DIRECTION DES OPERATIONS

PROCESSUS DE REGULARISATION DU BACKLOG

Document N° : 006 Version 001

Processus de Régularisation du Backlog

001 Août 2021 Création du document Jean Givet MIRUHO Éric NGIMBI Richard MPONGO

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1. DEFINITIONS

Backlog : Passifs logistiques/Liasses documentaires relatives aux déclarations de change non

transmises aux banques commerciales dans le délai réglementaire.

La déclaration de change est un document initié par la Banque Centrale du Congo au travers d’une
banque commerciale pour le dénouement des opérations import/export et des transferts financiers
internationaux via les institutions habilitées.

Certificat de Vérification à l’Exportation : Document délivré par l’Office Congolais de Contrôle

attestant la qualité, la quantité et la valeur réelles des biens exportés.

Attestation de Vérification ou Certificat de vérification à l’importation : Document délivré par l’Office

Congolais de Contrôle attestant la qualité, la quantité et la valeur réelles des biens importés.

Commerce international : C’est l’échange de biens, de services et capitaux entre Pays.

Exportation / Importation des biens : Cession de la propriété des biens d’un résident à un non-résident
à titre onéreux ou gratuit après les formalités douanières.

Exportation en consignation : Envoi des biens dans le pays d’importation, non par suite d’une vente
conclue, mais dans l’intention de les y vendre pour le compte du fournisseur.

Logiciel ISYS/DDR (Integrated System – Déclaration des Dépenses et des Recettes) : Le logiciel mis en
place par la Banque Centrale du Congo pour objectif la gestion électronique des opérations de change.

Opérations de change : l’ensemble des transactions dénouées entre la RDC et le reste du monde,
portant sur les biens, services, transferts de revenus, capitaux et opérations financières ainsi que celles
dénouées en monnaies étrangères sur le territoire national.

Paiement SRD /SAD : paiement sans rapatriement des Devises / Sans Achat de Devises, toute
exportation / Importation des biens pour laquelle le rapatriement des recettes / transfert des fonds
n’est pas exigé.

Position tarifaire : la désignation figurant dans le texte d’une nomenclature tarifaire d’une seule
marchandise ou d’un seul groupe de marchandises associées.

Préfinancement des exportations : crédit reçu d’un bailleur de fonds non-résident, réservé au
financement des dépenses nécessaires à la préparation d’un stock des marchandises destinées à
l’exportation.

Prorogation : attribution d’un nouveau délai à une déclaration de change non échue.

Réglementation de change : les instruments de la politique de change qui encadrent les transactions
en monnaies étrangères susceptibles d’exercer une pression sur le taux de change ou l’ensemble des
dispositions édictées par la Banque Centrale du Congo qui régissent les transactions entre la
République Démocratique du Congo et le reste du monde.

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Rapport de lot prêt à l’exportation : document délivré par l’Office Congolais de Contrôle attestant la
qualité, la quantité et la valeur réelle des biens exportés.

Remise en force : l’acte par lequel la Banque Centrale autorise une banque intervenante à donner une
nouvelle validité à un document de change échu.

Redevance de suivi de change (RSC) : un prélèvement pécuniaire, institué par la loi, au profit de la
Banque Centrale sur toute opération soumise à sa Réglementation.

Document douanier : Preuve émis par le système SYDONIA de la douane attestant de l’entrée / Sortie
effective d’un bien des frontières de la RDC.

SHAURI : Une application informatisée interne à AKILI Consulting facilitant le traitement, la gestion et
le suivi des déclarations de change en temps réel.

2. OBJET

L’objectif de cette procédure est de permettre à tout agent à comprendre et à appliquer correctement
les opérations relatives à la régularisation du Backlog. Il est également d’une importance dans la
détermination des rôles de chaque intervenant dans le processus de régularisation de backlog.

La rédaction de cette procédure est justifiée par l’intérêt de décrire les étapes nécessaires, et de mieux
guider le traitement des opérations, de régularisation documentaire des déclarations de change.

L’intérêt s’explique par la sensibilité des informations à réunir impliquant les exigences de la Banque
Centrale du Congo, Du Ministère du Commerce Extérieur, le Ministère des Mines, du Ministère des
Hydrocarbures, de l’Office Congolais de Contrôle, de la Direction Générale de Douane et Accises, de la
Direction Générales des Impôts ainsi que de l’Inspection Générale des Finances.

3. CHAMPS D’APPLICATION ET RESPONSABILITE

Cette procédure se limite à exécuter tous les aspects liés à la régularisation documentaire des
déclarations de change.

La Direction des Opérations à la responsabilité de mener à bien toutes les démarches liées à la
régularisation du backlog.

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4. DISPOSITIONS PRATIQUES

A l’issue d’une revue (interne ou externe) qui ressort les risques suite à une absence de remise
documentaire auprès des banques commerciales dans le délai, un client peut être appelé à solliciter
les services d’AKILI CONSULTING pour une régularisation backlog.

Aussi, une relance des banques commerciales, pour respect des prescrits réglementaires faute de quoi
le client peut faire l’objet de dénonciation à la Banque Centrale du Congo, peut également être un
élément déclencheur d’une régularisation backlog.

Le souhait d’un exercice de régularisation backlog s’exprime encore par une recommandation de la
Banque Centrale du Congo ou autre service de l’Administration Publique suite à une mission
d’inspection donnant obligation de régulariser avec la documentation.

La régularisation du backlog des déclarations de change souscrites par le client peut se faire suivant
les étapes ci-après :
- La demande des données aux banques commerciales et autres intervenants dans le processus
d’import – Export ;
- L’élaboration de l’état des lieux initial ;
- La recherche des documents nécessaires (les preuves d’exportations et/ou d’importations
exigées) ;
- Le traitement des données (saisie des données dans SHAURI/Fichier excel de suivi, analyse des
données collectées et évaluation des risques, remise documentaire auprès des banques
commerciales) ;
- La constitution ou régularisation de l’archivage de la documentation traitée ;
- L’élaboration du Rapport.

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5. INTERVENANTS DANS LA PROCEDURE ET TACHES RESPECTIVES

S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

01. Demande des données aux banques commerciales et autres intervenants
Team Leader - Examen et analyse du dossier ;
A la réception de la - Identification des déclarations en backlog ;
situation du client - Avis du Directeur des opérations ;
- Demande des données aux banques et autres intervenants.
Support :
Situation récapitulative du client
Directeur des opérations - Réception du dossier et de la demande d’avis du Team Leader ;
A la réception de la - Revue finale ;
situation du client - Accord d’exécution.
Support :
Situation récapitulative du client
02. Elaboration de l’état des lieux initial
Préposé aux opérations - Rapprochement des données des banques et états du client ;
A la réception des données - Encodage des données (SAHURI/Fichier de suivi de la clientèle) et
des banques premières analyses ;
- Evaluation des risques ;
- Identification des différents intervenants dans le processus de
dénouement de backlog ;
- Soumission des constats au Team Leader.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI
Team Leader - Analyse et vérification des données ;
A la réception des données - Validation des fichiers ;
des banques - Transmission au Directeur des opérations pour accord.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI
Directeur des opérations - Vérification ultime du fichier ;
A la réception des données - Accord d’exécution.
des banques Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI
03. Recherche documentaire
Team Leader/Directeur - Prise de contact avec les intervenants ;
des opérations - Transmission des fichiers aux différents intervenants pour la
Après Etat des lieux initial collecte documentaire ;
- Collecte des documents/Relance en cas de non-retour dans le délai.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI

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S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

04. Traitements des données dans le Fichier de suivi de la clientèle/SHAURI
Préposé aux opérations - Saisie/encodage des données ;
Après le retour des - Transmission du fichier actualisé au Team Leader ;
intervenants - Préparation de la lettre de transmission documentaire ;
- Transmission des documents aux banques commerciales pour
l’apurement des déclarations de change.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI
Team Leader - Réception du fichier actualisé ;
Après encodage des - Analyse et évaluation des risques (globale ou partielle suivant la
données collecte des documents) ;
- Première signature de la lettre de transmission documentaire.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI
Directeur des opérations - Revue et validation ;
A la réception des données - Relance des intervenants (au cas où la collecte des documents a été
des banques partielle) ;
- Partage du fichier aux banques commerciales pour harmonisation
des points de vue ;
- Organisation, conjointement avec le Team Leader, des séances
d’harmonisation avec les banques commerciales ou les différents
intervenants ;
- Deuxième signature de la lettre de transmission documentaire.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI
05. Elaboration du Rapport
Team Leader - Préparation du draft du Rapport ;
Après validation du fichier - Soumission du draft du Rapport au Directeur des opérations pour
et harmonisation avec les amendements et/ou approbation ;
banques - Annexion des preuves d’apurement des déclarations de change ;
- Transmission aux finances des éléments pour la facturation tenant
compte du nombre de partielles régularisées ou traités.
Support :
- Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI
Directeur des opérations - Revue, amendements et/ou approbation du Rapport ;
Après validation du fichier - Communication du Rapport final au client ;
et harmonisation avec les - Organisation de la séance de restitution au client.
banques
Support :
- Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI