Auditer Efficacement Un Service Des Archives

Auditer efficacement un service
d’archives
Par
Omgbwa Yasse Emmanuel Fabrice
Consultant en gouvernance documentaire
Omgbwa Yasse Emmanuel Fabrice
Consultant en gouvernance documentaire
Archiviste assermenté
Mes références
Ministère de la défense, Ministère des marché public, Conseil
constitutionnel, Standard Chartered Bank Cameroun, AGS Cameroun,
Swiss Eco, Eiservi, Green Light, Ministère de Cadastre et des Affaires
frontières (Kiama S.A), formation Port de Douala, Port de Kribi,
Ministère de l’emploi et de la formation professionnelle, Camrail,
Hevecam (ST Digital), Greeners Pastures, Holly Cross Inter. College, LB
évolution, Université Dahomey, etc…
+ 34 expériences professionnelles
Audit, Formation, Archivage Physique, Archivage numérique,
Système d’archivage, Documentation, Bibliothèque Numérique et
Formation
Atelier : Auditer efficacement un service d’archives
Objectifs du webinaire
1) Rappel sur la notion
de gouvernance
documentaire
2) Place de l’audit dans la
gouvernance
documentaire
3) Préparer et organiser
une mission d’audit
documentaire

Gouvernance documentaire
Par gouvernance documentaire, on entend la
stratégie et l’organisation que vous avez définies
afin de gérer, partager, conserver, sécuriser et
valoriser vos fonds documentaires,
1) Politique d’archivage
2) Manuel de procédures
Par stratégie et 3) Instruments de recherche
organisation 4) Politique de restauration
5) Système d’archivage
6) Plan de développement des compétences
7) Etc;

Gouvernance documentaire
La gouvernance documentaire doit être élaborée selon la
méthodologie éprouvée du Records Management
Cette méthodologie normée ISO 15-489 permet :
❑ d’identifier les documents engageants pour votre entreprise et;
❑ de les gérer tout au long de leur cycle de vie : organisation,
indexation, conservation.
L’objectif recherché est de protéger tout en rendant accessibles les
documents engageants dans le temps.

Pourquoi penser à la gouvernance ?
Identifier et préserver vos Optimiser votre activité et

documents importants votre espace
1) Repérer les documents vitaux

1) Faciliter l’accès et la gestion de
pour votre entreprise
vos documents à vos différents
2) Sécuriser tous vos documents
collaborateurs
importants
2) Optimiser l’espace disponible en
3) Savoir quel document détruire et
interne
à quel moment

Étape A : Étape E : Étape F :
Étape B : Étape C :
Identification des
Conduite de Identification des Conception du
Analyse des stratégies pour
l’enquête exigences remplir ses système
activités archivistiques
préliminaire exigences d’archivage
Étape D :
Évaluer les
système
existants
Étape G :
Étape H : Mettre en
conduire le
œuvre le
contrôle après
mise e œuvre système
d’archivage

La place de l’audit dans la mise en œuvre de ISO 15 489
(Gouvernance documentaire)
01 Enquête préliminaire Audit de conformité et de performance
02 Analyse des activités
03 Identification des exigences archivistiques Audit de conformité et de performance
04 Évaluation des systèmes existants Audit de conformité et performance
Identification de la stratégie pour la satisfaction

05 des exigences archivistiques
06 Conception d'un système d'archivage Audit de performance
07 Mise en œuvre d'un système d'archivage
08 Contrôle a posteriori Audit de conformité et de performance

L’audit documentaire (ISO 15 489)
Il est recommandé de procéder régulièrement à un contrôle de
conformité, pour s'assurer que la mise en œuvre des méthodes et
procédures du système d'archivage respecte les politiques et les
contraintes de l'organisme et que les résultats correspondent aux
attentes. (Cf section 10, iso 15 489 généralité)
Il convient que de tels contrôles prennent en compte la

performance du système et la satisfaction des utilisateurs.
Conclusion :
L’audit est le levier qui permet de garantir une gouvernance
efficace
Rôle et mission de l’audit
La valeur ajoutée attendue de l’audit documentaire est passée du
besoin d’un point de vue rétrospectif à celui d’une vision prospective.
❑ Rétrospectif c’est-à-dire évaluer la politique d’archivage en place

❑ Prospective c’est-à-dire construire une nouvelle politique d’archivage
Auditer c’est évaluer pour construire.

Auditer c’est identifier un problème pour le régler.

Rôle et mission de l’audit
L’Audit
Identification – Analyse – Classement - Traitement
Problème Solution curative et

préventive

Quelques évènements déclencheurs d’une mission d’audit
Classement insuffisant et procédures Frais de gestion des archives
Management
non harmonisées excessifs
1) Pas de plan de réorganisation des documents 1) Les fichiers informatiques pas organisés en
d’activité et des archives dossiers (absence d’un plan de classement
2) Aucun référentiel de conservation ou charte basé sur les activités)
d’archivage ne définissant les actions vis-à-vis 2) Tiroirs, boîtes, chronos, dossiers surchargés et 1) Inefficacité due aux problèmes ci-dessus
de la conservation ou la destruction des mal étiquetés
documents 3) Non-protection des documents (humidité,
3) Aucune politique d’archivage lumière, poussière, etc.)
Problèmes humaines Mauvaise utilisation des équipements Utilisation inefficace de l'espace
1) Aucune norme appliquée sur les équipements

de conservation
1) Volume de documents à gérer de plus en plus
2) Pas d'utilisation d'équipement résistant au feu 1) Bureaux encombrés
grand
(plan d’urgence) 2) Mauvaise organisation des documents dans
2) Négligence dans la gestion des documents
3) Type inapproprié de conteneurs de stockage les salles de préarchivage
d’activité (perte, déchirure, vol, incendie, etc.)
pour l’archivage (boîtes, chemises, carton, 3) Mauvaise conservation des données
3) Le personnel ne sait pas comment conserver et
etc.) contenues dans les supports électroniques
mettre en communication les documents d’activité
4) Absence ou mauvaise utilisation des systèmes
GEC/GED/SAE

Composantes de la politique d’archivage Arbitrage Autorité archivistique, Direction générale, comité politique d’archivage, direction ou service des archives
Politique et
Contrôle et audit, politique d’archivage, outils de gestion et plan directeur
stratégie
Archives Archives
Types d’archives Archives courantes
intermédiaire définitives
Cycle de vie des Création des Validation des Fin de l’usage Expiration de la Conservation
documents documents documents courant DUA définitive
Nature des Document à valeur

Documents en cours de rédaction non validés, gérés Documents datés, figés, non modifiables, conservés, pour les
patrimoniale, mémorielle
documents pour collaboration, diffusion et recherche (document) besoins légaux et fonctionnels (document engageant)
et historique (archives)
Tri, classement et Conservation

Conservation
Etapes clés Production
versement patrimoniale et
règlementaire
élimination
Archiviste et
Producteur et
Acteurs clés Producteur
archiviste
Archiviste autorité
archivistique
Local de Local d’archivage

Lieu de stockage Bureau
préarchivage historique
Système de GED, ECM, BPM

gestion
électronique Système d’archivage électronique / Coffre-fort
Comment auditer?

Phases de l’audit documentaire
Phase de conclusion (phase de
Phase de préparation (phase d'étude) Phase de réalisation (phase de vérification)
conclusion)
Elle peut se définir comme la La phase de réalisation fait beaucoup Ici, l’auditeur va cette
période au cours de laquelle vont plus appel aux capacités fois élaborer et
être réalisés tous les travaux d'observation, de dialogue et de présenter son produit
préparatoires avant de passer à communication. après avoir rassemblé les
l'action. éléments de sa récolte :
C'est à ce stade que l'on fait le plus c'est le temps des
Autrement dit, c'est tout à la fois le appel aux capacités d’analyse et au engrangements et de la
défrichage, les labours et les sens de la déduction. panification.
semailles de la mission d'audit.
C'est, en effet, à ce moment que
Au terme de cette première phase, l'auditeur va procéder aux
les objectifs et le périmètre de la observations et constats qui vont lui
mission auront donc été définis avec permettre d'élaborer son rapport
précision. d’audit.

Phase de préparation

Phase d’étude Phase de vérification Phase de conclusion
Outils de la phase d’étude ou de préparation - La Feuille d’attaque (FA)

La feuille d’attaque : est un outil efficace pour déconstruire une
mission à réaliser. C’est l’une de mes créations. Elle permet de
visualiser sa mission clairement à travers plusieurs composantes
complémentaires.
1) Situation;
2) Problèmes (potentiels et avérée);
3) Valeur ajoutée (conséquences positives des objectifs);
4) Méthodes (démarche pour atteindre les objectifs);
5) Ressources;
6) Délai
7) Acteurs;
8) Responsabilité;

Exemple de feuille d’attaque
Problèmes Situation Objectifs Valeurs ajoutées Méthodes

a) La hiérarchie ne fait pas a) Pas d’outils de gestion a) Analyser la politique d’archivage a) Identifier les lacunes de la a) Exploiter la documentation,
confiance au service des de la de politique et les outils de gestion (IR inclus) politique d’archivage observer et s’entretenir avec le
b) Analyser les activités du service b)
archives d’archivage Identifier les lacunes du services personnel archiviste
des archives et informatique des archives et du services
b) Personnel ne veut pas verser b) Répertoire couvre 20% b) Observer et s’entretenir avec le
c) Évaluer les mobiliers et locaux informatique
ses archives du fonds personnel informaticien
d’archives c) Maîtriser les principaux
c) Les archivistes éliminent trop c) Observer et s’entretenir avec le
d) Classifier tous problèmes liés à problèmes de la politique personnel archiviste
tôt des documents l’archivage d’archivage de l’institution d) Identifier et analyser de tous les
engageants e) Construire un plan de travail d) Maîtriser les phases et les problèmes
pour la modernisation de la activités à mettre en œuvre pour e) Organiser les recommandations
politique d’archivage assurer la modernisation de la en projets faisables par priorité
politique d’archivage
Ressources Délai Livrables Acteurs Rôle des acteurs

a) Outils, stratégies de la politique • 3 jours • Rapport d’audit • Coordonner la mission
• Top management
d’archivage • 2 jours • Liste des problèmes classifiés de • Fournir les données
• Resp. archives
b) Entretien avec le personnel et • 5 jours la politique d’archivage (in • Fournir les données
• Resp. informatique
évaluer les activités de ce • 10 jours Rapport d’audit) • Fournir les données
• Personnel produc.
dernières • Plan directeur ou d’action de la • Fournir les données
c) La liste des problèmes de la Total (20 jours Max) Politique d’archivage
politique d’archivage (traités)
d) Liste des recommandations basés
sur la priorité à traiter le problème
(classés par faisabilité)
Travaux pratiques :
remplir la Feuille d’attaque de la mission d’audit.
Faire l’audit du service des archives de la Banque ULS. Ce service est sous la Direction du
courrier et des archives. Il dispose de deux dépôts de 2000 ml et une salle serveur de 1000
giga de capacité.
Il est très important pour la banque. Pour faciliter l’accès au documents, ce dernier depuis 10
ans numérise ses dossiers clients et journaux de transaction.
Le service d’archives ne possède pas encore de système d’archivage fonctionnel et de

politique d’archivage comme le recommande ISO 15 489.
Par ailleurs, les CD utilisés par le service des archives sont fonctionnels à 78%. Tous les 1 an
le nombre de CD défectueux grippe de 4% ce qui présente un réel danger pour la banque qui
perd des documents importants.
Faire l’analyse de la mission sur une feuille d’attaque TP 01/03

Phase de vérification

Analyse des activités

Une analyse des activités et des méthodes de travail permettra une
bonne compréhension des relations entre les activités de
l’organisme et ses documents d’archives. L’analyse facilite
également l’identification et la mise en œuvre de stratégies
appropriées en matière de métadonnées et l’attribution formelle
des responsabilités en matière de conservation des archives.
Lors d’un audit, il faut s’équiper des outils et des stratégies de
collectent qui permettent de satisfaire les objectifs de la mission
d’audit. Ce sont les objectifs de l’audit qui tracent l’ossature de la
collecte des données.
De manière générale les outils de collecte des données nécessaires
à l’analyse des activités se regroupent en deux catégories:
❑ Les outils d’interrogations
❑ Les outils de description

Les outils d’interrogation

1) Les sondages statistiques ou échantillonnages ;
2) Les interviews et questions écrites ;
3) Les outils informatiques ;
4) Les vérifications et rapprochements divers

Les outils de description

1) L’observation physique ;
2) La narration ;
3) L’organigramme fonctionnel ;
4) La grille d'analyse des tâches ;
5) Le diagramme de circulation ;
6) La piste d'audit

Phase de conclusion

Etapes d’analyse d’un problème
Identifier le problème Identifier tous les événements à risque pouvant influencer l’activité
Evaluer le problème Évaluer la probabilité la gravité et proposer un plan d’action
On identifie les solutions qui peuvent permettre de régler le problème à 3 niveaux : les
Définir les solutions activités déjà affectées (situation), la prévention des problèmes (cause) et la coordination de
la prévention (cause première).
Hiérarchiser en se posant la question de savoir quels sont les risques auxquels vous avez le
plus de chances d’être confrontés et qui nuiraient le plus à la réussite de votre mission et
Traitement du
attribuer la tâche à un collaborateur pour le traiter. Tous les risques doivent toujours être
problème évalués sur la base de la probabilité qu’il se réalise et l’impact qu’il a sur l’activité pour
faciliter hiérarchisation c’est-à-dire la criticité (criticité = probabilité x impact)
Assurer le Assurez une surveillance continue des risques pour éviter les mauvaises surprises et à tout
monitoring moment, lorsqu’un risque est avéré, il est temps d’agir pour le traiter

Les outils d’analyse

1) La méthode d’identification des risques, dispositif et
qualification des activités
2) La méthode d’analyse Swot
3) La méthode d’analyse des changements et analyse des
événements
4) La méthodes des 5 pourquoi?
5) FRAP
6) FRAP avancée
7) La méthode de 80 - 20
8) Le Cube de Stern
9) Le méthode d’analyse d'Ishikawa ou diagramme en arrêt de
poisson ou diagramme de cause en effet.

La méthode des cinq pourquoi

1. P
our
quo
La méthode des 5 Pourquoi permet i?
l’identification de la cause première d’un
problème.
rq u o i ?
En se posant plusieurs fois la question « 2. Pou
Pourquoi ? » au problème, on retire une à
une les couches de symptômes qui mènent 3. Po
aux causes racines.
urqu
oi?
Bien qu’elle se nomme la méthode des 5 i?
o u rq u o
Pourquoi, il se peut que vous ayez à vous 4. P
poser la question de pourquoi ? Plus au 5. P
moins de 5 fois selon le problème. our
quo
i?
La méthode des 5 pourquoi?
Le non versement des

archives En faisant le chemin
Pourquoi retour se dessine le
plan d’action.
Personnel non préparé à
la tâche de versement Il est vitale de trouver
les causes premières
Pourquoi
Absence de calendrier de Le plan d’action doit
versement et de procédures principalement se baser
Pourquoi sur les causes
inexistence d’une premières
politique d’archivage
Pourquoi
Personnel archiviste
Pas formé à la gouvernance
documentaire
Du « Pourquoi? » : le problème Au « Comment ? » : la solution
Le non versement des Accompagner et relancer producteurs
archives pour le versement des archives
Personnel non préparé à Animation des ateliers à la gestion

la tâche de versement des archives et au versement
Problème
Solution
Conception et validation des
Absence de calendrier de
procédures et du calendrier de
versement et de procédures versement
Conception et validation de la
inexistence d’une
politique d’archivage par la
politique d’archivage direction
Personnel archiviste
Former le personnel à la
Pas formé à la gouvernance
gouvernance documentaire
documentaire
Travaux pratiques la méthode des 5 pourquoi

Les archives au sein de la GLC sont rassemblées dans une salle de conservation du sous sol de ses
bureaux.
Le responsable des archives de ladite institution est constamment entrain de demander le budget
pour à la réorganisation des archives mais il n’obtient rien. Toutefois, il se charge de numériser
les archives depuis 2 ans de la direction des finances et met en touche le 6 autres directions.
Malgré ses actions au sein de l’entreprise, il est difficile de parler de réelle politique d’archivage.
Aucun rapport d’activité, aucun outil de gestion et aucun plan directeur de dématérialisation ne
sont disponibles. Par ailleurs, son service reçoit les collaborateurs affectés par sanction
administrative.
Il vous demander de l’aider à améliorer l’image de la fonction archivage au sein de sa

structure car le nombre de plaintes (dossiers perdus, documents non retrouvés, manque d’espace)
qui monte chez de Directeur général s’accroit avec le temps.
Faire une analyse des 5 pourquoi pour trouver les problèmes et formule
une solution qui les règle tous.
TP 03/03
Feuille d’analyse et de révélation des problèmes (FRAP)
Priorité : (faible, moyen, forte) N° : Priorité : forte N° : PA.01
Intitulé du problème : Pas de plan de classement basé sur les activités
Description du problème : Le plan classement est un plan directeur qui permet de réorganiser les
dossiers numérique en les regroupant dans le contexte et permet
d’amélioration la gestion série au sein du fonds. Il est aussi important
pour faciliter l'indexation et vital pour élaborer la charte d’archivage et
le référentiel de conservation.
Référence d’audit : ISO 15 489 – 2 : (guide pratique) les outils à concevoir prioritairement
pour mettre en place le records management sont le plan de classement
basé sur les activités, le référentiels de conservation et des sorts finaux
et la classification pour l’accès et la sécurité
Causes : 1) Non maîtrise des exigences de ISO 15 489

2) Absence de plan de classement
Conséquences : Difficulté à organiser les archives physique et numérique etc....
Recommandations : 1) Former le personnel au records management

2) Elaborer la politique d’archivage et les outils de gestion
3) Concevoir le plan de classement
Acteurs : Responsable des ressources humaines (formation)

Responsable des archives
Délai : 3 mois
Principaux référentiels d’audit pour un archiviste au Cameroun
Loi 2000/10 du 19 décembre 2000 Cette loi fixe le cadre juridique des archives, établit la distinction entre archives publiques et archives privées, vise à encourager la
régissant les archives au constitution et la préservation de la mémoire collective et favorise la conservation organisée et minutieuse du patrimoine culturel
Juridique
Cameroun national que constituent les archives.
Décret n° 2001/958/PM du 1er

Ce décret fixe les modalités d’application de la loi n° 2000/10 du 19 décembre 2000 régissant les archives.
novembre 2001
Cette norme reste la norme phare de la gestion des documents d’activité. Elle est constituée de guides pour l’organisation et la
Organisationnelle
ISO 15 489 sur le records

gestion des documents d’activité et des archives. Elle vise à ce que les documents « soient créés, archivés et organisés d’une
management manière pertinente et pérenne ».
ISO 30 3000 sur le système de Cette norme définit les principes des systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA). Elle décrit également la mise en
gestion des documents d’activité œuvre et le fonctionnement des SGDA
Cette norme spécifie les caractéristiques des magasins de stockage à long terme des documents d'archives et de bibliothèques.
ISO 11 799 sur les mobiliers et
Elle concerne l'implantation, la construction et la rénovation du bâtiment, ainsi que les installations et les équipements à utiliser
bâtiments d’archives aussi bien à l'intérieur qu'autour du bâtiment.
Technique
Cette norme définit un cadre normalisé pour les différentes transactions d'échanges de données (comprenant à la fois les données
ISO 20 614 sur l'interopérabilité et les métadonnées associées) entre un service d'archives et ses producteurs et utilisateurs.
Le présent document fournit des recommandations pour la prise de décision et les processus concernant le choix, la conception, la
ISO 16 175 sur les systèmes
mise en œuvre et la maintenance de logiciels gérant des documents d'activité, conformément aux principes spécifiés dans l'ISO
d’archivage électronique 15489-1
Travaux pratiques la FRAP

Plusieurs bureaux et directions d’un police d’assurance de la place accusent de
nombreux retards dans le versement de leur archives.
Le Décret 958 du 1 novembre 2001 impose de conserver les archives pendant un

délai de 2 ans après la fermeture des affaires (chez le producteur) avant de
transférer au service en charge des archives.
Le chef service des archives vous demande de lui faire parvenir une analyse de
la situation (impact, problème, références, causes, conséquences, recommandations,
acteurs délai) .
Par la suite, il va rédiger un mémo au Directeur Général pour qu’une décision

soit prise et qu’un calendrier de versement soit adopté.
Après avoir analyser le problème, veuillez remplir la FRAP TP 03/03

Comment analyser un risque (problème) pour avoir la priorité
Priorité
(1 x 25) = Probabilité qu’il se réalise
(1 à 5) x Impact sur l’organisation
(1 à 5)
Probabilité : Impact :
(1) Rare (1) Non significatif
(2) Peu probable (2) Mineur
(3) possible (3) Modéré
(4) Probable (4) Majeur
(5) Quasiment certain (5) Très significatif
Livrables finaux de l’audit
• Bilan : dresse l’état des lieux forces, faiblesses,

opportunité et menaces
• Préconisation : Donnent les grandes ligne sur lesquels
il faut s’appesantir pour améliorer le système
• Plan d’action : composé des recommandations basées
sur les causes premières. Il allie date, responsable et
action à effectuer selon les priorités (cotation)
• Le PCA : Plan de continuité d’activité (dresser et
mettre à jour)

Note finale sur les TP
• TP 1 – sur la Feuille d’attaque : 30 %
• TP 2 – Sur les 5 pourquoi : 30%
• TP 3 – Sur la Feuille d’analyse et de révélation des problèmes : 40%
Vendredi : 20 mai 2022 à 23h59 (GMT+1) date limite d’envoi des travaux
pratiques
Adresse : omgbwayasse@gmail.com

Prochain rendez-vous

Auditer Efficacement Un Service Des Archives

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Auditer efficacement un service

Atelier : Auditer efficacement un service d’archives

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Identiﬁer et préserver vos Optimiser votre activité et

1) Repérer les documents vitaux

Atelier : Auditer efficacement un service d’archives

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02 Analyse des activités

03 Identification des exigences archivistiques Audit de conformité et de performance

04 Évaluation des systèmes existants Audit de conformité et performance

Identification de la stratégie pour la satisfaction

06 Conception d'un système d'archivage Audit de performance

07 Mise en œuvre d'un système d'archivage

08 Contrôle a posteriori Audit de conformité et de performance

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Il convient que de tels contrôles prennent en compte la

❑ Rétrospectif c’est-à-dire évaluer la politique d’archivage en place

Auditer c’est évaluer pour construire.

Atelier : Auditer efficacement un service d’archives

Problème Solution curative et

Atelier : Auditer efficacement un service d’archives

Problèmes humaines Mauvaise utilisation des équipements Utilisation inefficace de l'espace

1) Aucune norme appliquée sur les équipements

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Nature des Document à valeur

Tri, classement et Conservation

Local de Local d’archivage

Système de GED, ECM, BPM

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Outils de la phase d’étude ou de préparation - La Feuille d’attaque (FA)

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Problèmes Situation Objectifs Valeurs ajoutées Méthodes

Ressources Délai Livrables Acteurs Rôle des acteurs

Le service d’archives ne possède pas encore de système d’archivage fonctionnel et de

Faire l’analyse de la mission sur une feuille d’attaque TP 01/03

Atelier : Auditer efficacement un service d’archives

Analyse des activités

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Les outils d’interrogation

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Les outils de description

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Evaluer le problème Évaluer la probabilité la gravité et proposer un plan d’action

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Les outils d’analyse

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La méthode des cinq pourquoi

Le non versement des

Personnel non préparé à Animation des ateliers à la gestion

Travaux pratiques la méthode des 5 pourquoi

Il vous demander de l’aider à améliorer l’image de la fonction archivage au sein de sa

Causes : 1) Non maîtrise des exigences de ISO 15 489

Conséquences : Difficulté à organiser les archives physique et numérique etc....

Recommandations : 1) Former le personnel au records management

Acteurs : Responsable des ressources humaines (formation)

Cameroun national que constituent les archives.

Décret n° 2001/958/PM du 1er

ISO 15 489 sur le records

Travaux pratiques la FRAP

Le Décret 958 du 1 novembre 2001 impose de conserver les archives pendant un