FACTURE CLIENT

FACTURE I DOUBLE COMPTA/CHRONO

Classement des dossiers commerciaux ( double vert)

Pour chaque agence et pour le siège, le double commercial (vert) sera classé dans des
dossiers suspendus par ordre alphabétique à l'intitulé de la facture (en haut à droite)

Pour la recherche d'un dossier d'un bien sis, de l'organisme payeur ou pour l'un des
protagonistes de cette affaire, il sera utilisé la base de données de la gestion commerciale.

En effet, le logiciel SAGE de la gestion commerciale permettra une recherche rapide d'un
dossier propre au classement approprié (recherche soit par adresse, organisme payeur, N°
de facture, non du technicien, grâce à l’informatique)

Les dossiers commerciaux les plus anciens, seront archivés au siège

Classement et traitement des relances clients (double bleu)

Chaque agence et siège sont responsables du bon règlement de la facture et du suivi de la

relance. Chaque agence et le siège auront à leur disposition la gestion commerciale en
réseau, c’est à dire la liste des impayés par agence ( éventuellement, le siège pourra
adresser chaque fin de semaine à chaque agence un état récapitulatif des impayés )

Le double de relance client (bleu) est un document qui permettra à chaque responsable de

secteur de mieux suivre ses relances

Suggestion:

Nous suggérons à chaque responsable d'agence de classer les doubles de relance par date
d'échéance dans un classeur, ce classement lui permettra :

- De relancer par téléphone ou par courrier les créanciers et de noter sur ce document la
date de leur relance.

- D’éviter de ressortir le dossier commercial et de gagner du temps.

A réception du règlement du client, d'agrafer ce double au chèque et de le retourner au

siège pour traitement.

- De vérifier les dates de relance sur le dit document

NB : Attention, il devra être, avant chaque relance, vérifié dans la gestion commerciale que
certain règlement ne soit pas adressé par le client directement au siège. ( Si c'est le cas, ce
document devra être sorti du classeur.

Classement du double chrono (rose) :

Le double chrono est envoyé chaque semaine par les agences au siège.

Le siège devra classer ses doubles chrono dans un classeur par Na de facture et sera utilisé
pour la comptabilisation (en aucun cas, une facture chrono ne devra être retirée de ce
classeur)

Comptabilisation des factures :

Le logiciel SAGE - gestion commerciale permettra de générer les écritures comptables dans
le journal de vente du logiciel de comptabilité.

PROCEDURE POSTE ACHAT- FOURNISSEUR

I -Elaboration de la commande :
la commande doit être chiffrée
Elle doit comporter une date de livraison et un lieu de livraison (par exemple livraison
sur site: agence Blois/ le Mans etc. .) et l'adresse de facturation du siège
Elle doit être signée par le chef d'entreprise ou responsable de gestion ou
responsable de secteur.
Si cette commande est passée par le responsable de secteur, le double de cette
commande doit être adressé au siège au plus tard sous 48h (impératif)

Doit être spécifié sur cette commande au fournisseur, l'envoi de la facture

correspondante en double exemplaire (double chrono/ double dossier fournisseur)
Doivent être notifiées sur la commande les conditions de règlement ( à 30 jours, 60
jours etc., par chèque traite ou prélèvement)

a) Suivi des bons de commande par le siège

Le bon de commande chiffré est à classer dans un classeur par mois où la commande est
passé et par ordre alpha (BL Commande achat)

b) Réception des bons de livraison :

Agrafer le bon de livraison derrière la commande concernée

II -Réception de la facture :

A réception de la facture, le bon de commande et le bon de livraison doivent être rattachés

au double de la facture.

La facture doit être vérifiée en fonction du bon de livraison et du bon de commande.

( quantité + prix, tout bon de commande doit être chiffré)

a) Traitement de l'original de la facture = double chrono :

-Mettre les N° de compte achat + compte analytique ( c a d répartition par agence et par
secteur d'activité)
-Si la facture concerne des immobilisations, en faire la photocopie et la classer dans le
dossier immobilisation pour le responsable de gestion

-Classer l'original dans un classeur par mois et par date en attente de comptabilisation (
exemplaire chrono ) de comptabilisation et les initiales de la personne.

-Les factures doivent être comptabilisées tous les 15 du mois et/ou chaque fin de mois. La

facture comptabilisée doit être tamponnée ( comptabilisée le..... ; noter le N° de pièce, la

date de comptabilisation et les initiales de la personne )

Traitement du double de la facture:

Le double de la facture (agrafé au BL et au bon de commande) doit être classé dans des
chemises en attente de paiement ( chemises: règlement par chèque, par virement, par effet)

Règlement par traite :

L’effet doit être vérifié, à savoir, la date d'échéance, le montant.

L’effet doit être signé par le chef d'entreprise et retourné dans les 48h à réception de
la facture (délai maximum: 8 jours)
Parallèlement après, la signature et avant l'envoi de l'effet, ce dernier doit être noté
sur un échéancier par date d'échéance.
Lors de l'envoi de l'effet au fournisseur, sur la facture concernée, doit être notée la
date d'envoi et le montant de la facture concernée.

Ce traitement terminé, le double de la facture agrafé avec le BL, le bon de commande et les
informations relatives au règlement peuvent être dés maintenant classés dans le dossier
fournisseur( voir ci-dessous )

Règlement par chèque :

Le double des factures concernées doit être classé dans une chemise en attente de
règlement.

Lors de l'établissement du chèque et son envoi, noter sur la facture le n ° du chèque, la date
d'envoi et la banque concernée et classer la facture avec les documents annexes dans le
dossier fournisseur (voir ci-dessous)

Règlement par virement ou prélèvement :

Noter sur l'échéancier par date d'échéance ;

classer ses doubles de factures dans le dossier fournisseur (voir ci-dessous)

Classement des documents dans le dossier fournisseur :

( double facture fournisseur + bon de livraison + bon de commande) :

Le double des factures fournisseur doit être classé dans un dossier suspendu au nom du
fournisseur et classer par ordre alphanumérique, avec une sous-chemise par fournisseur
(pour un bon suivi fournisseur)

¤ Comptabilisation des règlements :

Ce travail sera effectué en fonction de la répartition des tâches.

a) Comptabilisation des règlements par chèque :

Ils seront comptabilisés à l'aide des talons de chèque.

b) Comptabilisation des règlements par traite, prélèvement, et virement : Ils seront

comptabilisés à l'aide de l'échéancier.
c) comptabilisation des règlements par espèce :

Ils seront comptabilisés à l'aide des pièces de caisse

N.E : La responsable d'achat a pour mission de vérifier la bonne conformité de cette

procédure.

PROCEDURE FRAIS PROFESSIONNEL

AVANCE FRAIS PROFESSIONNELS SUR JUSTIFICATIFS

Le technicien recevra une avance de 250 € à l'embauche.

A chaque fin de mois, le technicien établira une note de frais de ses dépenses
engagées (gasoil, péage autoroutier, parcmètre, repas etc. ..)

L'entreprise remboursera au début du mois suivant le montant de ses dépenses.

Toutes dépenses supérieures à 230€ sera à la charge du technicien, sauf pour le

remboursement des frais exceptionnels, liés par exemple à la réalisation de stage, de
formation, ou de missions exceptionnelles, à l’appréciation du chef d’entreprise.

NOTE DE FRAIS ET METHODOLOGIE :

Le 05 de chaque mois, le technicien devra remplir un document type ( enregistré

sous le serveur WORD) intitulé « frais de déplacement ».

Ce document devra être remis à la personne du siège qui aura en charge le dossier
des frais de déplacement.

Cette note de frais devra être signée par le technicien, et contrôlé et signé par le
responsable de secteur ou responsable de gestion, et le chef d'entreprise.
Il est donc fortement conseillé aux techniciens de se faire aider par le responsable de gestion
pour établir ce document (taux d'indemnité kilométrique si vous êtes amené à utiliser votre
véhicule personnel, spécificité liés à la TV A etc. ...)

Suggestion :

Le mode de règlement de vos frais de déplacement est à votre convenance.

En revanche, nous vous conseillons de procéder à l’ouverture d'un compte à votre nom en
indiquant sur votre relevé de compte et carnet de chèque, l’identité de l’entreprise ( exemple,
compte Mr ...nom du technicien adresse / HABITATSERVICES)

En effet, ce procédé vous permettra de régler vos dépenses avec un seul et unique carnet de
chèque ou carte bancaire, sur ce compte, et pour pouvoir bien le différencier de votre compte
personnel

Comptabilisation des notes de frais:

La personne en charge du contrôle et de la comptabilisation des notes de frais devra

passer les écritures des frais de déplacement, le dernier jour du mois concerné

(voir le responsable de gestion pour la codification analytique (par code technicien)

et comptable )

Noter sur le document :

la date de comptabilisation, le n° de pièce et les initiales de la personne qui l’a

comptabilisée et le n° de chèque du remboursement

Ces notes de frais comptabilisées seront classées dans un dossier suspendu par
technicien et par mois

Un contrôle semestriel devra être effectué.

Une mise à jour de cette procédure pourra être effectuée au fur et à mesure de l'évolution de
l'entreprise.
 PROCEDURE-POSTE VENTE-CLIENT

Est mise en place lors du réseau informatique

A la suite de l’édition du rapport :

Elaboration de la facture

La facture sera crée avec le logiciel SAGE Gestion Commerciale par le siège et par les
agences. La numérotation des factures s' incrémentera automatiquement par le logiciel.

Devra apparaître sur la facture (zones modifiables) :

L’organisme payeur - le nom du client ( agence immobilière, étude notariale
ou particulier)
L’adresse du bien sis
le code du technicien
le détail des prestations avec une codification analytique
le code agence ou secteur
le taux de remise éventuel
le n° compte client
le mode de règlement
conditions de règlement
intérêt de retard en cas de non-paiement dans les délais (toute somme non payée à
son échéance porte, de plein droit et sans mise en demeure, intérêts au taux de base
bancaire majoré de 1.5 points )
le n° de facture et le n° d'ordre de mission- dossier client correspondant
tous les règlements sont à effectuer à notre siège social à Bourges

NB : pour les codifications et les numérotations, une note de service sera établie par le
responsable de gestion, lors de l'installation définitive du système informatique

Edition des factures (prévoir un croquis couleur) :

La facture devra être éditée en 4 exemplaires sur papier listing pré-imprimé de 4 couleurs
différentes à l'adresse du siège :

a) un exemplaire blanc original (facture client)

Cet exemplaire est envoyé par chaque agence, au client.

b) un exemplaire vert ( dossier commercial stocké dans les agences concernées).

Cet exemplaire est classé dans le dossier commercial (rapports, ordres de missions et
autres documents annexes -voir ci-dessous)

c) un exemplaire bleu (pour la relance client pour chaque agence )

Cet exemplaire est utilisé par chaque agence pour le suivi de relance client. ( classement par
date d'échéance et suivi des impayés -voir ci-dessous)
 d) un exemplaire rose (double chrono pour la comptabilité)

Cet exemplaire est retourné au siège par les agences toutes les semaines. (pour la
comptabilité -voir ci-dessous )