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Cas pratiques :

valuation du
contrle interne

La trsorerie
Rgles de base
Aucune opration nest faite sans prsentation
dune pice justificative de la dpense, quel que
soit le mode de rglement.
Tout rglement doit tre soumis lapprobation
du responsable et lui seul signe les chques,
ordres de virement et acceptation deffets.
Les remises doivent tre faites chaque jour la
banque avant lheure de caisse. Une copie des
bordereaux de remise de chques (dtaills par
client dans le cas de ventes avec factures) et
despces sera conserve pour vrification avec
les bordereaux de banque

Tenue de la caisse

Le contrle de la caisse doit tre effectu


journellement.
Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes
dpenses remises en banque) est calcul tous les
jours et rapproch des espces dtenues dans la
caisse.
Cette procdure permet de suivre en permanence
lvolution du solde de la caisse et de rvler sans
tarder un ventuel solde crditeur. Lexistence dun
tel solde constituerait une grave prsomption
dirrgularit de la comptabilit.
Limprim de contrle doit tre sign, aprs
vrification et validation, par un responsable
autoris. Les mouvements et le solde pourront tre
enregistrs dans un livre de caisse (livre papier ou
fichier Excel).

Protection des
disponibilits

Tout tablissement doit veiller ce que les


formules de chques vierges soient
enfermes dans une armoire ou un coffre.
De mme, les espces doivent tre ranges
chaque jour de la mme manire. Il est
fortement dconseill de conserver des
sommes importantes en caisse.
En particulier, le montant des espces
dtenues ne doit jamais dpasser le
montant assur en cas de vol.

mission de chques
Il arrive parfois que lmetteur dun chque, avec une
lgret blmable, ne mentionne pas le nom du
bnficiaire.
Il faut proscrire ces pratiques et exiger linscription
manuscrite de lordre par le signataire du chque.
Si par hasard, un tel chque est reu (en gnral par
correspondance), il doit imprativement, ds louverture
du courrier, tre complt par lapposition immdiate dun
tampon lordre de lentreprise, et/ou dune signature.
De mme, lendos doit tre inscrit au moyen dun tampon
comportant le numro du compte bancaire de
ltablissement concern.
Quoique cette prcision apparaisse superflue, il est
rappel quil est formellement interdit de laisser quelque
partie que ce soit dun chque en blanc, ds lors quil est
sign

Suivi de la trsorerie et
rapprochement bancaire
Il est fortement conseill de suivre sur un
chancier le solde de la trsorerie afin
danticiper les paiements et damliorer les
relations avec le banquier. Dautre part,
llaboration dun budget de trsorerie
permettra davoir une vision sur lavenir et
calculer ainsi les besoins de financement.
Un recoupement, au minimum mensuel, entre
le journal de banque et les relevs bancaires,
doit tre effectu soit manuellement soit
laide du logiciel de comptabilit.

Achat de marchandises et
de frais gnraux
Le cycle
achats/fournisseurs
suit le cheminement
Commandes
suivant:Rception des
commandes

Rception
des factures

Comptabilisation
Rglement

Traitement des retours

Commandes
Toute commande de marchandises doit tre
autorise par le responsable des
approvisionnements et fait lobjet dun bon de
commande valoris tabli en deux exemplaires
dont un exemplaire sera conserv pour contrle
avec la facture

Rception des marchandises


Les achats rceptionns sont contrls avec le
bon de commande et le bon de livraison du
fournisseur. Les manquements ou dfauts sont
immdiatement signals.

Rception des factures


Dans un premier temps, les factures originales sont
rapproches du bon de commande et du bon de
livraison: contrle des quantits factures et des prix.
Si les factures sont conformes, un visa est appos.
Les factures originales accompagnes des bons de
commande et des bons de livraison sont destines la
comptabilit.
Les doubles des factures peuvent tre classes par
chance dabord afin dtablir un chancier puis par
fournisseur, pour disposer dun dossier facile
consulter en cas dappel.
Un troisime exemplaire pourrait tre rang par
chantier, dans les entreprises de travaux publics et de
btiment par exemple.

Les factures de frais gnraux


seront galement vrifies avant
leur mise en paiement. Ce contrle
permet notamment de vrifier si
lidentit du fournisseur, et la TVA
apparaissent correctement et si la
charge est justifie.

Comptabilisation
Les factures doivent tre comptabilises dans
un journal dachats ds leur rception ou
transmises tous les mois au Comptable. Aprs
comptabilisation, on appose sur loriginal de la
facture la mention comptabilis et un
numro denregistrement.
Mme sil manque une pice, par exemple le
bon de commande, la facture est comptabilise,
mais elle ne sera rgle quaprs rception du
document manquant.

Rglement
Le rglement de la facture, est
effectu partir de lchancier et
aprs vrification du solde bancaire.
La date du chque ou lchance de
leffet et le mode de paiement sont
alors ports sur la facture.

Traitement des retours de


marchandises
Un bon de retour prnumrot est
tabli et un exemplaire est class
dans un dossier attente davoirs,
annot des rfrences de la facture.
Les avoirs reus sont ensuite
rapprochs des bons de retour et
des factures qui pourront ainsi tre
mis en paiement.

Les ventes, prestations de


services et clients
Commandes

Les commandes se font de prfrence par crit afin de


conserver un justificatif en cas de contestation. Elles
peuvent tre saisies sur le logiciel de gestion
commercial.
Lexemplaire destin au client doit porter de faon
claire et prcise les mentions valant clause de rserve
de proprit.

Livraisons

Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon


de livraison dont un exemplaire est conserv.
Avant chaque expdition, le bon de livraison est
rapproch du contenu de lenvoi ainsi que de laccus
de rception de commande.
Les bons de livraison serviront ltablissement de la
facturation.

Facturation
Les factures sont tablies par le
service comptable partir de bons
de livraisons portant la mention A
facturer ou de la liste
informatique. Elles sont mises en
deux exemplaires au minimum.

Les factures doivent porter les


mentions obligatoires suivantes:
identification de lentreprise:
nom ou raison sociale, adresse,
numro individuel didentification
la TVA,, forme juridique, nonciation
du capital social,
Nom et adresse du client
Mention facture
Date de la facture
Numro de la facture qui doit tre
chronologique

Dnomination et quantit des produits


et services
Prix et TVA applicables: prix unitaire
et montant total HT, mention des
rabais remises ristournes accords, le
taux de TVA, le montant de la TVA,
mention de loption exerce en
matire de TVA (dbits), le prix TTC.
Date du rglement et pnalits de
retard
Conditions descompte en cas de
paiement anticip

Rglements et gestion des comptes


clients
La gestion des comptes clients doit tre suivie de
manire trs rigoureuse.
Ds rception de lencaissement ou de lavis
dencaissement par la banque, il en est fait mention
sur la facture ou saisi sur le logiciel de gestion
commerciale.
Les rglements sont ensuite dposs en banque et
comptabiliss.
Chaque compte client doit tre tudi et justifi
chaque mois. Il est conseill de les suivre trs
rgulirement et deffectuer des relances afin de ne
pas pnaliser la trsorerie.
Il est important de suivre les clients douteux et
de ne pas leur accorder den cours trop important.

Avoirs clients
Des avoirs aux clients sont tablis chaque
retour de marchandises partir des bons de
retour. Ils doivent tre au pralable valids par
le dirigeant.

Comptabilisation

Les factures sont enregistres en comptabilit


sans dlai partir du document papier ou
directement par cration dun fichier
informatique si vous possdez un logiciel de
gestion commercial.
Aprs enregistrement, la facture reoit la
mention comptabilise le puis est classe
dans le dossier factures de ventes (ordre
chronologique).
Certaines entreprises peuvent avoir intrt
conserver un exemplaire supplmentaire des
factures et les classer par dossier client.

Inventaire physique
Toute personne physique ou morale ayant la
qualit de commerant doit contrler au moins
tous les douze mois lexistence et la valeur des
lments actifs et passifs du patrimoine
Il en rsulte quun inventaire doit tre effectu au
moins tous les ans la date de clture de
lexercice.
Lorsquil existe un inventaire permanent, les
fiches de stock doivent tre ajustes et les carts
expliqus.
Le comptage matriel des existants en stock est
dune importance essentielle: le stock a une
incidence directe sur le rsultat, et reprsente
gnralement une grande partie des actifs.

Afin que le recensement soit effectu avec un maximum


de fiabilit et dexactitude, il convient que lentreprise
prvoie les modalits de droulement des oprations
dinventaire au moyen dinstructions crites et
rigoureuses qui prciseront:
-le but de linventaire
-la date et les heures de comptage
-la prparation des lieux de stockage
-le personnel charg de linventaire
-larrt des mouvements pendant linventaire
-le dnombrement et la saisie de linventaire
-les procdures de sparation des exercices
Les stocks sont enregistrs leur cot dacquisition
pour les biens acquis et leur cot de production pour
les biens produits.
Si la valeur des stocks est infrieure la clture de
lexercice leur cot, une provision doit tre constitue.
Un inventaire physique des immobilisations doit tre
ralis une fois par an afin de contrler lexistence
relle. Il sopre par pointage de la liste des
immobilisations dite par votre expert comptable.

La gestion du personnel et
des charges sociales
Rgles de base
Il appartient chaque entreprise de
possder la convention collective la
concernant, rgulirement mise
jour.
Toute entreprise devrait avoir un
rglement intrieur .

Embauche
Lentreprise devra effectuer la dclaration pralable
lembauche avant larrive du salari.
Il est conseill dtablir un contrat de travail crit, rendu
obligatoire dans le cas des contrats dure dtermine ou
temps partiel. Celui-ci devra respecter le droit du travail
et la convention collective concerne.
Il convient de sassurer que:
-les trangers possdent des cartes de sjour et de travail
ou de rsidence, en cours de validit
-les diplmes affrents au poste pourvoir sont fournis
(pour la dtermination du coefficient)
-les coordonnes bancaires sont justifies par un relev
didentit bancaire ou postal pour virement du salaire
Au plus tard, avant la fin de la priode dessai, le nouveau
salari devra fournir:
-une copie de sa carte didentit
-une copie de sa carte de scurit sociale

tablissements des fiches


de paie et charges sociales
Une fiche de paie mensuelle doit tre tablie
en respect avec la rglementation en matire
de droit du travail et du droit la scurit
sociale (dure du travail, mentions
obligatoires, calcul des charges sociales etc...)
Les dclarations sociales doivent tre tablies
selon la priodicit fixe par chaque caisse et
en fonction du nombre de salaris. Tout
retard de paiement entrane des pnalits

Gestion des congs et


absences
Chaque salari a droit des congs pays
qui sont en gnral de 5 semaines pour 12
mois travaills
Cest lemployeur qui fixe la date des
congs pays. 12 jours ouvrables doivent
tre obligatoirement pris du 1er juin au 31
octobre.

Un imprim est sign par lintress chaque


fois que ce dernier prend des congs.

Sanctions disciplinaires
Les sanctions disciplinaires sont prises en
fonction de la gravit de la faute commise.
Il existe tout dabord la possibilit de
donner un avertissement ou blme, puis
une mise pied et enfin le licenciement.
Il convient dans tous les cas de respecter la
procdure lgale et conventionnelle et
constituer un dossier avec des crits ds le
premier problme avec un salari.

Gestion des maladies


Le salari doit prvenir par crit de
tout arrt maladie.

La fiscalit
Lentreprise doit tablir un chancier et respecter les
dates dtablissement et de rglement des
dclarations fiscales.
Tout retard peut entraner le paiement de pnalits et
dintrts de retard.

la TVA

Lentreprise devra justifier du montant de la TVA


collecte et du taux appliqu sur les ventes et
prestations de services.
La TVA dductible doit figurer sur les factures
dachats et de frais gnraux. Certaines dpenses ne
donnent pas droit rcupration de TVA.

Exonrations
Il existe plusieurs rgimes dexonration en matire
de TVA, dImpt sur le revenu, dimpt sur les socits
ou de taxe professionnelle. Toutes sont conditionnes
au respect de certaines rgles quil faut examiner.
En cas de doute, le contribuable peut demander lavis
de ladministration fiscale.

Le juridique
Concernant les socits, elles
devront respecter un certain nombre
dobligations juridiques et
notamment la tenue dune
assemble gnrale ordinaire tous
les ans reporte sur un registre cot
et paraph.

ARCHIVAGE
La conservation des pices justificatives comptables
et des divers documents administratifs et financiers
de lentreprise est une absolue ncessit.
Larchivage doit tre organis de telle manire que
la recherche et la consultation des documents
concerns soient possibles dans des conditions de
rapidit et defficacit normales.
En cas de besoin, les documents sensibles ou
importants (en particulier: dossiers des personnels,
registres officiels obligatoires, contrats et actes)
doivent tre conservs sous clef ou au coffre.
Aucune destruction darchives ne peut tre
effectue sans autorisation pralable du dirigeant.
Larchivage lectronique est autoris cependant les
documents doivent tre identifis, numrots et
dats ds leur tablissement par des moyens offrant
toute garantie en matire de preuve. La signature
lectronique est aujourdhui un bon outil pour cet
archivage.