Etude de cas : Cycle ventes-clients

Extrait de l’entretien avec le Directeur Commercial :

- Auditeur : Comment s’est comportée l’activité par rapport à l’année précédente ?

- Directeur commercial : Nous avons réalisé une évolution importante en termes de chiffre d’affaires avec
une évolution de 20% en passant de 785 millions de dirhams en 2017 à 942 millions de dirhams en 2018.
Ça s’explique surtout par les contrats signés avec trois nouveaux clients ainsi que l’évolution des
commandes reçues surtout sur l’activité « vêtements de sports ».

- Auditeur : Comment sont déterminés les prix de ventes ?

- Directeur commercial : Les prix de vente sont définis par la direction commerciale et sont transférés par
la suite au contrôleur de gestion pour mise à jour des prix sur la base de données de facturation COMEX.

En principe les prix de ventes sont établis et revus en début d’année. Rares sont les changements qui
peuvent survenir au cours de l’année.

- Auditeur : comment sont gérées les commandes au sein de la société ?

- Directeur commercial : Nous avons changé cette année notre méthode de travail. Aujourd’hui nous
essayons de récupérer les commandes de nos clients en début d’année. Nous procédons par la suite à la
consolidation de l’ensemble des commandes en un planning de production afin que nous puissions bien
gérer nos approvisionnements, notre production et notre stock.

- Auditeur : Avez-vous des contrats avec l’ensemble des clients ?

- Directeur commercial : Nous avons signé des contrats avec trois nouveaux clients cette année. Par contre
les anciens clients ne font pas l’objet d’un contrat mais uniquement de bons de commandes.

- Auditeur : Qui se charge de la saisie des bons de commandes clients sur système ?

- Directeur commercial : Comme vous le savez nous avons deux responsables commerciaux, l’un est chargé
de l’export et le deuxième est chargé du marché local. Ce sont les deux responsables qui doivent saisir les
commandes sur système.
Une fois saisi, le bon de commande s’affiche automatiquement au niveau de la production. Le bon de
commande est édité en trois exemplaires, l’un est archivé au niveau du service commercial, le deuxième
est envoyé à l’expédition et le troisième est envoyé à la comptabilité.
La production se base sur le planning des commandes pour planifier la production et préparer la
marchandise à temps. La marchandise est après transférée au service expédition pour la livraison.

- Auditeur : Sur quelle application est gérée la facturation ?

- Directeur commercial : Nous avons développé une application en interne « COMEX » pour le suivi des bons
de commandes, expéditions et facturations.

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- Auditeur : Mais si j’ai bien compris. Vous disposé d’un ERP qui est déjà doté d’un module ventes. Pourquoi
vous utilisez une autre application en parallèle ?

- Directeur commercial : Au fait cette application est utilisée pour la facturation et la gestion de la base de
données prix. A la fin de chaque journée, nous envoyons l’ensemble des factures établies sur l’application
COMEX au département comptable pour enregistrement des factures sur l’ERP.

Entretien avec le Directeur financier

- Auditeur : Comment sont gérés les encaissements ?

- Directeur financier : Comme vous le savez, le responsable trésorerie a quitté depuis 4 mois. Actuellement,
c’est le Responsable comptabilité qui se charge de la réception des règlements et leurs comptabilisations.

- Auditeur : s’agit-il de la même personne qui se charge de la comptabilisation des factures clients ?

- Directeur financier : Oui c’est vrai.

- Auditeur : Quelle est la procédure appliquée pour la comptabilisation des provisions ?

- Directeur financier : Nous provisionnons à hauteur de 50% lorsque la créance dépasse 180 jours par
rapport à la date d’échéance. Si ça dépasse 360 Jours nous provisionnons l’exhaustivité de la créance.

- Auditeur : Comment faites-vous pour suivre les créances clients ?

- Directeur financier : Le responsable trésorerie dispose d’un état sur L’ERP qui lui donne le détail des
factures en instance de règlement et c’est ce qui constitue la base de suivi de nos créances.

Nous disposons aussi d’une balance âgée clients qui nous permet de suivre les créances par antériorité. Ce
suivi se fait actuellement par le responsable comptabilité client en attendant le recrutement du responsable
trésorerie.

- Auditeur : Comment l'établissement et le respect des délais de règlement et les limites de crédit par client
sont-ils contrôlés ?

- Directeur financier : Les délais de règlement client sont fixés à 60 j fin de mois pour tous nos clients sans
exceptions, sinon nous n’avons pas défini de limite de crédit par client.

Entretien avec le chef comptable

- Auditeur : Quelles sont les règles de provision ?

- Chef comptable : En principe toute créance dépassant 180 jours par rapport à la date d’échéance est
provisionnée à hauteur de 50%. Si la créance dépasse une année, la provision est de 100%

- Auditeur : J’ai vu sur la balance générale que vous avez comptabilisé cette année une perte sur créance
en charges non courantes pour 1,2 millions de dirhams. Sur quelle base avez-vous passé cette écriture ?

- Chef comptable : il s’agit d’une créance qui date de trois années, nous avons fait de notre mieux pour la
récupérer mais je ne pense que nous n’avons plus aucune chance pour l’encaisser.

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- Auditeur : Cette décision est-elle approuvée par le Directeur financier ou le Directeur Général ?

- Chef comptable : Non je n’ai pas une approbation dans ce sens. Il s’agit déjà d’une créance non honorée
depuis 36 mois.

- Auditeur : J’ai su à travers mon entretien avec le Directeur commercial que vous intégrez les factures
manuellement sur l’ERP. Qui se charge de cette partie ?

- Chef comptable : C’est le responsable comptabilité clients qui se charge de la comptabilisation quotidienne
de toutes les factures envoyées par le département commercial.

- Auditeur : Le responsable comptabilité client effectue-t-il un contrôle sur ces factures avant
comptabilisation.

- Chef comptable : Le responsable comptabilité client procède systématiquement à un rapprochement

entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture avant la comptabilisation de cette dernière.

- Auditeur : Comment-vous –vous assurez que vous avez comptabilisé l’ensemble des factures émises ?

- Chef comptable : en principe nous procédons à un rapprochement hebdomadaire entre les factures reçues
et les factures comptabilisées.

Extrait de la procédure gestion des créances

Les créances clients sont provisionnées selon leurs antériorités :

- Créance dépassant trois mois par rapport à la date d’échéance : 50% ;

- Créance dépassant six mois par rapport à la date d’échéance : 100%.

Solde de la balance générale

Compte 31/12/2018 31/12/2017 Variation %

Clients et créances rattachées 49 356 282,00 34 166 918,80 15 189 363,20 44%

Provision pour dépréciation des

1 402 991,80 1 402 991,80 _ 0%
comptes clients

Travail à faire :

Suite aux différents éléments présentés ci-dessus, citez les faiblesses du dispositif de contrôle interne du
cycle ventes-clients, les risques y afférents ainsi que vos recommandations.