Comment optimiser la Gestion du courrier en entreprise

L’organisation et la bonne gestion du service courrier au sein d’une entreprise sont des éléments qui
ont parfois tendance à être négligés. Pourtant, le papier constitue toujours un support majeur dans la
communication entre entreprises, administration et particuliers. Un traitement performant du
service courrier entrant et sortant de votre société peut, comme nous allons voir, faire une grosse
différence en matière de productivité. Voici donc quelques cas et suggestions susceptibles de bien
améliorer votre gestion du courrier.

Une gestion du courrier classique en entreprise

La première étape consiste à former un groupe d’employés sur lesquels on peut compter, car la
gestion du courrier est un domaine sensible à l’intérieur de l’entreprise. Des lettres recommandées
importantes au contenu confidentiel arrivent et partent en permanence. Certaines informations à
caractère financier ou juridique doivent être traitées par du personnel discret et loyal. Ces salariés
sont tenus de respecter les consignes à la lettre : certains courriers ne doivent donc pas être ouverts,
d’autres si, tout dépend à qui ils sont destinés.

En général, le volume du courrier dépend de la taille de l’entreprise, mais également du nombre de

partenaires avec qui elle est en contact ou avec qui elle collabore.

Comment traite-t-on les plis, les colis, les fax, les lettres et les emails qui arrivent jusqu’à
l’entreprise ?

Voici une procédure classique de gestion du courrier qu’on appelle le courrier entrant :

On distingue 3 domaines distincts qui s’enchevêtrent dans cette gestion afin de former un
assemblage cohérent et productif : les étapes du traitement du courrier, les procédés de flux entre
les différents services et puis en dernier lieu, l’humain.

Parmi les différentes phases ou étapes qui sont généralement plébiscitées par les sociétés, il faut
différencier les tâches effectuées par un/une secrétaire, qui composent la partie initiale de la gestion
du courrier : l’arrivée et la réception dans l’entreprise, l’ouverture et l’enregistrement du courrier et
enfin le tri et la transmission des documents postaux au destinataire.

La seconde partie incombe au destinataire qui va traiter son courrier, avant de le classer.

Du matériel doit bien entendu assister le travail du secrétaire, qui dispose au minimum d’un registre
dans lequel sont notés différentes informations telles que le nom de l’expéditeur, l’objet de la lettre,
et le nom du destinataire. Un numéro d’enregistrement est attribué à chaque lettre. Pour les
entreprises qui reçoivent un volume de courrier conséquent, il est tentant et rentable d’acquérir une
machine à ouvrir le courrier. Les modèles de base ont la capacité à décacheter plus de 500 plis à
l’heure, ce qui est déjà considérable et certainement suffisant pour une PME.

Envisager une gestion électronique des flux de courrier en entreprise

Actuellement, une majorité d’entrepreneurs et de chefs d’entreprise considèrent que le traitement

de leur processus documentaire, qui comprend le courrier, les emails, les appels téléphoniques, etc.
pourrait largement être amélioré. L’apparition de système de gestion du courrier au format
électronique contribue à ce changement en donnant la possibilité de tracer aisément les documents
entrants, en facilitant le management des flux circulants, et en automatisant les procédures de
validation.

Tous ces éléments combinés représentent un gain de productivité évident, surtout pour les
entreprises qui brassent des débits de documents et de courriers considérables.

Le principe derrière la gestion électronique des flux de courrier, c’est leur dématérialisation, c’est-à-
dire leur conversion au format électronique.

L’avantage de ce système, c’est tout d’abord un suivi complet des documents postaux, de la
réception jusqu’à l’envoi d’une réponse, l’assurance de ne plus perdre une seule lettre, et d’être plus
réactif face aux exigences de vos clients.

La première étape de cette gestion innovante du courrier, c’est la collecte de tous les flux qui entrent
dans l’entreprise, qu’ils soient de nature postale ou électronique. Des solutions multicanaux existent
et rendent possible la captation de l’ensemble des documents entrants et leur gestion au sein d’un
endroit unique. Cette centralisation est le gage d’une organisation parfaite de tous les documents qui
arrivent dans votre société, qu’ils soient matériels ou immatériels. Tout cela est réalisable grâce à
une technique de reconnaissance de texte sophistiquée et de saisie par balayage numérique
(scanning).

Les salariés sont les premiers à bénéficier de ce système, car il est permis dorénavant de diffuser et
de partager le courrier sans problème au sein de l’entreprise sans penser à l’éventualité de perdre
des lettres ou documents importants. Ainsi, un courrier arrive dans votre entreprise, il est traitée
numériquement, et devient consultable depuis l’ordinateur de la personne concernée qui rédige la
réponse sans s’occuper de la suite. Fini les décachetages et cachetages d’enveloppe et la
manipulation de papier à lettres. De plus, une gestion des droits peut être mise en place afin que
certains types de courrier puissent être consultés seulement par des salariés habilités.

En ce qui concerne les flux sortants de courriers de votre entreprise, c’est-à-dire l’envoi de lettres
pour répondre à un courrier entrant, il est possible dans ce cas de bénéficier d’un système de
signature électronique des courriers.

Dans le cas d’une entreprise en retard sur le plan technologique et qui décide de faire sa révolution
numérique, l’intégration de la gestion du courrier à un processus plus global et plus large de
traitement de documents appelé GED (gestion électronique de documents) est une opportunité qui
sera payante en matière de flux, d’efficacité, de temps et de sécurité.

S’équiper en matériel spécialisé : la mise sous pli automatique

On considère qu’à partir de 20 enveloppes par jour, la mise sous pli doit être automatique. Il existe
une large gamme de machines à affranchir « intelligentes » qui sont connectée au système
informatique de La Poste et vous font également parvenir une facture mensuelle. Que vous ayez
besoin d’envoyer 30 ou 500 courriers par jour, il y a un marché de la machine à affranchir qui
propose des équipements adaptés. Ceux-ci ressemblent à de grosses imprimantes, le plus souvent
dotées d’un écran et permettent donc un traitement du courrier automatique pour votre entreprise.
L’externalisation : confier la gestion de votre courrier à un tiers

Les entreprises qui traitent un volume important de courrier et pour qui cette charge est capitale
peuvent tout à fait envisager d’externaliser la gestion de leur correspondance. Car des défaillances
dans l’organisation de l’envoi de courrier administratif, par exemple, peuvent s’avérer
catastrophiques pour votre entreprise : oubli, retard, perte, etc. sont autant de désagréments qui ne
sont pas acceptables pour des professionnels.

De plus, une bonne gestion du service courrier nécessite du temps, notamment si l’on inclut toutes
les tâches annexes comme le tri, le classement, l’archivage, etc., et peut vous obliger à embaucher
une secrétaire supplémentaire. Alors si votre entreprise semble débordée en ce qui concerne la
gestion des lettres et colis, pourquoi ne pas envisager l’externalisation de ce secteur ?

Des entreprises spécialisées proposent ce type de service avec un secrétariat à distance et des
prestations susceptibles d’être personnalisées pour vous faire gagner du temps de traitement. Le
diagnostic est souvent gratuit. Le gros avantage de ce type de soutien est certainement la capacité à
fournir une traçabilité précise de tous les envois postaux. Cette solution peut éventuellement faire
gagner du temps et de l’argent à votre entreprise et permettre à vos employés de se concentrer sur
des tâches plus gratifiantes et prioritaires.

Ainsi on estime que les entreprises qui font appel à un prestataire de service pour les services de
gestion du courrier économisent entre 20 et 30 % en tarif d’affranchissement. Pour une grande
société, cela représente un montant annuel substantiel.

De plus, l’externalisation de votre service courrier entrant et sortant va favoriser les délais de
paiement de vos clients et partenaires en affaire. Car si la gestion des courriers en interne a tendance
à retarder l’envoi de factures à cause de la lenteur et des problèmes inhérents à une gestion
classique, la sous-traitance de ce service va largement réduire les délais de paiement, car elle va
accélérer le processus d’envoi des factures.

En outre, c’est également l’opportunité d’entamer une conversion vers la dématérialisation totale du
traitement du courrier. Cet aspect-là entraîne non seulement un gain énorme de rapidité, mais il
s’inscrit également dans une logique d’attitude respectueuse vis-à-vis de l’environnement avec une
importante réduction de l’utilisation du papier.

La gestion des flux de courriers

entrants
1. Le courrier entrant
Dans toute organisation, le traitement du courrier entrant occupe une grande
part du temps réservé aux tâches administratives.
Le volume du courrier à gérer varie en fonction de la taille de
l’organisation et surtout du nombre de partenaires avec lesquels elle est en
relation (fournisseurs, clients, banquiers, collectivités, etc.).
Dans une petite organisation, le traitement du courrier est souvent assuré par
un(e) employé(e) administratif(ve).
Les organisations, qui ont un volume de courrier important à gérer (grandes
entreprises, associations ou administrations), disposent d’un service
spécifique : le service courrier.
Le courrier entrant est le courrier que l’organisation reçoit de ses différents
partenaires, communément appelé « courrier arrivé ».
Le courrier entrant est constitué majoritairement de :

2. Les procédures de gestion du

courrier entrant
Pour gérer le courrier entrant, l’organisation s’appuie sur
une procédure dans laquelle on peut clairement identifier :

 – les étapes du traitement du courrier ;

 – les modalités de circulation du courrier entre les différents services ;
 – le personnel effectuant les opérations.

La procédure de gestion du courrier entrant diffère plus ou moins en fonction du

type d’organisation.
Les étapes les plus courantes de la procédure de gestion du courrier
entrant sont les suivantes :
3. Les outils et matériels de
traitement du courrier
L’organisation utilise des outils et matériels pour faciliter le traitement du
courrier.

4. La réception des lettres

recommandées et des colis
• Le courrier recommandé est remis par le facteur contre signature à la
personne chargée de la réception, qui l’enregistre avant de le remettre en main
propre à son destinataire (souvent un supérieur hiérarchique).
• Les colis sont reçus par l’intermédiaire de La Poste ou de transporteurs
spécialisés. La personne chargée de la réception devra signer le récépissé de
La Poste (ou le bon de transport) et informera le service concerné de
l’arrivée d’un colis après enregistrement de celui-ci.

5. La dématérialisation du courrier

entrant
Dans un souci d’optimiser leur productivité et d’améliorer le service au
client, les organisations de taille importante se tournent vers des solutions de
gestion de documents électroniques pour traiter les courriers entrants ;
le courrier est scanné puis classé dans des dossiers informatiques.