facture du client et sur la main courante.
B. Enregistrements de contrôle des CES :
Il faut appliquer l'un des principes fondamentaux du contrôle interne : toujours obtenir deux sources
d'information qui puissent se comparer et se vérifier entre elles.