Manuel de Procedures Comptables de Sencom

MANUEL DE PROCEDURES
COMPTABLES DE SENCOM
Dans cette section, les procédures suivantes seront respectivement développées :
- C-ach 01 : procédures d'achat de fournitures de bureau ;
- C-ach 02 : procédures d'achat de marchandises ;
- C-ach 03 : procédures d'acquisition d'immobilisations ;
- C-vte 00 : procédures de vente de marchandises ;
- C-tre 00 : procédures de trésorerie ;
- C-tfe 00 : travaux de fin d'exercices.
c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

01
CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS Page ... /...
I- PROCEDURES D'ACHATS DE FOURNITURES DE
BUREAU
REDACTEUR VERIFICATEUR APPROBATEUR
Chef comptable Directeur Financier Directeur General
.................. ............... .............................
Date Visa Date Visa Date Visa
LISTE DE DIFUSION
N° d'exemplaire Fonction du destinataire
01-original Directeur General
02- Directeur Financier
03- Chef comptable
1. Objet :
2. Documents de référence :
3. Abréviations :
DIA Demande interne d'achat RSG Responsable des

services généraux BC Bon de commande BR Bon de
réception BL Bon de livraison
4. Responsable et autorités :
5. DEROULEMENT
La réalisation de ce type d'achat, incombe au responsable des services généraux(RSG).

Elle est l'aboutissement d'une série d'étapes : l'expression du besoin, la sélection des
fournisseurs, le lancement de la commande, la réception de la marchandise, la
réception de la facture, la comptabilisation et le règlement des factures.
Date d'établissement Date d'entrée en Nature des
vigueur modifications

01
ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU
5.1- L'EXPRESSION DU BESOIN
L'expression du besoin est matérialisé par une demande interne d'achat (DIA), à
l'initiative de tout agent ayant constaté le besoin quelque soit son service. Ce dernier
remplit la DIA qui doit ensuite être visée par le responsable de son service avant sa
transmission au RSG.
La Demande interne d'Achat porte les informations suivantes :
N° de la demande
Date d'émission
Nature et description du bien demandé
Délai de livraison proposé par le service demandeur
Coût unitaire et coût total (à renseigner par le RSG ).
Par ailleurs le RSG, après avoir constaté le faible niveau d'un stock d'article
fréquemment utilisé, peut enclencher la procédure en passant directement à la sélection
des fournisseurs.
5.2- LA SELECTION DES FOURNISSEURS
A la réception de la DIA visée par le responsable du service concerné, le RSG se réfère

à la base de données fournisseurs composée d'une dizaine d'entreprise. Après réception
et analyse des FACTURES PRO FORMA le fournisseur le mieux disant sera
sélectionné après une consultation restreinte avec le RSG.

01
5.3- LE LANCEMENT DE LA COMMANDE
La commande est faite par fax sur la base d'un bon de commande (BC) pré numéroté et
signé par le RSG.
Le BC est établit en trois (3) exemplaires qui seront dispatchés comme suit :
Une copie pour le RSG ;
Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/Bon de

Réception/Facture ;
Une copie pour le fournisseur lors de la livraison.
5.4- LA RECEPTION DES FOURNITURES
La réception est faite par RSG et d'un technicien au cas où les fournitures livrées ont
des spécificités techniques. Un rapprochement est fait entre le BC et le bon de livraison
du fournisseur (BL). En cas d'accord, le RSG établit un bon de réception(BR) en pré
numéroté
et signé en trois exemplaires :
Une copie pour le RSG ;
Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/BR/Facture ;
Une copie pour le fournisseur lors de la livraison.


01
5.5- RECEPTION DE LA FACTURE
La facture du fournisseur est reçue par courrier par le réceptionniste contre décharge
d'un cahier de réception. Il affecte à la facture un numéro interne d'ordre et transmet la
facture reçue, le BL et le BC au service comptabilité.
5.6- COMPTABILISATION
Le comptable fournisseurs reçoit la facture du fournisseur accompagnée d'une copie du

BC, reporte les références de la facture ( avec numéro d'ordre ) dans un registre pour le
suivi de la comptabilisation exhaustive des pièces.
Procède aux vérifications concernant les points suivants:
· La prestation, la livraison, objet du contrat.
· La périodicité du règlement de la facture.
· La conformité du montant de la facture.
· La présentation formelle de la facture.
· La régularité des prestations du fournisseur
Les factures doivent être comptabilisées dès leurs réceptions par le service
comptabilité après vérification des conditions de prix et de règlement. Une copie est
faite, pré comptabilisée et enregistrée dans le programme de comptabilité afin de
respecter les délais fiscaux.
01 CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS Page ... /...

L'originale est conservée dans un bac (factures à régler) avec un cachet
« comptabilisé ».
Schéma d'écritures
DEBITCompte de charge concernéCompte de TVA correspondantCREDITCompte du

fournisseur concerné
5.7- LE REGLEMENT DES FACTURES
Les règlements sont effectués par le comptable fournisseurs. Après un rapprochement

entre le BC, le BR et LA FACTURE, Il élabore un état des factures échues par
fournisseur qu'il soumet au CHEF COMPTABLE pour approbation selon les
échéances et les disponibilités de trésorerie. Après approbation, il certifie la facture en
y apposant un cachet " Bon à payer" visé et daté si tous les points cités ci-dessus sont
conformes. les chèques sont alors établis et envoyés à la signature chez le DG.

01
5-8 DIAGRAMME DE CIRCULATION
F/ssr Source du besoin RSG Comptabilité D G
DIA
BC
Analyse
DIA
BR
Rapprochement
BR
BC
Facture
CHQ
CHQ
CHQ
Date Date d'entrée en vigueur Nature des modifications

d'établissement

II- PROCEDURES D'ACHATS LOCAUX
D'APPROVISIONNEMENT
1. Objet :
2. Documents de référence :
3. Abréviations :
RSC Responsable du service commercial RA

Responsable des approvisionnements RSP
Responsable du stock principal
4. Responsable et autorités :
5. DEROULEMENT
La conclusion d'un contrat d'achat avec les fournisseurs locaux concernant des
marchandises destinées à la vente, obéit aux mêmes procédures que lors des achats de
fournitures. Mais se distingue par ses acteurs
5.1-L'EXPRESSION DU BESOIN
L'expression du besoin est faite par le responsable du stock principal (RSP) et/ou par le
responsable du service commercial (RSC).
· L'expression faite par le RSP
Elle est faite à partir de la situation du stock. Dès l'atteinte du stock minimum, le RSP
transmet l'état du stock au responsable des achats (RA) avec une copie des fiches de
stock (entrées, sorties, stock final).
En effet le stock est géré dans une base de données sous le logiciel SAARI. Il est fixé un
stock minimum pour chaque article appelé « seuil critique ». Cette étape est matérialisée
par une demande d'achat émise par le RSP et visée par le RA.
Date d'établissement Date d'entrée en vigueur Nature des
modifications

ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT
· L'expression faite par le RSC
Elle peut être due au RSC lui-même après avoir consulté le niveau d'un stock d'articles
donnés.
Cette demande est faite verbalement au RA qui après vérification auprès du RSP,
entame la procédure normale venant du RSP.
Une fois la DIA remplie, une consultation est faite en se référant à la base de donnée
fournisseurs par le RA. Après réception et analyse des FACTURE PRO FORMA, le
fournisseur le moins disant et respectant nos normes de qualité sera sélectionné.Les
modes et délai de règlement sont négociés lorsd'une consultation restreinte avec le RA.
5.3- LE LANCEMENT DE LA COMMANDE
Toute commande doit être autorisée par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande
(BC) valorisé et établit en quatre (4) exemplaires. chaque BC est vérifié par le
responsable des achats eu égard aux tarifs et conditions de règlement particuliers. Le BC
est ensuite signé par le DG qui appose son paraphe sur la copie originale. Chaque BC est
suivie quant aux délais d'exécution par le responsable des achats (RA) qui relance
systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dépassée.
modifications

5.4- LA RECEPTION DES COMMANDES
Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le BC et le bon de livraison du fournisseur

par le RSP accompagné d'un technicien au cas où les biens livrés ont des spécificités
techniques. Il contrôle les caractéristiques principales des articles et émet un bon de
réception BR pré-numéroté en quatre exemplaires
- Une copie pour le RA ;
- Une copie pour le RSP ;
- Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/BR/Facture ;
- Une copie pour le fournisseur.
5.5- RECEPTION DE LA FACTURE
d'un cahier de réception. Il affecte à la facture un numéro interne d'ordre et transmet la
facture reçue, le BL et le BC au service comptabilité.
modifications

Le comptable fournisseurs reçoit la facture du fournisseur accompagnée d'une copie du

BC, reporte les références de la facture ( avec numéro d'ordre ) dans un registre pour le
suivi de la comptabilisation exhaustive des pièces.
Procède aux vérifications concernant les points suivants:
· La régularité des prestations du fournisseur
Les factures sont comptabilisées dès leur réception selon le schéma ci-dessous. Une
copie est faite, pré comptabilisée et enregistrée dans le programme de comptabilité.
L'originale est conservée dans un bac (factures à régler) avec un cachet « comptabilisé ».
DEBIT Compte d'achat de marchandises Compte de TVA correspondant CREDIT

Compte du fournisseur concerné
Date d'établissement Date d'entrée en vigueur Nature des modifications

5-7 LE REGLEMENT DES FACTURES

fournisseur qu'il soumet au CHEF COMPTABLE pour approbation selon les échéances
et les disponibilités de trésorerie. Après approbation, il certifie la facture en y apposant
un cachet " Bon à payer" visé et daté si tous les points cités ci-dessus sont conformes.
les chèques sont alors établis et envoyés à la signature chez le DG.
5-8 DIAGRAMME DE CIRCULATION

modifications

F/ssr RSP RA Comptabilité D G
/
RSC
BC
BR
BR
DIA
DIA
Analyse
BC
Rapprochement
BC
BR
Facture
CHQ
CHQ
CHQ

modifications
03 CYCLE : IMMOBILISATION Page ... /...

III- PROCEDURES D'ACQUISITION
D'IMMOBILISATIONS
1 Objet :
2 Documents de référence :
3 Abréviations :
DF Directeur financier PR Pré-rapport

4 Responsable et autorités :
5 DEROULEMENT
5.1- L'EXPRESSION DU BESOIN
L'expression du besoin est matérialisée par une demande interne d'achat (DIA), à
l'initiative du responsable de service concerné. Ce dernier remplie la DIA
conformément aux informations suivantes :
· N° de la demande
· Date d'émission
· Nature et description du bien demandé
· Délai de livraison proposé par le service demandeur
· Coût unitaire et coût total (à renseigner par le DF).
La demande est ensuite visée et transmise au DF après avoir fait une copie pour le
service demandeur.
modifications

ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS
5.2- RECEPTION, ENREGISTREMENT ET VALIDATION PAR LE DAF
Reçoit la DIA du chef du service demandeur. Vérifie que la DIAest bien remplie et
dûment signée. Sinon retourne la D.A. au chef du service demandeur pour correction
en mentionnant le motif du retour dans la zone prévue à cet effet. Il évalue le coût
unitaire et le coût total des biens demandés à partir des informations disponibles et
s'assure que la dépense entre dans la ligne budgétaire prévue. Enfin il enregistre la
Demande d'Achat dans son registre de commande.
Par ailleurs il confirme que la dépense entre effectivement dans la ligne budgétaire
prévue et inscrit (à l'endroit indiqué) sur la demande d'achat la disponibilité de la
ligne budgétaire. En cas de dépassement de la ligne budgétaire ou de non existence
de la ligne budgétaire, établit une fiche de demande d'autorisation de dépassement
budgétaire et la transmet au DG pour approbation.
Le DG appose son visa si tout est correct et transmet les demandes au DF qui les
transmet RSG pour la sélection des fournisseurs.
modifications

Le RSG consulte son répertoire, sélectionne aux moins trois (3) entreprises
susceptibles de venir en concurrence dans la fourniture de la prestation désirée.
Analyse les demandes d'agrément déposées par les fournisseurs. Et procède aux
consultations téléphoniques ou adresse des courriers visés par le DG en vue de
recevoir les offres (pro formas, devis, fiches techniques etc.) des différents
fournisseurs.
Important : S'il s'agit d'un matériel technique, recueille l'avis du chef du service
technique compétent dans le domaine.( exemple : département informatique pour le
matériel informatique )
A la réception des offres fournisseurs (pro formas, devis, fiches techniques etc....) :
- Dresse une liste de l'ensemble des fournisseurs ayant répondu.
- Procède à une première analyse des offres reçues, les soumet au besoin à
l'appréciation du service technique concerné.
- Propose un choix au DG et au DF sur la base d'un pré rapport d'analyse.

modifications

(ce pré rapport d'analyse contient les informations relatives à la qualité des biens, au
prix de vente, au délai de livraison et des modalités de règlements proposés par les
fournisseurs ainsi que la proposition de choix du ou des fournisseurs).
5.4- ACCORD DU DG ET DU DAF
Ils reçoivent le pré rapport d'analyse des offres ainsi que les offres elles-mêmes.
Vérifient que la Procédures de commande est bien conforme aux normes prescrites
en matière de modalités d'acquisition de biens et valident le choix proposé ou en font
un autre. Dans le cas d'un nouveau choix, indiquent les motivations de cette option et
les raisons du rejet (perspective pédagogique) et renvoient le dossier au RSG pour
l'établissement des Bons de commande.
5.5- LANCEMENT DE LA COMMANDE
A la réception du choix du fournisseur :
- Ouvre un dossier au nom du ou des fournisseur (s) retenu (s) et y classe toutes
informations relatives à chacun d'eux.
- Établit à partir de la facture pro forma, le bon de commande (B.C) en trois (3)
exemplaires
modifications

Transmet les bons de commande (BC) accompagnés de la Demande d'Achat (DA) et
de la facture pro forma au DG pour signature.
Les documents de commande sont ventilés comme suit :
- Un (1) exemplaire du BC au chef de service comptabilité pour lui permettre de

prendre en compte la commande dans le plan de trésorerie.
NB : Sur le BC figurent les éléments relatifs à la gestion de la trésorerie (montants,

délai de livraison, délai de règlement négocié, numéro de la DA, etc.).
- Adresse le deuxième exemplaire du BC au fournisseur retenu.
Cette transmission vaut commande ferme.
- Conserve un (1) exemplaire du BC, pour enregistrement de la commande.
5.6- RECEPTION DE LA COMMANDE
La réception se fait en présence du RSG, du demandeur des articles commandés et

d'un technicien en cas d'exigences techniques. Elle est matérialisée par les bons de
livraison du fournisseur.
Le RSG vérifie que le bordereau de livraison est conforme au bon de commande et

aux informations disponibles sur la facture pro forma et établit un bon de réception
(BR) en trois exemplaires qui seront
modifications

dispatchés comme suit :
- Un (1) exemplaire du BC au chef de service comptabilité ;
- Adresse le deuxième exemplaire du BR au fournisseur retenu ;
- Conserve un (1) exemplaire
5.7- RECEPTION DES FACTURES
d'un cahier de réception. Il affecte à la facture un numéro interne d'ordre et transmet
la facture reçue, le BL et le BC au service comptabilité.
le comptable fournisseurs reçoit la facture du fournisseur accompagnée d'une copie

du BC, reporte les références de la facture ( avec numéro d'ordre ) dans un registre
pour le suivi de la comptabilisation exhaustive des pièces.
· Procède aux vérifications concernant les points suivants:

· La régularité des prestations du fournisseur.

modifications

Les factures sont comptabilisées dès leur réception selon le schéma ci-dessous. Une
copie est faite, pré comptabilisée et enregistrée dans le programme de comptabilité.
L'originale est conservée dans un bac (factures à régler) avec un cachet
« comptabilisé »
DEBIT Compte d'immobilisation Compte de TVA correspondant CREDIT Compte

du fournisseur d'investissement concerné
59- LES REGLEMENTS

fournisseur qu'il soumet au CHEF COMPTABLE pour approbation selon les
échéances et les disponibilités de trésorerie. Après approbation, il certifie la facture
en y apposant un cachet " Bon à payer" visé et daté si tous les points cités ci-dessus
sont conformes. les chèques sont alors établis et envoyés à la signature chez le DG.
modifications

5.10 DIAGRAMME DE CIRCULATION

DIA
besoin
RSG Compta DF DG
PR
DIA
BR
BC
BC
PR
BR
PR
PR
DIA
DIA
PR
DIA

CYCLE : IMMOBILISATION Page ... /...
03 ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS
F/ssrs Source du RSG Compta DF DG
besoin
Rapprochement
CHQ
Facture
CHQ
CHQ

modifications
c-vte FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE
00 CYCLE : VENTE-CLIENTS Page ... /...

IV- PROCEDURES DE VENTE DE
MARCHANDISES
1 Objet :
3 Abréviations :
RS Responsable du stock
5 DEROULEMENT
Ce cycle va concerner toutes les opérations de ventes qui partent de la commande à la

comptabilisation.
5.1- LES COMMANDES
Les commandes reçues sont transmises au Responsable Commercial qui étudie les
conditions de prix, de règlement, de livraison et de crédit client. Elles comportent les
éléments suivants :
Nom et adresse du client ;
Adresse de livraison ;
Désignation du représentant ;
Désignation exacte des produits commandés ;
Délais de livraison, conditions de paiement ;
Quantité commandées, prix unitaires.

modifications

VENTE DE MARCHANDISES
5.2- LES LIVRAISONS
Chaque livraison donne lieu à l'établissement d'un bon de livraison BL pré numéroté
établi par le RS. Avant chaque livraison, le BL est rapproché du contenu de l'envoi et de
l'accusé de réception de la commande.
Le BL est établi en trois (4) exemplaires :
Une copie pour le client ;
Une copie reste avec le RS ;
L'originale est remise au RC qui appose la mention « livré le ....... » et la transmet à la

facturation avec la mention « A facturer ».
Des AVOIRS client sont établis à chaque retour de marchandises. Le RS indique les
quantités reprises sur des bulletins « retour et reprise de marchandises »sur un carnet à
souche pré numéroté :
La souche est conservée par le RS ;
Le bulletin originale est remis au RC qui l'avise de la mention « A facturer » et le

transmet à la facturation.
5.3- LA FACTURATION
Les factures de doitet les avoirs sont établis par le responsable de la facturation à partir
du BL ou du bulletin de retour portant la mention « A facturer ». les factures sont émises
en deux exemplaires :

- Un exemplaire portant le sticker original destiné au client ;
- Et un exemplaire destiné à la comptabilité ;
Les factures font ensuite l'objet d'un contrôle arithmétique par le comptable. Elles
doivent être comptabilisées au jour le jour.
5.4- LA COMPTABILISATION
Les factures sont enregistrées en comptabilité sans délai. Après enregistrement, la

facture reçoit la mention « comptabiliser »puis sont classées par ordre chronologique
dans des classeurs intitulés factures ventes de l'année correspondante.
DEBIT Compte du client concerné
CREDIT Compte de vente de marchandises Compte de TVA correspondant

modifications

5.5 DIAGRAMME DE CIRCULATION
Client RC RS Facturation Compta
BC
V
BC
BL
BC+ BL+
FACTURE
BL
BC
BC
BL
FACTURE
Comptabilisation
Facture
c-tre FICHE DESCRIPTIVE DE

PROCEDURE
00 CYCLE : TRESORERIE Page ... /...
V- PROCEDURE DE TRESORERIE
1 Objet :
3 Abréviations :
5 DEROULEMENT
Les procédures du cycle de trésorerie sont regroupées en deux grandes parties : les
procédures opérationnelles et les procédures comptables.
5.1- les procédures opérationnelles
Les procédures opérationnelles regroupent les procédures de budgétisation, d'encaissement

et de décaissement.
5.1.1 Procédure de budgétisation
Cette procédure regroupe toutes les taches d'établissement du budget de trésorerie,

permettant d'estimer a priori les niveaux d'encaisses et, le cas échéant, les besoins en
découvert et crédit à court terme nécessaires pour éviter les crises de liquidités.
5.1.2 Procédure d'encaissement
Elle regroupe toutes les opérations de recueil des fonds et de leur conservation dans les
caisses et les banques. Cette procédure est scindée en deux sous procédures à savoir les
encaissements en espèces et les encaissements par chèque.

PROCEDURE
PROCEDURES DE TRESORERIE
encaissement en espèces
Les taches relatives à cette sous procédure sont les suivantes :
-la réception du client par le comptable chargé de la caisse et de la trésorerie ;
-la vérification des éléments de la facture ;
-la réception et vérification des espèces ;
-le comptage des espèces reçues conformément au montant inscrit sur la facture et le reçu ;
- le marquage du cachet payé sur la facture ou le reçu et sur leur souche ;
-la remise de la facture ou du reçu au client ;
-la rétention de la souche de la facture ou du reçu comme pièces justificative ;
-le rangement des espèces dans un coffre-fort dont aucune autre personne ne détient le code ;
- la séparation de la caisse recette et celle des dépense ;
- le remplissage du bordereau de versement en banque ;
-la présentation des justificatifs de versement effectués par le coursier au responsable.


PROCEDURE
CYCLE : TRESORERIE Page ... /...
encaissement par chèque
Cette sous procédure regroupe les taches suivantes :
-la réception par le service courrier ou par le service recouvrement du chèque et d'une copie
de la facture concernée de la part du client ;
-transmission au comptable chargé de la caisse et de la trésorerie ;
-enregistrement du chèque reçu dans le registre des chèques ;
-présentation du chèque reçu au responsable financier pour autorisation d'encaissement à la

banque ;
-endossement du chèque par le directeur financier ;
-dépôt du chèque auprès de la banque pour encaissement par coursier;
-présentation par le coursier des justificatifs des bordereaux de versement remis par la
banque au Directeur Financier.
5.1.3 Procédure de décaissement ou de paiement
Elle reprend toutes les activités de règlement en espèces ou par banque. Elle est divisée en
deux sous procédures à savoir le décaissement en espèces et décaissement par chèque.

PROCEDURE
Le décaissement ou paiement en espèces
Le décaissement en espèce est réalisé par les opérations suivantes :
- Séparer la caisse de recette et la caisse de dépense afin de permettre une meilleure visibilité
des mouvements de la caisse ;
- respect du plafond de la caisse c'est-à-dire le niveau maximum d'une dépense à régler en

espèces ;
- régler par cheque tout montant qui excède ce niveau ;
- vérifier l'existence de l'avis de règlement authentique délivré par l'entreprise avant le

paiement d'un fournisseur ;
- vérifier l'existence des pièces justificatives d'achat signées par les personnes autorisées
avant les sorties de fonds pour motif d'achat d'un bien ou d'un service aux fins d'utilisation
par l'entreprise;
- se rassurer que les dépenses toujours accompagnées des originaux des pièces
justificatives ;
- les documents de paiement sont annulés par la mention « payé ».


PROCEDURE
Le décaissement ou paiement par chèque
Le décaissement par chèque est réalisé par les opérations suivantes :
- présentation par le fournisseur de la facture et d'un avis de règlement délivrés par le

Directeur Financier ;
- réception des documents par le comptable trésorier pour l'émission des chèques ;
- vérification de l'authenticité de ces documents ;
-vérifier que tous les chèques a émettre pour règlement des factures doivent sont barrés et
non endossables ;
- établissement du chèque par le comptable trésorier ;
- transmission des chèques émis et des documents au D G pour le contrôle et les signatures ;
- remise du chèque signé au fournisseur ou au bénéficiaire ;
- émargement par le fournisseur pour acquit ;
- annulation des documents de paiement par la mention « payé » ;
- tous les chèques émis sont enregistrés dans un registre selon l'ordre numérique ;

PROCEDURE
5.2 Procédures comptables
La comptabilisation des opérations du cycle de trésorerie obéit aux principes suivants :
-les pièces de caisse sont comptabilisé dés la sortie des fonds ;
- les chèques sont comptabilisés dès leur signature, alors même qu'ils ne sont pas encore
réglés par la banque ;
- les chèques ou virements des clients ne sont comptabilisés qu'a leur réception effective par
la banque (notifiée par un avis de crédit) ;
- Aucune compensation ne doit être effectuée entre les soldes débiteurs et les soldes
créditeurs des comptes de banques : les banques à solde débiteur (au sens de l'entreprise)
doivent figurer à l'actif du bilan et celles à solde créditeurs doivent figurer au passif du bilan.
c-tfe FICHE DESCRIPTIVE DE

PROCEDURE
00
VI- TRAVAUX DE FIN

D'EXERCICE
PROCEDURES D'INVENTAIRE Page ... /...

1 Objet :
3 Abréviations :
5 DEROULEMENT
la conduite des travaux de fin d'exercice permet de répondre non seulement à des obligations
légales mais aussi aux nécessités de gestion et d'information.
5.1 Inventaire des immobilisations
Le Responsable de l'inventaire, établit obligatoirement, a partir des données comptables, une

fiche pour chaque immobilisation. Sont indiqués sur cette fiche :
- La nature de l'immobilisation ;
- Le compte d'actif correspondant ;
- Le cout d'acquisition ;
- La date d'acquisition ;
- La date de mise en service ;

- Le mode d'amortissement ;
- La date et les conditions de cession ou de mise hors service ;


PROCEDURE
00 TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE Page ... /...
PROCEDURES D'INVENTAIRE
Au cours de l'inventaire extra comptable:
- Il établit, a partir des fiches, des états par catégorie de toutes les immobilisations ;
- Il s'assure de l'existence physique de toutes les immobilisations et de l'exactitude des

fiches.
Détermine les amortissements et évalue les éventuelles dépréciations en vue de leur

comptabilisation.
5.2 inventaire des approvisionnements
le mode d'inventaire utilisé est l'inventaire permanent. il permet de connaitre à tout moment,
les existants réels en compte aussi bien en quantité qu'en valeur.
Les comptes annuels au niveau des stocks ont pour base cet inventaire permanent.
5.3 inventaire des dettes et créances
En fin d'exercice, les comptables chargés des comptes clients et fournisseurs, transmettent
des lettres de circularisassions par fax à tous nos clients et fournisseurs.
A chaque courrier est joint le relevé de compte du tiers, retraçant l'état des factures non
réglées ou non encaissées au 31/12/....... .

PROCEDURE
PROCEDURES D'AMORTISSEMENT
ET DE SORTIE D'IMOBILISATION
la conduite des travaux de fin d'exercice permet de répondre non seulement à des
obligations légales mais aussi aux nécessités de gestion et d'information.
1- procédures d'amortissement
· A l'acquisition de l'immobilisation, le chef comptable :

- procède à la codification et au marquage de l'immobilisation conformément aux règles
de nomenclature retenues.
- Constitue le dossier d'immobilisation pour chaque bien comme suit :
- copie de la facture d'achat ;
- copie demande d'achat ;
- copie bon de commande ;

c-tfe FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

Page .../...
00
· Les dotations aux amortissements sont effectuées à la fin de chaque exercice selon les taux
admis par le SYSCOHADA ;
2- Procédures de sortie d'immobilisation
2.1- Cas de vol, de casse ou de perte
Ces cas sont justifiés par le constat du pv.
· Le chef comptable reçoit une copie du pv établie par l'utilisateur comme pièce comptable ;
· Il élabore le tableau d'amortissement des immobilisations ;
· Il prépare les fiches d'imputations comptables ;
· Transmet ces documents au Directeur financier ;
· Après approbation du Directeur Financier ;

· Il procède à l'enregistrement des écritures ;
2..2- Cas de mise au rebut
La mise au rebut est justifiée par un constat d'huissier.
· A la réception du pv d'huissier, le Chef comptable, met à jour son registre des

immobilisations ;

PROCEDURE
PROCEDURES
D'AMORTISSEMENT ET SORTIE
D'IMOBILISATION
· Il arrête le calcul des amortissements à la date du pv et passe les écritures relatives à la
valeur d'acquisition, au cumul des amortissements antérieurs, et à la dotation de l'exercice
arrêté à la date de cession.
2.3- cas de cession
Détermination du prix de cession
Le Directeur Financier et DG établissent un prix de cession en fonction de l'état de

l'immobilisation, du prix d'acquisition, de la valeur net comptable, et de la durée de détention
du bien en accord avec le cessionnaire.
Etablissement de la facture
· Une facture est établie par le service facturation selon les recommandations du Directeur
Financier et du DG.
· Cette facture est transmise au Directeur Financier pour approbation puis au Chef comptable
pour la comptabilisation et la mise à jour de ses données.
modifications

PROCEDURE
PROCEDURES
D'AMORTISSEMENT ET SORTIE
D'IMOBILISATION
Constatation de la sortie de l'élément d'actif
· A la réception de la facture, le Chef Comptable met à jour son registre des immobilisations ;
· Il arrête alors le calcul des amortissements à la date de la facture de cession et passe les
écritures relatives à la valeur d'acquisition, au cumul des amortissements antérieurs, et à la
dotation de l'exercice en arrêté à la date de cession. Il enregistre le prix de cession.
Date d'établissement

Manuel de Procedures Comptables de Sencom

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MANUEL DE PROCEDURES

- C-ach 01 : procédures d'achat de fournitures de bureau ;

- C-ach 02 : procédures d'achat de marchandises ;

- C-ach 03 : procédures d'acquisition d'immobilisations ;

- C-vte 00 : procédures de vente de marchandises ;

- C-tre 00 : procédures de trésorerie ;

- C-tfe 00 : travaux de fin d'exercices.

c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

DIA Demande interne d'achat RSG Responsable des

La réalisation de ce type d'achat, incombe au responsable des services généraux(RSG).

c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

La Demande interne d'Achat porte les informations suivantes :

Nature et description du bien demandé

Délai de livraison proposé par le service demandeur

Coût unitaire et coût total (à renseigner par le RSG ).

5.2- LA SELECTION DES FOURNISSEURS

A la réception de la DIA visée par le responsable du service concerné, le RSG se réfère

c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

Une copie pour le RSG ;

Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/Bon de

Une copie pour le fournisseur lors de la livraison.

5.4- LA RECEPTION DES FOURNITURES

et signé en trois exemplaires :

Une copie pour le RSG ;

Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/BR/Facture ;

Une copie pour le fournisseur lors de la livraison.

c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

Le comptable fournisseurs reçoit la facture du fournisseur accompagnée d'une copie du

Procède aux vérifications concernant les points suivants:

· La prestation, la livraison, objet du contrat.

· La périodicité du règlement de la facture.

· La conformité du montant de la facture.

· La présentation formelle de la facture.

· La régularité des prestations du fournisseur

c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

01 CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS Page ... /...

DEBITCompte de charge concernéCompte de TVA correspondantCREDITCompte du

5.7- LE REGLEMENT DES FACTURES

Les règlements sont effectués par le comptable fournisseurs. Après un rapprochement

c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

5-8 DIAGRAMME DE CIRCULATION

F/ssr Source du besoin RSG Comptabilité D G

Date Date d'entrée en vigueur Nature des modifications

02 CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS Page ... /...

RSC Responsable du service commercial RA

· L'expression faite par le RSP

c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

02 CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS Page ... /...

5.2- LA SELECTION DES FOURNISSEURS

5.3- LE LANCEMENT DE LA COMMANDE

c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

02 CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS Page ... /...

Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le BC et le bon de livraison du fournisseur

- Une copie pour le RA ;

- Une copie pour le RSP ;

- Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/BR/Facture ;

- Une copie pour le fournisseur.

5.5- RECEPTION DE LA FACTURE

c-ach FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

02 CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS Page ... /...

Le comptable fournisseurs reçoit la facture du fournisseur accompagnée d'une copie du

Procède aux vérifications concernant les points suivants:

· La prestation, la livraison, objet du contrat.