COURS DE TECHNIQUES

D’EXPRESSION

SERIE N°06

LA CORRESPONDANCE RELATIVE AU REGLEMENT ET

AU TRANSPORT

PLAN DE LA LEÇON :

I- CORRESPONDANCE RELATIVE AU REGLEMENT

1-Le règlement normal

2-Les difficultés relatives au règlement
II- CORRESPONDANCE RELATIVE AU TRANSPORT

1-Relation contractuelle de l’entreprise avec le transporteur

2-Rappel des règles fondamentales relatives à la responsabilité du
transporteur
3-Manquants et avaries
4-Retards de livraison
5-Perte totale

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 Nous traiterons dans cette leçon, deux grandes et importantes
opérations commerciales : Le règlement des marchandises et leur
transport.
Ces opérations, sont facilitées grâce à un échange de
correspondance entre les deux parties : le client et le fournisseur.

I- LA CORRESPONDANCE RELATIVE AU
REGLEMENT :
Généralités :
La facture est le document commercial par lequel le
fournisseur indique à son client la date et le mode de règlement.

Celui-ci peut s’effectuer au comptant, au moyen de billet de

banque par l’intermédiaire de la poste (mandat) ; par chèque bancaire
ou postal.
L’organisation du crédit à court terme est facilitée par
l’utilisation de la lettre de change.
Le fournisseur peut ainsi vendre des marchandises à crédit à
son client tout en disposant des fonds, dés la livraison de celles-ci.

1- Le règlement normal :
Le règlement a lieu normalement à la date et selon les
modalités convenues.

a-La correspondance sur les coupons de mandat, de chèque

et les virements postaux :
Les documents qui servent à l’envoi de fonds comme le
mandat, le chèque postal……, comportent un coupon réservé à la
correspondance, sur lequel on peut indiquer le motif de l’envoi, ce
qui remplace la lettre explicative.

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 La place dont on dispose, au verso, est restreinte, et la
rédaction se limite à l’essentiel ; il n’y a ni entrée en matière ni
formule de politesse.
Exemple :
------------------------------------- --------------------------------
Correspondance Correspondance
Pour règlement de votre facture réabonnement, pour 1993 au
N° 5648 du 23/12/92 journal officiel

Le comptable Le Directeur
A. BACHA B. ACHOUR
------------------------------------- --------------------------------

b-Les envois de valeurs :

La lettre d’envoi de valeur détaille très exactement la où les

valeurs (nombre, montant, nature, chèque, lettre de change, mandat,
titre…….). Elle doit préciser la raison qui détermine l’envoi de cette
ou de ces valeurs. Elle peut demander au correspondant d’en accuser
réception.
Exemples :
 La lettre d’envoi d’un chèque en règlement d’une
facture:
Monsieur ;
Nous vous remettons, sous ce pli un chèque barré n° 66247,
sur la banque extérieure d’Algérie, d’un montant de dix mille dinars
(10.000 DA), pour règlement de votre relevé du 13 décembre 2005.
Nous vous prions de bien vouloir nous en accuser réception.
Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.

Le comptable
B. ACHOUR
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  Accusé de réception du chèque précédent :

Monsieur ;
Nous vous accusons réception du chèque barré n°66247, de
dix mille dinars (10.000 DA) sur la banque extérieur d’Algérie, que
vous nous avez adressé le 18 courant pour règlement de notre relevé
du 13 décembre 2005.
Nous vous en remercions et créditons votre compte de son
montant.

Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.

Le Directeur
M. BACHOUT

2- Les difficultés relatives au règlement :

Nous avons étudié précédemment les opérations les plus
classiques et les plus fréquentes qui peuvent survenir entre clients et
fournisseurs. Il y en a d’autres, moins fréquentes mais tout aussi
importantes, qu’il convient d’examiner. Nous pouvons citer :
 Les contestations qui peuvent s’élever entre débiteur
et créancier avant l’échéance du règlement ;
 Les incidents qui peuvent naître au moment de
l’échéance (non paiement de la lettre de change) ;

 L’absence de règlement.

2.1- Les contestations avant l’échéance :

Ces contestations portent le plus souvent sur le montant de la
créance, sur les modalités du règlement : Moyen de paiement,
échéance échelonnée….

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 Exemple :
 Erreur commise par le créancier quant à
l’échéance du règlement :
Un fournisseur adresse à son client une facture s’élevant à
2.730 DA, celle-ci porte la mention « règlement au comptant par
chèque bancaire ». Or le client s’était entendu avec le fournisseur
pour un paiement par lettre de change à 60 jours fin du mois.
Cet accord avait même été rappelé sur le bon de commande.
Une lettre de réclamation est alors envoyée au fournisseur.
Le client devra immédiatement penser qu’il s’agit d’une
erreur ; il évitera tout mouvement d’humeur, et il rappellera avec
courtoisie les termes de l’accord. Il débutera par un accusé de
réception de la facture et dans ce même paragraphe, il pourra faire
état de sa surprise. Il demandera à son correspondant de lui confirmer
son acceptation d’un règlement ; suivant les modalités décidées.
2.2- Les incidents relatifs à la lettre de change :

Nous allons étudier deux (02) types d’incidents principaux

imputables au débiteur (client) et qui résultent des difficultés de
règlement, c’est :
- La demande de report d’échéance ou l’avance de fonds ;
- L’effet impayé à l’échéance.
Quelles sont les causes de ces incidents ?
Une trésorerie, un manque de disponibilité qui n’est pas
toujours le signe d’une mauvaise gestion et qui peuvent provenir, le
plus souvent, de conditions particulières comme l’achat de stocks
importants, les règlements d’impôts ou encore le défaut de règlement
d’un débiteur.

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 Devant une telle situation, les entreprises se voient obligées
de laisser repartir des effets impayés, ou demander au créancier de
proposer lui-même une solution (report d’échéance ou avance de
fond).
Un effet impayé est mauvais signe pour les deux parties
(débiteur et créancier), pour l’un ; on reprochera une mauvaise
gestion et on considérera comme peu sûrs les effets acceptés par lui ;
pour l’autre, on reprochera trop de légèreté dans le choix de ses
clients et il perdra un peu de son crédit auprès des banques et des
établissements financiers.
La meilleure solution est le report d’échéance ou l’avance de
fonds.

ATTENTION :
Le report d’échéance n’est possible que si la lettre de change
n’est pas en circulation, c'est-à-dire si elle n’a pas été escomptée ou
endossée à l’ordre d’un créancier.
Si la lettre de change est escomptée ou endossée à l’ordre
d’un tiers, seule la méthode de l’avance de fonds sera valable.
Le tireur (créancier) enverra au tiré (débiteur) une somme lui
permettant d’honorer l’effet et il tirera une nouvelle traite à une
échéance. Cette traite sera majorée des intérêts de retard et des frais
de l’opération.

a -La lettre de demande de report d’échéance :

1- Le débiteur commence par rappeler clairement
l’engagement qu’il a pris.
2- Sans délais inutiles, il expose les raisons qui son à
l’origine de ses difficultés (faits imprévus qui ont eu des répercutions
défavorables sur ses prévisions, défaillances de ses propres débiteurs,
maladies, sinistres, crises économiques….)

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 3- Il formule une proposition : C’est pour le créancier, le
point le plus important. Le débiteur doit faire connaître ce qu’il
propose en remplacement. Il faut que la proposition soit réfléchie,
selon le cas :
 Il demande un simple recul de la date à l’échéance et le
règlement du solde en un ou plusieurs versements ultérieurs.
 Si la gêne est due à une mévente, il peut essayer d’obtenir du
vendeur la reprise des marchandises invendues.
4- Il assure que les nouveaux engagements qu’il propose
seront tenus, que sa situation présente n’est qu’accidentelle et que sa
gêne est simplement momentanée.
5- Enfin, il remercie, après avoir fait allusion, discrètement le
cas échéant, à la ponctualité de ses règlements dans le passé.

* La réponse à la demande de report d’échéance :

Cette réponse peut être positive ou négative. Voyons, ci-

dessous, les raisons de l’acceptation ou du refus.
 L’acceptation :
L’intérêt du créancier commande souvent l’acceptation, en
effet un refus entraînera presque automatiquement un impayé dont
les conséquences peuvent être beaucoup plus graves qu’une
prorogation du délai, surtout si le débiteur fait preuve d’honnêteté en
proposant la prise en charge des intérêts et des frais.
De plus, un refus entraîne à coup sûr la perte d’un bon client.
Cependant, cette acceptation ne doit pas être inconditionnelle, il faut
faire admettre au débiteur que l’acceptation à un caractère très
exceptionnel.
 Le refus :
Si le créancier possède sur son débiteur des informations
telles qu’il puisse penser qu’une conciliation ne serait pas souhaitable

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et aggraverait le risque, il refusera la prorogation. Ce refus ferme
mais courtois sera accompagné d’une explication vraisemblable ; tels
que, engagements antérieurs, difficultés inhérentes à la vie
commerciale actuelle, crédits bancaires limités…….
b- Le retour impayé de l’effet :
* Les raisons du non-paiement :
Le plus souvent, il est dû à la gêne (trésorerie insuffisante), à
la négligence ou à la mauvaise fois du débiteur.

Mais il se peut également que le créancier, lui-même en soit

responsable, il a tiré l’effet prématurément, ou n’a pas tenus compte
d’instructions particulières du débiteur au sujet de la présentation de
l’effet au paiement ou a commis une erreur à son avantage dans le
libellé du montant…..

Le porteur de l’effet impayé doit aviser dans des délais très

courts et fixés par la loi, le cédant ou le tireur .L’avis doit faire
connaître le motif du non-paiement

Le créancier informé du non-paiement, doit écrire sans retard

au tiré.

* La décision du tireur :
Si le tireur est informé du motif du retour de l’effet, il lui est
plus facile de définir son attitude. La rédaction de la lettre sera, dans
chaque cas, fonction des circonstances connues.
Souvent, le créancier ignore le véritable motif du refus. Il va
demander au tiré le règlement qui n’a pas été fait (nominal, plus les
frais de retour). Le contenu et le ton de sa lettre tiennent compte de
ce qu’il sait déjà de l’intéressé ; ils ne sont pas les mêmes selon qu’il
s’agit, par exemple, d’un débiteur qui a toujours été ponctuel dans
ses règlements ou d’un débiteur qui n’en est pas à sa première
défaillance à l’égard de l’entreprise.

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 * Contenu de la lettre du tireur :
Dans les deux (02) cas, la lettre, en entrée en matière :
- Rappelle le fait de base : Le retour de l’effet impayé ;
- Exprime ensuite, la surprise causée par ce retour ;
- Puis, ou bien, formule une demande de paiement
immédiat avec, dans les cas extrêmes, menace de transmission du
dossier au service de contention de l’entreprise ou bien, tout en
demandant le règlement, elle est plus conciliante. (Cas d’un débiteur
habituellement très ponctuel) ;
- La conclusion de la lettre exprime l’espoir formel du
fournisseur pour recevoir le règlement attendu. Elle peut contenir un
mot de remerciement pour ce règlement.

* Modèle de la lettre : Cas d’un débiteur ponctuel

Monsieur ;
J’ai le regret de vous retourner, impayée la lettre de change
du 25 avril, que vous aviez tiré sur Mr…à échéance du 15 Mai.
Veuillez me couvrir du montant et des frais s’élevant
à…..DA, suivant le détail ci-joint.
Avec mes remerciements, je vous prie d’agréer, Monsieur,
mes sincères salutations.

Signature.

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 c- L’absence de règlement :

* Règles générales :

Il importe de suivre avec attention, dans toute entreprise, la

rentrée des créances. Quelles que soient les précautions prises, il y a
toujours des débiteurs qui ne payent pas régulièrement à l’échéance.
Il est toujours délicat de rappeler à un débiteur qu’il doit de
l’argent. Souvent, une seule lettre de rappel n’est pas suffisante. Il
faut prévoir une série de lettres nuancées, de plus en plus pressantes.
* Série des lettres de rappel de règlement :
- Première lettre de rappel :

C’est une simple lettre, courtoise, sans marque d’impatience

ou de mauvaise humeur et surtout sans sous-entendus. Le créancier
peut supposer qu’il s’agit d’un oubli.
- La réponse du débiteur :

Le débiteur qui a par oubli, laissé passer la date de règlement

prévue, répondra à cette lettre par un accusé de réception dans lequel
il présentera ses excuses et annoncera le règlement immédiat.
- Deuxième lettre de rappel :

Si la première lettre demeure sans réponse ; après un délai

raisonnable (huit à quinze jours), il est nécessaire d’adresser une
deuxième lettre de rappel.
Cette lettre rappellera le montant et la date d’exigibilité de la
dette. Toujours courtoise, elle peut marquer plus de fermeté sur le
fond, que la précédente. Le créancier peut aviser le débiteur que s’il
ne payait pas, à la date qu’on lui précisera dans la lettre de rappel, il
prendrait l’initiative du recouvrement.

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 - Troisième lettre de rappel :

Si cette deuxième lettre, comme la première, demeure sans

réponse, c’est la manifestation évidente de la mauvaise volonté du
débiteur. La lettre sera brève et le ton très ferme. Elle informe son
client de la mise en œuvre du moyen de recouvrement auquel faisait
allusion la lettre précédente.
- Quatrième lettre de rappel :
Cette quatrième lettre doit faire connaître les intentions de
poursuivre le règlement par toute voie de droit. Elle exige le
paiement immédiat, en termes catégoriques.
Modèle de la dernière lettre de rappel :

Monsieur ;

Nous vous avons demandé à trois reprises différentes le 15

février, le 25 février et le 02 mars de l’année en cours, le règlement
de notre facture n° 397 d’un montant de 15.000 DA.

Nous vous rappelons que votre acceptation de notre lettre de

change vaut reconnaissance de dette.

Nous avons le regret de vous informer que, si le règlement

n’est pas effectué dans les cinq (05) jours qui suivent, nous porterons
cette affaire au tribunal en application de la loi en vigueur.

En espérant que vous éviterez le recours à cette mesure,

veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.

Signature

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II- LA CORRESPONDANCE RELATIVE AU TRANSPORT :
Généralités :
Il existe différents moyens d’acheminer les marchandises, on
peut citer : La poste, le camion, le chemin de fer, le bateau, l’avion et
même l’autocar.
Les entreprises peuvent effectuer le transport des
marchandises par leurs propres moyens, par l’intermédiaire d’un
service spécial d’expédition. Dans ce cas, le client peut préciser, dans
le cadre d’un contrat, le mode d’envoi le plus sûr, le plus rapide, le
plus économique, le plus approprié à la nature des marchandises et
au service à donner à sa clientèle.
1-Relations contractuelles de l’entreprise avec le
transporteur :
Nous pouvons classer ces relations sous deux rubriques :
a- Celles qui se rapportent à la conclusion et à l’exécution
normale du contrat de transport et qui ne donnent
qu’exceptionnellement lieu à un échange de correspondance car le
contrat de transport défini clairement les choses que chacun est tenu
de respecter. Toutefois, les conditions sont déterminées et on ne peut
les discuter (délai, responsabilité, importance de l’expédition, tarif,
déchargement……..).
b- Celles que provoque l’exécution imparfaite du contrat et
qui reposent sur une exacte connaissance des obligations et des droits
de chaque partie. Les entreprises ou les transporteurs peuvent ainsi
réclamer leurs droits à l’occasion d’une mauvaise exécution du
contrat.

2- Rappel des règles fondamentales relatives a la

responsabilité du transporteur :

Le transporteur assume l’obligation de transporter une chose

d’un point à un autre, dans les conditions et les délais déterminés par
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le contrat. La plupart des litiges, parfois, graves, proviennent d’une
négligence ou d’une erreur commise par le transporteur ou
l’expéditeur comme dans les cas suivants :

- La marchandise n’arrive pas (perte) ;

- La marchandise n’arrive que détériorée ou en partie
(avaries ou manquants) ;
- La marchandise n’arrive pas dans les délais (retard).

Dans l’un de ces derniers cas, le destinataire ou l’expéditeur

doit prouver qu’il a subi un préjudice et il en indique le montant.

Au moment de l’arrivée des marchandises, le destinataire

procède à leur vérification en présence du transporteur. A cette
occasion, il arrive que des articles soient endommagés ou perdus en
totalité ou en partie et que ces ennuis soient imputables à la
négligence du transporteur. Il est donc nécessaire de faire une
réclamation en fournissant les renseignements suivants :
- N°………date et lieu d’expédition ;
- Description des articles endommagés ou perdus ;
- Valeur des dits articles ;
- Documents attestant les faits.
Contenu de la lettre de réclamation :

C’est une mise au point, mais elle ne doit porter préjudice ni

aux relations cordiales, ni à la réputation des deux entreprises. Pour
être vraiment efficace, la lettre doit avoir certaines qualités.

Lorsqu’on rédige une lettre de réclamation, on doit, tout en

étant clair, s’efforcer d’être calme, ne jamais montrer sa mauvaise
humeur ni surtout manquer de politesse ; il suffit d’être :
- Concis : Eviter les détails inutiles ;
- Pertinent : Le message doit correspondre exactement à
l’objet dont il s’agit et répondre aux questions posées ;

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 - Précis : Ne dire que l’essentiel, employer les mots justes
ne rien écrire d’inexact ou d’imprécis, la lettre ne doit
prêter à aucune interprétation erronée ;
- Courtois : Une lettre est bienvenue lorsqu’elle est écrite
avec tact et sur un ton cordial et courtois.
3-Manquants et avaries :
Comme il a été dit plus haut, le destinataire doit toujours
vérifier les colis en présence d’un employé qualifié du transporteur.
Avant de signer le registre de livraison, il doit vérifier l’emballage et
le poids ainsi que l’intérieur pour s’assurer que la marchandise n’est
pas abîmée ou n’a pas été remplacée.
Lorsque la vérification montre une avarie, même légère, une
perte partielle, le destinataire doit :
- Soit refuser de prendre livraison ;
- Soit demander à l’employé qualifié de constater la nature,
l’importance de l’avarie ou de la perte, sur le récépissé et
d’en accepter la responsabilité.
Si le transporteur accepte les réserves, le destinataire devra les
confirmer et fixer les dommages et intérêts réclamés dans le délai
légal.
Si le transporteur refuse d’accepter les réserves, le
destinataire doit laisser la marchandise en état et refuser de donner
une décharge. C’est à dire qu’il refuse de prendre livraison de la
marchandise. Il doit se mettre en contact avec l’expéditeur pour lui
exposer les faits et lui demander d’accepter les avaries.
En cas de refus de ce dernier, il réclamera une expertise
judiciaire. L’expert sera nommé par le président du tribunal de
commerce. Cet expert vérifie l’état des marchandises litigieuses,
constate les manquants ou avaries, en cherche les causes et il estime
le montant du dommage. A la suite de quoi, l’expert établit un
rapport en précisant à quoi sont dus les avaries ou les manquants.

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 Les avaries ou les manquants peuvent être constatés après la
réception des marchandises. Dans ce cas, le destinataire doit faire des
réserves dans les trois jours qui suivent la réception des
marchandises. Il prouvera par expertise, avec témoins, ou de toute
autre manière, que les avariés ou les manquants se sont produits
lorsque les marchandises étaient encore sous la garde du transporteur.
Pour mieux comprendre et en prenant un exemple, nous
allons analyser le cas suivant et procéder à toutes les démarches.
Mr BENCHEIKH ALI commerçant à Bejaia, a reçu de
l’entreprise nationale des corps gras à Alger, une livraison de savon,
huile, margarine et sucre.
A l’arrivée, Mr BENCHEIKH, procédant à la vérification
des colis en présence d’un employé qualifié de la S.N.T.F, a fait
constater l’avarie subie à 16 colis de sucre et 4 colis d’huile et en fait
mention sur le récépissé et le registre de sortie de la gare.
Mr BENCHIKH adresse au chef de gare une lettre
recommandée pour confirmer les réserves et réclamer la réparation
du dommage.
Analyse du cas :
Mr BENCHIKH peut réclamer :
 La valeur de remplacement des articles avariés ;
 Les frais de transport, proportionnellement aux avaries ;
 La marge bénéficiaire (il faut la justifier) ;
 Le cas échéant, des dommages et intérêts pour préjudice
commercial ou perte de la clientèle.
Contenu de la lettre :
1- Entrée en matière de la lettre :
Accusé de réception des marchandises (date, nom de
l’expéditeur, nombre de colis, numéro de récépissé…….).

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 2- Développement de la lettre :
- Avaries constatées ;
- Confirmation des réserves ;
- Evaluation des dommages.
3- Conclusion :
Demande d’accord et de remboursement.
4- Formule de politesse :
La S.N.T.F prétexte un défaut d’emballage et n’accepte pas la
responsabilité des avaries. Mr BENCHIKH refuse de prendre
livraison des colis, et conformément à la loi, adresse une requête au
président du tribunal de commerce.
Exemple de requête adressée au président du tribunal de
commerce :
Monsieur le président ;
Je soussigné, BENCHIKH ALI, commerçant, 120 rue de la
révolution à Bejaia, ai l’honneur de vous exposer que le 16 février
2001, j’ai reçu de l’Entreprise Nationale des corps Gras, à Alger, les
marchandises ci-dessous, faisant l’objet du récépissé N° 5489.
- 20 colis d’huile ;
- 150 douzaines de savon ;
- 10 colis de margarine ;
- 80 colis de sucre en morceau.
En procédant à la vérification des marchandises, j’ai constaté
que quatre colis d’huile se sont renversés et 16 colis de sucre se
trouvent complètement endommagés par l’huile et de ce fait
invendable.
En raison du refus d’accepter la responsabilité de l’avarie,
exprimé par le transporteur, je me suis vu dans l’obligation de
renoncer à l’enlèvement des marchandises.

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 En conséquence, conformément à la loi, j’ai l’honneur de
vous prier de bien vouloir désigner un expert pour procéder, à la gare
de Bejaia, à la vérification des marchandises et à la constatation de
leur état pour déterminer les causes précises des avaries et estimer le
dommage subi.
Veuillez croire, Monsieur le président, à ma profonde
considération.

Le Gérant A. BENCHIKH

4-Retard de livraison :

Le transporteur est garant de l’arrivée des marchandises dans

les délais déterminés par le contrat.
Aussitôt après l’expiration des délais, le destinataire (client)
fait une réclamation par lettre recommandée au transporteur. La lettre
doit être courtoise, elle doit provoquer la diligence du transporteur,
dans l’organisation d’une enquête qui permettra de diminuer
éventuellement l’importance du retard. Elle demande la mise de
l’envoi et formule les réserves pour le préjudice que cause le retard et
demande d’être tenu au courant de l’enquête.

5-Perte totale :
Lorsque le retard devient tel qu’il ne reste aucun espoir de
retrouver la marchandise, le destinataire adresse au transporteur une
demande de remboursement.
La lettre doit d’abord rappeler la demande de livraison puis
rappeler les résultats négatifs de l’enquête.

L’importance du retard permet de considérer la perte

définitive. Elle demande enfin le remboursement grâce à la
présentation des pièces à l’appui, copie de facture et copie de
récépissé. Elle demande le règlement rapide.

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