Vous êtes sur la page 1sur 23

I-

Audit du cycle achats fournisseurs

La description du circuit des achats


Dans le cas dabsence du manuel de procdures, il est important dtablir le narratif des procdures concernant le cycle dachat ; afin dacqurir le maximum dinformations pour une meilleure comprhension des circuits de traitement dinformations. Ceci se peut par des entretiens avec lensemble des intervenants dans le circuit afin davoir une vue plus dtaille du circuit. Lensemble des constatations exprims par les responsables donne lieu :

1- Emission des demandes dachat


La direction des travaux concerns Le service achat Le service gestion Le service du projet Lmission des demandes dachats est obligatoire pour toutes les commandes suprieures 1000 Dhs. Aprs avoir dtect les besoins des diffrents services. Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lmission : La numrotation Imputation Dlai et lieu de livraison Dsignation des articles

2- Circuit des demandes dachat


Procdure exceptionnelle Pour lachat dune fourniture revtant un caractre durgence, la commande pourra se faire directement par tlphone entre la direction du projet et le service achat. Imprims de diffusion Cest lorganisation administrative de la circulation des imprims des DA Exemplaire conserv par le client, conserv par la direction des travaux, conserv par le service achat, original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le contrle des livraisons.

Audit Comptable et Financier 2010


3- Etablissement des bons de commande
Emission des bons de commande Le bon de commande reprend lintgralit des informations portes sur la demande dachat : Numro de la commande Service traiteur : achat Rfrence : centre dimputation, code analytique Dsignation du fournisseur Condition des paiements Dates et lieu de livraison Date et visa du responsable achat o Circuit du bon de commande o Imprim de diffusion Original envoy au fournisseur est sera conserv par lui Exemplaire envoy au fournisseur et retourn imprativement lentreprise.

4- Rception de la marchandise 5- Traitement et circuit des factures


Rception de la facture o Facture fournisseur o Facture tablie sur contrat Prsentation type dune facture Enregistrement de la facture

a. Circuit Lmetteur : la comptabilit Le service de gestion : contrle des imputations analytiques Le service travaux : accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement

b. classement Mission des services Contrler et viser dans les plus brefs dlais les documents Retourner la facture et autorisation de paiement au service comptabilit
2

Audit Comptable et Financier 2010


6- Rglement des factures fournisseurs
Il existe deux moyens de rglement: Le chque Effet de commerce

CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATS1 :


Les principales phases du cycle peuvent se prsenter comme suit : Dclenchement de la commande, (objectifs et organisation) Acceptation et traitement des livraisons, (objectifs et organisation) Enregistrement des dettes, (objectifs et organisation) Paiement des factures. (objectifs et organisation)

II- Rvision des comptes du cycle Achat :


1. Objectifs
Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent des dettes relles dues aux fournisseurs ou autres crditeurs de lentreprise. Toutes les dettes fournisseurs la clture sont comptabilises au bilan Les comptes fournisseurs et comptes rattachs refltent les sommes dues la date de clture

2. Les principaux comptes concerns


61. CHARGES DEXPLOITATION La rubrique 61 regroupe les postes suivants :

611 : Achats revendus de marchandises 612 : Achats consomms de matires et fournitures 613 / 614 : Autres charges externes

Voir le cours

Audit Comptable et Financier 2010


616 : Impts et taxes 617 : Frais de personnel 618 : Autres charges dexploitation 619 : Dotations dexploitation 6121. Achats de matires premires 6122. Achats non stocks de matires et fournitures consommables Sont dbits du prix dachat net des taxes lgalement rcuprables par le crdit dun compte de tiers ou de trsorerie. La TVA dductible correspondante est comptabilise au dbit du compte Etat- TVA rcuprable 6123. Achats demballages Ce compte enregistre les achats demballages qui peuvent soit tre gards par lentreprise, soit restitus son fournisseur, soit avoir un usage la convenance du client. 6124. Variation des stocks de matires et fournitures Ces comptes enregistrent leur dbit les entres en stocks et leur crdit les sorties. Les soldes de ces comptes reprsentent la variation de la valeur des inventaires entre le dbut et la fin de lexercice et sont utiliss comme des comptes correcteurs des comptes dachat pour dterminer la valeur des achats consomms qui reprsentent les charges relles de lexercice. 6125. Achats non stocks de matires et de fournitures Ce compte regroupe tous les achats non stocks (eau, lectricit...) ou ne transitant pas par une unit de stockage de lentreprise, tels que ceux affrents des fournitures dont les existants en fin dexercice, sont inscrits en tant que charges constates davance au dbit du compte 3491. 6126. Achats de travaux, tudes et prestations de services Ce compte regroupe les achats HT des travaux, tudes et prestations soustraits pour le compte de lentreprise par des tiers. Il est subdivis par nature de prestations. 6128. Achats de matires et de fournitures des exercices antrieurs Ce compte enregistre les achats de matires et fournitures affrents aux exercices antrieurs. 6129. R.R.R.O sur achats consomms de matires et fournitures Les R.R.R. dont bnficie lentreprise auprs de ses fournisseurs sont comptabiliss au cours de lexercice au crdit du compte avec le dbit du compte de tiers concern

Audit Comptable et Financier 2010


441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES Le compte 4411 Fournisseurs est crdit du montant des factures dachats de biens ou de services par le dbit : Des comptes concerns de la classe 6 pour le montant hors taxes rcuprables pour les charges de fonctionnement ; Des comptes du poste 3413 pour les lments constitutifs du cot de production des oprations en matrise douvrage directe pour le montant hors taxes rcuprables ; Du compte 3455 Etat, TVA rcuprable pour le montant des taxes rcuprables ; Du compte 3471 Immeubles en cours mandants pour les lments constitutifs du cot de production pour les oprations en matrise douvrage dlgue. Le compte 4411. Fournisseurs Ce mme compte est dbit par le crdit : Dun compte de trsorerie lors des rglements des factures aux fournisseurs ; Du compte 4415 Fournisseurs effets payer en cas dacceptation dune lettre de change ou de lmission dun billet ordre par lentreprise ; du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 Rabais, remises et ristournes obtenus pour le montant des rductions obtenues hors factures ; Du compte 3411 Fournisseurs, avances et acomptes verss sur commandes dexploitation pour solde de ce compte, le cas chant. Le compte 4413. Fournisseurs, retenues de garantie Reoit son crdit, par le dbit du compte fournisseur intress, le montant des retenues effectues sur le prix convenu jusqu lchance du terme de garantie prvue. Ce compte peut tre scind entre les oprations propres, les oprations MOD et le fonctionnement. Le compte 4415 est crdit par le dbit du compte Fournisseurs lors de lacceptation dun effet ou de lmission dun billet ordre par lentreprise. Le compte 4417. Fournisseurs factures non parvenues Cest un compte de rgularisation (Transitoire) rattach au compte fournisseur concern, il convient alors, pour ne pas fausser les rsultats, de dbiter le compte de charges concern par le crdit du compte 4417. Le compte ci-dessus est crdit du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le dbit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerns et du compte de TVA rcuprable. Lentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opration. A louverture de lexercice suivant, cette criture est contre-passe. Les entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 la fin de chaque priode comptable et non pas uniquement la clture de lexercice.
5

Audit Comptable et Financier 2010


Le compte 4418 Autres fournisseurs et comptes rattachs Il est destin enregistrer les autres oprations avec les fournisseurs non spcifies.

3. Les contrles effectuer sur le cycle achat :


Procdures dexamen analytique :
Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices prcdents enquter sur les changements inattendus Comparer le ratio de rotation de lexercice avec celui des exercices prcdents

Procdure de base
Examiner les rapprochements bancaires de lentreprise afin de vrifier le dlai dencaissement et de dcaissement Vrifier la sparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de rception; les factures de fournisseurs sur des priodes prcdant immdiatement et suivant immdiatement les dates de cltures et vrifier que les oprations ont t comptabilises sur le bon exercice Effectuer une recherche des passifs non enregistrs la date de linventaire physique ou celle de clture; les factures fournisseurs reues et non enregistres et les bons de rception mis avant la clture et non rapprochs des factures Procder une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets payer

Procdures gnrales
Comparer les natures des produits achets avec les intituls des comptes Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachs avec le grand livre et les comptes annuels Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets payer avec la balance fournisseurs ou

ventuellement avec le total de lchancier des effets payer


Vrifier que les comptes fournisseurs dbiteurs correspondent des avances et acomptes verss et sont

classs lactif du bilan


Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clture que la diffrence de change figure

dans le compte cart de conversion actif ou passif

Audit Comptable et Financier 2010


Revoir les principaux contrats signs avec les fournisseurs afin de sassurer quil nexiste pas

dengagement dachats avec des prix excdents leurs valeurs probable de ralisatio

4. Rcapitulatif :
On peut dire que le travail de lauditeur porte essentiellement sur :

Lexhaustivit des enregistrements : Pour tester lexhaustivit des enregistrements, lauditeur met
gnralement une circularisation des fournisseurs.

La rgularit des enregistrements : Pour valider le rattachement lentreprise des oprations


enregistres, lauditeur procde des sondages sur la justification des charges comptabilises sur la priode.

Coupure des enregistrements : Pour apprcier le rattachement des charges la bonne priode,
lauditeur met en uvre les sondages suivants : o Sondages sur les derniers achats de lexercice afin de sassurer que les achats se rapportent tous lexercice clos ; o Sondages sur les premiers achats de lexercice suivant afin de sassurer que la comptabilisation de certaines charges na pas t diffre sur lexercice suivant ; o Contrle de cohrence par comparaison avec lexercice prcdent, des principales catgories de charges faisant lobjet de factures non parvenues en fin dexercice.

Existence des soldes fournisseurs : lauditeur peut examiner la justification de comptes fournisseurs
en procdant aux travaux suivants : o Examen du rapprochement entre la balance auxiliaire fournisseurs et la balance gnrale, puis vrification de la justification des carts pouvant exister. o Ralisation de sondages sur des comptes fournisseurs pour sassurer que chaque composante des soldes slectionns est justifie et concerne bien lentreprise.

Evaluation des soldes fournisseurs : Lauditeur recense les dettes en devises et vrifie quelles ont
fait lobjet dune rvaluation correcte la clture.

Prsentation : Lauditeur sassure quil ny a pas de compensation entre les soldes dbiteurs et les
soldes crditeurs.

Audit Comptable et Financier 2010

III- Les principaux schmas de dtournements dactifs relatifs au cycle Achat


La mise en place de mesures efficaces de prvention et de dtection des fraudes ncessite de connatre les principaux schmas de dtournement dactifs. Cet article expose un certain nombre de cas frquemment rencontrs au niveau du cycle Achat des entreprises. Une recherche efficace des dtournements dactifs commis par les employs rend ncessaire la matrise des principaux schmas de fraude, ces dernires peuvent concerner tous les cycles de lentreprise, quils soient oprationnels ou administratifs. Cet article se limitera la prsentation de schmas de fraude spcifiques au cycle achats/fournisseurs .

Bien quapparemment simple vu de lextrieur, le cycle achats est, en ralit, particulirement complexe compte tenu du fait quil existe diffrents types de transactions dachats avec diffrents types de fournisseurs.

Le processus achats comprend lachat de biens ou de services par lentreprise, depuis la passation de la commande jusquau paiement de la facture, en passant par la rception du bien ou de la prestation, la rception de la facture et sa comptabilisation. Ce cycle prsente des risques importants de dtournement, car il concentre lessentiel des mouvements de sortie de fonds de lentit.

1. LA FALSIFICATION DE LA FACTURATION
Le principe commun dans les schmas de falsification de la facturation est de faire en sorte que lentreprise victime reoive une facture fictive ou survalue, quelle accepte de la rgler, et que le fraudeur puisse encaisser largent son compte.

1.1 La cration de fausses factures


1.1.1 Lmission dune fausse facture La premire tape de ce schma consiste pour lemploy fraudeur introduire dans le circuit de paiement une facture totalement fictive qui ne correspond aucune marchandise ou service reu en contrepartie.
8

Audit Comptable et Financier 2010


Dans la plupart des cas, les factures fictives utilises pour les dtournements concernent des prestations de service. En effet, lors dun achat de biens ou de marchandises, les procdures de contrle sont gnralement plus difficiles contourner, puisquil faudra prsenter un bon de commande et un bon de rception pour que le paiement soit autoris. Cela implique donc de crer ou de falsifier dautres documents. Alors que dans le cas des services, les bons de commande ne sont pas toujours formaliss, les libells des factures sont souvent peu explicites et le contrle de la ralisation de la prestation est difficilement possible aprs coup. Donc le maquillage sera plus ais.

1.1.2 Le paiement de la facture Le paiement des factures ncessite, dune part, que celles-ci soient approuves par une personne habilite et, dautre part, que le service payeur ne dcle rien danormal dans la procdure et les documents. Si le fraudeur a une position hirarchique lautorisant valider les factures, la fausse facture permettra juste au service payeur dtre confort dans labsence danomalie. Si le fraudeur a besoin de soumettre validation ses factures, la fausse facture devra, non seulement apparatre totalement relle, mais galement avoir un libell qui soit crdible vis vis de lautorit signataire.

Une fois que le bon payer est obtenu, le rglement sera rgulirement effectu et le fraudeur pourra rcuprer le chque ladresse du fournisseur fictif ou, si le paiement est effectu par virement, largent arrivera directement sur son compte, puisquil aura prcdemment enregistr ses coordonnes bancaires dans le fichier des fournisseurs.

Ainsi, le fraudeur aura pu dtourner des fonds sans dsquilibrer les comptes de lentreprise. La seule trace de cette manipulation sera une charge fictive dans les comptes, mais qui disparatra lors du changement dexercice et de la remise zro des comptes de charges. Si cette procdure frauduleuse est bien effectue, lemploy pourra la ritrer plusieurs fois, dautant plus que la rptition de factures manant dun fournisseur fictif peut donner une apparence de rgularit et donc de normalit.

1.2 La surfacturation Cette deuxime mthode de dtournement par falsification de la facturation ncessite lentente avec un fournisseur afin de majorer le prix de certains achats et de faire payer lexcdent lentreprise victime. Le fournisseur complice partage ensuite les gains du surcot avec lemploy fraudeur, soit par rtrocession
9

Audit Comptable et Financier 2010


de commission, soit par des cadeaux ou autres avantages en nature. La fraude peut tre ralise par toute personne habilite passer des commandes et peut concerner tout type dachats (biens mobiliers, marchandises, prestations,). De plus, la rcurrence de la fraude accorde de la normalit au prix dachat, et donc veillera de moins en moins les soupons.

La dtection de cette catgorie de fraude est trs difficile, car tous les documents sont rels et la facture correspond la rception qui elle-mme satisfait la commande. Seul un spcialiste des achats peut alors sapercevoir que le prix dachat est anormalement lev.

Pour limiter ce genre de manipulation, il convient dinstaurer des rgles claires et crites de slection des fournisseurs, de systmatisez les appels d'offres pour comparer les prix et de dresser des statistiques de concentration des prestataires car travailler toujours avec les mmes prestataires multiplie les risques de fraude.

2. LA FALSIFICATION DES MOYENS DE PAIEMENT


Contrairement aux cas prcdents, dans lesquels le fraudeur procdait directement ou indirectement une falsification des factures qui amenait lentreprise rgler la facture en sa faveur, les schmas de fraude suivants fonctionnent par la falsification des moyens de paiement. Cest donc directement le fraudeur qui met le rglement son bnfice.

2.1 Lmission de chques falsifis ou de virements frauduleux


2.1.1 Les chques falsifis

Dans ce schma, le fraudeur doit en premier lieu avoir accs aux chquiers. Donc, soit la prparation des chques rentre dans ses attributions et il profite de cette facult (comptable fournisseurs, trsorier, directeur financier), soit il est extrieur au circuit des paiements et doit alors drober un ou plusieurs chques de lentreprise. Ensuite, en imitant la signature dune personne habilite, il peut dtourner son profit directement ou indirectement (via une socit quil contrle ou via un complice) les sommes souhaites. ce risque peut rsulter dune mise la disposition dun employ, en qui on a particulirement confiance, de chques signs en blanc afin quil paie un fournisseur.
10

Audit Comptable et Financier 2010


Celui-ci sera alors tent de payer lui-mme le fournisseur et dencaisser le chque pour lui avec un montant suprieur.

2.1.2 Les virements frauduleux Le rglement des factures par virement nexclut pas la possibilit de dtournement. Ce type de fraude ncessite de rcuprer les coordonnes bancaires et les modles de signatures autorises ; le mieux tant encore de rcuprer une matrice dun ordre de virement. Par ailleurs, il convient de prendre connaissance des procdures de validation des virements mises en place par la socit (signature simple ou conjointe, confirmation crite ou orale, comptes dbiter par nature dopration, ).

Avec ces lments, le fraudeur, agissant seul ou en quipe organise, peut confectionner de faux documents et envoyer le faux ordre de virement la banque de lentreprise victime. Si le fraudeur a respect les procdures de validation tablies avec la banque, celle-ci procdera au transfert des fonds sur le compte du fraudeur.

2.2 La falsification de lendossement de chques


Dans cette mthode de dtournement, lemploy intercepte un chque mis par sa socit destination dun tiers en rglement dune facture puis lencaisse son profit.

Pour intercepter les chques, les employs les mieux placs sont ceux qui manipulent ou distribuent les chques. Cela concerne principalement les personnes du service comptable, du secrtariat et du service courrier. Mais, dans les socits peu structures en termes de contrle interne, les chques sont souvent facilement accessibles.

Une fois le chque intercept, le fraudeur a deux possibilits : - Il peut falsifier le nom du bnficiaire du chque et inscrire son nom la place. Ainsi il naura aucun souci encaisser le chque.

- Il peut crer une socit avec une dnomination sociale similaire celle du fournisseur ls et encaisser le chque sur le compte de cette nouvelle socit.
11

Audit Comptable et Financier 2010


La dissimulation de la fraude :

La dissimulation du dlit est un lment cl dans le schma de fraude. Elle implique non seulement de masquer lidentit du fraudeur mais galement de faire en sorte que lorganisation victime ne se rende pas compte du dtournement.

Avec les schmas de falsification des moyens de paiement tel que lmission de chques falsifis ou le virement frauduleux, des carts au niveau de la trsorerie vont tre gnrs entre le solde en banque et le solde en comptabilit, car le chque ou le virement frauduleux va apparatre sur le relev de banque mais pas en comptabilit. Cette somme frauduleusement dtourne va donc figurer sur le rapprochement bancaire.

Si le fraudeur a accs aux comptes, il peut maquiller sa fraude en enregistrant une criture comptable qui viendra crditer le compte de banque dun montant gal la fraude par le dbit dun compte judicieusement choisi. Notamment, il doit comprendre beaucoup de mouvements et avoir un solde lev afin dtre difficile auditer. Avec cet enregistrement comptable, les sommes dtournes napparatront plus en rapprochement bancaire.

Ces schmas de fraude mettent en exergue limportance de la sparation des fonctions entre lmetteur du rglement, le signataire et la personne qui effectue les rapprochements bancaires. Egalement, la rconciliation des soldes entre les relevs de banque et les soldes en comptabilit constitue un point de contrle cl qui ncessite une ralisation trs rgulire (mensuellement), avec une analyse dtaille (contrle arithmtique, contrle des priodes dencaissement, contrle des sommes anciennes, analyse des chques annuls, ) ainsi quune supervision troite.

3. AUTRES CAS FREQUENTS DE DETOURNEMENTS


3.1 La suppression dun enregistrement
Une des techniques de dissimulation des dtournements dactifs relatifs au cycle achats peut galement tre la suppression de lenregistrement initial de la transaction.
12

Audit Comptable et Financier 2010


Ce type de manipulation peut intervenir dans les cas de vol de marchandises ou de biens achets : aprs avoir drob le bien, le fraudeur annule la transaction dachat afin de ne laisser aucune trace dans le systme : ni de la rception du bien, ni de la constatation de la charge relative lachat. Le fournisseur qui a livr le bien va rclamer son rglement mais compte tenu de labsence de trace dans le systme, il sera plus difficile de dnouer le problme, dattribuer les responsabilits et de remonter jusquau fraudeur.

Toutefois, les procdures de contrle interne et notamment les contrles informatiss permettent dans bien des cas de prvenir ce schma de fraude, car soit il est rendu impossible deffectuer lannulation dune transaction, soit une trace de chaque annulation est conserve et peut tre vrifie.

3.2 Le double rglement


Dans ce schma le fraudeur fait en sorte que lentreprise victime rgle deux fois la mme facture. Ainsi, le fournisseur a t pay conformment sa facture et donc ne risque pas de rclamer, puis lemploy fraudeur dtourne le deuxime rglement.

Pour ce faire, le fraudeur fait une copie fidle de la facture originale. Quelques temps aprs avoir pay la facture initiale. Dans ce cas, un deuxime rglement est adress au fournisseur. Pour rcuprer le chque, le fraudeur rclame le paiement erron au fournisseur en invoquant une erreur. Celui-ci constate juste titre le double rglement et renvoie un chque la socit que le fraudeur se chargera dintercepter.

Si la facture concerne des biens ou des marchandises, cette manoeuvre frauduleuse va engendrer un cart dinventaire ; en revanche, si elle concerne des prestations de service, la seule trace sera la survaluation dun poste de charge.

3.3 Lachat injustifi


Par cette technique de fraude sur dcaissement, lemploy fait raliser, par lentreprise victime, des achats pour son bnfice personnel.

Deux cas peuvent se prsenter :

13

Audit Comptable et Financier 2010


- lachat est effectu personnellement par lemploy, mais celui-ci fait en sorte que la facture soit au nom de lentreprise (falsification ou accord avec le fournisseur) afin quelle soit paye par cette dernire ; - lachat est effectu dans le cadre du circuit normal de validation des factures, mais les biens acquis seront rcuprs par le fraudeur (interception de la livraison, changement dadresse de livraison, accord avec le fournisseur, ).

Comme pour les fausses factures, ce genre de malversation est facilit dans les entreprises peu vigilantes sur le processus dautorisation des dpenses, et notamment sur leur documentation et justification. Egalement, elle sera facilement ralisable par les personnes habilites valider les factures si aucune procdure nest mise en place pour viter que ces personnes puissent approuver leurs propres achats. En effet, comme lun des critres dclenchant la fraude est lopportunit, un employ sans supervision est davantage incit frauder que quelquun qui sait que son entreprise a dploy des moyens permettant de dtecter les dtournements.

3.4 Le dtournement dun remboursement reu dun fournisseur


Dans certains cas, les fournisseurs sont amens procder des versements au bnfice de lentreprise cliente. Cela peut concerner des remboursements partiels ou globaux dans le cadre dun retour de marchandises dtriores ou incorrectes par rapport la commande. Egalement, une prestation inadapte ou effectue partiellement, mais paye intgralement davance peut tre source de remboursement. Dans ces situations, lemploy fraudeur peut tre tent de drober les fonds reus du fournisseur et de les encaisser son compte. Ce schma de dtournement rejoint, dans son principe, ceux lis la fraude sur encaissement tudis dans larticle relatif au cycle ventes : le rglement en provenance du fournisseur est intercept par une personne du circuit de rception (exemple : accueil, secrtariat, service comptabilit), puis est dtourn son bnfice pour encaisser les fonds, et la manipulation est dissimule par un jeu dcritures comptables.

14

Audit Comptable et Financier 2010

IV- CAS PRATIQUE


PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE LENTREPRISE
Historique et fiche technique
Fonde en 1992 Casablanca, premire ville industrielle du Maroc, la socit LINA NEGOCE compte maintenant plus de 20 personnes rparties en plusieurs activits maintenance, rparation, installation rseaux locaux et distance, formation, gnie software, administration, prpresse, comptabilit marketing direction commerciale et service abonnement internet. La socit a connu une progression phnomnale en quelques annes grce son service aprs vente qualifi et rpondant la demande incessante de la clientle qui a conduit la socit crer en 1999 une deuxime socit CH PLUS pour mieux grer le parc informatique install dans tout le Maroc par ses techniciens qualifis. Depuis sa cration, la socit a eu beaucoup daffection en tant que revendeur Casa par les principaux importateurs de matriel informatique au Maroc et a russi avoir le label revendeur exclusif Fujitsu Siemens Computers Casa et au sud du Maroc grce au chiffre daffaire important quelle ralise chaque anne, puis agence Internet agre 3S Global net se chargeant des abonnements Internet Casa, grce son exprience dans ce domaine. Le secret de cette russite rside dans la puissance du service commercial qui a su avoir la confiance et le respect de sa clientle fidle en lui proposant un service de qualit. En 1998, devant un march consommateur sorientant de plus en plus vers la publicit et les supports marketing et se basant sur lexprience de Computer Design dans le domaine de communication, LINA NEGOCE dcida dimplanter le premier service prpresse pour Mac et PC Casa, en choisissant la meilleure technologie de flashage avec une premire flasheuse de format 54*75 cm adapt plus de 90% des imprimeurs, puis un scanner professionnel de format 34*53 cm en 1999 pour la numrisation prcise de Dias, photos, trams etc. Le succs tait tellement immense, ce qui a conduit la socit acqurir une seconde flasheuse de format 81*112 cm rpondant ainsi aux formats de toutes les doffsets existantes au Maroc. Le service devint alors le plus comptent et le plus rapide Casa. Ne sarrtant pas ce stade la socit est en phase de clture de sa chane prpresse en recherchant un systme dpreuvage fidle et conforme limpression offset finale. Pour cette raison trois visites druppa 2000 Dsseldorf en mois de mai, Intergraphic Paris en mois de janvier 2001 et TPG Paris en mois de mai 2001, ont t ncessaires pour choisir judicieusement la meilleure technologie rpondant aux besoins des imprimeurs en tunisie.

15

Audit Comptable et Financier 2010


II- La description de lactivit
Activit principale : lactivit principale rside dans la vente de matriels informatiques. Vue la nature de lactivit de lentreprise son cycle dexploitation comprend deux tapes fondamentales : lapprovisionnement et la commercialisation. Lapprovisionnement : ce dernier se fait de deux manires et ceci selon la marque du matriels. Par exemple pour Fujitsu Siemens, lapprovisionnement se fait selon des clauses du contrat tabli entre les deux socits. Par contre lapprovisionnement des autres marques se fait selon la demande et la commande du client. La commercialisation : la commercialisation est caractrise par son service aprs vente reposant sur la qualit et la rapidit de la livraison. La socit offre galement une garantie dun an avec droit une rparation gratuite. Moyens : informaticiens qualifis, transporteurs aimables, stocks quips, locaux amnags. Perspectives davenir : Afin dtre plus prsent sur le march, la socit prvit de contracter des concessions avec des marques rputes telles que IBM

III- Lorganigramme

16

Audit Comptable et Financier 2010


PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMES
Dans toute dmarche daudit, il importe, dans un premier temps, de recueillir un maximum dinformations sur la socit et son environnement afin de nous permettre de dterminer les risques gnraux lis la socit. Lobjectif ce stade, nest pas de contrler et de vrifier le bien-fond des informations mais, de les collecter en sassurant toute fois quelles ne semblent pas incohrentes. Ces donnes sont recueillies essentiellement laide dentretiens avec les diffrentes personnes susceptibles de fournir une information approprie.

I-

Systme achats/fournisseurs

Il sagit de la description du circuit achat/fournisseurs qui recouvre lorganisation du groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste dcrire les diffrentes tapes que doivent suivre les documents servant de base aux oprations relatives aux achats et aux dettes dexploitation. Ainsi on distingue quatre tapes principales : la commande, la rception, la comptabilisation et le rglement. Moyens : la description sest faite laide dentretiens raliss auprs du personnel concern de la socit, savoir : responsable des achats comptables magasinier

Etape n 1 : La commande Cette tape concerne le processus de dtermination des besoins et dautorisation dachat, de recherche et de slection des fournisseurs, de classement et de suivi de la commande. Au niveau de la dtermination des besoins, il y a lieu de relever une procdure toute particulire pour les produits dentretiens et de fournitures dont les besoins sont dtermins annuellement par les grants des diffrents exploitations et leur consommation suivant les stades, un tat mensuel est envoy au responsable pour suivre lvolution de lutilisation de certains produits, les besoins, les stocks et les quantits commander pour le mois suivant. Pour obtenir les meilleurs conditions dachats combinant les facteurs tels que : le prix, la qualit le dlai de livraison et les conditions de rglement, le responsable dachats dispose dune liste dtaille de ses principaux fournisseurs par type dachat.
17

Audit Comptable et Financier 2010


Les bons de commande sont tablis aussi bien pour les produits dentretiens et de fournitures que pour le matriel informatique. Ils sont signs par le responsable des achats aprs avoir examin le bien fond des commandes. Les B.C sont tablis en 3 exemplaires dont un envoy au service comptable afin de permettre le suivi de la commande (relance de fournisseurs). un destin au magasinier un class dans le dossier fournisseur

Etape n 2 : La rception Cette tape concerne le processus de rception des biens partir de la livraison fournisseur. Ds la livraison du bien ou de service, le magasinier vrifie que la livraison correspond correctement (rfrences, quantits, qualits) la commande pass, et rceptionne les biens reus en crant un bon de rception B.R qui reprend les lments effectivement livrs. Les B.R sont tablis en quatre exemplaires prnumrots dont : un exemplaire est conserv par le gardien un exemplaire est conserv par le magasinier un exemplaire est envoy la direction un exemplaire est adress au service comptabilit

La rception des factures : ds la rception du courrier, la secrtaire procde son ouverture et lenregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numro dordre interne avant quelles ne soient transmises aux autres services. Ceci afin dviter une perte dinformations. Le service comptable procde un double classement (chronologique et par type de fournisseur) : classement dans un dossier fournisseur classement dans un classeur fournisseur

Etape n 3 : La comptabilisation Cette phase concerne le processus de vrification et de comptabilisation de la facture fournisseur en vue de son rglement. Lopration effectue par la comptabilit fournisseur consiste vrifier les lments de la facture (rfrence de produits ou services, quantits, prix, conditions de rglement) avec les documents qui lui ont t transmis : bon de commande bon de livraison bon de rception

Une fois ce rapprochement ralis, on procde la comptabilisation de la facture dans les temps appropris. Le temps comptabilis est port sur la facture pour viter un double enregistrement.
18

Audit Comptable et Financier 2010


Etape n 4 : Le rglement Cette tape est la finalisation du processus dachat. Elle met en relation la comptabilit fournisseur et la direction. Le responsable des chques (ou traites) propose le chque (ou la traite) faire signer par le directeur. Ce dernier adjoint au chque tous les documents justificatifs : bon de commande, bon de rception et la facture. Aprs la signature, la facture est annule par lapposition dun tampon pay . Lensemble des documents est retourn la comptabilit pour mise jour du dossier fournisseur et archivage.

Partie III : Le contrle des systmes


Systme achats/fournisseurs
Laudit du contrle interne achat/fournisseurs consiste analyser les risques inhrents la procdure telle quelle est dcrite par la socit mais galement telle quelle existe sur le terrain. 1-1 Objectifs de la rvision Lobjectif principal de la rvision des achats est de sassurer que les transactions cidessous sont excutes suite des autorisations pralables de la direction. achats de marchandises la rception la quantit achete le choix des fournisseurs le paiement aux fournisseurs

De mme, les achats sont convenablement imputs aux comptes stocks et fournisseurs afin de permettre une prparation seine des tats financiers dans les dlais raisonnables. Moyens : test dacheminement (ou de conformit) afin de sassurer que les descriptions du systme achats fournisseurs sont exactes, programme de rvision, test de permanence qui a pour objectif de sassurer que la procdure dcrite est effectivement applique et conclusion.

1-2 Test de fonctionnement : Fournisseurs : PC


19

Audit Comptable et Financier 2010

40.5 : Journal des achats

40.6 : Rsultats du test dacheminement

1-3 Programme de rvision :

20

Audit Comptable et Financier 2010


Il sagit de sassurer de la fiabilit des informations contenues dans la description narrative du systme achats/fournisseurs. A partir des relevs Fermes constatant les entres de Marchandises. On a procd aux vrifications

suivantes : 1-4 Test de permanence : Il consiste slectionner un certain nombre de transactions ou doprations et vrifier que le point de contrle prvu a bien t appliqu. La technique la plus utilise est celle du sondage. A ce niveau, on a procd la slection de 15 bons de rception et aux vrifications suivantes :

21

Audit Comptable et Financier 2010

1-5 Conclusion : A lissu du contrle du circuit achat/fournisseurs , il apparat que les diffrentes phases de cette procdure sont minutieusement contrles par la direction. Ce qui constitue une force de ce systme. Ainsi, titre dexemple, les bons de rception prnumrots permettent au service comptabilit : De sassurer davoir enregistr toutes les rceptions en charges payer. Dtendre le contrle sur les factures reues le dbut dexercice et les bons de rception correspondants. De lister en fin danne les numros de bon de rception non encore facturs. Par contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes : Les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne des frais financiers, des cots de stockage ainsi que des pertes dues la dtrioration des produits Labsence des fiches techniques permettant de dterminer le prix de chaque bien.

Donc, il est particulirement utile de mettre en place des procdures permettant de dtecter sans retard certains lments des stocks, savoir : Les stocks rotation lente ;
22

Audit Comptable et Financier 2010


Les stocks prims ; Les stocks dont lutilisation est alatoire.

23

Centres d'intérêt liés