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Archivage numrique :
Analyse et mise en uvre dactions pour la
socit SEMALY
ESPARON Carole
Rsum
Semaly souhaite mieux connatre le contexte lgislatif et normatif
de larchivage numrique afin dassurer la conservation et la restitution
de lintgrit des donnes archives. Une activit darchivage numrique
entrane des modifications sur lorganisation actuelle des rpertoires
informatiques, sur le choix des formats de fichiers et sur les supports
darchivage.
Mais
la
conservation
des
donnes
numriques
est
Abstract
Semaly wishes to learn about electronic archives legislative and
normative context in order to insure digital preservation of data and
their restitution. Electronic filing brings about changes in the current
organization of directories, and leads to determine new formats and
electronic medium. But preservation of digital data depends on the
changing technologies environment.
Cost, digital signature, digital data, electronic archive, electronic
document, electronic medium, file, file organization, format, legislation,
preservation, standard.
Toute reproduction sans accord express de lauteur des fins autres que
strictement personnelles est prohibe.
Remerciements
Sommaire
INTRODUCTION ................................................................................................7
PRSENTATION DE SEMALY .........................................................................8
1. LA SOCIT .................................................................................................8
1.1. Une ingnierie des transports publics ..................................................8
1.1.1
Identit et localisations.................................................................8
1.1.2
Comptences de Semaly ...............................................................8
1.2. Administration .....................................................................................9
1.3. Organisation matricielle de la production .........................................11
2. LE PLE DOCUMENTATION .........................................................................11
2.1. Direction Qualit Mthodes ...............................................................11
2.1.1
Entreprise certifie ISO 9001 .....................................................11
2.1.2
Positionnement du ple Documentation......................................12
2.2. Stratgies du ple Documentation .....................................................13
2.2.1
Politique documentaire ...............................................................13
2.2.2
Documentation gnrale .............................................................13
2.2.3
Documentation technique ...........................................................13
3. ACTIVITS DARCHIVAGE ...........................................................................14
3.1. Archivage papier ...............................................................................14
3.2. Besoins en archivage numrique........................................................14
ANALYSE DE LEXISTANT............................................................................15
1. ECHANTILLONNAGE ET ENTRETIENS ...........................................................15
2. PR REQUIS ................................................................................................16
2.1. Une confusion dans les termes ...........................................................16
2.2. Procdures et instructions existantes .................................................16
3. PRATIQUES ACTUELLES ..............................................................................17
3.1. Service informatique..........................................................................17
3.1.1
Sauvegardes informatiques .........................................................17
3.1.2
Pratiques en terme d archivage numrique ............................17
3.1.3
Disques magnto-optiques ..........................................................17
3.1.4
Documents grs par un systme de GED...................................17
3.2. Services et projets..............................................................................18
3.2.1
Une pratique observe dans certains services..............................18
3.2.2
Bureau dEtudes .........................................................................19
3.2.3
Direction Financire ...................................................................21
3.2.4
Les projets..................................................................................21
3.2.5
Pas de pratique commune ...........................................................22
3.3. Conclusion ........................................................................................24
4. MISE EN VIDENCE DES PROBLMATIQUES ..................................................24
4.1. Points faibles .....................................................................................24
4.2. Attentes..............................................................................................25
ETAT DE LART DE LARCHIVAGE NUMRIQUE....................................28
1. CARACTRISTIQUES DU NUMRIQUE ...........................................................28
1.1. Quest-ce quun objet numrique ? ....................................................28
1.1.1
Dfinition ...................................................................................28
ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003
Droits dauteur rservs.
1.1.2
Types dobjet numrique ............................................................28
1.2. Problmatiques..................................................................................29
1.2.1
Prennit des donnes ................................................................29
1.2.2
Obsolescence des technologies informatiques.............................29
1.2.3
Archivage dun document sign numriquement.........................30
1.3. Solutions techniques actuelles ...........................................................30
1.3.1
Migration ...................................................................................30
1.3.2
Emulation...................................................................................30
1.4. Conclusion ........................................................................................31
2. LGISLATION .............................................................................................31
2.1. Admissibilit dun fichier lectronique en tant quarchive .................31
2.2. Valeur juridique en tant que preuve...................................................31
2.3. Limites de la lgislation.....................................................................32
2.4. Conclusion ........................................................................................32
3. NORMES CONCERNES PAR LARCHIVAGE NUMRIQUE ................................32
3.1. La norme Z 42-013 ............................................................................32
3.2. Normes connatre ...........................................................................33
3.2.1
Le Records Management ............................................................33
3.2.2
Les disques optiques...................................................................33
3.3. Guides pratiques................................................................................33
MISE EN UVRE DES ACTIONS ..................................................................34
1. ARCHIVAGE NUMRIQUE ............................................................................34
1.1. Recommandations..............................................................................34
1.1.1
Implication de Semaly ................................................................34
1.1.2
Documents techniques conserver .............................................34
1.1.3
Compacts disques et bases de donnes........................................35
1.1.4
Responsable darchivage numrique ...........................................36
1.1.5
Echange et stockage des fichiers partags...................................36
1.2. Instructions Qualit et guides utilisateurs..........................................37
1.2.1
Un rfrentiel Qualit respecter ...............................................37
1.2.2
Note sur les documents des bases rfrentielles ..........................37
1.2.3
Instruction sur larchivage numrique des donnes techniques ...38
1.2.4
Une dmarche pdagogique ........................................................40
2. SPCIFICIT DE LA DOCUMENTATION PROJET...............................................41
2.1. Les besoins des utilisateurs................................................................41
2.1.1
Pr-requis ...................................................................................41
2.1.2
Des entretiens semi directifs.......................................................41
2.2. Classement des documents projets .....................................................42
2.3. Echange dinformation ......................................................................44
2.4. Gestion des droits informatiques .......................................................44
2.4.1
Le systme actuel .......................................................................44
2.4.2
Droit de lecture sur tous les rpertoires services .........................45
2.5. Remarques sur lorganisation actuelle...............................................45
2.5.1
Avantages...................................................................................45
2.5.2
Attentes ......................................................................................46
2.6. Recommandations..............................................................................47
2.6.1
Recommandation 1 : Vers un modle type par service ................47
2.6.2
Recommandation 2 : Gestion des mails - projets.........................48
ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003
Droits dauteur rservs.
2.6.3
Recommandation 3 : Mise en place dune GED ..........................48
2.7. Actions ..............................................................................................48
CONCLUSION...................................................................................................50
BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................51
GLOSSAIRE ......................................................................................................55
TABLE DES ANNEXES ....................................................................................56
Introduction
Linformation est devenue une donne omniprsente dans notre socit.
Nous sommes entours de diverses sources dinformation. Le numrique a modifi
nos habitudes de travail. Effectivement, la majorit des individus utilisent
quotidiennement un ordinateur. De plus, Internet et lutilisation du mail ont
modifi les pratiques des changes entre les individus ou entre les entreprises.
Paralllement, les entreprises ont des obligations lgales de conservation de
documents. Jusqu nos jours, elles pratiquent un archivage papier mais que faire
de la documentation lectronique qui se dveloppe de plus en plus.
Cest dans ce contexte que Semaly sest interrog sur ses pratiques
darchivage numrique. La production de fichiers ne cesse daugmenter, plus de
cinq mille mails sont envoys chaque jour. La socit se demande comment
conserver ses donnes numriques. Faut il remplacer larchivage papier par
larchivage numrique ? Quelle est la valeur juridique des donnes enregistres sur
un support numrique?
Cest pour mieux connatre le contexte rglementaire et normatif ainsi que
son impact sur les pratiques actuelles que jai ralis un stage de quatre mois
Semaly.
Dans une premire partie, une prsentation de la socit nous aide
comprendre lenvironnement dans lequel sest ralis mon stage. La deuxime
partie dveloppe les pratiques en matire darchivage numrique faites Semaly.
La troisime partie prsente un tat de lart concernant la conservation des donnes
lectroniques. La quatrime partie concerne les actions mises en oeuvre au cours
des deux grandes phases de mon stage : la prparation de larchivage des donnes
numrique de la socit et une tude sur la gestion informatise de la
documentation-projet des diffrents services techniques.
Prsentation de SEMALY
Prsentation de Semaly
1.
La socit
1.1.1
Identit et localisations
Comptences de Semaly
Prsentation de SEMALY
Afin de raliser les diffrentes missions qui lui sont confies, Semaly regroupe
diffrentes comptences. Ces dernires sont dveloppes dans plusieurs types de
mtiers :
-
Administration
Prsentation de SEMALY
DIRECTION DES
RESSOURCES
HUMAINES
DIRECTION DES
SERVICES
TECHNIQUES
DIRECTION DU
DEVELOPPEMENT
ET DES PROJETS
DIRECTION
FINANCIERE
EXPERTS
ENSEMBLIERS
GESTION DES
CONTRATS
Service informatique
DIRECTION QUALITE
ET METHODES
Ple Documentation
SYSTEME MATERIEL
ET EQUIPEMENT
ETUDES
GENERALES
SERVICE
INFRASTRUCTURES
Etudes, expertises,
coordinations,
contrles et essais.
Systmes
d'exploitation,
supervision,
tlcommunication et
quipements, matriel
roulnt, ateliers dpt et
maintenance. Etudes
FMDS
Etudes et expertises
voirie, VRD, gnie
civil, tunnels, voie
ferre et plate forme,
stations, tanchit.
Direction en contrle
de travaux
Services fonctionnels
Services techniques
Services de dveloppement et de
gestion de projets
ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003
Droits dauteur rservs.
10
DIRECTION DU
DEVELOPPEMENT
Marketing et offres
DIRECTION DES
PROJETS
GESTION DES
PROJETS
Prsentation de SEMALY
1.3.
2.
Le ple Documentation
Emmanuelle
Buffet,
Christiane
Gautier
et
Agathe
Paillart
la
Documentation Gnrale
2.1.
2.1.1
La dmarche qualit engage est oriente vers la satisfaction des clients et vise
en consquence les objectifs suivants :
-
11
Prsentation de SEMALY
Des moyens spcifiques sont mis en place pour atteindre les objectifs qualit de
Semaly :
-
Un ingnieur Mthodes
2.1.2
12
Prsentation de SEMALY
2.2.
2.2.1
Politique documentaire
Une photothque
La bibliothque technique
Documentation gnrale
Documentation technique
13
Prsentation de SEMALY
techniques de Semaly. Cette position assure une relation privilgie avec les
ingnieurs des services techniques. De plus, la documentation technique est
charge de larchivage des documents technique des projets et de la mise
disposition de la mmoire technique.
3.
3.1.
Activits darchivage
Archivage papier
14
Analyse de lexistant
Analyse de lexistant
La premire partie de mon stage a commenc par la rencontre de diverses personnes
afin de comprendre les pratiques connues en archivage numrique et identifier les besoins.
1.
Echantillonnage et entretiens
La premire tape pour mener bien lanalyse des pratiques actuelles en matire
darchivage numrique et comprendre les besoins, a t de lchantillonnage du public.
Lchantillonnage cest le fait de constituer un chantillon (chantillon : sous-ensemble
caractristique dune population ou dun domaine dactivit). Celui-ci sous une forme rduite
doit tre reprsentatif de la population entire concerne1 . Afin davoir la vision la plus
globale possible, les quinze personnes rencontres sont rattaches divers services et ont des
fonctions diffrentes (Voir Annexe 1).
Les entretiens2 se caractrisent par un contact direct et permettent de prlever
des informations et des lments de rflexion trs riches et nuancs . Les entretiens sont
semi directifs: ils sont structurs mais permettent une certaine libert (dans lexpression de
leurs activits et leurs commentaires sur larchivage numrique). Dans chaque entretien, les
axes dvelopps sont les suivants :
-
Le fonctionnement actuel
Les documents produits par le service
La frquence dutilisation des anciens fichiers
La recherche de documents
La gestion des documents
Les changes dinformation
La signature lectronique
UNIVERSITE PARIS 8. Vocabulaire de recherche (en ligne). Page consulte le 26/08/03. Adresse URL : http://educ.univparis8.fr/Voc_html
2
UNIVERSITE PARIS 8. Vocabulaire de recherche (en ligne). Page consulte le 26/08/03. Adresse URL : http://educ.univparis8.fr/Voc_html
ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003
Droits dauteur rservs.
15
Analyse de lexistant
Les attentes
Jai rdig un compte rendu pour chacune des personnes rencontres (Voir Annexe 2).
2.
2.1.
Pr requis
Une confusion dans les termes
Jai travaill partir des instruction existantes afin danalyser lexistant et les besoins. Il
existe une procdure sur la Gestion informatise des documents (Ref IF 40023D) dans le
rfrentiel Qualit mais elle semble plus connue par les projets sur les sites distants que par le
sige. La procdure (Ref IQ 20030A) concernant larchivage papier, est connue et respecte
par le sige et ses filiales. Enfin, il existe une instruction sur les diffrents types darchivage
numriques (Ref EN 00038A) qui distingue larchivage des donnes personnelles, les donnes
de travail et les donnes sensibles. Mais elle nest pas recense dans le rfrentiel Qualit et
nest pas applique car cette instruction est mconnue dans lensemble des services de
Semaly. (Voir Annexe 3)
16
Analyse de lexistant
3.
Pratiques actuelles
3.1.
Service informatique
3.1.1
Sauvegardes informatiques
Disques magnto-optiques
Depuis trois ans, les archives numriques sont graves sur des cd-roms.
Auparavant, le service informatique pratiquait larchivage sur des disques magnto-optiques.
Comme il ne possde plus le matriel pour lire ces disques, il a effectu une migration des
donnes sur disques magnto-optiques vers des cd-roms. Tous les fichiers - projets gravs sur
des cd-roms ont t lists par le service.
3.1.4
A ce jour, aucune procdure ne prvoit larchivage des donnes gres dans un logiciel de
GED (Gestion Electronique de Documents) lors de la clture dun projet.
Le service a rflchi deux solutions qui peuvent se complter mutuellement :
-
Archiver la fin dun projet, la base de donnes correspondant au projet avec son coffrefort.
Exporter en masse la base de donnes. Cest une solution simple qui permet trs
facilement une intgration du corpus dans une autre GED.
Dans les deux cas, la base extraite est enregistre sur un support numrique qui est encore
dfinir.
ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003
Droits dauteur rservs.
17
Analyse de lexistant
3.2.
Services et projets
3.2.1
Service
Document de
fonctionnement
N de
Chrono
Partenaires
Document
technique
Document
technique
N de
Chrono
Diffusion
Diffusion
Mails pices
jointes
Classement numrique
Liste de
diffusion
Espace de stockage
Espace de sauvegarde
1n
Rpertoire du service
(structur par Chrono,
et par projet)
Cd-rom
1x / an ou en
f in de projet
Dans le service
Messagerie
personnelle
Rpertoire titulaire
Sauvegarde sur bandes
selon la procdure
Informatique
18
Analyse de lexistant
3.2.2
Bureau dEtudes
19
Analyse de lexistant
Service
Document
technique
Document
technique
Fiche
didentification
Advitium
Serveur de la
socit
Document
stock dans
Autocad
Diffusion
Diffusion
Mails pices
jointes
Rfrenc
dans
Advitium
Classement
par projet
Impression
Liste de diffusion
1n
Messagerie
personnelle
Serveur Advitium
R:/
Sauvegardes selon
la procdure
informatique
Espace de stockage
E space de sauvegar de
Partenaires
Rpertoire T :
(espace de
travail)
Cd-roms la
fin du projet
Informatique
Stockage
pendant la
vrification
du fichier
Diffusion
Utilisation
Advitium
Windows Semaly
Service
Impression
Page Web
Saisie de fiche
identification
Fichier est joint
20
Analyse de lexistant
3.2.3
Direction Financire
Les projets
21
Analyse de lexistant
Projet
Partenaire
Cration de
document
Cration de
document
Attribution de
n Chrono
Attribution de n
Chrono projet
Diffusion
Classement
Mails- pice
jointe
Liste de
diffusion
1n
Rpertoire du
projet
Espace de sauvegarde
Messagerie
personnelle
Phase
prcdente du
projet
Rpertoire
titulaire
Espace de stockage
Sauvegarde informatique
selon la procdure du sige,
sur bande magntique
Cd-roms site
3.2.5
Service
informatique - site
Les organigrammes prsentant les diffrents cycles de vie des fichiers, mais
ils ne mentionnent pas les variantes entre les diffrents services et projets.
Ci-dessous un tableau illustre les diffrentes pratiques observes dans les
services et les projets rencontrs.
22
Analyse de lexistant
Systme
Matriel
Equipement
Service
Etudes
Gnrales
Service
Infrastructures
Direction
Technique
Direction du
Dveloppement
Bureau dEtudes
La frquence
darchivage
numrique
En fin danne
ou sur demande
dun Chef de
Projet
En fin de projet
En fin de projet
En fin danne
En fin de projet
Le
responsable
Correspondante
informatique
SME
Le Chef de
Projet
Le Chef de
Projet
Assistante
Assistante
Le Chef de Projet
Le support
cd-rom
cd-rom
cd-rom
cd-rom
cd-rom
cd-rom
Projets du plateau
lyonnais
Aucune
pratique
concernant
larchivage
des fichiers
Grenoble
Montpellier
A la fin dune
phase de projet
A la fin dune
phase de projet
Le Chef de Projet
Le Chef de
Projet
Initialement sur
bande, puis sur
cd-roms et enfin
sur disque dur
Sur un disque
dur pour la
phase
prcdente
cd-roms pour
les livrables
Le lieu de
stockage du
support
Dans le service
et dans le
service
informatique
Au secrtariat
et dans le
service
informatique
Dans le service
mais non connu
des assistantes
Au secrtariat et
dans le service
informatique
Dans le service
uniquement
Dans le service et
dans le service
informatique
Sur le site
Vrification
des fichiers
sur cd-rom
Essai sur
plusieurs fichiers
Non connue
Non connue
Non connue
Lieu o sont
gravs les cdroms
Dans le service
informatique
Dans le service
lui-mme
Dans le service
lui-mme
Dans le service
informatique
Sur le site
Sur le site
23
Analyse de lexistant
3.3.
Conclusion
4.
4.1.
Les projets et les services consults ont identifi des points faibles
semblables. Ainsi la recherche de documents lectroniques est rendue difficile
par :
- Labsence de rgles pour nommer les fichiers et les cd-roms. Les
fichiers comportent un numro Chrono et un titre mais ce dernier est
souvent peu exhaustif, chaque producteur de document est libre de titrer son
document et son CD. Les recherches de documents seffectuent par le
Chrono mais il est souvent difficile de connatre le contenu dun cd-rom
avant de louvrir.
- Les limites du numro Chrono. Le suivi des numros Chrono et des
lettres dsignant les services posent problme lorsquil y a un changement
dans lorganisation des services. La gestion du Chrono est un problme plus
spcifique au sige puisque les projets possdent un Chrono par projet.
- La perte dinformation due labsence de procdures pour le
versement des fichiers. Les fichiers sources ne sont pas toujours classs
dans les rpertoires projets ou dans ceux des services (connus car identifis
lors des contrles mensuels des documents Chrono par le correspondant
Qualit dun service).
- Une organisation reposant sur la mmoire des personnes. Dans certains
cas, lorganisation du contenu du rpertoire projet repose sur la mmoire
des personnes qui ont particip au projet.
24
Analyse de lexistant
Attentes
Tous les services et projets rencontrs ont exprim des attentes. Ces dernires
concernent des interrogations sur larchivage numrique et sur lorganisation actuelle
des fichiers.
-
Une procdure pour grer les cd-roms des services. A ce jour aucune
procdure ne dfinit le nombre dexemplaires de cd-roms graver, leur lieu
de stockage ou les conditions de gravures.
25
Analyse de lexistant
Une tude sur les diffrents supports numriques. Toutes les personnes
rencontres sinterrogent sur la prennit des supports et du devenir des
donnes graves sur CD.
Un accs facilit par la mise en place doutils tel quune GED et/ou une base
de donnes. Ces outils permettent aux documents de contenir diffrentes
entres afin de faciliter la recherche dinformation. Les documents sont
accessibles sans avoir passer par lintermdiaire dun service.
La scurit des donnes. Dans certains services, les cd-roms sont mis en
vidence afin dtre facilement accessibles tous mais il ny a pas de
procdure sur la scurit des donnes.
Une procdure pour grer les mails. Il ny a pas de rgles sur la gestion du
courrier lectronique ni sur la manire de conserver un mail, de lidentifier et
de le retrouver.
26
Analyse de lexistant
27
1.
Caractristiques du numrique
1.1.
1.1.1
Dfinition
informatique
ou
application
offrant
des
fonctionnalits
de
Nous distinguons trois types dobjet numrique. Tout dabord, nous avons
le document qui permet de rendre compte dune activit ou dun raisonnement.
Ses limites sont fixes et prcises, sa taille est gnralement faible (par exemple un
document gr par un traitement de texte, un courrier lectronique). Le second
objet est la base de donnes. Cest un rservoir de donnes parfois volumineux,
dynamique, mis jour priodiquement. Enfin, certains objets dinformation
numriques associent les deux types prcdents. Ils sont composs dlments
statiques et dynamiques et ils contiennent des liens vers des ressources externes
(par exemple des sites Web).
5
LUPOVICI, Catherine. Les stratgies de gestion et de conservation
lectroniques. Bulletin des Bibliothques de France. N4, Avril 2000, pp 43-54.
prventive
28
des
documents
Problmatiques
Les donnes sont codes selon des normes de codage (ASCII tendu, ASCII
standard, UNICOD). Les constructeurs de matriels et de logiciels informatiques
nutilisent pas les mmes codages, il peut donc y avoir une incompatibilit entre des
machines (par exemple entre un ordinateur de IBM et un de Apple).
1.2.2
Les tests pratiqus sur diffrents supports par le National Media Lab,
contredisent les arguments des fournisseurs. Effectivement, ces derniers avancent une
dure de vie des supports beaucoup plus longue que celle prouve par le laboratoire
amricain.
La disquette
Environ 8 mois
Le CD enregistrables
Environ 5 ans
Le CD presss ou CD-ROM
Entre 10 et 25 ans
Actuellement, les supports numriques les plus utiliss sont les disques
compacts. Les DVD semblent promis remplacer le CD. Ils permettent de stocker une
plus grande quantit de donnes mais cette capacit denregistrement peut entraner une
diminution de dure de vie, en raison de la seule augmentation de densit des donnes.
29
1.2.3
Dans les deux cas, la validit des signatures lectroniques reposent sur une
procdure spcifique. A ce jour, aucune norme ne donne des indications sur la
conservation et la prservation de lintgrit de cette technologie.
1.3.
Migration
Emulation
30
mthode qui permet lmulation des systmes informatiques obsoltes sur des systmes
futurs encore inconnus. Mais cette technique est encore en phase de recherche.
1.4.
Conclusion
2.
2.1.
Lgislation
Admissibilit dun fichier lectronique en tant quarchive
Selon la Loi 79-18 du 3 mars 1979 sur les Archives, il est convenu dans
larticle 1 que : Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient
leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne
physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou priv, dans
l'exercice de leur activit. Donc les fichiers lectroniques peuvent tre conservs
et considrs comme une archive.
2.2.
31
2.3.
Limites de la lgislation
Conclusion
Les objets numriques archivs ont une valeur lgale mais les moyens de
prouver lidentification et lintgrit des documents lectroniques ne sont pas
prvus. La validit des documents reste donc lentire apprciation des juges. Il
ny a pas de jurisprudence significative sur le sujet. Une loi est en cours de
prparation sur la confiance accorder au numrique , elle permettra peut
tre dclaircir ce point. Sa parution est prvue dici la fin de lanne 2003.
3.
3.1.
32
Normes connatre
3.2.1
Le Records Management
Elle
prcise
notamment
les
conditions
environnementales
de
conservation, les gaz nocifs aux diffrentes composantes des disques, les
conditions de stockage dans les botiers et sur les tagres.
3.3.
Guides pratiques
Il existe deux guides qui ne sont pas des normes mais qui peuvent soutenir
une activit darchivage numrique. Tout dabord, Catherine Dhrent avec la
collaboration de la Direction des Archives de France a rdig : Les archives
lectroniques. Manuel pratique. Il a t ralis en 2002. De plus, lassociation
EDIFICAS a ralis en juillet 2000 le Guide de larchivage lectronique scuris
(http://www.edificas.org ).
33
1.
1.1.
Archivage numrique
Recommandations
Implication de Semaly
Document technique : Ce sont tous les documents qui ont un intrt technique tre conservs et archivs sur un CD
afin dtre rutiliss ultrieurement. Ils sont la proprit exclusive de Semaly.
34
ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003
Droits dauteur rservs.
Dossier dOuvrage
Excut (DOE)
1.1.3
35
36
1.2.2
37
Type de document
Les cahiers des charges
Les offres
Tous les documents provenant
de lextrieur (rapports,
confrences)
Publication sur Internet
Les tudes prliminaires
Les documents avant projet
Les documents projet
Les tudes
Les prsentations power point
Format
numrique
(si
possible)
(si possible)
Format
papier
La base de donnes
La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD Biblir
Format
numrique
Format papier
(si possible)
(si possible)
38
39
elle traite de la gestion des emprunts CD dans des diffrents services (Voir
lorganigramme suivant).
Responsable de la CDthque
Utilisateur
Besoin d'information
Rception d'une
demande d'information
Recherche dans le
fichier Excel des CD
Enregistrement de
l'emprunt dans le fichier
Excel des CD
Consultation du CD
emprunt
Remise du CD + mise
jour du fichier Excel
des CD
1.2.4
40
2.
2.1.1
Pr-requis
Semaly est une socit de conseils qui produit une grande quantit de
documents pour ses clients. Les services techniques sont les services les plus
producteurs puisquils travaillent quotidiennement avec des partenaires et des
clients. Un chantillon de personnes a t constitu parmi les Chefs de Services et
les assistantes des services techniques afin danalyser les pratiques et les
amliorations apporter concernant la gestion de la documentation projet. Les
entretiens mens sont semi directifs et suivent les axes suivants :
- Ouverture et organisation dun rpertoire projet / tche
- Gestion des documents de travail
- Administration des documents de gestion de projet
- Gestion des documents transmis aux partenaires
- Classement des documents reus
- Administration des mails
- Commentaires sur le systme actuel
41
2.2.
Tous les documents crs et mis par un service technique sont imputs
dun numro Chrono et sont classs dans le rpertoire projet correspondant. Ils
sont traits selon la procdure (Ref : EQ 40034 D) sur la matrise des
documents. De cette manire, tous les documents produits par Semaly sont
gnralement imputs dun numro Chrono et classs dans le rpertoire concern.
Cependant il existe des variantes dans la gestion de la documentation projet
entre les services techniques. Ci dessous, un tableau illustre quelques pratiques
observes.
42
Service dEtudes
Gnrales
Oui dans Affaire type
du rpertoire projets
Agent du service ou
assistante
Systme Matriel et
Equipements
Non
Infrastructures
Direction Technique
Direction de Projet
Non
Non
Les assistantes
Les assistantes
Agent du service ou
assistante
Tout le service
Les assistantes
(Les agents du service ont
un droit de lecture)
Par type de document
mais pas de rgles
communes entre les 2
rpertoires du service
Dans MR il y a
quelques documents
entrants, mais il ny en a
pas dans SE (sauf
exception)
Par les assistantes
Tout le service
Tout le service
Les assistantes.
Enregistrement du courrier
dans un fichier Excel avant
dtre class sous format
papier du projet
Personne responsable du
classement dans le rpertoire
projet
Enregistrement du courrier
entrant (format papier) dans le
service
Enregistrement du courrier
dans un fichier Excel avant
dtre class sous format
papier du projet
43
2.3.
Echange dinformation
Enfin,
2.4.1
Le systme actuel
44
groupes afin de faciliter la gestion des droits entre les groupes de scurit et ceux
de la messagerie.
2.4.2
2.5.1
Avantages
Les
personnes
rencontres
ont
identifi
les
points
forts
concernant
45
2.5.2
Attentes
La mise en place dun logiciel GED est une solution pour centraliser les
documents projets et favoriser le travail collaboratif. Ainsi tous les
documents de Semaly sont grs de la mme manire. Un systme GED
46
Le plan de classement (surtout pour les petits projets) doit tre clairement
dfini afin de permettre une meilleure gestion de la documentation papier.
2.6.
Recommandations
2.6.1
Un
modle
type
pour
classer
la
documentation
projet,
permet
dhomogniser les pratiques dun service et favorise une gestion plus exhaustive
de lensemble des documents techniques, en particulier des documents entrants.
Pour mettre en place un modle type par service, il faut dabord recenser les
bonnes pratiques de certains services techniques. A la suite de cette analyse, la
Direction Qualit et Mthodes peut laborer des exemples de classement type.
Ces derniers doivent tre prsents aux diffrents services techniques afin de
montrer les solutions possibles pour organiser les rpertoires projets. Les
structures proposes restent volutives afin de sadapter aux caractristiques
dun projet et dun service. De plus, le plan de classement permet de guider les
agents du service sur le type de documents traiter, en particulier les documents
entrants. Enfin, la prsentation des diffrentes pratiques permet didentifier les
besoins daccompagnement effectuer par la Direction Qualit et Mthodes, dans
la mise en place de modifications.
ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003
Droits dauteur rservs.
47
2.6.2
La gestion des mails projets permet une traabilit au niveau des changes de
documents et vite de surcharger le rseau Outlook. Pour amliorer la gestion des
courriers lectroniques dans les services techniques il faut :
-
Recenser les bonnes pratiques Semaly (sur la gestion des mails et des
botes lettres) et les diffuser lensemble des agents.
2.6.3
2.7.
Actions
48
Faire une note sur les avantages dun GED par rapport lorganisation
actuelle de Semaly.
Dautres actions ont t identifies mais elles ncessitent une dure de travail
dpassant celle de mon stage. Ainsi la Direction Qualit et Mthodes doit tablir
un planning pour raliser les oprations suivantes :
-
49
Conclusion
Devant
laugmentation
croissante
de
la
production
des
donnes
50
Bibliographie
Articles
4,
43-54.
[Visit
le
21/08/2003].
Available
from
Internet :
http://www.enssib.fr/bbf/bbf-2000-4/07-lupovici.pdf
ROUMIEUX, Olivier. Formats de fichiers texte : Le tour des propritaires.
ARCHIMAG. Novembre 2002, no. 159, p 38-39.
ROUMIEUX, Olivier. Les formats de limage : Garder lil ouvert. ARCHIMAG.
Dcembre-Janvier 2003, no. 160, p 35-37.
SEDALLIAN, Valrie. Larchivage de lacte lectronique. Juriscom.net. Juillet
2002.
[Visit
le
28/08/2003].
Available
from
Internet :
NORMALISATION.
Archivage
http://www.juriscom.net/pro/2/arch20020708.pdf
Ouvrages
ASSOCIATION
FRANAISE
DE
51
Ces sites ont t consults lors de mon analyse sur ltat de lart en matire
darchivage numrique
Archivage numrique
http://educ.univ-paris8.fr/Voc_rech.html
http://www.archimag.com/
52
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/publications/
http://groups.yahoo.com/group/archives-fr/
http://www.culture.fr/culture/mrt/numerisation/fr/dll/index.htm
http://www.staluzern.ch/vsa/ag_aea/home_f.html
http://www.atica.pm.gouv.fr/
http://www.esi.umontreal.ca/~albertsi/INU1030/
http://revues.enssib.fr/titre/6tecnic/5archivage/1obsole.htm
http://europa.eu.int/ISPO/dlm/dlm96/proceed-fr2.pdf
Les formats
http://www.ccr.jussieu.fr/urfist/image_numerique/format.htm
http://www.aproged.org/Norme/NORME1.HTM#ancre3
http://www.aiim.org/standards.asp?ID=25013
Les solutions de stockage
http://www.cdc-zantaz.com/
http://www.01net.com/article/204332.html
http://www.repaire.net/navig/diff_dvd/gravdvd/cd_dvd.php
53
http://www.cd-info.com/
http://www.lagravuredecd.com/cdrfaq1.html
http://www.dvddemystified.com/dvdfaq.html
http://www.mosarca.com/CDINFO/CENTURY.htm
http://www.gestform.com/technique/informat/supports/supports_intro.htm
54
Glossaire
Les abrviations utilises dans ce mmoire :
BDD
Base de Donnes
BE
Bureau dEtudes
CdP
Chef de Projet
CdS
Chef de Service
CD
Compact Disque
DD
Direction du Dveloppement
DF
Direction Financire
DQM
DP
Direction de Projet
DT
Direction Technique
GED
GEDT
INFRA
Infrastructures
SEG
SME
55
56
Annexes
Annexe
1:
Archivage
Fonction de la personne
rencontre
Ingnieur
Ingnieur et correspondant
informatique
Assistante
Chef de Service
Assistante
Assistante et correspondante
informatique
Responsable de communication
Assistante informatique
Informaticienne
Responsable informatique
Comptable
Comptable
Assistante
Ingnieur
Ingnieur
Ingnieur et correspondant
informatique
Service concern
Type de service
Service technique
(au sige)
Service
fonctionnel
sige)
(au
Annexes
Annexe
2:
Liste
documents
produits
cours du stage
des
au
II
Annexes
Ci-dessous, une liste prsente tous les documents rdigs au cours des
quatre mois de stage la Semaly
Concernant larchivage numrique et la mise en uvre dactions
Une note sur les fichiers verser dans les bases documentaires existantes
Une note interne sur les objectifs de lanalyse sur les rpertoires projets des
services techniques (prsentation des objectifs des entretiens)
III