Chap II Procedures Administratives - Revu

PAMOCCA
: MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIÈRES
CHAPITRE II – PROCÉDURES ADMINISTRATIVES
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CHAPITRE II : PROCÉDURES ADMINISTRATIVES
PAMOCCA : MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIÈRES, COMPTABLES ET D’AUDIT INTERNE
SOMMAIRE
CHAPITRE II – PROCÉDURES ADMINISTRATIVES.................................................................................................... 1
INTRODUCTION............................................................................................................................................................. 3
2.1. COURRIER..............................................................................................................................................................4
2.1.1. RESUME...............................................................................................................................................................4
2.1.2. SCHEMAS.............................................................................................................................................................7
2.1.3 PROCÉDURES......................................................................................................................................................9
2.2 PERSONNEL..........................................................................................................................................................19
2.2.1. RESUME.............................................................................................................................................................19
2.2.2. SCHEMAS...........................................................................................................................................................27
2.2.3 PROCEDURES....................................................................................................................................................32
2.3. ACQUISITION DES BIENS, TRAVAUX ET SERVICES........................................................................................51
2.3.1 RÉSUME..............................................................................................................................................................51
2.3.2. SCHEMAS...........................................................................................................................................................57
2.3.3 PROCEDURES....................................................................................................................................................61
2.4. GESTION DU PATRIMOINE..................................................................................................................................75
2.4.1. RESUME.............................................................................................................................................................75
2.4.2 SCHEMAS............................................................................................................................................................79
2.4.3 PROCEDURES....................................................................................................................................................83
2.5. GESTION DES ACTIVITES...................................................................................................................................99
2.5.1. RESUME.............................................................................................................................................................99
2.5.2 SCHEMAS..........................................................................................................................................................101
2.5.3 PROCEDURES..................................................................................................................................................106

INTRODUCTION
Les procédures administratives sont regroupées par grandes fonctions :
- la fonction courrier et système d’information ;
- la fonction gestion des ressources humaines ;
- la fonction gestion des acquisitions de biens, travaux et services ;
- la fonction gestion du patrimoine ;
- la fonction gestion des activités du projet.
Pour chaque fonction, un résumé des principales étapes est fait avec la précision des principes
à respecter par les acteurs. Ensuite les schémas présentés permettent de formaliser le
déroulement de chaque tâche. Enfin les tâches sont détaillées permettant d’illustrer les
schémas décrits. A chacune d’elles correspondent plusieurs opérations successives à mener
par les acteurs. Ce formalisme interdit toute fuite de responsabilité et tout conflit de
compétences. Il favorise les évaluations de performance en complément aux contrats conclus
avec le personnel.
Cette approche de présentation des procédures permet à chaque intervenant de percevoir
nettement ce qui est attendu de lui et d’assimiler aisément la méthodologie de mise en œuvre
des opérations. Chacun pourra ainsi faire valoir l’entièreté de ses compétences en rapport avec
son poste et concourir aisément à l’atteinte des résultats fixés au projet.
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2.1. COURRIER
2.1.1. RESUME
Le courrier, par son archivage adéquat, permet à une structure de se constituer une base de
données indispensable à sa gestion.
La gestion optimale du courrier est celle qui permet au responsable d’identifier le destinataire, la
provenance et l’objet de tout courrier expédié ou reçu.
Les procédures qui suivent assurent ces différentes attributions tout en permettant de rationaliser
le coût de gestion du courrier au niveau de l’équipe du PAMOCCA.
Elles sont les suivantes :
- traitement du courrier au départ ;

- traitement du courrier à l’arrivée ;
- traitement du courrier confidentiel ;
- traitement des autres moyens de communication.
TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART
La procédure de traitement du courrier au départ permet de codifier les expéditions de courrier de

la CEP. Elle assure la formalisation de l’ensemble des tâches afférentes à cette opération. Les
différents documents supports permettent l’archivage adéquat du courrier expédié.
Aucun courrier ne doit être envoyé à une entité extérieure sans l’accord du Coordonnateur du
PAMOCCA ou son représentant dûment mandaté. Le Coordonnateur s’emploiera à ce que
certains courriers, en fonction de leur objet, importance ou destination soient signés par le
Directeur du Projet ou le Ministre. Il devra les leur soumettre pour ce faire. Il s’agit entre autres
des courriers à destination des autres Départements ministériels, de la BAD. Le Coordonnateur
marque son accord par le visa ou la signature de tous les courriers à envoyer. Le registre de
courrier au départ porte les mentions suivantes: numéro d’ordre, nombre de pièces, date de
départ, destinataire, objet, numéro d’archive, observations/émargement. Il se présente sous la
forme d’un cahier imprimé scindé en colonnes, il permet d’annoter les différents courriers
envoyés par la CEP avec une indication de leurs destinataires.
Le cahier de transmission du courrier est un registre à colonnes contenant les indications sur la
nature du courrier envoyé, à savoir, N° d’ordre, le destinataire, la date d’envoi, l’objet, nombre de
pièces, signature du destinataire. Le spécimen de ce document est joint en annexe
TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE

La réception des courriers en provenance de l’extérieur se fait selon une procédure qui simplifie les
tâches exécutées tout en maintenant les contrôles indispensables permettant de sécuriser cette
opération.
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La procédure formalise les tâches, précise le rôle de chaque acteur et codifie les étapes de
manière à permettre le suivi de l’opération. Le courrier reçu est d’abord transmis au
Coordonnateur, à travers le secrétariat. Le Coordonnateur l’examine et en assure ensuite la
cotation au personnel. Pour certains courriers importants (courriers de la BAD, courriers des
prestataires, courriers de l’administration camerounaise…), le Coordonnateur prendra sur lui
d’informer le Directeur du projet.
Le registre de courrier arrivé utilisé comme support est un cahier scindé en colonnes permettant
de suivre de manière chronologique l’ensemble des courriers reçus par la CEP ainsi que leur
provenance. Le spécimen de ce document est fourni en annexe.
TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL
Le courrier confidentiel, eu égard à sa particularité, doit subir un traitement spécifique.
La présente procédure permet de codifier les principales tâches exécutées en la matière. Le

Coordonnateur est seul habilité à ouvrir le courrier confidentiel.
Le Coordonnateur décidera de la suite à donner au traitement du courrier. Il classera les courriers

confidentiels reçus à son propre niveau. Il a la faculté de confier au secrétariat la préparation du
courrier confidentiel à expédier. Dans ce cas, les mêmes documents pour la réception et
l’expédition du courrier normal sont utilisés ici.
AUTRES MOYENS DE COMMUNICATION

Le téléphone, le fax et la messagerie télématique (Internet) sont également des moyens de
communication qu’il est nécessaire de codifier.
Le Coordonnateur est doté d’une ligne de téléphone sur abonnement.
Le fax est traité conformément aux procédures de courrier (arrivée, départ et confidentiel).
L’Assistante Administrative s’évertuera à chaque fois de mentionner les correspondances
officielles via Internet et autres appels téléphoniques dans un registre de suivi et de classement.
Le registre permettra de suivre pour chaque communication l’initiateur, le destinataire, l’objet et la
durée de la communication. Le spécimen de ce document est fourni en annexe.
ARCHIVAGE - DOCUMENTATION
Le projet dispose d’un fonds documentaire et d’archives qui regroupe non seulement les textes
spécifiques nationaux et internationaux de son domaine, mais aussi de la documentation
scientifique et technique, des revues spécialisées, des journaux et tous les documents
nécessaires à son fonctionnement optimal. Le personnel ou tout autre usager peut consulter
cette documentation en cas de besoin.
La gestion de la documentation et des archives est assurée par l’assistante administrative.
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Le coordonnateur décide de l’acquisition de la documentation (périodiques et livres

documentaires ou de fiction) qui est l’ensemble des méthodes et moyens orientant l’acquisition
de documents quel que soit leur support, pour un accroissement et une mise à jour de son fonds
documentaire en tenant compte de l’existant, des intérêts et des besoins du projet.
L’Assistante Administrative met en place un répertoire de la documentation et des archives

disponibles. Ce répertoire devra être codifié suivant un principe de classement à adopter en
mettant en exergue chaque type de document : documents techniques, textes législatifs, notes
internes, notes externes. Tous les documents sont à classer suivant ce dispositif. Sur proposition
de l’AA, le coordonnateur peut autoriser que le PAMOCCA procède à l’aménagement d’un
espace pour la gestion documentaire et des archives.
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2.1.2. SCHEMAS
COURRIER ARRIVEE
ACTEURS PROCEDURES DOCUMENTS
Réception
Assistante Enregistrement Registre courrier

arrivée
Transmission Trieur
Coordonnateur Examen & cotation Fiche de suivi
Assistante Analyse & distribution Registre de transmission

interne
Agents Traitement
Assistante Classement Classeur
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COURRIER DEPART
Agents de la CEP Rédaction
Assistante
Mise en forme &
Présentation à la
signature Visa de
l’agent
demandeur
Coordonnateur Visa et/ou Signature
Assistante Traitement Registre départ

Enregistrement
Coursier Expédition & décharge Cahier de transmission
Classement
Assistante
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2.1.3 PROCÉDURES
PAMOCCA GESTION DU COURRIER REFERENCE
Manuel de procédures 2.1.3.1
Tâche :
Date de la révision : Courrier départ Page : 1
Références Opérations
L’initiateur du courrier :
1 - remet son projet au signataire.
Le signataire :
2 - lit le courrier,
3 - le corrige en accord avec l’initiateur éventuellement,
4 - le signe,
5 - le remet à l’Assistante pour mise en forme et expédition.
L’Assistante administrative :
6 - reçoit le courrier et en fait deux copies ;
7 - formalise le courrier ;
8 - enregistre le courrier ;
9 - classe une copie dans le chrono des départs ;
10 - envoie une copie à l’initiateur pour son classement.
L’initiateur :
11 - reçoit sa copie du courrier pour archivage,

12 - effectue le classement dans son dossier.
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Tâche :
Date de la révision : Courrier départ Page : 2
13 - enregistre le courrier dans le registre des courriers au départ,

14 - l’enregistre dans le cahier de transmission,
15 - le prépare pour envoi par l’utilisation d’enveloppes, plis et colis
16 appropriés,
- le donne au coursier pour expédition.
Le coursier :
17 - achemine le courrier au lieu indiqué,

18 - fait signer par le correspondant le cahier de transmission,
19 - retourne le cahier de transmission à l’assistante administrative
- reçoit le cahier de transmission,

- s’assure qu’il a été signé,
20 - range le cahier de transmission.
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10

Tâche :
Date de la révision : Courrier arrivée Page : 3
L’assistante administrative :
1 - reçoit le courrier,
2 - marque la date de réception au moyen d’un cachet dateur,
3 - enregistre dans le registre du courrier « arrivée »,
4 - classe le courrier dans le trieur du Coordonnateur ou de la personne
habilitée pour ce faire,
5 - dépose le trieur sur le bureau du Coordonnateur ou la personne
habilitée.
Le Coordonnateur ou une personne habilitée :
7 - le lit,
8 - cote le courrier au (x) destinataire (s), avec la fiche
d’accompagnement,
9 - indique l’action attendue du ou des destinataires.
L’Assistante Administrative :
10 - reçoit le courrier avec les consignes de transmission,

11 - fait copie du document et la transmet pour traitement au destinataire,
12 - classe l’original dans le chrono arrivé.
13 Le destinataire :
14 - reçoit la copie du courrier ;

15 - diligente le traitement approprié du courrier ;
16 - retourne le dossier traité dans les délais impartis au Coordonnateur.
11

Tâche :
Date de la révision : Courrier confidentiel Page : 4
Au départ
Le Coordonnateur :
1 - définit le caractère confidentiel du courrier,

2 - enregistre le courrier dans son registre courrier confidentiel au départ,
3 - fait trois copies du courrier dont une est classée à son niveau,
4 - dépose auprès de l’initiateur une copie pour ses archives,
5 - prépare l’original au moyen d’enveloppes, plis ou colis adéquats,
6 - appose la mention «confidentiel» sur le courrier préparé,
7 - donne à l’AA pour préparation de l’expédition.
- reçoit le courrier,
8
9 - l’enregistre dans son registre en indiquant la mention «confidentiel»,
10 - diligente l’expédition selon la procédure de courrier au départ,
ou
12 - le prépare au moyen d’enveloppe, de plis ou de colis adéquats,
13 - y appose la mention confidentielle sur le courrier ;
14 - l’enregistre dans son registre en indiquant la mention confidentielle ;
15 - fait expédier conformément à la procédure de courrier au départ le
courrier préparé.
12

Tâche :
Date de la révision : Courrier confidentiel Page : 5
A l’arrivée
L’assistante administrative:
1 - reçoit le courrier confidentiel,

2 - l’enregistre comme confidentiel dans son registre,
3 - le transmet fermé au Coordonnateur
Le Coordonnateur
5 - procède à son ouverture,
6 - l’enregistre dans son registre de courrier confidentiel reçu,
7 - le lit,
8 - cote le courrier,
9 - effectue une copie,
10 - classe l’original dans son classeur,
11 - adresse une copie au destinataire pour le traitement,
Le destinataire :
13 - traite selon la procédure de courrier reçu.
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PAMOCCA
MODELE DE REGISTRE « COURRIER DEPART »
N° Date Destination Objets Nombre de Observations

d’ordre Expédition pièces
14
CEP DU PAMOCCA
CAHIER DE TRANSMISSION
Date No Noms adresse Objet Nombre de Signature du

d’ordre pièces destinataire
15
PAMOCCA
MODÈLE DE REGISTRE
«COURRIER- ARRIVÉE»
N° Date Arrivée Service Objets Nombre de Observations

d’ordre expéditeur pièces
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PAMOCCA
MODELE DE CAHIER DE RECENSEMENT DES APPELS –
CORRESPONDANCES INTERNET
A
L’ARRIVÉE
N° DATE ET PROVENANCE DESTINATAIRE Objet

d’ordre HEURE
17
PAMOCCA
MODELE DE CAHIER DE RECENSEMENT DES APPELS –

CORRESPONDANCES INTERNET
AU
DEPART
N° DATE ET Nom de Nom du Objet

d’ordre HEURE l’INITIATEUR DESTINATAIRE
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2.2 PERSONNEL
2.2.1. RESUME
Le personnel engagé pour la mise en œuvre du PAMOCCA est composé d’agents de

l’administration affectés au projet après une procédure de sélection, d’agents recrutés avec le
statut de consultant individuel et d’agents contractuels recrutés par le projet.
En général les fonctionnaires sont régis par les dispositions du Statut Général de la Fonction
Publique de l’Etat et les contractuels par le Code du Travail en vigueur. Les consultants sont
encadrés par le contrat conclu avec le Projet. De manière spécifique, chaque agent est tenu par
les indications faites dans sa fiche de fonction, les termes de référence de son poste et le
contrat de performance qu’il a conclu avec le projet.
Ces textes fixent les conditions de recrutement, de rémunération, de mouvement, de suivi
évaluation, de sanction et de cessation de fonction des agents.
Les procédures développées ci-dessous détaillent chacune de ces étapes de gestion du

personnel :
- recrutement ;
- rémunération ;
- missions et déplacements ;
- intérim ;
- relations de travail ;
- système de suivi évaluation (sanctions et motivations) ;
- cessation d’emploi.
RECRUTEMENT
L’effectif initial du projet est déterminé dans les documents de base (Accord de prêt, rapport
d’évaluation, textes de création et d’organisation des instances et structures…). Cet effectif est
d’ores et déjà pourvu. Il n’est donc pas prévu de recrutement à brève échéance. Cependant, il
n’est pas exclu qu’en accord avec les partenaires, les responsables du projet envisagent de
renforcer l’effectif actuel du PAMOCCA. Dans cette optique, les procédures de recrutement
doivent être appliquées.
Le recrutement du personnel de la CEP obéit aux dispositions de l’accord de prêt signé entre le
Gouvernement du Cameroun et le Groupe de la BAD et du Code du Travail en vigueur. Par ailleurs,
la procédure de recrutement applicable est celle de la BAD.
Le recrutement constitue la phase la plus délicate de la gestion du personnel. La CEP doit

s’entourer du maximum de précautions pour que les candidats retenus satisfassent à ses
exigences.
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La procédure décrite ci-dessous, précise les règles à respecter pour atteindre un bon résultat
en matière de recrutement.
Le recrutement doit avoir été autorisé par un
budget. La procédure est gérée par la CEP.
Plusieurs canaux de recrutement peuvent être utilisés :
- diffuser un appel à candidature par voie de presse,

- faire appel à des bureaux de recrutement de la place,
- combiner ces deux canaux.
La sélection des candidats s’opérera en Comité dont la composition sera fixée par le CTO sur
proposition du Directeur de la CEP, en étroite collaboration avec le Coordonnateur.
La CEP peut utiliser les services d’un consultant pour l’assister.

Pour un recrutement, il est opportun de passer par les étapes de présélection sur dossier, de
sélection sur test et de faire passer les candidats en entretien oral. Pour un poste donné, au
moins trois candidats doivent être retenus pour l’entretien oral.
La sélection doit être précédée par une annonce publiée dans la presse avec l’indication du
financement, du lieu d’affectation, du poste à pourvoir, du profil recherché (formation,
expérience, âge minimum), des missions à exécuter et éventuellement des avantages liés au
poste (rémunération, formation…).
Les dossiers déposés (lettre de motivation, CV, copies légalisées des diplômes et attestations,
etc.) sont analysés en vue d’un premier tri. Un test écrit peut être administré pour évaluer les
aptitudes techniques des candidats présélectionnés.
L’entretien oral permet enfin

:
- de faire connaître le service au candidat,

- d’avoir des informations supplémentaires sur l’expérience et les motivations du candidat.
Elle se déroule en trois phases

:
1. L’accueil du candidat dans un lieu tranquille et agréable.

2. La recherche d’informations sur le candidat à partir de données sur son état civil, sa
formation académique, son statut actuel, les emplois déjà occupés, les types de fonctions
assurées, les secteurs d’activités connus, les responsabilités assumées, sa personnalité
et ses traits de caractère.
3. La présentation du poste au candidat.
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L’entretien doit être précis afin de réunir toutes les informations justifiant le choix du candidat. Les
personnes devant mener cet entretien doivent connaître le poste à pourvoir et l’environnement
d’exercice de la mission. Elles doivent savoir écouter, repérer les contradictions et les éléments
importants, évitant les attitudes de domination. Les frais de déplacement et de séjour du candidat
aux entretiens sont supportés par lui-même.
Le recrutement est formalisé par une décision du Ministre de tutelle à l’initiative du Directeur de
la
CEP.
Le recrutement se traduit par la signature d’un contrat de travail ou de prestation de services
et d’un contrat de performance. Pour chaque salarié recruté, il est constitué un dossier
contenant les éléments ci-après :
 un extrait de l’acte de naissance ;

 un extrait de casier judiciaire ;
 un certificat médical attestant de l’aptitude à travailler ;
 une copie certifiée conforme des diplômes obtenus ;
 les pièces justificatives de sa situation matrimoniale ;
 un certificat de nationalité ;
 le contrat de travail ;
 le numéro matricule pour le personnel
fonctionnaire ; le numéro de sécurité sociale ;
 la note disciplinaire ;
 les termes de référence du poste occupé ;
les résultats des évaluations annuelles ;
 les décisions de congés et certificat de reprise de service ;
 le certificat de cessation de service ;
 les autorisations d’absence ;
 l’avis de non objection de la BAD ;
 deux photos d’identité.
Ce dossier sera classé et suivi au niveau de l’EGFC.
Certains documents sont utilisés comme support des procédures décrites ci-dessus. Il s’agit
:
- de la fiche de sélection des candidats : matérialise la sélection en spécifiant les

aptitudes de chaque candidat dans une perspective de recrutement ;
- des termes de référence du poste récapitulant les tâches attendues du candidat et
des exigences pour occuper le poste ;
- du contrat de travail : Acte juridique précisant l’ensemble des engagements
réciproques entre la CEP et chaque agent ;
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- du contrat de performance : document indiquant les résultats à atteindre par l’agent

et sur la base duquel il est évalué.
Le recrutement est effectif après signature du contrat par les deux parties (CEP et
Travailleur). Le candidat retenu non-résident du lieu d’affectation, ainsi que les membres de
sa famille (épouse et enfants) bénéficieront d’un titre de transport et des frais de transport
de ses biens du lieu de résidence au lieu d’affectation. A la fin du contrat, l’employeur
prendra en charge le transport retour du lieu d’affectation à son pays ou localité d’origine
pour le personnel non résident ainsi que sa famille y compris ses biens.
RÉMUNÉRATION
La rémunération est constituée des indemnités convenues pour les fonctionnaires, des
honoraires à facturer pour les consultants recrutés et des salaires pour le personnel recruté
en vertu du Code du Travail.
Eu égard à l’incidence financière significative que peuvent avoir les frais de personnel, il est
opportun de codifier l’ensemble des tâches exécutées dans le processus d’élaboration des
états de salaire.
La rémunération des agents est prévue par les différents documents de référence (Rapport
d’Evaluation, Décisions ministérielles, contrats…). Chaque mois, les rémunérations sont
préparées par l’EGFC du Projet et payées conformément aux procédures financières. Les
déclarations sociales sont effectuées selon une périodicité mensuelle.
Les documents suivants sont utilisés dans le cadre de la procédure de rémunération du

personnel : factures de consultant, état de paiement des indemnités, bulletin de paie,
état périodique des rémunérations qui récapitule chaque mois l’ensemble des charges du
personnel.
MISSIONS ET DEPLACEMENTS
Le personnel du projet est emmené à effectuer des missions de suivi, de contrôle, de

supervision sur le terrain et toute autre mission liée aux activités du projet. La gestion
administrative et financière de ces missions mérite d’être formalisée.
Aucune mission (ou déplacement) du personnel ne doit être menée sans ordre signé par le
Directeur du projet pour le personnel de la CEP à l’initiative du Coordonnateur. Les
missions doivent également avoir été prévues dans le budget.
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Avant de se rendre à une réunion où l’avis du PAMOCCA est requis, l’Expert désigné doit :
 soumettre à l’appréciation du Coordonnateur un bref exposé sur l’objet de la réunion

ainsi que le projet de la contribution ou l’avis qu’il envisage d’y apporter au nom du
PAMOCCA ;
 recevoir des instructions éventuelles ;
 au cours des réunions, les Experts du PAMOCCA doivent observer une conduite propre à
préserver la bonne image du projet et de ses acteurs.
Les taux des frais de mission sont forfaitaires et versés par nuitée pour couvrir les
frais d’hébergement et de séjour. Ils sont déterminés comme suit :
LIEU MONTANT
Ville de Yaoundé 140 000 FCFA
Ville de Douala 88 800 FCFA
Autres villes du Cameroun 61 200 FCFA
Ville de Tunis 108 245 FCFA
Autres villes dans le Monde Barème du PNUD
Au cas où la mission ne nécessite pas de passer la nuit sur le lieu de mission (aller-retour dans
la journée), 40% de l’indemnité forfaitaire sera versé.
Ces indemnités sont dues aux membres du CTO, au personnel clé du projet, aux membres
des UGD et à toute autre personne éligible. Le personnel d’appui tel que prévu par les textes
du PAMOCCA percevra 50% du montant indiqué dans le tableau ci-dessus.
Une avance doit être versée au personnel au départ de la mission (75%) pour faire face aux
dépenses diverses telles que la communication, le transport interne, l’hébergement, la
restauration etc. Elle est fixée en fonction de la mission et des coûts réels des activités
envisagées. Cette avance doit être entièrement justifiée au plus tard soixante-douze (72)
heures après la fin de la mission.
Au plus tard cinq (5) jours après la fin de la mission, le personnel concerné doit déposer un
rapport auprès du coordonnateur qui fera un compte rendu au Directeur du Projet.
Plusieurs documents sont utilisés dans cette procédure :
- toute mission doit être justifiée par des termes de référence établis par le chef de
mission et approuvés par le Coordonnateur. Ces TDRs doivent préciser le contexte de
la mission, l’objet de la mission, les noms, prénoms et fonctions des missionnaires, le
chronogramme de la mission, sa durée, le budget, l’itinéraire et le kilométrage estimé,
les références du véhicule ou de tout autre moyen à utiliser. Sur la base de ce
document approuvé, l’ordre de mission sera établi ;
- l’ordre de mission du Directeur du Projet est signé par le Ministre ;
- l’ordre de mission : établi, et signé par le Directeur du Projet ou son représentant
désigné. Il contient les informations significatives sur la mission (date, destination,
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composition de l’équipe, etc.).
- l’ordre de mission du Coordonnateur est signé par le Directeur du PAMOCCA ;
- la fiche de mission: sert de support au décaissement de l’avance sur les frais de
mission. C’est un imprimé à remplir, à dater et à numéroter, elle est signée par le
coordonnateur ;
- la fiche justificative de frais remboursables (communications, transport…): justifie les
dépenses effectuées pendant la mission en les synthétisant. L’imprimé est rempli
manuellement par les responsables de mission.
INTÉRIMS
L’intérim du personnel du PAMOCCA est défini dans le présent manuel. Tout expert devant
assurer l’intérim est notifié par voie officielle. Les autres experts sont également tenus
d’être informés par le Coordonnateur suivant le canevas indicatif suivant :
Fonction Intérimaires
Coordonnateur du PAMOCCA Expert sectoriel composante 1 ou Expert sectoriel composante 2
Expert sectoriel composante 1 Expert sectoriel composante 2
EAPM EGFC
Expert sectoriel composante 2 Expert sectoriel composante 1
EGFC EAPM
Point focal (PF) (PF) désigné par le Directeur du projet.
RELATIONS DE TRAVAIL
Les relations de travail et les événements qui pourraient en découler (congés, maladie,
absence, abandon de poste, rupture, résiliation de contrat, démission, accident, décès…)
entre le PAMOCCA et son personnel seront gérés conformément aux termes des contrats
qui les lient et conformément aux textes en vigueur au Cameroun, notamment le Statut
Général de la Fonction Publique de l’Etat et le Code du Travail.
Le droit au congé est acquis pour une durée de trente (30) jours calendaires après une durée
effective de onze (11 mois) de travail. Les périodes de jouissance de congé sont fixées par
une décision accordant un congé annuel aux membres de la CEP. Toutefois la notification effective du
congé se fait en fonction des nécessités de service et si possible avec l’accord du bénéficiaire.
Pour le personnel non résident au lieu d’affectation, il est accordé un délai de route variable
suivant le lieu de destination, dans la limite d’un maximum de quatre (04) jours.
L’employé bénéficie des congés spéciaux pour des raisons familiales non imputables aux
congés administratifs payés. Ils sont accordés dans les cas et pour les durées suivantes :
- mariage de l’employé ou de ses enfants légitimes : trois (03) jours ouvrables non compris les
délais de route ;
- naissance d’un enfant légalement reconnu : deux (02) jours ;
- décès du conjoint, ascendants, descendants en ligne direct : dix (10) jours ouvrables non
compris les délais de route ;
- déménagement de l’employé : deux (02) jours ouvrables.
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En ce qui concerne les absences, des autorisations pour convenance personnelle peuvent
être accordées à l’employé à sa demande jusqu'à concurrence de douze (12) jours
calendaires par an.
Au-delà de cette limite le nombre de jours supplémentaires est déductible des droits aux
congés du bénéficiaire.
SYSTEME DE SUIVI-ÉVALUATION
Le dispositif de suivi-évaluation du personnel permet de rendre objective toute décision
concernant les agents. Il conduit sur deux (02) types de décisions : la motivation ou la
sanction.
La sanction et la motivation comptent parmi les caractéristiques d’une bonne gestion des
ressources humaines. Elles sont indispensables. La sanction est délicate et des
contestations risquent d’apparaître en raison de leur caractère parfois subjectif. Par
conséquent, il est important de préciser les conditions dans lesquelles peuvent intervenir la
sanction et la motivation du personnel.
La motivation du personnel doit se baser sur un système d’évaluation objective. Cette

évaluation, conformément au contrat, est diligentée par le Coordonnateur sur la base des
contrats de performance et des précédentes évaluations. Le Coordonnateur est évalué par
le Directeur du projet et ce dernier par le Président du Comité Technique d’Orientation.
La tâche développée tente de formaliser les étapes d’évaluation du personnel afin de limiter
les aspects subjectifs.
Elle décrit également les étapes du processus de sanction en codifiant les rôles de chaque
acteur et en précisant les règles significatives.
Avant la notification de la sanction, il est indispensable de demander par écrit une

explication au salarié. Le niveau de sanction est laissé à l’appréciation du Directeur du
projet sur proposition du coordonnateur.
L’intervention d’un responsable pour faire le constat de la faute donne à la sanction une
légitimité supplémentaire. L’auditeur interne est chargé de cette question.
Pour l’appréciation du caractère des fautes et des sanctions, le responsable peut avoir
recours à ses frais à un conseil extérieur.
Les documents suivants sont utilisés lors de l’exécution des tâches de suivi évaluation : Le
Constat de faute (manuscrit utilisé par l’auditeur interne décrivant la faute commise et ses
circonstances) et la fiche d’évaluation (matérialise le jugement porté sur chaque agent par
sa hiérarchie).
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CESSATION D’EMPLOI
La cessation définitive d’emploi mérite d’être formalisée pour permettre à l’autorité de gérer
ce cas. Les procédures développées précisent les acteurs, les documents supports ainsi
que les tâches exécutées dans le cadre de la cessation des fonctions des agents
(fonctionnaires et contractuels).
La cessation d’emploi est à l’instigation du salarié ou de l’employeur.
Dans chaque cas, les parties doivent observer les prescriptions du Code du Travail, des
contrats de services et les dispositions légales et réglementaires en vigueur au Cameroun.
La cessation quelle qu’elle soit, doit être accompagnée d’une indication (motif de la
cessation) dans le dossier des agents.
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2.2.2. SCHEMAS
RECRUTEMENT
Directeur Coordonnateur Expression des besoins Lettre
Analyse des besoins
COMITE
Elaboration du dossier & lancement Dossier, CV, Avis
Réception des offres & dépouillement Fiche de sélection
Coordonnateur
Autres responsables
Sélection Test
Négociation Contrat
Directeur/ autres responsables
Recrutement Contrat
27
REMUNERATION
Calcul des rémunérations Contrat
Formalisation des rémunérations Factures, Bulletins
Distribution des documents Bulletins
EGFC
Paiement Chèque et/ou virement
Confection des états Etats de paie

Déclarations
Enregistrement
28
MISSIONS ET DEPLACEMENTS
Responsable TDRs et demande d’ordre de mission Demande
Directeur, Coordonnateur Ordre de mission Ordre de mission

Budget de la mission
EGFC Préfinancement Chèque, Espèces

Fiche d’avance de
fonds
Responsable de mission Compte rendu Rapport
EGFC & Solde de compte, Versement Chèques et/ou espèces

Responsable de mission ou Encaissement de reliquat
29
EVALUATION
(Motivation)
Coordonnateur Convocation
Agent & Coordonnateur Entretien & Evaluation technique Fiche d’évaluation
Coordonnateur Proposition de motivation Lettre
30
Directeur
Décision Décision
Prise en compte financière Chèque et/ou espèces
EGFC Traitement
Enregistrement comptable
Classement
31
EVALUATION
(Sanction)
Coordonnateur Convocation
Agent & Coordonnateur Entretien & Evaluation technique Fiche d’évaluation
Coordonnateur Proposition la sanction Lettre

Directeur
Décision Décision
Notification de la decision Courrier

Coordonnateur
EGFC Prise en compte de l’incidence

De la décision Dossier mis à jour
Classement
2.2.3 PROCEDURES
PAMOCCA GESTION DU PERSONNEL REFERENCE
Tâche :
Date de la révision : Recrutement Page : 1
Le Directeur, avec l’assistance du Coordonnateur :
1 - analyse les besoins exprimés par les services,

2 - établit les TDRs et les soumet à la non objection du bailleur,
3 - décide des recrutements à opérer,
4 - définit les critères de recrutement,
5 - décide du canal à utiliser pour le recrutement et lance l’appel,
6 - convoque un sous-comité de recrutement.
Le Comité :
7 - examine les offres,

8 - effectue une présélection des candidats sur la base du dossier (qualité de la
lettre, CV…),
9 - retient les candidats parmi lesquels la sélection s’opérera,
10 - élabore un test,
11 - fait prévenir les candidats présélectionnés,
12 - les invite à venir passer le test de sélection,
13 - fait corriger le test,
14 - examine les résultats du test,
15 - sélectionne les trois (03) meilleurs candidats,
16 - les convoque pour un entretien oral.
Les candidats :
17 - passent à l’entretien oral avec le Comité ou quelques membres désignés.
Le Comité :
- analyse les résultats de l’entretien,

18 - désigne le meilleur candidat pour le poste à pourvoir,
19 - élabore un rapport de sélection des candidats à soumettre au bailleur pour
20 avis de non objection ;
Le Directeur :
21 - prévient le candidat retenu pour le recrutement.

Tâche :
Date de la révision : Recrutement Page : 2
Le Directeur :
22 - fait élaborer par le coordonnateur un procès-verbal de négociation,

un contrat de travail et un contrat de performance, après ANO BAD
23 - les soumet pour appréciation au candidat sélectionné ;
.
Le candidat :
24
25 - accepte les termes des contrats,
- les signe et les retourne à la Direction pour suite ou
- émet des réserves sur les contrats,

25 bis - les retourne pour négociation avec le Coordonnateur assisté du service
25 ter administratif.
Le Directeur, assisté du Coordonnateur :
- reçoit les contrats,

26 - les signe,
27
ou
25 quater - entame les discussions avec le candidat pour aplanir les points de
désaccord,
25 quinquies - fait signer les contrats par le candidat,
27 bis - les signe,
28 - donne une copie au candidat et garde une copie pour la CEP,
29 - demande au salarié de constituer son dossier administratif.
Le salarié :
30 - apporte les éléments pour constituer son dossier,

31 - le dépose auprès du secrétariat du Coordonnateur qui le quotte à
l’EGFC pour dispositions à prendre.
L’EGFC:
32
33 - vérifie le contenu,
34 - intègre le salarié dans le fichier des agents,
- met régulièrement à jour les dossiers.
Tâche :
Date de la révision : Rémunération Page : 3
L’EGFC:
1 - confectionne le bulletin et autres documents, reçoit les factures

2 - fournit une copie du bulletin au salarié et une fiche d’indemnité au
3 personnel fonctionnaire détaché,
4 - classe l’autre copie dans le chrono des salaires,
5 - élabore l’état de salaire du mois sous l’égide du coordonnateur,
- diligente le paiement en élaborant les requêtes de paiement soumises à
6 la signature du Coordonnateur
7 - procède à l’enregistrement conformément au schéma comptable,
8 - met à jour le dossier du personnel avec le service administratif,
- élabore les déclarations sociales et fiscales mensuelles et procède au
9 versement des cotisations et contributions fiscales,
- procède à l’enregistrement de ces déclarations.
Tâche :
Date de la révision : Mission Page : 4
Un responsable de mission :
1 - convient avec le Coordonnateur d’une mission ;
2 - l’EGFC élabore l’ordre de mission et le fait signer

3 par le Directeur ;
L’EGFC :
4 - reçoit l’ordre de mission,

5 - en effectue une copie pour classement,
6 - gère la logistique,
7 - élabore une fiche d’avance à justifier,
8 - diligente le paiement des avances de frais de mission,
9 ,
10 - procède à l’enregistrement comptable de ces frais selon le schéma
prévu dans les procédures comptables,
11 - donne le dossier au responsable de mission pour signature.
Le responsable de mission :
12 - reçoit les sommes, chèques et la fiche d’avance,

13 - signe la fiche d’avance et donne une copie à l’EGFC pour suivi,
14 - garde une copie pour la justification,
15 - à son retour, fait viser l’ordre de mission par le Directeur,
16 - élabore un rapport adressé au Directeur à la fin de la mission,
17 - réunit les justificatifs des frais de mission, remplit la fiche de justification,
18 - tire le solde et dépose le dossier auprès du comptable avec le solde
des sommes avancées ou un reliquat à lui verser.
L’EGFC :
19 - reçoit les fiches de justification,

20 - contrôle la réalité des justificatifs en rapport avec le déroulement de la
mission,
21
ou
21 bis - fait verser par la caisse le reliquat au responsable de mission,
22 - enregistre ces opérations selon les schémas comptables prévus.
Tâche :
Date de la révision : Suivi et évaluation Page : 5
EVALUATION
Evaluation du personnel clé
Le Coordonnateur :
1 - apprécie l’agent sur la base de l’entretien précédent, des TDR, du contrat

2 de performance, des activités menées,
3 - le convoque à l’entretien d’évaluation,
4 - lui pose des questions d’ordre technique et d’ordre comportemental,
5 - apprécie ses aptitudes techniques, sa motivation…
- demande éventuellement aux bénéficiaires des services fournis par l’agent ou
aux autres partenaires qui travaillent avec l’agent de procéder à son évaluation
6 par écrit sur la base des critères énoncés sur la fiche d’évaluation,
- remplit la fiche d’évaluation et donne copie au Directeur.
Le Directeur :
7
8 - examine les propositions du Coordonnateur,
- fait confirmer les informations obtenues en s’entretenant éventuellement avec
9 l’agent et toute autre personne ressource,
- sur la base des fiches d’évaluation du personnel et de ses
investigations, propose au Président du CTO, les suites
appropriées à l’évaluation,
Evaluation du Coordonnateur
10
Le Directeur
11
- Evalue les performances du coordonnateur sur la base de son
12 contrat de performance,
- Procède à la notation des sections et indicateurs définis dans son
contrat de performance,
- Fait une note à l’attention du Président du Comité Technique d’Orientation
Tâche :
Evaluation du Personnel d’appui
Le Coordonnateur :
13 - apprécie l’agent sur la base de l’entretien précédent, des TDR, du contrat
de performance, des activités menées,
14
15 - le convoque à l’entretien d’évaluation,
16 - lui pose des questions d’ordre technique et d’ordre comportemental,
17 - apprécie ses aptitudes techniques, sa motivation…
- demande éventuellement aux bénéficiaires des services fournis par l’agent ou
aux autres partenaires qui travaillent avec l’agent de procéder à son évaluation
18 par écrit sur la base des critères énoncés sur la fiche d’évaluation,
- remplit la fiche d’évaluation et donne copie au Directeur
Le Directeur :
19
20
- examine les propositions du Coordonnateur,
21
- fait confirmer les informations obtenues en s’entretenant éventuellement avec
22 l’agent et toute autre personne ressource,
- sur la base des fiches d’évaluation du personnel et de ses
investigations, propose les suites appropriées à l’évaluation,
Tâche :
SANCTION
Le Coordonnateur :
1 - constate une faute de la part d’un membre de son personnel,

2 - juge de l’importance de la faute,
3 - lui adresse une demande d’explications
4 - décide de lui donner un caractère formel,
5 - contacte le Directeur dans les quarante-huit (48) heures
Le Directeur :
6 - prend connaissance,
7 - apprécie la gravité,
8 - demande à l’auditeur interne d’aller enquêter.
L’auditeur interne :
9 - reçoit la consigne et se rend sur place,

10 - s’entretient avec le salarié fautif,
11 - remplit la fiche de constat.
Le Directeur, assisté du Coordonnateur :
12 - reçoit une copie de la fiche de constat,

13 - apprécie le caractère de la faute,
14 - détermine la sanction appropriée,
15 - fixe la sanction par une note de service et une lettre adressée au
salarié,
16 - adresse une copie de la lettre à l’EGFC pour traitement.
L’EGFC:
- reçoit la lettre,
17 - la classe dans le dossier du salarié,
18 - prend les dispositions nécessaires pour la gestion administrative et
19 financière de la sanction (avertissement, blâme, mise à pied,
suspension, licenciement etc.).
FICHE DE SELECTION DES CANDIDATS
Poste à pourvoir :
Service bénéficiaire :
Evaluation sur Evaluation à

Candidats Résultat Test Observations
dossier l’entretien
Résultat du recrutement
Motivation de la décision
Pour le Comité ont signé

Nom
Fonction
Date
BULLETIN DE PAIE
Période
Nom Employeur :
Adresse Employeur :
Date de paiement :
Date :
N° Salarié :
N° de cpte
Nom :
Prénom :
Adresse :
Catégorie professionnelle :
Emploi
Montant
- Salaire de référence ...................................
- Prime d’ancienneté ...................................
- Prime de Solidarité ...................................
- Primes et Indemnités diverses ....................................
..................................
Retenue Cotisation sociale ....................................

Retenue Impôt sur les salaires ..................................
ou Autres retenues ....................................
Salaire Net à payer ……………………………..
Retenue pour remboursement de prêt ………………………

Autres retenues
……………………….
Net à Payer
Le Coordonnateur Le Bénéficiaire
ETAT DES SALAIRES
PAMOCCA
ETAT DES SALAIRES
PERIODE :
En XOF
Nom et prénoms Fonctions Salaire / Congés Avance Retenue CNPS CNPS* Net mensuel à payer Retenue Net à
indemnités Payés sur Congés Ouvrière Patronale Avance payer
salaire sur
salaire
% %
0 0 0 0 0 0 0
Le Coordonnateur du projet
MINISTERE : MINDCAF ORDRE DE MISSION REPUBLIQUE DU CAMEROUN
REPUBLIC OF CAMEROON
MINISTRY
---------------
MISSION ORDER
---------- Paix – Travail – Patrie
Service: CEP / PAMOCCA Peace – Work – Fatherland
-----------
IMPUTATION BUDGETAIRE
N° ______________________________
Budgetary charge
Situation des crédits ________________
Dotation _________________________
Chap. Art. Parg. .
Dépenses engagées ________________
Engagement proposé _______________
RESSOURCES DU PROJET
Reliquat disponible _______________
Nom(s) et Prénom(s)-Name(s) and first name(s)
Exercice 2013
Grade :
Affectation :
Rank
Matricule : Situation de famille : Indice :

Service number Family situation Index
Se rendre à : En passant par :

Will visit Via /
Motif et références :
Purpose and references
Accompagné de :
Accompanied by Nom, prénoms – name, first names
Moyen de transport :
Means of transport
Date de départ : Date de retour :
Date of departure Date of return
DELIVRE PAR NOUS : ____________________ _______________
Cachet
ISSUED BY US nom – name grade - rank
Official stamp
Fonction – function : _____________________________________________
A (At) : Le (on the) :
DECOMPTES DES AVANCES – DETAILS OF ADVANCES Indication des réquisitions

AU DEPART – AT DEPARTURE EN ROUTE délivrées au départ
Indication of requisitions issued on
INDEMNITE JOURNALIERE NOMBRE TAUX DECOMPTE NOMBRE TAUX DECOMPTE departure
Daily allowance Number Rate Sub-total Number Rate Sub-total
Normale - Normal
Réduite - Reduced
Partielle - Partial
TOTAL
TOTAL :
ARRETE A LA SOMME DE : _______________________________ PAYE LA SOMME DE : __________________________

CLOSED AT THE SUM OF PAID THE SUM OF
__________________________________ payée à titre d’avance. _______________________ A titre de _______________
Paid as advance for
A (At) : ______________ , le (on the) _______________________ A (At) : _____________ , le (on the) ________________
Le (The) : _______________________________________________ Le (The) : ______________________________________
(signature) (signature)
46
FEUILLE DE DEPLACEMENT
REPUBLIQUE DU CAMEROUN MINISTERE DES DOMAINES, DU CADASTRE ET
DES AFFAIRES FONCIERES
REPUBLIC OF CAMEROON MINISTRY OF STATE PROPERTY, SURVEYS AND
TRAVELLING WARRANT LAND TENURE
Paix – Travail – Patrie ----------
Peace – Work – Fatherland ---------------
IMPUTATION BUDGETAIRE DIRECTION DU CADASTRE
DEPARTEMENT OF SURVEYS
Budgetary charge
Chap. Art. Parg. DEPLACEMENT(1) TEMPORAIRE DEFINITIF

Exercice 2013 Type of Movement : Touring Transfer
CERTIFICATION SUCCESSIVE
VISAS Des conditions de logement et de nourriture OBSERVATIONS
SUCCESSIVE CERTIFICATION Remarks
Of board and lodging conditions
AU DEPART A L’ARRIVEE
On departure On arrival
de ________________________ à _____________________
from at
le ________________________ le _____________________
on the on the Signature (et cachet – and official stamp)
à _____________________ heures à _____________heures
at hours at hours
de ________________________ à ______________________
from at
le ________________________ le ______________________
à _____________________ heures à _____________heures
at hours at hours
de ________________________ à ________________________
from at
le ________________________ le _______________________
à _____________________ heures à _____________heures
at hours at hours
REGLEMENT DEFINITIF – FINAL SETTLEMENT
INDEMNITE JOURNALIERE NOMBRE TAUX DECOMPTE ARRETE LE DECOMPTE FINAL

Daily allowance Number Rate Sub-total A LA SOMME DE :
Normale - Normal Final balance concluded at the sum of
________________________________________
Réduite - Reduced __________
A (At) _______________,
Partielle - Partial le (on the) _______________
Le (The) _______________
TOTAL ----------
AVANCES OU ACOMPTES A DEDUIRE

(signature)
Advances or instalments to be deducted
POUR ACQUIT
RESTE A PAYER = Received
(signature)
(1) Mettre une croix dans la case utile.- Put a cross in the appropriate square.
47
AVANCE SUR FRAIS DE MISSION
A.F.M. N° Ordre de Mission N°

Structure
1. DATE :
2. NATURE MISSION : _
3. BENEFICIAIRE :
4. DATE LIMITE
DE
REGULARISA
TION :
EVALUATION :
Carburant CFA
Communication CFA
Péage CFA
Autres CFA
-
CFA
-
CFA
-
CFA
--------
-------
TOTAL AVANCE ...........
L’EGFC LE BENEFICIAIRE LE COORDONNATEUR
48
REPUBLIQUE DU CAMEROUN
Ministère des Domaines du Cadastre et des Affaires Foncières
Banque Africaine de Développement (BAD)
PROJET D’APPUI A LA MODERNISATION DU

CADASTRE ET AU CLIMAT DES AFFAIRES (PAMOCCA)
Cellule d’Exécution du projet (CEP)
JUSTIFICATION D’AVANCE SUR FRAIS DE MISSION
J.A.F.M. N° Structure
1. DATE :
2. MISSION :
3. BENEFICIAIRE :
4. DATE LIMITE DE REGULARISATION

(Voir AFM) :
5. NOMBRE DE PIECES JUSTIFICATIVES :
6. JUSTIFICATION N° COMPTE LIBELLE SOMME

Carburant
PERDIEM
-
-
-
TOTAL
Avance reçue < >
SOLDE
dm
LE BENEFICIAIRE : L’EGFC:
49
50
FICHE D’ÉVALUATION DU PERSONNEL
51
PAMOCCA
FICHE D’ANALYSE DES OBJECTIFS FIXES AU COURS DE L’ANNÉE
Nom et prénom de l’agent : …………………

Date de prise de fonction :
Poste occupé :
Nom de l’Évaluateur :
ANALYSE DES OBJECTIFS FIXES POUR LA PÉRIODE D’ÉVALUATION
Objectifs Résultats obtenus par l’agent au cours de la période A B C D

d’évaluation
Objectif 1 ...…………………………………………………… ………………..
………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………..
Objectif 2 ……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
………………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
Objectif 3 ……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
………………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
Objectif 4 ……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
………………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
A = Insuffisant
B = Passable
C = Satisfaisant
D = Très satisfaisant
52
PAMOCCA
FICHE STANDARD RECAPITULATIVE D'EVALUATION DU PERSONNEL
Nom Prénoms Poste

Date de recrutement
Nom et Prénoms de l’évaluateur
Période d'évaluation
Résultat de la dernière évaluation
ÉVALUATION PAR OBJECTIF Appréciation Observations
Objectif 1
Objectif 2
Objectif 3
Objectif 4
Objectif 5
APPRECIATION GLOBALE
OBJECTIFS PARTICULIERS ASSIGNES POUR LA

PERIODE SUIVANTE
Le Président du CTO/ Directeur/ Le Coordonnateur
53
2.3. ACQUISITION DES BIENS, TRAVAUX ET SERVICES
2.3.1 RÉSUME
L’Expert en Acquisitions/Passation des Marchés (EAPM), sous l’égide du Coordonnateur, est
responsable des approvisionnements du Projet.
L’EAPM, en accord avec le Coordonnateur, se charge d’élaborer la politique

d’approvisionnement et de suivre les marchés du Projet. Il se charge, par le biais de la
commission de réception (dont il est membre), du suivi sur le terrain de l’exécution et du suivi
administratif des dossiers.
L’EAPM doit veiller à ce que les achats soient diligentés dans des conditions d’économie,
d’efficacité et de transparence.
Ceci confère à cette fonction une importance particulière.
Les procédures décrites sont les suivantes :
- planification des marchés,

- mise en place de fichier de fournisseurs et consultants,
- passation de marché selon la procédure du gré à gré ou entente directe,
- passation de marché par consultation,
- passation de marché par appel d’offres,
- engagement,
- réception des biens et services et paiement du fournisseur.
Chacune des procédures contient le rôle précis des acteurs, la présentation des documents
supports utilisés ainsi que la description détaillée de l’ensemble des tâches qui la composent.
Les spécimens desdits documents sont annexés aux procédures.
Conformément aux exigences du Code des Marchés Publics en vigueur au Cameroun, les
marchés initiés par le PAMOCCA, à partir d’un certain seuil, doivent être soumis à l’évaluation
du Ministère des Marchés Publics au même titre que les marchés initiés par les structures de
l’administration publique. Suivant les dispositions de passation des marchés du rapport
d’évaluation du PAMOCCA, la Commission Centrale de Passation des Marchés est compétente
pour les marchés suivants :
o bâtiments MINDCAF/CEP pour coût prévisionnel de 990 000 UC ;

o équipement techniques et informatiques pour un coût prévisionnel de 1 030 000
UC, Mobilier et équipement bureautique pour un coût prévisionnel de 250 000
UC, Assistance technique à la gestion du projet pour un coût prévisionnel de
310 000 UC ;
54
o maitrise d’ouvrage déléguée à l’exécution de la composante 1 pour 2 560
000 UC, Maitrise d’ouvrage déléguée à l’exécution de la composante 2 pour
1 100 000 UC, Audit des comptes du projet pour un coût prévisionnel de 80
000 UC.
PLANIFICATION DES MARCHES
La planification des marchés est effectuée par l’EAPM en rapport avec l’EGFC, les Experts et les
autres acteurs du projet. Elle comprend deux aspects: une planification pluriannuelle et une
planification annuelle. La planification pluriannuelle donne lieu à un plan global de passation des
marchés avec des informations relatives aux montants prévisionnels, à la catégorie de dépenses,
aux sources de financement, ainsi qu’aux modes de passation des marchés pendant une durée
de moyen et long terme (de trois à cinq ans). Les dates et les étapes clés de la passation sont
aussi indiquées.
La planification annuelle est effectuée parallèlement à l’approbation des
budgets. Elle se caractérise par :
- l’établissement des listes des travaux, fournitures et études à engager pendant l’année qui
s’annonce ;
- la répartition des responsabilités dans le processus ;
- le choix des modes de passation des marchés et la définition de leur objet ;
- la fixation des dates, séquences et calendriers de passation des marchés ;
- la programmation du contrôle de la passation des marchés.
Les plans de passation sont archivés par l’Expert en Acquisitions en vue de leur exécution après
leur validation par la BAD.
Les plans de passation de marchés doivent être établis conformément au modèle de la BAD.
La mise à jour des plans de passation des marchés est effectuée en même temps que l’adoption
des budgets de la CEP.
Le système informatique à installer au niveau du Projet doit permettre de suivre les marchés et
assurer une restitution des informations principales.
Il sera possible de saisir les marchés selon le financement, le type, le bénéficiaire, les délais
d’exécution.
Selon les possibilités de tris offerts, l’analyse et la fourniture des états d’exécution peuvent se
faire de manière à satisfaire aux exigences des différents partenaires du Projet.
55
CONSTITUTION DE FICHIER FOURNISSEURS
La constitution de fichier fournisseurs découle de la programmation des approvisionnements. Elle

permet d’établir une base de données pertinente qui facilitera les passations de marchés
ultérieures. Elle facilite également la budgétisation en donnant des éléments de référence en
matière de valorisation des biens. La mise en place du fichier est effectuée au moins une fois par
an dans le cadre de la préparation des budgets prévisionnels, sur la base d’une demande de
renseignements sur les critères suivants :
- quantité ;
- qualité ;
- délais de livraison ;
- stocks disponibles.
Les prix pouvant être obtenus pour toute l’année sont négociés sur la base d’une demande
annuelle de renseignements de prix et confirmé ou renégocié au moment de la passation de la
commande après application de la procédure d’appel d’offres.
Pour les sélections de consultants le fichier se constitue à partir des demandes de

manifestations d’intérêts publiées par voie de presse écrite ou par messagerie électronique (e-
mail par l’Expert en Acquisitions).
L’EAPM , assisté de l’EGFC du Projet, a la tâche, sur la base des prévisions d’acquisition et pour
les biens pour lesquels cette procédure peut être efficace (fournitures, consommables…), de
lancer un appel aux fournisseurs potentiels. Il fixe les conditions de l’appel et dépouille les
réponses. Il classe ensuite les données selon les biens et services souhaités. Enfin le fichier est
constitué sur la base des éléments disponibles et mis à jour régulièrement.
Cette base de données est un élément appréciable qui facilite l’acquisition de biens et service
selon le mode du gré à gré ou de l’entente directe.
PASSATION DE MARCHES DE GRÉ A GRÉ
Le Gré à gré désigne un mode d’acquisition où on décide de consulter et de traiter directement

avec un fournisseur donné sans faire jouer la concurrence au préalable. Il est par conséquent
spécifique et doit toujours être une procédure d’exception.
Cette procédure s’applique pour les projets d’acquisition de biens et services pour lesquels
l’appel à la concurrence n’est pas nécessaire. Cette procédure s’applique aux conventions
signées avec les organismes partenaires compte tenu de leurs compétences dans les domaines
concernés et la spécialisation très poussée de ces domaines d’intervention.
56
Suivant ce principe et sur la base du fichier des fournisseurs, certains articles et services
expressément désignés peuvent faire l’objet de cette procédure. Néanmoins, en tout état de
cause, l’Expert en Acquisitions s’assure en permanence que l’évolution des conditions du
marché de l’offre ne justifie pas une consultation et une renégociation des prix.
Il s’assure également que le fournisseur offre toutes les conditions de garantie pour l’exécution
correcte du marché.
Les conventions pour les campagnes de sensibilisation et d’information d’un montant de

230 000 UC feront l’objet d’une entente directe (gré à gré) avec les institutions ou associations
suivantes : Cameroon Business Forum (CBF), Dynamique Citoyenne, Chambre Nationale des
Notaires du Cameroun (CNNC), l’Université de Yaoundé, l’Association Camerounaise des
Femmes Juristes (ACFEJ). Les conventions seront soumises, après négociations avec ces
institutions, à l’avis de non objection de la BAD avant leur signature.
CONSULTATION DE FOURNISSEURS
Les marchés de fourniture doivent être toujours passés dans le cadre d’une procédure de
sélection.
La Consultation de fournisseurs vise la sélection de fournisseurs à l’issue d’une procédure de

mise en concurrence d’au moins trois (03) soumissionnaires. La consultation peut être nationale
ou internationale.
La consultation de fournisseurs concerne principalement les marchés d’équipement de la

CEP.
La consultation des fournisseurs : elle est appliquée à l’acquisition des fournitures,
consommables et services utilitaires nécessaires au fonctionnement du projet estimés à
140 000 UC au plus.
La liste restreinte des consultants : cette procédure s’applique à l’acquisition des
services relatifs à l’assistance technique à la gestion du projet pour 310 000 UC, à la
maîtrise d’ouvrage déléguée pour la mise en œuvre des activités des composantes 1 et
2 pour 3 660 000 UC et à l’audit des comptes du projet pour 80 000 UC. La
procédure de sélection pour l’acquisition de l’assistance technique et à la maîtrise
d’ouvrage déléguée sera celle basée sur la qualité et le coût (SBQC), et les cabinets
d’audit seront choisis selon la méthode de sélection au moindre coût (SMC).
57
La consultation de fournisseurs est matérialisée par une fiche de sélection des fournisseurs.
C’est un document scindé en colonnes contenant les informations significatives de chaque offre
et permettant d’apprécier les différentes propositions en vue de la sélection. Les responsables sur
cette base décident et argumentent le choix du fournisseur.
PASSATION DE MARCHE PAR APPEL D’OFFRES

L’appel d’offres est le mode d’acquisition le plus ouvert. C’est la procédure transparente par
excellence. Il est national ou international. Il peut être ouvert ou restreint.
Il assure par la bonne exécution dans des conditions économiques favorables (prix, qualité,
délais…) des opérations d’acquisition des biens, travaux et services.
La procédure de l’appel d’offres national est appliquée à l’acquisition des travaux de construction
et la réhabilitation des bâtiments du MINDCAF, ainsi que la réfection des locaux de la CEP,
estimés globalement à 990 000 UC et aux marchés de biens pour le mobilier et les
équipements bureautiques pour un montant total de 250 000 UC.
Pour les marchés de biens pour le mobilier et les équipements bureautiques, la procédure est
gérée selon le mode de passation des marchés du bailleur (BAD) alors que celle relative aux
travaux de construction et la réhabilitation des bâtiments du MINDCAF, ainsi que la réfection des
locaux de la CEP est gérée suivant les procédures du Gouvernement camerounais.
Dans le cadre de cette procédure, l’EAPM doit faire attention aux spécifications techniques.
Celles-ci doivent être bien décrites, ne doivent pas être restrictives au risque de favoriser des
fournitures déterminées et décourager les fournisseurs qui ne peuvent se procurer lesdites
fournitures. Il est impératif à ce niveau de ne pas indiquer de noms de marque, des numéros de
catalogue ou des classifications analogues. En cas d’impossibilité d’éviter de telles indications, il
faut les faire suivre par la mention «ou équivalent ».
A la suite de la procédure de sélection le marché est attribué au soumissionnaire dont l’offre

conforme a été évaluée la moins-disante, à condition qu’il soit qualifié. Cette décision est prise
sur la base des dépouillements effectués par une commission suivant l’importance du marché.
L’adjudication vise les marchés passés avec un prix plafond tenu secret au-delà duquel le
marché ne peut être attribué. La primauté est donnée au prix. Les appels d’offres sont observés
pour les autres marchés.
D’autres modes d’acquisition peuvent être utilisées, en conformité avec la pratique commerciale
du pays, à condition qu’ils satisfassent aux exigences de transparence et de concurrence
indiquées dans le rapport d’évaluation du Projet.
58
Les documents supports utilisés dans le cadre d’un appel d’offres sont les suivants :
- dossier d’appel d’offres : document contenant toutes les informations nécessaires

concernant le marché: objet, caractéristique ou spécifications techniques, exigence de
délais, conditions financières, projet de contrat ;
- approbation du dossier par le bailleur : lettre servant de support à l’avis de non objection ;
- approbation du projet de marché par le bailleur : lettre servant de support à l’avis de non
objection et autorisant la signature du marché entre les parties au contrat.
- approbation du marché par les commissions : elle se fait selon la nature du marché et le
montant ;
- les procès-verbaux de dépouillement et les rapports d’analyse des offres rendent compte du
processus suivi par le donataire pour formuler les propositions d’attribution des contrats aux
soumissionnaires ayant présenté les offres évaluées les moins-disantes/mieux-disantes
selon les cas...
Les différents modes de passation de marchés conduisent au choix du (ou des)

fournisseur(s)/consultant(s) ayant présenté l’offre la moins-disante ou la mieux-disante. Ceci est
matérialisé par la signature d’un contrat ou d’un bon de commande. Le contrat, plus sécurisant,
fixe les conditions de déroulement du marché, les conditions de réception et de paiement. Il doit
fixer, le cas échéant, les garanties à donner par le fournisseur quant à sa capacité à conduire le
marché et à le terminer à la satisfaction du prescripteur.
Le Procès-verbal de réception illustre la réception des biens, travaux et services. La réception
conforme constitue pour ce faire la condition de paiement du fournisseur.
A la clôture de la procédure de passation de marché, l’EAPM s’emploiera à organiser ses

archives et à les mettre à jour de manière à pouvoir justifier du respect de toutes les règles
édictées.
59
2.3.2. SCHEMAS
PLANIFICATION DES MARCHES
ACTEURS PROCÉDURES DOCUMENTS
EAPM + EGFC+ autres acteurs Planification annuelle Plan annuel

accompagné du
budget
EAPM + EGFC Mise à jour
Réunion de Direction Validation du plan annuel Au moment de

de la CEP + CTO + BAD l’approbation
du budget
EAPM Centralisation
EAPM Exécution
EGFC PAMOCCA
60
CONSTITUTION DU FICHIER FOURNISSEUR
Recensement des biens, travaux et

EAPM +EGFC services à acquérir
Sélection des fournisseurs
Coordonnateur Validation de la sélection
Consultation des fournisseurs Fiche de sélection
EAPM + EGFC +
Commission Recensement des offres Offres
& dépouillement
Constitution du fichier
Information des fournisseurs Fichier sur Excel
61
SÉLECTION DES SOUMISSIONNAIRES
EAPM + CTO Préparation dossier d’appel

d'offres, de Consultation
DAP/DPP/Appel à
cotation
Appréciation dossier par le

Bailleurs de fonds (BAD) Avis de non objection
DAP/DPP/Appel à
cotation
Publicité/lettre invitation
EAPM
Commission de dépouillement/analyse Dépouillement & Analyse des offres PV de dépouillement
/rapport analyse offres
Proposition d’attribution du contrat
Bailleurs de fonds
Avis non objection BAD
EAPM projet de contrat, lettre de

Coordonnateur Information des soumissionnaires attribution du contrat. Visa,
Commissions des contrats

Approbation des contrats
Contrats
62
ENGAGEMENT
Coordonnateur Ordre de service à démarrer la mission

les travaux ou à livrer Bon de commande/Ordre
de service
Commissions de réception
Livraison PV de réception provisoire/

PV de réception définitif
Exécution des prestations/travaux
EGFC Paiement
63
2.3.3 PROCEDURES
PAMOCCA APPROVISIONNEMENT RÉFÉRENCE
Tâche :
Date de la révision : Planification des marchés Page : 1
L’EAPM, en fonction des différents marchés en cours :
1 - conçoit les états d’exécution des marchés et les projets de plan de

passation de marché en même temps que le budget y afférent,
2 - consolide les plans,
3 - prépare l’état consolidé en vue des réunions de validation.
La réunion hebdomadaire de la CEP :
4 - reçoit le projet de l’état d’exécution des passations de marché,

5 - analyse, met à jour et valide le plan de passation des marchés,
6 - transmet le plan de passation des marchés consolidé L’EGF pour prise
en compte des nouveaux marchés.
L’EGFC :
7 - reçoit le plan consolidé,

8 - enregistre les nouveaux marchés en précisant leur mode de passation,
le lieu d’exécution, les montants…
L’EAPM :
9 - reçoit les plans actualisés,

10 - procède à la planification des passations de marchés.
64
Tâche :
Date de la révision : Constitution de fichier fournisseur Page : 2
L’Expert en Acquisitions, en fonction des différents marchés en cours :
1 - remplit pour chaque fournisseur pressenti par produit, un formulaire de

demande de renseignements,
2 - enregistre la demande dans le registre de consultation et la transmet au
Coordonnateur,
3 - envoie les formulaires,
4 - reçoit les plis fermés et transcrit les dates de réponse dans le registre
de suivi des consultations,
La commission interne :
5 - procède au dépouillement et classe les résultats par catégorie de

produits,
6 - soumet le résultat au Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
7 - valide les nouveaux fournisseurs et prestataires de services,
8 - transmet à L’EGFC pour saisie dans le système informatique (tableur

Excel).
L’EGFC et l’EAPM :
9 - procèdent à la mise à jour du fichier des fournisseurs autorisés.
65
Tâche :
Date de la révision : Gré à gré ou entente directe Page : 3
l’EAPM en association avec les Experts techniques :

1 - identifient le partenaire technique,
2 - transmet ce choix au Coordonnateur pour approbation.
Le Coordonnateur :
3 - analyse le choix,
4 - effectue le contrôle de la procédure,
5 - donne son avis motivé ;
6 - transmet le choix au bailleur pour avis de non objection
7 - ordonne la préparation de la convention de partenariat.
l’EAPM en association avec les Experts techniques :

8 - préparent la convention de partenariat,
9 - soumettent la convention au visa du Coordonnateur,
10 - se tiennent à la disposition du Coordonnateur pour toute explication
utile.
Le Coordonnateur :
11 - reçoit la convention et la vise,
12 - envoie la convention au Comité Technique d’Orientation pour validation
et transmission à la BAD
13 - se tient à la disposition de ces structures pour toute explication utile.
Le CTO :
14 - reçoit le document, le valide et le transmet au Directeur pour signature
Directeur du Projet,
15 - reçoit l’ANO de la BAD par le Coordonnateur,
16 - signe le document et le retourne au coordonnateur.
Le Coordonnateur de la CEP :
17 - reçoit le document signé,
18 - l’impute à l’EAPM.
l’EAPM :
19 - reçoit le document signé,
20 - met à jour ses dossiers conformément au système de classement des
dossiers de passation des marchés.
66
Tâche :
Date de la révision : Consultation de fournisseur/entrepreneurs Page : 4
l’EAPM :
1 - consulte le fichier fournisseurs,
2 - sélectionne au moins trois fournisseurs pour le bien ou le service désiré,
3 - demande de formuler des offres techniques et financières (facture pro forma
dans le cas de petites fournitures, etc…).
Les fournisseurs :
4 - font leurs offres.
l’EAPM :
5 - reçoit les offres et fait convoquer la commission de dépouillement,
6 - organise le dépouillement,
7 - élabore les procès-verbaux,
8 - organise et supervise les travaux d’analyse des offres ;
9 - établit et rédige les rapports d’’évaluation des offres ;
10 - soumet les conclusions de l’évaluation des offres au Coordonnateur.
Le Coordonnateur :
11 - soumet le rapport d’évaluation des offres à la BAD via le Directeur pour avis
de non objection ;
12 - informe, dès réception de l’ANO, tous les soumissionnaires des résultats de
l’appel d’offres ;
13 - invite par écrit, l’attributaire à la négociation des termes du contrat ;
14 - finalise le projet de contrat et sollicite l’ANO de la BAD via le Directeur du
projet;
15 - remet le projet de contrat à l’attributaire, dès réception de l’ANO. Celui-ci le
paraphe, le signe et le retourne au Coordonnateur;
16 - paraphe et signe le projet de contrat ;
17 - notifie le marché signé au soumissionnaire pour démarrer l’exécution de la
prestation,
18 - envoie à la BAD via le Directeur deux (02) copies du marché signé y compris
la fiche SAP pour la saisie dans son système de gestion de
projets/programmes ;
19 - transmet une copie du marché signé L’EGFC pour la saisie au niveau des
engagements ;
20 - met à jour ses dossiers conformément au système de classement des
dossiers relatifs aux marchés.
l’EAPM :
21 - met à jour ses dossiers ;

22 - organise le suivi de l’exécution des prestations.
67
Tâche :
Date de la révision : Appel d’offres Page : 5
l’EAPM :
1 - monte le dossier d’appel d’offres en rapport avec le maître d’œuvre et le

soumet au Coordonnateur pour avis et transmission au
Directeur/CTO/Ministre/MINMAP afin le transmettre au bailleur.
Le bailleur de fonds:
2 - reçoit le dossier,
3 - examine le dossier à la lumière des procédures en vigueur,
4 - donne son accord,
ou
4 bis - formule des recommandations d’amélioration à prendre en compte.
L’EAPM :
4 ter - reçoit les recommandations,

4 quater - prends les dispositions pour leur prise en compte,
4 quinquies - réexpédie le dossier remanié pour avis à la BAD via le Coordonnateur.
68
Tâche :
l’EAPM:
5 - procède à la publication de l’avis d’appel d’offres dans des journaux à

grande audience nationale et/ou internationale afin d’inviter les
candidats intéressés à se procurer le dossier,
- organise la réception et la séance de dépouillement des offres ;
6 - soumet à la signature du Président de la commission, la note désignant
7 et convoquant les membres de la commission.
Le Président de la commission :
- signe les convocations,

8 - informe les membres.
9
l’EAPM :
10 - s’assure de la ventilation des convocations,

11 - remet les plis reçus des fournisseurs/entrepreneurs au Président de la
commission.
12 - vérifie que le quorum est atteint,

13 - présente les plis aux membres de la commission,
14 - procède à l’ouverture des plis selon l’ordre de dépôt des offres ;
15 - lit à haute voix les informations importantes conformément aux
exigences du dossier d’appel d’offres et des documents types de la
BAD.
69
Tâche :
Le Secrétaire de séance :
16 - fait remplir et émarger la liste de présence,

17 - prépare le procès-verbal d’ouverture des plis,
18 - donne lecture du procès-verbal d’ouverture des plis,
19 - soumet le procès-verbal d’ouverture des plis aux membres de la
commission et aux soumissionnaires.
20 - suspend les travaux,

21 - propose la constitution d’un comité technique d’évaluation des offres,
22 - rappelle les dispositions essentielles du dossier d’appel d’offres,
23 - fait procéder à l’analyse des offres par le comité technique.
Le rapporteur :
24 - rédige le rapport d’analyse des offres,

25 - le soumet au comité technique pour validation.
26 - soumet le rapport d’évaluation aux membres de la commission pour

signature,
27 - fait dresser le rapport d’analyse des offres renfermant la proposition
d’attribution.
70
Tâche :
Le Coordonnateur, assisté de l’EAPM et de l’EGFC :
28 - soumet le rapport d’évaluation des offres à la BAD via le Directeur pour

avis de non objection ;
29 - informe, dès réception de l’ANO, tous les soumissionnaires des
résultats de l’appel d’offres ;
30 - invite par écrit, l’attributaire à la négociation des termes du contrat ;
31 - finalise le projet de contrat et sollicite l’ANO de la BAD via le Directeur ;
32 - remet le projet de contrat à l’attributaire, dès réception de l’ANO. Celui-
ci le paraphe, le signe et le retourne au Coordonnateur ;
33 - paraphe et signe le projet de contrat ;
34 - notifie le marché signé au soumissionnaire pour démarrer l’exécution de
35 la prestation ;
- envoie à la BAD via le Directeur deux (02) copies du marché signé y
36 compris la fiche SAP pour la saisie dans son système de gestion de
projets/programmes ;
37 - transmet une copie du marché signé à l’EGFC pour la saisie au niveau
des engagements ;
- met à jour ses dossiers conformément au système de classement des
dossiers relatifs aux marchés.
71
Tâche :
Date de la révision : Engagement Page : 9
L’EGFC en collaboration avec l’EAPM :
1 - notifie la commande au fournisseur,

2 - élabore un bon de commande en quatre ( 0 4 ) exemplaires signés
par le
3 Coordonnateur,
4 - envoie une copie à la comptabilité,
5 - envoie une copie au fournisseur,
6 - envoie une copie à la structure bénéficiaire de la commande,
- garde une copie pour ses archives.
72
Tâche :
Date de la révision : Réception – Paiement Page : 10
Le fournisseur ou le prestataire de service :
1 - procède à la livraison ou l’exécution des prestations.
La commission de réception :
2 - constate la livraison ou l’exécution des prestations par la signature du

bordereau de livraison et du procès-verbal de réception provisoire.
L’EGFC :
3 - envoie au Coordonnateur l’original du bordereau de livraison ou du

procès-verbal de réception provisoire.
Le Coordonnateur :
4
- retourne à L’EGFC le bordereau de livraison ou le procès-verbal
de réception provisoire dûment visé par ses soins.
L’EGFC :
- reçoit le bordereau de livraison et le procès-verbal de réception

5 provisoire,
6 - reçoit la facture du fournisseur conformément à la procédure de
7 courrier,
- s’assure de l’existence d’un bon de commande et d’un bon de réception
8 conforme,
9 - enregistre l’opération d’achat conformément aux schémas comptables,
- entame la procédure financière de paiement du fournisseur (cf. aux
10 procédures financières),
- fait mettre à jour les dossiers comptables.
73
FICHE FOURNISSEUR
Objet :
N° ou Référence : Attributaire : Montant total :
Montant décaissé : 0
Montant non décaissé : 0
Date de signature : Délais de livraison : Composante : Catégorie :
Code Budgétaire :
En XAF
Paiements
Date Observations
Direct Chèque
Total 0 0
74
TABLEAU RÉCAPITULATIF DES MARCHES ET CONTRATS // Financement FAD
Mode de Montant Total Payé Restant à

Date de Financement Montant
Numéro d'ordre paiement* Objet Attributaire H.T, HD, financement BAD payer par Observations
signature UC
HTVA BAD UC BAD
BAD FCP BAD FCP
1. Marchés Réalisés % % % %
XAF
XAF
XAF
XAF
XAF
Sous-total marchés réalisés 0 0 0 0
2. Marchés en cours de réalisation
XAF
XAF
XAF
XAF
XAF
Sous total marchés en cours de réalisation 0 0 0 0
Total Général 0 0 0 0
75
FICHE DE SELECTION DE FOURNISSEURS
Objet
Date
Fournisseurs Évaluation technique Évaluation financière Autres Observations

caractéristiques de
l’offre
Décision d’attribution
Motivation de la décision
76
PAMOCCA
BON DE COMMANDE
N°
Date Commande :
Bénéficiaire :
Marchés :
Nomenclature No d’ordre Article Quantité Prix Montant Observations

Unitaire
TOTAL HT
TVA
TOTAL TTC
Signature Coordonnateur Visa EGFC
77
2.4. GESTION DU PATRIMOINE
2.4.1. RESUME
Le patrimoine du projet est constitué de tous les biens acquis dans le cadre de son exécution.
Il doit faire l’objet d’un suivi attentif de la part de la CEP.
Les éléments du patrimoine peuvent être des immobilisations ou des stocks.
Les immobilisations constituent un élément substantiel du patrimoine d’une structure.

Une immobilisation est un bien à caractère durable qui n’est pas destiné à passer en
consommation de l’exercice, mais à être utilisé durant plusieurs années, comme moyen
permanent d’exploitation. Les travaux d’entretien et d’aménagement effectués dans le cadre
des activités de la Cellule d’exécution du projet ne sont pas des immobilisations. Il ne faut
inclure parmi les immobilisations que :
- les immeubles de bureau construits ;

- le matériel et mobilier de bureau acquis ;
- le matériel roulant ;
- le matériel informatique (y compris les logiciels installés) et bureautique ;
- le matériel technique de topographie et de géodésie ;
- les aménagements et installations effectués dans les bureaux (climatiseur, brasseurs..).
La CEP doit employer les moyens indispensables pour la sécurisation des immobilisations.
La fonction décrite dans les lignes qui suivent vise à mettre en œuvre les modes opératoires de
la gestion des immobilisations.
Les stocks constituent la seconde catégorie des éléments corporels du patrimoine du projet.
Des procédures de gestion doivent être conçues pour eux également.
Par stock il faut entendre :
- les petits matériels,

- les tickets de carburant,
- les fournitures de bureau.
Leur niveau quotidien doit faire l’objet de suivi.
Pour ceux qui ne sont pas directement consommés, leur gestion est effectuée par l’assistante
administrative qui est comptable-matières de la cellule.
La commission de réception réceptionne les stocks et les met à la disposition de l’assistante

administrative. Elle met à jour les fiches de stocks.
78
Sont traitées ci-après les sept (07) procédures de gestion du
patrimoine à savoir :
- entrée des immobilisations dans le patrimoine ;

- réception des stocks ;
- gestion du parc roulant ;
- sortie des immobilisations à la suite de sinistre, vols ou mise au rebut ;
- consommation des stocks ;
- inventaire des stocks ;
- inventaire des immobilisations.
ENTRÉE DES IMMOBILISATIONS DANS LE PATRIMOINE
L’acquisition des immobilisations s’effectue selon la procédure des approvisionnements. Le

traitement des immobilisations est indiqué par la procédure d’entrée des immobilisations.
La procédure vise à préciser, par des tâches simples, les dispositions utiles à mettre en œuvre
pour sécuriser le patrimoine de la CEP. Ce qui commence par la mise en place d’un système de
traitement fiable des immobilisations après le transfert de propriété entre l’autorité et le
fournisseur.
Les immobilisations à l’entrée dans le patrimoine sont codifiées pour faciliter leur suivi. Ce code
tient compte de :
- leur nature,
- leur affectation,
- leur date d’acquisition,
- d’autres caractéristiques sur l’initiative de la coordination.
Dans le cadre de cette procédure, plusieurs documents supports sont

utilisés :
fiche individuelle des immobilisations : individualisée, elle permet de situer pour chaque
immobilisation sa valeur, sa date d’acquisition, sa localisation.
registre des immobilisations : récapitule pour chaque catégorie d’immobilisation les
informations nécessaires à leur traitement administratif.
procès-verbal de réception.
GESTION DES STOCKS
La Cellule d’exécution du projet doit s’employer à mettre en œuvre les diligences minimales
permettant de sécuriser ses stocks dès leur réception. La procédure décrite ci-dessous permet
d’atteindre cet objectif.
Les acquisitions s’effectuent conformément aux procédures d’achat. Toute réception de stock
doit transiter par le comptable-matières qui actualise sa fiche de stock. Les consommations
directes doivent être limitées. Même dans ce cas l’assistante administrative inscrit
simultanément en entrée et en sortie l’opération.
79
Plusieurs documents supports sont utilisés dans le cadre du traitement de la réception des
stocks. Il s’agit :
- de la fiche de stock qui recense par type tous les stocks réceptionnés ;
- du procès-verbal de réception provisoire qui matérialise la réception du stock ;
- du procès-verbal de réception définitive qui constate l’entrée définitive dans le patrimoine.
Les services s’adressent à l’assistante administrative pour leurs besoins en fournitures. La

description de cette opération est faite par l’intermédiaire des tâches mentionnées dans la
procédure de traitement des consommations de stock.
Les sorties de stock sont considérées comme des consommations. Il ne doit pas y avoir de
stockage intermédiaire.
Les documents suivants sont utilisés dans cette procédure : (i) Le bon de consommation est mis
à la disposition des différents experts et spécialistes pour matérialiser les demandes de biens
stockés ; (ii) La fiche de stock est mouvementée en cas de sortie des stocks.
GESTION DU PARC AUTOMOBILE ET MOTO

Le parc automobile et moto est composé des véhicules et motos gérés en pool pour les
déplacements professionnels.
Le suivi du parc roulant est du ressort de l’assistant administratif en tant que comptable-matières.
Les tâches nécessaires à la fiabilisation des procédures de gestion du parc automobile sont
distinctement traitées. A chaque véhicule est associé un chauffeur dont l’activité est encadrée
selon les procédures de gestion du personnel.
Chaque matériel roulant doit avoir un dossier administratif complet (carte grise, assurance,
vignette, visite technique, admission temporaire, boite à pharmacie…etc.).
Les entretiens périodiques doivent être assurés conformément aux indications techniques
données par les experts en la matière.
SORTIE DES IMMOBILISATIONS

La dispersion des immobilisations les expose à un risque important de destruction. La procédure
de sortie d’actif des immobilisations a pour objet la spécification des tâches exécutées pour le
traitement de la disparition des immobilisations et pour permettre leur prise en charge comptable.
Les immobilisations doivent être toutes couvertes par des polices d’assurance efficaces contre
les destructions. Toute immobilisation détruite doit être identifiée et la destruction constatée par
un procès-verbal dûment établi. Le responsable de l’immobilisation doit le signaler
immédiatement au Coordonnateur. Le procès-verbal de destruction est signé par le
Coordonnateur ou son délégué désigné, les membres de la Commission Ad’hoc compétente et
le responsable de l’immobilisation. Après constat, le Coordonnateur saisit le Ministre en charge
des Domaines d’une demande de réforme conformément aux dispositions de la Circulaire N°
80
0007/MINDAF/SG/DPE/SDPME du 30 avril 2008 relatif à la réforme de biens mobiliers de l’Etat.
Les immobilisations peuvent faire l’objet de vol. Ceci doit être constaté dans la comptabilité. Le
responsable de l’immobilisation doit également procéder aux déclarations auprès des autorités
compétentes.
La mise au rebut constitue enfin le dernier mode de sortie de l’immobilisation du patrimoine. Le

Coordonnateur s’emploiera dans ce cas à transférer l’immobilisation auprès des autorités
désignées pour constater sa non fonctionnalité et décider de sa réforme éventuelle.
INVENTAIRE
La meilleure technique de validation de la réalité des éléments du patrimoine est de confirmer
leur existence physique. Cette confirmation est faite à l’occasion de la prise d’inventaire
périodique.
La procédure permettra une correcte exécution des travaux d’inventaire depuis la phase de
préparation jusqu’à l’exploitation des résultats.
Plusieurs types de documents sont utilisés dans le cadre de l’inventaire des éléments du
patrimoine dont principalement la fiche d’inventaire, document retraçant les résultats de
l’inventaire tout en permettant de donner une appréciation sur l’état physique de chaque élément
inventorié.
81
2.4.2 SCHEMAS
ENTREE DES ELEMENTS DANS LE PATRIMOINE
Réception PV de réception
Assistante administrative + EGFC Fiche de stocks

Enregistrement & codification Fiche d’immobilisations,
Fiche de matériel en
approvisionnement
Ordre d’entrée
Livre journal, compte de
Gestion.
Information des structures
Affectation des immobilisations Fiche d’immobilisations
82
CONSOMMATION DES STOCKS
Responsables Expression des besoins Bon de consommation
Traitement
Ordre de sortie
Assistante Administrative et EGFC Livraison Bon de consommation
Enregistrement Fiche de stocks,

Livre journal,
Compte de gestion
83
SORTIE DES IMMOBILISATIONS
Responsable Mise au rebut

Destruction Déclaration à la
Vol police (pour les vols)
Coordonnateur Mandatement de l’EGFC Ordre de mission
Responsable désigné
Responsable de l’immobilisation
assisté d’un Spécialiste PV de disparition
Commission Ad’hoc
EGFC Traitement comptable Fiche d’immobilisation

Ordre de sortie
Fiche de matériel en appro
Fiche de matériel en service
Livre journal
Compte de gestion
84
INVENTAIRE
Coordonnateur Information & Fixation de date Avis
Responsable Préparation des aires de stockage Fiche de stocks
Auditeur interne Comptage Fiche d’inventaire

Fiche récapitulative
Comparaison
Assistant administratif+
EGFC
Enregistrement comptable des

écarts
85
2.4.3 PROCEDURES
PAMOCCA GESTION DU PATRIMOINE REFERENCE
Tâche :
Date de la révision : Entrée des immobilisations Page : 1
1 - constate la réception des immobilisations en délivrant le procès-verbal

de réception ;
2 - définit le code de l’immobilisation ;
3 - remplit la fiche individuelle d’immobilisation ;
4 - remplit et met à jour le registre des
immobilisations ; ou
Le responsable ayant reçu l’immobilisation :
1 bis - constate l’entrée par la délivrance d’un procès-verbal de réception ;

1 ter - informe l’assistante administrative de la réception en lui envoyant sa
copie du procès-verbal de réception qui initie les tâches 2 à 4.
Le destinataire de l’immobilisation :
5 - remplit un bordereau de transfert ;

6 - envoie le bordereau de transfert à l’assistante administrative
en destination du Coordonnateur.
Le Coordonnateur à la réception :
7 - signe le bordereau de transfert ;

8 - le donne à l’assistante administrative pour exécution ;
9
10 - reçoit le bon signé et le signe à son tour ;
11 - garde une copie et retourne l’original au destinataire ;
12 - fait livrer l’immobilisation et corrige sa fiche individuelle ;
- met à jour le registre des immobilisations.
86
Tâche :
Date de la révision : Réception des stocks Page : 2
1 - reçoit le bien,
2 - stocke le bien,
3 - actualise sa fiche de stock en inscrivant la réception dans la colonne
des entrées,
4 - informe le Coordonnateur de la réception afin qu’il la porte à la
connaissance de l’initiateur de la commande,
ou
1 bis - est informé par un service bénéficiaire de la réception d’un bien

commandé,
1 ter - reçoit le P.V. de réception,
3 bis - actualise sa fiche de stock par une inscription en entrée et en
consommation.
En cas de livraison partielle, l’assistante administrative ou le bénéficiaire :
1 - constate la livraison partielle et délivre un bon de réception provisoire,

2 - invite le fournisseur à livrer les quantités manquantes,
3 - s’abstient de signer le bon de livraison du fournisseur.
Le fournisseur :
4 - procède aux livraisons supplémentaires.
L’assistante administrative ou le bénéficiaire
5 :
- reçoit les quantités manquantes et exécute les tâches 1 à 3,
ou
L’assistante administrative ou le bénéficiaire :
6 - constate une qualité non conforme du bien livré,

7 - retourne le bien au fournisseur,
8 - informe le Coordonnateur pour lancer la procédure financière
appropriée.
87
PAMOCCA MISE EN SERVICE REFERENCE
Tâche :
Date de la révision : Utilisation du parc automobile Page : 3
Le bénéficiaire exprime le besoin :
Le coordonnateur :
1 - apprécie l’opportunité de la mission ;
2 - demande à l’assistante administrative la

disponibilité des véhicules.
3 - lui signifie une disponibilité pour la mission.
Le bénéficiaire :
4 - s’occupe de la préparation de son déplacement (voir procédure de

gestion du personnel).
5 - reçoit un ordre de mission signé ou une instruction du coordonnateur lui

demandant de mettre un véhicule à la disposition du bénéficiaire ;
6 - renseigne la fiche de suivi des véhicules ;
7 - met du carburant à la disposition du bénéficiaire ;
8 - met le véhicule à la disposition du bénéficiaire.
Le bénéficiaire et le chauffeur, à la fin du déplacement :
9 - réunissent les informations (kilométrage, carburant…) devant être

incluses dans la fiche de suivi ;
10 - fournissent ces éléments à l’assistante administrative.
- vérifie la réalité de ces informations,
11 - renseigne la fiche de suivi,
12 - signe et fait signer la fiche de suivi par le bénéficiaire.
13
88
Tâche :
Date de la révision : Sortie des immobilisations Page : 4
Le responsable d’une immobilisation :
1 - constate son vol, sa destruction ou sa non fonctionnalité,

2 - s’enquiert des conditions,
3 - prévient le Coordonnateur par courrier dans les quarante-huit (48)
heures de son constat.
Le Coordonnateur :
5 - l’impute à un responsable pour traitement,
6 - contacte les autorités policières ou judiciaires pour diligenter une
enquête en cas de vol et informe le Directeur du projet.
7 - reçoit les instructions du Directeur,

8 - constate le vol, la destruction ou la non - fonctionnalité sur place,
9 - rédige le procès-verbal,
10 - le signe,
11 - fait signer le procès-verbal par le responsable,
12 - garde une copie du procès-verbal pour la mise à jour des documents et
la transmet à l’assistant.
13 - clôture la fiche d’immobilisation,

14 - met à jour le registre des immobilisations.
L’EGFC :
15 - constate la disparition de l’immobilisation sur le plan comptable.
89
Tâche :
Date de la révision : Consommation de stocks Page : 5
Un responsable :
1 - constate un besoin,
2 - établit un bon de consommation adressé à l’assistante administrative .
3 - reçoit le bon de consommation,

4 - prépare la livraison,
5 - signe le bon de consommation,
6 - prévient le bénéficiaire de la disponibilité du bien.
Le bénéficiaire :
7 - prend livraison de l’article,

8 - récupère une copie du bon de consommation signée.
9 - classe sa copie du bon de consommation,

10 - met à jour sa fiche de stock.
90
Tâche :
Date de la révision : Inventaire des stocks Page : 6
1 - prévoit la date des travaux d’inventaire courant novembre,

2 - rend compte au Coordonnateur pour qu’il prenne les dispositions
utiles. Avant le début de tous travaux d’inventaire,
L’assistant administratif :
3 - procède à l’aménagement de l’espace d’inventaire,

4 - dépose sur chaque bien à inventorier la fiche de stock en l’identifiant,
5 - liste (par numéro d’ordre, désignation et localisation) tous les stocks à la
date du 15/12/,
6 - numérote et sort les fiches d’inventaire vierges,
7 - dépose chaque fiche d’inventaire à côté de l’article lui correspondant,
8 - s’assure que les aires de stockage sont bien délimitées,
9 - détermine un endroit où seront entreposés les biens reçus pendant
l’inventaire.
L’auditeur interne saisi par le Directeur sur proposition du coordonnateur :
- procèdent au comptage des stocks sur leurs lieux de localisation en

10 spécifiant leur état ;
- remplissent la fiche d’inventaire et la signent ;
11 - effectuent la collecte des fiches et transcrivent le résultat de l’inventaire
12 sur une fiche récapitulative ;
- signent la fiche récapitulative des articles ;
13 - déterminent les écarts entre les stocks théoriques et les comptages
14 physiques à partir de la fiche des écarts et les valorisent pour l’EGFC
qui confronte les documents d’inventaire aux soldes comptables et
procède aux régularisations comptables nécessaires selon les schémas
comptables prévus à cet effet.
91
Date de la révision : Tâche :
Inventaire des immobilisations Page : 7
Le Coordonnateur :
1 - prévoit la date des travaux d’inventaire en fonction des différents

lieux par note de service courant Novembre de chaque année,
2 - rend compte au Directeur pour qu’il saisisse l’auditeur interne.
Avant le début de tous travaux d’inventaire,
chaque responsable des immobilisations :
3 - procède à l’aménagement de l’espace d’inventaire ;

4 - dépose sur chaque bien à inventorier la fiche d’immobilisation
l’identifiant suivant son code ;
5 - liste (par numéro d’ordre, désignation et localisation) toutes les
immobilisations à la date du 15 décembre de chaque année ;
6 - numérote et sort les fiches d’inventaire vierges,
7 - dépose chaque fiche d’inventaire à côté de l’immobilisation
correspondante.
8 - procède au comptage des immobilisations sur leur lieu de

localisation en spécifiant leur état ;
9 - remplit la fiche d’inventaire signée par l’assistante administrative,
10 - effectue la collecte des fiches et transcrit le résultat de l’inventaire
sur une fiche récapitulative ;
11 - fait signer le relevé d’inventaire par l’assistante administrative,
12 - détermine les écarts entre les quantités théoriques et les
comptages physiques à partir de la fiche des écarts ;
13 - garde les fiches récapitulatives et les fiches des écarts en vue
du traitement comptable par l’EGFC qui les confronte aux soldes
comptables et procède aux régularisations comptables
nécessaires selon les schémas comptables prévus à cet effet.
92
BORDEREAU DE TRANSFERT
Structure bénéficiaire
Article désigné Spécificités Quantité Observations
Date
Signature bénéficiaire Signature Assistante Administrative Signature Coordonnateur
93
FICHE D’IMMOBILISATION
Désignation de l’immobilisation
Date d’acquisition
Valeur d’acquisition
Durée de vie
Code
Affectation
Année Valeur d’origine Amortissement Cumul des Valeur nette

amortissements comptable
94
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
Code Désignation Localisation Nature Valeur Valeur nette

d’origine comptable
95
FICHE DE STOCK
Désignation :
Stock de commande
Stock de sécurité
Document de Provenance/ Mouvement

Date référence Destination
Entrées sorties solde
96
BON DE CONSOMMATION
Service bénéficiaire
: Responsable :
Date :
Désignation Spécificité Quantité Quantité Observations

technique demandée servie
Le responsable L’assistante administrative
97
FICHE D’UTILISATION DE VEHICULE
Personne responsable :
Marque/Type du véhicule :
Numéro de plaque :
Mois :
Année :
Nombre
Heures Index compteur Kms Combustibles Signature
Personnes
Date Chauffeur
Conduites
Bénéficiaire Itinéraires Parcourus
(service) Essen. Gasoil Chauff
Départ Arr Dép Arr bénéf
(1) (1) eur
L’ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
98
PROCES - VERBAL DE CONSTAT DISPARITION DESTRUCTION, VOL, MISE AU REBUT
Service responsable
Immobilisation concernée
Code immobilisation
Date
Description précise des conditions de la Disparition
Date
Signature du Signature de Signature du

Responsable/ utilisateur l’Auditeur interne Coordonnateur
99
FICHE D’INVENTAIRE DE STOCKS N°
Exercice :
Lieu …………………………………………………………………………………………….
Désignation de l’article ……………………………………………………………
Numéro de nomenclature ……………………………………………………………………
Emplacement ………………………………………………………………………………….
Unité applicable ……………………………………………………………………………….
APPRECIATION DU STOCK :
Bon état ………………………………………………. Mauvais état …………..
QUANTITES :
Comptées : Bon état ………….………….. Mauvais état ……………
Vérifiées : Bon état ………….…….. Mauvais état………….
SIGNATURES
L’assistant administratif
L’auditeur interne …………………………….
100
FICHE D’INVENTAIRE D’IMMOBILISATION N°
Exercice :
Lieu …………………………………………………………………………………………….
Désignation de l’immobilisation ……………………………………………………………
Numéro de nomenclature ……………………………………………………………………
Emplacement ………………………………………………………………………………….
Unité applicable ……………………………………………………………………………….
APPRECIATION DE L’IMMOBILISATION :
Bon état ………………………………………………. Mauvais d’état …………..
QUANTITES :
Comptées : Bon état ………….………….. Mauvais d’état ……………
Vérifiées : Bon état ………….…….. Mauvais d’état………….
SIGNATURES :
L’assistant administratif……………………………..….
L’auditeur interne…………………………….
101
2.5. GESTION DES ACTIVITES
2.5.1. RESUME
Les activités constituent la substance du projet, sa raison d’être. De leur correcte exécution
dépend l’atteinte des résultats fixés aux différents acteurs. Cela rend nécessaire la formalisation
de leur gestion et le suivi des activités par les responsables désignés à la CEP.
Le coordonnateur est le maître d’œuvre du suivi des activités et doit avoir à cœur l’atteinte de
tous les résultats par les différentes structures impliquées. Il informe régulièrement le Directeur
du Projet et le Comité Technique d’Orientation de l’avancée des activités, l’obtention des
résultats ainsi que des difficultés rencontrées. Il est accompagné dans l’exécution de ses tâches
par les deux (02) experts sectoriels en charge des deux premières composantes mais
également par un bureau d’assistance technique en charge du suivi évaluation des activités du
projet.
Sur le plan opérationnel, de nombreux acteurs, bénéficiaires des activités et autres

intervenants, jouent un rôle qui est à codifier pour en faciliter le suivi. C’est ce qui est indiqué
dans ce chapitre du manuel de procédures.
Le suivi des activités est formalisé à travers cinq (05) principales
étapes :
1. L’UGD est composée des points focaux désignés au sein de leur administration ou
de leur organisme pour participer à l’exécution des activités du projet, donner des
informations, faire de la représentation, faciliter l’évolution des prestataires et faire en
sorte que l’ensemble des activités du projet se déroulent dans les meilleures conditions
possibles ;
2. Le suivi des Maîtres d’ouvrage délégués: au nombre de deux (un pour la composante 1
et un second pour la composante 2), ils sont recrutés pour exécuter les prestations
rentrant dans leurs missions, coordonner les activités du personnel dont ils ont la
charge, fournir les informations aux responsables du projet. Ils sont garants de l’atteinte
des résultats fixés au titre de la composante dont ils ont la charge ;
3. La composante 1 : « Modernisation du Cadastre et des Domaines »est dédiée à la

modernisation des plateaux techniques des directions centrales et de quatre (04)
délégations régionales pilote à travers la réalisation des plans cadastraux numériques, la
densification des points du réseau géodésique, l’informatisation des procédures et des
produits dans les services centraux et des quatre (4) délégations régionales du
MINDCAF des villes concernées, ainsi que la révision du cadre organique, législatif et
réglementaire. Un expert est en charge de son exécution et engage les différents
acteurs dont le MOD vers l’atteinte des résultats ;
102
4. La composante 2 : « Valorisation du système domanial et cadastral pour
l’amélioration du climat des affaires et du cadre de vie des populations » elle
vise la mise en place d’un cadre de pilotage tripartite stratégique, l’étude en vue de
l’élaboration du Cadastre National, l’étude en vue de l’élaboration du schéma national
d’aménagement du territoire, l’étude et l’élaboration des plans directeurs d’urbanisme
de Garoua et Maroua, la révision des curricula de l’ENSTP, le renforcement des
capacités, l’appui au secteur privé à travers le CBF. Un expert est en charge de son
exécution et engage les différents acteurs dont le MOD vers l’atteinte des résultats
5. La composante 3 : « Gestion du Projet ». Elle porte sur la gestion du projet à travers
principalement la mise en place du cadre institutionnel, de la dotation de la cellule
d’exécution en personnel et en équipement appropriés, et du dispositif de suivi des
activités. La gestion du projet implique l’administration qui en est le maître d’ouvrage
pour lui permettre d’endosser les principaux acquis et de les mettre à profit dans le
cadre de ses politiques de développement. Le Coordonnateur assisté de l’Expert en
Gestion Financière et Comptable, de l’Expert en Acquisitions/Passation des Marchés
ainsi que du Cabinet d’Assistance Technique en assurent l’exécution.
Les procédures, pour chacun des axes entrant dans le suivi des activités, incluront des étapes
de contrôle et de vérification permettant de fiabiliser le dispositif de reporting et de suivi. Elles
sont axées autour des objectifs fixés à chaque intervenant dont les résultats sont fournis au
directeur du projet et ensuite au Comité Technique d’Orientation.
Les agents en charge des activités doivent s’employer à documenter leurs interventions et à
fournir des preuves tangibles des informations fournies. Ils doivent tous veiller au respect des
délais fixés pour l’exécution des opérations et la transmission des informations. Ils doivent
s’ouvrir aux investigations des agents de suivi évaluation comme celles de l’auditeur interne,
des auditeurs externes, du Contrôle Supérieur de l’État et de la BAD. Ils doivent à tout
moment déférer aux demandes d’information du coordonnateur, en charge de la collecte des
données relatives à l’exécution du PAMOCCA.
Le coordonnateur veillera à ce que le dispositif d’exécution des activités et de fourniture des

informations soit bien rythmé et que la périodicité de fourniture des informations ne dépasse
pas le mois.
103
2.5.2 SCHEMAS
SUIVI POINT FOCAL
Point Focal fourniture des infos, préparation au Programme d’activités

Respect des engagements Rapport d’activités les
TDR et spécif. techniq
Expert Composante Suivi des activités Rapports d’activités
Analyse des rapports d’activités
Coordonnateur Analyse des points d’activités Rapport

Décision d’amélioration
Directeur Analyse les informations Compte rendu finalisé

Amendement du compte rendu, transmission
Comité Exploitation des informations Proposition

(Intervenant extérieur) Décision d’amélioration d’amélioration, i
Instruction/recommanda
104
SUIVI MOD
MOD Signature du contrat, préparation au Programme d’activités

Respect des engagements Rapport d’activités
Expert Composante Suivi des activités Points des activités

Analyse des rapports d’activités
Coordonnateur Analyse des points d’activités Compte rendu

Décision d’amélioration
Directeur Analyse les informations Compte rendu finalisé

Amendement du compte rendu, transmission
Comité Exploitation des informations Proposition d’amélioration

(Intervenant extérieur) Décision d’amélioration
105
SUIVI COMPOSANTE 1
Expert Composante 1 Analyse les résultats des activités du

MOD1 et des principaux bénéficiaires Points/Rapports des activités
Préparation des activités
Coordonnateur Analyse les résultats des activités Synthèse des

Compilation des résultats analysés d’activités
points/rapports
Directeur Analyse des synthèses des points d’activités Rapport d’activités de la

Élaboration du rapport des activités composante 1
CTO Examen du rapport du Directeur Mesures correctives

Amendement pour atteinte des objectifs
106
SUIVI COMPOSANTE 2
Expert Composante 2 Analyse les résultats des activités du

MOD2 et CBF Points/Rapports d’activités
Préparation des points d’activités
Coordonnateur Analyse des points d’activités Synthèse des points

Compilation des résultats analysés d’activités
Directeur Analyse des activités Rapport d’activités de la

Élaboration du rapport des activités composante 2

107
SUIVI COMPOSANTE 3
Coordonnateur/AT/EGFC Analyse des activités du projet Note de synthèse des

EAPM Compilation des résultats analysés d’activités du projet
Directeur Analyse des notes de synthèses des activités Rapport d’activités de la

Élaboration du rapport des activités composante

108
2.5.3 PROCEDURES
PAMOCCA GESTION DES ACTIVITES REFERENCE
Tâche :
Date de la révision : Suivi des UGD Page : 1
L’UGD représentée par le ou les Points Focaux :
1 - prend connaissance des interventions à faire dans le cadre du

projet en consultant les documents du projet ;
2 - identifie clairement toutes ses obligations en terme de tâches, de
fourniture d’information et de délais à respecter et se prépare à
respecter ses engagements ;
L’expert en charge de la composante :
3 - suit les activités des UGD représentées par les points focaux en
maintenant avec eux des rapports d’étroite collaboration ;
4 - collecte toutes les informations relatives à leurs activités, identifie
les faiblesses et fait des recommandations appropriées au
coordonnateur ;
Le coordonnateur :
5 - prend connaissance des points d’activités mensuels des experts

sur chacun des points focaux ;
6 - synthétise ces points, prend les décisions d’amélioration
appropriées et/ou rend compte au Directeur du projet ;
Le Directeur :
7 - prend connaissance des informations et/ou suggestions du

coordonnateur ;
8 - prends les décisions appropriées et informe le comité technique
d’orientation lors de chacune de ses sessions sur les activités des
points focaux ;
Le Comité Technique d’Orientation et/ou les intervenants extérieurs :

9
10 - exploite les informations disponibles ;
- agissent dans le sens de l’amélioration des performances du
PAMOCCA ;
109
Tâche :
Date de la révision : Suivi du MOD Page : 2
Le MOD
1 - signe son contrat contenant les interventions qu’il a à faire dans le

cadre du projet ;
2 - identifie clairement toutes ses obligations en terme de tâches, de
fourniture d’information et de délais à respecter et se prépare à
respecter ses engagements ;
L’expert en charge de la composante :
3 - suit les activités du MOD en maintenant avec lui des rapports

réguliers de collaboration ;
4 - collecte toutes les informations relatives à ses activités, identifie
les faiblesses et fait des recommandations appropriées au
coordonnateur ;
Le coordonnateur :
5 - prend connaissance des points d’activités mensuels de l’expert

sur le MOD ;
6 - synthétise ces points, prends les décisions d’amélioration
appropriées et/ou rend compte au Directeur du projet ;
Le Directeur :
7 - prend connaissance des informations et/ou suggestions du

coordonnateur ;
8 - prend les décisions appropriées et informe le comité technique
d’orientation lors de chacune de ses sessions sur les activités du
MOD ;
Le comité et/ou les intervenants extérieurs :

9
10 - exploite les informations disponibles ;
- agit dans le sens de l’amélioration des performances du
PAMOCCA ;
110
Tâche :
Date de la révision : Suivi Composante 1 Page : 3
L’expert en charge de la composante 1 :
1 - fait le point des activités en rapport avec les objectifs, les résultats
à atteindre et les indicateurs à produire ;
2 - transmet ses synthèses chaque mois au coordonnateur, au plus
tard le 10 du mois suivant ;
Le coordonnateur :
3 - fait le point des activités ;

4 - diligente des vérifications pour compléter les informations
notamment auprès des autres acteurs de la
5 composante ;
6 - synthétise avec les résultats des travaux de l’auditeur interne ;
- informe le directeur en lui transmettant une note synthétique
mensuelle sur l’exécution de la composante ;
Le Directeur :
7
8 - prend connaissance de la note de synthèse du coordonnateur ;
- examine avec lui les suites à donner pour l’atteinte de tous les
9 résultats du projet ;
- produit un rapport en vue de chaque session du comité technique
10 d’orientation sur l’exécution de la composante ;
- tient tous les documents à la disposition de tous les autres
intervenants (BAD, auditeurs, CTO) ;
Le comité Technique d’orientation :

11
12 - examine le rapport du directeur ;
- prend toutes les mesures nécessaires en vue de l’atteinte des
résultats du projet ;
111
Tâche :
L’expert en charge de la composante 2 :
1 - fait le point des activités en rapport avec les objectifs, les résultats
à atteindre et les indicateurs à produire ;
2 - transmet ses synthèses chaque mois au coordonnateur, au plus
tard le 10 du mois suivant ;
Le coordonnateur :
3 - fait le point des activités ;

notamment auprès des autres acteurs de la composante 2
(société civile, secteur privé…) ;
6 - informe le directeur en lui transmettant une note synthétique
Le Directeur :

8 - examine avec lui les suites à donner pour l’atteinte de tous les
résultats du projet
9 - produit un rapport en vue de chaque session du comité technique
d’orientation sur l’exécution de la composante ;
10 - tient tous les documents à la disposition de tous les autres
Le comité technique d’orientation :

12 - prend toutes les mesures nécessaires en vue de l’atteinte des
112
Tâche :
Le coordonnateur :
1 - fait le point des activités de gestion, de suivi évaluation de

chacune des deux premières composantes ;
2 - fait le point des activités de passation des marchés, de gestion du
patrimoine, les finances et la comptabilité ;
notamment auprès des acteurs de l’administration ;
5 - informe le directeur en lui transmettant une note synthétique
Le Directeur :

7 - examine avec lui les suites à donner pour l’atteinte de tous les
8 - produit un rapport en vue de chaque session du comité
technique d’orientation sur l’exécution de la
9 composante ;
- tient tous les documents à la disposition de tous les autres
Le comité technique d’orientation :

10
- prend toutes les mesures nécessaires en vue de l’atteinte des
113

Chap II Procedures Administratives - Revu

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PAMOCCA

: MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIÈRES

CHAPITRE II – PROCÉDURES ADMINISTRATIVES

CHAPITRE II – PROCÉDURES ADMINISTRATIVES.................................................................................................... 1

CHAPITRE II : PROCÉDURES ADMINISTRATIVES

Elles sont les suivantes :

- traitement du courrier au départ ;

TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART

La procédure de traitement du courrier au départ permet de codifier les expéditions de courrier de

TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE

TRAITEMENT DU COURRIER CONFIDENTIEL

Le courrier confidentiel, eu égard à sa particularité, doit subir un traitement spécifique.

La présente procédure permet de codifier les principales tâches exécutées en la matière. Le

Le Coordonnateur décidera de la suite à donner au traitement du courrier. Il classera les courriers

AUTRES MOYENS DE COMMUNICATION

Le Coordonnateur est doté d’une ligne de téléphone sur abonnement.

La gestion de la documentation et des archives est assurée par l’assistante administrative.

Le coordonnateur décide de l’acquisition de la documentation (périodiques et livres

L’Assistante Administrative met en place un répertoire de la documentation et des archives

Assistante Enregistrement Registre courrier

Coordonnateur Examen & cotation Fiche de suivi

Assistante Analyse & distribution Registre de transmission

Assistante Classement Classeur

Agents de la CEP Rédaction

Assistante Traitement Registre départ

Coursier Expédition & décharge Cahier de transmission

1 - remet son projet au signataire.

11 - reçoit sa copie du courrier pour archivage,

PAMOCCA GESTION DU COURRIER REFERENCE

13 - enregistre le courrier dans le registre des courriers au départ,

17 - achemine le courrier au lieu indiqué,

- reçoit le cahier de transmission,

PAMOCCA GESTION DU COURRIER REFERENCE

Le Coordonnateur ou une personne habilitée :

10 - reçoit le courrier avec les consignes de transmission,

14 - reçoit la copie du courrier ;

PAMOCCA GESTION DU COURRIER REFERENCE

1 - définit le caractère confidentiel du courrier,

PAMOCCA GESTION DU COURRIER REFERENCE

1 - reçoit le courrier confidentiel,

N° Date Destination Objets Nombre de Observations

Date No Noms adresse Objet Nombre de Signature du

N° Date Arrivée Service Objets Nombre de Observations

N° DATE ET PROVENANCE DESTINATAIRE Objet

MODELE DE CAHIER DE RECENSEMENT DES APPELS –

N° DATE ET Nom de Nom du Objet

Le personnel engagé pour la mise en œuvre du PAMOCCA est composé d’agents de

Les procédures développées ci-dessous détaillent chacune de ces étapes de gestion du

Le recrutement constitue la phase la plus délicate de la gestion du personnel. La CEP doit

Le recrutement doit avoir été autorisé par un

budget. La procédure est gérée par la CEP.

Plusieurs canaux de recrutement peuvent être utilisés :

- diffuser un appel à candidature par voie de presse,

La CEP peut utiliser les services d’un consultant pour l’assister.

L’entretien oral permet enfin

- de faire connaître le service au candidat,

Elle se déroule en trois phases

1. L’accueil du candidat dans un lieu tranquille et agréable.

Le recrutement se traduit par la signature d’un contrat de travail ou de prestation de services

contenant les éléments ci-après :

 un extrait de l’acte de naissance ;

Ce dossier sera classé et suivi au niveau de l’EGFC.

- de la fiche de sélection des candidats : matérialise la sélection en spécifiant les

DELIVRE PAR NOUS : ______ _