Daf Guide Des Procedures

MINISTERE DELEGUE AUPRES DU PREMIER MINISTRE CHARGE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES Union - Discipline - Travail
DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET

FINANCIERES
(DAAF)
GUIDE DE PROCEDURES
SOMMAIRE
1. INTRODUCTION
1.1. OBJECTIFS DU GUIDE
1.2. CADRE D’ANALYSE
1.3. PRESENTATION DE LA DAAF
2. ORGANIGRAMMES
2.1. SOUS DIRECTION DU PERSONNEL
2.2. SOUS DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION
2.3. SOUS DIRECTION DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE
2.4. SOUS DIRECTION INFORMATIQUE
3. PROCEDURES
3.1. SOUS DIRECTION DU PERSONNEL
3.2. SOUS DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION
3.3. SOUS DIRECTION DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE
3.4. SOUS DIRECTION INFORMATIQUE
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1. Introduction
Le présent document fait partie de l’ensemble des manuels d’organisation prévus par la DAAF. Il se veut un outil de contribution à la bonne
gouvernance en conformité avec les directives contenues dans la matrice d’action prioritaire du Ministère Délégué auprès du Premier Ministre Chargé
de l’Economie et des Finances.
1.1. Objectifs du guide
D’une manière générale, la mise en oeuvre du présent guide a pour objectifs de permettre :
1. la documentation et la diffusion des procédés utilisés par la DAAFpour accomplir ses principales activités,
2. la documentation et la diffusion des outils de contrôle et d’évaluation des niveaux de performance obtenus dans l’accomplissement de ses
principales activités.
Le présent document est structuré de manière à permettre une mise à jour aisée. Il convient en effet de souligner qu’il ne s’agit en aucun cas d’un
document statique : tout changement significatif aussi bien au niveau de l'organisation de la DAAF(organigramme) qu’au niveau de son champ
d’intervention (attributions) devrait logiquement y être reflété.
De manière spécifique, il s’agit dans ce guide de documenter les éléments suivants :
1. L’organisation de la DAAF à travers un organigramme détaillé par sous direction.

2. Les tâches effectuées au niveau de chaque fonction de l’organigramme, ces tâches sont regroupées par procédures. A terme chaque procédure devra
donner lieu à une fiche de procédures distincte, avec l’ensemble de ces fiches constituant l’ossature d'un manuel de procédures.
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1.1.1. Cadre de Fonctionnement
Le présent document est destiné à être utilisé à 2 niveaux :
1. Pour le DAAF, il constitue un outil servant à véhiculer les grandes orientations de la direction en ce qui concerne le mode et l’esprit dans lesquels
devraient fonctionner les principales procédures.
2. Pour l’ensemble des agents, il constitue une source d’information et une référence, en ce qui concerne les responsabilités individuelles de chaque
agent selon la fonction qu’il occupe. D’autre part il identifie aussi les interactions entre les différentes fonctions lors de l’exécution des procédures
clefs. Enfin, il convient de rappeler que ce document peut également servir à fournir un “feed-back” à la DAAF en ce qui concerne l’efficacité de ses
procédures.
1.2. Cadre d’analyse
Au titre du guide de procédure le cadre d’analyse retenu regroupe les procédures selon 3 grandes familles :
• Les processus de management ;

• Les processus primaires
• Les processus de support.
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Les Processus de Management
Ces processus regroupent l’ensemble des activités de pilotage stratégique de la DAAF ainsi que celles de coordination et de contrôle d’ensemble.
Dans le cas spécifique de la DAAF les processus clefs de management sont les suivants :
• Planification périodique des activités, (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle)

• Reporting (compte rendu des activités au cabinet)
Les Processus Primaires
Ces processus sont considérés comme étant essentiels au bon fonctionnement quotidien de la DAAF, car ils comprennent toutes les activités
impliquant un contact direct avec les usagers de la DAAF. Ainsi tout dysfonctionnement au niveau de l’un de ces processus est susceptible d’avoir
des répercussions directes sur le fonctionnement de la direction.
Dans le cas spécifique de la DAAF les processus primaires sont les suivants :
• Gestion des ressources humaines

• Gestion des crédits budgétaires
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Les Processus de Support
Comme leur nom l’indique ces processus regroupent les activités servant à supporter les autres processus. De manière générale ces processus
n’impliquent pas d’activités entraînant un contact direct avec les usagers. Toutefois cela n’enlève rien à leur importance, car un dysfonctionnement
au niveau de ces processus a un impact indirect sur les processus qu’ils supportent (processus primaires et processus de management). Cela
entraînerait à terme une baisse des performances de la DAAF dans son ensemble.
Dans le cas spécifique de la DAAF les processus de support sont les suivants:
• Rôle de support, (notamment informatique)

• Rôle de conseil et de coordination.
• Administration générale (notamment la Cité Financière).
L’objectif recherché en adoptant cette démarche est d’une part, de focaliser l’analyse de la DAAF sur les processus et tâches génératrices de valeur
ajoutée, et d’autre part d’optimiser les tâches consommatrices de temps.
La mise en oeuvre spécifique de cette démarche s’est effectuée comme suit:
• Classement des activités de la DAAF par catégorie de processus.

• Recensement des tâches par fonction de l’organigramme.
• Analyse détaillée des tâches.
• Revue ciblée des tâches rattachées aux fonctions de support.
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1.3. Présentation de la DAAF
La caractéristique marquante de la DAAF est son rôle d’interface résultant de sa double casquette, en effet ses attributions portent, d ’une part, sur :
1. La gestion des ressources humaines, où l’un de ses principaux rôles est celui d’être « l’ambassadeur » du Ministère de la Fonction Publique auprès
des différentes structures du ministère, et de servir, en retour, de relais entre ces structures et ledit ministère.
D’autre part, au titre de sa deuxième casquette, la DAAF est aussi chargée d’assurer:
2. La gestion des crédits budgétaires et donc par extension, de l’exécution des dépenses publiques. A ce titre la DAAF cumule les fonctions
d’ordonnateur délégué et d’administrateur de crédit délégué.
Attributions
DAAF
Gestion des Gestion des

Ressources Humaines Crédits Budgétaires
DAAF = relais DAAF = relais des acteurs de la chaîne

du Ministère de la Fonction Publique DAAF = ordonnateur délégué du MEF
et des Directions du Ministère
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Au titre de la gestion des Ressources Humaines, comme illustré par le schéma suivant le rôle de la DAAF consiste à servir de relais entre le MFPE
et l’ensemble des structures du ministère.
MFPE
TRESOR DOUANES
DSP
DAAF
IMPOTS CABINET
FINANCES
GENERALES
DGBF DGE
Gestion de la Solde
Et ceci s’effectue tout au long de la carrière du personnel. Pour ce faire l’administration a développé en interne un outil de gestion informatisé : le
logiciel GESPERS qui est installé dans la plupart des administrations centrales.
La DAAF a le devoir de consolider toutes les informations relatives à la carrière des agents et aux mouvements d’effectifs au profit du Ministère de
la Fonction Publique et de son ministère de tutelle.
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Au titre de la gestion des crédits budgétaires, le rôle de la DAAF par rapport aux différents acteurs, est illustré par une représentation schématique de
son positionnement dans le processus d’exécution budgétaire.
Administrateur DMP Directeur

de Général
Crédits du Budget
DAAF
Contrôleur
Financier TRESOR
Opérateur
Economique
Ainsi, à l’image d’une équipe de football, on peut dire que si le Trésor est le gardien de but et que le contrôleur est l’arbitre, la DAAF correspond au
milieu de terrain chargé de faire circuler le ballon.
A l’instar des autres acteurs du processus d’exécution du budget, les activités de la DAAF commencent d’abord au niveau de l’élaboration du budget.
En sa qualité de structure d’appui, elle est de fait le lien entre la Direction Générale du Budget et les administrateurs de crédits,
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notamment en ce qui concerne l’élaboration du budget.
S’agissant de l’exécution des dépenses Publiques, elle joue un rôle de liaison entre les différents acteurs du circuit.
Il est important de noter 2 choses :
Premièrement la DAAF est avant tout une interface entre les administrateurs de crédits, (qui en tant qu’initiateurs des commandes sont les vrais
donneurs d’ordre), et les opérateurs économiques; Dès que le processus est lancé, l’ordonnateur travaille en binôme avec les différents acteurs.
Deuxièmement la DAAF est caractérisée par la dualité de ses attributions, elle intervient aussi bien dans le processus en qualité d’ordonnateur délégué,
(fonction non partagée), qu’en qualité d’administrateur de crédits délégué, (fonction partagée), pour ce qui relève des crédits lui étant alloués en propre.
• Les opérations effectuées par le DAAF, en qualité d’ordonnateur délégué, couvrent :

• les actes préparatoires à l’exécution du budget:
• les notifications de crédit
• les dépôts de signature
• les opérations d’exécution du Budget, selon:
• la procédure normale,
• la procédure simplifiée incluant le cas spécifique des décomptes sur marchés publics
Ces opérations sont caractérisées par leur décomposition en 2 grandes étapes :

• Administrative
• Comptable
Ceci en conformité avec le principe de Finance Publique séparant les fonctions d’ordonnateur et de comptable
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2. Organigrammes
2.1. Sous Direction du Personnel
2.2. Sous Direction des Etudes et de la Formation
2.3. Sous Direction du Matériel et de la Comptabilité
2.4. Sous Direction Informatique
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DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
DAAF
S/D DU PERSONNEL S/D DU MATERIEL ET DE LA S/D DES ETUDES ET DE LA S/D DE L’INFORMATIQUE

COMPTABILITE FORMATION
SCE CONTROLE DES SCE DES ETUDES et DE LA SCE de la PRODUCTION

SCE Gestion du personnel DEPENSES PUBLIQUES ET FORMATION INITIALE
ABONNEMENT
SCE PPCE SCE ENGAGEMENT ET

ORDONNANCEMENT
PEDAGOTHEQUE SCE de la MAINTENANCE et
du RESEAU
SCE Courrier POINT FOCAL MARCHES
SCE Archives SCE EQUIPEMENT ET SUIVI SCE des ETUDES

DES IMMOBILISATIONS SCE de la FORMATION
CONTINUE
SCE Standard
12
SOUS DIRECTION DU PERSONNEL
S/D DU PERSONNEL
SECRETARIAT
SCE Gestion du SCE PPCE SCE Courrier SCE Archives Standard

personnel
13
SOUS DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION
S/D DES ETUDES & DE LA FORMATION
SECRETARIAT
SCE DE LA FORMATION INITIALE ET

SCE DE LA FORMATION CONTINUE ETUDES PEDAGOTHEQUE
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SOUS DIRECTION DU MATERIEL ET DE LA COMPTABILITE
S/D DU MATERIEL ET DE LA
COMPTABILITE
SECRETARIAT
SCE CONTROLE DES SCE ENGAGEMENT ET SCE EQUIPEMENT ET SUIVI

DEPENSES PUBLIQUES ET ORDONNANCEMENT POINT FOCAL MARCHES DES IMMOBILISATIONS
ABONNEMENT
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SOUS DIRECTION DE L'INFORMATIQUE
S/D DE L’INFORMATIQUE
SECRETARIAT
SCE DES ETUDES SCE de la PRODUCTION SCE de la MAINTENANCE et du RESEAU
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3. Procédures
3.1. Sous Direction du Personnel
3.2. Sous Direction des Etudes et de la Formation
3.3. Sous Direction du Matériel et de la Comptabilité
3.4. Sous Direction Informatique
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SOUS DIRECTION DU PERSONNEL
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SOMMAIRE
INTRODUCTION
ENTREE DANS LA CARRIERE
Recrutement nouveau
Mise à disposition
Nomination dans l’Emploi
DEROULEMENT DE LA CARRIERE
Notation
Titularisation
Promotion
Typologie des congés
Détachement
Disponibilité
Mobilité
Prise en compte sur le Budget Général de l’Etat
Saisine du conseil de discipline
Contrôle des effectifs
Programmation des effectifs
SORTIE DE CARRIERE
Décès d’un agent

Admission à la retraite
Liquidation de l’indemnité d’un agent journalier admis à faire valoir ses droits à la retraite
GLOSSAIRE
ANNEXES
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INTRODUCTION
Depuis son recrutement et jusqu'à sa retraite, le fonctionnaire est soumis à un ensemble de dispositions statutaires fixées par la loi n° 92-570
du 11 septembre 1992 portant Statut Général de la Fonction Publique, par le Décret n° 93-607 du 02 juillet 1993, portant modalité communes
d’application du Statut Général de la Fonction Publique et par les règlements.
Par ailleurs, l’article premier de l’arrêté n°285 d u 31 août 2005 portant organisation et attribution de la Direction des Affaires
Administratives et Financières, fait de la gestion des ressources humaines du Ministère, l’une des principales attributions de ladite Direction.
Au regard de ce qui précède, des procédures ont été élaborées pour offrir aux fonctionnaires et agents de l’Etat, une matérialisation des
formalités débouchant sur la production d’actes administratifs.
1) Entrée au ministère / constitution du dossier administratif de l’agent (voir tableau « Entrée dans la carrière »)
La DAAF doit disposer pour chaque agent d’un dossier fiable et complet dont les pièces constitutives sont fournies par lui au moment où il entre en activité au
Ministère sur la base d’une Note de service qui sera sanctionnée par un arrêté de nomination (Grades D, C, B et A3) ou une décision d’attente (Grade A4 et
suivant) pris par le Ministre chargé de la Fonction Publique.
2) Gestion des carrières (Voir tableau « Déroulement de la carrière »)
Tout au long de la carrière de l’agent, il appartient à la DAAF de :

• Prendre les actes consacrant la nouvelle situation administrative de l’agent ;
• Procéder à la mise à jour nécessaire du fichier informatisé et du dossier physique de l’agent,

(Prise en compte des changements opérés au niveau de la situation administrative)
3) Gestion prévisionnelle : Dossier Standard de Préparation (DSP)
L’opération de mise à jour de la base de données s’inscrit notamment dans la perspective de la préparation des DSP-Dossiers Standard de Préparation (DSP).
Les DSP mentionnent les effectifs en place, les départs à la retraite prévus, les besoins en personnel.
Ils permettent au Ministère Chargé de la Fonction Publique de tenir les conférences de programmation dans la perspective de la préparation de la partie
« Personnel » du Budget de l’Etat qui permettra d’élaborer le catalogue des Mesures nouvelles.
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De la même façon, à l’intérieur du Ministère, la préparation des DSP permet de donner lieu à des redéploiements d’effectifs au profit des structures en sous
effectifs.
4) Sortie de carrière (Voir tableau « Déroulement de la carrière »)
Afin de mieux gérer les départs à la retraite, soit par la limite d’âge, soit par l’ancienneté (30 ans de service), la DAAF édite régulièrement la liste des agents
concernés. Ces listes sont édictées dans deux buts :
• Confrontation des fichiers

• Constitution des dossiers de retraites
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22
ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

TYPE D’ENTREE REFERENCES CONCERNE TRAITEMENT TRAITEMENT
DOSSIER DAAF
1- Une fiche signalétique fournie par 1-Réception du dossier par la 02 semaines -la copie originale du
la DAAF du MDPMEF. Sous Direction du personnel certificat de prise de
Les fonctionnaires 2- Trois photos couleur 2-Tramission du dossier à la service et une
nouvellement 3- Extrait d’acte de naissance ou Sous photocopie de la note
recrutés et mis à la jugement supplétif (copie Direction de l’Informatique de service sont
RECRUTEMENT disposition du originale, peu importe la date de pour la création et la prise remises
NOUVEAU Ministère Chargé de signature) en à l’intéressé.
l’Economie et des 4- Photocopie de la CNI ou de compte dans le GESPERS.
Finances. l’attestation d’identité. 3-Retour à la Sous Direction -la copie originale de
-Article 3 du décret 5- Curriculum vitae du la
n° 93-607 du 2 juillet 6- Note de service ou arrêté de mise Personnel pour édition des note de service est
1993, portant à actes transmise par le
modalité communes disposition du MDPMEF délivré suivants : service
d’application du par la Fonction Publique. - le certificat de prise de courrier dans la
Statut Général de la 7- Mémoire ou rapport de fin de service Direction d’affectation.
Fonction Publique. cycle - la note de service
pour ceux qui ont suivi une d’affectation -la note de service
formation. dans une Direction du s’établie suite aux
Ministère chargé de besoins en personnel
l’Economie exprimé par les
DOSSIER SOLDE et des Finances dans le cas structures des
1- La fiche d’immatriculation échéant. Finances à la DAAF.
2- Deux photos blanc et noir 4- Transmission des actes pris
3- trois copies du Certificat de Prise pour la signature du DAAF. -La date d’effet de la
de 5- Enregistrement et diffusion prise de service
Service DAAF des correspond à la date
4-Trois copies de la Note Service actes après la signature du 01 mois de dépôt du dossier.
5-Trois copie de l’arrêté de DAAF par le service courrier.
nomination (en principe) 6-Prise en compte par le
GESPERS des actes signés.
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1- Toutes les pièces fournies par le (voir table GESPERS)
Les fonctionnaires nouveau fonctionnaire sauf le
qui ont servi dans dossier DOSSIER SOLDE
d’autres Ministère Solde Le dossier solde est transmis
MISE À et qui sont mis à la 2- Le certificat de première prise de par un bordereau d’envoi à la
DISPOSITION disposition du service dans l’administration. Direction de la Programmation
Ministère Chargé de 3- l’arrêté de nomination, décret ou et du Contrôle des Effectifs du
l’Economie et des décision d’attente de nomination Ministère Chargé de la
Finances. pour Fonction Publique pour
les emplois du grade A4. traitement.
4- l’arrêté de titularisation
5- la dernière décision d’avancement DOSSIER DAAF
ou le dernier arrêté de promotion.
Archivage du dossier (avec
des copies des actes pris).
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25
DESIGNATIONS ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

REFERENCES CONCERNE TRAITEMENT TRAITEMENT
Nouveaux La nomination dans
NOMINATION fonctionnaires admis 1 – Certificat de prise de service Transmission à la Direction de 1 semaine un emploi de la
DANS L’EMPLOI aux concours directs 2 – Un bulletin de notation la Gestion du Personnel Civil Fonction Publique est
sauf les élèves de de l’Etat du Ministère Chargé l’acte qui valide le
l’ENA de la Fonction Publique pour recrutement.
traitement. (Arrêté édité par le
Ministère chargé de la
Fonction Publique)
La note porte sur
Articles 43 et 44 du Tous les Un jet de sept bulletins de notation 1 - Réception des bulletins de l’évaluation des
décret n° 93-607 du fonctionnaires en individuel dûment rempli par le notation individuelle services accomplis du
er
NOTATION 2 juillet 1993, activité sauf les fonctionnaire et noté par son provenant des structures. 1 juin de l’année
portant modalité fonctionnaires supérieur hiérarchique. 2 - Confirmation des notes part précédente au 31 mai
communes placés en position le DAAF (délégataire de de l’année en cours.
d’application du de détachement signature du Ministre). 01 mois Elle produit ses effets
Statut Général de la pour exercer les 3 - Transmissions de : au cours de l’année
Fonction Publique fonctions de - deux exemplaires au civile suivante
membre du service d’origine.
gouvernement, une - deux exemplaires au
fonction publique Ministère chargé de
élective ou un la Fonction Publique.
mandat syndical. - un exemplaire aux
archives de la DAAF.
26
A l’issue du stage :
er
Articles 15 au 18 du Toute personne -1 certificat de prise de -Réception du dossier par - si les résultats sont
TITULARISATION décret n° 93-607 du admise à occuper Service "Soit Transmis" 01 semaine probants, le
2 juillet 1993, un emploi en qualité -L’arrêté de nomination -Transmission par fonctionnaire est
portant modalité de fonctionnaire est -Un exemplaire du bulletin "Bordereau d’envoi" au titularisé dans un
communes soumise à un stage de notation de l’année du Ministère chargé de la Emploi.
d’application du probatoire d’une stage Fonction - à défaut, il est
Statut Général de la année. Publique pour compétence. autorisé
Fonction Publique a effectué une
seconde
année de stage.
- à l’issue de la
deuxième année, si
les
résultats ne sont pas
probants, il est mis
fin à son
engagement.
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DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite)
DESIGNATION ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

S REFERENCES CONCERNE TRAITEMENT TRAITEMENT
Articles 56 et 57 du Concerne tous les Par voie de concours organisé par le 1 - Note de service du
décret n° 93-607 du 2 fonctionnaires qui
Ministère chargé de la Fonction Ministère
juillet 1993, portant sont titularisés dansPublique. chargé de la Fonction DOSSIER SOLDE
modalité communes un emploi et qui ont Publique ou l’arrêté de
LA d’application du Statut une ancienneté d’au promotion ; décret ou 1 semaine Le dossier solde est
PROMOTION Général de la Fonction moins quatre (04) Réception de l’arrêté de promotion décision d’attente de transmis par un
Publique ans. en cas d’admission du fonctionnaire nomination pour les emplois Soi Transmis à la
(Glissement du grade A4. Direction de la Solde
Catégoriel) C’est le passage du 2-Réception du dossier par la pour traitement.
fonctionnaire de son Sous Direction du personnel
grade à un grade 3-Tramission du dossier à la
immédiatement Sous Direction de
supérieur. l’Informatique pour le
changement d’Emploi et la
prise en compte dans le
GESPERS. DOSSIER DAAF
4-Retour à la Sous Direction
du Archivage du dossier
Personnel pour édition des avec des copies des
actes suivants : actes pris.
- le certificat de Reprise de
service à titre de
régularisation
- la Note de service à titre de
régularisation d’affectation
dans la Direction d’origine.
5- Transmission des actes pris
pour la signature du DAAF.
6- Enregistrement et diffusion
des actes après signature
du
DAAF par le service
courrier.
7-Prise en compte par le
GESPERS des actes signés
Typologie des Voir annexe

décisions de
congé
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DESIGNATIONS ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

REFERENCES CONCERNE TRAITEMENT TRAITEMENT
01 semaine
Articles 21 et 22 du Tous les - la demande manuscrite adressée à Transmission par Le détachement est
Détachement décret n° 93-607 du fonctionnaires Monsieur le Ministre chargé de la "Bordereau d’envoi" au prononcé à la
2 juillet 1993, titularisés dans leur Fonction Publique avec l’avis du Ministère chargé de la demande du
portant modalité Emploi. Ministère technique intéressé. Fonction Publique pour fonctionnaire, ou
communes - Copie du Certificat de prise de compétence. d’office, par arrêté du
d’application du service Ministre chargé de la
Statut Général de - Copie de l’arrêté de nomination Fonction Publique
la Fonction - Copie de l’arrêté de titularisation après avis favorable
Publique -Décision d’avancement (la dernière du ministre technique
en date) intéressé.
-le fonctionnaire placé

Articles 34 au 39 Tous les -Demande manuscrite adressé à -Transmission par en position de
du décret n° 93-607 fonctionnaires Monsieur le Ministre chargé de la "Bordereau d’envoi" au disponibilité n’a droit
du 2 juillet 1993, titularisés dans leur Fonction Publique avec l’avis du Ministère chargé de la 01 semaine aucune rémunération.
portant modalité emploi. Ministère technique d’origine. Fonction Publique pour -La disponibilité est
communes -Copie du Certificat de prise de compétence. prononcée par
Disponibilité d’application du service arrêté
Statut Général de - Copie de l’arrêté de nomination du Ministre chargé
la Fonction - Copie de l’arrêté de titularisation de
Publique -Décision d’avancement (la dernière la Fonction Publique
en date) après avis favorable
du ministre
technique
intéressé avec une
durée maximale de
un
an renouvelable une
seule fois.
29
Articles 58 et 59 du Concerne tous les La nomination dans un
décret n° 93-607 du fonctionnaires qui -Demande manuscrite adressé à autre d’emploi de son
2 juillet 1993, sont titularisés dans Monsieur le Ministre chargé de la -Transmission par grade se fait en
Mobilité portant modalité un Emploi et qui ont Fonction Publique avec l’avis du "Bordereau d’envoi" au fonction des besoins
communes une ancienneté d’au Ministère technique d’origine. Ministère chargé de la 01 semaine de l’administration, de
Proses- d’application du moins quatre (04) -Copie du Certificat de prise de Fonction Publique pour la nécessité d’une
sionnelle Statut Général de ans sauf dérogation service compétence reconversion
la Fonction spéciale du Ministre - Copie de l’arrêté de nomination professionnelle, ou à
Publique Chargé de la - Copie de l’arrêté de titularisation la demande du
fonction Publique. -Décision d’avancement (la dernière fonctionnaire après
en date) une formation
-Curriculum vitae. professionnelle
adaptée.
30
(CONTROLE DES EFFECTIFS)
ACTES DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

DESIGNATION REFERENCES CONCERNE DU DOSSIER TRAITEMENT TRAITEMENT
Tous les
fonctionnaires et - Dossier de nouveaux Journalier Pour la fiabilité du
Agents de l’Etat du fonctionnaires (recrutement fichier du Ministère
Controle MEF nouveau) Voir table
création - Dossier anciens fonctionnaires GESPERS
(mise à disposition)
- Glissement catégoriel
Tous les
Contrôle fonctionnaires et - Certificat de prise de service Journalier Contrôle des actes
des retours Agents de l’Etat du édicté par la DAAF pris
de signature MEF - Note de service édicté par la Voir table
DAAF GESPERS
- Une demande de l'intéressé (e)

Tous les - Certificat de Prise de - Lettre de la DAAF Journalier Cette procédure
Prise en compte sur fonctionnaires et Service (DAAF) adressée à la permet à tous les
le Budget Général Agents de l’Etat du - Note d'affection Direction Générale du fonctionnaires qui
de l’Etat MEF qui servaient (éventuellement) Budget et des émargeaient dans un
dans un EPN et qui - Note/Arrêté (Ministère chargé Finances. EPN de se faire
ont fait l’objet de de la Fonction Publique de mise prendre en compte sur
mise à disposition à la disposition du MEF. le Budget Général
- Certificat de cessation de pour ce qui concerne
paiement du liquidateur/EPN. leur salaire
- Photocopie de CNI.
- Bulletin de salaire.
- Domiciliation de solde
(pour ceux qui ont changé de
banque)
31
(CONTROLE DES EFFECTIFS)

Les documents suivants sont utilisés Les « mises à jour » se font Les « mises à jour »
Décret, Arrêté, pour effectuer la mise à jour du à travers la base de concernent les
Décision, Note de Tous les fichier du personnel : données de gestion du mouvements
service et autres fonctionnaires et -les décrets personnel dénommée Journalier administratifs du
provenant des Agents de l’Etat du -les arrêtés « GESPERS » personnel entraînant
Mise à jour Structures MEF -les décisions soit un changement de
-les certificats de prise de service Voir table de matière fonction, d’emploi, de
-les notes de service « GESPERS » grade, de lieu
-et d’autres sources d’information d’affectation ou de
position, de nom etc.
Saisine du Tous les
conseil de Article 73 du décret fonctionnaires et - « soit transmis » de la direction Transmission au Conseil de 1 semaine Voir procédure du
discipline n° 92-570 du 11 Agents de l’Etat du Demanderesse Discipline pour compétence. Conseil de Discipline
septembre 1992, MEF qui font l’objet
portant Statut de contentieux - rapport d’inspection ou tout autre Participation au conseil
Général de la acte susceptible d’éclairer le après instruction du dossier journalier
Fonction Publique. Conseil de Discipline
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(CONTROLE DES EFFECTIFS) (suite)

DOSSIER DAAF 1-Réception du dossier par

la Sous Direction du La délivrance des
1- Une fiche signalétique fournie par personnel Certificats de prise de
la DAAF du MDPMEF. 2-Tramission du dossier à la service et des Notes
Recrutement Contrat de travail Les agents 2-Une fiche de renseignement Sous Direction de de service
des agents transmis par les contractuels 3- Trois photos couleurs l’Informatique pour la d’affectation ne
contractuels Directions recrutés par les 4- Extrait d’acte de naissance ou création et la prise en confère la qualité de
Générales. structures des jugement supplétif (copie compte dans GESPERS. 02 semaines fonctionnaire à
Finances originale, peu importe la date de 3-Retour à la Sous Direction l’intéressé.
signature) du Personnel pour édition
5- Photocopie de la CNI ou de des actes suivants : Cette procédure n’est
l’attestation d’identité. - le certificat de prise de faite que dans un but
6- Curriculum vitae service statistique.
7- Certificat de prise de service de la - la note de service
direction générale d’accueil d’affectation dans une
8-Un contrat de travail Structure du MDPMEF.
4- Transmission des actes
pris pour la signature du
DAAF.
5- Enregistrement et
diffusion des actes après
signature du DAAF par le
Service courrier.
6-Prise en compte par le
GESPERS.
33
(CONTROLE DES EFFECTIFS) (suite et fin)

1- Toutes les pièces fournies Pour classement dans

Les Fonctionnaires 2-Une copie du certificat de Prise de Photocopie de tous les les dossiers
Archivage et Agents de l’Etat Service produit par la DAAF actes. Journalier individuels des
3-Une copie de la note de service Fonctionnaires et
produite par la DAAF. Agents de l’Etat.
4- Décret, Arrêté, Décision, Note de
service et autres provenant des
Structures.
Les fonctionnaires
ayant bénéficié 1 – demande adressé au Ministre Transmission du dossier par 1 – cas de
Régularisation Note d’instruction d’une disponibilité chargé de le Fonction Publique bordereau au Ministère 1 semaine disponibilité : dans les
de la situation n°232/MFPERA/ ou ayant fait l’objet chargé de la Fonction limites de l’âge
administrative DGFP du 30 juin d’une suspension ou 2 – l’arrêté de disponibilité ou tous Publique pour compétence. d’admission à la
2006 du Ministère d’une exclusion les actes se referant à la suspension retraite, le temps
de la Fonction temporaire. ou l’exclusion temporaire passé en disponibilité
Publique les arrêtés est pris en compte
portant 3 – une attestation de présence dans le temps de
régularisation de la services effectifs.
situation 2 – exclusions
administrative temporaires,
suspension : le
rattrapage du temps
de service est possible
dans limite d’âge
d'admission à la
retraite.
34
DEROULEMENT DE LA CARRIERE (suite et fin)
(PROGRAMMATION DES EFFECTIFS)
DESIGNATION ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

REFERENCES CONCERNE DU DOSSIER TRAITEMENT TRAITEMENT
. -Listing de effectifs des différentes -Demande adressée aux

directions générales selon le fichier différentes Directions Le dossier Standard
DAAF Générales de préparation
-Besoins en effectif des différentes -Réalisation d’un document correspond au volet
Dossier Toutes les directions sur support papier et statistique à partir des personnel dans la
Standard de Directions support informatique données sur l’état des 3 mois préparation du Budget
Préparation Générales -Etat des cas des sorties effectifs des différentes de l’Etat.
temporaires et des sorties définitives Directions Générales
(DSP) par type -Transmission
- Adoption du document de
synthèse à la conférence
annuelle des effectifs au
Ministère de la Fonction
Publique.
(voir table GESPERS)
35
SORTIE DE CARRIERE
36
SORTIE DE CARRIERE
TYPE DE ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

SORTIE REFERENCES CONCERNE DU DOSSIER TRAITEMENT TRAITEME
NT
DOSSIER IVOSEP L’Etat de Côte d’Ivoire

DECES D'UN -Article 78 de la loi Tous les -Originale du dernier bulletin de prend en charge le
AGENT EN n° 92-570 du 11 fonctionnaires salaire. 1 - Transmission par « Soit Cercueil et le
ACTIVITE septembre 1992 décédés en activité - Originale d’un extrait d’acte de Transmis » du dossier à la Un jour transfère du corps.
portant statut décès e. Direction de la Solde pour
général de la -photocopie du certificat de décès prise en charge
Fonction Publique. - Photocopie de la carte nationale (Sous Direction des dépenses).
d’identité du défunt
- Photocopie de la carte nationale 2 – Mise à jour du fichier du
d’identité du déclarant Ministère avec l’Extrait d’acte
NB : Confirmation d’un bon de décès ou le courrier
nécessite un délai de quatre (04) d’information de la Direction
jours par les services d’IVOSEP d’origine
DOSSIER DE CAPITAL DECES ET
DE REVERSION DE PENSION (voir table GESPERS)
- Demande de réversion de pension

- Demande de capital décès
- Acte de décès Une
- Extrait de naissance et photocopie semaine
de la CNI du défunt.
-Dernière décision d’avancement,
- Dernier bulletin de salaire,
er
- 1 certificat de prise de service
- Arrêté de nomination du défunt.
- Acte de notoriété, Transmission du dossier par
- Extrait de naissance des orphelins bordereau à la Direction des
mineurs. Pensions au Ministère chargé
-En cas de mariage, fournir l’acte de de la Fonction Publique
mariage, la photocopie de la CNI
l’extrait de naissance du conjoint.
- Acte de tutelle et/ou l’acte de
délégation volontaire de la
puissance paternelle.
37
SORTIE DE CARRIERE (suite)
TYPE DE ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

SORTIE REFERENCES CONCERNE DU DOSSIER TRAITEMENT TRAITEME
NT
Admission à la -Article 84 de la loi Tous les DOSSIER PENSION

retraire pour : n° 92-570 du 11 fonctionnaires L’admission d’office a
septembre 1992 en fin de carrière - Demande de liquidation de pension lieu :
-limite d’âge ou portant statut - Certificat de la puissance paternelle 1 - Transmission du dossier par
général de la (cas d’une femme exerçant la bordereau à la Direction des 01 semaine - Soit à la date à
- 30 ans de Fonction Publique. puissance paternelle) Pensions du Ministère laquelle il compte
ère
service - Certificat de 1 prise de service chargé trente (30) années
et un arrêté de nomination de la Fonction Publique de service
- Décision de validation et une liquidable pour la
attestation de la validation des pension
services temporaires 2 – Mise à jour du fichier du
(éventuellement) Ministère avec le Certificat - Soit à la date à
- Attestation légalisée de non de cessation de service laquelle il atteint la
perception d’allocation (cas d’une limite d’âge qui lui
fonctionnaire dont l’époux exerce (voir table GESPERS) est applicable
une activité libérale
- Arrêté de concession de pension - Soit en cas
de d’invalidité
l’époux (cas d’une femme dont
l’époux est bénéficiaire d’une
pension proportionnelle
- Etat signalétique des services
Militaires
- 1 photocopie de la CNI de
l’intéressé
- Acte de naissance des enfants
- Acte de naissance de l’intéressé
38
SORTIE DE CARRIERE (suite et fin)
DELAI
TYPE DE ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE
DETRAITE- OBSERVATIONS
SORTIE REFERENCES CONCERNE DU DOSSIER TRAITEMENT
MENT
DOSSIER D’INDEMNITE DE
RETRAITE
Admission à la -Article 84 de la loi Tous les agents
retraire pour : n° 92-570 du 11 journaliers en fin de - Décision de mise à la
septembre 1992 carrière retraite 1 - Transmission du dossier par L’admission d’office a
-limite d’âge ou portant statut - Etat des décomptes des « soit transmis » à la Direction lieu :
général de la indemnités établi par Générale du Budget et des
- 30 ans de Fonction Publique. l’Inspection du Travail et Finances - Soit à la date à
service contre-signé par le DAAF laquelle il compte
- Etat des impôts sur salaire trente (30) années
- Etat de CNPS de service
- Etat de FNS 2 – Mise à jour du fichier du liquidable pour la
- Photocopie de la CNI Ministère avec le Certificat pension
- Certificat de Travail de cessation de service
- Extrait de naissance - Soit à la date à
(voir table GESPERS) laquelle il atteint la
limite d’âge qui lui
est applicable
- Soit en cas
d’invalidité
39
GLOSSAIRE
Elle est faite par voie de concours organisés durant toute la période de mise en disponibilité.
Un recrutement nouveau : tout fonctionnaire par la fonction publique, sauf dérogation La durée de la mise en disponibilité est de un
nouvellement recruté par voie de concours prévue par décret. an renouvelable une seule fois.
(sauf dérogations prévues par décret)
organisés par le Ministre chargé de la Fonction Le détachement : le détachement est la La mobilité professionnelle : le fonctionnaire
Publique (en collaboration avec le Ministre position du fonctionnaire autorisé à interrompre peut changer d’emploi au cours de sa de
technique intéressé) et mis à la disposition du temporairement ses activités pour exercer un carrière, en fonction des besoins de
Ministère chargé de l’Economie et des finances emploi ou un mandat public national ou l’administration, de la nécessité d’une
pour occuper son premier poste dans internationale, un mandat syndical ou exercer reconversion professionnelle ou à sa demande.
l’Administration. une fonction ministérielle ou exercer dans une Le fonctionnaire reconnu inapte par le conseil
entreprise privée après autorisation du conseil de santé à exercer un emploi actif, peut être
La mise à disposition : tout fonctionnaire déjà des ministres pour une période non nommé à un emploi sédentaire de son grade.
en activité dans un autre Ministère et ayant renouvelable.
obtenu une note d’affectation (décision de mise Le traitement : on appelle traitement la
à disposition ou arrêté de nomination) délivrée Dans cette position, le fonctionnaire continue à rémunération des fonctionnaires.
par le Ministère chargé de la Fonction Publique bénéficier de ses droits à l’avancement et à la
pour le Ministère chargé de l’Economie et des retraite. La carrière : la carrière recouvre l’ensemble
Finances après accord de son Ministère Le fonctionnaire détaché est soumis aux règles des possibilités d’évolution professionnelle. Elle
d’origine. régissant l’emploi pour lequel il a été détaché, est constituée des possibilités d’avancement
à l’exception de toutes disposition législative, au sein d’un même corps, qui sont liées à la
La notation : Chaque fonctionnaire reçoit une réglementaire ou conventionnelle, prévoyant le fois à l’ancienneté et à la valeur
note annuelle, qui a pour but de porter une versement d’une indemnité de licenciement ou professionnelle, et des possibilités d’accès à un
appréciation chiffrée et littérale sur la valeur de fin de carrière. corps de niveau supérieur.
professionnelle.
La disponibilité : cette période particulière Le conseil de discipline : organe consultatif
La titularisation : un candidat ayant réussi un permet au fonctionnaire de quitter pendant un placé auprès du Ministre de la Fonction
concours de la fonction publique et achevé certain temps le cadre de la fonction publique Publique qui a pour rôle de faire des
avec succès sa période de stage ou de ( par exemple pour élever un enfant, travailler propositions de sanctions du second degré et
formation est titularisé (il passe du statut de dans le secteur privé ou reprendre ses études de donner un avis sur les demandes de retrait
fonctionnaire stagiaire à celui de titulaire). Il …), sans pour autant démissionner. L’agent de sanctions disciplinaires. Il compte au
devient titulaire de son grade et peut mis en disponibilité à la garantie d’être minimum six membres et au maximum neuf
véritablement débuter sa carrière au sein de la réintégré dans son grade (et non dans le membres nommés par décret en Conseil de
fonction publique. même poste). Son déroulement de carrière Ministre sur proposition du Ministre de la
(droit à avancement, droit à retraite…) est Fonction Publique.
La promotion ou l’avancement de grade : suspendu
c’est le passage du fonctionnaire de son grade
à un grade immédiatement supérieure.
40
41
ANNEXES
- Fiche de renseignement
- Fiche signalétique (profiloscope)
- Fiche d’immatriculation
- Différents types de congés
TYPOLOGIE DES CONGES ADMINISTRATIFS
(Annexe)
TYPE DE ARTICLE DE DROITS A TRAITEMENT CONSTITUTION DU PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS
CONGE REFERENCES DOSSIER TRAITEMENT TRAITEMENT
Soit transmis émanant de L’introduction de la

la Direction du demandeur, 1-Edition et habillage demande de
-Articles 62 et 64 du Trente (30) jours calendaires avec composé des éléments de la décision de Congé décision de congé
Congé décret n° 93-607 du 2 conservation de l’intégralité du suivants : annuel (ou la décision annuel se fait après
Annuel juillet 1993, portant traitement. - Demande de décision de de congé de maternité) un (1) an de
modalité communes congé annuel adressée au avec une demande de service et la
d’application du statut En cas de report sur l’année suivante, DAAF du MDPMEF visa visé par le DAAF. décision de congé
général de la Fonction le fonctionnaire peut bénéficier, à titre - Dernière décision de 2- Transmission de la de maternité à sept
Publique. exceptionnel, d’un congé d’une durée congé ou le Certificat de décision de congé pour mois et demi de la
de deux (02) mois au maximum. prise de service de la visa du contrôleur Un (01) mois grossesse.
DAAF (pour les nouveaux financier. La copie originale
affectés). 3-Retour pour la (après la signature)
-Article 74 du décret n° Quatorze (14) semaines avec - Soit transmis émanant de signature du DAAF. de la décision de
93-607 du 2 juillet 1993, conservation de l’intégralité du la direction du demandeur, 4- Prise en compte par congé annuel ou de
Congé de portant modalité traitement. composé des éléments le GESPERS du numéro maternité est
communes d’application Si à l’expiration des quatorze (14) suivants : de la décision et de la transmise à la
Maternité du statut général de la semaines, l’intéressée n’est pas en - Le certificat de grossesse date de signature Direction du
Fonction Publique. état de reprendre le service, elle est - Demande de décision de (Retour signature). demandeur et
placée en congé de maladie après avis congé de maternité (voir table GESPERS) remise à l’intéressé.
du Conseil de Santé. adressée au DAAF du
MDPMEF
43
TYPOLOGIE DES CONGES ADMINISTRATIFS (suite)
TYPE DE ARTICLE DE DROITS A TRAITEMENT CONSTUTION DU PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS
-Articles 65 et 66 de la Pour les congés de
Congé de loi n° 92-570 du 11 maladie d’une durée
maladie septembre 1992 portant Soit transmis émanant de supérieur à 15 jours,
statut général de la 1 an plein de traitement. la direction du demandeur, la décision est prise
Fonction Publique. 2 ans de demi traitement. composé des éléments par la Ministre de la
Congé de -Article 67 de la loi n° Au delà de 3ans il est déclaré invalide suivants : Fonction Publique
longue 92-570 du 11 septembre sur avis du Conseil de Santé et admis après avis du
durée 1992 portant statut d’office à la retraite. - Demande de décision de Transmission du Conseil de Santé (
général de la Fonction congé de maladie dossier, au Ministère de voir Article 69 du
Publique. adressée au DAAF du la Fonction Publique décret n° 93-607 du
MDPMEF pour examen du Une (01) 2 juillet 1993,
Conseil de Santé semaine. portant modalité
Congé - Le certificat de maladie communes
exceptionnel -Article 68 et 69 de la loi 60 mois au maximum avec signé par un médecin de d’application du
de maladie n° 92-570 du 11 conservation intégrale du traitement et l’administration statut général de la
(victime d’un septembre 1992 portant le remboursement des honoraires, des Fonction Publique).
accident ou statut général de la frais médicaux entraînés par la
d’une Fonction Publique. maladie ou l’accident. Le congé
maladie Au delà de 60 mois il est admis à faire exceptionnel de
profes- valoir ses droit à la retraite si son état maladie est accordé
sionnelle de santé ne lui permet pas de par périodes
survenue reprendre service et après avis du successives de trois
dans Conseil de Santé et de la Commission (03) mois au
l’exercice ou de Réforme. minimum et de six
l’occasion (06) mois au
de ses maximum par le
fonctions) Ministre de la
Fonction Publique
sur proposition du
Conseil de Santé.
44
TYPOLOGIE DES CONGES ADMINISTRATIFS (fin)
TYPE DE ARTICLE DE DROITS A TRAITEMENT CONSTUTION DU PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

Avec traitement :
-Au représentant dûment mandaté des
syndicats de fonctionnaire à l’occasion
d’une convocation.
-au fonctionnaire membre du comité
consultatif de la Fonction Publique.
-au fonctionnaire candidat à des
concours ou examen professionnel.
-dans la limite des sessions des
assemblées dont il fait partie, au
fonctionnaire occupant des fonctions
-Article 66 du décret n° électives ou consultatives lorsque Demande d’autorisation Les autorisations
Autorisation 93-607 du 2 juillet 1993, lesdites fonctions n’étant pas d’absence ou de d’absences et les
d’absence portant modalité incompatibles avec l’exercice normal permission adressé au Attendre le visa du permissions
communes d’application de son emploi, il n’a pas été placé en supérieur hiérarchique. supérieur hiérarchique Un (01) jour. n’entre pas en
du statut général de la position de service détaché. avant la jouissance. compte dans le
Fonction Publique. calcul du congé
La durée des autorisations d’absences annuel.
prévues ci-dessus est limitée à la
durée des sessions des organismes ou
des épreuves des concours ou
examen augmentée, le cas échéant,
des délais de route normaux aller et
retour.
Sans traitement au fonctionnaire

candidat à des élections politiques
pendant la durée de la campagne
électorale.
45
Avec traitement pour les événements
suivants :
Permissions Article 67 du décret n° -05 jours de permissions en cas de
spéciales pour 93-607 du 2 juillet 1993, décès d’un ascendant ou d’un
événements portant modalité descendant en ligne direct.
familiaux communes d’application -02 jours de permissions en cas de
du statut général de la mariage de l’agent ou d’un enfant de
Fonction Publique. l’agent.
-03 jours en cas de naissance
survenue au foyer du fonctionnaire.
46
47
SOMMAIRE
A. LES ATTRIBUTIONS DE LA SOUS-DIRECTION
B. LES SERVICES DE LA SOUS DIRECTION
C. POINT FOCAL MARCHE
48
LA SOUS-DIRECTION DES ETUDES ET DE LA FORMATION
A. LES ATTRIBUTIONS DE LA SOUS-DIRECTION
L’arrêté N° 285 du 31 Août 2005 portant attribution s et organisation de la DAAF assigne à la Sous-Direction des Etudes et de la
Formation :
La coordination et la centralisation de la politique de la formation initiale et continue ;

Le recensement des besoins en formation au niveau des directions du ministère ;
La gestion de la pédagothèque du ministère ;
La préparation et l’organisation des textes et concours éventuels en liaison avec les services compétents du ministère
chargé de la fonction publique ;
L’élaboration en collaboration avec les directions utilisatrices des programmes des enseignements dispensés.
B. LES SERVICES DE LA SOUS DIRECTION
L’objectif de la formation est l’amélioration des performances des fonctionnaires et agents de l’Etat et la réalisation de la
politique de mobilité professionnelle et de polyvalence.
La sous direction des études et de la formation assume ses attributions à travers deux (2) services essentiels :
Le service de la formation initiale et des études.

Le service de la formation continue.
49
I. LE SERVICE DE LA FORMATION INITIALE ET DES ETUDES
1-1 LA FORMATION INITIALE
La formation initiale est celle que suit l’agent de l’Etat avant d’être recruté dans un emploi de la Fonction Publique- c’est la
formation initiale de base - ou celle qui permet à un fonctionnaire d’accéder à un emploi hiérarchique supérieur ; elle est dite formation
initiale en cours d’emploi.
La formation initiale est destinée aux élèves issus des concours direct et professionnel de l’Ecole Nationale d’Administration (ENA).
a-) la coordination et la centralisation de la formation
Afin de mettre en adéquation les enseignements dispensés à l’ENA et les attentes des différentes administrations, la DAAF
participe à l’élaboration des modules de formation et à la désignation des enseignants capables de traduire les objectifs spécifiques de
l’administration financière.
b-) Préparation du Stage et suivi du stage
b-1) préparation du stage
Après la formation théorique à l’ENA, la sous-direction des Etudes et de la Formation accueille les élèves pour la préparation et le
déroulement du stage pratique. Elle procède en cours d’année scolaire au :
Choix des thèmes de mémoires pour le cycle moyen supérieur et le cycle supérieur.
Choix des directions d’accueil pour le cycle moyen.
Pour ce faire, la sous-direction prépare les projets de courrier de demande d’autorisation de stage à soumettre à la signature du
DAAF destinés aux structures d’accueil en fonction des thèmes de mémoires et du choix des élèves.
b-2) suivi du stage
Après accord des différentes directions d’accueils les élèves sont mis en stage.
Suivi des élèves pendant le stage à travers les fiches d’évaluation remises à tous les maîtres de stage.
50
Ces fiches se rapportent à l’assiduité, la ponctualité, la tenue vestimentaire, la capacité d’assimilation et l’esprit
d’initiative du stagiaire.
Signe périodiquement les fiches de suivi de stage.
Réunions périodiques entre le coordonnateur et les stagiaires pour faire le bilan partiel du stage.
Le stage se termine par la production d’un rapport de stage pour les élèves du Cycle Moyen et d’un mémoire pour les
élèves du Cycles Moyens Supérieurs.
Le coordonnateur évalue les travaux des élèves à travers le jury dont il est membre.
1-2) LES ETUDES
Elles couvrent le vaste domaine de tous les dossiers divers pour lesquels le cabinet du ministre ou toute autre administration
sollicite l’avis de la DAAF.
Le processus de traitement de ses dossiers se décline comme suit :
Le DAAF reçoit le dossier via son secrétariat et le transmet à la sous-direction des Etudes et de la Formation par le
même procédé.
Réception et enregistrement du dossier par le secrétariat de la sous-direction des Etudes et de la formation, avant sa
transmission au sous-directeur.
Le Sous-directeur impute le dossier au service Etudes pour analyse.
Retour du dossier au sous-directeur accompagné d’un projet de réponse.
Après corrections et approbation du projet de réponse le sous-directeur le transmet au DAAF pour observations et
visa.
Transmission du dossier à la structure émettrice.
1-3) LA GESTION DE LA PEDAGOTHEQUE
La DAAF de par ses attributions joue également un rôle de conseil et de mémoire au sein du Ministère de l’Economie et des
Finances.
Aussi pour mieux gérer les productions intellectuelles des agents du ministère et offrir des possibilités de documentation et
d’études à tous ceux qui le désirent, la DAAF s’est doté d’une pédagothèque. Celle-ci gère les rapports et les mémoires des élèves issus
de l’ENA option ‘’Economie et Finances’’ ou des élèves des autres grandes écoles ayant bénéficié d’un stage au Ministère de l’Economie
et des Finances.
51
La pédagothèque gère également divers fonds documentaires notamment le journal officiel, les décrets, arrêtés, décisions et
d’autres ouvrages à caractère économique.
2- LA FORMATION CONTINUE
La formation continue est celle qui ne donne pas nécessairement accès à un emploi hiérarchiquement supérieur. Elle favorise, en
revanche, le recyclage des agents et permet l’amélioration de leurs performances. Cette formation s’inscrit dans le cadre du Plan National
de Formation. Elle concerne les bourses, les stages, les colloques et séminaires.
La DAAF dans le cadre de ses attributions est chargée de rechercher, auprès d’institutions multilatérales (Banque Mondiale, FMI
etc.…) ou structures bilatérales, des financements de bourses ou stages et de leur diffusion auprès des autres services du Ministère en
charge de l’Economie et des Finances.
2-1) COMMENT OBTIENT-ON UNE BOURSE À L’ETRANGER ?
2-1.1) Financement Côte d’Ivoire
Cette formation est financée par le budget général.
Le postulant transmet son dossier (curriculum vitae, demande manuscrite, lettre de motivation) à la DAAF.
La DAAF instruit le dossier et le transmet à la Commission d’Attribution des Bourses (CAB) coordonnée par le Ministère en
charge de la Fonction Publique. Après analyse qui porte sur l’opportunité et les retombés de cette formation pour
l’administration financière le DAAF transmet le dossier à la CAB.
La Commission d’Attribution des Bourses analyse le dossier et donne un avis
Si rejet, le dossier est transmis à la DAAF qui le retourne au postulant, fin de la procédure.
Si accord, le dossier est transmis à la DAAF et la procédure suit son cours.
La DAAF informe le postulant par le truchement de sa hiérarchie.
Retrait de la fiche de stage par le postulant auprès de la sous-direction des Etudes et de la Formation.
La fiche de stage correctement renseignée, signée par le postulant et visée par sa hiérarchie est transmise à la DAAF.
La DAAF transmet le dossier au cabinet pour visa et retour à la DAAF.
Transmission du dossier à la direction de la Formation Professionnelle et des concours de la Fonction Publique.
52
Elle prépare la communication en conseil des ministres signée conjointement par le ministre en charge de l’Economie
et des Finances et celui en charge de la Fonction Publique.
Après autorisation de la formation par le Conseil des Ministres, Secrétariat Général du gouvernement prend une attestation
de stage.
Sur la base de ladite attestation de stage, le Ministère en charge de la Fonction Publique élabore une décision de stage
cosignée avec le Ministère en charge de l’Economie et des Finances.
puis transmission du dossier à la Solde.
2-1.2) Financement bailleur extérieur
Cette formation est financée par les institutions multilatérales ou bilatérales.
La DAAF reçoit les offres de formation et de bourse.

Diffusion des offres de bourses et de formations auprès de tous les services du ministère.
La DAAF reçoit les dossiers de candidatures visés par les supérieurs hiérarchiques des postulants et les transmet à
l’organisme bailleur.
Après analyse, l’organisme bailleur arrête la liste des candidats retenus et la transmet concomitamment aux postulants
retenus et à la DAAF.
Pour les stages d’une durée supérieure à un mois :
La DAAF transmet le dossier au cabinet pour visa, retour du dossier à la DAAF.
Le postulant est invité à constituer le dossier de base pour la Fonction Publique.
Renseignement de la fiche formation hors Côte d’Ivoire.

Joindre la note de rétention de la candidature et autres pièces afférentes et retour du dossier à la DAAF.
La DAAF transmet le dossier à la Fonction Publique qui procède aux formalités nécessaires à l’autorisation du Conseil des
Ministres (confère 2-1.1).
Retour du dossier à la DAAF pour transmission au postulant.
53
C. POINT FOCAL MARCHE
3.4.1. I ATTRIBUTIONS
Conformément au décret N°2005 -110 du 24 Février 20 05, portant nouveau code des marchés publics, la DAAF à en charge la
gestion du Point Focal marché.
Le Point Focal Marché (PF) est un organe de coordination créé dans le cadre de la déconcentration des marchés publics au sein des
Directions des Affaires Administratives et Financières (DAAF) des ministères.
La mission de coordination du Point Focal consiste à :
Assister les administrateurs de crédits dans les activités de planification des opérations de
passation des marchés publics ;
Assurer la présidence de la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres (COJO)
Examiner les projets de marché avant approbation ;
Suivre l’exécution du marché.
Le Point Focal est également chargé de gérer le Système Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP), afin de d’assurer la
traçabilité des opérations.
Avec la reforme et le nouveau code, le Point Focal et ses services sont au sein du ministère une "mini DMP"(seul interface entre la
direction des marchés publics et le ministère mais aussi entre les autorités contractantes et les prestataires)
54
II-LES ETAPES DES PROCEDURES DES MARCHES PUBLICS
Etape N°1 : Planification de la commande publique

1 Demande de modification statut de ligne
2 Transmission de la demande à la DMP Transmission à la DMP pour le
traitement de la demande
3 Saisie et modification du planning de passation Planification de la commande
publique en fixant des dates, précisant
les volumes et les sources de
financement de la commande
publique.
Etape N°2 : Préparation des dossiers de la commande publique
1 Réception DAO par le point focal Le Point focal reçoit des Autorités
contractantes les DAO à publier pour
vérification avant leur transmission à
la DMP
2 Désignation du responsable bailleur Il désigne le bailleur responsable si le
financement est fait par un ou
plusieurs bailleurs
3 Transmission des DAO à la DMP Transmission des DAO à la DMP pour
vérification, validation suivie de
publication si conforme
Etape N°3 : réception, analyse et validation des do ssiers de la commande publique
1 Transmission du DAO au bailleur (si financement bailleur) Transmission pour avoir l’avis de non
objection du bailleur sur le contenu du
DAO
2 Saisie de l’avis du bailleur Saisie de la réponse du bailleur sur le
contenu du DAO
3 Transmission du DAO validé par le bailleur à la DMP Transmission pour publication
4 Traitement des DAO non conformes Suivi des AC dans les prises en
compte des corrections à apporter à
leurs DAO
55
Etape N°4 : Publicité obligatoire
1 Publication par autre voie Le PF est tenu de faire une publicité
des Appels d’Offres par une voie autre
que celle du BOMP
Etape N°5 : préparation des offres
1 vente de DAO Le PF vente les DAO
2 Saisie des demandes de clarification Le PF saisi les potentielles demandes
d’informations et de précisions des
acheteurs du DAO
3 Saisie des réponses aux demandes de clarification Le PF saisi les réponses apportées
aux questions des acheteurs du DAO
4 Saisie de demande de modification DAO Si la demande de clarification implique
la modification du DAO, le PF saisie la
demande
ETAPE N°6 : réception et ouverture des offres
1 Convocation de la COJO et impression des formulaires de Le PF adresse les mandats aux
mandats. différents membres de la COJO
2 Edition de l’autorisation d’ouverture de l’Appel d’offres Le PF imprime cette autorisation
préalablement donnée par la DMP
3 Saisie du Procès verbal d’ouverture Le PF retrace tous les éléments
nécessaires pour la saisie dans le
SIGMaP
56
Etape N°7 : analyse des offres
1 Saisie de la demande d’éclaircissement Prise en compte des différentes
demandes de la commission aux
soumissionnaires
2 Saisie de la réponse à la demande d’éclaircissement Prise en compte des réponses aux
différentes demandes de la
commission aux soumissionnaires
3 Saisie de la synthèse du rapport d’analyse Saisie les résultats de l’analyse
commune de la COJO
Etape N°8 : jugement des offres (analyse et validat ion)

1 Saisie du PV d’attribution Le PF reprend dans le SIGMaP le PV
d’attribution
2 Transmission du PV d’attribution à la DMP
3 (si bailleur) Transmission du dossier d’attribution au bailleur Le PF transmet le dossier d’attribution
au bailleur pour avis de non objection
4 (Si nécessaire) saisie de la commission de conciliation Le PF le fait pour obtenir l’arbitrage de
cette commission
5 Saisie de la notification à l’attributaires et au(x) non attributaires Le PF donne le résultat de chaque
soumissionnaire
57
Etape N°9 : Approbation des marchés
1 Signature du projet marché par l’attributaire Le PF veille à ce que l’attributaire
signe le projet marché
2 Signature du projet marché par l’Autorité contractante Le PF veille à ce que l’Autorité
contractante signe le projet marché
3 Réception du projet marché Le PF vérifie la conformité du marché
4 Numérotation du marché et réservation des crédits Le PF numérote le marché et réserve
les crédits pour ce marché.
5 Transmission du dossier d’approbation à la DMP Pour les montants >100 M
6 Transmission du dossier d’approbation au Ministre technique Pour les montants <100M
7 Saisie de l’avis du Ministre technique Le PF recueille l’avis par le Ministre
(approbation ou non du marché)
8 Traitement des rejets d’approbation Le PF apport les éléments
nécessaires à l’approbation du
marché
Etape N°10 : Notification de l’approbation à l’attr ibutaire
1 Notification à l’attributaire Le PF notifie à l’attributaire qu’il est
titulaire
2 Saisie de l’ordre de service de démarrer Le PF signifie au titulaire par courrier
l’ordre de service de démarrer
3 Saisie la réception de l’ordre de service de démarrer par le titulaire Le PF marque le début des travaux
pour le suivi des délais contractuels.
Etape N°11 : Exécution des marchés
1 Saisie de la réception des prestations Le PF délivre l’attestation de bonne
exécution après avoir certifié
conforme les prestations
III-LES PROCEDURES DEROGATOIRES DES MARCHES PUBLICS
N°1 : Gré à gré

1 Saisie de la demande en procédure dérogatoire Le PF initie la demande en procédure
dérogatoire
2 Transmission de la demande à la DMP Le PF transmet la demande à la DMP

pour le traitement
3 Saisie de l’attribution de gré à gré Le PF reçoit l’avis et à l’attributaire et
ou aux non attributaires. Il poursuit la
procédure normale à ce niveau.
N°2 : Appel d’offres restreint
1 Saisie de la demande en procédure dérogatoire Le PF initie la demande en procédure
dérogatoire
2 Transmission de la demande à la DMP Le PF transmet la demande à la DMP
pour le traitement
3 Notification des lettres d’invitation aux candidats concernés Il veille à ce que le DAO suive le
circuit normal en attendant
l’autorisation de passer un restreint.
59
SIGLES ET ABREVIATIONS
BOMP : bulletin Officiel des Marchés Publics
COJO : Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres
DAO : Dossier d’Appels d’Offres
PV : Procès Verbal
SIGMaP : Système Intégré de Gestion des Marchés Publics
60
62
63
SOMMAIRE
I – PREPARATION DU BUDGET (SIGBUD)
II – EXECUTION DES DEPENSES PUBLIQUES (SIGFIP)
III – GESTION DE LA CITE FINANCIERE ET DE L’IMMEUBLE SCIAM
IV - DEPENSES D’ABONNEMENT GESTION DU PARC AUTO
65
I – PREPARATION DU BUDGET
1. La communication au ministère de l’enveloppe budgétaire :
Après adoption par le conseil des ministres du cadrage budgétaire soumis à son approbation, la Direction Générale du
Budget et des Finances notifie au Directeur des Affaires Administratives et Financières l’enveloppe budgétaire relative aux
dépenses du ministère ainsi que les orientations, la méthodologie et le calendrier de préparation du budget.
2. La confection par la DAAF des propositions budgétaires du ministère
Cette étape a pour objectif de recueillir les propositions des différents services au cours de conférences budgétaires internes
au ministère et d’arrêter des enveloppes par service en fonction des priorités du ministère conformément aux orientations
générales de la politique budgétaire du Gouvernement.
Lors de cette opération, la DAAF bénéficie de l’appui technique du Chargé d’étude de la Direction Générale du Budget et des
Finances, et éventuellement de la Direction du Plan pour les dossiers de préparation du Budget et des fiches projets.
3. Le retour des propositions budgétaires du ministère à la Direction Générale du Budget et des Finances :
A l’issue de l’opération, la DAAF saisit les propositions de répartition de l’enveloppe budgétaire du ministère dans le Système
Intégré de Gestion Budgétaire (SIDBUD) et les transmet électroniquement au Chargé d’étude de la Direction Générale du
Budget et des Finances.
Sur cette base, le chargé d’étude prépare la conférence budgétaire en s’assurant que tous les services, tous les
engagements et toutes les priorités définies par le ministère sont pris en compte. Ils analysent par ailleurs les demandes
complémentaires de budget exprimées par la DAAF pour certains projets et certains services.
4. La conférence budgétaire
Présentation du projet de budget du ministère par la DAAF à la Conférence Budgétaire
La conférence budgétaire a pour but d’analyser les propositions budgétaires du ministère, de s’assurer de la pertinence des
66
propositions de dépenses et de recenser les problèmes en suspens. Ceux-ci concernent les dépenses jugées
indispensables par le ministère mais non couvertes par l’enveloppe budgétaire.
II – EXECUTION DES DEPENSES PUBLIQUES
Cf à l’art. 17 du décret n° 98-716 du 16 décembre 1 998 (portant reforme des circuits et des procédures d’exécution des
dépenses et des recettes du budget général de l’Etat, des comptes spéciaux du trésor et mise en œuvre du système intégré
de gestion des finances publiques), les fonctions d’engagement et d’ordonnancement des dépenses de l’Etat sont exercées
au niveau de chaque ministère par le Directeur des Affaires Administratives et Financières (DAAF) qui assume par
délégation du ministère chargé des finances, le rôle d’ordonnateur, sauf en matière de dépense de personnel et de
remboursement de la dette.
1. Les opérations préparatoires à l’exécution du Budget
A la réception des actes budgétaire ouvrant les crédits ainsi que des instructions éventuelles de la Direction Générale du
Budget et des Finances, le DAAF doit accomplir les tâches suivantes :
- notification aux administrateurs des crédits autorisés,
- remise aux administrateurs des imprimés de dépôts de signature,
- remise des carnets de demandes d’engagement
2. Les opérations d’exécution de la dépense publique proprement dites
Il existe deux procédures d’exécution des dépenses à l’échelon central :
la procédure normale ;
la procédure simplifiée.
67
2. 1 La procédure normale
Elle s’effectue en trois phases :

• l’engagement
• la liquidation
• l’ordonnancement
2.1.1 La phase engagement
L’engagement est l’acte ou le fait juridique par lequel une personne publique fait à son encontre, une obligation de laquelle
résultera une charge budgétaire.
Dans cette phase :
le fournisseur établit, à la demande de l’administrateur de crédit délégué, initiateur de la dépense, une facture pro
forma ou un devis en quatre exemplaires ;
L’administrateur de crédits délégué au vu de ces pièces, remplit manuellement une demande d’engagement qu’il
envoie aux services de l’ordonnateur de crédits délégué (DAAF) ;
L’ordonnateur de crédits délégué

C’est le point d’entrée du SIGFIP. A ce niveau,
L’agent DAAF :
• Réceptionne la demande d’engagement puis effectue quelques contrôles de régularité relatifs :
à la qualité de l’administrateur (son nom, sa signature, son cachet)
au code du service demandeur
à l’imputation budgétaire
et à la procédure adoptée en fonction de l’objet de la demande
68
à la conformité du numéro du compte contribuable du fournisseur sur la demande d’engagement et sur la facture
pro forma
aux calculs de la facture pro forma
• Saisit la demande puis édite son image ;

• Transmet à l’ordonnateur de crédits délégué, l’image de la demande d’engagement plus les pièces justificatives ;
Le DAAF :
• Vérifie la cohérence des données saisies ;
• Valide électroniquement le dossier et édite l’original du document d’engagement, c’est-à-dire le bon de commande, la
notification de marché ou de contrat, la notification de bail, ou la délégation de crédits ;
• Edite un bordereau de transmission de ce dossier destiné au Contrôleur Financier ;

Le contrôleur Financier
Procède au contrôle relevant de sa compétence et adopte trois attitudes possibles :

• Soit, il fait un visa différé en attendant un complément d’informations. La notification de visa différé n’est pas satisfait, le
système procède automatiquement au rejet du dossier et le crédit est repositionné sur la destination budgétaire ;
• Soit, il fait un rejet de l’engagement. Le dossier est retourné au DAAF. Les crédits sont alors reconstitués sur la
destination budgétaire.
• Soit, il accorde son visa. Alors il valide électroniquement le mandat à l’écran et signe le dossier papier physique. Le
dossier est ensuite retourné au DAAF.
69
Le DAAF
Peut à ce stade décider d’annuler ou de valider l’engagement. La validation de l’engagement permet d’éditer :
• Les doubles du bon de commande

• Le bordereau d’envoi au fournisseur.
Le DAAF édite et colle une étiquette de validation à l’endroit prévu sur l’original du bon de commande qu’il transmet à
l’administrateur de crédits délégué qui le remettra au fournisseur
Ce n’est qu’à ce stade que les fournitures ou prestations peuvent être exécutées.
2.1.2 La phase liquidation

Elle consiste pour l’Administrateur de crédits délégué à vérifier la réalité de la dette de l’Etat et à en arrêter le montant. Dans
cette phase :
Le fournisseur, après avoir exécuté la commande, établit sa facture définitive en quatre exemplaires, complète le
bordereau d’envoi en indiquant le mode de paiement qu’il souhaite ;
L’administrateur de crédits délégué certifie le service fait en présence du contrôleur financier qui vérifie la réalité
des prestations. A la suite de ce contrôle, l’administrateur de crédits délégués, après avoir arrêté le montant de la
facture, appose sa signature au dos des quatre factures et transmet le dossier au DAAF pour ordonnancement.
2.1.3 La phase ordonnancement
L’ordonnancement est l’acte administratif par lequel conformément aux résultats de la liquidation, le DAAF donne l’ordre au
comptable de payer la dépense.
Au cours de cette phase :
70
- l’agent DAAF
• Effectue le contrôle des pièces jointes au dossier
• procède à la saisie des données et édite une image du mandat ;
- le DAAF vérifie les données saisies, édite le mandat de paiement réel en trois exemplaires ainsi que le bordereau de
transmission des mandats de paiement et transmet le dossier au contrôleur financier ;
- le contrôleur financier peut différer, rejeter ou viser le mandat. S’il vise, il édite un bordereau de transmission des
mandats validés à l’ordonnateur délégué ;
- le DAAF, à la réception du dossier, valide électroniquement le mandat, édite le bordereau de transmission et transmet
l’ensemble au comptable assignataire accompagné des pièces justificatives pour paiement.
2.2 La procédure simplifiée

L’usage de la procédure simplifiée pour l’exécution des dépenses de l’Etat est limité aux natures de dépenses limitativement
énumérées par l’article 68 du décret 98-716 du 16 décembre 1998 portant réformes des circuits et procédures en matière
d’exécution des dépenses et des recettes du budget général et des compte spéciaux du trésor et mise en œuvre du SIGFIP.
La phase administrative de cette procédure consiste à faire l’engagement et l’ordonnancement de façon concomitante.
La phase engagement ordonnancement
Le fournisseur établit sa facture en quatre exemplaires après exécution de la prestation puis transmet les
documents à l’administrateur de crédits délégué ;
L’administrateur de crédits délégué, après avoir certifié le service fait au dos des quatre exemplaires des
factures, procède à la liquidation et remplit manuellement une demande d’engagement en deux exemplaires qu’il
envoie au DAAF ;
71
La DAAF
L’agent DAAF
• Effectue quelques contrôles de régularités et les pièces jointes au dossier
• saisit la demande et édite l’image du mandat ou de l’ordre de paiement puis transmet le dossier au DAAF.
Le DAAF vérifie les données saisies puis valide le dossier et édite un bordereau de transmission du dossier au
contrôle financier ;
Le contrôleur financier peut différer, rejeter ou valider le dossier. En cas de visa, il édite un bordereau de
transmission au DAAF ;
Le DAAF à la réception du dossier, valide électroniquement le mandat, édite le bordereau de transmission et
transmet l’ensemble au comptable assignataire accompagné des pièces justificatives pour paiement.
Il convient de noter que la procédure simplifiée est le mode de traitement privilégié dans le cas spécifique des décomptes sur
marchés publics où les principales étapes sont les suivantes :
Avant approbation du marché, le module SIGMaP permet au point focal de réserver les crédits à hauteur du marché
à ordonnancer au titre de l’année courante.
Au moment de l’approbation du marché, le point focal édite la notification d’approbation de marché et l’ordre de
service de démarrer qui sera transmis au fournisseur.
Au vu de ces pièces, le Directeur des Affaires Administratives et Financières édite dans le module SIGMaP un ordre
de service qu’il transmet au fournisseur.
Ce dernier, sur la base de cet ordre de service, exécute la commande qui lui est passée ;
Au fur et à mesure, ou après l’exécution du marché, le fournisseur adresse au DAAF, (via l’administrateur de
crédits), sa facture ou son décompte.
A la réception de ce document (facture ou décompte) revêtu de tous les visas obligatoires, (notamment la
72
certification du service fait ou le PV de réception), les services de la DAAF procéderont après contrôle à la saisie
dans le module d’exécution budgétaire en utilisant la procédure simplifiée.
Le DAAF établit des décomptes payés par marché qui sortent en mandat de paiement au fur et à mesure que les
décomptes lui sont transmis par l’administrateur de crédits.
III – GESTION DE LA CITE FINANCIERE ET DE L’IMMEUBLE SCIAM
3. 1 Gestion de la Cité Financière
La DAAF a en charge la gestion de la Cité Financière patrimoine propre du ministère de l’économie et des finances.
Ainsi, le service matériel entretien et maintenance des équipements (ascenseurs, climatisation centrale, moyens de secours
…) de gardiennage et de sécurité incendie à travers des marchés conclus avec des prestataires de service extérieurs suite à
des appels d’offres lancés tous les deux ans sous l’égide de la Direction des Marchés Publics.
La tâche du service entretien consiste chaque jour à visiter les services techniques des prestataires d’entretien et de
maintenance sur le site et à relever toutes les défaillances tant au niveau des prestataires d’entretien ménager, de
gardiennage que de maintenance des installations techniques de la Cité Financière.
Pour toute intervention électrique ou de plomberie le service locataire de la Cité Financière saisit le service entretien en
remplissant une fiche de demande de travaux mis à sa disposition.
Le service entretien et maintenance dispose d’un magasin de stockage de matériel de plomberie et d’électricité (ampoules,
réglettes, starters, mécanisme de WC, robinet etc …) pour faire face aux besoins en dépannage.
3. 2 Gestion immeuble SCIAM
Participation de la DAAF aux réunions sur la gestion et la copropriété de l’immeuble SCIAM.
73
Engagement et ordonnancement sur la DAAF de la quote part du Ministère de l’Economie et des Finances relative aux
charges de copropriété de l’immeuble SCIAM au profit de la société immobilière en charge de la gérance de l’immeuble en
vue de faire face aux différentes charges (contrats d’entretien des ascenseurs, de climatisation, de gardiennage, de sécurité
incendie, facture eau - électricité, etc…)
IV - DEPENSES D’ABONNEMENT ET GESTION DU PARC AUTO

4. 1 Dépenses d’abonnement
La DAAF en liaison avec la Direction du Patrimoine de l’Etat (DPE) est chargée de la gestion du suivi des abonnements
(eau, électricité, téléphone) et des véhicules administratifs du ministère.
4. 1. 1 Abonnement eau, électricité
Pour l’abonnement en électricité et en eau des nouveaux services administratifs un dossier est transmis par la DAAF à la
Direction du Patrimoine de l’Etat.
Le dossier comporte une demande, un devis des travaux à exécuter délivré par la CIE ou la SODECI à la demande du
service bénéficiaire.
4. 1. 2 Téléphone
Pour les nouvelles installations de lignes téléphoniques ainsi que les modifications de lignes (transfert géographique,
extension etc…), le dossier comprend :
une demande
un imprimé rempli et signé par le DAAF
un plan de localisation du service ou du domicile
L’ensemble de ce dossier est transmis par la DAAF à la Direction du Patrimoine de l’Etat qui donne autorisation à Côte
d’Ivoire Telecom pour l’exécution des travaux conformément au décret n° 2000-364 du 10 mai 2000 portan t réglementation
de l’attribution et de l’utilisation du téléphone dans les services publics et aux domiciles des personnes occupant certaines
fonctions.
74
4 – 2 Gestion des véhicules administratifs
La DAAF établit un inventaire périodique du parc auto et de tout le matériel roulant qu’elle transmet à la Direction du
Patrimoine de l’Etat (DPE).
Chaque année, la DDAF met à la disposition des services utilisateurs les attestations d’identification de véhicules de service
transmis par la Direction du Patrimoine de l’Etat en vue de la délivrance de vignette administrative par les services de la
Direction Générale des Impôts.
La DAAF est également chargée de recevoir les demandes de reforme de véhicules des directions du ministère en vue de
leur transmission à la Direction du Patrimoine de l’Etat qui se charge d’instruire les dossiers.
La DAAF en liaison avec l’Agence Judiciaire du Trésor (AJT) gère les dossiers d’accident de circulation des véhicules
administratifs.
En cas d’accident de la circulation avec un véhicule administratif, l’agent judiciaire du trésor saisit la DAAF afin de lui
transmettre :
• l’original du procès verbal de constat d’accident

• le rapport d’expertise automobile du véhicule privé endommagé, si le véhicule administratif est mis en cause.
• ou le rapport d’expertise automobile et factures de réparation du véhicule administratif si l’accident matériel engage la
responsabilité du conducteur du véhicule privé.
• le compte rendu du conducteur du véhicule administratif.
Lorsque les documents parviennent à la DAAF par le service bénéficiaire du véhicule administratif, ceux-ci sont transmis à
l’Agence Judiciaire du Trésor qui se charge d’instruire le dossier.
75
ANNEXES
76
78
79
80
81
82
83
SOMMAIRE
1/- ATTRIBUTIONS
2/- ORGANISATION
3/- DESCRIPTION DES TACHES PAR SERVICE
4/- CHARGE DE TRAVAIL ET RESPONSABLES PAR FONCTION
85
1/- Attributions
L’arrêté n° 285 du 31 août 2005 portant attributions et organisation de la DAAF détermine le cadre institutionnel de la sous-direction de l’informatique.
De par sa spécificité, elle est une structure transversale. Ainsi, elle intervient dans tous les domaines d’activités de la DAAF.
Ses attributions sont les suivantes :
Mise en œuvre de l’outil informatique au profit des sous-directions et services de la DAAF ;
Centralisation et gestion des consommables informatiques de la DAAF ;
Développement et maintenance des applications informatiques de la DAAF ;
Création, mise à jour et gestion de la base de données de la DAAF ;
Production des badges des agents du Ministère de l’Economie et des Finances;
Rédaction des manuels d’utilisation des applications développées et formation des utilisateurs aux logiciels de la DAAF ;
Appui technique et conseils en matière informatique aux services de la DAAF ;
Maintenance et gestion du parc informatique de la DAAF ;
Maintenance et gestion du réseau informatique de la DAAF ;
Veille technologique en matière de matériel et logiciels informatiques.
86
2/- Organisation
La sous-direction de l’informatique se compose d’un secrétariat et de trois services :
Le service des études (SE) ;
Le service de la production (SP) ;
Le service de la maintenance et du réseau (SMR).
Elle est dirigée par un sous-directeur et chacun de ses trois services par un chef de service.
87
3/- Description des tâches par service
3.1/ Le secrétariat du sous-directeur
Il est chargé :
De la coordination des activités de la sous-direction informatique ;
De la centralisation et la gestion des consommables informatiques de la DAAF ;
De l’acquisition du matériel informatique et la gestion du parc informatiques de la DAAF ;
De la centralisation et de la rédaction du courrier de la sous-direction informatique ;
De la confection des organigrammes et de l’annuaire téléphonique du ministère.
3.2/ Le service des études
Il est chargé :
De la mise en œuvre de l’outil informatique au profit des sous-directions et services de la DAAF ;
Du développement et de la maintenance des applications informatiques de la DAAF ;
De la rédaction des manuels d’utilisation des applications développées et de la formation des utilisateurs aux logiciels de la DAAF ;
88
De concert avec la sous-direction du personnel et sous la supervision d’un consultant français, le service des études a mis en place un
logiciel de gestion de personnel appelé GESPERS. La première version de ce logiciel a vu le jour en 1998 sous deux plates-formes :
Une gestion du personnel dans un environnement monochrome (DOS) ;
Une gestion des carrières (profiloscope) dans un environnement graphique avec ACCESS sous WINDOWS.
A partir de l’année 2000, GESPERS a connu une migration de taille avec le logiciel Cobol FUJITSU qui tourne dans un environnement
graphique (WINDOWS) en utilisant l’interface Visual Basic. Ainsi, les deux applications (gestion du personnel et gestion des carrières) ont
fusionné pour donner une seule application.
Cette deuxième version de GESPERS a été exportée vers d’autres ministères (33 ministères et 2 EPN) compte tenu de sa souplesse et sa
portabilité (facile à utiliser et compatible avec les systèmes WINDOWS).
Aujourd’hui, il est question de mettre en place une base de données centralisée des ressources humaines pour l’ensemble des ministères.
C’est cette volonté qui a conduit à la mise en place de la troisième version de GESPERS que nous avons baptisé GESPERS Multi structures.
GESPERS Multi structures est opérationnel à la DAAF et actuellement dans vingt (20) autres ministères. L’implantation se poursuit dans
les autres ministères.
Les futurs chantiers du service des études sont de faire migrer GESPERS version Cobol FUJITSU vers GESPERS version ORACLE.
Le manuel d’utilisation de GESPERS joint en annexe retrace toutes les fonctionnalités du logiciel (gestion administrative, édition des actes,
autorisation d’entrée, statistiques, etc …). C’est un guide, une aide à la disposition des utilisateurs pour comprendre son fonctionnement. Ils
peuvent toujours faire appel à la sous-direction de l’Informatique pour des informations complémentaires. Ce manuel est disponible également
sous forme de fichier PDF d’ADOBE Acrobate dans le répertoire d’installation de GESPERS. Le raccourci s’appelle MUGESP2.PDF sur le
bureau.
89
3.3/ Le service de la production
Il est chargé :
De la création, la mise à jour et la gestion de la base de données de la DAAF ;
De la production des badges des agents du Ministère de l’Economie et des Finances;
De faire les sauvegardes sur support magnétique de la base données de la DAAF.
L’essentiel des activités du service de la Production se résume aux tâches suivantes :
Autorisation d’entrée
Les dossiers des fonctionnaires issus de la sous-direction du personnel sont autorisés à l’aide d’un programme dans la base GESPERS.
Ce travail consiste à vérifier que l’emploi et les effectifs programmés dans le catalogue des mesures nouvelles sont en conformité. En cas de
dépassement d’effectifs ou d’absence de poste pour un emploi, il est prévu une mise à jour pour permettre l’autorisation. Cette activité est du
ressors exclusif du chef de service de la Production. En cas d’absence, le sous-directeur de l’informatique peut le suppléer.
Création des matricules
Une fois l’autorisation accomplie, le chef de service de la Production remet les dossiers aux agents de saisie qui procèdent à la création
des matricules. Cela n’est possible que si le matricule a été autorisé au préalable.
90
Mise à jour des données de l’agent
A l’aide de programmes de saisie, les agents rappellent le matricule du fonctionnaire entrant au ministère de l’Economie et des Finances,
pour faire toutes les mises à jour le concernant à l’aide du fond de dossier qu’il a fourni (ex. identification, titularisation, grade, adresse, etc…).
Saisie des fiches de profiloscope
Il s’en suit également la saisie de la fiche de profiloscope (ex. fonctions antérieures, stages, diplômes, etc…) et la numérisation de la photo
du fonctionnaire.
Vérification de la saisie et transmission des dossiers saisis
La vérification de la saisie est effectuée par le chef de service de la Production. Cela lui permet de vérifier la qualité de la saisie effectuée
par ses agents. Une fois la vérification effectuée, le chef de service de la production transmet les dossiers saisis à la sous-direction du Personnel
à l’aide d’un cahier de transmission.
Production des badges
Tout agent du ministère de l’Economie et des finances muni d’un certificat de prise de service et d’une note d’affectation délivrés par la
sous-direction du Personnel, se présente au chef de service de la Production qui, seul, est habilité à produire un badge pour cet agent.
Sauvegarde de la base de données GESPERS
Deux fois par semaine, le chef de service de la Production désigne un agent qui est chargé de faire la sauvegarde sur support magnétique
de la base de donnée de la DAAF. Ces sauvegardes sont tenues à la disposition du chef de service de la Production ou du sous-directeur de
l’Informatique.
91
3.4/ Le service de la maintenance et du réseau
Il est chargé :
De l’appui technique en matière informatique aux services de la DAAF ;
De la maintenance et de la gestion du parc informatique de la DAAF ;
De la maintenance et de la gestion du réseau informatique de la DAAF ;
D’assurer la veille technologique en matière de matériel et logiciels informatiques.
Appui technique aux utilisateurs
Le service de la maintenance et du réseau informatique est à l’écoute des utilisateurs et est prêt à intervenir chaque jour pour les aider à
mieux utiliser l’outil informatique. Il donne des conseils et dépanne les utilisateurs en cas de difficultés.
Maintenance et gestion du parc informatique
Le service de la maintenance et du réseau informatique fait chaque mois un recensement du parc informatique de la DAAF.
Le chef de service fournit au sous-directeur de l’informatique la liste et la marque de tous les appareils informatiques acquis par la DAAF et
précise leur état de fonctionnement. Il est en outre chargé de l’installation des nouveaux appareils informatiques et de procéder à leur mise en
marche.
Chaque semaine, il est chargé de faire le tour des bureaux pour faire la maintenance préventive (nettoyage des souris, claviers, ecrans,
unités centrales, etc…) En cas de panne, il intervient en premier ressort sur les machines. Cette maintenance de premier niveau, consiste au
montage des lecteurs externes (disquette ou CD-ROM), des disques durs, des barrettes mémoires, etc…
Il est également compétent pour l’installation des logiciels acquis par la DAAF, sur les micro-ordinateurs.
92
Maintenance et gestion du réseau
Le service de la maintenance et du réseau informatique établit la liste de tous les postes à connecter au serveur et leur attribue des
adresses IP (Internet Protocol). Il installe les cartes réseaux sur les machines et fait les paramétrages en vue de la connexion des postes de
travail au réseau de la DAAF.
Le chef de service sous le contrôle du sous-directeur de l’informatique, administre le réseau (création d’utilisateurs et ordinateurs,
attributions de privilèges, renforcement de la sécurité, etc…).
Veille technologique
Le service de la maintenance et du réseau informatique est chargé, à l’aide de l’outil INTERNET, de suivre les nouveautés en matière
d’outils informatique en vue de faire des propositions au sous-directeur de l’informatique. Il télécharge si nécessaire des logiciels et pilotes des
machines en vue d’une mise à jour éventuelle de ceux qui existent à la DAAF.
93
4. Charge de travail et responsables par fonction
CYCLE : FONCTION : Sous-Directeur de

l’Informatique
RESPONSABLE : BABOU Brabro Marcelin
LISTE DES TACHES
% CHARGE
N. TACHE PERIODICITE DUREE VOLUMES (Qtés) DE
(minutes) Min / Max TRAVAIL
Min / Max TOTALE
01 Coordination des activités de la

Sous-direction : activités permanent - - - - 30%
managériales, suivi et contrôle des
activités des services, visa des
autorisations d’absence, etc..
Centralisation et gestion des

02 consommables informatiques permanent - - - - 10%
03 Acquisition de matériel informatique

et gestion du parc informatique de permanent - - - - 10%
la DAAF
04 Centralisation et rédaction du Permanent - - - - 40%

courrier, des procès verbaux de
réunion, etc…
Confection des organigrammes et

05 l’annuaire téléphonique du - - - - - 10%
ministère
94
CYCLE : FONCTION : Chef de Service Etudes
RESPONSABLE : KOUMARE Nouhoum
LISTE DES TACHES
% CHARGE
N. TACHE PERIODICIT DUREE VOLUMES (Qtés) DE
E (minutes) TRAVAIL
Min / Max TOTALE
Min / Max
01 Amélioration de Gespers multi Permanent * * * * 50%

structures
(mise en œuvre de programmes,
maintenance, etc…)
02 Confection et mise à jour du manuel permanent 20%

d’utilisation de gespers Milti structures
I
03 Implantation et suivi de gespers multi permanent 30%
structures dans tous les ministères
95
CYCLE : FONCTION : Chef de Service Production
RESPONSABLE :ZEZE Tade Mathieu

LISTE DES TACHES
% CHARGE
DUREE VOLUMES (Qtés)
DE
(minutes)
N. TACHE PERIODICITE TRAVAIL
Min / Max
TOTALE
Min / Max
Autorisation de dossiers du
01 personnel : jour 05 30 1 20 10%
Initialisation procédure d’entrée au
MEF
jour
02 Création : mise à jour direct des 15 300 1
données du personnel entrant 20 25%
(création du matricule,
identification, adresse, maj emploi,
titularisation, position..etc)
Saisie des donnée du jour

03 profiloscope : (renseignements
administratifs, fonctions 15 300 1 20 25%
antérieures, stages, diplömes,
autres..)
04 Vérification de toute la saisie jour 15 300 1 20 20%
Confection de badges d’agent jour 10 200 1 20 10%

05 (prise de photo, maj fichier excel,
tirage du badge..)
06 Sauvegarde du système : semaine 10 200 1 20 10%
(Sauvegarde de la base de
données..)
CYCLE : FONCTION :Chef de Service Maintenance et

Réseau
RESPONSABLE :N’GUESSAN Yao
LISTE DES TACHES
N. TACHE PERIODICITE DUREE VOLUMES (Qtés) % CHARGE DE

(minutes) TRAVAIL
Min / Max TOTALE
Min / Max
01 Installation et dépannage de machines : jour 10 20 0 6 10%

ordinateurs, imprimantes, etc..
02 Installation de logiciels : système

d’exploitation (Windows ) et les jour 60 120 0 3 30%
applicatifs
(office, cobol fujitsu, etc….)
03 Administration du réseau : création

des utilisateurs et des ordinateurs du jour 20 120 0 3 10%
réseau, attribution de privilèges,
sécurité, etc…
04 Connexion des postes de travail au

réseau : installation de cartes réseau, jour 15 30 0 4 10%
97
configuration du réseau (adresses IP,
…)
05 Maintenance préventive : vérification

des connexions réseau et électrique, jour 30 60 0 3 20%
tests d’impression, nettoyage des
machines et souris, etc.
06 Maintenance 1er niveau : montage de

disques durs, de lecteurs de CD-ROM, jour 15 20 1 10 10%
de lecteurs de disquettes 3’’1/2 ,
formatage de disques durs, etc.
07 Veille technologique en matière

d’informatique (visite de sites WEB, jour 15 20 1 10 10%
téléchargement de logiciels et pilotes,
etc…)
98
99

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MINISTERE DELEGUE AUPRES DU PREMIER MINISTRE CHARGE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES Union - Discipline - Travail

DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET

1.1. Objectifs du guide

De manière spécifique, il s’agit dans ce guide de documenter les éléments suivants :

1. L’organisation de la DAAF à travers un organigramme détaillé par sous direction.

Le présent document est destiné à être utilisé à 2 niveaux :

1.2. Cadre d’analyse

• Les processus de management ;

• Planification périodique des activités, (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle)

Les Processus Primaires

• Gestion des ressources humaines

• Rôle de support, (notamment informatique)

La mise en oeuvre spécifique de cette démarche s’est effectuée comme suit:

• Classement des activités de la DAAF par catégorie de processus.

Gestion des Gestion des

DAAF = relais DAAF = relais des acteurs de la chaîne

Administrateur DMP Directeur

Il est important de noter 2 choses :

• Les opérations effectuées par le DAAF, en qualité d’ordonnateur délégué, couvrent :

Ces opérations sont caractérisées par leur décomposition en 2 grandes étapes :

2.1. Sous Direction du Personnel

2.2. Sous Direction des Etudes et de la Formation

2.3. Sous Direction du Matériel et de la Comptabilité

2.4. Sous Direction Informatique

S/D DU PERSONNEL S/D DU MATERIEL ET DE LA S/D DES ETUDES ET DE LA S/D DE L’INFORMATIQUE

SCE CONTROLE DES SCE DES ETUDES et DE LA SCE de la PRODUCTION

SCE PPCE SCE ENGAGEMENT ET

SCE Courrier POINT FOCAL MARCHES

SCE Archives SCE EQUIPEMENT ET SUIVI SCE des ETUDES

SCE Gestion du SCE PPCE SCE Courrier SCE Archives Standard

S/D DES ETUDES & DE LA FORMATION

SCE DE LA FORMATION INITIALE ET

SCE CONTROLE DES SCE ENGAGEMENT ET SCE EQUIPEMENT ET SUIVI

SCE DES ETUDES SCE de la PRODUCTION SCE de la MAINTENANCE et du RESEAU

3.1. Sous Direction du Personnel

3.2. Sous Direction des Etudes et de la Formation

3.3. Sous Direction du Matériel et de la Comptabilité

3.4. Sous Direction Informatique

Décès d’un agent

2) Gestion des carrières (Voir tableau « Déroulement de la carrière »)

Tout au long de la carrière de l’agent, il appartient à la DAAF de :

• Procéder à la mise à jour nécessaire du fichier informatisé et du dossier physique de l’agent,

3) Gestion prévisionnelle : Dossier Standard de Préparation (DSP)

• Confrontation des fichiers

ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

DESIGNATIONS ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

DESIGNATION ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

Typologie des Voir annexe

DESIGNATIONS ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION DU DOSSIER PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

-le fonctionnaire placé

ACTES DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

- Une demande de l'intéressé (e)

ACTES DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

ACTES DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

DOSSIER DAAF 1-Réception du dossier par

ACTES DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

1- Toutes les pièces fournies Pour classement dans

(PROGRAMMATION DES EFFECTIFS)

DESIGNATION ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS

. -Listing de effectifs des différentes -Demande adressée aux

TYPE DE ARTICLE DE FONCTIONNAIRE CONSTITUTION PROCEDURE DE DELAI DE OBSERVATIONS