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MISE EN PLACE DU SYSTEME DE FACTURATION AU PORT ZANZIBAR

CHARTE DE PROJET

Version .1
28/6/2018

Document non contrôlable si imprimé – pour le besoin de la préparation à la Certification PMP


Mise en place du système de facturation au Port ZANZIBAR- Charte Projet Version: .1

HISTORIQUE DES VERSIONS

Version Rédigé par Date de Approuvé Date Raison pour la création


# révision par d’approbation de la version
0.1 Erwin 28/06/2018 28/06/2018 Charte de projet initial
N’GUETTA (Draft)

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Client Port ZANZIBAR


Nom du Projet Mise en place du système de facturation PAGAI à Port ZANZIBAR
Chef de Projet DSI Erwin N’GUETTA, Chef de Projet
Responsable MOAD Marième DIOUF, Responsable MOAD TAS
Assistant Local au Métier Ladislas AKOS, Coordinateur des systèmes d’exploitation
Sponsor Antoine de LASALLE, Directeur Général Port Zanzibar
Contexte La société Port ZANZIBAR anciennement Port ZAMBEZE a été inaugurée en Octobre 2017. Son activité
prinicipale est la manutention portuaire. Port ZANZIBAR effectue donc des opérations pour ses clients
et les facture en conséquence. Port ZANZIBAR a signé une contrat d’affacturage avec Facturation SARL,
qui implique que la facturation de la quasi-totalité des opérations effectuées par le terminal est faite
par Facturation SARL en contrepartie du versement d’une commission par Port ZANZIBAR. Facturation
SARL et Port ZANZIBAR effectuent leur facturation sur l’ancien système de facturation appelé MARS
qui offre une sécurité limitée.

Dans le but de sécuriser les opérations de facturation et d’harmoniser les pratiques comptables, la
Business Unit Ports et Terminaux a décidé de remplacer le système de facturation par un système plus
sécurisé appelé PAGAI. En outre, la décision d’abandonner l’affacturage a été prise.

Il s’agira dans ce projet, de mettre en place le nouveau système de facturation qui permettra un
meilleur suivi des opérations et une meilleure sécurisation du chiffre d’affaire en minimisant les risques
de fraude et aussi de réorganiser l’entreprise pour la prise en compte de l’abandon de l’affacturage.

Ce projet s’inscrit dans la volonté du Groupe ZANZIBAR d’harmoniser et de sécuriser les opérations de
facturation sur ses terminaux afin d’accroître in fine les rendements financiers de ceux-ci.
Objectifs  Abandonner le contrat d’affacturage au plus tard le 7 Novembre 2018
 Mettre en place des procédures de facturation et d’opérations permettant au site de
fonctionner en conformité avec les normes du groupe au plus tard le 7 Novembre 2018.
 Réorganiser le terminal pour permettre au site de fonctionner de manière autonome sans
l’affacturage au plus tard le 7 Novembre 2018.
 Déployer le nouveau système de facturation fonctionnel au plus tard le 7 Novembre 2018.
Contenu

 Communication auprès de la communauté portuaire : Elle consistera à communiquer les


nouvelles dispositions de facturation à la communauté portuaire. Cette communication devra
se faire périodiquement et étaler sur plusieurs mois pour permettre à la communauté de se
familiariser avec les nouvelles procédures afin d’éviter les couacs au démarrage du nouveau
système.

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 Transfert des ressources et élaboration organigramme : Un transfert de ressource de


Facturation SARL vers Port ZANZIBAR sera nécessaire dès l’abandon de l’affacturage. En effet,
la majorité des ressources de facturation, travaillant à Facturation SARL sera transférée vers
Port ZANZIBAR pour la prise en charge des nouvelles factures émises par Port ZANZIBAR. Il
faudra donc suivre l’effectivité de ce transfert qui donnera lieu à de nouveaux contrats de
travail pour les ressources concernées. Le corolaire de cette action sera l’élaboration d’un
nouvel organigramme prenant en compte le transfert des ressources de Facturation SARL vers
Port ZANZIBAR et aussi les normes du groupe en la matière.
 Aménagement des nouveaux guichets : De nouveaux guichets seront à aménager pour
prendre en compte le transfert des opérations de facturation de Facturation SARL vers Port
ZANZIBAR. Des travaux de quelques semaines seront à prévoir pour compléter cette tâche.
 Validation des procédures opérations et facturation : Les nouvelles procédures Opérations et
facturation seront formalisées pour guider le site vers le respect et la conformité aux normes
du groupe. Ces procédures seront validées par le Siège du groupe et le management du site
Port ZANZIBAR.
 Formalisation de la cartographie des mouvements : La cartographie mettant en relation les
mouvements facturables NEPTUNE avec les événements PAGAI sera formalisée. Les
mouvements seront saisies dans NEPTUNE et transmis à PAGAI pour la facturation. Elle
permettra d’automatiser la facturation des événements transmis pas NEPTUNE.
 Développement des fonctionnalités PAGAI : Suite à l’analyse d’écart effectuée après la
prévisite, des demandes d’évolution de l’application ont été émises pour prendre en compte
la réalité du site. Ces fonctionnalités seront disponibles dans la version 8.9 de PAGAI. Cette
version sera celle qui sera installée lors du démarrage.
 Installation et paramétrage des serveurs : La DAC a été validée et les serveurs commandés.
Ils seront livrés courant Septembre. La configuration des serveurs sera effectve début Octobre.
Cette tâche est critique pour le respect des délais de notre projet.
 Formations des utilisateurs : La formation des utilisateurs portera sur les différents modules
de l’application de facturation. Elle permettra d’effectuer un transfert de connaissances de la
DSI vers les utilisateurs du site. En outre, une sensibilisation sur les procédures opérationnelles
et de facturation sera effecruée. Cette formation participera à la conduite du changement.
 Tests utilisateurs d’acceptance (User Acceptance Tests): Ces tests seront effectués par les
utilisateurs sous la supervision de l’Equipe projet pour valider que le produit livré satisfait
toutes les exigences métiers.
 Go live : Le golive qui constitue la mise en production sera effectuée dès la signature du PV de
recette et du PV de gonogo.

Exigences  L’application doit être capable de facturer toutes les opérations effectuées par le terminal.
Principales  L’application doit pouvoir s’intégrer dans l’écosystème informatique du site.
 Le paramétrage de l’application doit être conforme à la grille tarifaire validée de Port
ZANZIBAR.
 Le paramétrage effectué doit être conforme aux lois et réglémentations du Gabon.
 Port ZANZIBAR doit être capable de fonctionner de manière optimale après l’abandon de
l’affacturage.
Livrables  Communication auprès de la communauté portuaire effectuée.
 Transfert des ressources.
 Organigramme élaboré et validé.
 Nouveaux guichets aménagés.
 Procédures opérations et de facturation validées.
 Cartographie NEPTUNE/PAGAI formalisée.
 Nouvelles fonctionnalités PAGAI livrées.
 Serveurs installés et paramétrés.

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 Utilisateurs formés.
 PV de recette signé.
 PV de gonogo signé.
Dates  Communication auprès de la communauté portuaire effectuée : 31 Aout 2018
importantes  Transfert des ressources : 30 Octobre 2018
 Organigramme élaboré et validé : 30 Octobre 2018
 Nouveaux guichets aménagés : 08 Septembre 2018
 Procédures opérations et de facturation validées : 27 Juillet 2018
 Cartographie NEPTUNE/PAGAI formalisée : 10 Aout 2018
 Nouvelles fonctionnalités PAGAI livrées : 03 Septembre 2018
 Serveurs installés et paramétrés : 03 Octobre 2018
 Utilisateurs formés : 31 Octobre 2018
 PV de recette signé : 04 Novembre 2018
 PV de gonogo signé : 04 Novembre 2018
Plan directeur
juin-18 juil-18 août-18 sept-18 oct-18 nov-18

Week 20
Week 21
Week 22
Week 23
Week 24
Week 25
Week 26
Week 27
Week 28
Week 29
Week 30
Week 31
Week 32
Week 33
Week 34
Week 35
Week 36
Week 37
Week 38
Week 39
Week 40
Week 41
Week 42
Week 43
Week 44
Week 45
Week 46
Week 47
Week 48
PLANNING DE DEPLOIEMENT PAGAI + ARRET AFFACTURAGE
Date Debut Date Fin
Mise à jour au 28 Juin 2018

Communication auprès de la communauté portuaire 02-juil 31-août


Transfert effectif du personnel / Validation de l'organigramme cible 30-juil 30-oct
Aménagement des nouveaux guichets 09-juil 08-sept
Validation des procédures de facturation et des procédures opérationnelles 09-juil 27-juil
Cartographie des mouvements NEPTUNE et des prestations facturées 30-juil 10-août
Développement des nouvelles fonctionnalités PAGAI 21-mai 03-sept
Configuration et installation des serveurs 10-sept 03-oct
Réalisation des formations utilisateurs PAGAI 22-oct 31-oct
Réalisation des UATs 29-oct 04-nov
Signature du PV de Gonogo 04-nov 04-nov
Mise en place du SI production - Démarrage 07-nov 07-nov

Contraintes  La configuration des serveurs devra être effectuée en moins de 03 semaines après la
principales réception de ceux-ci.
 Tous les serveurs, même ceux de BDD sont des serveurs virtualisés.
 Les postes utilisateurs seront conservés.
 L’abandon de l’affacturage et la mise en place du nouveau système devront se faire
concomittament.
 Les tâches de Management de projet ne pourront être effectuées de manière optimale du 01
au 21 Septembre 2018 car le Chef de Projet DSI sera en congés.
Suppositions  Les serveurs virtualisés pourront être utilisés comme serveur de BDD sans altération de la
principales qualité de fonctionnement du système de facturation.
 Le réseau disponible pourra supporter l’installation de l’application.
 Les wyse pourront être utilisés par les utilisateurs sans risque d’altérer la performance de
l’application.
 Les utilisateurs ont le niveau minimum informatique requis pour pouvoir utiliser une
application web sans problème.
Risques  Parce que ce projet arrive avec l’abandon de l’affacturage sur le site, l’adaptation des
utilisateurs aux nouvelles procédures peut être fastidieuse.
 Parce que ce projet nécessite la mise en place de nouveaux guichets, ceux-ci peuvent ne pas
être prêts à temps.
 Parce que ce projet nécessite l’installation et la configuration de nouveaux serveurs, ceux-ci
peuvent ne pas être disponibles à temps.

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 Parce que ce projet nécessite l’intervention et la coordination de plusieurs ressources


localisées sur des sites géographiquement distants , certaines ressources peuvent ne pas
être accessibles ou disponibles aux moments les plus cruciaux du projet.
 Parce que l’organisation ne fonctionne pas en mode projet, des difficultés quant à
l’affectation et les coordination des ressources peuvent se poser.
 Parce que les ressources de la DSI sont utilisées sur plusieurs projets simultanéments, il
pourrait y avoir un problème de disponibilité des ressources de la Solution.
Plan Qualité  Norme ISO 9001
 Procédure de contrôle d’avancement du projet
 Procédure de validation des livrables
Critère  Toutes les exigences sont respectées dans la solution finale
d’acceptabilité  L’application est livrée et stable
 Le transfert de compétence est effectué
 Tous les bugs et erreurs majeurs sont corrigés
Organisation
du Projet

Contrôle du  Comité de Pilotage 01 fois par mois


Projet  Comité Opérationnel 02 fois par mois
 Comité projet 01 fois par semaine

Lu et Approuvé

Signature Autorisée

Nom et Prénom :
Date :
Lu et Approuvé

Signature Autorisée

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Date :

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