FICHE DE PROCEDURE

REGIE D'AVANCES ET DE RECETTES

Etablissements rattachés

Le principe :
La régie répond à une nécessite de faciliter les rapports entre les usagers et les services comptables, d'effectuer des opérations
dans des délais raccourcis dans un soucis d'efficacité et de bonne gestion

La régie est dite permanente quand elle est établie sans limitation de durée. Elle peut être double (avances et recettes) ou
simple (avances ou recettes)

Références réglementaires :
Décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique art 19
Décret n°2008-227 du 5 mars 2008 relatif à la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs
Décret n°2019-798 du 26 juillet 2019 relatif aux régies de recettes et d'avances des organismes publics

Arrêté du 11 octobre 1993 modifié habilitant les chefs d'établissement d'EPLE à instituer des régies de recettes et d'avances

Art R421-70 du Code de l'Education

Instruction codificatrice n°05-042-M9R du 30 septembre 2005
Instruction codificatrice M9.6

Points de vigilance/Conseils :
Une régie d'avances est différente d'une avance pour menues dépenses (inférieure à 300€) et comptabilisée au compte 548 et
non 543 pour les régies.

Compte 543/4723 pour les régies d'avances, 545/4725 pour les régies de recettes

Le régisseur doit respecter le cadre de l'habilitation (nature de recettes et de dépenses autorisées + montant) sinon il
devient comptable de fait. La liste des natures de recettes autorisées est fixée par l'arrêté du 11 octobre 1993. Le
régisseur ne peut être habilité pour une recette qui n'est pas énumérée.

Lors du fonctionnement de la régie seuls les codes et libellés sont utilisés. Les comptes apparaissent à l'édition des document
en fin de journée ou fin de période

En cas d'absence du régisseur, si un suppléant est nommé, la suppléance n'est valide que pour une durée de 2 mois
consécutifs maximum

APPLICATION
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE /HABILITATION
INFORMATIQUE

1) Demande de création d'une régie

- Fournir nom / prénom du régisseur et de son suppléant A la Mail
- Nature de dépenses et de recettes autorisées + montant survenance du Ordonnateur
- la demande ou non de CB adossée à compte Trésor besoin
- La copie de la carte d'identité du régisseur

2) Rédaction de l'habilitation dans GFC compta géné

établissement support
GFC compta géné
- Subdiviser le plan comptable si besoin avant la rédaction de J+3
l'habilitation AC
- Préparation des documents d'ouverture de compte et CB auprès de
Imprimés DDFIP
la DDFIP

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 APPLICATION
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE /HABILITATION
INFORMATIQUE

- Envoi mail pour signature en deux exemplaires de l'ordonnateur, du

régisseur et de l'agent comptable
- Demande de cautionnement auprès de l'AFCM (obligatoire) Régisseur Site de l'AFCM

3) Réception de l'habilitation J+10

- si ouverture de compte Trésor, après saisie du numéro de compte

GFC compta géné
dans l'habilitation dans GFC compta géné, transférer l'habilitation + AC
+ mail
créances
GFC compta géné
- Constitution des avances : soit en espèces soit par virement sur le
AC + DFT net pour
compte Trésor du régisseur du compte de l'ER
virement

- Vérifier la création du régisseur dans le module administration

ER GFC Admin
de GFC. Le nom doit être saisie à l'identique de l'habilitation

- Réception de l'habilitation dans le module régie + créances ER GFC Régie

- Réception de l'avance en cas de régie d'avance (encaissement,

versement de l'agent comptable, opération 12): soit à la caisse si
ER GFC Régie
remise d'espèces soit sur compte de dépôt si virement sur
compte Trésor

4) Opération de régie de recettes

Dès réception
- Vérifier la conformité des recettes encaissées avec l'acte constitutif
d'un ER
de la régie
règlement
Dès réception
- Vérifier l'identité et la qualité du débiteur en cas de règlement par
d'un ER
chèque
règlement
Dès réception
- Vérifier la signature, la date, montant et ordre sur les chèques d'un ER
règlement

- Saisir l'encaissement dans le module Régie

* pour les chèques bien indiquer le débiteur, la banque et le numéro
Tous les jours ER GFC Régie
du chèque
* pour les espèces, saisir l'ensemble des quittance de la journée

- Valider la journée + impression des bordereaux de chèques (vérifier

avec une bande machine le montant du bordereau et le montant des J+3 ER GFC Régie
chèques saisis)

- Envoi des chèques au STC Créteil ER

5) Opération de régie d'avances

- En cas de régie d'avances avec CB, vérifier la disponibilité des Avant chaque DFT net compte
ER
fonds sur le compte Trésor décaissement Trésor de la régie

- Réception de l'avance dans GFC régie, Encaissement,

Dès réception
versmeent de l'agent comptable opération 12 (choisir compte de ER GFC Régie
de l'avance
dépôt pour les régisseurs avec CB)
- En cas de retrait d'espèces à un distributeur automatique dans le A chaque
cas d'une régie d'avance avec CB, enregistrer l'opération dans retrait
ER GFC Régie
"Mouvements internes" opération 30- Approvisionnement de la d'espèces
caisse à partir du compte de dépôt avec la CB

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 APPLICATION
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE /HABILITATION
INFORMATIQUE

- Enregistrement des décaissements en contrôlant les facturettes ou A chaque

ER GFC Régie
confirmation de commande internet si CB dépense

- Valider la journée (sur une même fin de période il peut y avoir

J ER GFC Régie
plusieurs validation de journée)

6) Opérations communes à la régie d'avances et à la régie de

recettes
- Vérification de la situation de la régie avec chaque validation
"Situation de la régie", Situation des disponibilités" et "Tableau ER GFC Régie
général"
- Impression des journaux en 1 exemplaire papier et 1 dématérialisé
ER GFC Régie
en pdfA

- Valider la fin de période + impression des documents (1 papier + 1

ER GFC Régie
dématérialisé en pdfA)

- Dépôt des espèces encaissées au Centre DDFIP de proximité et

J+15 ER
transmettre une copie du dépôt à l'AC ou dépôt des espèces à l'AC

- Transfert des écritures de régie de recettes à l'AC J+15 ER GFC Régie + mail

- Vérification des recettes encaissés + prise en charge des

écritures avec les PJ (docs de régie + bord chèques + preuve
dépôt espèces )
GFC compta géné
* Génération de la FE après avoir vérifier que tous les
J+17 AC établissement
encaissements en attente soient "Admis" pour mouvementer le 545
support
et les comptes clients de la classe 4
* Générer une FQE avec les montants encaissés selon le moyen de
paiement pour solder le 545

GFC compta géné

- Transfert des nouvelles créances à l'établissement rattaché J+17 AC établissement
support + mail

- Transfert des dépenses vers GFC comptabilité budgétaire J+15 ER GFC Régie

- Réception des dépenses régisseurs dans le module DAO J+15 ER GFC Compta bud

- Mandatement des dépenses et transfert à l'agence comptable J+20 ER GFC Compta bud

- Transfert des écritures de mandatement à l'AC ER Mail

- Contrôle du mandat par l'AC et des justificatifs + réception des
J+25 AC GFC compta géné
écritures
- Reconstitution de l'avance du montant des dépenses soit en
J+25 AC
espèces soit par virement sur le compte Trésor du régisseur
- Réception de l'avance reconstituée "Encaissement" Versement
J+26 ER GFC Régie
de l'agent comptable opération 13"

7) Solde de la régie en fin d'exercice ou en cas de mutation du

régisseur ou AC (remise à zéro)

- Dépôt de l'ensemble des valeurs soit auprès de l'AC soit auprès de Fin décembre -
ER
la DDFIP à la mutation

Après la
- Pour l'avance, saisir un décaissement à l'agent comptable
dernière fin de ER GFC Régie
Opération 22 - Validation de journée + impression des journaux
période

Fiche de procédure recouvrement des créances Page 3

 APPLICATION
ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE /HABILITATION
INFORMATIQUE

- Validation des opérations de mutations AC GFC compta géné

- Signature des PV de remise de service

8) Clôture de la régie

- Dépôt de l'ensemble des valeurs à l'agence comptable après la A la fin de la

ER
dernière fin de période: mise à zéro de la régie. régie

- Pour l'avance, saisir un décaissement à l'agent comptable

ER GFC Régie
Opération 22 - Validation de journée + impression des journaux

- Clôture du compte de dépôt et remise de la carte bancaire à la

AC Mail à la DDFIP
DDFIP

- Valider la clôture de la régie dans GFC comptabilité générale:

* Imprimer les documents de l'habilitation GFC Régie et
ER/AC
* Transférer l'habilitation vers le module régie GFC compta géné
* Valider la clôture de la régie

9) Contrôle de la régie
Début d'année Tableur excel de
- Contrôle annuel programmé AC
scolaire contrôle

Fin d'année Tableur excel de

- Contrôle annuel improviste après le contrôle programmé AC
scolaire contrôle

Etablissement
rattaché (ER)
Agence comptable
(AC)

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