Questionnaire du contrôle interne par processus

: Processus Achat
 Des délégations d’autorisations d’engagements de dépenses sont elles mises en
place au sein de la société ?
 Des délégations de pouvoirs en place pour engager des dépenses sont-elles
mises en place au sein de la société ?
 Existe-t-il un formulaire spécifique d’autorisation d’engagement de dépenses au
sein de la société ?
 Le principe de séparation des tâches est t il respecter ?
 Une procédure d’achat a t elle été mise en place ?
 L’efficacité de la procédure d’engagements et de commandes d’achats est-elle
mesurée ?
 L’ensemble des achats au sein de la société est-il centralisé et géré par des
employés spécialisés (i. e. les acheteurs) ?
  Les dépenses sont elles bien suivies ?
 La Direction Générale donne-t-elle son appui au Service Achats ou aux
personnes responsables des achats pour sensibiliser et orienter les employés
vers des bonnes pratiques d’achats ?
 Les responsables achats ou employés chargés des achats ont-ils une vision
claire et globale des différents types de dépenses au sein de la société
(éléments stockés, non stockés, achats immobilisés, etc.) ?
 La société a-t-elle défini des objectifs quantifiables pour le service achats ou les
employés chargés des achats ? Ces objectifs sont-ils réalistes ? Les
responsables achats ou les employés chargés des achats sont-ils motivés avec
des bonus sur des objectifs à atteindre ?
 Le Département Achats ou les employés chargés des achats ont-ils des outils de
suivi performants pour quantifier la réalisation des objectifs ?
 
Définition des besoins
Eléments stockés :
 
 La définition des besoins d’achat est-elle basée sur des informations fiables ?
 La définition des besoins est-elle effectuée avec la participation du Département
Planning ou du service effectuant le planning ?
 La quantité minimum à commander a-t-elle été prise en compte lors de la
définition des besoins ?
 Le temps de transport ou lead-time a-t-il été pris en compte lors de la définition
des besoins ?
  Le principe de « stock de sécurité » a-t-il été pris en compte lors de la définition
des besoins ?
 La définition des besoins a-t-elle été effectuée en s’appuyant sur un cahier des
charges clair et détaillé ?
 Les acheteurs ou employés responsables des achats travaillent-ils en
concertation étroite avec les utilisateurs/ demandeurs tout au long du
processus achat ?
 
Mise en concurrence
 
 Des mises en concurrence sont-elles effectuées régulièrement pour des achats
significatifs (au-delà d’un certain montant) ?
 Des nouveaux fournisseurs sont-ils régulièrement inclus dans les appels d’offre ?
 En cas d’achats récurrents, des négociations annuelles sont-elles réalisées ?
 Les acheteurs ou employés responsables des achats sont ils suffisamment
formés pour réaliser la phase de négociation avec succès ?
 Les fournisseurs sont-ils évalués a minima annuellement afin d’incorporer le
résultat de l’évaluation lors des futurs appels d’offres ?
 
Sélection des fournisseurs
 
 La sélection d’un fournisseur prend-elle en considération les prix et les conditions
commerciales (conditions de paiement)  et délai de livraison ?
 La société fait elle une visite annuelle de ses principaux fournisseurs ?
 La sélection d’un fournisseur prend-elle en compte sa santé financière ?
 Le choix d’un fournisseur prend-il en considération le niveau de dépendance du
fournisseur avec la société cliente ?
 Lorsqu’il s’agit de contrats très importants, une clause d’audit aux frais du
fournisseur est-elle prévue ?
 Des actions sont-elles prises immédiatement vis-à-vis des fournisseurs défaillants
ou mauvaises prestations ?
  Existe-t-il une liste formalisée de fournisseurs interdits ?
 
Les bons de commandes
 
 Le bon de commande est-il émis par le responsable achats ou les employés
chargés des achats ?
  Le bon de commande a-t-il un numéro séquentiel ?
 Le bon de commande fait-il mention de la quantité, prix unitaire et valeur ?
 Les bons de commandes sont-ils archivés physiquement et incluent-ils entre
autres : bon de commande, information sur l’appel d’offres, critères pour la
sélection du fournisseur, etc. ?
 Une copie du bon de commande est-elle transmise au Service Comptable ? ‘
 Les biens reçus sont-ils systématiquement rapprochés du bon de commande ‘
 La livraison partielle est elle possible ’
 En cas d’écart entre le bon de commande d’achat et la livraison existe-il une
procédure spécifique pour gérer une telle situation ‘
 Les factures sont-elles transmises au Service Comptable dès leur réception ‘
 Un cachet avec la date de réception est-il systématiquement apposé sur la
facture après leur réception ‘
 Une facture originale est-elle identifiée comme telle avec la mention « facture
originale ou similaire » dès sa réception ‘
 Les factures de dépenses sont-elles comptabilisées en utilisant
systématiquement des comptes de tiers ‘
 La facture originale est-elle systématiquement utilisée lors de l’enregistrement
comptable ‘
 Les avances payées aux fournisseurs, le cas échéant, sont-elles suivies et prises
en compte par le Service Comptable (Service Comptabilité Fournisseurs) lors
du traitement administratif du paiement de la facture ‘
 
 
Processus Management
 
Organigramme
 
 Existe-t-il un organigramme à jour précisant les liens hiérarchiques existants
entre chacun des postes ?
 Cet organigramme est-il bien distinct de tout autre organigramme (par
 exemple à vocation plus descriptive « statutaire », ou plus descriptif des
 effectifs)?
 Cet organigramme comporte-t-il une cotation des risques ?
 L’organigramme est-il publié et facilement accessible ?
 
 Délégations de pouvoirs
 
 Existe-t-ilune liste descriptive à jour des activités (et éventuellement des sous
activités) ?
 Pour chaque activité ou sous activité sensible existe-t-il un seul et unique
responsable qui a le contrôle sur toutes ces activités et qui a les moyens
d’assumer ses responsabilités,
 À chaque poste de l’organigramme hiérarchique correspond-il un document écrit
à jour des fonctions déléguées ?
 Chaque lettre de mission est-elle cosignée contractuellement en deux
exemplaires par le donneur d’ordre et le délégué ?
 Chaque poste de l’organigramme comporte-t-il dans la lettre de mission un
énoncé quantitatif à jour des objectifs annuels ?
 Chaque poste de l’organigramme comporte-t-il dans la lettre de mission la
désignation à jour des conséquences du non respect des objectifs ?
 
 Formation du personnel
 
 Lesbesoins de formation ont-ils été recensés avec les intéressés ?
 Existe-t-il un suivi de la satisfaction, en délai et en qualité, des besoins de
formation ayant reçu une réponse favorable ?
 Lors de formation individuelle d’un collaborateur à un nouveau savoir faire, ou
une nouvelle connaissance, organise-t-on à son retour une séance de
retransmission pour ses collègues de travail ?
Contrôle
 
 Chaque hiérarchique connaît-il avec précision la hauteur de risques de chacun
de ces actes et de chacune des activités qu’il a déléguées ?
 
 En conséquence, le suivi de chacun de ces risques (indicateurs et tableaux de
bord spécifiques) est-il assuré jusqu’au plus haut niveau adéquat avec la
hauteur de chacun de ces risques ?
  Chaque hiérarchique, à quel que niveau que ce soit, a-t-il une connaissance
technique précise et complète des procédures de Contrôle Interne ?
 Applique-t-on systématiquement pour toute activité sensible le principe de la
séparation des tâches ?
  Existe-t-il une documentation explicite à jour des procédures ?
 La documentation terminologique (glossaires, lexiques, etc.) des termes
employés dans le métier existe-t-elle, est-elle à jour et répond-elle aux besoins
des agents ?
  Les questionnaires d’analyse de risques existent-ils ?
  S’assure-t-on de l’adéquation entre les besoins théoriques et l’équipement réel ?
 Dispose-t-on de méthodes appropriées pour analyser et maîtriser les risques
localement ?
 Dispose-t-on d’un catalogue complet des grands scénarios de sinistres (en
général) transversaux (incendie des locaux, indisponibilité longue et grave du
système d’information, grève longue des transports publics, etc.) ?
 
Trésorerie 
 
 Des délégations de pouvoirs spécifiques ont-elles été formalisées pour les
personnes impliquées dans les opérations de trésorerie ?
 Toutes les transactions de trésorerie réalisées sont elles systématiquement
recensées et formellement encadrées par des délégations de pouvoirs ?
 Si la situation nette de trésorerie de la société est en position excédentaire, la
trésorerie a-t-elle reçu des instructions écrites approuvées par la Direction pour
l’utilisation de ces excédents ?
 Si la situation nette de trésorerie de la société est en position excédentaire, des
règles d’utilisation des excédents ont elles été définies et formalisées au sein
d’une procédure : type d’investissements autorisés, seuils et limites
d’utilisation?
 
Processus Organisation Comptable et Financière
 
–          La séparation des tâches et fonctions permet elle un contrôle indépendant ?
–          Les opérations sont elles correctement approuvées, engagées ?
–          Les principes de comptabilisation, de contrôle des opérations et de leurs flux
sont ils documentés ?
–          Le processus et circuit d’information sont il clairement définit? Les circuits en
place permettent ils une centralisation rapide des données vers la comptabilité et une
homogénéisation des traitements comptables ?
–          Existe-t-il des contrôles de la mise en œuvre des circuits d’informations
existants ?
–          Existe-t-il un calendrier de clôture des opérations comptables ?
–          Les différents acteurs de l’arrêté des comptes sont ils identifiés ?
–          La direction comptable dispose t elle d’une autorité lui permettant de faire valoir
la règle comptable ?
–          Existe-t-il des procédures permettant de s’assurer de l’effectivité des contrôles
en place, de tracer les différents écarts par rapport à la norme et les actions correctrice
à mettre en place ?
–          L’effectif de la fonction comptable est il suffisant et adapté à la complexité des
opérations ?
Processus Ressources humaines
 
–          Existe-t-il des organigrammes formalisés au sein de la société ?
–          Sont-ils régulièrement mis à jour et diffusés à l’ensemble du personnel ?
–          Avant d’initier le processus de recrutement, les demandes de recrutement font-
elles l’objet d’un format d’approbation spécifique ?
–          Les directions Ressources Humaines, Finance et Opérations sont elles
impliquées dans le processus de validation des demandes de recrutement ?
–          Les parties variables de la paie sont-elles systématiquement intégrées lors de la
préparation de la paie ?
–          L’état récapitulatif de la paie est-il édité une seule fois ?
–          La procédure de comptabilisation de la paie est-elle formalisée ?
–          Des contrôles sont-ils régulièrement réalisés sur les saisies comptables
automatiquement générées par le système de paie ?
–           Les virements bancaires relatifs à la paie des employés sont-ils réalisés par la
Direction des Ressources Humaines ?