Procédure

Contrôle des documents et des

enregistrements
Numéro de document: Numéro de révision: Date de publication :
01-01 Brouillon
Propriétaire du document : Approuvé par:
COORDINATEUR DES SYSTÈMES RESPONSABLE QUALITÉ
QUALITÉ

1. Portée
Cette procédure s'applique à toute la documentation interne du système de gestion de la
qualité ainsi qu'à la documentation externe/confidentielle pertinente.

2. Responsabilité
2.1. Le coordonnateur des systèmes qualité est responsable de garantir la mise en œuvre
de cette procédure.
2.2. Tous les employés doivent être conscients du contenu de cette procédure et se
conformer aux exigences.
2.3. Il est de la responsabilité de chaque responsable/superviseur de département de
s'assurer que tous les documents/enregistrements restent lisibles et facilement
identifiables.

3. Définitions
3.1 Document : Un document écrit, imprimé ou électronique qui porte l'original, officiel ou
légal
forme de quelque chose et peut être utilisé pour fournir des preuves ou des
informations décisives.
3.2 Enregistrement : Un enregistrement fournit une preuve objective qu'un certain type de
systèmes requis
une activité s’est produite. Ceci est un formulaire complété.

4. Abréviations
WI: Instruction de travail
AMADOUER: Procédure d'opération standard
QSC : Coordonnateur des systèmes qualité

5. Général

6. Formats et numérotation
6.1 Caractérisation
 Chaque élément du système de gestion de la qualité s'est vu attribuer un numéro
comme ci-dessous :
N° ÉLÉMENT
D'ÉLÉMENT :
01 Contrôle des documents
02 Communication
03 Responsabilité de la direction
04 Amélioration continue
05 Audit interne
06 Contrôle des non-conformités
07 Action corrective/préventive
08 La sécurité alimentaire
09 Santé et sécurité au travail
10 Environnemental
11 Matériel entrant
12 Traitement
13 Produits finis
14 Ingénierie
15 Assurance qualité
16 Entraînement
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 17 HEURE
18 Approvisionnement du marché
20 Gestion de la continuité des activités

6.2 Numérotage

01-01 Fait référence à la première procédure sous l'élément 01.

01 - 01 - 01 WI / Première instruction de travail ou procédure opérationnelle standard selon la

SOP première procédure de l'élément 01
Remarque : les instructions de travail ou procédures opérationnelles standard
sont différenciées par le WI et le SOP.
01 - 01 - 01 F1 Premier formulaire sous la première instruction de travail ou SOP sous la
première procédure de l'élément 01

01 - 01 - 01 WA1 Première aide au travail selon la première instruction de travail ou SOP selon
la première procédure de l'élément 01

6.3 Mise en page

 Toutes les procédures du système seront formatées conformément à la procédure de
contrôle des documents 01-01.
 Toutes les instructions de travail et formats SOP sont disponibles et standardisés selon
des modèles vierges.

7. Création/Modification d'un document ou d'un enregistrement

7.1 Tout employé peut demander la création, la modification ou l'amendement d'un

document/enregistrement, mais seul le propriétaire du document peut l'autoriser.
7.2 L'auteur d'un document peut être la personne la plus impliquée dans la portée du
document ou le propriétaire du document.
7.3 Tout nouveau document/enregistrement peut être utilisé pendant un mois dans le
cadre d'une période « ESSAI », après quoi il doit être finalisé et transmis au QSC pour
examen.
7.4 La modification d'un document/d'un enregistrement peut être initiée par deux
méthodes :
Copie papier : mettez en surbrillance le numéro du document, apportez les
modifications applicables au document (joignez d'autres notes). Faites signer le
document par le propriétaire du document et soumettez-le à QSC.
Électronique – effectuez les modifications et suppressions applicables dans
différentes couleurs. Envoyez un e-mail au propriétaire du document qui le
transmettra au QSC.
7.5 Le responsable qualité et QSC examineront les modifications pour garantir que
l'intégrité de la conformité n'est pas compromise .

8. Approbation et libération

8.1 Une fois créé ou modifié, un document/enregistrement doit être approuvé par le chef
de service concerné avant de pouvoir être délivré par le QSC.
8.2 Les approbations sont fournies par e-mail.

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 8.3 Le QSC enregistrera les e-mails d'approbation dans k:/drive en tant qu'enregistrement
formel.
8.4 Après l'approbation formelle, le document est stocké dans K:/Drive QMS Docshare.
8.5 Le QSC mettra à jour le registre des documents maîtres.
8.6 L'ancien document est déplacé dans le dossier obsolète avec l'ancien numéro de
révision inclus dans le titre.
8.7 Le QSC enverra le document/enregistrement nouveau/révisé aux personnes
concernées par courrier électronique.
8.9 Le QSC enregistrera les e-mails de « problème » dans k:/drive QMS Docshare en tant
qu'enregistrement formel
d'approbation.

8.10 Lorsque des documents/dossiers nouveaux ou révisés sont émis, le propriétaire est
responsable de
détruire les copies obsolètes.

9. Examen des documents

 Toutes les procédures/instructions de travail/enregistrements doivent être examinés
au cours du processus de procédure d'audit interne et une référence est faite à la
documentation pertinente.

10. Stockage et récupération des documents/enregistrements

10.1 Toute la documentation du système, les politiques, les procédures, les instructions de
travail, les formulaires et les aides au travail
Peut être facilement disponible sur le répertoire réseau du serveur – Group Dir/K/-
Docshare/Système de gestion de la qualité.
10.2 Tous les documents et enregistrements doivent être stockés en toute sécurité et
protégés contre les dommages, les pertes et les détournements .
10.3 Tous les dossiers sont stockés de manière à pouvoir être facilement identifiés et
facilement récupérables, que ce soit sur papier ou sous forme électronique.
10.4 Le département affichera une copie papier de la « Liste d'affichage des
enregistrements/documents 01-02 F1 » qui décrit la récupération facile des
enregistrements.

11. Distribution des documents :

11.1 Un document peut être imprimé par n'importe quel employé mais n'est valable que le
jour de l'impression, après quoi le document devient incontrôlable. Ceci est noté au
bas de chaque page du document.
11.2 Les documents devant être exposés ou stockés pendant plus d'une journée ne
peuvent être autorisés que par le chef du service concerné.
11.3 Le dossier de délivrance de documents doit être complété par le chef de service
avant qu'un document puisse être publié pour affichage.
11.4 Toutes les procédures, instructions de travail, aides au travail et SOP affichées
contiendront un tampon « COPIE CONTRÔLÉE » à l'encre verte.
11.5 Tous les documents affichés doivent être enregistrés sur le registre de distribution
de documents par le QSC.

12. Conservation/élimination des dossiers

12.1 Les périodes minimales de conservation des dossiers seront enregistrées sur la liste
principale des documents.
12.2 Les enregistrements plus anciens que la période de conservation minimale peuvent
être conservés en toute sécurité ou déchiquetés.
12.3 Les enregistrements doivent être mis à disposition à des fins d’audit et d’inspection.
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13. Documents d'origine externe
13.1. Les documents externes comprennent, sans toutefois s'y limiter, les permis, les
licences, les fiches signalétiques, les COA, les exigences légales, par exemple les lois,
les règlements, etc. Toutes les copies papier d'origine externe doivent être
enregistrées dans le registre des documents externes . Les fournisseurs seront
responsables de la délivrance de la dernière révision de tous leurs documents.

13.2. Medias ELECTRONIQUES

Les fichiers de sauvegarde informatisés de tous les documents de qualité des
dernières révisions sont conservés dans un coffre-fort. Le service informatique
sauvegardera les fichiers chaque semaine. L'accès pour modifier la documentation du
système est contrôlé et accessible uniquement par le service qualité et le responsable
de la production. Le service informatique veillera à ce qu'une protection contre les
surtensions et les virus soit appliquée et maintenue sur les systèmes informatiques de
l'entreprise.

13.3 Spécifications des matériaux

Ces documents, qu'ils soient sous forme papier ou électronique, seront conservés dans
les bureaux des gestionnaires respectifs. Des aides au travail peuvent être générées
pour aider à la confirmation de la production et de la conformité du produit.
Manuels techniques de marque : Bureau de la gouvernance
Spécifications des fournisseurs : Laboratoire de gouvernance et de marchandises
entrantes

13.4 Contrôle législatif

13.4.1 L'ensemble des exigences de la législation sud-africaine actuelle est répertorié et tous les
départements
les responsables (Domaine d'expertise) déterminent les exigences applicables à leur
service.
Ceux-ci sont évalués sur la base du « besoin » ou du « souhait d’avoir ».
13.4.2 Un fournisseur de législation électronique réputé doit être nommé pour répondre aux
exigences déterminées par l'entreprise.
13.4.3 Une liste des lois et règlements pertinents sera disponible sur l’intranet de Brandhouse.
13.4.4 Produits d'exportation – la législation est gérée et communiquée par l'équipe
d'exportation basée à Cape Town.
13.4.5 Le Prestataire de services fournira des mises à jour et des modifications pendant la
période d'abonnement et une mise à jour complète sera fournie sur une base annuelle.
13.4.6 Les mises à jour ou les modifications doivent être chargées sur l'intranet et le responsable
de la gouvernance doit alerter l'entreprise des changements ou des mises à jour.
13.4.7 La responsabilité en matière de conformité et de communication avec les organes
législatifs est divisée en domaines de responsabilité. Les dirigeants de la société et le
service juridique sont chargés de garantir la conformité de l'entreprise.
13.4.8 Le responsable de la gouvernance de l'approvisionnement est responsable de s'assurer
que toutes les législations applicables SHEQ sont mises en œuvre.
13.4.9 Sur le site de fabrication, la législation et les normes doivent être résumées pour faciliter
la mise en œuvre et les analyses des écarts. Les exigences doivent être incluses dans le
matériel de formation pertinent.
13.4.10 Les conséquences/pénalités en cas de non-conformité aux lois pertinentes doivent
être déterminées au moment de l'audit spécifique et leur potentiel doit être décrit dans
les sections pertinentes du système de gestion de la qualité.

14. Registre des documents

14.1 Toutes les procédures, instructions de travail, aides au travail et formulaires

seront enregistrés sur une carte/registre des documents pour faciliter la
récupération des documents.
14.2 Tous les documents affichés doivent être enregistrés dans le registre de
distribution des documents .

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 14.3 Tous les documents externes sont enregistrés dans le registre des documents
externes .

FLUX DE PROCESSUS DE CONTRÔLE DES DOCUMENTS/ENREGISTREMENTS

DOCUMENTATION
Stratégies
Procédures
Instructions de travail
Procédures d'utilisation normalisées
Aides au travail
Formes

OU Nouveau? NO
I
N

Créer un document Modifier le document, QSC : enregistrement des modifications e

modifications surlignées
en rouge NO
N
Document approuvé par Document approuvé par le
le HOD HOD

OUI QSC : enregistrement d'approbation e

Révision et mise à jour

Revue du système par du système par QSC
QSC
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Document approuvé par

 -

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Références de documents et de formulaires

Durée de
Numéro de
Nom du document Récupération conservatio
document
n

Registre des documents N/A

01-01 F2
maîtres
Procédure d'audit interne 05-01 N/A
Registre des documents N/A
01-01 F1
externes
Registre de distribution de N/A
01-01 F3
documents
Formulaire de délivrance de N/A
01-02 F1
documents

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