LARCHIVAGE ELECTRONIQUE A LUSAGE DU DIRIGEANT

Marie-Anne CHABIN, Eric CAPRIOLI, Jean-Marc RIETSCH

Jean-Marc Rietsch
Pilote de louvrage, JM Rietsch est expert des mtiers de la confiance et plus particulirement de larchivage lectronique. Ingnieur Civil des Mines, JM Rietsch a dbut sa carrire professionnelle par le dveloppement logiciel et l'offre de services pour les PME-PMI. En 1993, il oriente sa carrire vers la scurit et plus particulirement la sauvegarde des donnes informatiques et dpose un brevet sur le sujet. En 2001, JM Rietsch participe au lancement du premier tiers archiveur en France. JM Rietsch est Prsident de FedISA (Fdration de lILM du Stockage et de lArchivage), cre en 2005 afin de pouvoir rpondre aux attentes des utilisateurs dans le domaine.

Marie-Anne Chabin
Archiviste de formation, diplme de lEcole nationale des Chartes, MA Chabin a exerc aussi bien dans le public que dans le priv, o elle a acquis une solide exprience de la gestion de l'information papier, lectronique ou audiovisuelle. E l le a fond en 2000 et prside le cabinet d'expertise Arc h i ve 17 (www.archive17.fr), spcialis dans les stratgies d'archivage lectronique et dans le Records management. MA Chabin est l'auteur de nombreux articles sur l'archivage et de plusieurs ouvrages dont Le management de l'archive (Herms, 2000). Elle a coordonn en 2004 le numro spcial de la revue Document numrique sur Archivage et prennisation.

Eric Caprioli
Avocat la Cour de Paris, Docteur en droit, spcialiste en droit de la proprit intellectuelle et des NTIC, Vice-prsident de la Fdration Nationale des Tiers de Confiance (FNTC), Expert aux Nations Unies sur les questions de droit du commerce lectronique depuis plus de 12 ans, Membre du Comit directeur de la certification prs le SGDN depuis 2003 (arrt du 28 janvier 2003, publi au JO), Prsident de lassociation nationale des professionnels de la proprit incorporelle (ANPPI). Auteur de nombreux articles sur la dmatrialisation, la signature, la preuve et l'archivage lectronique, confrences et ouvrages sur le droit de l'conomie numrique, dont celui sur la Loi pour la Confiance dans l'conomie numrique (LCEN), ditions LGDJ publi en 2005. Voir le site du cabinet: www.caprioli-avocats.com. Fondateur du cabinet d'avocats Caprioli &Associs, Paris et Nice.

Le code de la proprit intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit expressment la photocopie usage collectif sans autorisation des ayants d roit. Or, ce t te pratique s'est gnra l i s e notamment dans l'enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilit mme pour les auteurs de crer des oeuvres nouvelles et de les faire diter correctement est aujourd'hui menace. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intgralement ou partiellement le prsent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation du Centre Franais d'Exploitation du Droit de copie, 20, rue des Grands-Augustin 75006 PARIS.

Remerciements
Avant dentamer notre dveloppement, je tenais adresser tous nos remerciements ceux qui nous ont soutenu et encourag dans notre dmarche. Afin de noublier personne le mieux est sans doute de ne pas les citer sachant quils sont nombreux nous avoir fourni tout ou partie des informations collectes et nous avoir pouss pour notre travail. Nanmoins je tenais tout particulirement remercier deux personnes : - Michel Grosbost, responsable de Terastar et de son ple vnement ITI FORUMS, par qui tout a commenc, une premire confrence ILM et Archivage Electronique couronn de succs avec plus de 500 participants, la naissance dune Fdration FedISA (Fdration de lILM du Stockage et de lArchivage) et maintenant cet ouvrage. Dautres manifestations sont dores et dj pro g rammes par ITI FORUMS : Business Continuity, une nouvelle dition de ILM et Archivage Electronique, etc - Jean-Franois Ppin, dlgu gnral du CIGREF qui a su nous faire confiance et surtout,de par son exprience, a pris rgulirement sur son temps pourtant bien occup afin de nous prodiguer de prcieux conseils nous ayant finalement permis daboutir.

Toute reprsentation ou reproduction intgrale ou partielle faite sans le consentement des auteurs ou de leurs ayants droit ou ayants cause est illicite selon le Code de la proprit intellectuelle (Art L 122-4) et constitue une contrefaon rprime par le Code pnal. Seules sont autorises (Art L 122-5) les copies ou reproductions strictement rserves l'usage priv du copiste et non destines une utilisation collective, ainsi que les analyses et courtes citations justifies par le caractre critique, pdagogique ou d'information de l'oeuvre laquelle elles sont incorpores, sous rserve, toutefois, du respect des dispositions des articles L 122-10 L 122-12 du mme Code, relatives la reproduction par reprographie.

Le thme de larchivage lectronique devient de plus en plus un sujet dactualit pour bon nombre dorganisations tant publiques que prives. Ceci s explique ce r te s par une augmentation extrmement forte du volume de donnes lectroniques gres au quotidien mais aussi par une volution des technologies et surtout des proce ss dentreprise voire des obligations nes la suite de diffrents vnements. Les plus rcentes volutions en la matire sont sans doute celles relatives aux rgle m e n tations financires qui imposent dsormais la co n s e r vation dinformations jusque l ngliges. La problmatique de larchivage lectronique ne se limite pas une simple dmatrialisation des techniques darchivage traditionnelles. Outre linfluence des nouvelles obligations, ce nouveau type darchivage doit tre considr trs en amont dans la chane de valeur de linformation, do la volont de prendre en compte lensemble du cycle de vie de la donne. En effet, la loi franaise est trs claire sur le sujet, pour que des donnes lectroniques puissent avoir une quelconque valeur juridique, il faut entre autre apporter la preuve de leur intgrit tout au long de leur parcours, de la cration larchivage. Compte tenu de lvolution rapide des nouvelles technologies, il est souvent difficile doprer un choix qui engage lentreprise sur plusieurs annes. Ds lors, pourquoi ne pas profiter de ces volutions pour donner une nouvelle valeur la donne archive, entre autre en matire daccessibilit ? En effet, ds que linformation existe sous forme lectronique et que son intgrit est garantie, les seules modifications quelle puisse subir sont celles relatives un changement de support, voire un systme daccs plus sophistiqu en matire dindexation. Ds lors linformation, mme archive, peut rester accessible extrmement facilement et renforcer dautant le systme dinformation de lentreprise et par l mme sa comptitivit en permettant de disposer de la bonne information au bon moment. En matire darchivage, les exigences sont les suivantes : - assurer la traabilit, lintgrit, la scurit et la prennit des donnes; - rpondre aux exigences lgales de conservation et de communication; - relever le dfi de lobsolescence technologique rcurrente; - faciliter laccs linformation. Au-del de la simple technique il est indispensable de considrer dautres aspects complmentaires de types juridiques, organisationnel vo i re de normalisation. Sans tre compliqu cet environnement devient vite complexe. Au regard de lvolution des usages, des contra i n te associes et des techniques, s il existe aujourdhui une urgente ncessit dinformer lensemble des parties prenantes intresses aux questions de gestion et de conservation de linformation lectronique.

De cette conviction est ne FEDISA, Fdration de lILM, du Stockage et de lArchivage afin de vritablement rpondre aux besoins identifis et qui sest fixe pour principales missions de : - sensibiliser les responsables concerns aux nouvelles technologies et aux obligations affrentes (obligation darchivage, de continuit dactivit, de traabilit, ) ; - i n former les utilisate u rs sur les nouve l les te c h n o logies en effectuant une vritable veille tant technologique que juridique, normative ou encore organisationnelle et ce un niveau national et international ; - donner au responsable de tels projets les lments permettant de pleinement les justifier par rapports aux risques encourus (lgaux et financiers) et autres avantages comptitifs comme une meilleure ractivit ; - former aux nouveaux mtiers de lentreprise comme le records manager , le business continuity officer , etc ; - dfinir des certifications et des rfrencements , nouveaux process, nouvelles technologies ; - entretenir des liens avec les organismes oeuvrant dans ces environnements de la scurisation et de la valorisation de linformation en gnrale. Pourquoi un partenariat CIGREF - FEDISA ? Compte tenu de sa mission promouvoir lusage des systmes d'information comme facteur de cration de valeur et source dinnovation pour l'entreprise , le CIGREF, association regroupant 120 Grandes Entreprises fra n aises, est partenaire de cette publication. Le prsent ouvrage sadresse essentiellement aux dirigeants afin de leur permettre de pouvoir rapidement se faire une opinion de ce quil est rellement ncessaire de connatre pour aborder de telles problmatiques. Ainsi ce document est destin avant tout mieux cerner le primtre de larchivage lectronique tout en liminant les ides fausses qui ne manquent pas dans un tel contexte. Au-del de la sensibilisation il sagit galement de souligner le rle essentiel que peut et doit tenir le DSI compte tenu de sa position et de ses responsabilits vis--vis de l i n formation en gnral et de l a rc h i vage en particulier. Comme voqu ci-dessus la pluralit des mtiers co n cerns est une des consta n te s de cette nouvelle problmatique et qui, mieux que le DSI, peut permettre dtablir un dialogue entre les diffrentes fonctions concernes au sein de lentreprise sans oublier les autres parties prenantes intresses : - lutilisateur qui connat son secteur dactivit ; - le responsable informatique qui apprhende cette nouvelle donne technique ; - lindustriel qui dveloppe des solutions en ce sens ; - larchiviste dont cest le cur de mtier ; - lexpert technique en archivage qui tient le rle daccompagnateur de ces projets ; - le juriste qui met en lumire les risques juridiques et les encadre ; - les institutionnels qui identifient des besoins et dfinissent des normes communes ; - le tiers archiveur qui se charge de lhbergement mais aussi de lorganisation de cet archivage. Faire en sorte que to u tes ces compte n ces puissent tra vailler effica ce m e n t ensemble, telle est lambition du prsent ouvrage.

Jean-Pierre CORNIOU Prsident du CIGREF

Jean-Marc RIETSCH Prsident de FEDISA

Autrefois simple concept la dmatrialisation touche aujourdhui pratiquement tous les domaines. LEtat est particulirement moteur sur ce sujet en proposant au travers de ses diffrents services et entits reprsentatives plusieurs dizaines de tlprocdures dont les plus connues sont historiquement tlTV@ et tlIR. Depuis janvier 2005 de nombreux appels doffres publics peuvent se faire de faon dmatrialise. En ce qui concerne plus particulirement lentreprise, la dmatrialisation des factures est maintenant une ralit bien que r s e r ve, au moins dans un premier temps, aux grandes entreprises compte tenu des volumes ncessaires pour obtenir un bon taux de retour sur investissement. Ce phnomne s tend mme jusquau nive a u des particuliers ou lon voit arriver la carte didentit lectronique ou encore la carte de vie citoyenne. Tout cela est rendu possible grce lusage de la s i g n a t u re le c t ronique qui aprs un dmarrage pour le moins chaotique semble enfin avoir tro u v sa vo i e , entranant dans son sillage lhorodatage encore en cours de maturation et surtout l a rc h i vage le c t ronique. Ce sont en effet des volumes colossaux dinformations dmatrialises quil va falloir maintenant conserver en toute scurit pendant plusieurs dizaines dannes, voire davantage. Pour preuve la loi sur le dossier mdical du patient et plus rcemment encore la reconnaissance de lacte authentique lectronique qui ncessite une conservation vie des documents ainsi traits ! Notons enfin que tous ces services et leurs volutions sont prendre en considration un niveau non pas seulement national mais bien mondial. Ajoutons cela que la notion mme darchivage a chang dans la mesure o il faut totalement balayer cette vision ancienne, pourtant bien ancre dans les esprits, de larchive conserve dans des cartons poussireux. Du fait de la dmatrialisation, linformation re ste facilement accessible et doit le rester tout au long de son cycle de vie, de sa cration son archivage historique ou sa destruction. Cela veut dire que mme rendue au statut darc h i ve la donne doit tre rcuprable facilement et efficacement, vo i re disponible en ligne.

Par ailleurs larchivage est prendre en compte ds la cration de la donne ce qui provoque certains bouleversements dans les anciennes habitudes comme il est facile de limaginer. Fut un temps lon pouvait facilement dfinir la notion de donnes vivantes ou mortes en rsumant cela au type daccs. Une donne tait rpute vivante si accessible en ligne et encore modifiable alors qu linverse elle tait dite morte si fige et archive. Cette poque est en train de disparatre et encore une fois larchivage prend une orientation tout fait nouve l le dans la mesure o il devient partie intgrante et surtout active du cycle de vie de la donne. La particularit de la donne archive est de ne plus tre modifiable tout en demeurant accessible tant quelle prsente une utilit. Cest le cas par exemple dun mail qui, autrefois, aurait t considr comme une donne morte. Face cette profonde mutation le chef dentreprise se trouve fort dmuni, ne sachant pas par quel bout prendre le problme, do la tentation fort comprhensible dattendre ! Pourtant les enjeux sont de taille quils soient, juridiques, rglementaires, organisationnels, scuritaires, gopolitiques, Lobjectif du prsent ouvrage est ainsi daider le dirigeant face ce problme pos par la dmatrialisation outrance de la ncessit darchiver des masses de plus en plus importantes dinformations quil va falloir galement tre capable de retrouver rapidement. S u r tout nous ess a ye rons de montrer comment transformer ce qui apparat a priori comme une contrainte en quelque chose de constructif permettant entre autre une plus grande fluidit et une meilleure accessibilit linformation et ce quelque soit son tat. A p rs avoir dfini les quelques enjeux qui nous apparaissent comme essentiels, nous fournirons sous forme de fiches les thmes principaux connatre permettant de se poser les bonnes questions en matire darchivage le c t ronique et surtout dtre capable dy trouver une rponse ou tout au moins un dbut de rponse.

Au niveau de lentreprise, les enjeux induits par larchivage lectronique sont multiples comme nous allons laborder ci-aprs. Tout dabord il sagit dun enjeu stratgique pour dcider quelles donnes conserver en dehors des aspects purement obligatoires. En effet, selon son domaine dactivit il est plus ou moins intressant de conserver ses diffrents procds, savoir-faire ou autres afin de pouvoir les rutiliser ultrieurement ou tout simplement den garder une tra ce historique au sens du patrimoine intellectuel de lentreprise. A ct de cet aspect existe bien videmment son pendant obligatoire o lenjeu est soit lgal, destin au respect des lois en vigueur, soit rglementaire afin de se conformer des exigences t rs gnriques ou plus spcifiques pour telle ou telle branche dactivit. Quoiquil en soit sur ce point il sagit avant tout de bien connatre ses obligations et ltendue des sanctions en cas de non respect de ces obligations. A partir du moment o la dcision de mettre en place un systme darchivage a t prise dautres enjeux interviennent dont le premier est dordre purement organisationnel dans la mesure o il faudra autant que faire se peut optimiser la structuration des donnes afin den faciliter la gestion et de matriser la redondance de linformation, dtruire les donnes inutiles ou primes qui alourdissent le systme, faciliter laccs linformation tout en respectant des droits daccs tablis de faon stricte. Par rapport ce dernier point lenjeu est galement scuritaire et oblige avoir une cohrence indniable entre les diffrentes dmarches associes au sein de lentreprise. En effet pourquoi fermer la porte de son usine si lon ne bloque pas les accs linformation, ce r tes immatrielle, avec la mme logique. Intervient ensuite bien videmment un enjeu dord re technologique. La question laquelle il va falloir rpondre consiste trouver quelle technologie adapter dans un monde en pleine volution et quelle solution retenir, capable

de protger lentreprise co n t re ce t te obsolescence des technologies tout en lui offrant une garantie de disponibilit des donnes sur le moyen, long terme. Enfin toujours sous laspect technique, le systme dev ra tre capable dabsorber une augmentation naturelle des volumes de donnes archiver. Lenjeu juridique concerne ess e n t i e llement les donnes conserves des fins lgales et se situe entre organisation et technique. Il est important de vrifier quau besoin, en cas de contentieux par exemple, le systme permettra dune part de retrouver les pices requises dans les dlais impartis et de plus que ces dernires pourront tre effectivement retenues comme lments de preuve. Un autre aspect de cet enjeu consiste respecter les lois en vigueur par rapport la conservation de types particuliers de donnes comme les donnes pers o nnelles. Nous pouvons citer galement un enjeu gopolitique qui rside dans la capacit pour lentreprise conserver son information dans diffrents lieux pour peu quelle puisse y accder en ligne. Enfin lenjeu est minemment financier et ceci double titre : le premier au regard des investissements directement lis la mise en place du systme darchivage et son exploitation, le second face au risque encouru si lentreprise se trouve dans limpossibilit de retrouver et de fournir linformation requise. Aprs avoir succinctement list lensemble des enjeux qui nous paraissent essentiels, nous allons pouvoir aborder plus en dtail la faon de les traiter efficacement.

Chacune des fiches qui suivent a t conue de faon pouvoir tre lue indpendamment des autres. Ce choix a t dict par un souci defficacit destin permettre de trouver rapidement les premiers lments de rponse aux problmes que lon se pose. A contrario, ceci provoque immanquablement certaines rptitions ou renvois le cas chant dautres fiches complmentaires. Nous avons galement prfr mettre directement lintrieur du texte les rfrences utiles afin de faire gagner du temps au lecteur qui dsirerait approfondir tel ou tel aspect. Chacune des fiches est organise de la mme manire en trois parties. La premire, le contexte est plus particulirement destine bien positionner le problme pos, la deuxime partie prcise les enjeux concerns tandis que la troisime nonce les recommandations qui nous semblent fondamentales. Le dtail des fiches est le suivant : Phase N Fiche 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Thme Besoins d'archivage Contraintes lgales (droit public) Contraintes lgales (droit priv) Contraintes spcifiques Contraintes techniques Risques et assurances Stratgie Les technologies actuelles Les logiciels Les outils mthodologiques Le tiers archiveur Les cots

Contexte
Lon pourrait dire de larchivage quil correspond lorganisation raisonne dune conservation scurise de linfo rmation cre aujourdhui afin de pouvoir la rutiliser demain ou aprs-demain. De plus en plus ce besoin darchivage est ressenti comme une ncessit pour les entreprises et devient une obligation. Larc h i vage rpond en fait trois besoins d i stincts : 1. le premier, qui est le plus important, est le besoin pour lentreprise de prouver ce quelle a fait ou ce quelle na pas fait ; elle doit justifier de son activit vis--vis des autorits de tutelle, vis--vis de lEtat, vis-vis dun audit interne ; elle doit en outre, lors dun contentieux, produire les pices ncessaires la dfense de ses droits et de ses intrts ; 2. le second besoin correspond la rutilisation des donnes dans la conduite des affaires comme des tudes dj ralises et rutilisables dans le cadre dun nouveau projet, au lieu de recrer linformation, opration qui peut coter cher et faire perdre un temps prcieux ; 3. le troisime besoin est pour lentreprise lintrt de p rserver sa mmoire, tant pour constituer une c u l t u re dentreprise, que pour communiquer envers ses clients, ses parte n a i res, ses salaris, voire la socit. Les besoins darc h i vage sont dautant plus forts que linformation produite et archivable est toujours plus prolifique ; quelle se prsente sous des formes multiples (donnes structures ou non, images, sans oublier le papier) ; et que lenvironnement rglementaire est souvent trs contraignant.

Enjeux
Les enjeux de larc h i vage ou de l a bs e n cedun archivage raisonn et efficace sont de cinq types : 1. juridique : le principal risque est de ne pas pouvoir produire les donnes requises par un audit ou un juge dans la forme requise ; non seulement les donnes doive n t a voir t archives mais elles doivent p r s e n ter des ca ra c t r i stiques dauthenticit, dintgrit et de non rpudiation ; 2. logistique : les donnes ont t bien arc h i ves techniquement mais il est pratiquement impossible dy accder car elles nont pas t caractrises pour pouvoir effectuer des recherches et les moteurs de recherche ne produisent que du bruit inexploitable ; ou encore, les donnes existent mais ne sont pas inte l l i g i b les (on a perdu le moyen de les dcoder et de les interprter) ; 3. scuritaire : des donnes confidentielles (donnes stratgiques, pers o n n e l les) risquent dtre divulgues parce quelles ne sont pas ou insuffisamment protges, ou encore parce quelles auraient du tre dtruites ; 4. technique : lenjeu technique est double : dans lespace avec les problmes dintero p rabilit entre systmes, et dans le temps avec le dfi de prennit des donnes sur le long terme, fa ce lobsolescence rcurrente des formats, supports et outils de restitution ; 5. financier : lenjeu financier est d o u b le galement : cot dune amende ou dune condamnation j u d i c i a i re et dans une moindre mesure, mais ne pas ngliger tout de mme, temps perdu la recherche dinformation ou investissement perdu dans des outils non maintenus dans le temps. Les enjeux de larchivage peuvent se rsumer aux consquences pour lentreprise si elle ne peut pas retrouver les informations quelle a produites un moment de son activit, alors quelle a besoin de les communiquer ou de les rutiliser.

Recommandations
Quand on parle darchivage, la premire tche dune entreprise est dvaluer ses besoins, cest - - d i re arc h i ver quoi pourquoi et pour combien de temps ? Pour lvaluation de ces besoins, il est recommand de rpondre de manire approprie aux six questions suivantes :
1. Quelles sont les donnes archiver parmi lensemble des donnes produites ?

Les donnes archiver sont celles qui correspondent un processus (ou un sous processus au sein dun processus) achev ; elles sont valides et ne doivent plus tre modifies, afin de tracer un vnement une date donne, et qui sont valides. Les donnes archiver reprsentent en gnral une minorit de lensemble des donnes produites dans le cadre des activits de lentreprise. Il faut donc laborer une cartographie globale des donnes archiver, cest--dire des donnes identifier et capturer dans un systme darchivage, par ordre de priorit : archives vitales pour lentreprise : en plus des donnes courantes qui sont sauvegardes rgulirement, dautres donnes, plus anciennes, sont elles aussi indispensables lentreprise pour redmarrer son activit au lendemain dun sinistre ; donnes caractre lgal et rglementaire : tre en rgle vis--vis du fisc, des organismes sociaux, de la CNIL, etc. ; donnes supportant les intrts de lentreprise en cas de contentieux ; information exploitable pour lactivit future ; mmoire historique. Chaque type de donnes ou de document possde plusieurs caractristiques qui permettent dorganiser son archivage, notamment : la sensibilit de linformation : confidentielle, unique et difficile reconstituer, ou au contraire information de routine ou de confort, etc ; la frquence et lurgence de la consultation selon les types de documents ou de donnes ; ce critre permet doptimiser le stockage. A noter que ces caractristiques voluent avec le temps. Le systme darc h i va doit assurer la maintenance des donnes jusqu la fin du ge cycle de vie de linformation. Cette dure peut aller de quelques mois plusieurs dcennies, voire plus dun sicle. La dure de conservation est dtermine soit en application des textes rglementaires, soit par analogie avec ces textes en fonction du risque de contentieux, soit par mtiers en fonction de la rutilisation prvisible de linformation archive. Un corollaire de la dure de co n s e r vation est la date de destruction. La destruction e st rglementaire dans certains cas (donnes ca ractre personnel) ; elle permet plus globalement de fiabiliser les donnes archives (suppression des donnes primes) et dviter des cots inutiles de stockage et de gestion. Si les donnes doivent tre restitues dans un environnement juridique ou dans le cadre dun audit, il est impratif quelles soient intgres et que leur utilisation ait t trace depuis la date de leur archivage voire depuis leur cration. Un type de document (facture, e-mail, comptes rendus du comit de direction, etc.) peut reprsenter des volumes trs variables parmi lensemble des donnes de lentreprise. La matrise des volumes est utile : pour dfinir les priorits de gestion (les types de donnes et de documents les plus volumineux seront prioritaires) ; pour estimer les besoins en stockage (critre combiner la dure de conservation) et donc une partie des cots. La question de laccs comporte deux volets : a) les droits daccs, dfinis en fonction du profil des utilisateurs : accs tout ou partie des informations, restrictions daccs, volution dans le temps (vers une ouverture ou une rduction selon les vnements) ; b) la possibilit de recherche dinformation via des mots-cls (indexation automatique ou manuelle) ou laide dun moteur de recherche, assorti ou non dun thsaurus.

2. Quelle est la criticit des donnes ?

3. Quelles exigences de conservation ?

4. Quelles exigences dintgrit et de scurit ? 5. Quelle volumtrie traiter ?

6. Quel accs ?

Contexte
Dans le cadre du rgime gnral des archives, il existe une distinction entre les archives publiques et les archives prives. Les dispositions intressant les a rc h i ves publiques sont aujourd h u i codifies dans le livre II du code du patrimoine dont larticle L. 211-4 indique que Les archives publiques sont : - Les documents qui procdent de lactivit de lEtat, des collectivits territoriales, des tablissements et entreprises publics ; - Les documents qui procdent de lactivit des organismes de droit p r i v chargs de la gestion des services publics ou dune mission de service public ; - Les minutes et rpertoires des officiers publics ou ministriels. Les archives publiques sont imprescriptibles, comme le prcise larticle L. 212-1 du code du patrimoine et le lgislateur a admis les supports lectroniques avec larticle 1er de la loi du 3 janvier 1979 : Les arc h i ves sont lensembles des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel, () .

Enjeux
Lex i ste n ce des arc h i ve publiques se s j u stifie : - par la nce ssit dapporter la preuve de ses droits et affirmations pour celui qui co n s e r ve; - par lobligation de conserver ce rtains documents afin de v r i f i e r quune personne physique ou morale a bien respect les obligations auxquelles elle tait soumise. La problmatique de la preuve en droit administ ratif est trs diffre n te de celle du droit civil. En effet, en droit administratif, le juge peut recevoir tous les moyens de preuve qui lui sont prsents par les parties au litige (crit, tmoignage,). Il nexiste pas de preuve p a r fa i te ou imparfaite. Mais pour co n va i n c re le juge, il faut que ce t te preuve soit fiable. En consquence il sera nce ssaire que lcrit sous forme lectronique repose sur un procd gara n t i ssant que ces exigences sont remplies. La conservation lectronique des actes dmatrialiss ou immatriels doit ainsi garantir leur i n telligibilit, leur accessibilit dans le temps, leur imputabilit et leur intgrit. Par exemple en droit public, la passation de marchs publics par voie lectronique implique de recourir larchivage lectronique. La dcision darc h i ve et le choix r des documents correspondants reviennent lautorit publique charge de la passation et/ou de lexcution des marchs, en co l l a b o ration avec lAdministration des Archives. La fiabilit des documents archivs rside dans la confiance accorde la p e rsonne publique. Dans le cas dun march public dmatrialis, cest la signature lectronique de ce march par la personne publique qui lui confrera le ca ractre de seul exemplaire de rfrence. Les autres pices re l a t i ve aux marchs s publics destines tre archives devront tre attestes ou certifies par la personne responsable du march.

Recommandations
Quand on parle darchivage, la premire tche dune entreprise est dvaluer ses besoins, cest - - d i re arc h i ver quoi pourquoi et pour combien de temps ? Pour lvaluation de ces besoins, il est recommand de rpondre de manire approprie aux six questions suivantes :
La preuve en droit administratif est libre Apport de dmatrialisation des marchs publics

Afin de sassurer de la recevabilit de la pre u ve par le juge, il convient de porter une grande attention la fiabilit de la preuve. Le rgime prvu en droit priv semble ainsi pertinent (voir fiche 3). La dmatrialisation du march public peut donner lieu lintroduction dun nouve l acteur, savoir dun prestataire charg des aspects techniques informatiques.

Complments
Une notion importante concerne la dure d'utilit administrative qui reprsente la dure pendant laquelle les diffrents services ou organismes dtenteurs sont tenus de conserver les documents. C e t te dure est gnralement dfinie de faon conjointe entre ladministration concerne et le service des archives, en fonction des obligations juridiques mais galement en tenant compte des besoins d'information ncessaires leur bon fo n ctionnement. La CADA (Commission dAccs aux Documents Administ ratifs), co m p te n te depuis la loi du 12 avril 2000 pour se prononcer sur lapplica tion des dispositions rgissant l a ccs aux archives, co n state que les demandes de documents portent le plus souvent sur lurbanisme et les documents sociaux.

Les budgets ou comptes administratifs des communes, les proc s - verbaux des conseils municipaux, les listes lectorales, la liste des personnes assujetties limpt sur le revenu ou limpt sur les socits ou encore, le registre tenu par les communes dans lesquels figurent toutes les acquisitions ralises par exercice du droit de premption sont des exemples des documents qui doivent tre archivs par les collectivits territoriales. A titre dexemples, doivent tre arc h ivs par lAdministration centrale le casier judiciaire, la liste gnra le des objets mobiliers classs ainsi que les documents ncessaires llaboration de cette liste, laccs du contribuable son dossier fiscal.

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Contexte
Les contraintes respecter dans le cadre du recours un systme darchivage lectronique ont essentiellement pour objectif de permettre de se prvaloir du document archiv. Ces contraintes qui ont par consquent une vocation principalement probatoire se retrouvent tant dans le droit priv national que dans les tex tes internationaux et particulirement dans les directives europennes. En droit priv : Avant denvisager les contra i n tes lies la vo cation probatoire de larchivage lectronique, il convient au pralable doprer une distinction entre les actes juridiques et les faits juridiques : - un acte juridique est une opration juridique consistant en une manife station de vo lont ayant pour objet et pour effet de produire une consquence juridique (Ex. : un contrat de bail, lachat dun voyage sur internet, le contrat dabonnement auprs dun oprateur de tlphonie mobile, etc.) ; - un fait juridique se dfinit comme un fait quelconque (v n e m e n t social, phnomne de la nature, fait matriel), auquel la loi attache une consquence juridique (acquisition dun droit, cration dune obligation, etc.) et qui na pas t n ce ssairement re c h e rche par lauteur du fait. (Ex. : le dlit oblige son auteur rparer le dommage caus ; la poss e ssion dun immeuble pendant 30 ans fait acqurir la proprit ; une force majeure exonre le dbiteur ; plus spcifiquement, en matire lectronique, les donnes de connexion qui sont des informations doivent tre conserves par lopra teur ainsi que par toute entreprise ou particulier). La qualification dacte juridique ou de fait juridique aura une incidence sur le systme de preuve applicable. Afin de rapporter la preuve dun acte juridique, il est en principe ncessaire de pro d u i re un crit pass deva n t notaire ou sign des parties. Une exception existe cependant pour les actes p o r tant sur un montant infrieur 1500 . Larticle 1316-1 du Code civil pose certaines exigences finalit probatoire

pour ltablissement et la conservation dun acte juridique. Lcrit sous forme lectronique sera ainsi admis titre de preuve la double condition que : 1. lauteur de l'acte soit identifi (dans les conditions poses par larticle 1316-4 du Code civil) ; 2. lacte soit co n s e r v dans des conditions de nature en garantir son intgrit. Lutilisation de la signature lectronique dfinie larticle 1316-4 du Code civil comme un procd fiable didentification gara n t i ss ant son lien ave c lacte auquel elle sattache permet de sassurer que les deux conditions prcdentes sont runies. Concernant les faits juridiques, rien nest prcis quant leur conservation. Leur preuve est libre. Tous les moyens de preuve sont donc recevables par le juge (prsomptions, tmoignages, a veux, serments, commencement de preuve crite, etc.). Nanmoins, afin de convaincre le juge, il faudra tablir la fiabilit du procd utilis pour archiver les moyens de preuve des faits juridiques. Dans un souci de scurit juridique, il est alors recommand de sappuyer sur les modalits darc h i va g e sappliquant aux actes juridiques. Les personnes archivant des documents auraient alors la possibilit, au pralable, de sassurer de la valeur juridique de ceux-ci. Comme en matire de fait juridique, le principe de la libert de la preuve sapplique entre commerants. En effet, le Code de commerce prvoit que les actes de commerce peuvent se prouver par tous moyens moins quil nen soit autrement dispos par la loi. Ntant pas dordre public, les rgles dterminant les moyens de preuve ou encore la charge de la preuve peuvent faire lobjet de conventions. Celles-ci sont un gage de scurit juridique puisquelles vont permettre aux parties de rgler lavance la question de la force pro b a n te des co n t rats quelles concluent en ligne. Dans les contrats de consommation, il est possible dinsrer des clauses amnageant le systme de preuve sous rserve, pour le professionnel, de respecter la lgislation en matire de clauses abusives. Cette qualification pourra en effet tre retenue, et la clause susceptible

par voie de consquence dtre rpute non crite, ds lors quelle aura pour objet ou pour effet de crer au dtriment du consommateur un dsquilibre significatif entre les droits et obligations des parties au contrat . Sont particulirement vises les clauses ayant pour objet de limiter les moyens de preuve dont dispose le consommateur ou encore les clauses qui attribueraient la charge de la preuve ce dernier alors quen principe celle-ci devrait peser sur le professionnel. En labsence de telles conventions, cest au juge que reviendra le ca s chant, le soin de rgler les conflits de preuve conformment larticle 1316-2 du Code civil.

un message de donnes peut satisfaire cette exigence condition, dune part, quil existe une garantie fiable quant lintgrit de linformation compter du moment o elle est cre pour la premire fois sous sa forme dfinitive en tant que message de donnes et dautre part, que linformation puisse tre prsente la personne qui il est exig quelle soit prsente sil existe une telle exigence. Dans le ca d re de lUnion europenne, bien que le terme archivage ne soit pas directement dfini, certaines directives europennes posent des exig e n ces (en matire de support, de conditions de stockage, etc.) tenant la conservation de divers documents. La directive 2002/65/CE du Parlement europen et du Conseil du 23 septembre 2002 concernant la commercialisation distance de services financ i e rs auprs des co n s o m m a te u rs a recours la notion de support durable quelle dfinit comme tout instrument permettant au consommateur de stocker des informations qui lui sont a d re sses pers o n n e l lement dune m a n i re permettant de sy re p o r ter aisment lavenir pendant un laps de temps adapt aux fins auxquelles les informations sont destines et qui permet la reproduction lidentique des informations stockes . Cette directive impose au fournisseur de communiquer les conditions co n t ractuelles et le s informations pralables au consommateur sur un support papier ou sur un support durable qui est mis sa disposition et auquel il a accs en temps utile avant dtre li par un contrat distance ou par une offre . La rfrence un support durable se retrouve galement dans la dire c t i ve 97/7/CE du Parlement europen et du Conseil du 20 mai 1997 concernant la p ro tection des co n s o m m a te u rs en matire de contrats distance. Par aille u rs, la dire c t i ve 2001/115/CE du Conseil du 20 dcembre 2001 dont le but est de simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposes la fa c t u ration en matire de taxe sur la valeur ajoute, traite du stockage des factures et notamment du stockage lectronique des factures (ou stockage des factures par voie lectronique ). Il sagit

En droit international et dans dautres Etats : La Commission des Nations Unies pour le Droit Commercial International (CNUDCI) est lorigine dune loi type sur le co m m e rce le c t ronique. Cela tient au fait que, dans un certain nombre de pays, la lgislation encadrant les communications et larchivage de linformation est inadapte voire dpasse, celle-ci nenvisageant pas les problmatiques relatives au commerce lectronique. Ainsi, la loi type de la CNUDCI sur le commerce lectronique adopte le 6 dcembre 1996 a vocation sappliquer to u te information, de quelque nature que ce soit, prenant la forme dun message de donnes utilis dans le contexte dactivits commerciales . Elle dfinit le message de donnes comme linformation cre, envoye, reue, ou conserve par des moyens lectroniques ou optiques ou des m oyens analogues, notamment, mais non exclusivement, lchange de donnes informatises (EDI), la messagerie lectronique, le tlgraphe, le tlex et la tlcopie . Elle prcise que lorsque la loi exige quune information soit sous forme crite, un message de donnes satisfait cette exigence si linformation est accessible pour tre consulte ultrieurement . Il est donc ncessaire de conserver linformation. De plus, lorsque la loi exige quune information soit prsente ou conserve sous sa forme originale,

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dun stockage effectu au moyen dquipements lectroniques de traitement (y compris la compression numrique) et de stockage de donnes, et en utilisant le fil, la radio, les moyens optiques ou dautres moyens lectro m agntiques . Aux termes de la directive, lauthenticit de lorigine et lintgrit du contenu des factures, ainsi que leur lisibilit, doivent tre assures pendant toute la priode de stockage. Les modalits particulires de co n s e r vation pro p res aux diffre n t s documents viss par ces directives ont t prcises les textes de transposition. A titre dexemple, en application de l a rticle 17 de la loi de finance rectificative de 2002, linstruction fiscale du 7 aot 2003 a prcis les conditions de co n s e rvation des factures lectroniques.

Enjeux
Larc h i vage peut concerner de nombreux types de documents lectroniques (co u rr i e rs le c t roniques, co n t rats) et les contra i n te prendre en considration s sont multiples. Larc h i vage des co u r r i e rs lectroniques peut permettre de co n t r ler les flux entrants et sortants dune entreprise afin, notamment, dv i ter la divulgation de secrets ou encore dtre inform dventuels co m p o r tements rpr h e n s ibles commis par un salari. Cependant, ce type darchivage reste une opration qui se concilie difficilement avec la ncessit de respecter la vie prive des salaris dans lentreprise. Des limite s tenant la sphre personnelle de ces d e r n i e rs doivent nce ssairement tre respectes et cela indpendamment de lobligation de confidentialit laquelle est soumis le tiers archiveur lo rsquil y est fait recours. Larticle L. 134-2 du Code de la co n s o mmation impose au profe ssionnel de conserver pendant 10 ans, lcrit constatant un co n t rat en ligne portant sur un m o n tant suprieur 120 et de le tenir disposition du co n s o m m a teur lorsque celui-ci en fait la demande. Le dlai de co n s e r vation court co m p ter de la conclusion du co n t rat lo rsque la livra ison du bien ou lexcution de la presta-

tion est immdiate . Si tel nest pas le cas, le dlai court co m p ter de la conclusion du contrat jusqu la date de l i v raison du bien ou de l excution de la prestation et pendant une dure de dix ans compter de ce l le-ci. On peut nanmoins sinterroger sur les lments que le pro fe ssionnel est tenu darc h i ver en pratique (CGV (conditions gnrales de ve n te), commande, signature lectronique, etc.) ou encore sur les modalits permettant au consommateur dexercer son droit daccs. La loi pose le principe du reco u rs aux factures lectroniques signes ds le moment o le destinataire acce p te ces factures. Celles-ci doivent tre mises et transmises par voie lectronique ds lo rs que lauthenticit de leur origine et lintgrit de leur contenu sont garanties au moyen dune signature lectronique . La dure de conservation des factures lectronique dpendra de la matire et des dlais de prescription qui sy rattachent. Le C.G.I. prvoit en outre que les fa c t u res, la signature le c t ronique laquelle elles sont lies ainsi que le ce rt i f i cat lectronique attach aux donnes de v r i f i cation de la signature lectro n ique doivent tre conservs dans leur co n tenu originel par l m e t teur et le destinataire. En matire commerc i a le, la dure de co n s e r vation des factures le ctronique sera de 10 ans, cest--dire la dure partir de laquelle se prescrivent

les obligations nes entre commera n t s loccasion de leur commerce. Le Code de commerce prvoit que les documents comptables et les pices justificatives doivent tre conservs pendant 10 ans et ce sur tout support. Ils doivent obligato i rement tre tenus par le commerant et tre identifis, numrots et dats ds leur ta b l i ssement par des moyens offrant to u te garantie en matire de preuve .

En application de l a r t i c le L. 143-3 du Code du tra vail, lemployeur est tenu de conserver un double des bulletins de paie quil remet aux salaris lors du paiement de leur r m u n ration pendant une dure de 5 ans. Cette conservation peut seffectuer sur papier ou sur support informatique ds lo rs que des g a ranties de contrle quiva le n tes sont maintenues.

Recommandations
La phase darchivage constitue un lment essentiel dans toute stratgie dentreprise do le respect dun minimum de pr cautions :
Distinction entre dure de conservation et dure de prescription En rgle gnrale, il convient dviter de confondre dlai de conservation et dlai de prescription. Trop souvent, les acteurs du domaine omettent cette distinction. Les textes juridiques mettent en exergue les dures de conservation des documents (6, 10 ou 30 ans par exemple). Mais cette dure peut ne pas suffire si les divers dlais de prescription lgale ne sont pas expirs, cest--dire si certaines actions judiciaires dans lesquelles tel document est requis sont toujours en cours au moment du terme de la dure de conservation. Ce qui compte, cest lextinction des effets juridiques lis lacte. A ce titre, il convient deffectuer une analyse par type de document pour dterminer les modalits juridiques ncessaires un archivage fiable. Prvoir ce type de prcaution doit permettre dassurer en cas de litige une certaine scurit juridique quant la recevabilit des documents titre probatoire ou de validit dun acte. Il est conseill de mettre en place une charte dutilisation des moyens informatiques, une politique darchivage des courriers lectroniques au sein de lentreprise et dinformer le comit dentreprise, les syndicats et les salaris pralablement la mise en place dun systme darchivage. Il sera ainsi possible de prvoir la force probante accorder aux courriers lectroniques (simples commencements de preuve par crit en principe) et dassurer une ce r taine scurit juridique. Par ailleurs, larchivage des courriers lectroniques doit respecter les dispositions de la loi Informatique et Libert du 6 janvier 1978 et notamment celles relatives la collecte et au traitement de donnes caractre personnel (ce qui peut tre le cas dune adresse lectronique). Il faudra en outre dterminer la finalit du traitement ainsi que la dure de conservation des courriers lectroniques archivs.

Analyse pralable par type de document

Courrier lectronique

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Prambule
Afin de ne pas surcharger le prsent ouvrage, nous nous limiterons ci-dessous vo lo n tairement aux co n t ra i n te s re l a t i ves au domaine de la finance sachant quil en existe galement bien dautres comme celles correspondant au domaine de la sant.

Enjeux
Textes amricains : Certains textes sont applicables aux socits trangres. De manire schmatique, il sagit des socits faisant appel public lpargne aux Etats-Unis. The Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOX) La loi Sarbanes-Oxley, adopte en raction aux scandales financiers trs mdiatiss, est applicable aux socits f ra n aises cotes sur les marc h s boursiers amricains. La section 404 de la SOX intresse au premier plan les diffrentes pratiques darchivage financier. Elle concerne lauto valuation des procdures de reporting financier. Ainsi, les donnes financires de lentreprise doivent tre correctement collectes, traites et stockes. Ces pro c d u res co n cernent dune manire ou dune autre les services dinformation de lentreprise. A ce titre, la SOX prvoit la traabilit de tous les mouvements financiers. Afin de contrler la pertinence de linformation financire communique, lentreprise doit tre en mesure de disposer de moyens darchivage et de recherche de linformation archive. En effet, larchivage doit tre un moyen de vrifier les informations comptables, financires et de gestion co m m u n iques aux organes sociaux. Celles-ci doivent reflter avec sincrit lactivit et la situation financire de la socit. La SOX fixe dans sa section 404 les principes qui dirigeront les travaux de la Commission institue par le Securities Exchange Act of 1934 en matire de contrle interne. Ces rgles sont inscrites dans la Rule 17-CFR 270.17a-4 The Rule 17-CFR 270.17a-4 Cette rgle pose de nombreuses exigences relatives larchivage : - prvoir des supports pour larchivage qui ne soient ni rinscriptibles, ni effaables ; - vrifier lenregistrement automatique des fichiers ; - prvoir que les originaux soient numrots et dats ; - tlcharger facilement les index et

Contexte
Certaines affa i res rcentes (Enron, Worldcom, Vivendi) ont mis en pril la confiance dans le monde des affaires, cotant des milliards de doll a rs aux actionnaires et petits pargnants. Les Etats-Unis suivis par dautres Etats dont la France ont alors pris des dispositions lgislatives pour instaurer une transparence dans le cadre de la vie financire dune entreprise, synonyme de co n f i a n ce pour les actionnaire s comme pour le reste de lopinion publique. Les textes impliquent personnellement les dirigeants par une responsabilisation portant notamment sur la situation financire de leur entreprise. Le contrle interne a pour objectif de vrifier avec exactitude la sant financire de lentreprise. Larc h i vage des donnes comptables et financires est un des lments de ce contrle interne. Plusieurs textes fixent, de manire plus ou moins explicite, cette exigence darchivage des documents en matire financire et bancaire.

e n re g i st rements sur nimporte quel autre support prvu par le tex te (micro g raphie ou support lectronique) ; - donner fa c i lement accs aux agents de la Commission (Securities and Exc h a n g e Commission) ainsi quaux organismes de rgulation aux donnes archives ; - disposer dune copie fidle des donnes archives que pourraient demander les agents de la Commission ; - conserver les copies sparment des originaux ; - o rganiser et indexer claire m e n t toutes les informations conserves la fois sur les originaux et sur les copies des donnes archives ; - communiquer aux commerants ou ve n d e u rs les index destins aux agents de la Commission et aux organismes de rgulation auxquels appartiennent lesdits co m m e rants et vendeurs pour examen ; - dupliquer et archiver chaque index sparment de loriginal ; - conserver des index originaux et copis pendant la dure lgale ; - disposer dun systme daudit permettant danalyser la conservation des donnes originales ou dupliques ; - les agents de la Commission et les organisations de rgulation dont les commerants ou vendeurs sont membres doivent pouvoir contrler la mthodologie utilise pour laudit de lentreprise ; - prserver les rsultats de laudit pendant la priode de temps requise ; - co n s e r ver, actualiser et fo u r n i r p ro m p tement toute information ncessaire pour accder aux enregistrements et aux index archivs sur support le c t ronique la re q u te des membres de la Commission ou des organismes de rgulations. Les accords Ble II : Concernant le secteur bancaire, les accords Ble II, manation des pays du G10 auxquels sest associ le Luxembourg, fixent, entre autres, les obligations concernant la conservation

des donnes par les banques de plus de 100 pays, notamment pour la France, et par toutes les organisations qui dpendent du CECEI (Comit des Etablissements de Crdit et des Entreprises dInvestissements). Les prescriptions relatives larchivage des donnes se trouvent dans la 2ime partie correspondant au premier pilier sur les exigences minimales de fonds propres, troisime chapitre relatif au risque de crdit (Credit Risk, H, 4, (iv) Data maintenance). Aux termes de ce texte, les banques doivent collecter et co n s e r ver les donnes des emprunteurs ainsi que les caractristiques de lemprunt de manire exacte et sincre. Les banques doivent aussi conserver les oprations permettant dapprcier la mthodologie du scoring des emprunteurs et de leurs garants. Cet acco rd nest cependant pas encore obligatoire, dans la mesure o les autorits nationales devront veiller la mise en application de Ble II dici fin 2006. Les textes nationaux : La loi sur la scurit financire du 1er aot 2003 (LSF) Cette loi est applicable toutes les socits anonymes et consacre la notion de contrle interne. Cette notion implique de nouvelles mesures dinformation au profit des actionnaires et du public, et en consquence, une obligation darchivage pour les entreprises assujetties. Ces mesures sont dveloppes dans le cadre de larrt du 31 mars 2005. La loi sur la scurit financire ne pose pas, proprement parler, de corpus de rgles applicables larchivage. Cependant, cette loi est intervenue la suite de la SOX. On retrouve donc le mme souci de transparence dans la gestion financire de lentreprise, ainsi que dans la gestion des risques de crdit. Mais, contrairement la SOX, la LSF ne renvoie aucun texte pour la mise en u v re pratique de larchivage. Le contrle interne mis en place par la LSF concerne, les donnes financires, et le fonctionnement du contrle interne. Ce

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texte est applicable toutes les socits anonymes, quelles soient cotes ou non cotes. Sont ainsi vises tant les socits anonymes Conseil dAdministration que les Socits Anonymes Directoire et Conseil de Surveillance (Code de commerce articles L.225-37 et L.225-68). La LSF institue le contrle interne, sans pour autant mettre en place une procdure prcise pour larchivage. Larchivage quimplique le contrle interne est cependant prcis par larrt du 31 mars 2005. Larrt du 31 mars 2005 Cet arrt prcise le co n tenu du contrle interne qui doit comprendre : - un systme de contrle des oprations et des procdures internes ; - une organisation comptable et du traitement de linformation ; - un systme de documentation et dinformation. Dans des conditions optimales de scurit, de fiabilit et dexhaustivit, lentreprise est tenue de vrifier les conditions dvaluation, denregistrement, de conservation et de disponibilit de linformation, ainsi que de vrifier la qualit des systmes dinformation et de communication. Les entreprises vises par larrt sont nombreuses puisquil est applicable tant au niveau national que pour les entreprises possdant des filiales et des succursales ltranger. Larchivage des informations comptables publies doit permettre de reconstituer dans un ordre chronologique les oprations de co m p ta b i l i t effectues. Les systmes dinformation doivent permettre de protger les documents ainsi archivs. Larrt ne fixe pas le niveau de scurit des systmes. Il doit tre apprci priodiquement par lentreprise, qui doit mettre en place des procdures de secours en cas de dfaillances du systme. Les entreprises doivent conserver jusqu la date de larrt des comptes suivant, lensemble des fichiers ncessaire la justification des documents du

dernier arrt remis la Commission bancaire. La slection et la mesure des risques de crdit ncessitent de constituer un dossier de crdit destin recueillir lensemble des informations ncessaire loctroi dun crdit. Larrt prcise les mesures denreg i st rement que doivent pre n d re le s entreprises lo rs des oprations de change et des oprations portant sur leurs portefeuilles de ngociation. Un systme de suivi des oprations est exig par larrt pour : - enregistrer sans dlai les oprations dj ralises ; - enregistrer la fin de chaque journe et retracer individuellement toutes erreurs dans la prise en charge et lexcution des ordres. Le prestataire doit en outre s a ss u rer quil est en mesure dtablir la chronologie des oprations et dvaluer a posteriori les positions prises en cours de journe. Les entreprises doivent enfin laborer et tenir jour des manuels de procdures relatifs et adapts leurs diffrentes activits. Ces documents doivent dcrire les modalits denregistrement, de traitement et de re stitution des informations, les schmas comptables et les procdures dengagement des oprations. Enfin, les entreprises doivent mettre en place une documentation qui prcise les moyens destins a ss u rer le bon fonctionnement du contrle interne.

Recommandations
Les lois amricaines dcrivent les diffrentes tapes du processus darchivage. Les documents financiers, ainsi que les copies des documents archivs, doivent rpondre une procdure rigoureuse. La "Rule 17-CFR 270.17a-4" pose des principes relatifs aux supports destins l'arc h ivage et aux mthodes techniques de l'arc h i vage sur ces supports. Elle dcrit aussi les diffrents organismes qui pourront effectuer des contrles sur l'archivage. Les donnes arc h i ves originaux comme copies doivent tre rgulirement mises jour. Les enregistrements ne doivent tre ni rinscriptibles, ni effaables. Enfin, il serait judicieux darchiver les messages lectroniques (y compris semble-t-il la messagerie insta n tane dans la mesure o cette exigence est impose expressment par la rgle m e n tation amricaine) et les donnes permettant de reco n stituer un historique financier. Rappelons ici que ces rgles sont applicables un nombre relativement restreint dentreprises franaises. Toutefois, on peut penser que le respect de ces dispositions peut constituer un tat de lart en matire de contrle interne. Au niveau international, les accords Ble II ont pour objectif de mettre en place une rglementation sur la gestion des risques lors de loctroi des crdits par les banques et organismes de crdit. Les mesures relatives larchivage concernent les mthodes mises en place pour valuer les crdits accords ainsi que les informations sur les emprunteurs et les garants. Aux termes de ces accords, toutes les mthodes et donnes utilises aux fins de la conclusion ou du refus dun crdit doivent tre co n s e r ves. Cette co n s e r va tion de donnes est trs vaste, dans la mesure o son analyse doit permettre dapprcier dans sa globalit les raisons de laccord ou du refus du crdit. Cette norme nest cependant pas obligatoire avant fin 2006. Les mesures ncessaires la ralisation du contrle interne mis en place par la loi sur la scurit financire de 2003 sont nombreuses. Les entreprises concernes le sont aussi puisque sont vises toutes les socits anonymes, cots ou non. Dans des conditions optimales de scurit, de fiabilit et dexhaustivit, lentreprise est tenue de vrifier lvaluation, lenregistrement, la conservation et la disponibilit de linfor-

mation, ainsi que la qualit des systmes dinformation et de communication. Ces exigences concernent avant tout les documents comptables, dans la mesure o ils sont les premiers indicateurs de la ralit financire de lentreprise.

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Contexte
Les objectifs auxquels doit rpondre larchivage sont multiples. Ces objectifs ne pourront tre atteints quavec le respect dun ensemble de mesures dont une grande partie repose sur des aspects purement techniques. Il en est ainsi de lintgrit, de la scurit et de la prennit des donnes pour lesquelles il faudra savoir grer et anticiper le principe de lobsolescence te c h n o logique rcurre n te tout en facilitant leur accs. Les diffrentes contraintes peuvent se rsumer ainsi : - retenir un format logique de document par rapport diffrents types (image, ve c toriel, tra i tement de texte, ditique, ) en fonction de divers critres de choix (prennit, conversion, cot) ; - choisir un format physique ou type de support (magntique ou optique) selon diffrents critres (prennit, conversion, cot) ; - analyser les possibilits de migrations tant du point de vue des formats logiques que des supports physiques ; - prendre en compte certaines spcificits comme celles lies la signature lectronique ; - avoir en permanence lesprit les aspects de performance. Les contraintes technologiques sont d a u ta plus importa n tes quune fois en nt place, un systme darc h i vage ineffica ce aura beaucoup de mal tre corrig compte tenu du volume dinformation traiter.

Enjeux
Le fait de savoir r p o n d re aux contraintes techniques poses par larchivage lectronique est dterminant afin dobtenir un systme efficace permettant de disposer de la bonne information au moment opportun. Les enjeux prendre en considration se retrouvent diffrents niveaux : - technique : si par exemple le systme daccs na pas t suffisamment bien tudi tant en termes de dfinition des index que des outils mis en place, linformation archive se retrouvera ainsi pratiquement inexploitable car difficilement accessible. Cette difficult daccs pourra se trouver au niveau de la recherche proprement dite ainsi quau niveau de temps de rponse beaucoup trop longs ; - juridique : que faire si le format logique utilis pour conserver linformation a t mal choisi et quil ne permet pas l i n telligibilit de linformation lorsquon en a besoin ou ne peut garantir son intgrit ? - rglementaire : face par exemple aux exigences de la CNIL et compte tenu des moyens daccs mis en place il faudra bien mesurer le respect de la confidentialit des donnes concernes ; - scuritaire : au-del de la simple rglementation il est vident que les informations archives ne devront tre accessibles que sous certaines conditions pour tout ou partie en fonction des personnes qui interrogent et surtout elle devront tre bien protges grce un systme de sauvegarde adapt ou tout autre systme de redondance de linformation ; - financier : du fait de lobsolescence dun matriel comment effectuer la migration rapide de volumes importants de donnes moindre cot et s u r tout dans des dlais raisonnables et sans perturber le fonctionnement au quotidien ? Face ces enjeux, la prise en compte des diffrentes contraintes techniques doit ainsi contribuer la mise en place dun systme darc h i vage effica ce rpondant aux attentes et, entre autres, celle de pouvoir voluer sans pour autant re m e t t re en cause l ex i sta n t , g r ce une bonne anticipation des besoins.

Recommandations
Devant lensemble des ces contraintes nous donnons ci-dessous les lments quil nous parait primordial de respecter :
Choix du format logique

Sans entrer dans le dtail des diffrents formats disponibles, nous recommandons dutiliser un format qui permette lintelligibilit, soit en lecture directe (exemple du TXT), soit par utilisation dun interprteur relativement facile crire en cas de besoin (cas du PDF). On aura par contre soin dliminer tous types de formats propritaires issus de traitements ou de logiciels dont la prennit ne peut tre assure. Mme si dans labsolu le support idal existait, ce qui est loin dtre le cas, encore ne faudrait-il pas oublier de prendre en considration les aspects conomiques de faon globale. En effet sur ce dernier point il est ncessaire de raisonner non pas sur lachat ponctuel de tel ou tel support ou technologie mais sur une exploitation simule de plusieurs annes afin dtre bien sr de prendre en compte lensemble des paramtres : administration, maintenance, remplacement, Quoiquil en soit, le type de support sera avant tout choisi en fonction de critres prcis comme la dure de conservation, la criticit des donnes conserver, laccessibilit, la volumtrie et le cot. Pour diverses raisons il peut tre nanmoins ncessaire de prvoir des migrations au niveau du format logique et des supports physiques. Dans ce cas il faudra particulirement veiller au type de migration concerne afin den valuer aussi prcisment que possible les tenants et les aboutissants tant en matire de cots quen matire du temps ncessaire et de lindisponibilit ventuelle de linformation. Dans la mesure o il sagit de la mise en place du systme destin retrouver une information de faon efficace, lon devra tre particulirement vigilant. En effet dans le cas dun systme dindexation classique rappelons quune base de donnes, si performante soit-elle, pourra se trouver vite limite en termes de performance. De plus si certains critres de recherche ont t oublis il est toujours dlicat voire trs difficile de les ajouter ensuite. De mme un moteur de recherche peut se rvler totalement inefficace cause du phnomne de bruits parasites renvoyant systmatiquement une multitude de rponses inexploitables chaque recherche. Dans les deux cas qui prcdent, linformation archive deviendrait ainsi quasi inaccessible et serait pour ainsi dire perdue. Sans oublier que le systme daccs doit galement tre vu comme un contrle au niveau des droits linformation archive, encore faudra t-il mettre en place les systmes et procdures ad hoc destins garantir tant la confidentialit que lintgrit des donnes. Afin de renforcer la notion de preuve il est galement ncessaire de prvoir un systme de traabilit permettant de garder la trace de lensemble des interrogations effectues. Enfin, au-del des lments de scurit voqus prcdemment, il ne faut surtout pas oublier un lment fondamental de scurit qui est celui relatif la sauvegarde de linformation ou tout autre systme de redondance des donnes qui doit permettre en cas de sinistre de ne pas perdre linformation. Dans la mise en place de tout systme darchivage il est important de prvoir lvolution de la volumtrie des donnes conserver afin danticiper les augmentations de capacit des diffrents matriels et plates formes, voire denvisager certaines migrations. La prise en compte de cette volutivit est en effet fondamentale quant au choix des technologies utiliser. Enfin le fait de pouvoir anticiper suffisamment certains types de problmes est galement important pour viter toute rupture dans le service darchivage mis en place. Ainsi la signature lectronique impose en fonction des procdures retenues, de re-signer les documents tous les trois ans ou tout au moins de les horodater nouveau afin de profiter des dernires technologies en matire de cryptographie et dviter ainsi tout risque de falsification. Il est clair quil est prfrable davoir prvu ce type de traitement ds le dpart si lon veut sviter de fortes dconvenues comme la remise en cause dune information quant son identification ou son intgrit, lui retirant du mme coup toute sa valeur de preuve.

Choix des supports

Migration

Systme daccs

Scurit /sauvegarde

Evolutivit

Anticipation

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Contexte
La question de l a ss u ra n ce est essentielle tout systme darchivage. En effet, un dysfonctionnement du systme peut dclencher de graves prjudices pour lentreprise utilisatrice. La perte dinformations constitue un risque vraisemblable et souvent peu pris en compte dans le cadre de systmes d i n formation (exe m p le : pertes des adresses mail des clients ou de lensemble des donnes clients). Le systme darchivage devra donc tre analys pour dterminer limpact dun dysfonctionnement en terme de risques. Il est aujourdhui possible de sassurer contre les atteintes aux informations (couverture de linformation ellemme et des pertes rsultant de cette altration). Une assurance des supports des donnes et de la reconstitution en cas de dommages aux supports ou une assurance de la reconstitution des donnes altres ou perdues pour une raison quelconque semble indispensable dans le cadre de larchivage. Les risques peuvent galement tre constitus par les dommages immatriels, relatifs aux valeurs incorporelles, tels que la destruction volontaire ou involontaire des donnes, la divulgation dinformations, la mauvaise qualit des programmes, du fait dune altration vo lo n ta i re ou par simple ngligence , lexploitation ou lutilisation anormale des donnes archives. Il est donc indispensable davoir une valuation prcise des risques, effectue partir dun audit des risques i n formatiques . Il existe plusieurs mthodes dont les plus connues et les plus pratiques sont les suivantes : - MEHARI (MEthode Harmonise d'Analyse de RIsques), mise au point par le CLUSIF (Club de la scurit des s y stmes d'information fra n ais). Elle succde en quelque sorte, quatorze ans aprs, la mthode MARION ( M t h o d o logie d'Analyse de Risques Informatiques Oriente par Niveaux). La caractristique intrinsque de la mthode MEHARI est de permettre, non seulement l'valuation raliste des risques mais galement le contrle et la gestion de la scurit de l'entreprise sur court, moyen et long termes, quelle que soit la

rpartition gographique du systme d'information. https://www.clusif.asso.fr/ - EBIOS (Expression des Besoins et Identification des Objectifs de Scurit), conue par la DCSSI (Direction Centrale de la Scurit des Systmes d'Information), place sous l a u torit du SGDN (Secrtariat Gnral de la Dfense Nationale), qui dpend lui-mme du Premier ministre. EBIOS est une mthode d'apprciation et de traitement des risques relatifs la scurit des systmes d'info r m a t i o n . http://www.ssi.gouv.fr/ - COBIT (Control Objectives fo r I n formation and re l a ted Technology), cre en 1996 par lISACA (Information System Audit & Control Association), diffuse en France par l'AFAI (Association Fra n aise de lAudit et du Conseil Informatique). La mthode dcompose tout systme informatique en 34 proce ssus regroups en 4 grands domaines. http://www.isaca.org/, http://www.afai.fr/ - FISCAM (Fe d e ral Info r m a t i o n System Controls Audit Manual), rdig en 1999 par lAIMD (Accounting and I n formation Management Division) dpendant du GAO (General Accounting Office). http://www.gao.gov/ - CISA (Certified Information Systems A u d i tor), re connu par lISACA (voir COBIT). Signalons que certains courtiers ou compagnies dass u ra n ce proposent galement leur propre systme dvaluation des risques comme par exemple le Netscoring mis en place par MARSH.

Enjeux
Dans le cadre de lentreprise, il se peut quune perte dinformation se produise, due des erreurs de saisie, de transmission, dutilisation des informations, des erreurs dexplo i tation, de manipulation du systme ou des supports. Se pose ainsi la question de savoir dans quelle mesure les polices dassurances couvrent ce type de dommages immatriels indirects. Ces derniers sont garantis par un contrat connu sous le nom d extension des risques informatiques . Une simple assurance bureautique , visant couvrir les p e r tes matrielles dire c tes (destruction, dtrioration, incendie, explosion, dgt des eaux) subies par lassur ne jouera pas dans le cadre dune perte de donnes. En effet, les juges ont une conception trs prcise de la perte de donnes. Ainsi a-t-il t jug quune police dassurance ayant pour objet de ne rparer que les dommages matriels directs navait pas vo cation couvrir les pertes de donnes (CA Paris, St CPP c/ Compagnie Zurich Assurances, 2 nov. 2003). Il convient donc de faire particulirement attention au choix de la police dassurance, en prenant garde de bien prciser dans quelle mesure les dommages immatriels indirects sont pris en compte dans le contrat. Dans le domaine des prestations informatiques de tiers archivage, deux assurances semblent particulirement adaptes : - lassurance responsabilit civile professionnelle couvre les dommages que peut subir le client dans le cadre de lexcution dun contrat de prestations de services la suite dune faute commise par le tiers archiveur, sur deux plan : dlictuel ou quasi dlictuel, lorsque les dommages causs sont le fait des prposs, des matriels ou de linstallation ; contractuel, lo rsque les dommages sont la consquence dun manquement une obligation contractuelle.

Elle a pour objet de couvrir la responsabilit de lassur lgard des tiers victimes. Dans ce sens, une assurance contre les risques pro fe ssionnels permet au prestataire, dans le cadre dun contrat de prestations informatiques, dtre couvert dans les limites prvues par la police des consquences des dommages causs loccasion de l exercice de cette activit de tiers archivage. Ainsi, les polices de type responsabilit civile dexploitation, relatives aux dommages causs du fait du personnel ou du fait des locaux semblent appropries pour couvrir ce type de risque. - lassurance de responsabilit du Syntec informatique (Chambre syndicale des SSII et des diteurs de logiciels) est destine aux socits de services informatiques adhrentes. Il sagit dune police de type coopratif. Elle permet de garantir les consquences financires supportes par un client de lassur la suite de dommages dont il serait responsable. Cette assurance est adapte la problmatique de larchivage dans la mesure o elle prend en compte les dommages causs aux matriels et documents divers ncessaires lactivit de lassur qui lui sont confis pour exercer son activit professionnelle. Sont notamment garantis les dommages qui sont la consquence directe dune faute de manipulation des prposs de lassur. Les dommages couverts peuvent tre matriels ou immatriels. Les dommages matriels rsultent de la destruction ou de lendommagement des matriels informatiques ou de latteinte corporelle subie par une personne physique. Les dommages immatriels peuvent co n s i ster en des p e r tes de r s u l tat dexploitation conscutives une perte du chiffre daffaires, de client ou de dficit dimage, par exemple. Pour larchivage, la perte de donnes relative la co m p tabilit pourrait causer dune part, la perte dune preuve amene tre utilise en justice, dautre part, un fort coup financier dans le cadre dun redressement fiscal par exemple.

Recommandations
Audit indispensable Assurance interne de perte de donnes Assurance du tiers Valeur de linformation Un audit des risques informatiques est incontournable aux fins de choisir la police dassurance la mieux adapte. La perte de donnes en interne doit faire lobjet dune assurance particulire, car elle na pas vo cation tre couverte par les polices gnra l i stes. La responsabilit vis--vis des tiers, enjeu particulirement important dans le cadre de larchivage, doit tre, elle aussi, couverte par une police dassurance spciale. Il faudra galement tre attentif au fait que dans le cadre dun service de tiers archivage, le client voudra connatre au pralable le montant de son indemnisation en cas de sinistre de son prestataire. Savoir ce niveau que des assurances spcifiques existent permettant de couvrir la valeur dsire par le client.

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Contexte
Les donnes archives dans lentreprise co n stituent un ensemble co mplexe dont le volume ne cesse de crotre. Cet ensemble se prsente sous des formes et des supports varis (y compris papier), selon des flux trs divers doit pouvoir tre restitu dans un co n texte juridique ou utilis par les quipes mtiers pendant une dure parfois longue et enfin se voit rapidement confront lobsolescence technologique. Bien sr, larchivage vise plutt la fin du cycle de vie des donnes mais il savre que la maintenance des donnes tout au long du cycle de vie dpend aussi bien de la gestion aprs la capture dans le systme darchivage que de la qualit des donnes archives au moment de cette capture. Un bon archivage fait intervenir des choix plusieurs niveaux : critres de slection des donnes, choix des formats et supports, rgles et mesures de scurit, mise disposition et droits daccs, outils de recherche, matriels et logiciels de stockage, gestion interne ou externalise, rgles et procdures de destruction, comptences et cots de gestion. On peut donc vritablement parler de st ratgie darc h i vage car la direction de lentreprise doit arbitrer plusieurs options de gestion, selon les risques et les cots identifis.

Enjeux
La st ratgie darchivage de lentreprise doit anticiper les consquences de la non disponibilit de linformation, aussi bien dans un environnement rglementaire ou juridique, que dans le cadre dune gestion saine du patrimoine informationnel de lentreprise. La stratgie darchivage doit ainsi tre globale et : - adapte aux besoins de lentreprise : si elle est sous-dimensionne, les besoins fondamentaux de restitution de linformation risquent de ne pas tre satisfaits ; si elle est surdimensionne, elle sera trop contraignante pour les utilisateurs et trop coteuse ; de mme les enjeux sont diffrents selon les activits de lentreprise, son anciennet, la taille et le flux des donnes et leur criticit ; - cohrente avec la politique gnrale de lentreprise : une politique de scurit trs rigoureuse ou une dmarche qualit trs pousse ne peuvent donner tous leurs fruits sans une politique darchivage de mme niveau ; si lentreprise a un systme de gestion des connaissances trs dvelopp, il est logique davoir un systme darchivage en consquence pour prenniser ces connaissances.

Recommandations
Pour dfinir et promouvoir une stratgie globale darchivage dans lentreprise, on peut noncer les recommandations suivantes :
Elaboration et diffusion dun document stratgique

Il est important que les grands principes dorganisation de larchivage soit mis par crit et valids par la direction gnrale. Il est mme souhaitable que ce document soit opposable aux collaborateurs de lentreprise. Ce document sera prpar par un groupe de travail qui tudiera et proposera la direction gnrale des choix sur les aspects prsents dans la suite du tableau. Ce document sintitulera de prfrence politique darchivage , mais pourrait galement sappeler charte darchivage , etc. Larchivage co n cerne plusieurs acteurs dans lentreprise. En consquence la dfinition dune st ratgie cohrente darc h i vage suggre de solliciter les diffrents acteurs en prsence : direction de systmes dinformation ; juriste ; quipes mtiers ; archiviste, responsable documentaire ou records manager. Ce groupe de travail tiendra co m p te des documents de rfre n ce dj existant sur la scurit, la qualit, les co n t ra i n tes juridiques, l a ccs linformation, les rgles de co n s e r vation, etc. pour laborer le document soumettre la direction gnrale. Aprs avoir identifi les co n t ra i n te rglementaires en vigueur, au plan national et le cas s chant international il s a g i radvaluer les risques quil y a archiver ou ne pas archiver. Il sera galement utile danalyser les incidents qui ont pu avoir lieu en lien avec des dysfonctionnements darchivage : donnes perdues, donnes indment dtruites, donnes confidentielles divulgues, document introuvable car non index ou mal dcrit, donnes anciennes illisibles, etc. Mme si larchivage lectronique se dveloppe, il reste quun certain nombre de documents continuent dtre produits, archivs et conservs sous forme papier. Or il convient bien videmment de grer les stocks darchives papier pour les dures requises, parfois pluri dcennales sachant que le support nest pas discriminant pour la dfinition de la valeur darchive dans la mesure o les donnes de lentreprise, quel que soit leur support, fo r m e n t un tout. La stratgie darchivage doit tre globale. Il est ainsi recommand que les principes dfinis pour larchivage lectronique sappliquent aux archives papier dans le sens o il est important pour lentreprise davoir une visibilit globale de toute son information archive. Les donnes et documents archiver doivent tre crs de manire ce quils soient archivables : informations compltes, rfrences, valides et dates. Il faut par ailleurs veiller ne pas crer des informations confuses, fausses ou non autorises, notamment en poliant lutilisation de la messagerie lectronique. La qualit touche aussi le problme de la fiabilit des donnes et de la redondance. Ainsi pour les donnes produites en interne, le principe de larchivage effectu par lmetteur peut tre avantageusement retenu. Plusieurs niveaux de responsabilit existent dans la gestion du cycle de vie de linformation archive et ils doivent tre identifis et dcrits : producteur de linformation ; propritaire (qui a la matrise du co n tenu et valide la dure de co n s e r vation) ; gestionnaire de linformation ; utilisateur ; administrateur du systme darchivage. La question de lexternalisation de larchivage se pose pour larchivage lectronique comme pour larchivage papier. Les principaux critres de lex ternalisation sont la qualit du service (compte n ces et systmes spcifiques disponibles ou non en interne), le cot global de larchivage, le rle jou par un tiers dans le dispositif (voir la fiche tiers archiveur ) La politique darchivage doit tre suffisamment gnrale pour ne pas tre remise en cause lors des invitables rorganisations de lentreprise : restructuration, fusion, rachat, suppression dentits. Le devenir des donnes archives des entits qui changent de statut doit tre anticip, notamment la responsabilit du stockage et les incompatibilits ventuelles des systmes darchivage lectronique des diffrentes entits. La stratgie darchivage doit tre dcline par un ce r tain nombre de procdures dorganisation comme celles de la slection des donnes, de la mainte n a n ce au plan technique, de laccs et de la destruction (voir outils mthodologiques, fiche n10)

Groupe de travail pluridisciplinaire

Risques

Archives papier

Qualit des donnes

Responsabilits

Externalisation

Rorganisation de lentreprise

Procdures

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Contexte
Dans un environnement o les technologies ne ce ssent dvoluer et de gagner en perfo r m a n ce extrmement rapidement, il semble tout fait paradoxal de rechercher un systme destin essentiellement au moyen et au long terme, rle pourtant assign larc h i vage. A linverse le fait que les technologies voluent laisse penser que lon devrait tre capable de tro u ver la rponse aux besoins des entreprises qui sont pour le moins varis quant aux diffrents types de donnes conserver, sur quelle dure et avec des volumtries trs va r i a b les. Sur ce dernier point nous sommes aujourdhui largement familiaris avec la notion de gigaoctets (Go) et les mgaoctets (Mo) sont pratiquement oublis ; rappelons tout de mme que 100 mgaoctets (Mo) reprsentent le contenu dune pile de livres de 1 mtre de haut. On parle mme de plus en plus de traoctets (To 1012 octets), voire de ptaoctets ( Po 1015 octets) et pourquoi pas bientt dhexaoctets (Ho 1018 octets) et autre zettaoctets (Zo 1021 octets) ou yottaoctets (Yo 1024 octets). A titre indicatif 2 traoctets (To) correspondent tous les ouvrages dune bibliothque universitaire et 2 ptaoctets (Po) aux fonds de toutes les bibliothques universitaires des EtatsUnis ! En ce qui concerne les diffrentes technologies disponibles ce jour disons quil existe en fait deux grands types de supports : magntiques et optiques. Pour ce qui est de lutilisation des hologrammes ou des nano technologies il faudra encore attendre un peu avant de pouvoir disposer de supports vritablement exploitables et prsentant une nette amlioration tant en capacit quen temps daccs par rapport ceux existants. Les supports magntiques : dun point de vue technique, sagissant dinformatique et donc dun environnement binaire, il faut tre capable de reprer deux tats reprsentants respectivement le 0 et le 1. Ceci est obtenu sous leffet dun champ magntique, par polarisation dans un sens ou dans l a u t re des particules doxyde de fer prsentes la surface du support. Lon distingue essentiellement deux grandes fa m i l les de supports magntiques, les bandes magntiques et les disques. Les bandes se pr s e n tent sous plusieurs formats DAT (Digital Audio Tape),

DLT (Digital Linear Tape), LTO (Linear Tape-Open), AIT (Advanced Intelligent Tape) pour ne citer que les plus connus. Les diffrences sont directement fonction des capacits, des dbits ainsi que de la longvit annonce par les fabricants. Une bande au format ultrium LTO3 permet par exemple datteindre des capacits de quelque 400 Go. Quoiquil en soit lusage de juke box est nanmoins indispensable lorsquil sagit darchivage afin de pouvoir atte i n d re des capacits de lordre du To. En ce qui concerne les disques plusieurs technologies existent qui sont plus particulirement ddies larchivage du fait de la conjonction de deux phnomnes. Le premier est incontestablement une rduction drastique des cots grce lutilisation de la norme SATA (Serial Advanced Technology Attachment) disposant dune connectique simplifie. Le second phnomne rsulte de lvolution de la notion mme de WORM ( W r i te Once Read Many) initialement purement physique, vers un aspect plus logique. Sans vouloir tre exhaustif nous pouvons citer diffrents co n structeurs et technologies associes : EMC (Centera), HP (RISS pour Refe re n ce Info r m a t i o n S to rage System), HITACHI (Data Retention Utility), IBM (TotalStorage DataRetention x50), Network Appliance (Snap Lock). Ces technologies base de disques permettent datteindre des capacits de lordre du Po. Les supports optiques : par rapport la technologie magntique la diffrence entre le 1 et le 0 se fait en ralit sur la pr s e n ceou l'absence d'un trou dans le support. Au moment de la lecture le rayon laser traverse donc plus ou moins de matire et gnre du mme coup un courant plus ou moins fort. Tout comme pour les supports magntiques lon distingue deux grandes familles de supports optiques, celle des CD et DVD et la famille des disques magnto optiques (MO) et UDO (Ultra Density Optical). La diffrence entre ces supports rside dans le fait quils sont ou non rinscriptibles et dans leur capacit de 700 Mo pour un simple CD plus de 30 Go pour un disque UDO. Cette dernire technologie offre la performance du disque magnto optique de 5,25", la longvit des disques non rinscriptibles de 12" et la rentabilit du DVD. Tout comme pour les bandes il existe des juke-box destins essentiellement

aux MO et UDO pouvant atteindre plusieurs To lorsquils sont utiliss avec des disques UDO.

Enjeux
Le choix dune solution technique darchivage comporte essentiellement deux enjeux: 1. le premier des enjeux consiste trouver la technologie la mieux adapte ses besoins. En effet, ainsi que nous lavons voqu prcdemment les entreprises sont loin davoir toutes les mmes besoins en matire de volumtrie, daccessibilit et de dure de conservation des donnes archives. 2. le second des enjeux sera essentiellement dordre conomique afin de bien prendre en compte les aspects oprationnels du s y stme sous langle de son exploitation. En effet quoi servirait de retenir par exemple une technologie sur bandes, a priori la moins chre au gigaoctet stock, si cela ncessite par ailleurs et compte tenu de la dure envisage, de nombreuses oprations en matire de tests de relecture, voire de migrations qui auront pour principal mrite daugmenter trs fortement le cot global de larchivage.

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Recommandations
Pour choisir une technologie darchivage, plusieurs points devront tre tudis :
Evaluer les besoins darchivage identifis La premire chose faire consiste bien dfinir ses besoins : volumes de donnes ; types de donnes (entre autres donnes valeur lgale ou non) ; dure de conservation des donnes ; fonctionnalits de gestion et de consultation, exigences de traabilit et de destruction ; etc. A partir des besoins, il est important dvaluer en quoi les systmes existants y rpondent ou ny rpondent pas. Il est recommand de prendre en considration le fait que trs souvent existent des pratiques darchivage sur des systmes parallles (disques partags, disques personnels). La question de linteroprabilit est fondamentale afin de ne pas senfermer dans un systme propritaire , si performant soit-il dautant que le plus souvent, loutil devra pouvoir communiquer avec les autres composantes du systme dinformation ou partager des ressources. Il peut tre intressant dans le cadre dune premire implmentation dun systme darchivage lectronique de le considrer comme un vritable backbone darchivage destin tre mutualis avec dautres besoins dj identifis ou venir et de prvoir ainsi son volutivit. Le temps daccs linformation est un critre important qui dpend largement du besoin de chaque entreprise : soit laccs linformation archive est toujours urgent de lordre de la seconde, soit il peut attendre plusieurs minutes voire davantage. Do limportance de bien dfinir ses besoins avant dentamer la recherche de la solution la mieux adapte. Cest un point difficile valuer rellement lors dune simple prsentation. Dans la mesure o la question de la volumtrie est importante et doit tre assortie de performances constantes en matire daccs, il faudra obtenir des garanties du fournisseur. La visite dun site en exploitation chez un de ses clients est galement fortement conseille. Vrifier si les modalits de stockage correspondent aux besoins et aux souhaits de l e ntreprise, savoir en ligne (on line), en diffr (off line) ou en lger diffr (near line). Plutt que de considrer un simple prix dachat de matriel et des supports il est recommand de faire une simulation dexploitation sur au moins trois ans sans oublier dy inclure les cots associs comme celui de la maintenance. Afin dviter toute surprise il est galement prudent de prendre en compte dautres cots comme : administration du systme ; migration des donnes et amliorations du matriel ; besoin dentretien et manutention des supports ; copie de scurit ; autres facteurs propres linstallation. La prennit du constructeur est prendre en considration mme si effectivement rien ne peut la garantir 100 %. Ainsi la reprise ou le transfert des donnes, doivent tre prcisment envisags (modalits et cot). Les rorganisations (y compris les fusions et acquisitions) font partie des vnements courants de la vie des entreprises. Il est ainsi prfrable que les systmes darchivage soient compatibles ou du moins quon puisse mutualiser les outils de recherche.

Evaluation des systmes existants Interoprabilit et partage de ressources Mutualisation

Temps daccs

Monte en charge et volumtrie

Stockage Cots directs et cots associs Autres cots

Prennit du constructeur/diteur Rorganisations de lentreprise

Contexte
Le march propose aujourdhui un panel assez large et diversifi de solutions darchivage qui se prcise et se complte danne en anne. La typologie des produits va du coffre-fort la solution gnrale qui englobe larchivage dans la gestion du cycle de vie complet des donnes (ILM). Les produits du march mettent tantt laccent sur la gestion de contenu, tantt sur larchivage lgal (lexpression est rpandue mais il serait plus exact de dire archivage des fins de preuve ). Ils visent tantt lensemble des donnes de lentreprise (incluant parfois les donnes sur les archives papier), tantt un type dinformation ou un format de document bien spcifique, tel que les messages lectroniques. De mme, les entreprises clientes ont des besoins et des attentes varis : - donnes archiver essentiellement sur le court ou moyen terme, ou au contraire sur le long terme ; - p e ta o c tets (Po) de donnes scientifiques ou gigaoctets (Go)de documents valeur probante ; - e n t reprise rgionale ou inte r n a t i onale avec de nombreuses filiales ; - etc. La recherche dun logiciel correspond la meilleure relation entre son besoin et loffre du march. To u te fois tous les besoins identifis nont pas encore trouv leur solution darchivage idale. Par exemple, lextraction de donnes des ERP pour les archiver en fonction de leur dure de conservation respectives reste un problme non rsolu.

Enjeux
On peut dire que le choix dune solution darchivage comporte deux enjeux principaux : 1. le premier est de slectionner loutil le mieux adapt sa situation. En effet, les entreprises nont pas les mmes besoins du fait dun certain nombre de caractristiques : taille et anciennet de lentreprise, types de donnes et de processus, volumes en cause, ava n tages et inconvnients des systmes existants, exigences particulires de scurit, frquence des consultations, part rciproque de la gestion de la traabilit (intgrit, suivi des modifications, prennit) et de la gestion des co n n a i ss a n ces (ex p lo i tations des contenus), etc ; 2. le second est de ne pas minimiser les aspects organisationnels de larchivage, avant et ct des aspects techniques. Il arrive que des processus bien rds trouvent facilement un logiciel darchivage ; dans dautres cas, ce ne sont pas tant les logiciels qui ne sont pas adapts aux processus et aux donnes que linverse ! Il nest pas rare en effet que les processus doivent tre repenss pour que la solution technique procure toute son efficacit. En amont, le processus et les donnes doivent tre lisss pour viter de complexifier inutilement les fonctionnalits de loutil. Par exemple, le fait de conserver un raisonnement papier en choisissant un outil, ou le fait de faire des dveloppements en dehors des besoins rels des utilisateurs, peuvent conduire des lourdeurs dommageables qui ne sont pas le fait de loutil au dpart. En aval, il ne faudra pas ngliger laccompagnement du changement pour les utilisate u rs, de faon ce que des systmes parallles ne subsistent pas, ou pire, ne se crent pas, sous prtexte que le logiciel ne rpondrait pas certains besoins des utilisateurs, ou que ceux-ci croiraient quil ny rpond pas.

Recommandations
Pour lacquisition dun logiciel darchivage, plusieurs points devront tre tudis :
Chiffrer les besoins darchivage La premire tape est de dfinir ses besoins : gestion du cycle de vie des donnes y compris la phase darchivage, gestion du cycle darchivage ds la cration ( partir du moment o les donnes ne sont plus modifies) ou archivage secondaire (aprs une phase darchivage actif) ; volumes et types de donnes ; fonctionnalits de gestion et consultation, exigences de traabilit et de destruction ; etc.

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Evaluation des systmes existants

Le besoin une fois dfini, il est important dvaluer en quoi les systmes existants y rpondent ou ny rpondent pas. Il est recommand de prendre en considration le fait que trs souvent, ct des systmes officiels grs par la direction des systmes dinformation, il existe des pratiques darchivage sur des systmes parallles (disques partags, disques personnels, gravage de CD, etc.). Chacune de ces approches a ses partisans. Lessentiel est de bien prendre la mesure de ses choix, tant entendu que les changements de politique auront un cot quil vaut mieux connatre et si possible viter. On trouve dans la presse spcialise un certain nombre de tmoignages dabandon du march vers le libre et du libre pour revenir au march. Dans les deux cas, il est souhaitable de prendre en compte les questions techniques de rcupration des donnes et de maintenance. Il est recommand de limiter le dveloppement spcifique des projets eux-mmes trs spcifiques pour lesquels, mme aprs reconfiguration des processus (cf ci-dessus enjeu n 2), le march ou le libre noffre aucune solution satisfaisante. La question de linteroprabilit est fondamentale sauf dans les cas particuliers o la communaut dutilisateurs serait par dfinition limite et ferme. Le plus souvent, loutil devra pouvoir communiquer avec les autres composantes du systme dinformation ou partager des ressources telles quune base de donnes ou un thsaurus avec dautres applications. Linteroprabilit avec lextrieur, mme pour un outil darchivage, peut tre un besoin fort et doit tre tudie. Vrifier les facilits dindexation automatique et dindexation par mots-cls et surtout la complmentarit ou la co-existence des deux systmes, en fonction des besoins exprims par les utilisateurs. Garder lesprit le fait que loffre technologique accrot les besoins des utilisateurs. Vrifier ventuellement que loutil permet de hirarchiser les rsultats de recherche et de faire des recherches en cascade. Le temps daccs linformation est un critre de choix mais qui dpend largement du besoin de chaque entreprise : soit laccs linformation archive est toujours urgent (besoins de chercheurs ou de juristes par exemple), soit il peut attendre plusieurs minutes voire davantage. L encore, il est prfrable davoir dfini ses besoins avant la recherche de la solution satisfaisante. De la mme faon, les donnes archives peuvent tre hautement confidentielles (donnes commerciales) ou en partie publiques (certaines donnes administratives ou documentaires). Cet aspect devra tre valu en fonction du besoin identifi. Cest un point qui ne peut tre valu lors dune simple dmonstration. Si la question de la volumtrie est importante, il faut obtenir des garanties de lditeur et une dmonstration grandeur relle sur site de lditeur ou chez un de ses clients. Vrifier si les modalits de stockage correspondent aux besoins et aux souhaits de lentreprise : en ligne (on line), en diffr (off line) ou en lger diffr (near line). Analyser lensemble des lments de facturation : serveur, client, microprocesseur. Il est fortement recommand de faire une simulation dexploitation sur trois ans. Dans cette simulation dexploitation, il ne faudra pas oublier dinclure les cots associs de maintenance (volutive ou corrective) voire dautres types de cots. La prennit du fournisseur est prendre en compte mme si rien ne peut la garantir 100 %. Ainsi la reprise ou le transfert des donnes, la rcupration des codes sources doivent tre prcisment envisags (modalits et cot). Les rorganisations (y compris les fusions et acquisitions) font partie des vnements co u rants de la vie des entreprises. Il est prfrable que les systmes darchivage soient compatibles ou du moins quon puisse mutualiser les outils de recherche. Ceci plaide aussi pour des solutions modrment sophistiques et des procdures unifies. Lunicit du logiciel darchivage pour lensemble de lentreprise ou du groupe nest pas systmatiquement lidal. Plusieurs logiciels peuvent ainsi cohabiter si cela est justifi par un partage des primtres et des fonctionnalits (dans lespace ou dans le temps) do limportance de linteroprabilit.

Solution du march, logiciel libre ou dveloppement spcifique ?

Interoprabilit et partage de ressources

Facilits dindexation

Accs (temps)

Accs (scurit)

Monte en charge et volumtrie Stockage Cot du logiciel Cots associs Prennit du fournisseur/diteur Rorganisations de lentreprise

Unicit du logiciel darchivage

Contexte
Les solutions techniques ne suffisent pas grer larc h i vage. Une part non n g l i g e a b le du pro ce ssus darchivage sappuie sur des outils mthodologiques qui aident clarifier les besoins, organiser le primtre documentaire et accompagner le cycle de vie des informations archives. On connat les problmes poss par laccroissement exponentiel du volume des donnes (notamment pour la messagerie lectronique) de mme que les problmes poss par lobsolesce n ce des formats, des supports et des outils de lecture. Mais lhtrognit des donnes est un dfi tout aussi difficile relever. En effet, on constate que linformation est varie, plthorique, redondante (recopie des donnes ou recouvrement de linformation), pas toujours finalise ni va l ide ou, du moins, pas trace comme elle le dev rait. De fait, les questions que posent de plus en plus les dcideurs et les utilisateurs sont : q u e l le donnes et quels documents s archiver ? quel moment ? pendant co mbien de temps ? comment les retrouver quand jen aurai besoin ? feront-ils foi face un audit ou lors dun contentieux ? Il nest pas possible de transposer dans le monde numrique des processus labors nagure dans un environnement contraint par la matrialit du papier. Linformatique permet plus et exige plus. Il faut donner plus dattention la granularit de la donne et la traabilit de linformation. Diverses initiatives ont t prises au niveau national et international pour rpondre ces nouveaux dfis. Des normes existent dont il est utile de sinspirer pour gagner du temps, fiabiliser larchivage et optimiser la gestion de linformation.

Enjeux

Lenjeu de larchivage mthodique est de matriser non seulement la forme mais aussi le co n tenu de ce que lon archive. Si on ne peut retrouver linformation ou que cette information nest pas fiable, larchivage na tout bonnement servi rien. On le voit bien pour la messagerie lectronique : arc h i ver des mess a g e s incomplets ou incomprhensibles parce que rdigs en st y le tlgraphique ave c des allusions quivoques, prsente un intrt limit. Ainsi stocker pendant des annes des giga ou tera o c tets de mails dont on sait pertinemment que plus de 90 % sont prims et ne produisent que du bruit dans les requtes est inutilement coteux. Et pourtant, les quelques pourcents de mails archivables doivent pouvoir tre traits pendant leur dure dutilit, qui peut atteindre 10 ans ou plus. Il est vrai que si la cration des messages tait soumise des rgles de gestion plus rigoureuses, les mails sensibles seraient plus faciles identifier et leur archivage plus facile automatiser.

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Recommandations
On peut distinguer trois outils mthodologiques majeurs pour un bon systme darchivage : 1. lnonc par la direction gnrale des principes directeurs ou politique darchivage (policy) au niveau global de lentreprise : dfinition des donnes documents de lentreprise (par opposition aux documents de caractre priv), nonc des responsabilits de chacun dans la cration, la conservation et la destruction des donnes. Un tel document est parfois appel charte darchivage ; 2. un rfrentiel de conservation, le plus souvent sous forme de tableau, qui indique pour chaque type ou catgorie de donnes/documents, les rgles de class ement et darchivage : quelle dure de conservation (motive), quel support darchivage, quels droits daccs ; 3. des procdures : comment oprer concrtement, qui fait quoi, quand et o ? Loutil rfrentiel de conservation consiste structurer les donnes et les documents et les qualifier de manire p e r m e t t re leur mainte n a n ce et leur ex p lo i tation pendant to u te la priode requise. Le plan de classement le plus efficace est celui qui sappuie sur les activits prennes de lentreprise plutt que sur lorganigramme dans la mesure o celui-ci nest pas stable. Pour chaque activit ou processus, on dcrit les donnes r s u l tant de cette activit ou de ce processus, constitues en sries ou en dossiers, eux-mmes const itus de documents auxquels sont attachs des pices justificatives ou des info rmations temporaires. Chaque catgorie de donnes est e n s u i te qualifie par rapport : - sa dure de conservation et le motif de cette dure (rfrence lgale, va l u ation dun risque de non disponibilit, utilit documentaire interne) ; - son degr de confidentialit ; - son support darchivage. Quelques pages suffisent gnralement dcrire, de faon la fois synthtique et efficiente, lensemble de linfo r m ation archivable de lentreprise. Il est indisp e n s a b le de rviser le rfrentiel de conservation chaque anne, afin dy int-

grer les volutions rglementaires, organisationnelles et technologiques impactant la production de linformation : nouvelles dures de conservation, nouveaux types de donnes, changements des outils de production des donnes. Les lments archiver sont en gnral constitus de leur contenu auquel on associe des donnes complmentaires relatives au contexte (descriptives : origine, auteur, ou administ ratives : droits, dure,), la structuration de linformation, vo i re la prsentation de la donne. Lensemble de ces donnes complmenta i res co n stitue les mtadonnes en gnral reprsentes grce au langage XML. XML ou eXte n s i b le Markup Language est donc un langage balises qui permet de mettre en forme un document et de dfinir ses propres balises contrairement au HTML (HyperText MarkUp Language). Afin de vrifier quun document XML est conforme une syntaxe donne on peut utiliser un document type ou Document Type Definition (DTD). Larchivage exige par ailleurs des procdures pour que crateurs, gestionnaires et utilisateurs connaissent leurs responsabilits et les tches concrtes qui leur incombent. Les processus darchivage, dclins en procdures plus dtailles sont au nombre de trois : 1. identification et capture : identifier les donnes et les documents archiver par rapport lensemble des donnes et documents produits ; viter larchivage en multiples exemplaires en dsignant un responsable de larc h i vage (souvent lmetteur pour les documents produits mais pas ncessairement) ; fa c i l i te la capture automatique des r donnes par des rgles de nommage et de classement ; vrifier la qualit des donnes archives (information complte, cohrente et r-exploitable) ; dfinir les mtadonnes ncessaires et suffisantes pour grer chaque catgorie de donnes : provenance (activit, auteur, destinataire, contexte), mots-cls, rattachement un dossier, documents lis, format, application dorigine, support, indice de scurit, droits daccs ;

 assurer lintgrit et donc la traabilit, ds la validation du document, cest-dire depuis le moment o il acquiert sa valeur de preuve et de tmoignage. 2. Conservation et destruction : assurer la prennisation des donnes pendant leur cycle de vie ; dte c ter la dgradation des formats et des supports. Le cas chant, programmer et effectuer les migrations ; tracer tous les lments qui affectent la vie de larchive : consultation, modifications de mtadonnes, resignature, migration, etc. ; organiser la destruction des donnes primes, pour des raisons de bonne g e stion (cot et risque du stockage inutile), dobligation lgale (cas des donnes personnelles) et de fiabilit du fonds darchives (toutes les informations stockes doivent tre pertinentes). 3. Accs : permettre de savoir rapidement et avec certitude si linformation recherche existe, est archive et o elle se trouve ; fournir linformation lutilisateur dans les dlais demands ; ne donner accs quaux personnes habilites mais sassurer que les habilitations sont jour ( voir avec lannuaire dentreprise et ventuellement dautres applications). Bien videmment, il est prfrable de disposer de l e n s e m b le de ces outils mthodologiques avant de choisir un logiciel darchivage (voir fiche 9) On peut citer un quatrime outil, rserv ladministrateur gnral de l a rc h i vage (records manager), qui est un tableau de bord des donnes archives, afin de pouvoir dire tout moment si tel type de donnes ou de documents ex i ste, si tout ce qui devait tre archiv la t, qui en est le responsable juridique, qui en est le gestionnaire, avec quel outil, o se tro uvent les donnes, si elles ont t dtruites, Les entreprises ont de plus en plus besoin dun tel outil qui procure une visibilit globale sur une question souvent ellemme globale.

Les principales normes ou guides pour larchivage : - guide de larc h i vage lectronique scuris, Association Ialta France, 2000 : recommandations pour la mise en uvre dun systme darchivage interne ou externe utilisant des techniques de scellement aux fins de garantir lintgrit, la prennit et la restitution des informations, ouvrage collectif sous la direction de Michel Lesourd, juillet 2000 ; - norme franaise NF Z42-013 : re commandations re l a t i ve la s conception et lexplo i tation de systmes informatiques en vue dassurer la conservation et lintgrit des documents stocks dans ces syst mes, 2001 ; - norme internationale ISO 19005-1 sur le format PDF/A (A comme archive), approuve de faon unanime en juin 2005, dev rait tre publie en septembre 2005 ; - ISO 15489 associe la mthodologie DIRKS (Design and Implementation of Recordkeeping Systems) dimplmentation en 8 tapes dun systme global darchivage : 1. enqute prliminaire ; 2. analyse des activits ; 3. identification des exigences archivistiques ; 4. valuation des systmes existants ; 5. identification de la stratgie pour la satisfaction des exigences ; 6. conception dun systme darchivage ; 7. mise en uvre ; 8. contrle. - le modle MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records / Modle dexigences pour lorganisation de larchivage lectronique), publi par la Commission Europenne en 2001 : http://www.cornwell.co.uk/ moreq.html et http://www.archive17.fr/ MoReq_en_francais.pdf, en cours de rvision MoReq2 ; - modle OAIS (systme ouvert darchivage d i n formations), devenu la norme internationale ISO 14721 : description de lorganisation et du fonctionnement dun centre darchivage pour la prennisation des donnes numriques : http://vds.cnes.fr/pin/documents/ projet_norme_oais_version_francaise.pdf.

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Contexte
Les archives constituent lensemble des documents, quelles que soient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans lexercice de leurs activits (article L. 211-1 du Code du patrimoine). Il ex i ste quelques risques affrents larc h i va ge interne (effectu au sein mme de lentreprise) en matire de preuve. Larchivage externe est ainsi prfrable pour deux raisons : - la mutualisation et donc le partage des cots ; - le professionnalisme de la solution, gage supplmentaire de la force probante des lments archivs. To u te fois, un archivage interne est p a r fois obligatoire par exemple pour les collectivits territoriales. Le tiers archiveur est une personne physique ou morale qui est en charge, pour le compte du client, de la rception, de la conservation et de la restitution de documents lectroniques (crit, signature, certificat, jetons dhorodatage, donnes de connexion, etc.) et des donnes qui y sont jointes.

Dans un environnement informatique, on a frquemment recours un prestataire ASP (Application Service Provider), en franais FAH. (Fournisseur dApplications Hberges). Le concept ASP prend la forme dune mise disposition de programmes informatiques et de services auxquels lentreprise peut accder dista n ce (internet, VPN ou rseaux privs), moyennant le versement dune redevance. Ce modle ASP est amen se dvelopper en matire darchivage. Le Contrat darchivage externe (ASP) est un contrat par lequel un client passe par un tiers disposant dune plate-forme informatique pour effectuer les prestations darchivage auxquelles il est lgalement tenu ou non. Le tiers archiveur agit pour le compte du client et en son nom (article 1984 Code civil). On est donc en prsence dun contrat de mandat. En matire darchivage lectronique, le tiers archiveur a la possibilit de changer le support ou le format physique de larchive. Cest dailleurs un des intrts de passer par un prestataire de services darchivage externe qui utilise des moyens permettant de garantir lintgrit du document archiv et ainsi sa force probante vo i re sa validit.

Enjeux
Il est ncessaire de mettre en place un co n t rat reprenant les fonctionnalits a t tendues du service darchivage externe. Les obligations et les responsabilits du t i e rs arc h i veur devront tre prcises. A titre indicatif nous citerons les obligations suivantes auxquelles est soumis le tiers archiveur : - obligations de fiabilit : un archivage vocation probatoire doit tre fiable et scuris ; - obligation dintgrit et de prservation des donnes : le tiers archiveur doit ainsi garantir le maintien des donnes intactes et les prserver de toute altration, modification ou destruction (prise en compte du partage de responsabilit en cas de virus informatiques, par exemple) ; - respecter les conditions tenant la rversibilit : hypothse du changement de prestataire ou de larrt de lactivit ;

- a ssurer la sauvegarde des donnes qui lui sont confies : sur un autre site darchivage par exemple ; - permettre la restitution des documents archivs : sur tout type de support, de format, etc. dfini avec le client ; - obligation dinformation : le tiers archiveur informera le client chaque modification du service darchivage. Il en sera ainsi notamment pour : Lajout dune nouve l le applica t i o n informatique ; La modification substantielle dune de ses applications ; Le changement de systme dexploitation ou de systme de gestion des bases de donnes ; Le changement de prestataire dexploitation informatique. Mme avec lautorisation du client, le tiers archiveur est alors tenu dune obligation de surveillance du prestataire substitu (Bulletin des arrts Cour de Cassation,

Chambre civile 1, n163, audience du 29/5/1980). Dautres obligations la charge du tiers archiveur sont lies l excution de la prestation. Le tiers archiveur doit notamment : - disposer dune capacit de stockage suffisante pour pouvoir assurer sans discontinuit la prise en charge des documents ; - mettre en place un niveau de scurit physique et logique suffisant. Les mesures de scurit tant tablies et documentes en fonction des besoins ; - co n s e r ver lintgralit des lments qui lui ont t confis ; - ne communiquer les documents archivs quaux destinataires dsigns dans le contrat, et cela mme aprs que le contrat ait pris fin ; - permettre un accs direct et scuris au client pour consulter les archives ; - documenter et permettre laudit des procdures darchivage, de migration de support et de restitution ; - p rendre une assurance couvrant les risques lis lexcution du contrat ; - dtruire les lments reus la demande du client et fournir celui-ci une attestation de destruction. Lobligation qui pse sur le tiers arc h iveur est en gnral une obligation de moyens mais elle peut tre plus lourde en fonction de la qualification prvue pour ce l le-ci dans le co n t rat. Lintrt de connatre la nature des obligations prvues au contrat tient au rgime de preuve quil fa u d ra respecter en cas de litige. Ainsi dans le cadre dune obligation de moyens, la charge de la preuve repose sur le client qui doit dmontrer lex i stence dune faute, dun prjudice et dun lien de causalit. Alors que dans le cadre dune obligation de rsultat, la faute est prsume par la seule non ralisation des objectifs. La charge de la preuve repose par co n s quent sur le tiers archiveur qui doit dmontrer labsence de fa u te de sa part. A ct de ses obligations contractuelles, le tiers archiveur est galement soumis des obligations de nature lgale relatives au contenu des archives. Celles-ci dpendent des donnes faisant lobjet de larchivage. Ainsi, le tiers archiveur est notamment tenu de re s p e c ter : - les formalits pralables ncessaires la mise en place de traitements

automatiss dinformations nominatives ; - lobligation de confidentialit et de pro tection des donnes caractre personnel quil traite. En revanche, le tiers archiveur nest soumis aucune obligation gnrale de surveiller les informations quil hberge quant leur contenu.

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Le tiers archiveur est susceptible de voir sa responsabilit engage tant sur le plan civil que sur le plan pnal. Pour engager la responsabilit civile contractuelle de larchiveur, le client doit prouver lexistence des trois lments suivants : - une faute : il sagit dun manquement une des obligations contractuelles ; - un prjudice : celui-ci pourra tre constitu par la perte ou encore laltration dun document. Les dommages dits indirects (les pertes dexploitation par exemple) sont en gnral exclus ; - un lien de causalit entre la fa u te et le pr j u d i ce sachant que le tiers archiveur nest pas responsable du contenu des documents archivs et notamment de leur authenticit. La responsabilit pnale du tiers archiveur pourra notamment tre engage en raison dun manquement aux obligations relatives la mise en place de traitements informatiques. Le tiers archiveur encourt alors de nombreuses sanctions pnales. On peut citer titre dexemple les infractions suivantes : - le non respect des formalits pralables ncessaires la mise en place de traitements automatiss dinformations est puni de 3 ans demprisonnement et de 45 000 damende (article 226-16 du Code pnal) ; - un manquement lobligation de scurit des informations ou de dtournement de la finalit du traitement est puni de 5 ans demprisonnement et de 300 000 damende (article 226-17 et suivants du Code pnal) ; - la divulgation intentionnelle dinformations des tiers est punie dun an demprisonnement et de 15 000 damende (article 226-22 du Code pnal). Les personnes morales peuvent tre dclares responsables pnalement de ces infractions (article 226-24 du Code pnal) dans les conditions le larticle 121-2 du Code pnal. Les peines encourues sont

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les suivantes (articles 131-38 et 131-39 du Code pnal) : - une amende dun montant jusqu 5 fois suprieur celui prvu pour les personnes physiques ; - la dissolution, le placement sous surveillance judiciaire, la fermeture d ta b l i ssements, lexclusion des marchs publics, l i n te rdiction de faire appel public lpargne, etc.

Recommandations
Les obligations encadrant le contrat darchivage externe sont nombreuses et il fa u d ra prendre un soin particulier la rdaction des clauses. Cette rdaction a u ra, dans lhypothse de la survenance dun litige, une influence dterminante sur les moyens probatoires (exemple : charge de la preuve, contenu de lobligation, etc.) qui selon les cas reposeront sur le client (obligation de moyens) ou sur le tiers archiveur (obligation de rsultat).

Contexte
Le cot de larchivage lectronique dans une entreprise nest pas simple valuer dans la mesure o il se compose de plusieurs lments. Les principaux p o stes de cots directs sont : - les matriels et logiciels darchivage et plus globalement tous les quipements ncessaires au stockage (acquisition et maintenance) ; - les ressources humaines ncessaires pour prparer larchivage, grer les donnes archives et restituer linformation aux utilisateurs ; le constat a t fait que le cot humain est toujours plus important que le cot matriel. Ces cots sont comparer aux cots indirects du non-archivage : - temps perdu rechercher des info rmations mal archives ; - cot des solutions techniques mal adaptes qui provoquent des systmes parallles ou imposent un renouvellement prmatur des matriels ; - les amendes, sanctions et ventuels redressements, consquences de limpossibilit pour lentreprise de produire le document exig par les autorits ou de prouver son authenticit, ou encore par s u i te de la co n s e r vation de donnes personnelles dont la destruction est rglementaire. On a vu plus dun cas o le cot dun seul procs aurait financ une magnifique solution darchivage gre par une quipe de techniciens et darchivistes professionnels. Tout ceci est galement valable pour larchivage papier mais avec larchivage lectronique, les cots sont beaucoup plus levs et les processus plus complexes. Larchivage lectronique et son cot sont conditionns par la qualit initiale des donnes : on ne peut archiver valablement des donnes mal documentes car on ne pourra pas les explo i ter ; pareillement, si lintgrit des documents na pas t v r ifie en amont (larchivage ne pourra que prenniser le dfaut dintgrit). Larchivage apparat donc comme un mtier part entire qui ncessite des comptences spcifiques ds que lon a t teint un seuil critique en volume de donnes mais surtout en htrognit des donnes, des contraintes et des usages.

Enjeux

Deux objectifs sont prioritaires dans lapproche du cot de larchivage lectronique : 1. trouver le bon rapport cot / efficacit : des solutions techniques et des outils mthodologiques trop sophistiqus feront de larchivage une contrainte trop lourde pour les utilisateurs qui seront te nts de contourner le systme. De mme, des outils sous-dimensionns en termes de volumes, de fonctionnalits ou de points de contrle produiront un archivage qui ne sera pas fiable et qui prsentera donc des risques plus ou moins levs pour lentreprise ; 2. identifier et hirarchiser les risques financiers du non archivage afin de dfinir les donnes ou services prioritaires et de programmer les dpenses en fonction de ces risques.

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Recommandations
En matire de cot darchivage le ctronique, il ny a pas de recommandations absolues. Il est important que chaque entreprise analyse ses cots par rapport ses besoins de consultation de linfo r m ation archive et par rapport ses risques potentiels.
Cot de linvestissement de base Cot dexploitation Autres cots

En revanche, une tude des cots doit prendre en compte tous les aspects de la dmarche darchivage et nous ne saurions que trop recommander une simulation dexplo i tation complte sur au moins trois ans afin dtre sr de ne rien oublier.

Les cots directs co n cernent dabord les matriels informatiques et tlcoms, les logiciels, et les prestations de mise en place. Lamortissement de ces cots se fait en gnral sur trois ans. Lexploitation regroupe des postes de cot assez varis : locaux scuriss, personnel affect la gestion de larchivage, maintenance des matriels et logiciels, tlcommunications. Dautres cots ponctuels viennent sajouter linvestissement initial et au budget dexploitation : investissement complmentaire pour augmenter la capacit de base, cot de migration (prennisation), cot de restitution, cot de lassurance, reprise des donnes, sauvegarde. On ne peut exclure de larchivage les cots dimplmentation et de fonctionnement des systmes de production des donnes dans la mesure o ceux-ci conditionnent la qualit et larc h i vabilit des donnes. Par exemple, la capture automatique des mtadonnes allgera dautant le tra vail du personnel darchivage. De mme, lintero p rabilit des diffrents systmes en place rduira le cot des flux de donnes. Enfin, le cot de larchivage comprend aussi le cot de la gestion dun projet autour de la dfinition dune politique darchivage au niveau de lentreprise : communication sur le sens et les consquences de larchivage ou du non archivage au niveau global de lentreprise ; prise en compte des exigences darchivage par lensemble des mtiers et fonctions de lentreprise ; actions de sensibilisation et de formation de lensemble des collaborateurs, moins pour bien arc h i ver que pour crer une bonne information . Ces oprations constituent un vritable investissement (prvenir plutt que gurir) dont lentreprise rcoltera les premiers fruits en un ou deux ans. Un bon archivage exige des quipements qui ne seront pas ncessairement rentabiliss, ou des comptences spcifiques qui seront sous-employes. Afin dy remdier, on peut par exemple : regrouper lorganisation de larchivage lectronique, larchivage papier et la documentation pour mutualiser les comptences mthodologiques : expertise des documents, techniques de recherche documentaire, logistique de linformation ; partager un quipement ou sous-traiter ponctuellement une tche particulire dans lensemble de la dmarche darchivage, par exemple la migration de donnes. Les cots sont lis au volume de donnes archives et la frquence de consultation mais aussi aux exigences de scurit et la finesse du traitement de linformation (indexation, mtadonnes). Il est recommand dattribuer une valeur linformation en fonction des risques financiers encourus par la non disponibilit des donnes. En fonction de cette valeur, on pourra dfinir des niveaux darchivage plus ou moins labors donc plus ou moins onreux. Ainsi la gestion des archives vitales (voir fiche 1) cotera lgitimement plus cher que celle de donnes de moindre valeur. Il nexiste pas ce jour dindicateurs de rfrence pour lvaluation de la performance de larchivage. Il est recommand chaque entreprise de mesurer son propre archivage en slectionnant un jeu de documents ou de donnes reprsentatifs et en calculant le cot annuel darchivage comprenant la cration, lidentification, la capture, la gestion, la maintenance, laccs et la destruction, ainsi que lvolution de ce cot au fil des ans. On pourra ainsi valuer et suivre par exemple le cot moyen annuel : dune facture, dun e-mail, dun contrat, dun dossier de personnel, dune tude, etc. Attention prendre en compte, dans le calcul des cots, la gestion des copies. Comme on la dj vu, la rponse la question de lexternalisation nest pas absolue mais relative une situation dentreprise. Elle nest pas non plus monolithique, cest--dire que la meilleure solution peut savrer un panachage de plusieurs solutions articules en fonction de la nature des donnes et des classes de services recherchs. Chaque entreprise doit btir et chiffrer deux ou trois scenarii en fonction des outils existants, des comptences internes, des risques, de sa politique vis--vis de son cur de mtier, des avantages et garanties apports respectivement par la solution interne et la solution externe. Dans tous les cas de figure, limportant reste davoir une vision globale des solutions, outils et quipes darchivage pour connatre le cot global de larchivage pour lentreprise.

Cots amont induits

Cots daccompagnement dune politique darchivage

Mutualisation des cots

Risque financier et valeur de linformation

Mesurer larchivage

Faire ou faire faire

Lensemble des mots-cls de larchivage utilis dans louvrage est repris ici dans lordre alphabtique. Les rfrences indiques renvoient aux numros des fiches, suivi le cas chant de la lettre C pour la partie Contexte , E pour Enjeux ou R pour Recommandations .

cot, 1 C, 1 E, 4 C, 5, 7, 8, 9 R, 10 E, 10 R, 11 C, 12 criticit, 1 R, 5 R, 7 E cryptographie, 5 R cycle de vie, 1 R, 7 C, 7 R, 9 C, 9 R, 10 C, 10 R

I
Ialta France (association), 10 R identification, 3 C, 10 R, 5 R, 12 R ILM, 9 C imprescriptibilit, 2 C imputabilit, 2 E incident, 7 R indexation, 1 R, 5 R, 9 R, 12 R intgrit, 1 E, 1 R, 2 E, 3 C, 3 E, 5, 9 E, 10 R, 11 C, 11 E, 12 C intelligibilit, 2 E, 5 E, 5 R interoprabilit, 1 E, 8 R, 9 R, 12 R interprteur, 5 R ISACA (information System audit & Control Association), 6 C ISO 14721, 10 R ISO 15489, 10 R ISO 19005-1, 10 R

D
DAT (Digital Audio Tape), 8 C Data Retention Utility, 8 C DCSSI (Direction Centrale de la scurit des Systmes d'information, 6 C dgradation, 10 R dlai de conservation, 3 E, 3 R dlai de prescription, 3 E, 3 R dmarche qualit, 7 E, 7 R dmatrialisation, 2 R destruction, 1 R, 6 C, 6 E, 7 C, 7 R, 8 R, 9 R, 10 R, 11 E, 12 C, 12 R directive 2001/115/CE du Conseil du 20 dcembre 2001, 3 C directive 2002/65/CE du Parlement europen et du Conseil du 23 septembre 2002, 3C directive 97/7/CE du Parlement europen et du Conseil du 20 mai 1997, 3 C directive europennes, 3 C DIRKS (Design and Implementation of Recordkeeping Systems), 10 R disponibilit, 4 E, 4 R disque, 8 C disque partag, 9 R disque personnel, 9 R divulgation, 1 E, 3 E, 6 C, 7 R, 11 E DLT (Digital Linear Tape), 8 C dommage, 6 C, 6 E, 9 E, 11 E donnes caractre personnel, 1 R, 3 E, 3 R, 10 R, 11 E, 12 C donnes de connexion, 11 C dossier, 4 E, 10 R, 12 R droit administratif, 2 E, 2 R droit civil, 2 E droit daccs, 1 R, 3 E, 7 C, 10 R droit de premption, 2 R droit international, 3 C droit priv, 2 C, 2 R, 3 C droit public, 2 E, 2 R dure dutilit administrative, 2 R dure de conservation, 1 R, 3 E, 5 R, 7 R, 8 E, 8 R, 9 C, 10 R DVD, 8 C

A
accs, 1 R, 2 R, 5, 7 R, 8 C, 8 R, 9 R, 10 R, 11 E, 12 R accessibilit, 2 E, 5 R, 8 E accompagnement, 9 E, 12 R accords Ble II, 4 E acquisition, 2 R, 8 R, 9 R, 12 C acte dmatrialis, 2 E acte juridique, 3 C Administration des archives, 2 E AFAI (Association Franaise de laudit et du Conseil Informatique), 6 C AIMD (Accounting and information Management Division), 6 C AIT (Advanced Intelligent Tape), 8 C anticipation, 5 E, 5 R archives, 2 C, 2 R, 10 R, 11 C, 11 E archives papier, 7 R, 9 C, 12 C, 12 R archives prives, 2 C archives publiques, 2 C archives vitales, 1 R, 12 R archiviste, 7 R, 12 C arrt du 31 mars 2005, 4 E ASP (Application Service Provider), 11 C assurance, 5 R, 6, 11 E, 12 R assurance responsabilit civile professionnelle, 6 E attestation de destruction, 11 E audit, 1, 4 E, 6 C, 6 R, 10 C, 11 E authenticit, 1 E, 3 C, 3 E, 11 E, 12 C autorits, 4 E, 12 C autorits de tutelle, 1 C

J
juke box, 8 C juriste, 7 R, 9 R

recherche, 1 E, 4 E, 5 E, 5 R, 8 C, 8 R, 9 C, 9 R, 12 C, 12 R reconstitution, 6 C records manager, 7 R, 10 R redondance, 5 E, 5 R, 7 R rfrentiel de conservation, 10 R rgles de nommage, 10 R rinscriptible, 4 E, 4 R, 8 C rorganisation, 7 R, 8 R, 9 R re-signature, 5 R, 10 R respect de la vie prive, 3 E restitution, 1 E, 4 E, 7 E, 10 R, 11 C, 11 E, 12 R rversibilit, 11 E risque financier, 12 E, 12 R risque informatique, 6 risques, 1 E, 1 R, 4 E, 4 R, 5 R, 6 C, 6 E, 7 C, 7 R, 10 R, 11 C, 11 E, 12 E, 12 R Rule 17-CFR 270.17a-4, 4 E

L
libert de la preuve, 3 C lisibilit, 3 C logiciel, 5 R, 6 E, 7 C, 9, 10 R, 12 C, 12 R logiciel libre, 9 R loi Sarbanes-Oxley, 4 E loi de finance rectificative de 2002, 3 C loi du 12 avril 2000, 2 R loi du 3 janvier 1979, 2 C loi Informatique et Libert du 6 janvier 1978, 3R loi sur la scurit financire du 1er aot 2003 (LSF), 4 E LTO (Linear Tape-Open), 8 C

S
Sarbanes-Oxley, 4 E SATA (Serial Advanced Technology Attachment), 8 C sauvegarde, 5 E, 5 R, 11 E, 12 R SEC, voir Securities and Exchange Commission, 4 E scurit, 1 R, 4 E, 4 R, 5 C, 5 R, 6 C, 7 C, 7 R, 8 R, 9 E, 9 R, 10 R, 11 E, 12 R scurit financire, 4 R scurit juridique, 3 C, 3 R Securities and Exchange Commission (SEC), 4 E Securities Exchange Act, 4 E srie, 10 R SGDN (Secrtariat Gnral de la Dfense Nationale), 6 C signature lectronique, 2 E, 3 C, 3 E, 5 C, 5R simulation, 8 R, 9 R, 12 R sincrit, 4 E sinistre, 1 R, 5 R, 6 R stockage, 1 R, 3 C, 7 C, 7 R, 8 R, 9 R, 10 R, 11 E, 12 C stratgie, 3 R, 7, 10 R support, 1 E, 1 R, 2 C, 3 C, 3 E, 4 E, 4 R, 5 C, 5 R, 6 C, 6 E, 7 C, 7 R, 8 C, 8 R, 10 C, 10 R, 11 C, 11 E support durable, 3 C support magntique, 8 C support optique, 8 C Syntec informatique, 6 E systme darchivage, 1 R, 3 C, 3 R, 5, 6 C, 7, 8 R, 10 R

M
maintenance, 1 R, 4 E, 5 R, 7 C, 7 R, 8 R, 9 R, 10 R, 12 C, 12 R march public, 2 E, 2 R, 11 E matriel, 2 C, 2 E, 3 C, 5 E, 5 R, 6 C, 6 E, 7 C, 8 R, 11 C, 12 C, 12 R MEHARI (MEthode Harmonise d'Analyse de risque), 6 C mmoire, 1 C mmoire historique, 1 R messagerie lectronique, 3 C, 7 R, 10 C, 10 E mtadonnes, 10 R, 12 R migration, 5, 8 E, 8 R, 10 R, 11 E, 12 R MO (disque magnto optique), 8 C MoReq (Modle dexigences pour lorganisation de larc h i vage lectronique), 10 R moteur de recherche, 1 E, 1 R, 5 R moyen de preuve, 2 E, 3 C mutualisation, 8 R, 9 R, 11 C, 12 R

B
backbone, 8 R Ble II, 4 E bande magntique, 8 C

C
CADA (Commission dAccs aux Documents Administratifs), 2 R capture, 1 R, 7 C, 10 R, 12 R catgorie, 10 R CD, 8 C, 9 R CECEI, voir Comit des Etablissements de Crdit et des Entreprises dInvestissements, 4 E Centera, 8 C charge de la preuve, 11 charte darchivage, 7 R, 10 R CISA (Certified information Systems auditor), 6 C classement, 10 R clause, 11 R CLUSIF (Club de la scurit des systmes d'information, 6 C CNIL, 5 E CNUDCI (Commission des Nations Unies pour le droit Commercial International), 3 C COBIT (Control Objectives for information and related Technology), 6 C code civil, 3 C, 11 C code de commerce, 3 C, 3 E, 4 E code de la consommation, 3 E code du patrimoine, 11 C, 2 C code du travail, 3 E code pnal, 11 E code source, 9 R coffre-fort, 9 C collectivit territoriale, 2 R, 11 C Comit des Etablissements de Crdit et des Entreprises dInvestissements (CECEI), 4 E commencement de preuve, 3 C commerce lectronique, 3 C Commission bancaire, 4 E Commission dAccs aux Documents Administratifs), voir CADA, 2 R Commission des Nations Unies pour le droit Commercial International, voir CNUDCI Commission Europenne, 10 R confidentialit, 3 E, 5 E, 5 R, 10 R, 11 E consultation, 1 R, 8 R, 9 E, 9 R, 10 R, 12 R contentieux, 1 C, 1 R, 10 C convention de preuve, 3 C copie, 4 E, 4 R, 8 R, 12 R courrier lectronique, 1 R, 3 E, 3 R, 4 R, 6 C, 9 C, 10 E, 12 R

E
EBIOS (Expression des Besoins et identification des Objectifs de scurit), 6C Echange de donnes informatises, voir EDI crit sous forme lectronique, 2 E, 3 C EDI (Echange de donnes informatises), 3C diteur, 6 E, 8 R, 9 R effet juridique, 3 R enregistrement, 4 E, 4 R Enron, 4 C ERP, 9 C Etats-Unis, 4 C, 4 E volutivit, 5 R, 8 R exemplaire de rfrence, 2 E externalisation, 7 R, 10 R, 11, 12 R

N
nanotechnologies, 8 C NF Z42-013, 10 R non disponibilit, 5 R, 7 E, 10 R, 12 R non rpudiation, 1 E normes, 10 C

O
OAIS (systme ouvert darchivage dinformations), 10 R obligations, 1 C, 2 E, 4 E, 6 E, 10 R, 11 E, 11 R obsolescence, 1 E, 5 C, 5 E, 7 C, 10 C organismes sociaux, 1 R original, 3 C, 4 E, 4 R outil de recherche, 7 C, 8 R, 9 R outil mthodologique, 7 R, 10, 12 E

T
tableau de bord, 10 R temps daccs, 8 R, 9 R traoctet, 8 C thsaurus, 1 R, 9 R tiers archiveur, 3 E, 6 E, 7 R, 11 TotalStorage DataRetention, 8 C traabilit, 4 E, 5 R, 8 R, 9 E, 9 R, 10 C, 10 R TXT, 5 R

F
facture lectronique, 3 C, 3 E FAH. (fournisseur dApplications Hberges), 11 C fait juridique, 3 C falsification, 5 R fiabilit, 2 E, 2 R, 3 C, 4 E, 4 R, 7 R, 10 R, 11 E filiale, 4 E, 9 C fisc, 1 R, 2 R, 3 C, 6 E FISCAM (Federal information System Controls audit Manual), 6 C fonctionnalit, 8 R, 9 E, 9 R, 11 E, 12 E force probante, 3 C, 11 C, 9 C format, 1 E, 5 C, 5 R, 7 C, 8 C, 9 C, 10 C, 10 R, 11 C, 11 E format logique, 5 formation, 12 R fournisseur, 8 R, 9 R fusion, 7 R, 8 R, 9 R

P
passation de march public, 2 E patrimoine, 7 E PDF, 5 R PDF/A, 10 R prennisation, 10 R, 12 R prennit, 1 E, 5 C, 5 R, 8 R, 9 E, 9 R, 10 R performance, 5 C, 5 R, 8 C, 8 R, 12 R primtre documentaire, 10 C ptaoctet, 8 C police dassurance, 6 E, 6 R politique darchivage, 3 R, 7 E, 7 R, 10 R, 12 R politique de scurit, 7 E prestataire, 2 R, 4 E, 6 E, 6 R, 11 C, 11 E pre u ve, 3, 2 E, 2 R, 5 R, 6 E, 9 C, 10 R, 11 C, 11 E procdures, 4 E, 4 R, 5 R, 7 C, 7 R, 9 R, 10 R, 11 E processus, 1 R, 4 R, 6 C, 9 E, 9 R, 10 C, 10 R, 12 C propritaire, 5 R, 7 R, 8 R

U
UDO (Ultra Density Optical)., 8 C union europenne, 3 C utilisateur, 1 R, 7 E, 7 R, 9 E, 9 R, 10 C, 10 R, 12 C, 12 E

V
valeur de linformation, 6 R, 7 R, 12 R validit, 3 E, 11 C virus informatique, 11 E visibilit, 7 R, 10 R, 12 R Vivendi, 4 C volumtrie, 1 R, 5, 7 C, 8 R, 9 E, 9 R, 10 C, 12

G
GAO (General Accounting Office), 6 C gestion de contenu, 9 C gestion des connaissances, 7 E, 9 E gigaoctet, 8 C, 8 E, 9 C granularit, 10 C gravage, 9 R

W
Worldcom, 4 C WORM (Write Once Read Many), 8 C

H
habilitation, 10 R hologramme, 8 C horodatage, 5 R, 11 C HTML, 10 R

Q
qualit des donnes, 7 C, 7 R, 10 R, 12 C, 12 R

R
recevabilit, 2 R, 3 C, 3 R

X
XML, 10 R

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