TITRE 4 : PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS

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 SOMMAIRE
4.1 Généralités................................................................................................................................................................1
4.1.1 Nature des biens.............................................................................................................................................1

4.1.2 Organisation du stockage.............................................................................................................................1

4.1.3 Les Supports et procédures de gestion......................................................................................................1

4.1.4 La tenue de la comptabilité matières..........................................................................................................1

4.2 Réception et Stockage..........................................................................................................................................2

4.2.1 Objectifs...........................................................................................................................................................2

4.2.2 Principes et règles de gestion......................................................................................................................2

4.2.3 Description des tâches..................................................................................................................................3

4.3 Déstockage et Consommation............................................................................................................................4

4.3.1 Objectifs...........................................................................................................................................................4

4.3.2 Principes et règles de gestion......................................................................................................................4

4.3.3 Description des tâches..................................................................................................................................5

4.4 Contrôle des stocks...............................................................................................................................................6

4.4.1 Objectifs...........................................................................................................................................................6

4.4.2 Principes et règles de gestion......................................................................................................................6

4.4.3 Description des tâches..................................................................................................................................7

4.5 ANNEXES..................................................................................................................................................................8
4.5.1 ANNEXE 1 : PROCES-VERBAL DE RECEPTION..................................................................................8

4.5.2 ANNEXE 2 : FICHE DE STOCKS...............................................................................................................9

4.5.3 ANNEXE 3 : FICHE DE DEMANDE DE FOURNITURES ET DE MATERIELS................................10

4.5.4 ANNEXE 4 : LIVRE JOURNAL DES STOCKS.......................................................................................11

4.5.5 ANNEXE 5 : GRAND LIVRE OU COMPTE DE GESTION DES MOUVEMENTS DES STOCKS. 12

i
1.1 Généralités

1.1.1 Nature des biens

Les stocks comprennent tous les produits non consommés immédiatement et qui doivent être
stockés temporairement. Ils comprennent :

 les fournitures de bureau ;

 les consommables informatiques ;
 les produits d'entretien ;
 les tickets valeurs pour le carburant ;
 les autres fournitures ;
 etc.

1.1.2 Organisation du stockage

Les différents biens énumérés ci-dessus doivent être stockés dans un magasin. Les articles et les
produits doivent être disposés dans leur aire de rangement, selon leur volume et leur nature.

1.1.3 Les Supports et procédures de gestion

Les supports nécessaires à la gestion des stocks sont composés de :
 Procès-Verbal (PV) de réception ;
 Bordereau de Livraison (BL) ;
 Bon d’Entrée (BE) et Bon de Sortie (BS) générés de préférence par le logiciel de gestion des
stocks ;
 Fiches de Stocks (FS) ;
 Fiche de Demande de Fournitures et de Matériels (FDFM) ;
 Fiche d’Inventaire (FI) ;
 etc.

Les différentes procédures liées à la gestion des stocks comprennent :

 la réception et le stockage ;
 le déstockage et la consommation ;
 le contrôle des stocks.

1.1.4 La tenue de la comptabilité matières

En ce qui concerne les stocks (matières, fournitures, consommables, etc.) les dispositions de la
comptabilité matières sont prises en vue de permettre :
 la tenue d’un inventaire ;
 la description des mouvements des matières et fournitures ;

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  le contrôle des stocks.

Les outils et supports à tenir pour satisfaire la comptabilité matières en ce qui concerne les biens
stockés sont entre autres :
 Livre journal des matières ;
 Grand livre des matières ;
 Compte de gestion des matières ;
 Fiche de stocks ;
 Bon d’Entrée (BE) ;
 Bon de Sortie (BS) ;

Pour une gestion efficiente des stocks, le stock optimum, le stock d’alerte et le stock de sécurité
doivent être préalablement définis.

1.2 Réception et Stockage

1.2.1 Objectifs
Les procédures relatives à la réception et au stockage visent à s’assurer que les :

 réceptions sont faites régulièrement par les personnes autorisées ;

 livraisons effectuées par les fournisseurs sont conformes aux commandes ;
 fiches de stocks sont tenues à jour ;
 données au niveau du logiciel sont mises à jour ;
 stocks sont bien rangés au niveau du lieu de stockage.

1.2.2 Principes et règles de gestion

 La Personne en charge du magasin sous la supervision du Chef du Service Intendance (C/SI)
est responsable de la gestion physique des articles en stock.
 Le C/SI est responsable de la gestion informatique (théorique) des articles en stock. A cet
effet, il dispose d’un logiciel de gestion des stocks.
 A la réception, les biens doivent être comptés et comparés aux quantités et qualités
commandées.
 La Direction Générale doit prendre une note de service pour fixer le niveau du stock optimum,
du stock d’alerte et du stock de sécurité. Ce niveau doit être fixé en tenant compte des délais
et coûts d’approvisionnement ainsi que le rythme de consommation.
 La réception des articles doit se faire par un comité composé de (s) :
o la Personne en charge du magasin, du C/SI, d’un représentant de la CGMP et d’un
Spécialiste du bien objet de l’approvisionnement pour les petits achats de montant
inférieur ou égal à FCFA 1 000 000, au moins ;

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 o la Personne en charge du magasin, du C/SI, d’un Spécialiste du bien à acquérir et
d’un Représentant du Service Comptabilité puis de la CGMP pour les achats de
montant supérieur à FCFA 1 000 000, au moins ;
o personnes affectées à cet effet pour les cas d’approvisionnement par Appel
d’Offres.
 La réception doit être constatée par un Bordereau de Livraison (BL) et/ou un Procès-Verbal
de réception, signé par chaque membre du comité de réception.
 Le BL et/ou PV de réception produit en deux (02) exemplaires originaux et deux (02) copies,
est réparti comme suit :
o un original au Service Comptabilité, accompagné de la facture et du bon de
commande ;
o un original au Fournisseur ;
o une copie au Service Intendance ;
o une copie pour la Personne en charge du magasin.
 La Personne en charge du magasin doit assurer le stockage et le rangement des biens
achetés et tenir à jour les fiches de stocks.
 Le C/SI doit assurer la mise à jour des données dans le logiciel.
 L’entrée en stock doit être sanctionnée par un Bon d’Entrée tiré du logiciel.

1.2.3 Description des tâches

Acteurs Tâches

 Réceptionne les articles livrés par les fournisseurs ;

 Compte et rapproche les articles livrés au Bordereau de Livraison et au
Bon de Commande ou Facture ;
Comité de
 Vise le Bordereau de Livraison en cas de conformité de la livraison ;
réception
 Elabore un PV de réception ;
 Met les articles livrés à la disposition de la Personne en charge du
magasin.
 Procède à l’entrée des articles livrés dans le logiciel de gestion des stocks
à partir du BL et/ou PV de réception ;
 Tire du logiciel le Bon d’Entrée et le signe ;
C/SI
 Soumet le BE accompagné du support ayant permis l’entrée (BL et/ou PV
de réception) au visa du DAF ;
 Classe le BE dans le Chrono approprié.
 Procède au stockage et au rangement des articles par catégories
Personne en
homogènes de même nature ou de même famille ;
charge du
 Enregistre l’entrée des articles sur les Fiches de Stocks à partir du BL et/ou
magasin
PV de réception.

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  S’assurent que les articles sont entrés dans le logiciel et visent le Bon
C/SI, Représentant
d’Entrée ;
de la CGMP et le
 S’assurent que les articles sont bien stockés et que les fiches de stocks
DAF
sont tenues à jour.

1.3 Déstockage et Consommation

1.3.1 Objectifs
Les procédures relatives au déstockage et à la consommation visent à s’assurer que les :

 déstockages sont dûment autorisés et enregistrés ;

 fiches de stocks sont tenues à jour ;
 données au niveau du logiciel sont mises à jour.

1.3.2 Principes et règles de gestion

 Tout besoin de stock doit être effectué sur la base d’une Fiche de Demande de Fournitures et de
Matériels (FDFM)

 La FDFM mise à la disposition de chaque service est présentée sous forme de fiches
comprises dans un carnet à souches prénumérotées en trois (03) exemplaires. La FDFM est
répartie comme suit :
o une copie Service Intendance ;
o une copie pour la Personne en charge du magasin ;
o la souche conservée dans le carnet au niveau de la Direction demanderesse.
 La FDFM est signée par le Chef du Service du demandeur, visée par son Directeur
hiérarchique, signée par le C/SI et visée par le DAF.
 Les sorties doivent être saisies dans le logiciel de façon exhaustive, au jour le jour et sans
retard par le C/SI à partir des FDFM autorisées. La sortie du stock doit donc être sanctionnée
par un Bon de Sortie et de Transfert (BST) tiré éventuellement du logiciel, ou réalisé à la
main.
 Le BST est signé par le C/SI et visé par le DAF.
 La mise à disposition des stocks est faite par la Personne en charge du magasin sur la base
de la FDFM autorisée par le DAF.
 Les articles peuvent être mis à la disposition du personnel bénéficiaire par dotation
périodique en fonction des types des fournitures
 Les achats de stocks sont enregistrés hors taxes récupérables. Les marchandises, matières
premières et fournitures achetées sont entrées en stocks au prix d’achat majoré
éventuellement des frais accessoires d’achat (coût direct d’achat), sous déduction des
ristournes, rabais et remises obtenus des fournisseurs lorsque leur affectation aux stocks est
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 possible. Le coût direct d’achat comprend le coût d’assurance-fret (C.A.F), auquel s’ajoutent
les frais accessoires pour services rendus en dehors du territoire national, tels que les frais
de transport maritime, les frais d’assurance-transport, les frais de transit, les commissions et
courtages dus à des entreprises situées à l’étranger ;
 Les sorties de stocks sont valorisées soit selon la technique du coût moyen pondéré (C.M.P)
qui consiste à calculer un coût moyen pondéré en divisant le total des coûts d'acquisition par
le total des quantités acquises, soit selon la méthode du premier entré premier sorti
(P.E .P.S) qui consiste à valoriser les sorties de stock au coût du produit le plus ancien dans les
stocks.

1.3.3 Description des tâches

Acteurs Tâches

 Manifeste sa demande en remplissant la FDFM

 Soumet la FDFM à la signature de son chef service et au visa de son
Directeur hiérarchique.
Demandeur
 Transmet la FDFM au C/SI.
 Réceptionne les biens demandés auprès de la Personne en charge du
magasin dès autorisation du DAF, contre décharge sur la FDFM.
 Reçoit la FDFM et l’examine
 Vérifie l’existence en stocks des articles demandés en consultant le logiciel
 Se rapproche du DAF pour valider les quantités à servir
 Signe la FDFM et la soumet au visa du DAF
 Saisie la sortie des articles et produits dans le logiciel de gestion des
stocks à partir de la FDFM autorisée et édite le BST correspondant et le
C/SI
signe
 Fait viser le BST par le DAF
 Transmet le carnet qui comporte la FDFM à la Personne en charge du
magasin en retenant sa copie de la FDFM
 Classe sa copie de la FDFM et le BST visé par le DAF dans un chrono
approprié
 Prépare les articles à servir
 Appelle le Demandeur pour remise des articles contre acquittement de la
Personne en FDFM en retenant sa copie
charge du  Met les fiches de stock à jour
magasin  Enregistre la sortie des articles sur les Fiches de Stocks à partir de la
FDFM acquittée
 Classe la FDFM dans un Chrono approprié

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1.4 Contrôle des stocks

1.4.1 Objectifs
Les procédures d'inventaire des stocks visent à :

 s'assurer que les instructions d'inventaire sont bien prises pour assurer la fiabilité et la
réalisation des opérations d'inventaire dans de bonnes conditions ;
 s'assurer que les stocks sont bien suivis et que le stock réel correspond au stock théorique
dégagé à partir du logiciel et à partir des fiches de stocks ;
 justifier les écarts d'inventaire éventuels.

1.4.2 Principes et règles de gestion

 L'inventaire doit donner lieu à des instructions écrites (note de service) de la part du Directeur
Général. La note de service indique la période d'inventaire, les lieux d'inventaire, l'équipe
d'inventaire, les modalités de comptage, etc.
 L'inventaire doit être effectué au moins une (01) fois par an.
 Des travaux préparatoires doivent être organisés par le Chef du Service Intendance pour
faciliter le déroulement de l'inventaire proprement dit. Il s'agit :
o du rangement des articles pour faciliter l'accès et le comptage ;
o de la mise à l'écart des articles n'appartenant pas à l’ARSPE ;
o de la préparation des fiches de comptage.
 Au début de l’inventaire, la situation des stocks (stock théorique disponible) doit être tirée du
logiciel de gestion des stocks et soumis au visa du DAF.
 Pendant la période d'inventaire, les livraisons doivent être arrêtées.
 Le comptage des articles doit se faire à l'aide de fiches de comptage préalablement établies.
La fiche de comptage comporte la liste des articles à inventorier.
 Le Procès-verbal d’inventaire doit être établi en trois (03) exemplaires répartis comme suit :
o un exemplaire pour la C/SI ;
o un exemplaire à la Personne en charge du magasin ;
o un exemplaire au Service Comptabilité.

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1.4.3 Description des tâches

Acteurs Tâches

Deux (02) semaines avant la date d’inventaire

 Prend une note de service organisant le déroulement de l'inventaire.

DG A la fin de l’inventaire

 Apprécie le Procès-verbal d'inventaire et le vise ;

 En cas d'écarts d'inventaire significatifs, exige leur justification.

Dès la prise de la note de service

 Organise les travaux préparatoires de l'inventaire avec le C/SI et la

Personne en charge du magasin sous la supervision du DAF.

Pendant l’inventaire
C/SI
 Veille à l'application des instructions d'inventaire.

A la fin de l’inventaire

 Veille à la justification des écarts d'inventaire significatifs et à la mise à jour

des fiches de stock.
 Compte les articles et inscrit le résultat d'inventaire sur la fiche de
comptage.
Equipe  Rapproche le résultat de l'inventaire à la situation théorique des stocks et
d’inventaire dégage les écarts.
 Rédige le Procès-verbal d'inventaire signé de tous.
 Transmet le Procès-verbal d'inventaire au DAF.
 Veille au bon déroulement des travaux d’inventaire.
 Reçoit le Procès-Verbal de l’inventaire et met en œuvre les diligences
DAF
nécessaires pour la justification des écarts.
 Rend compte au DG des résultats des travaux d’inventaire.

Personne en A la fin des travaux d'inventaire

charge du  Justifie les écarts d'inventaire.
magasin  Met à jour les fiches de stock et autres documents de suivi des stocks.

A la fin des travaux d'inventaire

C/SI  Met à jour les données dans le logiciel de gestion des stocks.
 Classe le procès-verbal d’inventaire.

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1.5 ANNEXES

1.5.1 ANNEXE 1 : PROCES-VERBAL DE RECEPTION

PROCES-VERBAL DE RECEPTION : N° : .................

Date : _______________
Fournisseur : ___________________
Suivant Bon d'Engagement N° ___________________

N° Code Unité de Quantité

DESIGNATION P.U. Valeur
Ordre Produit comptage Reçue

Les biens ci-dessus listés ont été reçus par les membres de la commission de réception
soussignés qui font les remarques ci-après :

1- Conformité au Bon de Commande : ______________________________________________

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2- Conformité au Bordereau de livraison du fournisseur : ________________________________

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3- Qualité des biens et emballages : ________________________________________________

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4- Recommandations : __________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Les biens reçus ont été remis ce jour même au Magasinier qui en assure la responsabilité et la
gestion conformément aux procédures.

NOMS ET SIGNATURES DES MEMBRES DU COMITE

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1.5.2 ANNEXE 2 : FICHE DE STOCKS

ENTREE SORTIE STOCK

DATE REFERENCE PRIX PRIX PRIX
QUANTITE MONTANT QUANTITE MONTANT QUANTITE MONTANT
UNITAIRE UNITAIRE UNITAIRE

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1.5.3 ANNEXE 3 : FICHE DE DEMANDE DE FOURNITURES ET DE MATERIELS

FICHE DE DEMANDE DE FOURNITURES ET DE MATERIELS

N°_____

DIRECTION DEMANDEUR : _____________________________________________

SERVICE DEMANDEUR : ________________________________________________

OBSERVATIONS
QUANTITE
DESIGNATION_ARTICLE QUANTITE CODE
DEMANDEE MAGASIN
DISPONIBLE ARTICLE

NB : LA COLONNE "OBSERVATIONS" EST RESERVEE AU SERVICE MATERIEL ET EQUIPEMENTS

SIGNATURE DU CHEF SERVICE DEMANDEUR :………………………………………. DATE : …. /…../……

VISA DU DIRECTEUR DU DEMANDEUR :……………………………………………….. DATE : …. /…../……

SIGNATURE DU CHEF SERVICE INTENDANCE :……………………….. DATE :…. /…../……

VISA DU DIRECTEUR ADMINSTRATIF ET FINANCIER :…………………………….. DATE :…. /…../……

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 1.5.4 ANNEXE 4 : LIVRE JOURNAL DES STOCKS
Désignation des matières ENTREES SORTIES MONTANT Pour
Date des PRIX Mémoire
N° du N° du OBSERVATIONS
opérations N° CPTES Nbre Nature Nbre Nature UNITAIRE sorties
Nature des matières bon bon de Entrées Sorties
Nomenclature d'Unités Unités d'Unités Unités provisoires
d’entrée sortie

TOTAUX A REPORTER

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1.5.5 ANNEXE 5 : GRAND LIVRE OU COMPTE DE GESTION DES MOUVEMENTS
DES STOCKS

NATURE DE L'UNITE
___________________

COMPTE
N°_______________
_

INTITULE_________
_________

Pour Date de
Origine des Monta mémoir retour des
N° de entrées et Sorties Prix Exist nt de e matières
DATE Entrées
Bon Destination définitives unitaire ant l'Exista Sorties sorties
des sorties nt provisoi provisoire
res ment

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