LE CONTRLE INTERNE : GUIDE DE PROCDURES

LE CONTRLE INTERNE GUIDE DE PROCDURES

Direction du dveloppement des entreprises

Prpar par Jacques Villeneuve, c.a. Conseiller en gestion

Publi par la Direction des communications : janvier 1995 Rdit par la Direction des communications et des services la clientle : avril 2003 Rvis : juillet 2004 Actualis : juillet 2004 Rimprim : mai 2001 Numro de document : 1345

Toute reproduction de ce document est autorise avec la mention de la source

Lemploi du genre masculin pour dsigner des personnes, des titres et des fonctions se fait sans discrimination et na pour but que de faciliter la lecture du texte.

AVANT-PROPOS

La gestion des ressources et des oprations est une tche complexe. L'entreprise doit constamment ajuster ses mthodes de fonctionnement pour rpondre aux besoins d'informations rapides, l'informatisation et la rotation du personnel. Devant une concurrence de plus en plus efficace, l'apparition des nouvelles mthodes diagnostiques, comme la ringnierie des processus et le benchmarking, favorise le questionnement : comment faire plus, mieux et moins cher. Dans cet environnement en constante volution, l'entreprise ne doit pas perdre de vue l'importance et la fiabilit de l'information financire pour l'aider dans la prise de dcisions. cette fin, le contrle interne joue un rle primordial : il contribue amliorer l'efficacit et l'conomie lies certains processus dcisionnels et permet de minimiser les risques de non-contrle et d'inexactitude sur les donnes financires. Ce document s'adresse particulirement au chef d'entreprise et son quipe de direction pour les sensibiliser l'importance du contrle interne comme outil de gestion. Il vise galement leur fournir des exemples de procdures suivre pour atteindre les objectifs.

TABLE DES MATIRES

1. GNRALITS .......................................................................................................................5 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 DFINITION .........................................................................................................................5 OBJECTIFS..........................................................................................................................5 RESPONSABILIT ................................................................................................................5 INTERPRTATION ................................................................................................................6 COMPTABILIT INFORMATISE .............................................................................................6 RAPPEL AU LECTEUR ...........................................................................................................7 MTHODOLOGIE ..................................................................................................................7 VENTES ..............................................................................................................................8 RECETTES ..........................................................................................................................8 ESCOMPTES ET CRDITS .....................................................................................................8 CONCILIATION COMPTABLE ..................................................................................................8 ACHATS ..............................................................................................................................9 DBOURSS .......................................................................................................................9 ESCOMPTES ET CRDITS .....................................................................................................9 CONCILIATION COMPTABLE ..................................................................................................9

2. VENTES...................................................................................................................................8

3. ACHATS ..................................................................................................................................9

4. SALAIRES.............................................................................................................................10 4.1 SALAIRES .........................................................................................................................10 4.2 CONCILIATION COMPTABLE ................................................................................................10 5. STOCKS ................................................................................................................................11 5.1 STOCKS ............................................................................................................................11 5.2 CONCILIATION COMPTABLE ................................................................................................11 6. AUTRES ................................................................................................................................12 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 GRAND-LIVRE ...................................................................................................................12 PLACEMENTS ....................................................................................................................12 IMMOBILISATIONS ..............................................................................................................12 ACTIONNAIRES - PROPRITAIRES ......................................................................................12 AUTRES PROCDURES DE CONTRLE INTERNE ..................................................................14 VENTES ............................................................................................................................15 ACHATS ............................................................................................................................16 SALAIRES .........................................................................................................................17 STOCKS ............................................................................................................................18 AUTRES ............................................................................................................................19

7. ANNEXES..............................................................................................................................13

1. GNRALITS

1.1

Dfinition Le systme de contrle interne est l'ensemble des lignes directrices, mcanismes de contrle et structure administrative mis en place par la direction, en vue d'assurer la conduite ordonne et efficace des affaires de l'entreprise.

1.2

Objectifs Toute entreprise, peu importe sa taille, devrait mettre en place les mcanismes lui assurant : le maintien de systmes de contrle fiables : pour que l'information financire soit utile la prise de dcisions, le systme comptable doit produire des donnes et des tats financiers fiables; la prservation du patrimoine : un bon contrle prvoit divers mcanismes dont notamment des validations systmatiques et des biens comptabiliss avec les biens physiques, afin de prvenir les erreurs, la perte et le vol; loptimisation des ressources : la comptence du personnel et la rpartition adquate des tches augmentent l'efficacit et la qualit de l'information; la prvention et dtection des erreurs et fraudes : l'application de procdures de contrle adquates permet de rduire les risques au minimum.

1.3

Responsabilit La direction a la responsabilit de sensibiliser les cadres l'importance d'une saine gestion des affaires et des biens de l'entreprise. La rpartition des tches est d'une importance capitale pour le contrle interne : plus l'entreprise grossit, plus les responsabilits et les autorisations seront attribues des personnes diffrentes pour viter les influences et les fonctions incompatibles. Lorsqu'une personne occupe une nouvelle fonction, la direction doit s'assurer de lui communiquer les mthodes de travail inhrentes cette fonction : une bonne comprhension assurera l'efficacit du processus, la fiabilit de l'information et la valorisation de la tche.

-5-

GNRALITS

1.4

Interprtation Contrairement au systme comptable qui saisit, enregistre et regroupe les oprations pour en prsenter les rsultats dans les tats financiers, le systme de contrle interne comprend les mthodes et procds que l'entreprise ajoute au systme comptable pour acqurir un degr raisonnable de certitude. Les registres et donnes comptables sont fiables et les actifs, protgs. Un systme de contrle interne adquat permettra par ailleurs lentreprise de prvenir les risques suivants : des sanctions lgales, et non-respect des lois, rglements et normes gouvernementales; des cots excessifs; linterruption des oprations ou dune activit importante pour lentreprise ; des pertes de revenus; la destruction ou la perte dactif; linsatisfaction des clients; la fraude, la malversation ou les conflits dintrts; les mauvaises dcisions de gestion.

1.5

Comptabilit informatise L'utilisation des systmes informatiques pour le traitement de l'information comptable ne change en rien la ncessit d'avoir un bon systme de contrle interne pour rencontrer les objectifs de l'entreprise. Certaines mthodes devront toutefois tre adaptes et des tches, redistribues. La responsabilit de la fiabilit des systmes et des informations demeure toujours celle de la direction. Cependant, si les dirigeants ont des connaissances assez limites en ce domaine, ils devront compenser par l'tablissement de procdures de contrle interne additionnelles et plus adquates. Exemples de procdures de contrle interne dans un environnement informatis : production et analyse de rapports d'exception (carts); accs au systme informatique limit quelques personnes autorises; examen des diagrammes pour s'assurer de la logique du cheminement de l'information;

-6-

GNRALITS

autorisation des modifications aux logiciels; excution de tests sur l'entre, le traitement et la sortie de l'information comptable; adoption d'un plan de rechange en cas dinterruption des activits; conservation de copies de scurit des informations importantes et permanentes ainsi que de certaines donnes oprationnelles lextrieur de lentreprise; approbation par le vrificateur du choix du logiciel comptable.

1.6

Rappel au lecteur La liste des noncs qui figurent dans les pages suivantes n'est pas complte. Ils ne sont pas non plus inscrits par ordre d'importance. Cette liste est fournie simplement titre indicatif du type de procdures de contrle interne utiles pour augmenter la fiabilit de l'information. Le choix et le nombre de procdures ainsi que la rpartition des tches dpendent de la direction, et doivent tre dtermins en fonction de l'importance relative de chacune des oprations.

1.7

Mthodologie Lire chaque nonc et en valuer l'importance pour lentreprise : OUI ou NON; si la rponse est OUI , dterminer si la procdure est applique : FAIT ou FAIRE; si la rponse est FAIRE , complter une feuille semblable celle que l'on retrouve l'annexe 7.

-7-

2. VENTES
Oui fait 2.1 Ventes Chaque commande est autorise avant sa production; la commande du client est vrifie : bon de commande, prix, donnes techniques, dlai de livraison, comparaison avec la soumission fournie; l'autorisation de crdit est obtenue avant la production; les bons de livraison sont prnumrots, la squence contrle et la comparaison avec les factures de vente est effectue; les factures de vente sont prnumrotes et la squence contrle; une vente hors de l'ordinaire (rebut, immobilisation) est autorise et suit le mme cheminement qu'une vente rgulire; le dossier d'une mauvaise crance est analys par une personne responsable; un contrle sur l'autorisation des taux de vente et des prix des produits est exerc. 2.2 Recettes Tous les chques du courrier sont dposs intgralement tous les jours; tous les chques sont endosss pour dpt seulement ; la conciliation dtaille des comptes clients majeurs est effectue. 2.3 Escomptes et crdits Tout escompte ou crdit est autoris avant d'tre accord; toute radiation de solde de compte est autorise; toute demande d'ajustement de compte reu du client est autorise; 2.4 Conciliation comptable La conciliation de l'auxiliaire des comptes clients avec le grand-livre est faite; la conciliation bancaire est effectue par une personne indpendante.

IMPORTANCE Oui faire Non

N.B. : Rpartition des tches Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diffrentes : autorisation de transaction, comptabilisation, livraison de marchandise, vrification de facture, envoi d'tats de comptes, garde de l'argent, encaissement de dpts. -8-

3. ACHATS
Oui fait 3.1 Achats La conciliation du bon de commande, du bon de rception de marchandise et de la facture du fournisseur est faite; pour toute facture reue, il y a un bon de commande autoris; tous les achats, pour fins de production ou autre, sont pralablement autoriss; les bons de commande sont prnumrots et la squence contrle; les bons de rception sont dats et signs par un prpos dment qualifi; la conciliation des factures avec l'tat de compte du fournisseur est effectue; les achats de production sont tous distribus dans les produits ou commande et inscrits l'inventaire; un budget d'exploitation est approuv et toute dpense non budgte requiert une autorisation avant d'y donner suite. 3.2 Dbourss Tout paiement est appuy d'une facture originale et des autres pices justificatives; une personne responsable fait le suivi des ententes particulires avec des fournisseurs : date de paiement, escompte de volume, mode de paiement; tout paiement est pralablement autoris et le chque sign par une personne responsable; les chques sont prnumrots et la squence contrle. 3.3 Escomptes et crdits Une marchandise retourne est contrle jusqu' la rception d'une note de crdit du fournisseur; les conditions et les inscriptions des escomptes sur achats sont vrifies. 3.4 Conciliation comptable La conciliation des tats de compte des fournisseurs avec le grand-livre auxiliaire est ralise; la conciliation de l'auxiliaire des comptes fournisseurs avec le grand-livre est faite; la conciliation bancaire est effectue par une personne indpendante.

IMPORTANCE Oui faire Non

N.B. : Rpartition des tches Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diffrentes : autorisation des achats, rception de marchandise, conciliation de facture, paiement, comptabilisation. -9-

4. SALAIRES
Oui fait 4.1 Salaires Toute modification sur les donnes de base des employs est autorise; tout changement de salaire brut ou taux horaire est autoris; la conciliation des heures travailles et payes est faite; les dossiers du personnel sont jour; la corroboration entre les chques de paye, les dossiers du personnel et les endossements des chques est ralise; il existe un compte de banque distinct pour les salaires de tous les employs; la distribution des chques de paye est assure par une personne responsable et un contrle particulier est exerc pour les chques des employs absents; le dossier et les conditions d'emploi d'un nouvel employ sont autoriss avant d'tre intgrs au systme; les heures supplmentaires et autres rglements spciaux sont autoriss avant d'tre pays; il y a conformit entre la paye nette et le total des chques individuels; les chques sont prnumrots et la squence contrle; les dductions la source sont en conformit avec les rgimes gouvernementaux et les avantages sociaux de l'entreprise; les autres formes de rmunration (commissions, bonis) sont contrles en fonction des politiques internes autorises; si la paye est produite l'extrieur, un contrle rigoureux des communications ainsi qu'une conciliation des rsultats sont raliss sous la surveillance d'une personne responsable. 4.2 Conciliation comptable La conciliation du compte de banque-salaires est faite; la conciliation des records de gains individuels avec postes de salaires au grand-livre est excute.

IMPORTANCE Oui faire Non

N.B. : Rpartition des tches Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diffrentes : calcul du temps, calcul de la paye brute, autorisation de payer, autorisation des heures supplmentaires, comptabilisation, distribution des chques de salaires. - 10 -

5. STOCKS
Oui fait 5.1 Stocks Les marchandises sont remises dans des endroits convenables, scuritaires et contrles; la couverture d'assurances feu et vol est suffisante; des marchandises en consignation chez un tiers, ou appartenant un tiers, sont contrles sparment; le dcompte physique se fait priodiquement, mais au moins annuellement; une comparaison entre l'inventaire physique et le registre permanent est faite; les ajustements provenant d'carts sont accepts par une personne responsable, avant d'tre inscrits; un inventaire physique est tabli par une personne diffrente du magasinier; les entres de stocks suivies d'un bon de rception et les sorties de stocks suivies d'un bon de rquisition identifiant la date, la commande, le lot, le projet sont faites; il y a conformit (type, quantit, dimension, tat matriel) entre la rception de la marchandise et son inscription au registre; les marchandises et produits majeurs sont concilis souvent entre l'inventaire physique et le registre permanent; la fiabilit du systme d'imputation de la main-d'oeuvre directe aux produits en cours est dmontre; une comparaison de la main-d'oeuvre directe estime ou standard avec la main-d'oeuvre directe relle est tablie; un rapport sur les rebuts est rdig avant l'autorisation d'alination; la pertinence des principes comptables utiliss pour l'valuation des stocks est constate. 5.2 Conciliation comptable L'inventaire physique est dment compil, valu et enregistr au grand-livre; la conciliation de l'inventaire physique avec le registre auxiliaire des stocks et la rpartition entre matire premire, produits en cours, produits finis est effectue. N.B. : Rpartition des tches

IMPORTANCE Oui faire Non

Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diffrentes : prise dinventaire physique, volution des stocks, entreposage, comptabilisation, ajustements dcarts, politique dvaluation, entre et sortie des stocks. - 11 -

6. AUTRES
Oui fait 6.1 Grand-livre Le grand-livre est balanc mensuellement et rconcili avec les registres auxiliaires; les critures de journal sont autorises; une charte de compte est approuve et toute modification doit tre justifie; les tats financiers internes et externes sont concilis chaque parution. 6.2 Placements Le contrleur a la garde de ces actifs ainsi que les pices justificatives; une conciliation permanente est tablie avec le grand-livre; une autorisation de la direction est requise pour ces transactions. 6.3 Immobilisations Le grand-livre doit tre concili avec l'auxiliaire des immobilisations : dtail pour chaque actif avec preuves de la transaction et pices justificatives; une autorisation de la direction est requise pour ces transactions; les assurances feu et vol sur les immobilisations sont adquates. 6.4 Actionnaires - Propritaires Il existe un registre sur les actionnaires et la conciliation de la part de chacun; les procs-verbaux sont mis jour rgulirement; il y a un contrat rcent de convention entre actionnaires ou socitaires; il existe une assurance de cautionnement adquate pour les principaux dirigeants.

IMPORTANCE Oui faire Non

- 12 -

7. ANNEXES

7.1

Autres procdures de contrle interne Chaque entreprise a ses particularits de fonctionnement. Le dirigeant doit dterminer le degr de contrle et de fiabilit qu'il dsire, mais l'ensemble du systme de contrle interne dpendra toutefois du nombre et des comptences des personnes-ressources sa disposition.

La lecture des pages prcdentes a sans doute soulev plusieurs interrogations sur des procdures additionnelles qui pourraient tre pertinentes. Les feuilles de travail suivantes permettent d'en faire une numration par fonction ou activit, d'identifier la personne responsable et galement de se donner un chancier de ralisation en fonction de l'importance des procdures.

- 14 -

7.2

Ventes CHANCE

DESCRIPTION DES PROCDURES

RESPONSABILIT 1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

- 15 -

7.3

Achats CHANCE

DESCRIPTION DES PROCDURES

RESPONSABILIT 1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

- 16 -

7.4

Salaires CHANCE

DESCRIPTION DES PROCDURES

RESPONSABILIT 1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

- 17 -

7.5

Stocks CHANCE

DESCRIPTION DES PROCDURES

RESPONSABILIT 1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

- 18 -

7.6

Autres CHANCE

DESCRIPTION DES PROCDURES

RESPONSABILIT 1 MOIS 6 MOIS 12 MOIS

- 19 -