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Il s'agira de dfinir le manuel de procdures. Par ailleurs, nous verrons ses implications.
IV.1.1-Dfinition
Le manuel de procdures comptables et administratives5(*) dcrit l'organisation comptable et administrative de l'entreprise, les mthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports. Il comprend notamment les informations ayant trait : - l'organisation gnrale de l'entreprise ; - l'organisation comptable de l'entreprise ; - au plan des comptes et la description du contenu des comptes et un guide des imputations comptables ; - la description des procdures de collecte, de saisie, de traitement et de contrle des informations ; - l'organisation des travaux d'laboration et prsentation des tats financiers.
IV.2.1.1-Les commandes
Toute commande doit tre autorise par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande valoris et tabli en quatre exemplaires partir d'un carnet souche. Chaque bon de commande est vrifi par le responsable des achats eu gard aux tarifs et conditions de rglement particulires. Le bon de commande est ensuite sign par le dirigeant qui appose son paraphe sur l'un des exemplaires. Chaque commande est suivie quant aux dlais d'excution par le responsable des achats qui relance systmatiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dpasse.
La comptabilisation
Les factures doivent tre comptabilises ds leurs rceptions par le service comptable aprs vrification des conditions de prix et de rglement. Aprs comptabilisation, l'original de la facture reoit le timbre comptabilis ou un visa d'enregistrement. Le service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans l'ordre chronologique les factures classes par numro. Chaque criture doit indiquer : - la date de la facture ; - le numro de la pice justificative ; - le numro du compte fournisseur mouvement ; - l'identification du fournisseur ; - le montant TTC ; - la ventilation de la charge par destination ; - La TVA rcuprable.
IV.2.1.5- Le rglement
Aprs vrification de l'original de la facture avec le bon de rception (quantits reues) et le bon de commande (vrification des prix unitaires, des conditions de rglement, des remises accordes), le comptable appose le timbre bon payer . Aprs dlivrance du bon payer , les prvisions de rglement sont enregistres sur un chancier avec l'indication de la date d'chance, des rfrences de la facture, du mode de rglement. Cet original est immdiatement class par ordre numrique.
IV.2.2.1-Les commandes
Les commandes reues sont transmises au responsable qui tudie les conditions de prix, de rglement, de livraison et de crdit du client. Elles comportent les lments suivants : - nom et adresse du client ; - adresse de livraison ; - dsignation du reprsentant ; - dsignation exacte des produits commands ; - dlais de livraison, conditions de paiement ; - quantits commandes, prix unitaires.
IV.2.2.2-Les livraisons
Chaque livraison donne lieu l'tablissement d'un bon de livraison pr numrot mis en trois exemplaires et tabli par le magasinier. Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de l'envoi et de l'accus de rception de la commande. L'un des exemplaires est class par le magasinier dans un dossier commandes livres , et un autre est remis au responsable des ventes qui appose la mention livr le ... sur le carnet souche du bon de commande. Il est transmis ensuite la comptabilit avec la mention A facturer .
IV.2.2.3-Les rglements
La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs rigoureuse. Ds rception de l'encaissement ou l'avis d'encaissement de la banque, il en est fait mention sur l'exemplaire rgl le ...par .... Cet exemplaire est joint au dossier client. Le comptable mentionne galement le rglement dans son journal de trsorerie.
IV.2.2.5-La facturation
Les factures sont tablies par le service comptabilit partir de bons de livraison portant la mention A facturer . Les factures sont mises en quatre exemplaires et doivent porter les mentions suivantes : - la raison sociale de l'entreprise ; - dnomination sociale ;
- numro d'immatriculation au RCCM ; - nom et adresse de l'acheteur ; - date de la vente ; - quantit et dnomination des produits vendus et des services rendus ; - prix unitaire et la mention de la TVA. Les factures font ensuite l'objet d'un contrle arithmtique par le comptable et sont classes dans le dossier en attente de comptabilisation. Les factures doivent tre comptabilises chaque jour.
IV.2.2.6- La comptabilisation
Les factures sont enregistres en comptabilit sans dlai. Aprs enregistrement, la facture reoit la mention comptabilise le .... puis est classe dans le dossier factures de ventes (classement par ordre chronologique).
imprativement, ds l'ouverture du courrier, tre complt par l'apposition immdiate d'un tampon l'ordre de l'entreprise. De mme l'endos doit tre inscrit au moyen d'un tampon comportant le numro du compte bancaire de l'tablissement concern.
IV.2.4.1-L'embauche
Il est conseill d'tablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans le cas des contrats dure dtermine ou temps partiel. Celui-ci devra respecter le droit du travail en vigueur et la convention collective concerne. Au plus tard, avant la fin de la priode d'essai le nouveau salari devra fournir : -une fiche individuelle ou familiale d'tat civil correspondant sa situation maritale ; -une carte de scurit sociale ; -un extrait de casier judiciaire.
IV.2.4.4-Les affichages
Il s'agit : - de la convention collective ; - du rglement intrieur ; - de la dure du travail ; - des textes gnraux ; - des consignes en cas d'incendie ; - du numro des secours.