Le manuel de procédures des 5 cycles de la société SUD

FRACLIM :
Le présent manuel vous fournit cycle par cycle, les procédures détaillées des travaux
administratifs et comptables assurés par les services de la société SUD FRACLIM.

Les tâches ont été regroupées par cycle et chaque cycle en procédures.

1. Procédure du cycle trésorerie :

Entreprise Page :

SUD FRACLIM Rapprochement bancaire

Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :

 Cette procédure permet de réaliser et de contrôler les rapprochements bancaires

mensuels de chacun des comptes de l’entreprise SUD FRACLIM.

Validation du document Approbation du

document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : service : Direction:
Tel : Date :
Fax :

Destinataires pour action Destinataires pour Validité

information
Tous services Direction Permanente 
Comptabilité à compter du : «date
début validité»
Direction
Temporaire 
valable jusqu’à la fin de
l’expérimentation

Fiche de demande de modification de document n°

Titre du document :
Version : du :
P Objectif de la modification :

O
Origine du besoin :
P

S
Description de la modification :
I

T
I Impact prévisible sur les documents existants :

N Nom et visa : Service : Fonction : Date :

Demande acceptée  Demande refusée 

D Commentaires :

C
 I Désignation des acteurs pour rédiger, vérifier, approuver :
S Rédacteur : Vérificateur : Approbateur :
I Nom :
O Service :

N Nom et visa : Service : Fonction : Date :

Objectifs de la procédure :
Description Générale
 Définir la procédure de réalisation et de contrôle des

rapprochements bancaires mensuels de chacun des

comptes de l’entreprise SUD FRACLIM .

Liste des acteurs et des tâches :

Tâches Acteurs

. 1. Réception du relevé ou extrait Coursier

de compte

2. Rapprochement bancaire Comptable

3. Vérification et approbation Chef comptable

4. Classement et archive Comptable

Fréquence  Une fois par mois

Documents utilisés  Journaux de banque

 Extraits de compte bancaire

Supports informatiques  Logiciel de comptabilité Sage

utilisés
 Excel

Description des Tâches

Enregistrement des écritures de banque :

 Le comptable enregistre l’ensemble des opérations

bancaires dans le journal auxiliaire de banque.
 Il y a autant de journal auxiliaire que de compte
bancaire au nom de l’entreprise.
 Les décaissements autres que les prélèvements sur
comptes

 Le comptable saisie les décaissements sur la base des

talons de chèques ou d’effet de commerce.

 Le comptable établit un état journalier des chèques et

effet émis.

 Les encaissements et prélèvements sur comptes :

 Les encaissements sont saisis sur remise de chèque,
avis de crédit ou relevé bancaire.

1. Réception du relevé ou
 Le coursier récupère auprès des banques, les relevés de
extrait de compte comptes ainsi que les pièces justificatives.

 Standardiste constate l’entrée des pièces sur le registre

des courriers arrivés et transmet au comptable.

2. Rapprochement
 Le pointage des écritures
bancaire  le comptable recherche d’abord sur le relevé
bancaire les écritures de l’état de rapprochement
précédent, et note les écritures restantes encore en
 suspens.

 Le comptable édite les opérations de la période

saisie en comptabilité.

 Le comptable procède au pointage des opérations

sur le relevé avec ceux de la comptabilité.

 Au cours du pointage des relevés, le comptable

remarque une différence entre les écritures passées au
journal bancaire édité par l’entreprise et celui du relève
bancaire, ces remarques les enregistre dans un tableau
de rapprochement.

 Le comptable procède à un premier état de

rapprochement :

 Il reporte le solde de l’extrait bancaire et les

écritures non pointées sur le journal banque et l’état
de rapprochement ancien,

 Il reporte sur le solde du journal banque de

l’entreprise les écritures non comptabilisées du
relevé bancaire.

 Le comptable contrôle l’équilibre de l’état de

rapprochement : le solde de relevé et le solde du
journal de l’entreprise doivent s’égaliser après l’état
de rapprochement.

 Le comptable procède à la comptabilisation des

écritures non comptabilisées dans le journal banque. Le
comptable s’assure qu’il a comptabilisé l’ensemble des
mouvements non pointé sur le relevé bancaire

 Il réédite le journal banque et refait l’état de

rapprochement avec le nouveau solde du journal de
banque.

 L’état de rapprochement nouveau se présente ainsi :

  Du côté du solde du journal de banque de
l’entreprise : aucune écriture non comptabilisée.

 Du côté du solde du relevé bancaire, la liste des

écritures n’ayant pas encore été mouvementés en
banque mais comptabilisées dans le journal de
banque : il s’agi des écritures en suspens.

 Le comptable imprime l’état de rapprochement et

soumet à l’approbation du chef comptable.

3. Vérification et
 Le Chef comptable vérifie la cohérence des documents
approbation :

 Le Chef comptable vérifie que le solde de début

de mois M est égal au solde de fin de mois M-1.

 Le Chef comptable vérifie l'exactitude du

rapprochement bancaire.

 En cas d'insatisfaction, le Chef comptable demande des

informations complémentaires au comptable.

 Lorsque toutes les écritures en suspens et tous les

montants sont expliqués, le Chef comptable approuve
l’état de rapprochement du mois.

4. classement et archive
 Le comptable efface les anciens états de rapprochement
sur le fichier Excel et conserve le nouveau seulement.

 L’état de rapprochement, est conservé au niveau du chef

comptable.

Entreprise Page :

SUD FRACLIM Déclaration de TVA Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :
 Cette procédure permet d’indiquer la séquence de déclaration et de liquidation de
la TVA

Validation du document Approbation du

document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
service : service : Direction/Dépt :
Tel : Date :
Fax :

Destinataires pour action Destinataires pour Validité

information

Tous services Direction Permanente 

Comptabilité à compter du : «date
début validité»
Direction
Temporaire 
valable jusqu’à la fin de
l’expérimentation

Fiche de demande de modification de document n°

Titre du document :
Version : du :

P Objectif de la modification :

O
 Origine du besoin :
P

S
Description de la modification :
I

T
I Impact prévisible sur les documents existants :

N Nom et visa : Service : Fonction : Date :

Demande acceptée  Demande refusée 

D Commentaires :

C
I Désignation des acteurs pour rédiger, vérifié, approuvé :
S Rédacteur : Vérificateur : Approbateur :
I Nom :
O Service :

N Nom et visa : Service : Fonction : Date :

Description Générale Objectifs de la procédure :

 Cette procédure permet d’indiquer la séquence de

déclaration et de liquidation de la TVA

Liste des acteurs et des tâches :

 Tâches Acteurs

1. TVA collectée Comptable

. 2. TVA récupérable Chef comptable

3. Etablissement de l’état Chef comptable

préparatoire de déclaration

. 4. Vérification et approbation Chef comptable

Gérant

5. Imprimé de déclaration de TVA Comptable

6. Déclaration et liquidation de la Chef comptable

TVA

7. Comptabilisation Comptable

Fréquence  Une fois par mois

Documents utilisés  Journal achat

 Journal vente
Supports informatiques  Logiciel de comptabilité Sage.
utilisés  Excel

Description des Tâches

 L’entreprise est soumise à la TVA sur encaissement,

déclaration mensuelle.

 Le chef comptable établit l’état préparatoire à la déclaration,

qui liste les factures utilisées, les fournisseurs et clients, le
 mode de paiement, la date de paiement ainsi que le taux et
montant de TVA…

 Le chef comptable remplit l’imprimé de déclaration de TVA.

1. TVA collectée
 Le comptable réunit et liste les décomptes encaissés du
Mois. Il établit un tableau indiquant la date, le montant HT, le
TTC, la TVA,

 Le comptable totalise la TVA collectée de la période.

2. TVA récupérable
 Le chef comptable liste les décaissements sur charge de la
période précédente, dans un tableau. Il distingue les montants
HT, le TTC, la TVA, indique le mode de paiement et le
fournisseur.

 Le chef comptable totalise la TVA récupérable.

3. Etablissement de l’état
 Le chef comptable établit l’état préparatoire de la déclaration.
préparatoire de
 L’état comporte la liste des décomptes encaissement donnant
déclaration lieu à déclaration de la TVA collectée.

 Il comporte la liste des factures et décaissement donnant lieu à

déclaration de TVA récupérable.

4. Vérification et
 Le chef comptable vérifie les factures avec l’état préparatoire
approbation et joint l’ensemble.

 Le chef comptable remet l’état préparatoire au gérant.

 Le Directeur approuve l’état préparatoire à la déclaration de

TVA.

 Le chef comptable appose le cachet déclaration de TV sur

toutes les pièces et factures utilisées dans la déclaration.

5. Imprimé de déclaration
 Le comptable se procure l’imprimé de déclaration.
de TVA
 Le chef comptable remplit correctement l’imprimé de
déclaration et soumet à l’approbation et signature du directeur.
 6. Déclaration et  Le comptable procède à la déclaration et liquidation de la

liquidation de la TVA TVA à la direction des impôts.

 La déclaration est souvent déposée par le coursier;

 Le comptable reprend le reçu de la perception.

7. Comptabilisation
 Le comptable enregistre l’écriture de déclaration et de
liquidation de la TVA sur la base respectivement de l’imprimé
de déclaration et le reçu.

 Le comptable classe l’imprimé de déclaration, l’état

préparatoire et le reçu dans le classeur de déclaration de TVA.

Entreprise Page :

SUD FRACLIM Gestion et contrôle de caisse

Version :
Manuel de Procédure
Date :

Objet :
 Cette procédure permet de réaliser le suivi et la gestion des mouvements de fonds
effectués par le biais de la caisse de l’entreprise SUD FRACLIM.

Validation du document Approbation du

document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
service : service : Direction :
Tel : Date :
Fax :

Destinataires pour action Destinataires pour Validité

information
Responsable matériel Direction Permanente 
Caissier à compter du : «date début
validité»
Comptable
Temporaire 
valable jusqu’à la fin de
l'expérimentation

Description Générale Objectifs de la procédure :

 S'assurer tout au long de l'exercice de l'exactitude du

suivi et de la réalité des mouvements d'espèces au
sein de SUD FRACLIM.

Liste des acteurs et des tâches :

Tâches Acteurs

1. Décaissements et Comptable
enregistrement des mouvements
correspondants

2. Réception de fond de caisse Caissier

3. Opérations de fin de journée Comptable

4. Contrôle de la caisse PDG

5. Rapprochement registre de PDG

caisse et journal de caisse.

Pré-requis Les mouvements d'espèces au sein de l’entreprise sont

principalement de deux types :

 Les décaissements pour achat de fournitures et frais

divers
 Les avances au personnel

La caisse dispose d'un fonds de caisse déterminé par le

PDG.
 Description des Tâches

1. Décaissements et
 Certaines dépenses peuvent être payées en espèces par la
caisse (courses, timbres, avance…) achat de faible valeur
enregistrement des
(achat de fourniture de bureau...)
mouvements correspondants  Les paiements effectués sont aussitôt enregistrés par le
comptable sur le registre de caisse. Ce registre détaille
chaque paiement :
 la nature du décaissement et la ventilation
selon les comptes comptables correspondants,
 le nom du fournisseur,
 le nom du demandeur.
 Aucun paiement ne peut être effectué sans pièce
justificative.
 Le comptable reçoit les pièces justificatives et constate le
mouvement dans le journal de caisse.

2. Réception du fonds de  La caisse est alimentée par le PDG selon les besoins
caisse (déplacements, achat de fourniture de bureau ….)

3. Opérations de fin de  Le caissier vérifie à la fin de la journée la cohérence du

journée pour le comptable solde du journal de caisse avec le solde physique de la
caisse.

 En cas d'écart, le comptable doit effectuer les recherches

appropriées afin d'isoler ou de corriger l'erreur détectée.

 Si le comptable trouve l'origine de l'écart, il

reprend la procédure normale,

 Si le comptable ne trouve pas l'origine de

l'écart, il note l’écart, jusqu'au contrôle avec le
chef comptable.

 Le comptable enregistre les pièces justificatives au

journal de caisse.

4. Contrôle de la caisse  Le PDG effectue un comptage de la caisse en présence

du comptable.
  Il vérifie que le solde de la caisse est égal au montant
du registre de caisse validé par le comptable.

 En cas d’écart :

 Le PDG, recompte la caisse et vérifie le

registre de caisse.

5. rapprochement registre de  Une fois le contrôle de caisse effectué avec le PDG, le

caisse et journal de caisse comptable doit régulariser le journal caisse avec le
registre de caisse.

 Il compare les dépenses enregistrées sur le registre avec

les mouvements constatés sur le journal de caisse.

 Le comptable s’assure que toutes les dépenses (frais,

achat,…) sur le registre de caisse sont comptabilisées au
journal.

 Le comptable vérifie que toutes les alimentations de

caisse sont comptabilisées.

2. Procédure du cycle achat & approvisionnement :

Entreprise Page :

SUD FRACLIM Achat de marchandises Version :

Manuel de Procédure
Date :

Objet :
 Définir la procédure d’approvisionnement

Validation du document Approbation du

 document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : Service : Direction :
Tel : Date :

Destinataires pour action Destinataires pour information Validité

Tous services Direction Permanente 

Comptabilité Responsable matériel à compter du : «date
début validité»
Assistante de direction
caissier Temporaire 
valable jusqu’à la fin de
l’expérimentation

Objectifs de la procédure :
Description Générale
 Cette procédure doit permettre de s’assurer que toutes les
commandes correspondent réellement à des demandes
d’achats approuvées et que les factures sont enregistrées
en exhaustivité.

Liste des acteurs et des tâches :

Tâches Acteurs
1. Demande d’achat Service demandeur

(chef atelier)

2. Prospection et appel d’offre Responsable d’achat

3. Réception et enregistrement Magasinier

4. Suivi des comptes et règlement Comptable

  A définir
Fréquence
 Facture Fournisseur
Documents utilisés  Registre de caisse

 Logiciel de comptabilité Sage, gestion commerciale

Supports informatiques
utilisés
Description des Tâches

1. Demande d’achat  Toute commande doit être précédée d’une demande d’achat
formelle.
 Le service initiateur envoie une demande d’achat
contenant la quantité et la nature de la commande
 Pour tout ce qui est fourniture de bureau, le RAF doit s’en
charger à la fin de chaque mois.
 Dans tous les cas, la demande doit transiter par le gérant
pour visa.
2. Prospection et  Après avoir reçu la demande d’achat, le service achat fait
une prospection et lance un appel d’offre en envoyant
appel d’offre
des demandes de prix aux fournisseurs concernés.
 Un bon de commande est établit par le service achat en
3 exemplaires : un est envoyé au service comptabilité, un
autre envoyé au fournisseur, et le 3ème est gardé par le
service achat.
 Ce bon de commande porte la signature du DG, et du
directeur de l’usine.
 3. Réception et -La commande est reçue par le service magasin

enregistrement
-Elle se fait vérifiée par un technicien, pour contrôler sa qualité.

-le DAF contrôle la conformité entre facture, bon de commande

et bon de livraison et vise le bon de livraison et la facture.

-Le comptable enregistre la facture, y appose le cachet « saisie

le … » puis le classe dans la chemise du fournisseur concerné.

-Le service magasin établit sur la base du bon de commande un

BR en 3 exemplaires : envoyés à la comptabilité pour la
facturation, au service achat, et le 3ème est conservé par le
magasin, et il met à jour la fiche de stock.

4. Suivi des comptes  Tenir un échéancier des règlements

et règlement  Préparer le moyen de paiement, signature par les

personnes compétentes.
 Comptabilisation du règlement.
 A l’approche de la date de règlement, le DAF édite l’état
des factures échues (avec la liasse facture, bon de
commande et bon de livraison), collabore avec le gérant
pour les règlements en fonction de la situation de la
trésorerie et appose la mention « à payer » sur les
factures à payer.

3-Procédure du cycle stock :

 Entreprise Page :

SUD FRACLIM Gestion du stock

Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :
 Définit la procédure de tenue et suivi du stock de matière premières et marchandises
Validation du document Approbation du
document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : Service : Direction :
Tel : Date :

Destinataires pour action Destinataires pour Validité

information

Tous services Direction Permanente 

Comptabilité à compter du : «date
début validité»
Responsable Achats
Magasin Temporaire 

Chef d’atelier valable jusqu’à la fin de

l’expérimentation

Objectifs de la procédure :
Description Générale
 Définit la procédure de tenue et suivi du stock de
matière premières et marchandises.

Liste des acteurs et des tâches :

Tâches Acteurs
 1. Expression et identification Le chef de l’atelier
de besoin

2. Livraison Magasinier

3. Bon de sortie et mise à jour Magasinier

de stock

4. Mise à jour du fichier stock Magasinier

 A définir
Fréquence
 Bon de livraison.
Documents utilisés

Supports informatiques  Logiciel Sage.

utilisés

Description des Tâches

 Besoin interne
1. Expression et
identification de  Le chef d’atelier fait une liste de besoins et la transmet au
besoin magasinier.

 le magasinier vérifie à travers le logiciel de gestion de

stock, l’existant de la matière première, ou bien
fourniture et produit d’entretien.
 .

2. Livraison  En cas de non disponibilité partielle ou totale des articles

demandés, le magasinier établit une demande d’achat au
service « achats » Pour entamer la procédure
d’approvisionnement

 S’il existe en stock les matières demandées, sont livrées

au chef de l’atelier.

3. Bon de sortie et  Le magasinier renseigne, le formulaire de livraison dédié

mise à jour de à la sortie de magasin pour les ateliers. Il précise le nom
stock de l’atelier, le nom du responsable, la référence de la
matière première ou fourniture livrée, la date du jour. Les
le numéro de bon de livraison.

 Le magasinier imprime un exemplaire du bon de

livraison, et le soumet à la signature des personnes
indiquées : le magasinier, le responsable de l’atelier et
l’intervenant (la personne qui a intervenu pour la
manipulation au cas où elle est distinct du responsable de
l’atelier.)

 Le magasinier mentionne dans la partie observation :

toute information particulière expliquant la sortie de la
pièce.

4. Mise à jour du  Il s’agit d’un classeur dédié à recevoir toutes les

fichier de stock informations concernant la matière première, et les
fournitures et produit d’entretien.
 Le classeur est soumis à l’approbation du responsable
d’atelier, pour le besoin de l’information.
 Entreprise Page :

SUD FRACLIM Retour en stock

Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :
 Définir la procédure de retour en stock des pièces ou machines.

Validation du document Approbation du document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : Service : Direction :
Tel : Date :
Fax :

Destinataires pour action Destinataires Validité

pour
information

Tous services Direction Permanente 

Magasin Conducteur des à compter du : «date début validité»
travaux
Chef de chantier Temporaire 
Responsable
Responsable dépôt de valable jusqu’à la fin de l’expérimentation
achat
chantier
approvisionnem
ent

Objectifs de la procédure :
Description Générale  Définir la procédure de retour en stock des pièces ou
machines.

Liste des acteurs et des tâches :

 Tâches Acteurs

1. Retour en Magasinier

stock

 A définir
Fréquence
 Fiche de stock d’atelier
Documents utilisés

supports informatiques  Logiciel Sage

utilisés

Description des Tâches

1. Retour en stock

 En cas de retour des pièces ou machines le

magasinier les réceptionne, vérifie les quantités et les
références.

 vérifie la fiche de stock, et compare entre les

quantités sorties et quantité entrées.

 le magasinier constate le retour comme une nouvelle

entrée, est se charge de la mise à jour de la fiche de
stock avec la quantité du stock final

 Le magasinier classe les pièces dans les casiers par

catégorie

4 Procédure du cycle personnel – paie :

 Entreprise Page :

SUD FRACLIM Recrutement personnel

Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :
 Définir la procédure de recrutement du personnel cadre de l’entreprise et des
opérateurs.

Validation du document Approbation du

document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : Service : Direction :
Tel : Date :

Destinataires pour action Destinataires pour information Validité

Tous services Direction Permanente 

Service personnel à compter du : «date
début validité»
Conducteur des travaux
Temporaire 
valable jusqu’à la fin de
l’expérimentation

Objectifs de la procédure :
Description Générale  Définir la procédure de recrutement du personnel
qualifié et cadre de l’entreprise et des chauffeurs.

Liste des acteurs et des tâches :

Tâches Acteurs

1. Expression du besoin Service demandeur

Direction générale
 2. Validation du besoin Direction Générale

3. Formalisation Service administratif

4. Recherche de candidat Direction générale

Service administratif

5. Sélection Comité de sélection :

Direction générale
Responsable service
demandeur
Service administratif

6. Entretien de recrutement Direction générale

Responsable du
service demandeur
Service administratif

7. Choix de profil Comité de sélection

8. Accueil et intégration Service administratif

9. Formalités administratives Service administratif

Description des Tâches

1. Expression du besoin Le responsable du service exprime la nécessité de recruter.

 Il peut s’agir d’un poste vacant

 Il peut s’agir d’un nouveau poste crée par

nécessité.

La direction identifie le besoin de créer un nouveau poste.

2. Validation du besoin  Lorsque le besoin est identifié par le service
demandeur,
 la direction étudie la nécessité proposée en
collaboration avec le chef de service demandeur et le
responsable administratif, si le remplacement peut être
fait par des sources internes.
 Lorsque le choix de recrutement externe est retenu, la
direction autorise le service administratif de procédé à
un recrutement.

3. Formalisation  Le responsable administratif procède à la formalisation

du besoin : celle ci se fait en collaboration avec le
responsable du service demandeur

 Définition et description de l’emploi à

pourvoir;

 Définition et identification du poste : le service

administratif définit la place du nouveau poste
dans l’organigramme hiérarchique de
l’entreprise, établit les relations fonctionnelles
et transversale et définit la nature des échanges
en cas de nouveau poste.

 Définition du profil de poste : le responsable

administratif définit, conjointement avec le
responsable du service demandeur le profil du
candidat au poste suivant les exigences du
travail à réaliser : qualification, diplôme et
compétence.

4. Recherche de candidat  Le responsable du service administratif établit

l’annonce de l’offre d’emploi. il inscrit :

 Le nom de l’entreprise et l’activité

 Le poste à pourvoir et la mission du poste

  Le profil du candidat : niveau d’étude,
compétence, expérience, qualité personnel ....

 La composition du dossier de candidature : CV,

lettre de motivation, copie diplôme, ...

 Le moyen de contacter l’entreprise.

 Le service administratif choisit le canal d’annonce

d’appel d’offre d’emploi : soit le journal officiel,
l’Anapec, les cabinets spécialisés de recrutement...

5. Sélection  Au fur et à mesure de la période de candidature, le

service administratif suit le dossier des postulants au
poste.
 Le traitement de dossier : le responsable administratif
analyse et classe suivant la qualité des dossiers et les
soumet au choix du comité de sélection.
 Le comité de sélection est composé du directeur
générale, du responsable du service demandeur et du
responsable administratif.
 Le comité analyse et étudie les dossiers et choisit les
meilleurs profils convenant au poste.

6. Entretien de  À la phase de sélection, le comité établit un ordre

des candidats à rappeler pour l’entretien. Le
recrutement
responsable administratif établit aussi le planning
des entretiens.
 Le responsable du service administratif se charge
de contacter les candidats et fixe le jour, l’heure et
le lieu de l’entretien.
 L’entretien se déroule dans les locaux de
l’entreprise. Le responsable administratif se charge
de préparer le dossier d’entretien, il le soumet à
chaque membre du comité de l’entretien
 le candidat est reçu par la secrétaire en attendant
 de passer à la salle d’entretien.
 L’entretien porte sur des mises en situation. sur des
aspects pratiques pour technicien et des
propositions de salaire.
 Les chauffeurs et opérateurs passent un test de
conduite.
 Le candidat est remercié de sa présence.

7. Choix de profil  Après la phase de l’entretien, le comité se réunit et

décide du candidat à retenir.
 Le responsable du service administratif se charge
de contacter le candidat.
 Ceci peut se faire sur le champ, quelque instant
après l’entretien dans ce cas le comité informe
directement le candidat de son choix.
 Le candidat peut être contacté quelques jours après,
 Lorsque le candidat initialement choisit se retire, le
service administratif, avec le comité peut décider
de contacter un autre candidat.
 Le responsable du service administratif prend
rendez-vous avec le nouveau salarié afin de remplir
les formalités administratives, la signature de
contrat, ...
 Le responsable du service administratif confirme
la date de début pour le nouveau salarié.

8. Accueil et intégration  À la date de début, le nouveau salarié est accueilli au

service administratif qui se charge de lui présenté
l’équipe de travail et son nouveau poste.

 Une réunion se tient avec le nouveau salarié et son

supérieure hiérarchique afin de faire lumière sur les
tâches qui lui sont confiées.
 9. Formalités  Le responsable du service administratif entame les
procédures administratives, établissement du de
administratives
contrat de travail, déclaration à la CNSS...

 Le candidat fournit trois photos, son CV, une copie de

la CIN le diplôme ou une copie, pour les postes
nécessitant une expérience, une attestation de travail et
le bulletin de paie. Si possible le N° d’immatriculation
à la CNSS.

 Le contrat de travail est établi en deux exemplaires,

signé par la direction et le nouvel salarié. Les deux
exemplaires sont légalisés par le nouveau salarié.

 Le responsable administratif constitue le dossier

permanent du salarié et attribue un numéro
d’immatriculation interne à l’entreprise. Les dossiers
sont classés dans des chemises par ordre du n°
d’immatriculation.

 Le responsable administratif établit l’engagement de

domiciliation, le soumet à l’approbation et signature de
la direction et le remet au salarié qui se charge de le
légaliser et de le remettre au service administratif.

Entreprise Page :

SUD FRACLIM Déclaration du Personnel Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :
 Définir la procédure de déclaration du personnel à la caisse nationale de sécurité sociale des
nouveaux employés.
Validation du document Approbation du document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : Service : Direction/Dépt :
Tel : Date :
Fax :

Destinataires pour action Destinataires pour information Validité

Tous services Direction Permanente 

Service personnel à compter du : «date début
validité»
Assistante de direction
coursier Temporaire 
valable jusqu’à la fin de
l’expérimentation

Objectifs de la procédure :
 Définir la procédure de déclaration du
Description personnel à la caisse nationale de sécurité
sociale des nouveaux employés.

Liste des acteurs et des tâches :

Acteurs
Tâches

Responsable
1. Constitution du dossier personnel
administratif

Responsable
2. Réunion des pièces et documents
administratif

3. Démarche d’immatriculation Coursier

4. Remise de la carte au concerné Responsable

 administratif

Description des Tâches

1. Constitution du  Le recrutement du salarié se conclut par la constitution
du dossier personnel.
dossier personnel
 Le responsable administratif doit immatriculer le salarié
à la CNSS.

 Lorsque le salarié dispose déjà de son n°

d'immatriculation il le remet au service administratif qui
l’inclut dans le dossier du salarié et servira à la
déclaration des charges sociales sur salaire.

2. Réunion des pièces et  Le salarié remet les documents nécessaires au service

administratif, avant la signature du contrat.
documents
 Le responsable administratif :

 Regroupe les documents concernant l’immatriculation à

la CNSS : copie de la CIN, photo,

 Etablit la demande d’immatriculation et la soumet à la

signature du directeur.

 Remet la demande d’immatriculation et les documents

au coursier pour déposer à la CNSS

3. Démarche  Coursier dépose la demande d’immatriculation à la

CNSS, ainsi que la photo et la copie de la CIN.
d’immatriculation
 La demande d’immatriculation est approuvée dans un
délai de 48 H. La caisse nationale de sécurité sociale
émet une carte d’affiliation.
 4. Remise de la carte au  Le responsable administratif remet la carte au salarié et
met à jour le dossier individuel en y ajoutant le n°
concerné
d’immatriculation.

Entreprise Page :

SUD FRACLIM établissement de la paie

Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :
 Définir la procédure d’établissement et de règlement des salaires.

Validation du document Approbation du

document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : Service : Direction :
Tel : Date :

Destinataires pour action Destinataires pour information Validité

Tous services Direction Permanente 

Service administratif et à compter du : «date
personnel début validité»
Chef de chantier Temporaire 
Comptabilité valable jusqu’à la fin de
l’expérimentation
 Objectifs de la procédure :
Description Générale  Définir la procédure d’établissement et de règlement
des salaires.

Liste des acteurs et des tâches :

Tâches Acteurs

1. Relevé de la pointeuse du Le responsable

travail administratif

2. Décompte des heures Responsable

supplémentaires administratif

Responsable
3. Décompte des congés payés
administratif

Comptable
4. Traitement des avances sur
salaire

Responsable
5. Etablissement des salaires
administratif

Responsable
6. Détermination de la paie
administratif

PDG
7. Vérification et correction

Responsable
8. Approbation des salaires
administratif

9. Paiement des salaires

Responsable
10. Arrêté des salaires définitifs
administratif
 comptable
11. Déclaration des charges
sociales et charges patronales

 Chaque mois
Fréquence
 Fiche de pointage
Documents utilisés  Bulletin de salaire

Supports informatiques  Logiciel Sage gestion comptabilité

utilisés

Description des Tâches

1. Relevé des feuilles de  Pour le personnel une pointeuse note les absences et
travail les retards en indiquant les heures d’entrée et de sortie
de chacun et les jours d’absences.
 Le responsable administratif fait le décompte pour
chaque personne.

2. décompte des heures  Le décompte des heures supplémentaires se fait à

supplémentaires partir des feuilles de travail journalier fournit par
l’atelier.
 Responsable administratif se charge de totaliser les
heures supplémentaires.

3. Décompte des congés

 Le responsable administratif suit sur un état les
payés
congés pris par le personnel.

4. Traitement des avances

 Les avances sur salaire sont gérées au niveau du
sur salaire
comptable.
 Dans la détermination du salaire, le responsable
administratif tient en compte les avances sur salaire.
 5. Etablissement des  le responsable administratif fait le décompte des

salaires congés, heures supplémentaires, et absence. Il prépare

l’état du salaire.
 Le responsable saisit les informations dans le logiciel
pour la détermination de la paie.

6. Détermination de la paie  Avant le 5/M+1, le décompte définitif des jours

effectifs de travail du personnel, ainsi que les heures
supplémentaires, est terminé.
 Sur la base des décomptes définitifs, le responsable
administratif établit les bulletins de paie définitifs du
mois.

7. Vérification  Le responsable administratif imprime l’ensemble des

bulletins de paie.
 Il les soumet à l’approbation de la direction.

8. Approbation  Le chef comptable procède à la préparation des ordres

de virement et les chèques de règlement.

9. Paiement des salaires  Chaque personne dispose d’un compte

 La direction donne l’ordre de virement à la banque.

10. Déclaration des charges  Le responsable administratif procède à la déclaration des

sociales et charges charges salariale et des charges patronales.

patronales  La déclaration se fait en ligne. L’entreprise disposant

d’un compte sur le portail de la CNSS.
 Le responsable administratif exporte les bulletins de
salaires du logiciel sur le site de la CNSS.
 La déclaration est effective au max j+2 après
confirmation du prélèvement par la CNSS. Celle-ci se fait
par le bordereau de prélèvement, envoyé par la CNSS à la
société.
 Les bulletins de salaires définitifs sont imprimés et mis à
la disposition des bénéficiaires.

11. Déclaration et  Le chef comptable procède à la déclaration mensuelle

 liquidation de l’impôt sur
le revenu
de l’impôt sur le revenu.
 Le chef comptable établit le chèque de paiement de
l’IR
 Le chèque est remis au coursier pour liquidation de
l’IR à la direction des impôts avant la fin du Mois+1.
 Il retire le reçu de paiement de l’IR de la direction
des impôts.et le remis au chef comptable.
 L’orignal est transmis à la comptabilité pour
enregistrement et une copie reste au service
administratif et financier.

Entreprise Page :
Déclaration Accident de
SUD FRACLIM
Travail Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :
 Définir la procédure de déclaration des accidents de travail.

Validation du document Approbation du

document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : Service : Direction :
Tel : Date :
Fax :

Destinataires pour action Destinataires pour information Validité

Tous services Direction Permanente 
Responsable administratif et Conducteur des travaux à compter du : «date
personnel début validité»
Le chef de chantier Temporaire 
Le chef d’atelier valable jusqu’à la fin de
l’expérimentation

Objectifs de la procédure :
Description Générale  Définir la procédure de déclaration et d’intervention
et de traitement des d’accident de travail.

Liste des acteurs et des tâches :

Tâches Acteurs

1. Déclaration des accidents de Personnel intéressé

travail
Chef de l’atelier

2. Traitement Responsable

administratif

3. Suivi des accidents de travail. Responsable

administratif

Chef de l’atelier

Responsable de
4. Mesure de sécurité
l’atelier

Responsable

administratif
Description des Tâches
 L’entreprise dispose d’un contrat de prestation avec
un médecin : le médecin de l’entreprise.

 Le personnel est tenu de respecter les mesures de

sécurité, dans ateliers et tout lieu de représentation de
l’entreprise.

 Les accidents de travail survenant dans les ateliers ou

tout autre lieu de travail ou de représentation de
l’entreprise doivent être déclarés, instantanément ou
au maximum dans un délai de 24 H à la direction
administratif et à l’assureur ou la police.

1. Déclaration des  Les accidents de travail survenant dans l’atelier doit

accidents de travail être déclarés le plus vite possible à la direction
administratif dans un délai de 24 H, sauf cas de force
majeur.

 Le responsable de l’atelier ou un témoin ou

l’intéressé contacte par téléphone soit :

 le responsable administratif ;

 Le responsable administratif informe le

Directeur.

 le responsable administratif doit déclarer dans le

délai de 48 H l’accident survenu à l’entité assureur
ou à la police du lieu de l’accident.

 Le responsable administratif remplit l’imprimé de

déclaration d’accident du travail.

 Le chef de l’atelier doit, au cas où la direction n’est

pas informée, faire la déclaration de l’accident à la
police.
 2. Traitement  Le salarié doit garder toutes les pièces justificatives
concernant le traitement et les consultations.
L’ensemble est remis au responsable administratif
pour suivre le dossier d’indemnisation par l’assureur.

 Le responsable administratif remplit et adresse le

formulaire de déclaration d’accident de travail,
accompagné d’un certificat médical.

 Le certificat est fourni par le salarié.

 Lorsque le salarié doit prolonger sa convalescence au

delà de 15 jours le responsable administratif doit
informer l’assureur.

3. Suivi des accidents de  Le responsable administratif tient un dossier de suivi

des accidents de travail, qui retrace les caractéristiques
travail.
de chaque cas de figure.
 Il met à jour ses statistiques après chaque accident.

 Les données concernant les accidents de travail sont à

la base de la remise en cause de la politique de
sécurité ou des méthodes de travail.

 Le chef de l’atelier doit noter sur le cahier l’accident de

travail survenu, ainsi qu’un résumé descriptif.

4. Mesure de sécurité  Le responsable de l’atelier doit faire un rapport des

faits conduisant à l’accident.

 Le responsable administratif, conjointement avec la

direction vérifie s’il s’agit d’une faille de la mesure de
sécurité :

 Soit ils remettent en cause la mesure et

propose une autre plus sécurisante.

 Soit, lorsque l’accident survient suite au non

respect de la mesure de sécurité, la direction
 renforce les mesures contraignant l’application
de la procédure.

Entreprise Page :

SUD FRACLIM Congés payés

Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :
 Définir la procédure de demande et d’octroi des congés payés.

Validation du document Approbation du

document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : Service : Direction :
Tel : Date :
Fax :

Destinataires pour action Destinataires pour information Validité

Tous services Direction Permanente 

Personnel à compter du : «date
début validité»
Responsable administratif
et personnel Temporaire 
valable jusqu’à la fin de
l’expérimentation
 Objectifs de la procédure :
Description Générale
 Définir la procédure de gestion des départs en congé
payés.

Liste des acteurs et des tâches :

Tâches Acteurs

1. Demande de congé payé Salarié

2. Vérification du droit au congé Responsable

payé administratif

Supérieur hiérarchique

3. Mise à jour du dossier Responsable

individuel administratif

Description des Tâches

 Les salariés bénéficient d’un congé payé légal et
réglementaire.

 La règle de calcul du droit au congé est décrite par dans

le code de travail (art 231 à 243)

 Le personnel est tenu de suivre son droit au congé ou

s’informer auprès du responsable de personnel.

 Le personnel doit informer le responsable administratif

dans un délai de 1 mois avant la date prévue de départ
en congé.

1. demande de congé payé  Les congés payés sont gérés au niveau de responsable
administratif.
  Le salarié émet la volonté de prendre congé. Il informe
le responsable administratif dans un délai de 1 mois
avant la date de départ en congé prévue.

 Le salarié récupère le formulaire de demande de congé

payé auprès du responsable administratif.

2. Vérification du droit au  Le responsable administratif traite les demandes de congé

cas par cas.
congé payé
 Il vérifie dans le dossier du personnel les congés antérieurs
et le droit au congé payé pour le salarié. Le responsable
administratif calcule la période réglementaire pour le
salarié.
 Le responsable administratif informe le responsable
hiérarchique du salarié demandeur. Suivant les besoins du
service la date de congé peut être avancée ou retardée.
 Le responsable administratif traite les demandes et
informe le personnel du sort de la demande de congé.
 Le responsable administratif remplit le formulaire de la
décision de congé.
 Le salarié est informé du nombre de jour des congés et de
la date de retour.

3. Mise à jour du dossier  Le responsable administratif dispose du registre

légal de congé payé.
individuel.
 Le R. A tient un fichier de suivi des congés payés
par salarié.
 À chaque sortie pour congé payé, par un salarié le
responsable administratif met à jour le fichier de
suivi de congé.
 Le responsable administratif classe la demande
dans le dossier individuel du salarié.
 Le fichier de suivi de congé payé peut être consulté
par le salarié sur sa demande.
 5 Procédure du vente-Client :
Entreprise Page :

SUD FRACLIM Vente-clients

Version :

Manuel de Procédure Date :

Objet :
 Définir la procédure de vente

Validation du document Approbation du

document

Rédacteur Vérificateur
Nom : Nom : Nom :
Service : Service : Direction :
Tel : Date :

Destinataires pour Destinataires pour information Validité

action

Tous services Direction Permanente 

Comptabilité à compter du : «date
début validité»
Responsable Achats
Magasin Temporaire 

Chef d’atelier valable jusqu’à la fin de

l’expérimentation

Objectifs de la procédure :
Description Générale
 Définir la procédure de vente.

Liste des acteurs et des tâches :

 Tâches Acteurs

1. Recevoir la demande Service commercial

2. Emettre de devis Responsable

commercial

3. Etablissement de bon de Service commercial

commande

Magasinier
4. Vérification et expédition de
marchandises

5. La facture et le bon de livraison Service facturation

Comptable
6. La comptabilisation
  A définir
Fréquence
 Bon de commande
Documents utilisés  Bon de livraison

 Logiciel Sage session comptabilité

Supports informatiques
utilisés

Description des Tâches

 Expression du besoin :
1. Recevoir la
• Responsable commercial reçoit une demande de
demande de
marchandises marchandises.

• Il s’assure en premier lieu de la solvabilité du client

• Il établit les devis ainsi que les bons de commande

 Le responsable technique émet un devis, ce dernier doit

2. Emettre de devis
être signé par la direction commerciale,

 Le client envoie le bon de commande, qui doit être

soumis à l’approbation du responsable d’atelier.
 Le service commercial reçoit la commande de la part du
3. Etablissement de client. La commande se fait négocier par la direction
bon de commande commerciale supervisé du directeur général.et donne la
réponse au client.
 Le service facturation établis les bons de commandes.

 Dès que le magasinier reçoit le bon de livraison du

4. Vérification et service commercial en incluant les informations
expédition de suivantes : date, nom du client, référence, libellé,
marchandises
quantité, signature du client et du responsable
commercial, il procède à la livraison client en
prélevant les produits demandés du stock.
  Dès qu’il reçoit le bon de livraison, le service
5. La facture et le comptable procède à la saisie, édition et signature
bon de livraison des factures :
l’original au client
un exemplaire de comptabilité
un exemplaire de dossier au service commercial
 La facture est envoyée au client avec le BL par le
service commercial (back office).

 Le comptable reçoit la facture et procède à la

6. Comptabilisation
comptabilisation.

 Il veille à affecter le montant de la facture au compte

approprié sous la bonne rubrique.
COMPELMENTS
ANNEXES
 ANNEXE : Gestion des comptes bancaires

Standardiste comptable RAF

Relevé bancaire Relevé bancaire

Bq

Enreg Etab

Registre Etat de Etat de

courrier rapprochement rapprochement

Ecritures Contrôle et
d’ajustement approbation

Source : nous mêmes

 ANNEXE : Encaissement par chèque
S.
Standardiste Caissier Chef comp. Courtier Trésorier
recouvrement

Chèque Chèque Chèque Chèque Chèque

Clt Bq

Enrg Chèque Vérificat° Visa

Registre
Etab
C

Bordereau Borderea
de remise u de
remise

Visa

Borderea Borderea Bq
u de u de
remise remise

Vér

Borderea Borderea
u de u de
remise remise

Enrg

C
Source : nous-mêmes
 ANNEXE : Encaissement en espèces
Caissier Magasinier RAF Comptable Courtier

Récept°
Clt des Espèces Bq
espèces

Vér

Etab

Pièce de
Clt Pièce de caisse
caisse

Enreg Livraison

Brouillard Brouillard
de saisie de saisie

Visa
Bordereau Bordereau
de remise de remise Bq

Situation
de caisse

C
Etab Enreg

Situation
de caisse C

Source : nous mêmes