Solution cas pratique n°5 ex.

2 auditdépartements au
service achats.

La revue du processus Achats-Fournisseurs

1- Description des processus par ordre chronologique

1. Le chef magasinier revoit périodiquement le niveau de stock ; en cas de

quantités de marchandises proche du stock minimum, il établit une
demande d’achat qui ira au service Achats.

2. Les autres demandes d’achat, concernant services ou biens autres que

pour la fabrication, sont transmises par les différents départements au
service Achats.

3. Sur la base des demandes d’achat (D/A), un employé du service Achats

rempli un bon de commande (B/C) sur lequel il indique : le nom du
fournisseur, la référence et la quantité des articles, le prix et les
conditions de crédits.

Ce bon est visé par le chef de service avant transmission automatique

aux différentes personnes intéressées : le service comptabilité (en
attente de la facture d’achat (F/A) et du bon de réception « B/R »), le
centre de réception (en attente de la livraison) et le fournisseur.
4. Le manutentionnaire réceptionne les marchandises et pièces pour la
fabrication par référence au bon de commande correspondant. Il rejette
les pièces non conformes ou réceptionne partiellement les livraisons
incomplètes.

5. Si la qualité et la quantité sont conformes, il y a émission d’un bon de

réception visé par le chef de centre et transmis au service
comptabilité/Fournisseurs. Un bon de réception est imprimé et suit la
marchandise. Le stock est mis à jour par le responsable de stocks.

6. Le secrétaire du Directeur General ouvre le courrier et en fait le tri. Les

factures d’achats sont transmises à la section fournisseurs.
Le responsable de la section fournisseurs appose un tampon prévoyant
les contrôles qu’elle devra effectuer.

7. Melle RADHIA (section fournisseurs) édite le B/C et le B/R

correspondants à la facture qu’elle vient de recevoir. Elle contrôle
quantité, prix et conditions de crédit. Elle vérifie multiplications,
additions, calculs de la TVA et met le numéro de compte imputation. Elle
transmet alors les bons de commande et de réception ainsi que la
facture au chef comptable pour bon à payer.
8. Après visa, la comptabilité est mise à jour dans l’outil de gestion, au sein
du journal des achats.

9. A l’échéance, les factures sont ressorties par Melle RADHIA qui les
transmet au service trésorerie pour règlement.
Le caissier établit alors des chèques qui, une fois remplis, sont envoyés
au Directeur General pour signature.
Le secrétaire de celui-ci envoie alors les chèques et transmet une copie à
la comptabilité pour mettre à jour les comptes fournisseurs.
2-Faiblesses constatées, améliorations à apporter
3-
Faiblesses constatées Risque existant Amélioration à apporter
Risque d’oubli de Pré numérotation des
1)Non-pré numérotation commande par le demandes d’achats des
des demandes d’achats service Achats. différents services et
vérification régulière des
séquences, des demandes
d’achats par l’acheteur.
Achats pas forcement Procédure d’achats à
2)Aucune existence d’un faits dans les meilleures prévoir. En particulier,
fichier de fournisseur conditions. nécessité d’un fichier, d’une
qualifié, ou de procédure approbation de la liste des
prévue pour des Appels fournisseurs par responsable
d’offres. indépendant du service
achats, d’un principe
d’établissement d’appel
d’offres, d’établissement de
commandes ouvertes.
3)Aucun contrôle n’est Risque de surestimation Contrôle au moins à la date
semble- t-il prévu pour des stocks en fin d’arrêté de bilan, des prix
s’assurer que les prix d’exercice comptable. des articles de valeur
payés pour les articles en importante, avec ceux du
stocks, ne sont supérieurs marché.
au prix du marché.
4)Le chef magasinier gère Cumul de fonction de Séparation de fonctions à
le stockage des pièces et magasinier et envisager.
s’occupe de la mise à jour « comptable »
du logiciel de stock.
Retard dans la livraison
Les dates de livraison
5)Aucune relance des et éventuellement
prévisibles devraient être
commandes non livrées. conséquences pour laintégrées sur les bons
fabrication. mentionnés dans l’outil. Une
revue régulière des
commandes en retard de
livraison devrait être réalisée
par le service Fournisseurs.
6)Factures et relevés, Le chef comptable n’est Factures et relevés doivent
envoyés directement au pas tenu informé par être envoyés au chef
service fournisseurs. une source extérieure comptable.
du fonctionnement du
service fournisseurs.
7)Ecart passé directement Modification compte
par le service fournisseurs sans approbation du
et destruction des relevés chef de service et risque
justificatifs. de détournement.
Pas d’achat dans les
meilleures conditions de
8)Les conditions de crédit financement.
sont décidées par Risque de « manque à
l’acheteur. gagner » au niveau de la
Les factures remises à leur trésorerie.
échéance seules, au
trésorier.
9)Les factures ne sont pas Risque de double
classées une fois réglées. règlement.
10)Des chèques signés en Risque de
blanc sont établis. détournement d’autant
plus que la pièce
justificative n’est
demandée qu’une
semaine après.
11)Chèques détruits par le Risque de réutilisation
trésorier en cas d’erreur. des chèques à des fins
frauduleuses.
12)Chèques envoyés par le Risque de
service fournisseurs. détournement : la
personne à l’origine du
chèque, le reçoit pour
l’expédition.
13)Une seule et même Même si Mme HASSINA
personne dirige la est qualifiée et
comptabilité et les services compétente, nécessite
administratifs, et a beaucoup plus de
d’autres tâches. délégation de pouvoir,
pour une meilleure
supervision de travail.
Risques de pertes ou de
14)Utilisation des chèques vol des chéquiers.
Toute écriture sur un compte
fournisseur doit être
approuvé par le chef de la
comptabilité et les pièces
justificatives conservées et
non détruites.
Les conditions de crédit
doivent être revues par le
trésorier et les factures lui
être remises dès leur
enregistrement pour qu’il
examine si un escompte
n’est pas plus intéressant au
vu de la situation de
trésorerie de l’entreprise.
Tampon « Payé » à apposer
sur la facture dès
l’établissement du chèque.
Interdiction absolue
d’émettre des chèques
signés d’avance et en blanc.
Les chèques annulés doivent
être conservés.
Les chèques devraient être
expédiés par le secrétaire du
directeur général.
Recrutement éventuel d’un
chef de la comptabilité pour
aider Mme HASSINA.
Bascule vers des virements.
Les coordonnés des
fournisseurs récurrents sont
alors enregistrées dans le
système et permettent ainsi
un paiement facilité et plus
sécurisé.