Grille de fonctions

La société Gamma est une société familiale de sous-traitance pour l’industrie automobile. Son activité
consiste surtout à effectuer le montage d’éléments de base, qui sont ensuite expédiés à d’autres sous-
traitants ou aux constructeurs, pour un traitement ultérieur. Depuis quelques années, elle a diversifié
son activité en développant un département de négoce petits matériels et d’outillages divers pour les
entreprises métallurgiques.
L’effectif total se situe autour de 350 personnes. Les achats de pièces destinées à la branche
automobile représentent 70 % du total des achats, contre 30 % pour les appareils revendus en l’état.
Il y a environ 130 fournisseurs. Le nombre de factures est de 2 000 par an dont un tiers concerne les
achats et le reste les services.
Les règlements donnent lieu à l’émission de 2 500 chèques annuels.
QUESTION

Présenter une grille de séparation des fonctions achats fournisseurs pour les marchandises (la grille
pour les services n’est pas demandée).

ANNEXE 1

Organigramme des services comptables

ANNEXE 2

Système d’achat et de paiement des biens et des services

Notes :1) N’existent dans le système que les contrôles mentionnés dans cette note. 2) Ne sont pas
traités dans cette étude le cas des marchandises renvoyées aux fournisseurs et les stocks.
Marchandises
Demandes d’achat et commandes
1. Lorsque les fiches de stock font apparaître un stock minimum (un stock de réapprovisionnement) :
– le magasinier établit une demande de réapprovisionnement numérotée en deux exemplaires ;
– il enregistre le numéro de la demande de réapprovisionnement sur la fiche de stock concernée ;
– il classe le deuxième exemplaire de la demande de réapprovisionnement par ordre numérique.
2. L’exemplaire principal de la demande de réapprovisionnement est signé par le contrôleur de la
production (M. Donatien) et remis à l’acheteur.
3. L’acheteur (M. Fernand) établit un bon de commande prénuméroté en 4 exemplaires mentionnant,
par référence au fichier fournisseurs, les tarifs et conditions de paiement sur les bons de commande.
Les exemplaires sont répartis comme suit :
– ex. 1 : au fournisseur ;

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– ex. 2 : au service réception des marchandises où il est classé alphabétiquement par fournisseur dans
l’attente de la réception de la marchandise ;
– ex. 3 : à la comptabilité, où il est classé alphabétiquement par fournisseur ;
– ex. 4 : conservé par l’acheteur avec la demande de réapprovisionnement (classeur alphabétique)
Ce dossier est examiné tous les mois pour les articles en attente de réception de la marchandise : il
servira de base aux lettres de relance adressées aux fournisseurs. Après réception des marchandises,
il est classé dans le dossier commandes « archives » par fournisseur.
Réception des marchandises et contrôles
4. Il n’existe qu’un centre de réception des marchandises. À réception des marchandises, le
réceptionnaire
(M. Anatole) sort du dossier l’exemplaire n°2 du bon de commande, vérifie que la quantité et la
description de la marchandise sont conformes à la commande et le classe par ordre numérique.
5. Une liasse, en trois exemplaires d’un bon de réception prénuméroté, est établie après confirmation
de la quantité et de la qualité des marchandises. Les bons de réception sont paraphés par le
responsable de la réception (M. Anatole), son paraphe servant de preuve aux contrôles ci-dessus.
6. Les exemplaires des bons de réception des marchandises sont répartis comme suit :
– ex. 1 : au magasin avec les marchandises. Après que le magasinier a mis à jour les stocks, il classe
numériquement le bon de réception des marchandises ;
– ex. 2 : à l’acheteur. Il sort son exemplaire de la commande et la demande de réapprovisionnement
du dossier en cours, attache le bon de réception et classe les 3 documents par fournisseur et par ordre
alphabétique ;
– ex. 3 : à la comptabilité (Mme Danielle).
7. Mme Danielle classe par ordre alphabétique les bons de réception avec les bons de commande
correspondants, dans un dossier en cours, en attente des factures. Elle vérifie régulièrement les
dossiers pour les articles restant longtemps en attente de facture.
Services
8 [....]
Marchandises et services
Factures d’achat
9. Les factures sont transmises à Mme Danielle qui :
– porte le tampon où seront mentionnées les différentes phases de contrôle des factures ;
– compare avec l’exemplaire de la commande pour s’assurer que les marchandises (services) ont bien
été autorisées et contrôle les prix inscrits ;
– compare la quantité et la description avec les bons de réception ;
– paraphe et indique la référence de la commande et du bon de réception dans la partie réservée dans
la partie réservée à cet effet sur le tampon, pour prouver les travaux ci-dessus.
En ce qui concerne les factures de services, Mme Danielle demande aussi le paraphe du responsable
de service concerné (ou essentiellement au service achats) pour prouver la réception du service et
pour l’approbation de la facture.
10. Les calculs et additions de toutes les factures sont vérifiés à la machine à calculer par un assistant
de Mme Danielle qui paraphe l’endroit approprié du tampon, pour prouver la vérification.
Cet aide comptable indique également dans la case appropriée du tampon le montant HT, la TVA et le
montant TTC.
11. Les factures sont transmises au chef comptable (Mme Kevin) qui les paraphe pour « bon à payer ».
12. Les factures sont regroupées par ordre alphabétique et par fournisseurs, et numérotées par
l’employé responsable du livre des achats à la comptabilité, avant d’être précomptabilisées (indication
des comptes à débiter et à créditer). Une fois précomptabilisées, les factures (bons de commande et
de réception joints) sont renvoyées à Mme Danielle et classées par ordre numérique. Un double de la

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facture avec les mentions de précomptabilisation est envoyé à l’opérateur de saisie sur micro-
ordinateur.
Journal d’achat
Le journal d’achat est tenu sur micro-ordinateur qui met le journal et les comptes fournisseurs à jour.
Le responsable de la machine tire mensuellement une balance de comptes fournisseur et transmet les
informations nécessaires pour tenir le journal général.
Paiement
13. La société paie par chèques tous les fournisseurs. Les carnets de chèques sont conservés dans un
coffre au service trésorerie. Tous les chèques sont préparés par Melle Brigitte, la caissière, à partir des
avis de paiement établis par Mme Danielle à la fin de chaque mois et elle porte au signataire (Mme
Kevin) les chèques avec les avis de paiement. Les chèques raturés sont annulés immédiatement, aucun
chèque n’est modifié, les chèques ne sont pas payables au porteur, ni signés en blanc.
14. La caissière envoie les chèques et les avis de paiement aux fournisseurs. À partir des talons de
chèques, la caissière dresse un état des règlements. Ceux-ci sont totalisés et sont reportés globalement
sur un brouillard de banque. La liste est ensuite transmise à l’opérateur du micro-ordinateur pour
mettre à jour les comptes fournisseurs et comptabiliser les règlements sur les journaux de trésorerie.
L’opérateur est aussi responsable du lettrage des comptes fournisseurs.
La liste des règlements est ensuite transmise au chef comptable pour mise à jour du grand livre.
Grand livre général
15. Le grand livre général est établi par la chef comptable.
16. Les sources de mise à jour du grand livre sont :
– achats : à partir du journal des achats ;
– paiements : liste des règlements ; ajustements – pièces justificatives établies par Mme Danielle.