ETUDES DE CAS

AUDIT

ESG | AUDIT & CONTRÔLE DE GESTION | 01/12/2020

CAS 2 : APPRÉCIATION DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE_CAS
DISTRIB

Le PDG de la société « Distrib SA », Mr Bewolf, qui vient de recevoir le rapport de son commissaire
aux comptes (réserves sur les comptes clients, ventes et stocks), vous appelle en consultation.

Les écarts d’inventaire sont, en effet, très importants et inexpliqués par la société. Il existe un grand
nombre d’avoirs à émettre pour livraisons non conformes à la commande et d’avoirs à émettre
pour retours de marchandises.

Mr Bewolf, qui n’était pas au courant de ces problèmes, souhaiterait rétablir la situation le plus
rapidement possible.

Lors de votre premier entretien avec Mr Bewolf, il vous est exposé ce qui suit :

La société « Distrib SA » distribue des produits aux petites, moyennes et grandes surfaces
commerciales (ustensiles de cuisines, jouets, produits cosmétiques…).

La société est détenue en majorité par Mr Bewolf et sa famille. Elle est très dynamique. Son chiffre
d’affaires ne cesse de croître et Mr Bewolf pense diversifier encore plus sa gamme de produits.

Mr Bewolf vous remet l’organigramme de la société et vous demande d’analyser le circuit

d’exploitation : ventes, clients, sorties de stocks. À la suite de vos investigations, vous notez les points
suivants :

1. Commandes

a. Réception des commandes : les commandes des clients sont recueillies par les représentants.
Les bons de commandes sont pré numérotés et établis-en 3 exemplaires :

✓ 1 pour le client, 2 pour le service commercial.

b. Le service commercial : saisit les bons de commande sur ordinateur. Ce dernier émet une
étiquette autocollante mentionnant le nom, le numéro et l’adresse du client. Ce service vérifie que les
articles commandés sont en stocks et décide des réapprovisionnements lorsque le seuil des stocks
minimum fixé est atteint. Il transmet ensuite 2 exemplaires des bons de commande et l’étiquette
autocollante au chef magasinier.

2. Sortie des stocks

c. Magasin : sortie physique ; Mr Lioret, chef magasinier, reçoit chaque matin les bons de
commande et fait préparer les sorties de stocks. Les différents articles commandés par un client sont
alors sortis du stock et rangés dans une boîte en plastique destinée à ce client, sur laquelle a été fixée
l’étiquette autocollante mentionnant les références du destinataire. Les boîtes en plastique circulent
sur un tapis roulant avec leur bon de commande.

Chaque magasinier, chargé de la sortie d’un certain nombre d’articles, lit le bon de commande, range
dans la boîte les articles commandés pour lesquels il est responsable et coche les articles
correspondants sur le bon de commande. À la fin de la chaîne, la boîte est refermée et un exemplaire
du bon de commande est laissé sur la boîte. Mr Lioret vérifie que tous les éléments du bon de
commande sont cochés.

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d. Saisie comptable ; le 2ème exemplaire du bon de commande est remis au service commercial
qui, par la validation des bons de commande, édite les bons de livraison et les factures, et met à jour
le stock comptable. Lorsqu’une rupture de stock est constatée physiquement au magasin et non sur
le stock comptable, le service commercial remet à jour le stock comptable et commande aux
fournisseurs les références correspondantes. Cette situation arrive régulièrement.

3. Livraison

Les bons des commandes reçus le matin au magasin sont traités dans la matinée. Les marchandises
sont expédiées dans l’après-midi. Les livraisons sont assurées par des transporteurs indépendants.
Ceux-ci livrent les colis et remettent un des deux exemplaires de bons de livraison au client. Le 2 ème
est parfois rendu à la société « Distrib SA ».

4. Retours de marchandises

Les retours qui arrivent assez souvent, sont reçus par le service commercial qui, à la fin de chaque
mois :

✓ Procède à l’inventaire des stocks reçus

✓ Établit les bons de retour
✓ Émet les avoirs qu’il envoie aux clients
✓ Remet les marchandises au chef magasinier
✓ Remet un double au service clients qui ajuste les comptes clients.

Étant donné le grand nombre de réclamations, le service commercial a un important retard dans
l’émission des avoirs.

5. Le service clients

Ce service est chargé de tenir à jour la comptabilité clients et d’assurer le suivi des impayés.

e. Suivi des clients ; ce service dispose à cet effet de listings informatiques énumérant par client
tous les mouvements (ventes et encaissements). Le suivi des clients est un travail pesant car la société
a environ 6.000 clients.

f. Relance des impayés ; lorsqu’un client dépasse l’échéance de 30 jours, le service clients envoie
une lettre de rappel. Cette procédure est en réalité peu utilisée car il y a beaucoup de clients à analyser
et, étant donné le retard de la société dans l’émission des avoirs, les clients mécontents bloquent
délibérément les paiements où se déduisent d’office les avoirs.

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Mission 1/ En tant qu’auditeur, vous êtes chargés de mettre en évidence les lacunes, de dégager les
risques éventuels et de proposer des activités de contrôle à mettre en place en utilisant le tableau
suivant :

Points d’examen Lacunes Risques éventuels Recommandations

Commandes Absence d’une Risque de perte des Ce risque doit être
procédure clients suite à des encadré par un
d’acceptation & de livraisons non- service spécialisé
traitement de conformes aux besoins. dans l’Administration
commande Risque de livraison à des Ventes (ADV,
des clients Risque est géré par
insolvables le service crédit
management), et ce
afin de garantir un
traitement efficace,
un suivi rigoureux
d’exécution des
commandes clients.
Il faut procéder à une
étude préalable de
solvabilité pour les
nouveaux clients,
ou disposer d’une
assurance-crédit
client, cette dernière
confirmera le
montant des encours
maximum assuré.
Finalement il faut
affecter à chaque
client un crédit
encours maximum
Défaut Risque de saisie Système de code
d’automatisation d’information barre pour une
reprise d’information incohérente venant meilleure traçabilité,
au niveau SI « polluer » le SI de pour une
l’entreprise automatisation de
reprise
d’information au
niveau du SI.
Les exemplaires de Risque d’omission & Il est nécessaire
bon de commande de perte d’archiver un
sont en nombre exemplaire de bon
insuffisants de commande dans
un classeur chrono
des bons de
commande
Accumulation des Défaut de séparation Séparation des
tâches par le service des tâches pouvant tâches entre les
commercial qui induire un risque de services
englobe différentes détournement. informatique,
tâches, à savoir : 1/ Non-respect des commercial &
Acceptation de conditions de ventes magasin
commande 2/ Saisie (au niveau prix &
de commande 3/ délais)
Vérification des

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 stocks 4/ Incohérence de la
Réapprovisionnement vérification des
en cas de besoin (En stocks et de la
fonction du niveau de politique de
stock de sécurité) réapprovisionnement
Sortie de stocks1 Absence d’une Les commandes Mettre en place une
procédure de contrôle peuvent être livrées ou procédure visant à
des commandes non (Risque s’assurer que toutes
d’omission avec le commandes sont
impact client). intégralement livrées
Non-respect des (En temps et heures).
dates de livraison
souhaitées par le client
La sortie des Risque de Les sorties de
marchandises ne détournement. stocks doivent être
donne pas lieu à Risque de perte. enregistrées
l’établissement de régulièrement dans
bons de sorties (Bon des fiches de stocks.
de livraison). La préparation des
Absence d’un fichier commandes donne
de bons de livraison. lieu à
l’établissement d’un
bon prénuméroté
de livraison émis en
plusieurs exemplaires
(Un exemplaire en
classeur chrono).
Accumulation des Détournement de Séparation des
tâches par le service biens. tâches entre la
comptable qui effectue Risque de facturation personne qui
l’édition des bons de portant sur des établie les BL et
livraison, des factures opérations fictives. celle qui édite les
& la comparaison Risque de livraison factures.
entre le stock non conforme. Établissement des
physique et le stock Non fiabilité des factures à partir du
comptable. documents (Bl, fichier des Bl.
factures …)
Inexistence d’un Risque de facture Rapprochement
rapprochement entre erronée en montant. systématique et
les factures de ventes Incompatibilité entre préalable entre Bl
& les Bl. les quantités et factures, et ce
Régularisation du réellement sorties & avant même de
stock comptable celles comptabilisées. procéder à la
réalisée sur la base des facturation.
bons de commande.
Absence de suivi Risque de Rapprochement
rigoureux des stocks. surstockage ou de régulier entre
Le service commercial rupture. inventaire physique
remet à jour le stock Risque de perte des et permanent.
comptable et clients fidèles. Émission de
commande des Risque de paiement commandes après

1
https://www.rgis.fr/conseils-et-astuces/differentes-techniques-
dInventaire#:~:text=L'inventaire%20tournant%20consiste%20%C3%A0,%C3%A9viter%20des%20ru
ptures%20de%20stocks.

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 articles suite à rupture de montant trop autorisation par des
de stock élevés. personnes habilitées.

Livraison Inexistence d’un Bl Impossibilité de faire La société doit

signé par le client et preuve sur les conserver par jour
retourné à la société. marchandises aux de livraison, des
clients (en cas de exemplaires d’envoi
litige). signés des clients,
Absence de suivi donc un Bl doit être
rigoureux. envoyé aux clients
Risque de perte. et retourné à la
société après
signature du client.
Mettre en place un
fichier des BL avec
suivi.
Absence de preuve Risque de Enlèvement des
transporteur. détournement. marchandises par le
transporteur, qui
doit donner lieu à
une apposition de sa
signature sur le bon
de sortie.
Création d’un
service expédition.
Retours de La réception des Risque de Le retour de
marchandises retours de détournement de marchandises doit
marchandises est marchandises. passer par le service
assurée par le service expédition (Service
commercial. ad ’hoc & créé)
L’existence d’un Non-respect du L’émission des avoirs
nombre très important principe de doit être approuvé
d’avoirs en retard. séparation des par une personne
exercices. habilitée.
Traitement rapide
des avoirs

Les avoirs ne sont pas Surévaluation des Comptabilisation

comptabilisés. créances. rapide des avoirs
Surévaluation des émis.
produits.

Les Bons de retours Risque de non Émission d’un Bon

établis par le service détection des avoirs. de retour
commercial, ne sont ni prénuméroté.
prénumérotés, ni Pré-numérotation
archivés. des avoirs &
rapprochement
avec les Bons de
retour.
Création d’un
fichier spécial pour
l’archivage des
avoirs faisant corps
avec les Bons de
retour.

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Service clients Suivi des clients non Risque de non Lettrage régulier
réguliers. recouvrement. des comptes clients &
procédure de relance.
Edition régulière
d’une balance âgée
(Décomposition de
l’âge des créances).

Difficultés de Risque de non Les procédures de

récupération des recouvrement. relance clients pour
créances clients. Recouvrement tardif et les retards de
partiel des créances paiement devront
(Impacts sur la être précisées et
Trésorerie/Résultat). suivies.
Absence de la Litige avec les clients. Prévoir et Définir
provision sur créances Exposition à des une politique de
douteuses risques fiscaux. calcul des provisions
relatives à chaque
client.

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