Direction des archives de France

Anne 2009

Stage technique international des archives

Larchivage lectronique

Rafika ABBASSI (Tunisie) Christine ABOMO AKONO (Cameroun) Sif Daoula BOUZIDI (Algrie) Lucienne DINOMAIS (France) Stphane LONGUET (France Violeta RAKIPI (Albanie) Danilo SARENAC (Serbie)

Introduction
Lvolution rapide de linformatique et des technologies de linformation au cours des 30 dernires annes a entran une rvolution dans les faons de crer les documents et dchanger linformation. Autrefois monolithique, le document est depuis devenu dynamique multipliant ainsi les possibilits daffaires. Le rle central, jou par les documents dans la ralisation des processus daffaires des organismes, jouit dune reconnaissance grandissante. La norme ISO 15489, Records Management, place les documents au cur des processus daffaires et fonde sa dmarche de mise en uvre dun systme de gestion documentaire sur ce postulat. Cependant les instruments de recherche ne sont pas une fin en soi : ils ne sont l que pour permettre au chercheur didentifier plus rapidement les documents originaux utiles sa recherche.

I Larchivage lectronique
1.1 - Ce quest larchivage lectronique Les archives lectroniques sont des mails, des documents bureautiques, des dossiers numriss, des donnes changes par tlprocdures, des bases de donnes etc. L: AFNOR dfinit larchivage lectronique par : Lensemble des actions, outils, et mthodes mis en uvre pour conserver moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter. Au-del du stockage, de la sauvegarde et de la gestion lectronique des documents, larchivage lectronique peut tre dfini comme lensemble des actions visant identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultrieure, sur un support adapt et scuris, pour la dure ncessaire la satisfaction des obligations lgales ou des besoins dinformation.

1.2- Ce que nest pas larchivage lectronique Lopration de numrisation consiste reproduire le document original avec une qualit suffisante sous forme de document lectronique pour une conservation et une communication long terme. Le document original est conserv. Or larchivage lectronique nest pas une sauvegarde lectronique. La sauvegarde informatique est une copie de scurit dun ensemble dinformations lectroniques dans le but de se prmunir contre les incidents, les pertes ou les vols.. Sa dure de vie est limite et son support est inexploitable en dehors de son environnement technique. En France, le terme numrisation est gnralement conu comme le procd de conversion d'un document dun support classique vers un support lectronique. Tandis que ce terme exprime une autre chose que larchivage lectronique, les pays non-francophones nont pas de termes correspondants pour ces deux mots. Contrairement aux pays africains, les pays europens connaissent dj des dfinitions des documents lectroniques, la numrisation, l'archivage lectronique etc... qui drivent souvent de la lgislation. Ces dfinitions sont plus ou moins semblables.

1.3- Larchivage lectronique est distinct de la GED / GEIDE Larchivage nest pas, non plus, la Gestion Electronique dInformations et de Documents pour l Entreprise (GEIDE ou GED) car celle-ci autorise la modification des documents lectroniques.

1.4- Positionnements relatifs de la GED, du RM et du SAE : Le RM lobjectif du RM est dorganiser de manire efficace et sytmatique tous les documents ou

donnes dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier son activit dans un souci permanent dassurer la traabilit, lintgrit, la scurit et la prennit des informations ainsi que le respect des exigences de conservation lgales ou fonctionnelles

La GED : les systmes de gestion lectronique de documents GED sont largement utiliss pour la gestion et le contrle des documents lectroniques Larchivage lectronique : - est un domaine distinct qui porte sur la conservation moyen ou long terme de lintgrit dune information (dun document) en identifiant de faon certaine son auteur et sa date de production. - permet de recueillir, de classer et de conserver des informations des fins de consultation ultrieure. Les donnes archives ncessitent un support adapt, fiable, rsistant au temps et suffisamment scuris. - est une fonction en soi, quil ne faut pas confondre ni avec la sauvegarde, ni avec la gestion lectronique des documents. - intgre les rgles de gestion du records management (RM).

II Les points clefs dun projet russi

Il est important de rappeler que de nombreux principes qui s'appliquent aux archives papier s'appliquent galement aux archives lectroniques. Le champ de larchivage lectronique commence au moment de la validation du document. Les spcifications ncessaires la mise en place dun systme darchivage lectronique, sont dcrites dans le rapport MoReq traduit en franais en 2004, et issu des travaux de la Commission europenne. Ce rapport dfini le modle dexigences pour larchivage lectronique. Il est compatible avec les exigences de la norme ISO 15489.

MoReq a lavantage dinclure la notion de valeur probante des documents dveloppe dans la norme ISO 15489 tout en recentrant le dbat sur le plan de classement, les contrles et la scurit, les dlais de conservation et la notion de sort final des documents, la capture des documents, lidentification, la recherche, le reprage et la restitution. Le records management et larchivage lectronique posent le principe commun de lenregistrement et de la prise en compte du document dans un systme ddi ds sa validation, cest--dire en amont du processus documentaire.

Nous verrons dans cette partie les points clefs retenir pour la russite dun projet darchivage russi, en rappelant au pralable les grands principes et surtout le but atteindre qui est de garantir la valeur des archives lectroniques. Une prise en charge ds la validation du document La prise en charge du document doit soprer ds la validation que ce soit pour les documents produits ou reus. Ce principe est cohrent avec les principes essentiels du records management. En effet, il est difficile voire impossible de classer ou trier des documents lectroniques a posteriori. Ainsi, le plan de classement, les rgles de nommage, les rgles de gestion (dure de conservation, confidentialit) doivent tre dfinis ds le dpart. Limportance de lorganisation Des rgles organisationnelles et techniques doivent tre clairement dfinies au pralable. Ces rgles prcisent les fonctions des diffrents acteurs pour les six grandes fonctionnalits du systme darchivage. Intgres au SAE, elles assurent son bon fonctionnement tout en garantissant lintgrit et la fiabilit des documents lectroniques. Ces lments constituent une politique darchivage. En rsum, le logiciel ne fait pas tout . En effet, lacquisition dune solution logicielle ne permettra pas elle seule rsoudre les problmes dorganisation rencontrs en interne. 2.1- Garantir la valeur des archives lectroniques Le but de larchivage scuris est de garantir et dassurer lintgrit, la prennit, la scurit et la confidentialit des documents. Pourquoi assurer un archivage scuris ? Lvolution des technologies et des avantages lis aux nouveaux moyens de communication fait que les changes lectroniques et lutilisation des nouvelles technologies prennent une place de plus en plus importante au sein de la socit. Ds lors que les lments concerns dans le cadre de la dmatrialisation prsentent une valeur juridique, une utilit pour la bonne gestion long terme ou encore un intrt historique, il y a ncessit darchiver. En particulier, seul un archivage lectronique scuris permettra au juge dapprcier la valeur juridique du document prsent, la conservation ralise devant rpondre aux exigences lgales ou jurisprudentielles. Qu'est-ce qu'un archivage scuris ? D'une manire gnrale, l'archivage lectronique scuris peut tre dfini comme : L'ensemble des modalits de conservation et de gestion des archives lectroniques destines garantir leur valeur, notamment juridique, pendant toute la dure ncessaire. De multiples paramtres prendre en compte Pour que la valeur juridique des archives ne puisse tre dnie du seul fait de larchivage lectronique mis en place, il faut tenir compte de plusieurs paramtres pour apprcier et dterminer le cas chant, les exigences et contraintes : - identification et authentification de lorigine des archives ; - intgrit des archives ; - intelligibilit et lisibilit des archives ; - dure de conservation des archives ; - traabilit des oprations effectues sur les archives (versement, consultation, migration, limination) ; - disponibilit et accessibilit des archives. Une approche pluridisciplinaire La mise en place de services darchivage lectronique scuris repose sur une acception

pluridimensionnelle : - des aspects techniques ; - des aspects organisationnels ; - des aspects fonctionnels ; - et des aspects juridiques. Assurer lintgrit des documents Les documents lectroniques peuvent subir deux types daltrations : - Altrations intentionnelles : Ex : modification volontaire dune donne dans une base de donnes, modification dun message lectronique transfr pour cacher certaines informations, modification de la date ou de lauteur dun document... - Altrations non intentionnelles : Ex : erreur sur la date dun document bureautique par lutilisation de la fonction Date du jour, erreur sur la date dun message si lheure du serveur de messagerie est fausse, conversion automatique dun document dune version ancienne dun format de fichier dans une version plus rcente... Pour prvenir ces risques et garantir lintgrit des documents il sagit de mettre en place des techniques de signature (calcul dempreinte), dhorodatage et de scellement des documents. Ces techniques sappuient sur la mise en place dune traabilit travers la constitution et larchivage scuris dun journal des transactions relatives aux documents. Assurer la prennit des documents Les supports de stockage et les formats de fichiers deviennent rapidement obsoltes. Ils reprsentent un facteur de cots non ngligeables en terme de contrle qualit car il faut prvoir de mener bien une srie annuelle de tests de lisibilit. Aussi, pour assurer des migrations russies des donnes du SAE il sagit de privilgier ds la cration du document lectronique un type de format normalis et prenne. Pour prvenir ces risques, il sagit : - dassurer la lisibilit des supports par la mise en place de processus de contrle. Il sagit de contrle rgulier garantissant lexploitabilit des donnes. - dassurer la prennit des formats de fichier par lutilisation de formats standards et par la migration vers des formats prennes. - dassurer la prennit de la conservation des mtadonnes. Assurer la scurit des documents Il sagit d'assurer la scurit physique des locaux et des donnes par la mise en place de rgles de scurit pour : - les btiments (anti-intrusion, lutte contre l'incendie), - les documents par la duplication et conservation sur au moins deux sites distants implants dans des environnements scuriss. Assurer la confidentialit des documents Il sagit d'assurer la confidentialit par le contrle des accs aux documents. Ce contrle ncessite la mise en place de : - systme dauthentification, - cryptage des donnes lors des transferts de donnes, - gestion des habilitations et des profils de consultation. Concernant lacquisition de logiciel, un systme d'archivage lectronique ne correspond souvent pas un logiciel unique cls en main mais peut, et doit autant que possible, tirer parti des logiciels existants : applications mtier, outils documentaires, systmes de stockage...

2.2- Pour mettre en place une politique darchivage lectronique il faut laborer un rfrentiel Un rfrentiel et des documents types L'archivage lectronique scuris repose sur un rfrentiel documentaire au moins compos de : - la politique d'archivage (PA) ; - la dclaration de pratiques d'archivage (DPA) ; - le cahier des charges pour mettre en place le systme darchivage lectronique ; - les modalits oprationnelles (MO) ; - la grille d'audit pour vrifier la conformit par rapport au rfrentiel. En France, la direction centre de la scurit des systmes d'information (DCSSI) du secrtariat gnral de la dfense nationale (SGDN) a tabli, sur la base de l'tat de l'art technique et juridique, un rfrentiel type pour la sphre publique afin de l'aider laborer ses propres rfrentiels. Il relve la fois dune dmarche pdagogique, car enrichi dexemples et de prconisations, et dune dmarche pratique, dans la mesure o y sont dcrites les rgles de scurit respecter (obligations, responsabilits, fonctionnalits, architecture, aspects scurit). La DPA et la description des modalits oprationnelles ne font pas l'objet de documents types, du fait qu'elles sont intimement lies aux besoins spcifiques de l'organisme concern et aux moyens dont il dispose. La politique darchivage (PA) Ce document permet aux personnes en charge des archives publiques (autorits d'archivage) de disposer des rgles de base en matire de scurit pour l'archivage lectronique. La PA type dfinit les contraintes juridiques, fonctionnelles, oprationnelles et techniques respecter par les diffrents acteurs afin que larchivage lectronique mis en place puisse tre considr comme fiable. La dclaration de pratiques (DPA) La PA doit tre complt par une Dclaration de Pratiques dArchivage (DPA) qui dcrit les moyens mis en uvre pour atteindre les objectifs fixs dans la politique darchivage. Le cahier des charges Ce document est destin faciliter la mise en place du systme darchivage lectronique par l'autorit d'archivage. Il dcrit les phases respecter, les besoins, contraintes et exigences minimales, et permet ainsi l'administration de : - progresser dans la conception dun systme darchivage lectronique ; - dfinir les critres de choix lorsque plusieurs solutions sont en comptition ; - tablir les bases du cadre contractuel avec le prestataire retenu. Les modalits oprationnelles (MO) Un document doit prciser les modalits oprationnelles de mise en uvre du systme darchivage lectronique, en conformit avec la PA et la DPA. La grille daudit Elle reprend, sous forme de points de contrle, les exigences dfinies dans la PA et permet aux services de contrle de recenser facilement les non-conformits majeures / non-conformits mineures / remarques correspondant l'autorit darchivage contrle. Un tableau rcapitulatif, gnr automatiquement, prsente une synthse des rsultats du contrle. Disponible sous format XML, cette grille permet deffectuer un audit assist et sert de base la rdaction du rapport daudit qui devra tre dress. En conclusion, un systme darchivage lectronique, quil soit gr en interne ou chez un prestataire, ncessite la dfinition des rgles de versement et de gestion :

- rgles documentaires : plan de classement, mtadonnes lies au document (auteur, date de cration, index documentaires...), - rgles de gestion du cycle de vie, - rgles daccs (habilitations) et de scurit, - rgles techniques : formats des documents, supports de conservation, scellement ou signature, horodatage... Ces rgles prcisent ainsi les fonctions des diffrents acteurs pour les six grandes fonctionnalits du systme d'archivage. En effet, l'archivage lectronique scuris s'inscrit dans le cadre de cinq grandes fonctions qu'il convient de bien dfinir : 1. le versement ; 2. la conservation-le stockage ; 3. la gestion des donnes descriptives ; 4. la consultation/communication ; 5. la destruction 6. ladministration (relation avec les services producteurs, veille technologique et juridique, projets dvolution et migration des supports et des formats).

III Les grandes fonctionnalits du service darchivage lectronique

Une rflexion sur le cycle de vie du document implique de sattarder sur toutes les tapes de sa vie a savoir : cration prarchivage; conservation ou destruction .Larchivage lectronique nchappe pas a cette dmarche .La mise en place dun systme darchivage lectronique repose sur plusieurs concepts :

3.1- Le versement les oprations de versement sont spcifies au sein dun protocole de versement. Des intervalles de temps significatifs peuvent sparer ces oprations de versement. Une opration de versement peut se traduire par la livraison dun ensemble de supports ou par une tltransmission unique le contenu de lopration est bas sur un modle de donnes ngoci entre le producteur et le service darchive dans le protocole de versement. Ce modle de donnes identifie les composants logiques du systme dinformations lectronique (par exemple le contenu dinformation, le PDF, linformation dempaquetage, linformation de description) fournir et comment ils sont reprsents dans chaque opration de versement o ils figurent. Une fois prpars pour larchivage selon des rgles de gestion bien dfinies, les documents et leurs mtadonnes sont intgrs dans le systme darchivage. Les documents numriques peuvent tre livrs par transfert lectronique par exemple FTP, chargs a partir de supports verss aux archives ou directement installs (exemple : CDROM). Cette fonction peut constituer un transfert lgal de proprit du contenu dinformation du document et peut ncessiter deffectuer des contrles daccs spciaux sur les contenus. Elle fournit un accus de rception vers le producteur. Accus qui peut inclure une demande de reversment de document en cas derreur intervenue lors du versement initial. Des contrles de redondance sont associs chaque fichiers de donnes ou encore lutilisation de journaux de bord pour enregistrer et identifier tout transfert de fichier ou toute erreur de lecture / criture du support.

3.2- Stockage et conservation Deux fonctions distinctes : - le stockage consiste a recevoir un fichier et a le restituer dans le mme tat, sans perte de donnes.

-la conservation consiste a maintenir les donnes exploitables et intelligibles. Lobjectif de ces processus est de garantir lintgrit et la lisibilit dans le temps du document et de ses mtadonnes et dassurer un stockage, une maintenance et une rcupration. Un dispositif de scurit doit prvoir la ralisation de sauvegarde et la duplication ventuelle sur un site de secours distant. La ralisation systmatique dune copie de secours est souhaitable sur des supports off-line. Toute opration de migration est trace dans le systme. Une liste de formats prennes est mise jour rgulirement.

Documents

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Le stockage comprend notamment : la rception des informations lectroniques en provenance de lEntit Entres et leur insertion dans l'espace de stockage permanent, la gestion de la hirarchie du stockage, le renouvellement des supports sur lesquels les fonds dArchive sont stocks, les contrles derreurs spcifiques et de routine, la fourniture des moyens de sauvegarde et la mise en uvre des plans de reprise dactivit, et la transmission des informations lectroniques l'Entit Accs en rponse aux commandes. 3.3- Gestion de donnes Cette entit assure les fonctions et services relatifs l'enrichissement, la conservation et l'accs l'Information de description (qui identifie et documente les fonds de lArchive) et aux donnes administratives utilises pour grer lArchive. Les fonctions de lEntit Gestion de donnes comprennent : l'administration des fonctions de la base de donnes de lArchive (conserver et tenir jour les schmas, les dfinitions de vues et lintgrit rfrentielle), les mises jour de la base de donnes (chargement de nouvelles Informations de description ou de nouvelles donnes administratives de lArchive), la recherche d'lments de lEntit Gestion de donnes pour gnrer des jeux de rsultats, et la production de rapports partir de ces rsultats. 3.4- Administration Cette entit assure les fonctions et services relatifs l'exploitation d'ensemble du systme d'archivage. Les fonctions de l'Entit Administration incluent : la proposition et la ngociation des Protocoles de versement avec les Producteurs, la vrification des versements pour sassurer de leur conformit aux normes d'archivage ainsi que la gestion de la configuration du matriel et des logiciels du systme. Elle fournit aussi les moyens techniques pour contrler et amliorer l'exploitation de lArchive, ainsi que pour inventorier, rendre compte et migrer/mettre jour les contenus de l'Archive. Elle est galement responsable de l'tablissement et du maintien des normes et rgles applicables lArchive, de l'aide l'Utilisateur et de l'activation des requtes enregistres. Les fonctions de lentit administration sont reprsentes dans le schma suivant :

3.5- Planification de la prennisation Cette entit assure les fonctions et services relatifs la surveillance de l'environnement de document lectronique et la production de recommandations visant ce que les informations stockes restent accessibles sur le long terme la Communaut d'utilisateurs cible, mme si l'environnement informatique d'origine devient obsolte. Les fonctions de lEntit Planification de la prennisation incluent l'valuation du contenu de l'Archive et la recommandation priodique de mises jour de l'information archive pour migrer les fonds courants, le dveloppement de recommandations dans le domaine des normes et rgles d'archivage, ainsi que la surveillance des volutions la fois de l'environnement technologique et des exigences de service de la Communaut d'utilisateurs cible, et enfin de sa Base de connaissance. Cette entit conoit aussi des modles de Paquets d'informations et accompagne la conception et la validation de ces modles, pour les adapter des versements spcifiques. LEntit Planification de la prennisation dveloppe aussi des plans dtaills de migration, des prototypes de logiciels et des plans de test pour rpondre aux objectifs de migration de lEntit Administration . Les services de scurit fournissent des moyens et des mcanismes de protection de linformation sensible, et des traitements dans le systme dinformation. le niveau de protection appropri se base sur la valeur des informations pour les utilisateurs finaux de l'application et sur la perception des risques. Au nombre de ces services :

 le service didentification/authentification confirme lidentit des personnes qui demandent utiliser les ressources du systme dinformation. Lauthentification peut galement sappliquer aux fournisseurs de donnes. Le service dauthentification peut intervenir au dbut ou au cours dune session. le service de contrle daccs empche l'usage non autoris des ressources du systme dinformation. Ce service empche galement que des ressources soient utilises de manire non autorise. Il peut tre appliqu diffrents aspects de laccs une ressource (par exemple accs aux communications avec la ressource, accs en lecture, droit dcriture ou de suppression dune ressource d'information/de donnes, excution dune ressource de traitement) ou tous les accs une ressource. le service dintgrit des donnes s'assure que les donnes ne sont pas modifies ou dtruites sans autorisation. Ce service sapplique aux donnes figurant dans des espaces permanents de stockage et aux donnes prsentes dans des messages de communication. le service de confidentialit des donnes s'assure que les donnes ne sont pas mises la disposition ou communiques des personnes ou des traitements informatiques non autoriss. Ce service est appliqu aux priphriques qui permettent une interaction entre l'homme et le systme dinformation. En outre, ce service rend impossible tout espionnage des modalits dutilisation des ressources de communication. le service de non-rpudiation s'assure que les entits qui sengagent dans un change dinformation ne peuvent pas contester leur implication. Ce service peut revtir lune des deux formes suivantes ou les deux : premirement, le destinataire des donnes reoit une preuve de lorigine des donnes, ce qui prvient toute tentative de la part de lexpditeur de nier avoir transmis les donnes ou leur contenu ; deuximement, lexpditeur des donnes reoit une preuve de la livraison des donnes, ce qui prvient toute tentative ultrieure de la part du destinataire de nier avoir reu les donnes ou leur contenu. 3.6- Consultation et communication Le module de recherche permet didentifier les documents. En fonction du stockage des documents, la consultation pourra se faire immdiatement (consultation on-line) ou de manire diffrente (stockage off-line). La consultation est soumise aux contrles daccs dfinis. Les accs aux documents sont tracs dans le systme. 3.7- Destruction A la fin de la priode de conservation dfinie, aprs une tape de contrle et de validation de la liste des documents sont effacs de manire irrversible de faon rendre impossible la restauration . Les supports off-line sont physiquement dtruits ,ainsi un certificat de destruction est mis. Il y a deux types de destruction possibles : -Effacement complet des documents et mtadonnes , -Effacement des documents mais certaines mtadonnes sot conserves. Dans tous les cas, toute opration de destruction est trace dans le systme.

IV Le cas danois
Les pays nordique sont le plus avance en Europe dans le domaine dapplication de nouvelle technologique dans larchivage. Ce cas prsente une particularit pas seulement dans le niveau europen mais galement de manire globale. La position danoise dans le domaine darchivage lectronique est un rsultat de politique cohrent, continue et volontariste. Le commencement de stratgie pour dveloppement dune socit informatique a commenc pendant les annes 1970 puis les principes se sont prciss en 1996. Ce politique t suivie au dbut des annes 2000, par la dcision de financer la migration des donnes lectroniques marquant le commencement et puis la fin de la deuxime tape dans le progrs darchivage lectronique.

Les Archives du Danemark reoivent depuis le 1er janvier 1996 toutes les donnes de ladministration danoise. La date est importante avec la fin de lutilisation du papier dans ladministration danoise et avec la transition dun systme totalement lectronique. Cette dcision a t prpare en 1995 (IT Policy Action Plan) comme un segment de stratgie pour cre la socit informatique en 2000. Donc, depuis 1996 la documentation lectronique, cre par ladministration dEtat, passe dans immdiatement dans le service national dArrchives ds lors que cette documentation nest plus ncesaire ladministration. Par ailleurs, la loi de 1996 place ladministration des Archives en priorit hirarchique devant les autres instituions administratives de ltat. Le rle et le poids des Archives sont ainsi grandment renforcs. Cest important de souligner que le dlai de 30 ans nest pas obligatoire dans le cas darchivage lectronique. Les risques principaux pour la protection des documents ont t reconnus dans les questions de lobsolescence de la technique et dans laccs des documents aprs une certaine priode. Le cd rom ISO 9660 t dsign comme le ressource plus durable pour le demande de larchivage lectronique. Aussi, le IT dpartement dArchive est obligatoire de monitor le dveloppement des les technologies nouvelle. En 2005 le Ministre de la Culture a donn environ 2 millions deuros pour le processus de migration les documents qui sont venu dan lArchive avant lanne 2000. Jusqua 2008 80% de ce travail a t fini avec succs. La solution danoise presente une combinaison de la volont, une conception trs claire et de support fort dtat. Ce cas montre quavec les ressources financires cest possible de surmonter les problmes de migration et changement de la technologie. Il faut souligner que le processus de la migration a t fait par les 6 informaticiens, mais sans dvelopper le logiciel, et avec un archiviste, avec l aide dun programmeur et dun manager. videment cette combinaison, pas trs complexe, garantit le succs.