RAPPORT D’AUDIT

Période : Novembre 2014

Emis par : Audit interne et Contrôle de gestion
 Rapport N° 02-2/2014
SOMMAIRE

INTRODUCTION

I- CONTROLE DES LA PRODUCTION

 EMISSIONS, ENCAISSEMENTS, IMPAYES

1) Constatations
2) Recommandations

 ANNULATION DE PRIME

1) Constatations
2) Recommandations

 ENCAISSEMENTS DES PRIMES EN ATTENTE

1) Constatations
2) Recommandations

II- COMPTABILITE

1- ARRETE DE CAISSE
2- RAPPROCHEMENT BANCAIRE
3- IMMOBILISATION
4- SINISTRE
5- CONSOMMATION INTERNE

CONCLUSION

ANNEXES

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INTRODUCTION

Un contrôle du système de contrôle journalier de la production a été effectué du

10 au 12 novembre 2014 au siège de la GNA. Ce contrôle effectué par le service
Audit et Contrôle de Gestion a consisté à évaluer successivement au moyen de
la technique d’entretient et d’échantillonnage les procédures suivantes :
- Les émissions
- Les encaissements
- Les arriérés de prime
- Les annulations
- Les opérations en attente (compte d’attente)
- Et la supervision des activités du dit département
- Archivage des dossiers

Ce contrôle appelle les observations suivantes :

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 I- CONTROLE DES LA PRODUCTION

 EMISSIONS, ENCAISSEMENTS, IMPAYES

PRINCIPE
En fin de journée, Le rédacteur :
- Edite un bordereau des émissions, des encaissements et des impayés;
- Compare les émissions effectuées, les encaissements et les arriérés avec
les bordereaux correspondants;
(Opération à effectuer également par la comptabilité pour vérifier les
paiements)
CONSTATS
Nos contrôles ont révélé :
- l’absence d’édition des bordereaux d’émissions, d’annulations,
encaissements et arriérés par le rédacteur. Les contrôles sont effectués
par consultation directe à l’écran selon les dires du chef de service
production.
- Absence de rapprochement des reçus de caisse au bordereau des
encaissements par le rédacteur.
- Absence d’analyse des crédits accordés

RISQUES
- Non exhaustivité des enregistrements.
- Omission d’émission de prime.

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 - Perte de chiffre d’affaires

RECOMMANDATIONS
- Edition en fin de journée du bordereau d’émission par le rédacteur ;
- Rapprocher les émissions, encaissements, annulations, impayés aux
bordereaux correspondants ;
- Recouper les reçus de paiement au bordereau des encaissements.
- Rapprocher les annulations avec les dossiers physiques (fiche
d’annulation…)

 ANNULATION DE PRIME

Un contrat peut faire l’objet d’annulation :

 Suite à une erreur d’émission.
 En cas de non paiement de la prime.
 A la demande de l’assuré.

PRINCIPE
- La fiche d’annulation de prime doit être obligatoirement remplie et validée
avant toute annulation dans le logiciel métier Delass.
- Le motif d’annulation de prime doit obligatoirement être coché dans le logiciel
Delass.

CONSTATS

Nos contrôles ont révélés :

- Que toutes les annulations n’on fait l’objet d’approbation du chef de
Département Production ;

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 - Aucune annulation ne fait l’objet d’appréciation par le Chef Comptable ;
- Absence de niveau d’habilitation au niveau du système en matière
d’annulation de prime permettant même aux stagiaires de procéder à des
annulations.

RISQUES

- Fraude ;
- Détournement,
- Perte de chiffre d’affaires

RECOMMANDATIONS
- Nous recommandons l’intégration des niveaux d’habilitations dans le
système en ce qui concerne les annulations de prime en vu d’un meilleur
suivi des opérations et du respect de la séparation des taches.
- Recommandons le respect de la procédure ci-après.
Le Rédacteur Production :
- Réceptionne la demande d’annulation de prime ;
- S’assure que le motif d’annulation est mentionné et justifié dans la
demande ;
- Réclame le dossier de l’Assuré à l’Archiviste.
- Etablit la fiche d’annulation
- Soumet la fiche au Chef de Département Production ou au chef de
service pour validation.
Après validation de la fiche d’annulation, le Rédacteur Production :
- Transmet la fiche d’annulation et le reçu Delass de la police
concernée au Service Comptabilité pour l’annulation de
l’encaissement technique ;

Le Chef Comptable :
- Reçoit la liasse (fiche d’annulation et reçu Delass) ;
- S’assure de la présence des signatures sur la fiche d’annulation ;
- Transmet la liasse à la Caissière pour annulation
Fait un retour (téléphonique, mailing….) au Rédacteur Production après
annulation de l’encaissement.
Après l’annulation de l’encaissement,
Le Rédacteur Production :
- Rédige dans le logiciel métier Delass l’avenant d’annulation ;
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 - Range les documents (avenants d’annulation, fiche d’annulation, demande
d’annulation, lettre de transmission le cas échéant)
- Transmet les documents au Chef de Département Production ou au
Directeur Technique et Commercial pour approbation.

Le Chef de Département Production:

- Prend connaissance du dossier
- S’assure de la régularité du dossier
- Signe les avenants
- Transmet le dossier au Rédacteur Production.
Le Rédacteur Production :
- Transmet à l’assuré :
 l’avenant d’annulation
 La facture d’avoir
Toutefois, en cas d’erreur d’émission le Rédacteur Production annule
purement et simplement la police sans aucune approbation.

 ENCAISSEMENT DES PRIMES EN ATTENTE

 EVALUATION DU COMPTE 491000

Le compte 491000 : Encaissement prime à émettre enregistre les opérations en
instance de régularisation et relatives aux encaissements de primes à émettre.

A. REGLES DE GESTION
- Tout encaissement doit être supporté par une pièce justificative (copie de
contrat, bordereaux, facture…)

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 - Tout encaissement de prime doit être fait obligatoirement dans les
logiciels Soft Caisse et Delass.
- Le transfert de la caisse vers la comptabilité doit être effectué un jour
après.
- L’analyse du compte 593000 doit être journalière
- La transmission à la production de l’état des polices à émettre doit être
journalière.
I-FONCTIONNEMENT
PRINCIPE
Le compte 491000 : est utilisé au cours de la journée pour permettre
l’enregistrement des primes non saisies dans le logiciel métier (Delass) qui n’ont
pu être imputées de manière certaine à des polices déterminées au moment ou
elles sont enregistrées ou qui nécessitent des informations complémentaires. A
la fin de la journée les opérations ainsi enregistrées sont reclassées et les
comptes 491000 doit normalement être soldés.
CONSTATS

- Ce compte fait l’objet d’un stock de primes encaissées non émises d’un
montant global de FCFA 95 345 348 à la date de rédaction du présent
memo, du à des bordereaux non émises, difficultés d’identification de
certaines polices émises, des trop perçu non régularisé et souvent à des
mauvaises imputations.
- Il ressort de notre analyse que des intermédiaires ayant des impayés dans
nos comptes se retrouvent avec un trop perçus dans le compte 491000.

RISQUES
- Sous évaluation du chiffre d’affaire ;
- Augmentation anormale des dettes ;
- Non exhaustivité des informations ;
- Détournement ;

RECOMMANDATIONS
Nous recommandons :
- Que tous les bordereaux des primes à encaisser non émises soient validés
par le Chef de département Production ou son mandataire avant d’être
transmis à la caissière pour encaissement ;
- Qu’un rapprochement des émissions et des encaissements soit effectué par
la caissière et la production à la fin de la journée ;

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 - Qu’un PV des suspens soit transmis à la comptabilité par la caissière pour
suivi avant le transfert des opérations de la caisse vers la comptabilité ;
- Qu’un PV des suspens soit transmis au Chef de département
Production pour la régularisation des éventuels suspens constatés le
même jour relatif au trop perçus ainsi que les primes restant à émettre ;
- Imputer les trop perçus des intermédiaires aux polices impayées afin
d’apurer le montant élevé des impayés ;
- Identifier le trop perçus sur le siège dont les échéances sont supérieures à
un mois et les comptabiliser en produit exceptionnel.

Ci-après la procédure des encaissements

1. Enregistrement des encaissements dans les logiciel Soft Caisse et
Delass
Que La Caissière :
- Récupère la pièce justificative de règlement validée par le chef de
département production ou son mandataire ;
- Enregistre dans le logiciel de caisse le montant de règlement tout en
Indiquant la destination du montant (593000 : compte de transition primes
à émettre) au niveau de la comptabilité
- Edite le reçu de caisse en deux exemplaires ;
- Remet un reçu au client ;
- Joint l’autre reçu à la pièce justificative de règlement ;
- Transmet la liasse (pièce justificative et reçu) au comptable pour la saisie
détaillée des polices.

Une fois le transfert effectué, le comptable :

- Reçoit la pièce justificative de règlement ;
- Annule le montant total du règlement en débitant les comptes
(56…./570…ou 593000) par le Crédit du compte 491000(primes à
émettre) du même montant, mais cette fois ci, police par police ;
- Transmet le bordereau à la production pour la régularisation des
émissions ou à la DSI pour la récupération des données le cas échéant.

2. Traitement du compte 491000 (prime à émettre)

Après la régularisation des émissions ou la récupération des données, le
Comptable :
- Débite le compte 491000 du détail du montant encaissé dans le logiciel
Delass par le crédit du compte 490000.

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 II- COMPTABILITE

6- ARRETE DE CAISSE
GNA ASSURANCE
Période du 01/01/2014
: au 30/09/2014
Compte du 570100
: au 570710
Solde Solde
Compte Libellé COMPTABILITE IN VEN TAIRE ECART
CAISSE
570601 Caisse Technique Bureau Sopim 317 000 50000 -267 000
Total général 317 000 50 000 -267 000

Résultats.
Nos contrôles sur la caisse ont révélé un écart de FCFA 267 000 entre le solde
comptable et le PV de caisse à fin septembre.

7- RAPPROCHEMENT BANCAIRE
GNA ASSURANCE
Période du 01/01/2014
: au 30/09/2014
Compte du 562101
: au 562900
Solde Solde
Compte Libellé COMPTABILITE RAPPROCHEMEN T ECART
BAN CAIRE
562101 BACI Compte N° 011346740001 18 516 680 19 316 680 800 000
562111 BSIC CI Compte N°010004700012 2 829 166 4 033 842 1 204 676
562113 BANQUE NATIONALE D'INVESTISSEMENT 19 149 678 19 984 678 835 000
562114 COOPEC 010410013637 59 872 828 29 827 828 -30 045 000
562115 COFIPA N° 12005820045 3 000 889 -3 000 889
562117 COOPEC BETTIE 210310003833 2 323 800 2 125 300 -198 500
562124 COOPEC OUANGOLO 1 097 500 -1 097 500
562400 ATLANTIQUE FINANCE 13 950 998 -13 950 998
562700 ECOBANK Augmentation Capital 1 979 138 -1 979 138
Total général 122 720 677 75 288 328 -47 432 349

Résultats.
2.1- compte n’ayant pas fait l’objet de rapprochement
Les comptes ci-après n’ont faits l’objet de rapprochement.

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Page 10
 Solde Solde
Compte Libellé COMPTABILITE RAPPROCHEMEN T ECART
BAN CAIRE
562400 ATLANTIQUE FINANCE 13 950 998 -13 950 998
562115 COFIPA N° 12005820045 3 000 889 -3 000 889
562124 COOPEC OUANGOLO 1 097 500 -1 097 500
562700 ECOBANK Augmentation Capital 1 979 138 -1 979 138
Total général 20 028 525 -20 028 525

2.2- les suspens sur les relevés bancaires ont été comptabilisés.
Après rapprochement nous avons constaté que les suspens sur les relevés
bancaires des comptes ci-après n’ont faits l’objet d’imputation.
Solde Solde
Compte Libellé ECART
COMPTABILITE RAPPROCHEMEN T
562101 BACI Compte N° 011346740001 18 516 680 BAN CAIRE
19 316 680 800 000
562114 COOPEC 010410013637 59 827 828 29 827 828 -30 000 000
562113 BANQUE NATIONALE D'INVESTISSEMENT 19 149 678 19 984 678 835 000
562111 BSIC CI Compte N°010004700012 2 829 166 4 033 842 1 204 676
Total général 100 323 352 73 163 028 -27 160 324

 compte 562101 : l’écart est constitué d’une remise cheque

n°0217298 d’un montant de FCFA 20 000 datant du 21/03/2013 et
d’un règlement d’effet de FCFA 780 000 au 24/02/2014 non encore
prise en compte par la comptabilité. Il convient donc de régulariser
cette situation.
 compte 562111 : il figure au relevé un virement reçu de la SGBCI
d’un montant de FCFA 1 204 676 en date du 26/03/2014 non
encore prise en compte par la comptabilité dont l’origine du
virement serait inconnue.
 compte 562111 : Ce compte a été débité à tord par la banque pour
un montant de FCFA 30 000 000 le 13/11/2013 en faveur de GNA.
Deux nivellements des montants respectifs de FCFA 12 500 000 et
8 000 000 par la COOPEC de Bongouanou datant de Mars 2014
n’ont fait l’objet de prise en compte par la COOPEC Plateau.
Aucune régularisation n’a été effectuée jusqu'à la date de rédaction
du présent memo.

2.3- ANALYSES DAT, SAISIES BANCAIRES

GNA-CI Audit interne & Contrôle de gestion

Page 11
GNA ASSURANCE
Période du 01/01/2014
: au 30/09/2014
Compte du 567000,
: 568100 et 590300
Solde
Compte Libellé Solde AN ALYSE ECART
COMPTABILITE
567000 DAT 615 000 000 615000000
S/Total 567 615 000 000 615 000 000
590300 Saisie Bancaire 443 567 915 -443 567 915
S/Total 590 443 567 915 -443 567 915
Total général 1 058 567 915 615 000 000 -443 567 915

8-  : IMMOBILISATION

a. Vérification de la cohérence entre balance générale/ fichier

immobilisations
N°COMPTE LIBELLE SOLDE BG SOLDE FI IM ECART
204200 Frais d'acquisition d'immeubles batis 49 655 954 49 155 954 500 000
210000 terrains non construits de placement 103 547 500 103 547 500
212100 terrains des immeubles batis de placement 17 965 000 17 965 000
212200 Construction des immeubles batis de placement 275 036 877 200 035 000 75 001 877
214000 Materiels Informatiques 146 456 641 115 583 341 30 873 300
216010 Mobiliers de Bureau 88 636 297 87 039 235 1 597 062
216020 Materiels de bureau 75 153 163 74 103 155 1 050 008
216200 Agencements, Amenagements et installations d'exploitation 234 876 525 233 969 527 906 998
216205 Agencements, Amenagements, et Installations Agences 27 801 546 27 170 796 630 750
218100 Logiciels informatiques 294 596 780 293 669 324 927 456
218200 fonds de commerce et droit de bail 2 000 000 2 000 000
221810 logiciel informatique en cours 14 024 000 14 024 000
229200 Immeubles bâtis d'exploitation en cours 0 22 780 786 -22 780 786
SOUS TOTAUX 1 329 750 283 1 103 507 118 226 243 165

Le rapprochement de la BG au fichier des immobilisations fait apparaître un

écart de 226 243 165

A l’analyse de ces écarts il ressort :

- Non prise en compte par le fichier des immobilisations des immeubles
bâtis de placement à hauteur de FCFA 52 2214 091
- Non prise en compte par le fichier des immobilisations des Logiciel
informatique en cours à hauteur de FCFA 14 024 000.
- Non prise en compte par le fichier des immobilisations des biens non
amortissables. à savoir :
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  Terrains des immeubles bâtis de placement…...17 965 000 FCFA.
 Fonds de commerce et droit de bail……….… 2 000 000 FCFA.
 Terrains non construits de placement………... 103 547 500 FCFA.
- Matériels Informatiques :
 Non prise en compte par le fichier des immobilisations les
acquisitions d’une valeur de FCFA 8 588 540 au titre de l’exercice 2013.
 Non prise en compte par le fichier des immobilisations les
acquisitions de l’exercice 2014 d’une valeur de FCFA 12 723 249

9- SINISTRE

ANNEXE 1: ECARTS DELASS-COMPTABILITE, COMPTABILITE-GESTION

Chiffre d'affaires hors taxes

COMPTES ELEMENTS COMPTABILITE DELASS ECART

702010 DOMM CORPOR. 53,110,309 53,002,767 107,542
702020 MALADIE 1,513,352,927 1,513,352,927 - 0
702030 AUTOMOBILE 1,927,436,489 1,607,092,814 320,343,675
702040 INCENDIE & MULTIR. 210,788,709 210,788,707 2
702050 AUTRES DOMM AUX BIENS 131,300,088 131,300,088 -

 la prise en compte par Delass des recours pour compte de tiers sur la
branche automobile pour FCFA 81 972 873.

 un écart de FCFA 2 949 998 au titre des prestations incendies, il convient

d'identifier l'origine de cet écart afin d'apporter les corrections idoines.

10- CONSOMMATION INTERNE

COMPTES ELEMENTS COMPTABILITE

SOFTGSTION ECART

a. L’interface

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 - Au niveau du logiciel soft Gestion, il est difficile d’avoir la situation des
achats et ventes des articles suivis en stock sur une période donnée.
- Il n’existe aucune fonction permettant de distinguer les articles suivis en
stock de ceux qui ne le sont pas. Cette faiblesse a été signalée au
prestataire.
- Difficulté de clôture mensuelle.

Fait à Abidjan, le 10 Novembre 2014

Service Audit et Contrôle de gestion

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 POINTS D'AUDIT CONSTATS RISQUES RECOMMANDATIONS

ETAT DES ANNULATIONS

PERIONDE DATE LETTRE

N°POLICE BRANCHE PRIME TTC MOTIF AGENT VALIDATION
D'ASSURANCE D'ANNULATIOBN D'ANNULATION
10072011410035 AUTO 150,512 24/03/14 - 23/03/15 5/28/2014 QUITTANCE EMISE A TORD AKRE AUDE
10015301410017 RC 595,649 01/01/14 - 31/12/14 6/13/2014 CHANGEMENT DE PERIODE MELAGNE
1005FLO1410106 AUTO 9,574,562 28/03/14 - 19/07/14
20/07/14 - 28 /09/14 9/8/2014
PRIME RC NON AFFICHEE TRAORE CHEF DEP PROD
10087111400376 CAUTION 452,275 31/07/14 - 30/10/2014 9/11/2014 ADMINISTRATIVE ZOUB BI CHEF DEP PROD
10014501410001 SGLOBALE BQE 100,697,025 01/01/14 - 31/12/14 9/15/2014 NON PAIEMENT PRIME KONE CHEF DEP PROD
3071MRP1410001 MRP 7,000,000 01/01/14 - 31/12/14 9/18/2014 ERREUR D'ENCAISSEMENT OUATTARA CHEF SCE COURTAGE
10055301410002 RC 200,000 10/03/14 - 09/03/15 5/19/2015 A LA DEMANDE DU CLIENT TOTOKRA CHEF DEP PROD
1001MRP 0910001MRP 19,164,475 01/01/14 - 31/12/14 7/2/2014 ANNULATION COASSURANCE KONE CHEF DEP PROD
MULTIPLES CAUTION 513,136 25/07/2013 - 21/11/201 8/26/2014 ERREURS SUR ACTE CAUTION KOTIA CHEF DEP PROD
12012011410275 AUTO 11,224,505 01/01/14 - 31/12/14 9/22/2014 NON PAIEMENT PRIME KONE REDACTEUR
ANNEXES

Annexe 1 : bordereau d’émission nettes

Annexe 2 : traçabilité des clients

Annexe 3 : copie fiche d’annulation