Vous êtes sur la page 1sur 6

NTRODUCTION

Ce guide consiste de ce fait, dfinir un processus des archives, dcrire les


modalits se rapportant, la dure de conservation, llimination et la
communication des archives physiques et numriques dans les bureaux des
entits .
Tous documents doivent tre archivs dans un lieu de stockage et classs par
ordre chnologique de la date de ralisation afin de pouvoir garantir leurs
disponibilits ou restauration effectives tout moment. Larchivage seffectue
aussi bien sur les supports papiers que sur ceux qui sont en versions
lectroniques ; afin de constituer un fond darchives complet. En dautres termes,
cest la collection et classification de toutes les pices contenant la traabilit du
processus dict par une loi ou texte rglementaire qui serviront de supports aux
contrles a posteriori.
Afin de mener bien leurs attributions en termes darchivage, chaque structure
darchivage doit tre imprativement pourvu au minimum de :
- Dun local sec, non humide, spacieux, propre et maintenu priodiquement le
quel est dot de :
- Des classeurs
- Des armoires indexes comprenant des casiers pouvant chacun contenir 10
classeurs. Chaque armoire est numrote ainsi que chaque casier. Ainsi, il sera
facile de trouver Armoire n 2 Casier n12.
- Des tagres
-.
I.4. Quest-ce quun fond darchives ?
Un fonds darchives consiste en la classification des archives selon leur utilit
et/ou chronologie dentre qui peuvent se repartir comme suit :
Archives courantes
Les archives courantes sont les documents administratifs dutilisation frquente
dans lactivit des units administratives et sont, gnralement, conserves dans
les locaux dexercice de fonction.
Archives intermdiaires
Ces archives sont les documents qui ont perdu de leur utilit courante mais qui
peuvent, en raison de leur valeur administrative et/ou juridique, tre consultes
des intervalles loigns dans le temps. Elles sont gnralement classes
proximit du bureau.
Archives dfinitives

Les archives dfinitives sont les documents qui ont cess davoir lutilit courante
et lutilit intermdiaire, et ncessitent par contre une conservation permanente
dans les dpts darchives.
II. COMMENT TRAITER LES ARCHIVES ?
II.1. Prarchivage
Le prarchivage consiste traiter les documents produits par ladministration
entre le stade o ils ne sont plus frquemment consults et celui o ils sont
dfinitivement classs dans les dpts darchives. De ce fait les documents ayant
atteint la date limite de conservation dans les locaux, fixe dans le calendrier de
conservation, doivent tre pr archivs. Cette tape facilitera le versement des
documents, vers le dpt darchives dfinitives.
II.3. Enregistrement
La procdure de classement conduit ltablissement dun rpertoire ou registre
des fiches des documents archiver, correspondant la mthode de
classification retenue par lentit concerne.
Ces pices administratives doivent dans la mesure du possible tre archives en
version papier et en version numrique, pour minimiser les risques de perte des
documents.
Archivage physique des documents
Tous document portant les informations concernant la date dexercice ,
nomination .
Pour rendre facile la consultation il faut veiller la lisibilit de ces informations.
Le classeur sera rang dans un casier dune armoire dont le numro sera inform
dans le fichier de classement.
III. quelles sont les conditions de conservation des archives ?
La conservation dsigne lensemble des procdures visant prserver lintgrit
des documents. Elle couvre tous les aspects de stockage, les techniques et les
mthodes de prservation des fonds darchives. En dautres termes, elle vise
retarder le phnomne de vieillissement des documents et empcher leur
dtrioration.
Ainsi les mesures quil faut prendre en considration concernent :
Temprature et humidit relative
Ouvrir les portes des lieux d'entreposage le moins souvent possible afin dviter
les fluctuations de la temprature et du degr d'humidit relative.
clairage

teindre les lumires en quittant les lieux d'entreposage, la salle de


consultation et les lieux de travail ;
Ne laisser aucun document expos la lumire directe du soleil dans la salle de
consultation et dans les lieux de travail.
Qualit de l'air
Effectuer le nettoyage des trappes de ventilation priodiquement ;
Prvenir la prsence de particules polluantes ;
Veiller ce qu'il n'y ait pas de matriel de bureau dans les lieux d'entreposage
(photocopieuse, imprimante laser).
Protection contre les dgts causs par l'eau, les incendies et les agents
biologiques
Interdire la consommation daliments au sein du centre darchives ;
Eviter la prsence de plantes dans les locaux de conservation des archives ;
Prendre les mesures ncessaires en cas de dtection d'insectes, de rongeurs et
de moisissures dans les locaux d'archives.
Nettoyage des archives
Le dpoussirage et le nettoyage des documents et de leurs conditionnements
au moment de leur rception dans les dpts d'archives, ainsi qu'un nettoyage
rgulier, de prfrence semestriel, contribueront liminer les causes de
dtrioration des archives.
Le nettoyage des documents l'aide de produits chimiques doit tre
exclusivement du ressort du personnel technique spcialis. Les produits seront
toujours tests avec prcaution avant toute application afin de s'assurer que ces
derniers ne seront pas nocifs pour les documents.
Conditionnement
L'utilisation de botes darchives et de chemises cartonnes contribue au
prolongement de la vie des documents. Ces conditionnements offrent une plus
grande protection contre le feu, les dgts par l'eau, la lumire, les moisissures
et animaux nuisibles, la pollution et les variations atmosphriques dans le lieu
entreposage.
IV : QUELLES PIECES FAUT-IL ARCHIVER ?
IV.2. Liste des pices archivs par lAudit :
titre dexemple le propos peut tre illustr par trois modles de dossier
daudit :
le premier Les dossiers de travail

le deuxime dossier de synthse ;


le troisime plus global ou permanant

Les dossiers de travail : on distingue les documents danalyse celle des


documents de synthses les premiers sont :

les feuilles danomalies (= FRAP).


fiche de Mission.
tableau dactivits, reporting , etc.
les feuilles de synthse dinterviews ; questionnaires
les feuilles de couverture de tests,
les feuilles diagnostiques SWOT ;

Il y ajoute les documents dorganisation. Cest dire que lon retrouve avec un
autre critre de classement .Ces documents ne seront pas prsents dans
nimporte quel ordre : il est essentiel que laudit interne ait dfini une norme de
classement.
Il retient parmi les documents de synthse :
Les Rapport provisoire
les notes relatives au suivi et la mise en uvre des recommandations,
PV des Runions et toutes les informations gnrales relatives au thme
concern (notes de service, descriptions de poste).
Fiche de suivi des recommandations.
Tableau des riques.
Ces documments de synthse est lobjet dune mise jour permanente avant et
aprs la mission afin de toujours comporter des informations utiles et exactes. Ce
qui signifie que la mise jour ne doit pas consister uniquement ajouter de
nouveaux documents mais galement enlever les papiers obsoltes et
superflus. Cette tche permanente de nettoyage doit tre confie au
secrtariat, faute de quoi on risque lencombrement et donc linefficacit.
Le deuxime dossier dexcercice : reproupe les documents
Budget gnral de l'exercice.
Planning daudit de la priode en cours
Rapports daudit repartis par anne dexercice.
Rapports des Commissaires Aux Comptes, Rating ou tout autre partenaire.
Autres documents affrents lexercice.
Quel que soit le modle adopt et en rsum, ces dossier doivent tre
apprcis selon six critres qualitatifs :
ils doivent tre standardiss ;

ils doivent permettre la lisibilit du classement des pices contenues


lintrieur ;
ils doivent pouvoir tre utiliss par des tiers ;
ils doivent contenir lexhaustivit de la documentation indispensable ;
ils doivent comporter toutes les explications ncessaires la
comprhension ;
ils doivent faire lobjet du plan darchivage.
Aucun de ces critres ne doit tre sous-estim ; cest dire quel point la tenue
des dossiers est essentielle. Les auditeurs doivent tre convaincus que la mission
daudit ne se termine rellement que lorsque le dossier daudit est en ordre et
prt au classement. Cest dailleurs la raison pour laquelle le temps consacr ce
travail est normalement imput la mission daudit concerne.

Les archives naissent dans les bureaux en vue d'une action plus prcise, puis
conservent un intrt plus ou moins long terme. Des bureaux aux Archives, les
documents connaissent
trois tapes d'utilisation :
Les archives courantes sont ce que l'on appelle les dossiers vivants, qui servent
la
gestion quotidienne des affaires. Ils sont utiliss frquemment, et sont
gnralement
conservs proximit des utilisateurs, dans les bureaux.
Les archives intermdiaires sont les dossiers clos, qui ne sont plus dusage
courant
mais qui sont nanmoins conservs pour des impratifs de gestion et/ou des
impratifs juridiques. Ils sont conservs proximit des bureaux, souvent dans
un local ddi dit
de pr archivage.
Les archives dfinitives sont les dossiers dont lutilit administrative ou de
gestion est
teinte, mais qui prsentent un intrt historique et qui seront verss dans le
service
darchives comptent pour tre conservs indfiniment.
Les modalits darchivages :
Archivage physique : consiste archiver tout document finalis concernant les
rapport daudit , PV des runion , ..

Archivage numrique : consternant les fichiers de travail ncessaire la


ralisation dune mission daudit et le suivi des recommandations.

RECOMMANDATIONS

Les institutions, dpartements ministriels, tablissements publics, collectivits


dcentralises sont invits, mettre en place les structures et les mcanismes
assurant
une gestion active et fiable de leurs archives afin de rpondre au mieux,
l'existence de
moyens de vrification et de contrle ;

Ce guide doit tre un document vivant appel subir des mises jour et des
actualisations selon les changements venir.