Suivre la trésorerie

Concrètement, le suivi de caisse

consiste à :

1- clôturer tous les soirs la caisse

physique (manipulation technique
consistant à éditer un récapitulatif
des opérations de la journée,
appelé « Ticket Z », servant de
preuve en cas de contrôle) ;
2- contrôler le solde de la caisse
comptable (suivi théorique des
espèces), qui doit correspondre
au montant d’espèces réellement
détenu dans la caisse physique.
Un écart entre les deux montre
qu’il y a eu une erreur ou une
fraude ;

Vocabulaire : la caisse comptable

ou journal de caisse
ou livre de caisse
est un document qui récapitule
les encaissements et les décaissements uniquement en espèces.
Suivre les attentes de règlements
Quels sont les outils de suivi de règlement?
Le paiement comptant est rare entre professionnels.

Il faut donc organiser un suivi rigoureux des délais de règlement pour

éviter de devoir financer des retards de paiement qui ont un coût.

Les 2 principaux outils de suivi de règlement sont :

• La balance âgée ;
• L’échéancier de factures.
 La balance âgée
• La balance âgée est un document
comptable qui récapitule les créances
(balance clients) ou les dettes (balance
fournisseurs) non payées.
• Élaborée par l’entreprise elle permet de
repérer ce qui n’a pas été réglé et de
prendre conscience du nombre de jours de
retard.
Avantages et Inconvénients et de la balance
âgée
1- Les avantages de cet outil sont :
• Qu’il permet de cibler les montants les plus importants ainsi que les montants qui sont échus
depuis le plus longtemps
• Qu’il permet de gérer le risque client. Un compte client avec des créances anciennes non
payées peut avoir pour cause des problèmes financiers, ce qui doit amener à une décision de
blocage des livraisons.
• Qu’il permet de déterminer le montant de provisions pour créances douteuses qui sont pour
une partie fonction de l’ancienneté des créances.

2- L’inconvénient de cet outil est que le gestionnaire a tendance à travailler sur les
premières lignes (les plus gros clients) et à ne pas aller au bout (c'est-à-dire
jusqu’au dernier client) de la balance âgée.
Le risque est que certains clients ne soient pas relancés alors qu’il est vital pour
l’entreprise de se faire payer toutes ses factures.
L’échéancier des factures
• Tandis que la balance
âgée fournit des
informations globales,
l’échéancier (clients
ou fournisseurs) est
destiné à suivre
individuellement
chaque facture.
• L’échéancier de règlement doit être mis à jour quotidiennement.

• Grâce à un suivi régulier, plus besoin de reprendre toutes les factures pour trouver le dernier
montant facturé à tel client.
Gérer la relance client amiable
• A chaque créance en retard doivent être associées :
Une explication : pourquoi cette facture n’est-elle pas payée ?
Une action en cours ou à venir : que fais-je pour régler le problème et amener le client à payer ?

• Pour des raisons commerciales évidentes, les clients qui ne paient pas à l’échéance ne peuvent
être mis immédiatement en demeure de payer : la procédure doit être progressive.

• Aucun délai n’est imposé par la loi mais plus les délais de relance sont longs, plus le délai de
règlement s’accroît.

• À défaut de règlement, une procédure en contentieux devra être engagée (recouvrement

judiciaire).
 Suivi de la relance client : 8 colonnes à ajouter à l’échéancier des factures
1 - Relance 2- Relance amiable : 3- Relance amiable 4 – Fin de la relance 5 - Recouvrement 6 - Echec des procédures (litige non Montant total des Encours total
préventive : appel appel téléphonique curative : lettre amiable : lettre de mise contentieux résolu ou insolvabilité du client) retards de
téléphonique ou mail recommandée avec AR en demeure paiements
Délai : avant Délai : échéance + Délai : échéance + 30 Délai : échéance +45 à Délai : échéance +61 à Délai : échéance + 120 jours
l’échéance 15 jours jours 60 jours 120 jours Provisions pour créances douteuse

Relance préventive : relance commerciale Relance amiable curative :

axée sur la satisfaction client : L’intervention du commercial est souvent très efficace à ce stade pour la
• Avez-vous bien reçu le matériel et la simple raison qu’il n’a pas les mêmes interlocuteurs que la personne chargée
facture ? du recouvrement des factures qui est en relation avec les services
• Est-ce que toutes les validations sont comptables.
effectuées ? Il pourra faire jouer son relationnel avec le responsable des achats ou le
• Si oui, sommes nous d'accord sur la directeur de l’entreprise pour aboutir à un déblocage rapide du paiement
date d'échéance de la facture des factures dues.
Le cadre juridique
des délais de paiement
La réglementation des délais de paiement

• Ce sont les conditions générales de vente (CGV) qui fixent les délais de paiement.

• Les CGV peuvent varier d’un client à l’autre mais dans le respect de la Loi de Modernisation de
l'Economie (LME) mise en place en Janvier 2009, les délais de paiement entre professionnels sont
limités en France à 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois.
• Plusieurs cas se présentent :
 – un paiement à terme est prévu dans les CGV mais aucune durée n’est précisée : application
du délai légal par défaut (A) ;

– un délai de paiement est appliqué dans les CGV et sa durée est écrite : le délai inscrit ne peut
dépasser le délai maximum légal (B) ;

– un client négocie spécifiquement des conditions de paiement particulières par dérogation

aux CGV : le délai ne peut dépasser le délai maximum légal (C).

Remarque : un délai en « jours fin de mois » est toujours plus long qu'un délai en « jours nets ».
En fixant ces délais maximums, la loi protège le fournisseur en empêchant les clients de réclamer des délais abusivement longs.
Calculer les délais effectifs de
règlement par facture
Déterminer les dates de début et de fin
• Les règles juridiques fixent un cadre mais autorisent une assez grande liberté dans la fixation des
conditions de règlement.
• Chaque situation de règlement sera traitée de façon individuelle pour déterminer la date d’échéance et
le délai effectif.
• Trois éléments sont à repérer pour chaque opération de règlement :

• La date de début
• La date de fin
• Le délai effectif de règlement
Calculer le délai effectif réel de règlement
• Le délai de règlement peut être accordé en jours « nets » (ou calendaires) ou en jours « fin de mois ».
• Le délai effectif (réel) de règlement est le nombre de jours qui sépare effectivement la date de début
et la date d’échéance.

Le mode de calcul doit être précisé dans les CGV. À défaut, la date d’échéance figurant sur la facture permet de déduire quelle méthode a été appliquée.
Comprendre l’impact des délais de
règlement sur l’exploitation
Mesurer l’impact d’une variation des
délais de règlement sur l’exploitation
• Les DR clients et fournisseurs impactent la durée du cycle d’exploitation et
du besoin en fonds de roulement (BFR).

• Entre l’achat et la revente s’écoulent 45 jours.

• Comme les clients disposent d’un DR de
45 jours, le cycle d’exploitation dure 90 jours
(45 + 45).
• L’entreprise règle le fournisseur le 31 mars
mais n’encaissera l’argent des clients que le
31 mai.
• Entre ces deux dates, pendant 60 jours,
l’entreprise a un besoin de financement (le
BFR).
 • 1. L’impact d’une variation des délais sur la durée du cycle d’exploitation

Mais aura un impact sur le BFR

• 2. L’impact d’une variation des délais sur le besoin en fonds de roulement

• Qu’elle soit évaluée en nombre de jours ou en euros, la variation des DR

impacte le BFR.
Mesurer l’impact d’une variation des
délais de règlement sur la trésorerie
• La trésorerie est l’argent dont dispose l’entreprise.

• Elle est alimentée par des encaissements (rentrées d’argent) et diminuée

par des décaissements (sorties d’argent). Lorsque les délais de règlement
varient, le niveau de trésorerie varie aussi.
Comprendre les possibilités d’ajustement
2. Les moyens d’action
• Si l’écart entre le DR fournisseurs et le DR clients peut être à l’origine d’un
besoin de financement, il peut aussi être ajusté pour réduire ce besoin.
• D’une façon globale, le manager tentera, par la négociation commerciale, de
réduire au mieux le DR clients et d’augmenter autant que possible le DR
fournisseurs. Le tableau ci-dessous résume quelques moyens d’action.