Atelier de décaissements

A Abidjan - Côte d’Ivoire

Février 2016
Par Issa Thiam
 Agenda

 Le département des prêts

 Revue des procédures de décaissement
La clôture des prêts
 Comptes designés inactifs et comptes aux
ANU inactifs
Le département
des prêts
Bureaux
Beijing/China
Manila/Philippines
Chennai/Tamil Nadu - India
Nairobi/Kenya
Zagreb/Croatia
Brasilia/Brazil
Washington/DC/USA
 Bureau de Nairobi
Une équipe de 14
Nous couvrons 47 pays en Afrique
Notre chef du bureau/ Team Lead –
Anthony Okwako
Contacts: (1)
- Cote d’Ivoire:
Issa Thiam 254 20 293 6046
ithiam@worldbank.org
Akpene Banes 254 20 2930 6033
ebarnes@worlbank.org

- Benin:
George Da Silva 254 20 293 6106
gdasilva@worldbank.org
Ingrid Meka 254 20 293 6132
imeka@worldbank.org
Contacts: (2)

- Burkina Faso:
Stella Chepkorir 254 20 293 6034
schepkorir@worldbank.org
Cedric Cubahiro 254 20 293 6036
ccubahiro@worlbank.org

- Guinée:
Issa Thiam 254 20 293 6046
ithiam@worldbank.org
Ingrid Meka 254 20 293 6132
imeka@worldbank.org
Contacts: (3)

- Togo:
Stella Chepkorir 254 20 293 6034
schepkorir@worldbank.org
Ingrid Meka 254 20 293 6132
imeka@worldbank.org

- Pour les projets Régionaux:

Nous avons des équipes focales
Procédures
Retraits de fonds – procédures
La Banque doit s’assurer que les
fonds de ses crédits / dons ne
servent qu’aux fins stipulées dans
les documents juridiques.
Il existe deux procédures de
décaissement – l’option retrait et
l’option engagement spécial
Quelques documents importants
Applicables á tout type de prêt:
• Les conditions générales
• Les articles de l’accord
• Les directives « Passation des
Marches financés par les prêts de la
BIRD et les crédits de l’AID »
• Directives relatives á l’emploi et á la
sélection des consultants
Applicables á des prêts spécifiques:
• L’accord de projet
• L’accord de prêt, crédit ou don
• La lettre de décaissement
Dates importantes
Date d’approbation par le conseil
Date de signature
Date d’entrée en vigueur
Date d’achèvement (6 mois avant la date
de clôture)
Date de clôture
Date limite de soumission
Montant minimum des demandes
La lettre de décaissement indique le
montant minimum des demandes
Avec un compte désigné le montant
représente généralement 20% de
l’avance déposée au compte
Il n’y a pas de montant minimum pour les
demandes de réapprovisionnement du
compte désigné
 Le Schéma du décaissement

Documents Mise en Signatures

Signés Vigeur Autorisées

Soumission Client
Paiement
DRF Connection
 Conditions de décaissement
Les conditions du crédit / don doivent être respectées
L’emprunteur doit avoir soumis les spécimens de signatures
de la/des personne/s autorisée/s à signer la demande
La demande doit être un original indiquant le montant à payer
et comportant toutes les instructions de paiement – e2380.
La demande doit être accompagnée de pièces attestant
l’admissibilité des biens , travaux ou services rendues.
Utilisation des Etats Récapitulatifs et Relevés de Dépenses.
Respect du seuil minimum autorisé pour les Paiements
Directs, les Remboursements et les Engagements Spéciaux.
 Méthodes de décaissement
Remboursement (DRF)
1-Facture
L’emprunteur Fournisseur
2-Paie

3-Demande remboursement

4-Rembourse
Méthodes de décaissement
Paiement Direct
1-Facture
L’emprunteur Fournisseur

3-Paie
2-Demande paiement
 Méthodes de décaissement
Engagement spécial
1-Contrat négocié
Emprunteur Fournisseur
6-Livre les biens
2-Demande LC 7-Presente 8-Paie
4-Demande
documents fournisseur
ES
Banque
3-Envoie LC Banque
émettrice négociante
5-Envoie ES
10-Paie 9-Demande
remboursement
Relevés de dépenses
Pour tout contrat sous le seuil
négocié pour chaque catégorie du
crédit
Les relevés de dépenses sont la
seule pièce justificative nécessaire
Les documents doivent être gardés
et l’emprunteur ou l’unité du projet
doit conserver les pièces
justificatives pour l’audit
Relevés de dépenses
Etats Récapitulatifs
Comptes désignés
Des fonds renouvelables alimentés
par le versement d’une avance
prélevée sur le crédit de la Banque
Exclusivement destinés au règlement
de la part des dépenses admissibles
L’accord règle les avances, les
reconstitutions, l’audit et le
recouvrement de l’avance
 Comptes désignés
Objectifs Principaux :
Rendant les fonds facilement accessibles
Réduisant la durée du processus de
paiement
Réduisant le nombre des demandes de
retrait
Donnant á l’emprunteur une meilleure
maitrise des informations concernant les
paiements
Réduisant le nombre des documents à
envoyer à la Banque surtout lorsqu’il y a
des relevés de dépenses
 Méthodes de décaissement
Réapprovisionnement
1-Facture
L’emprunteur Fournisseur

2-Paie

3-Rapprochement et relevés
bancaires, états récapitulatifs,
relevés de dépenses;
documents de support

4-Réapprovisionnement
Questions/Réponses
La clôture des prêts
Objectifs – La clôture des
crédits / dons
 Comprendre le processus de
recouvrement
Comprendre votre rôle dans la résolution
des problèmes de paiement des marchés
 Comprendre les étapes indispensables à
la clôture du crédit /don et quand ces
étapes doivent être réalisées
 Recouvrement des comptes
désignés (1)
Objet :
De réduire progressivement les dépôts dans
le compte désigné, de telle sorte qu’il soit
complètement épuisé à la date de clôture du
prêt, ou au plus tard au dernier délai de la
réception des demandes de retrait et des
pièces justificatives requises
 Recouvrement des comptes
désignés (2)
Le recouvrement commence habituellement:
Lorsque l’on est à moins de six (6) mois
de la date de clôture
 Recouvrement – Exemple
Solde USD
milliers
Solde reporté 100
Payer les dépenses autorisées de USD 40
milles -40 60
Présente une requête de USD 40 milles

La Banque recouvre la moitié, paie la moitié 20 80

Paie les dépenses autorisées d’un montant
de USD 30 milles -30 50
Présente une requête pour un montant de
USD 30 milles
La Banque recouvre la moitié, et paie la
moitié 15 65
 Règlement du marché (1)
L’emprunteur est responsable de la gestion et du
suivi de tous les marchés indispensables au
projet :
 Veiller à ce que les paiements soient effectués pour
tous les travaux achevés à la date de clôture
 Résoudre tous les problèmes relatifs au marché avant
la date limite des décaissements
 Informer l’équipe du projet de la Banque mondiale des
problèmes majeurs rencontrés
 Règlement du marché (2)
S’il reste des problèmes relatif au marché :

 L’emprunteur peut devoir financer tous les derniers

paiements sur ses fonds propres (et non sur les
fonds du crédit)
OU
 La Banque mondiale peut décider de laisser le
compte du crédit ouvert, ce qui peut entraîner des
frais supplémentaires à la charge de l’emprunteur
 Assurer une clôture ordonnée du
compte de prêt (1)
Responsabilités de l’emprunteur avant la date de clôture :
 Veiller à ce que des dispositions soient prises pour le paiement de
la retenue de garantie au titre des cautionnements qui vont au-
delà de la date de clôture
 Définition: Fonds retenus sur contrat de votre fournisseur par
l’emprunteur an attendant l’achèvement réussi de la période de
garantie du contrat ou jusqu’à une autre date spécifiée (par
exemple: un an après la date de la facture originale)
 Admissibilité pour décaissement lorsque la période de garantie va
au-delà de la date de clôture:
 Contrat pour les travaux achevés et les travaux provisoirement acceptés à la
date clôture
 Contrat prévoit possibilité de remplacer la retenue de garantie avec une
garantie bancaire sur demande
Assurer une clôture ordonnée du
compte de prêt (2)
Procedures pour réclamer la retenue de
garantie:
 L’emprunteur obtient une garantie bancaire
 L’emprunteur soumet une demande de retrait
avec une copie de la garantie bancaire et la
preuve de la reception proviso ire
 A la fin de la periode garantie, L'emprunteur paye
les depenses eligible et rembourse tout solde non
utilisé.
Assurer une clôture ordonnée du
compte de prêt (3)
 Veiller á ce que la lettre des décaissements mentionne 4
mois pour la période de grâce ou que la Banque mondiale
envoie une notification accordant un délai de 4 mois au plus.
 Gérer le recouvrement des sommes contenues dans le
compte désigné
 Si les frais d’audit final sont financés sur les fonds du prêt, il
faut s’assurer qu’un contrat à taux fixe est en place pour
payer les frais du dernier audit et que des dispositions soient
prises pour leur paiement – Ourvir un compte séquestre au
plus tard à la date limite de soumission
 Assurer une clôture ordonnée du
compte de prêt (4)
Responsabilités de l’emprunteur avant la
date de clôture (suite) :
 Veiller à ce que des dispositions soient prises
pour le paiement de la retenue de garantie au
titre des cautionnements allant au delà de la
date de clôture
 Résoudre tous les problèmes liés au marché
 Informer l’équipe du projet de tous les
problèmes majeurs en suspens
 Assurer une clôture ordonnée du
compte de prêt (5)
Responsabilités de l’emprunteur avant la date limite
des décaissements :
 Veiller au recouvrement total du compte désigné
 Veiller à ce que les dépenses dont le paiement est
exigé vers la date de clôture aient été autorisées
(services rendus, marchandises expédiées vers la date
de clôture)
 Veiller à ce que toutes les demandes de retrait soient
accompagnées des pièces justificatives en ce qui
concerne l’utilisation des avances antérieures soient
reçues par la Banque mondiale avant le dernier délai
des décaissements
 Assurer une clôture ordonnée du
compte de prêt (6)
Responsabilités de l’emprunteur dans les
2 mois qui suivent le dernier délai des
décaissements :
 Rembourser à la Banque Mondiale dès
que possible les soldes non justifiés du
compte désigné
 Dans la mesure du possible, veiller à ce
que l’audit soit terminé et que les frais du
dernier audit soient payés
 Impact d’un compte désigné non
remboursé

Si le solde du compte désigné n’est pas

remboursé ou justifie au delà des 2
mois après la période de grâce, le
compte désigné est considéré comme
caduque et la Banque Mondiale doit
bloquer tous les nouveaux comptes
désignés pour tout le pays
Questions/Réponses
Comptes Designés inactifs/
Comptes des ANU inactifs
Compte Designé Inactif (1)
L’inactivité du compte designé
Les DRFs doivent étre presentées
conformément aux dispositions de la letter de
décaissement
Les demandes de paiement direct et de
remboursement ne seront pas approuvées ou
payees lorsque un DA est inactif.
La Banque peut exiger le remboursement des
fonds non utilisés si un DA est inactif.
Compte Designé inactif (2)
La Banque peut commencer le recouvrement
du compte designé si la situation d’inactivité
est récurrente.
Dans le cas de comptes designés multiples,
l'inactivité de l’un des comptes va affecter les
paiements aux autres comptes.
Avances aux Agences des Nations
Unies (AANU) - méthodes
habituelles de décaissement
UN Blanket Commitment – Acomptes
provisionnels avant livraison des biens ou
services.
UN Advance Account – 100% avance (
montant total du contrat) effectuée avant la
livraison des biens ou services.
Direct payment or Reimbursement –
Paiements de biens et services après
livraison ou de dépenses pré-financées par
les ANA.
Avances aux Agences des Nations
Unies (AANU) – Résponsabilité du
projet
C ’est la résponsabilité de l’équipe du projet ou de
L'emprunteur de s ’assurer que tous les montants
payés en avance aux comptes des ANU soient
dûment documentés ou justifiés conformément aux
procédures de décaissement de Banque Mondiale et
au contrat entre L'emprunteur et les ANU.
Selon les dispositions contractuelles relatives aux
rapports financiers:
 L’ANA doit fournir un rapport d’utilisation des fonds dans le
trimester qu’il concerne.
 L’ANA présentera le rapport dans les 10 or 15 premiers jours
du trimester suivant ou selon ce qui a été arrété.
Avances aux Agences des Nations
Unies (AANU) – Conséquences
des Comptes Inactifs
Suspension de décaissement sur l ’ensemble
du projet.
Les montants mis en cause pourraient être
considerés comme des dépenses jugées non
éligibles et donc à rembouser à IDA.
Possibilité d’interdiction par IDA, d’utiliser ces
ANU dans tout le pays pour executer de
nouveaux projets
Questions/Réponses
 Discussion
Les Procédures and
politiques des PPA.
Pour information aux
projets
A 3 mois avant de la date de refinancement,
nous contactons vos chargés de projet et:
i) les notifions que la date de refinancement
approche à grands pas et leur demandons de
confirmer qu'il existe bien un plan d'activités
qui devrait utiliser pleinement les fonds de
l’APP;
ii) leur demandons de preparer une
prorogation de l’APP assez tôt s’ils prévoient
que le financement qui suivra ne sera pas mis
en vigeur á la date de refinancement de l’APP
qui est prevue
A 2 mois avant de la date de
refinancement, nous envoyons un
autre rappel
 A un mois de la date de refinancement

Si l’APP a encore un faible taux de

décaissement (moins de 50%) et le TTL n'a
pas confirmé qu'il ya effectivement un plan
de travail des activités qui devrait utiliser
pleinement les fonds d’APP, et que le projet
n’est pas à la recherche d'une extension
d’APP, nous demanderons á votre chargé de
projet d’informer son manager ou Directeur
Pays de la situation.
 A 2 semaines avant de la date de
refinancement
Nous Informons le TTL (copions le Practice
Manager et Directeur Pays) que á la date de
refinancement, nous allons clôturer l’APP et
lancer le processus de facturation (dans le
cas des APP facturables) si l’APP n’ est pas
refinancé ou prolongé á la date de
refinancement.
À 1 semaine de la date de refinancement

Nous envoyons la lettre de notification pour

au TTL et le Directeur Pays pour envoi a
l'emprunteur. Ce sera une lettre notifiant
l'emprunteur que nous avons l'intention de
cloturer l ‘APP a la date de refinancement et
de lancer le processus de facturation.
 À la date de refinancement

Clôture l’APP et notifier l'équipe abilitée à

lancer le processus de facturation.
Questions/Reponses