REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE ET POPULAIRE

Ministère de la Formation et l’Enseignement Professionnels

Institut National Spécialisé de la Formation Professionnelle
TADJ EDDINE HAMED ABDELWAHAB – TISSEMSILT

Spécialité: Secrétariat de Direction

Microsoft Accès

Professeur :
• Z.Dermane
 introduction
Aujourd'hui, la disponibilité de systèmes de gestion de bases de données fiables permet aux

organisations de toutes tailles de gérer des données efficacement, de déployer des applications utilisant

ces données et de les stocker. Les bases de données sont actuellement au cœur du système d'information

des entreprises. Elles permettent de se libérer des tâches répétitives fastidieuses et lentes qui pourraient se

produire devant lui.

 Données VS Information
  Représentation conventionnelle d'une information permettant d'en faire le traitement
automatique. Données alphanumériques.

 Les données contiennent des chiffres, des énoncés et des caractères sous

forme brute.
  Information : Lorsque des données sont traitées, organisées, structurées ou
présentées dans un contexte donné afin de les rendre utiles, on les appelle
des informations.
 Base de données
 Une base de données définit comme une collection de données stockées et utilisées par
le système d’application d’une entreprise particulière. Le système d’application est le
système informatique permettant de gérer l’entreprise et aider à résoudre ces
problèmes

 C’est un terme informatique pour une collection d’information en rapport avec un sujet ou
application d’affaire. • Les bases de données permettent d’enregistrer des informations,
de les modifier et de les présenter en utilisant plusieurs critères de sélection plus ou
moins complexes. • La plupart des gens se servent de base de données à tous les jours
sans même s’en rendre compte.
 Fonctions des bases de données
Stocker des informations : Une base de données stocke et gère un ensemble d’informations
relatives à un but ou à un sujet particulier. Vous pouvez ajouter, mettre à jour, revoir et organiser avec
efficacité ces informations.

Recherche des informations : Il est facile de retrouver instantanément des données recherchées
dans une base de données. Vous pouvez localiser tous les clients dont le nom de famille est Mansouri,
par exemple. Il est également possible de mener des recherches plus poussées, telles qu’identifier
l’ensemble des clients habitants à tissemsilt et ayant acquis pour plus de 50000 Da. de marchandises
l’année précédente.

Analyser et imprimer des informations : Vous pouvez effectuer des calculs sur les données
contenues dans la base de données, afin de prendre plus facilement des décisions rapides, précises et
fiables. Les informations peuvent être imprimées Fonctions des bases de données
 Pourquoi une base de données
 Les bases de données peuvent stocker un très grand nombre d'enregistrements de manière
efficace
 Il est très rapide et facile de trouver des informations.
 Il est facile d'ajouter de nouvelles données et de modifier ou supprimer des données anciennes.
 Les données peuvent être recherchées facilement.
 Les données peuvent être triées facilement.
 Les données peuvent être importées dans d'autres applications
 Plus d'une personne peut accéder à la même base de données en même temps - multi-accès.
 La sécurité peut être meilleure que dans des dossiers papier.
 Caractéristiques des bases de données
Une base de donnée est caractérisée par:
 Nature auto-descriptive: Un système de base de données contient non seulement la base de
données, mais aussi les descriptions de la structure des données et des contraintes
(métadonnées).
 Isolation entre programme et donnée: Les données ne sont pas stockées avec le programme.
 Plusieurs vues de données: Une vue est un sous-ensemble de la base de données qui est définie et
dédiée pour des utilisateurs particuliers du système. Plusieurs utilisateurs du système peuvent
avoir des vues différentes du système. Chaque vue peut contenir seulement les données d'intérêt pour
un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.
 Partage de données et système multiutilisateurs: Un système de base de données multiutilisateur
doit permettre à plusieurs utilisateurs d'accéder à la base de données en même temps.
 Contrôle de la redondance des données: chaque élément de données doit être stocké dans un seul
endroit dans la base de données (pas de duplication).
 Système de gestion de base de données SGBD

Un SGBD est l’ensemble de programmes permettant la manipulation de la base de données.

Il doit :
 Permettre aux utilisateurs la création de nouvelles bases de données et spécifier leur schéma (Une
structure logique des données) en utilisant un langage spécial appelé langage de définition de
données.
 Donner aux utilisateurs la possibilité d’interroger (créer, rechercher, filtrer, trier …) et de
modifier (ajouter, supprimer, mettre a jour …) une base de donnée en utilisant un langage spécial
appelé langage de manipulation de données (requêtes).
 Permettre le stockage d’une très grande quantité de données (giga-octets et plus) pendant une longue
période de temps
 Principes de fonctionnement
La gestion et l'accès à une base de données sont assurés par un ensemble de programmes qui
constitue le Système de gestion de base de données (SGBD). Un SGBD doit permettre l'ajout, la
modification, la suppression et la recherche de données. Un système de gestion de bases de
données héberge généralement plusieurs bases de données, qui sont destinées à des logiciels ou
des thématiques différentes. Actuellement, la plupart des SGBD fonctionnent selon un mode
client/serveur. Le serveur (sous-entendu la machine qui stocke les données) reçoit des requêtes de
plusieurs clients et ceci de manière concurrente. Le serveur analyse la requête, la traite et retourne le
résultat au client.
 Présentation des différents modèles de SGBD

Les différents modèles logiques de données

 Modèle hiérarchique
 Modèle réseau
 Modèle entité association
 Modèle relationnelle
 Présentation des différents modèles de SGBD
Modèle hiérarchique
Une base de données hiérarchique est une forme de système de gestion de base de données qui lie des
enregistrements dans une structure arborescente
Avantages Du Modele Hiérarchique :
 Adéquation du modèle avec les entreprises à structure arborescente (un grand nombre d'organisations
économiques et sociales correspondent à ce modèle).
 Simplicité du modèle et implémentation facile.
 Adéquation de la structure du schéma et des besoins des utilisateurs.
Les inconvénients 
 La suppression d'un nœud entraîne la disparition des autres
 L'insertion d'une information impose la création d'un segment parent.
 Le remplacement d'une information doit s'effectuer pour toutes ses occurrences dans des arbres distincts.
 Chemin d'accès unique aux données.
 Indépendance logique très réduite.
 Présentation des différents modèles de SGBD
Modèle réseau
Le modèle réseau est en mesure de lever de nombreuses difficultés du modèle hiérarchique
grâce à la possibilité d'établir des liaisons de type N – N , Ce modèle a été standardisé en 1971,
son principe est le regroupement des différents éléments de la base de données suivant leur sens.
Du fait de son implémentation des relations de type n:m et de sa construction, il renforce la
sémantique par rapport au modèle hiérarchique. En effet, toutes les informations peuvent être
associées les unes aux autres et servir de point d'accès.
 Présentation des différents modèles de SGBD
Modèle réseau

Avantages Du Modele réseau:

 Représentation naturelle des liens maillés (N : M).
 Elimination des redondances de données.
 Création de chemins d'accès multiples à une même donnée. Absences d'anomalies pour les
opérations de stockage.
Les inconvénients
 trop complexe pour être utilisé efficacement.
 la navigation de la structure est encore plus complexe que dans le modèle hiérarchique
 Présentation des différents modèles de SGBD

Le modèle Entité-Association
EA en français, ER en anglais (pour Entity Relationship) Formalisme retenu par l'ISO pour
décrire l'aspect conceptuel des données à l’aide d’entités et d’associations Entité :
Représentation d’un objet matériel ou immatériel Par exemple un employé, un projet, un bulletin
de paie propriété :données élémentaires relatives à une entité Identifiant :propriété ou groupe de
propriétés qui sert à identifier une entité
 SGBDR

le modèle relationnelle
 
le modèle relationne(SGBDR, Système de gestion de bases de données relationnelles) : les
données sont enregistrées dans des tableaux à deux dimensions (lignes et colonnes). La
manipulation de ces données se fait selon la théorie mathématique des relations
Les données sont organisées en relations
Tables: relations
Colonnes: attributs
Lignes: n-uplets (ou tuples)
 Eléments d’une base de données

Une base de données est composée de tables, de formulaires, de requêtes et d’états.

Table : Elle stocke les informations concernant un sujet particulier, comme une Eléments d’une

base de données 6 concernant un sujet particulier, comme une liste des adresses. Une base de

données peut renfermer plusieurs tables, chacune se composant de champs et d’enregistrements

 Eléments d’une base de données

Champ : Il correspond à une catégorie d’informations précise dans une table, telle que les

prénoms de tous vos clients.

Enregistrement : Il correspond à une série d’informations concernant une même personne,

un même endroit ou un même article, comme le nom et l’adresse d’un client.

Requête : Elle permet d’extraire de la base de données des informations dont vous avez

besoin. Vous y définissez des critères destinés à spécifier le type d’informations recherchées. Vous

pouvez par exemple établir une requête qui localise tous les clients résidant à Oujda. Eléments d’une

base de données
 Microsoft Access

Microsoft Access est un système de gestion de base de données ( SGBD ) qui permet de
stocker et de gérer de vaste ensembles d’informations.
MS Access est composé de plusieurs programmes : le moteur de base de données 
Microsoft Jet, un éditeur graphique, une interface de type Query by Example pour interroger les bases
de données, et le langage de programmation Visual Basic for Applications.
 Microsoft Access

Quel est l’intérêt de l'Access?

Fins Personnelles : Nombreux sont ceux qui se servent d’une base de données pour gérer
des informations personnelles comme des adresses, des recettes, des inventaires de disques. Le
stockage et la recherche des informations se révèlent bien plus efficaces qu’avec des feuilles de
papier ou un système de fiches.
Fins Professionnelles : Les entreprises utilisent des bases de données pour stocker des
informations telles que leurs listes d’adresses, leur comptabilité, leurs commandes, leurs dépenses,
leurs stocks et la gestion de paies. Access permet de revoir, d’actualiser et Introduction à ACCESS 3
Access permet de revoir, d’actualiser et d’analyser efficacement des informations en constante
évolution.
 Historique d’Access
Un peu d’histoire

Access
1.0 - Fin 1992 2.0 - Fin 1994

Access 97- Janvier 1997 Access 2000- Juin 1999

 Historique d’Access

Acces
s
Access 2007- janvier 2007

Access 2002- mai 2001 Access 2003- novembre 2003 Access 2007- janvier 2007

Access 2010- 15 juillet 2010 Access 2013- 28 juin 2013

 Historique d’Access

Acces
s
Access 2016- 22 septembre 2015 Access 2019- 24 septembre 2018 Access 2021- 5 octobre 2021
 Les composants d’Access

 Une base de données Access contient vos données et les outils pour les manipuler.

Acces
s
Acces
s
 Tables
 Toutes le données dans Access sont conservés dans une ou plusieurs Tables. Les Tables Access sont
similaires à une feuille dans Excel, mais vous avez beaucoup plus de contrôle sur le type de donnée
qui y sont inscrites.

Acces
s
Acces
s
Requêtes
 Les données dans vos tables ne sont pas nécessairement enregistrer dans un ordre en particulier.
 Vous pouvez avoir plusieurs centaines de milliers d’enregistrements mais vous devez sortir une liste
des clients du Québec et trié par nom de famille.
 C’est la fonction des requêtes.

Acces
s
Acces
s

Access
 Formulaires
 Les formulaires permettent de créer un environnement de travail conviviale pour travailler avec vos
données à l’écran.
 Que vous construisez une base de données pour vous-même ou d’autres personnes les formulaires
permettent un gain de temps appréciable.
 Vous pouvez afficher les informations de la façon qui vous convient. Vous pouvez choisir quel type de
données que vous voulez que les utilisateurs aient accès. Il est possible de combiner les informations
de plusieurs tables dans le même formulaire. Acces
s
Acces
s

Access
 Formulaires
 Vous pouvez sécuriser vos champs de façon à ce que les utilisateurs ne peuvent que modifier les
données et non le formulaire. Vous pouvez faires des calculs dans un formulaires et afficher les
résultats. Tel que par exemple, combien de jour un employé à été absent.
 Les formulaires peuvent contenir des listes déroulantes pour que les utilisateurs puisse choisir parmi
une liste de choix possible. On peut ajouter des boutons de commandes pour effectuer des tâches tel
ouvrir ou fermer des formulaires. Modifier un formulaire pour en faire un menu pour d’autres
formulaires.
Acces
s
Acces
s

Access
États (rapports)
 Les États sont spécialement configurés pour présenter vos données pour être imprimés ou l’envoyer
par courriel ou sous forme de PDF.
 Vous pouvez produire des étiquettes, des factures, des graphiques et beaucoup plus.

Acces
s
Acces
s

Access
 États (rapports)
 Finalement les bases de données Access peuvent contenir
des Macros (Macro commandes , qui regroupe plusieurs
commandes sous une même commande) et les Modules.
 En gros les macros permettent en générale d’automatiser
des tâches répétitives ou de simple actions.
 Il y a plusieurs assistants pour créer les macros les plus
communes. Acces
s
 Les modules contiennent du code de programmation en
Acces
langage Visual basic pour Applications (VBA), ceci
s vous
permet de de créer des base de données de qualité
professionnelle.
Access
 Il est possible créer de belles bases de données sans
utiliser de macro ou module.